Sveriges Akademiska Idrottsförbund. Manual för.

Transkript

1 Sveriges Akademiska Idrottsförbund Manual för

2 Hej! Grattis till att er förening har fått äran att arrangera Studentiaden! Nu börjar det roliga! Studentiaden är ett unikt studentidrottsarrangemang, inte enbart på grund av att studentmästare koras utan även allt det arbete som ligger bakom arrangemanget. Denna manual är tänkt att vara ett stöd för er som projektgrupp före, under och efter genomförandet. Manualen beskriver de riktlinjer som tagits fram för att ni ska kunna göra ett så bra och givande arbete som möjligt, och genomföra ett lyckat och hållbart evenemang. I denna manual kommer vi konsekvent att skriva SAIF, vilket är förkortningen av Sveriges Akademiska Idrottsförbund. Detta dokument syftar till att ge tips, råd och riktlinjer för hur Studentiaden ska arrangeras för att bli en lyckad tävling och ett väl genomfört projekt. Lycka till! Sveriges Akademiska Idrottsförbund

3 Innehåll Del I: SAIF och Studentiaden Sveriges Akademiska Idrottsförbund Tävlingsverksamhet Studentiaden Syfte, vision och mål Innehåll och upplägg Arrangemangshjulet Försäkring Alkohol- och dopingpolicy... 5 Del II: Att arrangera en Studentiad Inför Studentiaden Organisation Finansiering Tävlingsområde och anläggningar Funktionärer Marknadsföring och kommunikation Under Studentiaden Ackreditering Logi Tävlingsarrangemang Kringarrangemang Öppningsceremoni och avslutningsbankett Krishantering och sjukvård Efter Studentiaden Utvärdering Arrangörsrapport Överlämning Bilagsförteckning... 12

4 Del I: SAIF och Studentiaden 1.1 Sveriges Akademiska Idrottsförbund Sveriges Akademiska Idrottsförbund (SAIF) utvecklar, samordnar och företräder svensk studentidrott genom tävlingar, utbildningar och påverkansarbete nationellt och internationellt. Svensk studentidrott erbjuder alla studenter att idrotta på sin ambitionsnivå. SAIF har (2017) drygt 90 medlemsföreningar på 30 orter i Sverige med cirka medlemmar. SAIF är i sin tur medlem i Riksidrottsförbundet (RF), som ett av cirka 70 Specialidrottsförbund (SF) Tävlingsverksamhet Sveriges Akademiska Idrottsförbund arrangerar regelbundet ett antal nationella tävlingar, Student-SM, som avgörs i olika idrotter och riktar sig till idrottare på alla nivåer. Varje år arrangeras också Studentiaden, som är ett evenemang med tävlingar i minst åtta idrotter, där minst fyra av dem är Student-SM och resterande tävlingar är turnering. Student-SM: Ett svenskt mästerskap för studenter vid universitet och högskolor i Sverige, vars deltagare är medlemmar i en SAIF-ansluten medlemsförening. Student-SM arrangeras i klasserna; dam, herr och mixed och kräver deltagare från minst fyra olika studentidrottsföreningar. Turnering: Ett mästerskap för studenter vid universitet och högskolor i Sverige, vars deltagare är medlemmar i en SAIF-ansluten medlemsförening. Tävlingen ska ha minst 10 deltagare eller 5 lag (men de kan vara från samma förening). 1.2 Studentiaden Den första Studentiaden arrangerades 2005 i Uppsala av SAIF och ett flertal Uppsalaföreningar. Sedan dess har även tävlingen arrangerats i Karlstad (KAUIF), Linköping (LSIF), Täby (KTH-hallens IF), Bosön (Bosö IF), Falun (DSIF) och Växjö (VUGI). Studentiaden lockar varje år cirka studenter från hela Sverige för att tävla och umgås. Studentiaden erbjuder förutom rafflande tävlingar även erfarenhetsutbyte, glädje och gemenskap bland deltagarna Syfte, vision och mål Studentiaden ska vara en av studentidrottens viktigaste mötesplatser, en arena som binder samman svensk studentidrott. Det ska prioriteras att vidareutveckla bra ramar för de arrangerande föreningarna, samt säkra ett rikt utbud och god kvalité på mästerskapen. Studentiaden ska samla studenter från hela landet för vänskaplig samvaro med idrott i fokus, och bidra till en aktiv livsstil för Sveriges studenter. Studentiaden ska spegla svensk studentidrott både i ett lokalt och nationellt perspektiv, samtidigt som det ska vara en arena för utveckling och lärdom för både deltagare och arrangör. 1

