Upphandling enligt Lag om Valfrihetssystem. Hjälp i hemmet enligt Socialtjänstlagen (SoL)

Transkript

1 2 Dnr 2010/34 Version 2015:2 Upphandling enligt Lag om Valfrihetssystem Förfrågningsunderlag gällande Hjälp i hemmet enligt Socialtjänstlagen (SoL) personlig omsorg & serviceinsatser

2 Inbjudan att ansöka om godkännande som utförare av hemtjänst Kommunfullmäktige i Bodens kommun beslutade den 16 november 2009 att införa valfrihetssystem inom hemtjänsten. Syftet med valfrihetssystemet är att öka hemtjänstbrukareernas valfrihet, delaktighet och inflytande. Valfrihetssystem innebär att invånare i Bodens kommun som har beviljats hemtjänst av socialnämnden, har rätt att välja företag som ska utföra hemtjänstinsatserna. Behovsbedömningen för hemtjänst görs av biståndshandläggare som fattar beslut om vilka insatser som ska beviljas till den enskilde. När ett biståndsbeslut har fattats får den utförare som den enskilde valt ett uppdrag från kommunen om vilka insatser som beviljats och ska utföras. Valet kan göras bland de hemtjänstutförare som socialnämnden har godkänt och tecknat avtal med eller kommunens egen hemtjänst. De utförare som kommunen skriver avtal med kommer att konkurrera med varandra och kommunens egen hemtjänstverksamhet. Utföraren garanteras inte någon volym eftersom det är brukareen som väljer utförare. Bodens kommuns hemtjänst i egen regi deltar inte i upphandlingen utan är direktkvalificerade. Utförare ersätts för personlig omsorg och serviceinsatser per beräknad timme. Denna upphandling genomförs enligt Lagen om valfrihetssystem LOV (SFS 2008: 962). Upphandlingar enligt LOV innebär bland annat att intresserade utförare kan sända in ansökningar så länge upphandlingen annonseras i den nationella databasen på Det innebär också att den ekonomiska ersättningen och kravnivåer är kopplade till kommunala beslut samt att samtliga sökande som uppfyller kommunens krav blir godkända som utförare. Så här söker du om att bli godkänd som utförare av hemtjänst Du ansöker genom att fylla i ansökningsformuläret och skicka in det tillsammans med de efterfrågade bilagorna. I förfrågningsunderlaget finner du all information om hur val av utförare av hemtjänst kommer att fungera och vilka krav som ställs på utföraren. Du kan ansöka när du vill. Godkännande av utförare kommer att ske löpande. Inkomna ansökningar granskas regelbundet av kommunen. När ansökan godkänts av socialnämnden tecknas avtal. Kommunen kommer därefter att komplettera informationsmaterialet som riktas till hemtjänstbrukareerna med information om de nya utförarna. Brukareerna kan då börja välja den nya utföraren. 2

3 Kommunen kommer regelbundet att följa upp hur nöjda brukareerna är med sin utförare. Kommunen kommer också att följa upp att utförarna upprätthåller den godkända kvalitetsnivån. Välkommen med er ansökan! Upplysningar om upphandlingen lämnas av: Marie Hjorth Administrativa avdelningen Socialförvaltningen BODEN Tel: E-post: Innehållsförteckning 3

4 Inbjudan att ansöka om godkännande som utförare... 2 Så ansöker du om godkännande... 2 Definitioner begrepp i förfrågningsunderlaget... 7 Allmän orientering 1.1 Huvudman Bakgrund och utgångspunkt för valfrihetssystem Uppdragets omfattning tjänster som ingår i valfrihetssystem Tjänster som inte ingår i valfrihetssystemet Kommunens nattpatrull Kommunens informationsansvar Biståndsbeslut God man/ställföreträdare Brukareens möjlighet att välja eller att låta bli att välja utförare Betalningsansvar Beställning av uppdrag Geografiska etableringsområden Utförarens kapacitet Underleverantör till utförare Utförarens profil Utförarens marknadsföring Avgift för hemtjänst Tillsyn socialtjänsten Utbildningsinsatser för utförare Administrativa föreskrifter 2.1 Upphandlingsförfarande Krav på juridisk form Utformning av ansökan Sista anbudsdag Tidplan för upphandlingen Upplysning under ansökningstiden Kompletteringar eller förtydliganden av förfrågningsunderlaget Adressering Handläggning Prövning av ansökan Uteslutningsprövning och kvalificering Godkännande av utförare Intyg, bevis och ekonomisk kapacitet Förfarande om ansökan inte godkänns Överprövning Krav vad gäller tjänstens utförande 4

5 3.1 Grundläggande krav på tjänsten Underleverantör Informationsskyldighet om förändrat biståndsbehov Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Krav på kompetens arbetsledning och övrig personal Samverkan och informationsmöten Social dokumentation Klagomål- och synpunktshantering Rapportering, utredning och uppföljning av avvikelser Genomförandeplan Kontaktmannaskap Hygienrutiner Hälso- och sjukvård Rutin för viktförändring hos brukare Rehabilitering, aktivering och förebyggande insatser Tekniska hjälpmedel Rutin kontanta medel Rutin nyckelhantering Identifikation och legitimering Frivilligorganisationer Tystnadsplikt och sekretess Meddelarfrihet Krav på nyttjande av kommunens verksamhetssystem Planeringssystem för hemtjänst Insyn i utförarens verksamhet Uppföljning och utvärdering Lokal beredskapsplan Kollektivavtal Kommersiella föreskrifter 4.1 Avtalshandlingarnas inbördes ordning Avtalstid Ersättning beräknad tid för personlig omsorg och delegerad enklare sjukvårdsuppgift Ersättning för akut utför men ej beviljad omsorgsinsats Dubbelbemanning vid omsorgsinsatser ersättning till utförare Ändring av villkor på grund av politiska beslut Avbrytande av valfrihetssystem Grund för hävning av avtal Överlåtelse av avtal eller uppdrag Betalningsansvar brukare utskrivningsklar från sjukhus Skadeståndsskyldighet Försäkringar Skatter och avgiftskontroll Befrielsegrunder (force majeure) Ersättning för medverkan vid utvärdering av verksamhet

6 4.14 Moms Betalningsvillkor Tvist Bilagor 1. SOSFS: 2011:9, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2. Riktlinjer och rutiner, Social dokumentation 3. Sekretessförbindelse 4. Handlingsprogram och aktivitetsplan enligt Lag om skydd mot olyckor Definition av begrepp i förfrågningsunderlaget 6

7 Biståndsbeslut Biståndshandläggarnas beslut om vad och i vilken omfattning hjälp ska beviljas. Myndighetsutövning beslut eller åtgärd, grundad på lag eller annan författning, som en myndighet har befogenhet att besluta om i förhållande till medborgarna. Myndighetsutövning görs av de tjänstemän som handlägger ärenden inom socialtjänsten. Att sammanställa, bedöma och värdera de uppgifter som ligger till grund för ett biståndsbeslut är myndighetsutövning. Kommunalt huvudmannaskap Kommunen är ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i alla frågor som avser myndighetsutövning. I egenskap av huvudman beslutar kommunen bl a om verksamhetens inriktning och mål, uppföljning, utvärdering och avgifter. Brukare/den enskilde Den person som har blivit beviljad omsorg och service enligt socialtjänstlagen. Utförare Utförare benämns de företag som är godkända som utförare av hemtjänst och har tecknat avtal med kommunen. Ordinärt boende - är boende i vanliga bostäder som hyresrätt, bostadsrätt, egen villa eller motsvarande. Hemtjänst En biståndsbedömd insats som ges enligt socialtjänstlagen i ordinärt boende. Med hemtjänst avses hjälp i hemmet som omfattar personlig omsorg och serviceinsatser. Omsorgsinsatser innebär personnära omsorg, hjälp med hygien, av- och påklädning, förflyttning, toalettbesök eller stöd i måltidssituation. Serviceinsatser innebär hjälp med städning, tvätt, sopsortering, ledsagning eller inköpsärenden. Ickevalsalternativ Den som inte vill eller kan välja utförare ska kunna avstå. Brukaren blir då hänvisad till det ickevalsalternativ som kommunen har bestämt i förväg. I Boden har kommunfullmäktige beslutat att ickevalsalternativet är kommunens hemtjänst. Samordnad individuell planering - När en brukare blivit inlagd på sjukhus och det föreligger behov av nya, förändrade eller fortsatta insatser efter sjukhusvistelse får kommunens kallelse till samordnad individuell planering. Trygghetslarm - Brukareer som har beviljats trygghetslarm har en larmdosa installerad i sitt hem och kan få kontakt med en larmcentral genom att trycka på ett larm som finns placerat exempelvis runt handleden. Larmcentralen som svarar på larm vidarebefordrar det till den utförare av hemtjänst som brukare valt. 7

8 God man/företrädare Om en person på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagat hälsotillstånd eller liknande inte kan ta vara på sig själv eller sin egendom kan han eller hon få en god man. En god man fungerar som ett ombud för den enskilde, och förordnas av tingsrätten. Överförmyndare - Alla kommuner har en överförmyndare eller överförmyndarnämnd med uppgift att utöva tillsyn över förmyndare, förvaltare och gode mäns förvaltning och har efter ansökan eller anmälan att utreda behovet av nämnda insatser. Detta för att inte rättsförluster ska uppstå för dem som av olika anledningar inte kan förvalta sin egendom, föra sin talan och tillvarata sina rättigheter. Genomförandeplan - är en plan som utföraren gör tillsammans med den enskilde/dennes ställföreträdare och som beskriver hur och när en beslutad insats praktiskt ska genomföras. Hemsjukvård Kommunens ansvar för hälso- och sjukvårdsinsatser för personer 18 år och äldre som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller social situation inte på egen hand eller med stöd av annan kan uppsöka vårdcentral. Enklare hälso- och sjukvårdsuppgift - när brukare inte kan ansvara för sitt eget hälso- och sjukvårdsbehov kan delegering av enklare sjukvårduppgifter bli aktuellt. Enklare sjukvårdsuppgift omfattar att ge brukare insulin vid stabil blodsockernivå, ge medicin, enklare såromläggningar, ögondroppar, sondmatning och skötsel av urinkateter. Det är distriktssköterska som delegerar dessa sjukvårdsuppgifter till utföraren efter överenskommelse och instruktion. TES- Kommunen använder ett administrativt stöd för planering, inrapportering och uppföljning av utförda tjänster inom hemtjänsten som kallas TES. Treserva Kommunens verksamhetssystem, Treserva. I verksamhetssystemet registreras utredning, biståndsbeslut och uppgifter av vikt som rör den enskilde och är viktigt för utförandet av beslutade hjälpinsatser. All dokumentation och kommunicering som rör uppdraget/brukare sker via verksamhetssystemet. MAS Medicinskt ansvarig sjuksköterska, har övergripande ansvar för den kommunala hälso- och sjukvården HSL Hälso- och sjukvårdslagen LOV Lag om valfrihetssystem SoL - Socialtjänstlagen SOSFS Socialstyrelsens författningssamling 8

9 1. Allmän orientering 1.1 Huvudman Bodens kommun Socialnämnden BODEN Organisationsnummer: E-post: Kontaktperson: Marie Hjorth Tel: För information om Bodens kommun och socialnämndens verksamhet hänvisas till Bakgrund och utgångspunkt för valfrihetssystemet Kommunfullmäktige i Bodens kommun beslutade den 16 november 2009 att ge socialnämnden i uppdrag att införa valfrihetssystem inom hemtjänst. Syftet med valfrihetssystemet är att öka hemtjänstbrukarnas valfrihet, delaktighet och inflytande. Valfrihetssystem innebär att de invånare i Bodens kommun som har beviljats hemtjänst av socialnämnden, har rätt att välja utförare av hemtjänstinsatserna. Valet kan göras bland de hemtjänstutförare som socialnämnden har godkänt och tecknat avtal med eller kommunens egen hemtjänst Uppdragets omfattning tjänster som ingår i valfrihetssystemet Upphandlingen omfattar utförandet av biståndsbedömda hemtjänstinsatser enligt socialtjänstlagen (SoL) i ordinärt boende i form: Personlig omsorg, insatser som avser att stötta individen med den hjälp han/hon behöver kring sin person såsom personnära omsorg och hygien, av- och påklädning, toalettbesök eller stöd i måltidssituation. Serviceinsatser, innebär hjälp med inköp, städ, tvätt, ledsagning eller sopsortering. Trygghetslarm - Akuta insatser hos hemtjänstbrukare med trygghetslarm med krav på inställellsetid om maximalt 45 minuter. Utföra insatser som kan bli aktuella med anledning av akut sjukdom eller olycksfall. 9

10 I uppdraget ingår även att utföra : Delegerad enklare hälso och sjukvårdsuppgift Aktiviteter som följer av Kommunfullmäktige beslutad handlingsprogram enligt Lagen om skydd av olyckor. Syftet med insatser för personlig omsorg och serviceinsatser är att ge det bistånd som behövs för att den enskilde ska ha en god omsorg och leva med skälig levnadsnivå. All biståndsbedömning utgår från individens behov. En utförare som ansöker om att bli godkänd ska kunna utföra samtliga ovanstående insatser mellan klockan 07:00 och 22:00 under årets alla dagar. 1.4 Tjänster som inte ingår i valfrihetssystemet Nattillsyn kl 22:00-07:00. Svara på trygghetslarm :00 Nattomsorg; vak, palliativ vård (vid ständigt behov av närvarande personal) Matleverans Dagverksamhet/central Installation av trygghetslarm Svara på trygghetslarm för brukareer som enbart har denna tjänst Kontaktman enligt SoL Avlastning/stöd till närstående Boendestöd inom socialpsykiatrin 1.5 Kommunens nattpatrull Kommunen ansvarar för alla insatser mellan Nattpatrullen lämnar information om brukare av vikt för den utförare som ansvarar för insatserna hos brukareen under dagtid ( ). Utföraren ska lämna motsvarande information till nattpatrullen. Kommunens nattpatrull utför insatsen nattomsorg för samtliga utförare. Informationsöverföring sker via kommunens verksamhetssystem, Treserva. 1.6 Kommunens informationsansvar Kommunen har ansvaret för att underlätta och förklara för den enskilde vad ett valfrihetssystem innebär och vilka utförare som finns. Enligt Lag om 10

11 Valfrihetssystem ska informationen vara saklig, relevant, lättförståelig, lättillgänglig och framför allt jämförbar. En gemensam presentationsmall för alla utförare kommer att nyttjas för att möjliggöra jämförelser utförarna emellan. Det är kommunen som avgör hur informationen ska utformas. Syftet är att ge brukare en så lättförståelig information som möjligt om valfrihetssystemet, vilka utförare som finns och hur brukare väljer/byter utförare. Biståndshandläggarna kommer att informera brukare såväl muntligt som skriftligt. Den skriftliga informationen kommer att vara tillgänglig såväl på papper som på kommunens hemsida Utföraren förbinder sig att lämna korrekt och saklig information om sin verksamhet till kommunen. De utförare som kommunen tecknar avtal med kommer att få en mall för vilka uppgifter det är som ska finnas med i den information som kommunen står för. Utföraren ansvarar för att kommunen kontinuerligt under hela avtalstiden får uppdateringar av informationen så att den hålls aktuell. Det står utföraren fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det som kommunen tar fram. Utföraren har rätt att marknadsföra sin hemtjänstverksamhet och eventuella tilläggstjänster. Marknadsföringen ska utformas på ett etiskt försvarbart sätt och får inte uppfattas som påträngande av brukare. Marknadsföringsmaterialet kommer inte att kunna exponeras, eller på annat sätt vara tillgängligt via kommunens biståndshandläggare. De kommer att använda en broschyr där presentation av utförarna ges via fastställd presentationsmall. 1.7 Biståndsbeslut Ansökan om hjälp och stöd enligt socialtjänstlagen kan göras av den enskilde själv (brukaren) eller genom legal ställföreträdare som kan vara god man, förvaltare, vårdnadshavare. I annat fall kan person med fullmakt företräda den enskilde. Det förutsätter då att den enskilde är införstådd med vad hon/han skrivit under. Första kontakten med den enskilde sker i regel via telefon varpå biståndshandläggare vid biståndsenheten bokar in ett hembesök hos den enskilde. Vid hembesöket informerar biståndshandläggaren om alla utförare samt hur valet går till, förutsatt att ansökan om hjälp avser hemtjänst. Biståndshandläggaren utreder den enskildes behov, bedömer och tar beslut i ärendet. Som underlag för utredningen finns intervjuer, läkarintyg/utlåtande, samordnad individuell planering, möte med den enskilde själv samt de han/hon önskar ska medverka t ex anhöriga. Beslutet dokumenteras i kommunens 11

12 verksamhetssystem, Treserva. Därefter skickas beslutet och skriftlig information med uppgift om godkända utförare och en valblankett till den enskilde. 1.8 God man/ställföreträdare Om en person på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagat hälsotillstånd eller liknande inte kan ta vara på sig själv eller sin egendom kan han eller hon få en god man förordnad av tingsrätten. En god man fungerar som ombud för den enskilde. God man/ställföreträdare kan vara brukaren behjälplig i val av utförare. Utföraren, dess ägare eller personal får inte ha uppdrag som god man/förvaltare eller på annat sätt agera ställföreträdare för utförarens brukare. Utförare ska meddela överförmyndaren i det fall man bedömer att det kan finnas behov av god man/förvaltare. 1.9 Brukarens möjlighet att välja eller låta bli att välja utförare Valfrihetssystemet gäller för brukare som har biståndsbeslut om hemtjänstinsatser enligt socialtjänstlagen. Val av utförare är en möjlighet. Den som inte vill, saknar förmåga, eller där närstående/företrädare inte kan stödja i valet av utförare, kan avstå att välja utförare. Kommunen är skyldig att tillhandahålla ett ickevals-alternativ för den som inte vill eller kan välja. I Boden är det kommunens egen hemtjänst som är ickevalsalternativet. Brukaren kan endast välja en utförare för samtliga hemtjänstinsatser. Brukaren kan således inte välja olika utförare för de olika typer av insatser som omfattas av upphandlingen. Brukaren har möjlighet att när som helst byta utförare om hon/han så önskar. Brukarens uppsägningstid är alltid fem arbetsdagar. Om brukaren önskar välja en annan utförare ska han/hon kontakta biståndshandläggaren. När en ny utförare är vald meddelar kommunen detta till den ursprungliga utföraren. Ursprunglig utförare meddelas skriftligen i meddelandefunktionen i verksamhetssystemet Treserva Betalningsansvar Om utföraren, då brukaren är utskrivningsklar, inte åtar sig att utföra de insatser patienten har behov av för att kunna återvända till bostaden, är utföraren skyldig att ersätta kommunen för den avgift som kommunen ska betala till landstinget enligt Lag om kommunernas betalningsansvar för vissa hälso- och sjukvårdsinsatser. För ytterligare information se punkten

13 1.11 Beställning av uppdrag När brukaren fått ett biståndsbeslut och valt utförare, får den valda utföraren en beställning via meddelandefunktionen i verksamhetssystemet, Treserva. Överlämning av uppdraget sker via verksamhetssystemet. Av uppdraget framgår beviljade insatser samt uppgifter om brukaren. Utföraren ska kunna påbörja uppdraget inom 5 arbetsdagar från det att uppdraget mottagits Geografiska etableringsområden Avtal som utförare av hemtjänstinsatser inom Bodens kommun innebär att utförare är förpliktigad att ta emot brukare inom hela kommunen. Utföraren kan således inte tacka nej till en brukare i Bodens kommun. Det är brukaren som väljer utförare Utförarens kapacitet För godkännande som utförare av hemtjänst inom Bodens kommun krävs att kapacitet inte understiger 80 timmar per vecka. Det får inte finnas något kapacitetstak utan alla utförare ska omgående kunna ta emot nya uppdrag. Nekar utförare att ta emot uppdrag med hänvisning till bristande kapacitet är det ett avtalsbrott. Allt utförande inom verksamheten ska vara evidensbaserat (vetenskapligt grundad eller beprövad erfarenhet) samt vara politiskt och religiöst obundet Underleverantörer till utförare Underleverantörer kan anlitas för beviljade serviceinsatser. Detta ska i sådana fall framgå av ansökan. Vid anlitande eller byte av underleverantör under avtalstiden ska utföraren informera alla berörda, inklusive de enskilda, om den nye underleverantören. För underleverantör gäller att de ska genomgå samma kvalificeringsprövning som utförare av hemtjänst, se p Utföraren ansvarar för att anlitade underleverantörer uppfyller de krav som anges i detta förfrågningsunderlag. Utförare kan tillfälligt åberopa annan utförare som har avtal med kommunen för att kunna fullfölja avtalsvillkor som reglerar skyldighet att omgående ta emot nya uppdrag och brukare. Kommunen ska i förekommande fall informeras. 13

14 Nyttjande av annan utförare kan göras i maximalt 15 dagar per tillfälle och maximalt tre gånger per kalenderår. Utföraren ansvarar också för att underleverantören uppfyller krav om inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter samt att de i övrigt lever upp till de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Utföraren ska vid anlitande av underleverantör eller vid byte av underleverantör under avtalstiden alltid inhämta godkännande från kommunen samt informera brukare om detta Utförarens profil Utföraren bör i sin ansökan tydligt beskriva profilområden eller specialiteter. Profilområden kan till exempel vara kompetens inom språk, kultur, demensomvårdnad, neuropsykiatri, psykisk eller fysisk funktionsnedsättning. Profilområden och dess omfattning kan förändras under avtalstiden. Profilområden kommer att beskrivas av kommunen i informationsmaterialet och är viktiga mervärden för brukaren vid valet av utförare. Det utgår ingen ersättning till utförare för specifik kompetens/profilområden utöver den fastställda ersättningen som betalas ut per utförd timme eller aktivitet Utförarens marknadsföring Utföraren har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Marknadsföringen får dock inte upplevas som påträngande eller oetisk. Som påträngande och oetisk marknadsföring räknas exempelvis: Erbjudande om ekonomisk kompensation eller gåva vid val av utförare. Utföraren försöker värva nya brukare genom hembesök, besök på sjukhus eller telefonsamtal. Reklam för behandling/omsorg som inte är förenlig med vetenskap och beprövad erfarenhet. Utförarens marknadsföringsmaterial kan inte distribueras till presumtiva brukare via biståndshandläggarna. Biståndshandläggarna ansvarar för att ge en så saklig information som möjligt och delger brukare endast den information som finns i kommunens informationsbroschyr om valfrihetssytem. 14

15 1.17 Avgift för hemtjänst Kommunen ansvarar för och debiterar avgifter för personlig omsorg och serviceinsatser. Avgifterna tillfaller kommunen Tillsyn socialtjänsten Socialstyrelsen är ansvarig tillsynsmyndighet för att kontrollera att de utförare som ingår avtal med kommuner att utföra socialtjänstuppgifter, uppfyller de krav som ställs i gällande lagar, förordningar och föreskrifter inom socialtjänstlagen Utbildningsinsatser för utförare Kommunen svarar för introduktionsutbildning av utförarens personal vad avser följande: Verksamhetssystem Treserva Social dokumentation, riktlinjer och rutiner Rapportering och utredning av avvikelser; negativ händelse, allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande (Lex Sarah) Lag om offentlig sekretess samt rutin sekretessförbindelse personal Handlingsprogram enligt Lag om skydd mot olyckor Kommunen planerar och genomför utbildningsinsatserna i samråd med godkända utförare. Utbildningsinsatser i Treserva samt TES förutsätter att systemen vid utbildningstillfället är installerade hos utföraren. All personal hos utföraren ska genomgå ovanstående introduktionsutbildning innan avtal tecknas. Utföraren ansvarar för att planera detta i samråd med utbildningsansvarig inom socialförvaltningen. Utföraren ersätts inte för den tid som arbetsledning och personal avsätter för utbildningsinsatser. Utöver introduktionsutbildningar som krävs för avtalstecknade kan utförare att kallas till introduktion/utbildning som är obligatorisk. Kommunen äger då rätt att fakturera utförare kursavgift motsvarande självkostnadspris. Kommunen kan komma att göra förändringar i den tekniska lösningen för verksamhetssystem och utföraren måste då anpassa sig till och nyttja ny teknisk lösning. 15

16 2. Administrativa föreskrifter 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt LOV (SFS 2008: 962) Lag om valfrihetssystem. Upphandlingar enligt LOV har ingen given sluttid. Upphandlingen pågår så länge den annonseras på avsedd webbplats hos Kammarkollegiet. Utförare har möjlighet att löpande sända in en ansökan baserad på det förfrågningsunderlag som är aktuellt vid den givna tidpunkten. Genom att upphandlingen utförs enlig LOV kommer alla utförare som uppfyller kraven i detta förfrågningsunderlag att få teckna ett avtal med kommunen, efter att socialnämnden beslutat om godkännande. 2.2 Krav på juridisk form Enligt LOV 5 kap. 1 kan fysiska eller juridiska personer, var för sig eller tillsammans med andra utförare, lämna en ansökan. Vid inlämnandet av en ansökan ställs inget krav på att sökande ska ha en bestämd juridisk form. Kommunen får dock begära att den sökande ska ha en viss juridisk form vid avtalstecknande. Bodens kommun kräver att utförare, enligt valfrihetssystemet, har någon av följande juridiska former; aktiebolag, handelsbolag eller ekonomisk förening. 2.3 Utformningen av ansökan Ansökan måste Utformas enligt anvisningar i förfrågningsunderlaget med bilagor och tillhörande ansökningsblankett. Innehålla svar på samtliga frågor i förfrågningsunderlaget. Vara skriftlig och skriven på svenska. Vara undertecknad av behörig företrädare. Reservationer accepteras inte. Inkomma med ordinarie post. Det är viktigt att den sökanden noga följer dessa anvisningar. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av ansökningar finns angivna i LOV och är begränsade. För att en sökande ska bli godkänd som utförare måste alla de krav som ställs i förfrågningsunderlaget vara uppfyllda. Godkännande betyder inte att sökande tilldelats avtal. 16

17 För avtalstecknande krävs att sökande har någon av de juridiska former som anges i punkten 2.2 samt att det inte tillkommit uppgifter om sökande mellan tidpunkten för godkännande och avtalstecknandet som innebär uteslutning av sökande enligt LOV 7 Kap Sista anbudsdag Sista anbudsdag i traditionell mening förekommer inte vid upphandlingar enligt LOV eftersom upphandlingen pågår så länge upphandlingen annonseras. Ansökan får lämnas in löpande i enlighet med vid tidpunkten aktuellt förfrågningsunderlag. Anbudssekretess förekommer inte vid upphandling enligt LOV. Inkomna ansökningar öppnas och diarieförs löpande. 2.5 Tidplan för upphandlingen Nämndbeslut godkännande av utförare Vid socialnämnd inom 6-8 veckor efter mottagen ansökan Godkännandebeslut När justerat protokoll från nämnd finns Avtalstecknade Beräknat startdatum då utförare ska kunna vara i full drift. Snarast efter nämndsbeslut Senast tre månader efter att avtal tecknats Tidplanen kan komma att ändras. Nämndsammanträden genomförs inte under juli. Prövning av och godkännande av ansökningar görs därför inte under juli månad. Avtal kan undertecknas snarast när nämndsprotokoll justerats under förutsättning att villkor för avtalsteckning är uppfyllda. 2.6 Upplysningar under ansökningstiden Namn: Marie Hjorth Funktion: Administrativ chef Adress: Socialförvaltningen, BODEN Tel: E-post: marie.hjorth@boden.se 17

18 2.7 Kompletteringar och förtydliganden av förfrågningsunderlag Frågor ställs skriftligen (även e-post) till administrativ chef. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under ansökningstiden är bindande för både kommunen och den sökande. Svar och eventuella andra kompletterande uppgifter om upphandlingen under ansökningstiden kommer att publiceras på Det är den sökandes eget ansvar att ha bevakning av information om upphandlingen som publiceras på Adressering Ansökan skickas i förseglat kuvert. Kuvertet ska vara märkt och adresserat enligt följande: Utförare hemtjänst Socialförvaltningen Bodens Kommun BODEN 2.9 Handläggning Inkommen ansökan ska öppnas och registreras snarast möjligt. Därefter kommer en kontroll göras av om sökande uppfyller samtliga krav i ansökningsformuläret. Beslut om antagande av ansökan kommer att i normalfallet göras inom sex till åtta veckor. Om sökanden godkänns ska ett avtal tecknas mellan sökanden och kommunen Prövning av ansökan Utvärdering av inkomna ansökningar kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som sökanden har redovisat i sin ansökan. Granskning utförs vid socialförvaltningen som lämnar förslag till socialnämnden på vilken eller vilka utförare som ska godkännas. Beslut fattas av socialnämnden. Utvärderingen sker i två steg. De ansökningar som inte uppfyller kraven i steg 1 (uteslutningskriterier) går inte vidare till steg 2 kvalificeringsfasen. 18

19 2.11 Uteslutningsprövning och kvalificering Utföraren kan uteslutas i enlighet med 7 kap. 1 LOV. Kommunen får utesluta en sökande som: Är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, Genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, Inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet eller annan stat inom ESS- området eller I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Om utföraren är en juridisk person, får sökanden uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för sådant brott avseende yrkesutövningen eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen Kommunen får begära att en sökande visar att det inte finns någon grund för att utesluta denne med stöd av punkterna ovan. Bekräftelse av att sökande kontrollerat motsvarande uppgifter avseende de underleverantörer som avses användas ska bifogas ansökan. Endast sökanden som godkänts i uteslutningsfasen får delta i steg 2, kvalificeringsfasen. Kvalificeringsfasen innebär att ansökan utvärderas utifrån kraven i förfrågningsunderlaget. Därefter kan sökande komma att bjudas in till intervju för att klargöra eventuella otydligheter i ansökningsdokumentet. Den skriftliga ansökan samt eventuella intervjuer utgör grund för bedömning av ansökan Godkännande av utförare Samtliga utförare som uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget med bilagor kommer att prövas för ett slutligt godkännande som utförare. Godkännandet förutsätter att sökanden gör trovärdigt att sökanden kommer att kunna utföra hemtjänst enligt de krav som specificerats i förfrågningsunderlaget. 19

20 2.13 Intyg, bevis och ekonomisk kapacitet Följande intyg och bevis ska bifogas med ansökan Registreringsbevis från Bolagsverket, ej äldre än två månader vid ansökningstillfället. F-skattsedel. Sanningsförsäkran enligt 7 kap 1-2 LOV, utföraren eller de personer som är utsedda att vara ansvariga för utförandet får inte vara satta i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning, föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar. De får inte heller ha näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Skatteverkets blankett SKV4820 ska bifogas, den får inte vara äldre än två månader vid ansökningstillfället. Försäkringar, utföraren ska teckna och under hela avtalstiden inneha ansvarsförsäkring och andra nödvändiga försäkringar som innebär att Bodens kommun och den enskilde brukaren hålls skadeslös. Kopia på aktuella försäkringsbrev ska bifogas till ansökan. Senaste årsredovisning bifogas med ansökan. Utförare som har nystartat företag, eller företag under bildande ska bifoga affärsplan med budget för verksamheten och kunna visa att företaget har en stabil ekonomisk kapacitet genom att redovisa aktiekapital eller finansiell säkerhet, till exempel lämna bankgaranti. Avtal kan inte tecknas med företag under bildande Förfarande om ansökan inte godkänns Om kommunen har beslutat att inte godkänna en sökande kan denne lämna in ny ansökan. Den nya ansökan ska vara utformad enligt, det vid den aktuella tidpunkten, gällande förfrågningsunderlaget Överprövning Den som önskar klaga på eventuell felaktig behandling kan begära rättelse hos Förvaltningsrätten i Luleå inom tre veckor från det att underrättelsen om beslutet skickats. 20

21 3. Krav på tjänstens utförande Med kravspecifikation avses krav och omfattning på den tjänst som kommunen upphandlar. De krav på tjänsten som redovisas måste uppfyllas för att en utförare ska kunna tilldelas kontrakt. Ansökan ska innehålla en bekräftelse på att utföraren kommer att uppfylla de krav som ställs på tjänsten i följande uppdragsbeskrivning. Bekräftelsen lämnas genom undertecknande av ansökningsformuläret. 3.1 Grundläggande krav på tjänsten Hemtjänsten ska ha sin utgångspunkt i att den enskildes funktioner för den dagliga livsföringen upprätthålls samt att social isolering motverkas. Hemtjänsten ska genomsyras av grundtanken att den enskilde har förmåga att själv välja hur han eller hon vill leva sitt liv. Undantag från denna grundtanke får endast göras om detta är till skada för den enskilde eller annan person. Den enskildes behov och önskemål ur språkliga, etniska, kulturella och religiösa aspekter ska respekteras. Så långt möjligt ska utföraren sträva efter att erbjuda hjälp av personal som talar den enskildes modersmål. Den enskilde ska ges kontinuitet så långt det är möjligt när det gäller personal. Utföraren ansvarar för att verksamheten utförs i enlighet med de lagar, föreskrifter och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, lag om offentlighet och sekretess, hälso- och sjukvårdslagen, diskrimineringslagen, arbetsmiljölagstiftning, meddelarfrihet och övriga vid varje tillfälle tillämpliga lagar. Verksamheten ska även bedrivas i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. 3.2 Informationsskyldighet om förändrat biståndsbehov Om brukarens behov förändras varaktigt, minskar eller ökar, i sådan grad att biståndsbeslutet behöver följas upp ska utföraren omgående kontakta kommunens biståndshandläggare. Förändringen av brukarens behov ska framgå av utförarens dokumentation. Det ingår också i utförarens uppdrag att omgående meddela biståndshandläggaren om en person som får hjälp är inlagd på sjukhus eller om denne har avlidit i hemmet meddela såväl primärvården som biståndsenheten. 3.4 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete För att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska utföraren ha ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet som 21

22 uppfyller kraven i gällande lagstiftning för denna typ av verksamhet. Socialstyrelsen har beslutat om föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9, se bilaga 1. Enligt föreskriften ska ledningssystemet användas för att fortlöpande utveckla och kvalitetssäkra verksamhetens kvalitet. Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad ska anpassas utifrån verksamhetens behov: 1. Processer och rutiner 2. Samverkan Den som bedriver socialtjänst ska identifiera och beskriva processer som behövs för att säkra kvaliteten i verksamheten. I varje process identifiera aktiviteter som ingår och dess inbördes ordning. För varje aktivitet fastställa rutiner som behövs, och ansvarsfördelning för utförandet. Den som bedriver socialtjänst ska identifiera de processer där samverkan krävs för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten. Det ska framgå av processer och rutiner hur samverkan ska ske internt, och hur den möjliggörs med andra verksamheter exempelvis andra vårdgivare, myndigheter och föreningar. Den som bedriver socialtjänst ska systematiskt förbättra verksamheten genom: 1. Löpande riskanalyser 2. Egenkontroll, kontinuerlig uppföljning och utvärdering av verksamhet 3. Hantering av klagomål och synpunkter på kvaliteten 4. Hantering av avvikelser i verksamheten (negativ händelse, missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande s k Lex Sarah) 5. Säkerställa personalens medverkan i kvalitetsarbetet, att de arbetar i enlighet med fastställda processer och rutiner. 6. Dokumentera kvalitetsarbetet. 22

23 3.5 Krav på kompetens arbetsledning och övrig personal Den operativa ledningen av verksamheten som har det direkta ansvaret för personal, ekonomi och verksamhet ska ha: Högskoleutbildning; social omsorg, socionom-, sjuksköterskeprogram eller annan likvärdig högskoleutbildning. Erfarenhet av omsorgsverksamhet inom äldreomsorg eller handikappomsorg. Ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Datorvana. Till ansökan ska för dem som är ansvariga för driften av verksamheten bifogas följande: Meritförteckning som visar relevant utbildning och yrkeserfarenhet enligt ovan. Namn och telefonnummer till minst två personer som kan bekräfta uppgifterna om yrkeserfarenhet och bistå med referenser. Personerna som bekräftar uppgifterna och ger referenser får inte tillhöra den organisation som lämnar ansökan ifråga. Kommunen kan även komma att väga in egna erfarenheter av utföraren när det gäller referenser. Examensbevis eller intyg på relevant utbildning. Om utföraren under avtalstiden har för avsikt att byta arbetsledare/enhetschef eller motsvarande som ansvarar för den dagliga driften, eller om denne ersätts av vikarie, ska detta meddelas till kommunen som då ska pröva om arbetsledaren uppfyller krav för godkännande. Utföraren ska utföra sina åtaganden med den personalstyrka och de kvalifikationer som krävs för att uppfylla kraven på god hemtjänst. Minst 40 % av den personal som arbetar med omsorgsinsatser ska ha lägst undersköterskeutbildning. Utföraren ska eftersträva att öka andelen personal med undersköterskeutbildning. Personal som ska arbeta med omsorgsinsatser måste vara fyllda 18 år. Utföraren ska av all personal som ska utföra omsorgs- och serviceinsatser, innan anställning påbörjas, begära in utdrag ur belastningsregistret för att förvissa sig om att personen saknar anteckning om brott i registret. 23

24 3.6 Samverkan, informationsmöten Utföraren ska samverka med primärvården, den kommunala hemsjukvården, närstående, god man/förvaltare och andra för brukaren viktiga personer och organisationer. Detta för att brukarens intressen ska tillvaratas på ett bra sätt. Utföraren ska vid behov delta i samordnad individuell planering i samverkan med primärvården och brukaren/dennes företrädare. I uppdraget ingår att vara brukaren behjälplig med andra kontakter som till exempel färdtjänst eller vårdcentral. Utföraren ska vara representerad i samrådsmöten som Bodens kommun kallar till. I händelse av att uppdrag övergår till ny utförare ska både den nuvarande och den nya utföraren medverka till att övergången sker med minsta möjliga olägenhet för brukaren och kommunen. 3.7 Social dokumentation Utföraren ansvarar för att dokumentationen sker i enlighet med SoL och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2006:5 samt kommunens riktlinjer. Syftet med social dokumentationen är att säkerställa Rättssäkerhet för den enskilde Uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring både för den enskilde och verksamheten Insyn för den enskilde Insyn för tillsynsmyndigheter inkl kommunens revisorer Arbetsmiljö och säkerhet för personalen Anställdas rättssäkerhet Arbetsanteckningar, ska föras av personalen om avvikelser från uppgjord genomförandeplan. Anteckningarna sammanfattas med jämna mellanrum i de delar som är av betydelse för insatsen och sammanfattningen förs in i journalen. Journalen är en del av den enskildes personakt och i den antecknas händelser som är vikt för utförande av beviljad insats. Kommunen fastställer och styr behörighetsnivåer i verksamhetssystemet Treserva där all dokumentation om brukaren ska göras. Personal som arbetar i omsorgsarbete ges begränsad behörighet och har endast tillgång till funktion som krävs för att kunna föra arbetsanteckningar som rör den enskilde. 24

25 Endast enhetschef eller motsvarande hos utföraren kommer att ha tillgång till brukarens journal. Kommunens riktlinjer och rutiner för social dokumentation ska nyttjas, se bilaga Klagomål- och synpunktshantering Brukaren ska alltid veta till vem han eller hon ska vända sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter eller klagomål på utförarens verksamhet. Utföraren ska arbeta systematiskt med synpunkter och klagomål, i enlighet med SOSFS 2011:9, och vidta åtgärder utifrån eventuella förbättringsmöjligheter. 3.9 Rapportering, utredning och uppföljning av avvikelser I socialförvaltningens alla verksamheter ska avvikande händelser identifieras, dokumenteras, analyseras samt åtgärdas. Med en avvikande händelse avses en icke förväntad händelse i verksamheten som medfört eller skulle kunna medföra en risk eller skada för den som får vård, omsorg, råd eller stöd inom socialtjänsten. En avvikelse av lindrigare art betecknas som negativ händelse medan en allvarligare avvikelse betecknas som allvarligt missförhållande (Lex Sarah). Exempel på negativ händelse är när brukaren inte fått del av en i genomförandeplanen angiven aktivitet, brist i omsorg eller ett bemötande som gjort brukaren ledsen. Allvarligt missförhållande (Lex Sarah) eller påtaglig risk för sådan är aktiva handlingar och försummelser som innebär ett allvarligt hot mot eller allvarliga konsekvenser för enskildas liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Exempel är handlingar som slag, nypningar och hårda tag, hot, bestraffning och trakasserier liksom sexuella anspelningar eller aktiviteter. Andra exempel är bemötande som klart avviker från grundläggande krav på respekt för individen, stöld, utpressning och förskingring. All personal som är verksam i socialtjänsten ska rapportera avvikande händelser i första hand till närmaste chef. Verksamhetschef hos utföraren ansvarar för att händelser utreds, åtgärdas och följs upp i den egna verksamheten. Avvikande händelse ska dokumenteras i verksamhetssystemet Treserva. När den avvikande händelsen är dokumenterad i avvikelsemodulen och färdigutredd så ansvarar verksamhetschef för att antingen avsluta ärendet eller, om behov finns av utredning enligt Lex Sarah, lyfta ärendet till medicinskt ansvarig sjuksköterska (Mas) för ställningstagande till åtgärd. 25

26 Arbetsledare hos utföraren ansvarar för att göra rapporteringsskyldigheten och rutinerna för avvikande händelser känd hos all underställd personal. Erfarenheter av avvikande händelser ska utgöra ett underlag för det systematiska kvalitetsarbetet. Samtliga utförare är skyldiga att ha ett kvalitetsledningssystem i enlighet med Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOFS 2011:9. Det gäller även verksamhet som upphandlats enligt Lag om Valfrihetssystem Genomförandeplan En genomförandeplan ska upprättas för varje brukare. Utföraren ska använda kommunens mall och upprätta genomförandeplanen i verksamhetssystemet. Planen ska ge en samlad bild av hur brukarens beviljade insatser enligt SoL ska genomföras. Planen görs tillsammans med brukaren och/eller företrädare. Planen är till för att stärka brukarens inflytande över vardagen, vara ett arbetsverktyg för personalen samt ett medel för utvärdering av mål med insatserna och stödja biståndshandläggarens uppföljning av biståndsbeslutet. Inom 5 arbetsdagar efter att uppdraget mottagits av utförare ska en genomförandeplan vara upprättad Kontaktmannaskap Utföraren ska utse en kontaktperson för brukaren inom 5 dagar från att insatserna har påbörjats. Kontaktpersonen ska genom regelbundna kontakter med brukaren, anhöriga och eventuell god man skaffa sig goda kunskaper om den enskildes vardagsliv och behov av hemtjänstservice och omsorg. Kontaktpersonen ska i så stor utsträckning som möjligt utföra den beviljade hjälpen och är även vid behov ansvarig för planering av insatser. Kontaktpersonen ska informera ansvarig chef om förändringar av hjälpbehov hos den enskilde som bedömer om kontakt behöver tas med ansvarig biståndshandläggare för eventuell omprövning av beslut. Om brukaren inte är nöjd med sin kontaktperson ska det finnas möjlighet att byta Hygienrutiner Utföraren ansvarar för att personalen har kunskap om basala hygienrutiner och smittskydd. Utföraren tillhandahåller och bekostar arbets- och skyddskläder, handsprit m m som behövs. Utföraren ansvarar för att personalen får kontinuerlig hygienutbildning. Utföraren ska ha skriftlig rutin för basal hygien. 26

27 3.13 Hälso- och sjukvård Landstinget har hälso- och sjukvårdsansvar för brukare i ordinärt boende enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL 1982:763). Från och med 1 februari 2013 så har kommunen ansvar för den så kallade hemsjukvården. Det innebär att kommunen tar över ansvaret från landstinget för all hälso- och sjukvård i ordinärt boende för personer från 18 år och äldre, som utförs av distriktssköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast. Utförare av hemtjänst har inte rätt att utföra hemsjukvårdsinsatser. Hemsjukvård utförs av särskild organisation inom socialförvaltningen. Så kallade enklare sjukvårduppgift kan utföras av hemtjänstutförare men då endast på delegation av distriktssköterska. Tröskelprincipen gäller, det innebär att patienten i första hand ska ta sig till vårdcentral för vård. Kommunen ansvarar för den hälso- och sjukvård som ges i det egna hemmet till personer som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller social situation inte på egen hand eller med stöd av annan kan uppsöka vårdcentral. Utförare av omsorgsinsatser inom socialtjänsten ska samverka med den kommunala hemsjukvården och primärvården gällande hälso- och sjukvårdsuppgifter. När brukare inte kan ansvara för sitt eget hälso- och sjukvårdsbehov kan delegering av enklare sjukvårduppgifter bli aktuella. Utföraren måste anpassa sig till de förändringar som kan tillkomma med anledning av nya länsövergripande samverkansavtal mellan kommun och landsting Rutin vid viktförändring hos brukare Rutin ska finnas för hur personalen ska agera vid till exempel aptitlöshet eller ofrivillig viktförändring hos brukaren. Omedelbar kontakt ska då tas med brukarens vårdgivare för vidare utredning Rehabilitering, aktivering och förebyggande insatser Landstinget har ansvaret för rehabiliteringsinsatser för dem som bor i ordinärt boende som själv kan uppsöka hälsocentral. Från 1 februari 2013 har kommunen rehabiliteringsansvaret, hemsjukvården, för personer 18 år och äldre som på 27

28 grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller social situation inte på egen hand eller med stöd av annan kan uppsöka hälsocentral. I hemtjänsten ska utföraren ha ett vardagsrehabiliterande och förebyggande arbetssätt. En del av detta arbete kan exempelvis vara att motverka att social isolering uppstår. En förutsättning för att arbetet ska bli framgångsrikt är att utföraren finner goda former för samverkan med såväl landsting, kommunal hemsjukvård, frivilligorganisationer som med andra verksamma inom området Tekniska hjälpmedel För personligt utprovade hjälpmedel som brukaren har behov av svarar landstingets primärvård. Från 1 februari 2013 så är hjälpmedelsförskrivning, som förutsätter hemsjukvård eller hembesök i ordinärt boende för personer 18 år och äldre, kommunens ansvar. Tröskelprincipen gäller d v s kommunen ansvar omfattar vuxna personer som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller social situation inte på egen hand eller med stöd kan uppsöka vårdcentral. Utföraren ska samverka med primärvården och den kommunala hemsjukvården vad gäller utbildningsinsatser som krävs för att personalen ska kunna nyttja hjälpmedel på rätt sätt i arbetet så att brukaren inte riskerar att skadas Rutin kontanta medel Den enskilde eller dennes närstående/god man ska normalt sköta hanteringen av privata medel. I de fall privata medel handhas av utföraren ska rutiner för detta finnas. I rutinerna ska finnas skriftliga avtal om hantering av privata medel mellan utföraren och brukare/närstående Rutin nyckelhantering Utföraren ska ha säkra rutiner för hantering av den enskildes nycklar. Nycklarna ska förvaras under säkra förhållanden i avsedda nyckelskåp. Det ska finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning med signering. Kvitto ska lämnas till den enskilde på mottagna nycklar och vid återlämnade av nycklar. Förlust av nycklar ska omedelbart redovisas till brukare. Eventuella kostnader som drabbar den enskilde på grund av låsbyte förorsakat av försumlighet hos utförarens personal bärs av utföraren. 28

29 3.19 Identifikation och legitimation Utförarens anställda (och underleverantörer) ska alltid bära identifikation så att den är synlig för brukaren. Av identifikationen ska det framgå den anställdes namn och vilket företag han/hon är anställd av. För brukare med funktionsnedsättning ska identifikationen så långt som möjligt anpassas till brukarens förmåga att identifiera personalen, exempelvis punktskrift för synskadad Frivilligorganisationer Utföraren ska aktivt söka samarbete med frivilligorganisationer i syfte att motverka isolering och uppmuntra till att den enskildes olika intressen bibehålls. Eventuella insatser eller aktiviteter ska dock alltid grundas på den enskildes önskemål och medgivande och med hänsyn till den enskildes integritet Tystnadsplikt och sekretess Utföraren ansvarar för att all personal i verksamheten har god kunskap om och i det dagliga arbetet tillämpar gällande sekretesslagstiftning. Utföraren ska se till att all personal undertecknar en förbindelse om sekretess och tystnadsplikt och att förbindelsen efterlevs. Sekretessförbindelsen förvaras hos utföraren, se bilaga 3. Brott mot tystnadsplikten kan innebära upphävande av avtalet Meddelarfrihet Meddelarfrihet för anställda hos kommunen regleras i svensk lag. Anställda hos utföraren, inklusive underleverantörer, ska omfattas av motsvarande meddelarfrihet. Utföraren förbinder sig därför att, med undantag för vad som nedan anges, inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat meddelande till författare, utgivare eller motsvarande för offentliggörande i tryckt skrift eller radioprogram eller andra upptagningar. Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemlighet och skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för utförarens anställda utanför det område som kontraktet omfattar. Den gäller inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt 16 kap. sekretesslagen. 29