5 Studentiaden ska kännetecknas av: Glädje Alla dagar, aktiviteter, volontärer och deltagare ska känna glädje över att delta och idrotta tillsammans, och smittas av en uppmuntrande miljö och glada upptåg. Fysisk aktivitet och idrottslig utveckling ska vara roligt. Bredd Hela arrangemanget ska präglas av bredd och mångfald! Alla deltagare ska kunna hitta sin nivå och sin idrott, och delta på sina villkor, antingen för att tävla eller bara för att det är roligt. Ingen sport eller vinst är värd mer än någon annan. Aktiv livsstil Arrangemanget skall präglas av en aktiv livsstil för Sveriges studenter och andra besökare. Gemenskap Arrangemangets alla delar ska genomsyras av social gemenskap både bland deltagande studenter, men också mellan tillresta studenter och boende i arrangörsstaden Innehåll och upplägg Studentiaden är ett tredagars-arrangemang bestående av minst 8 idrotter, där minst 4 av dem är Student-SM. Det genomförs varje år under Kristi-himmelsfärdhelgen, torsdag till lördag. Valet av idrotter beror på arrangörens förutsättningar och görs i samråd med SAIF. Att både arrangera och delta i en Studentiad ska vara roligt! Det finns tävlingar för såväl individer som lag, men den mest ärofyllda titeln som alla vill vinna är Studentiadennmästarna! Det är ett föreningspris till den förening som under tävlingens gång samlat flest poäng genom deltagande i både Student-SM och Turnering. Bara att delta ger poäng, vilket betyder att en aktiv förening som deltar i många aktiviteter har minst lika stor chans att vinna som en förening som tar Student-SM medaljer. Studentiadenmästarna räknas fram baserat på följande poängsystem: Student-SM: Guld - 30 Silver - 20 Brons - 10 Turnering: Guld - 30 Silver - 20 Brons - 10 Föreningens poäng för deltagande - 20 SAIF tillhandahåller vandringspokal till bästa studentförening. Följande klasser finns att erbjuda under SM och Turnering. Valet av klasser sker i samråd med SAIF. Dam Herr Mixed Medaljer ska tillhandahållas till första, andra och tredjeplats. SAIF tillhandahåller medaljer i alla Student- SM klasser och arrangören tillhandahåller medaljer eller priser till turnering. Segrartröjor till vinnarna i Student-SM klassen tillhandahålls av SAIF och delas ut tillsammans med medaljerna. 2

6 Vinnare av Student-SM har rätt att kalla sig Svensk Studentmästare i den aktuella idrotten. Det ges ingen officiell titel för vinnare av turnering. Studentiaden kan förenklat delas in i fyra delar: Öppningsceremoni Öppningsceremonin ska genomföras på central plats. Minsta kravet på ceremonin är uppvisning av deltagande föreningarna, tal från SAIF och arrangörsförening samt minst ett kulturellt inslag. Tävling - Tävlingarna ska genomföras i enlighet med SAIF:s tävlingsbestämmelser och de tävlingsbestämmelser som finns inom respektive SF. Kringarrangemang Studentiaden ska innehålla minst ett socialt/kulturellt event som är tillgängligt/a för alla deltagare varje dag under arrangemanget. Förslag på event är konsert i samband med öppningsceremonin, utställningar tillsammans med universitetet, uppvisning av dans/kör av kåren/nationen, grillkväll med mera. Avslutningsceremoni Det ska arrangeras en markerande avslutning för Studentiaden i form av en bankett. Minsta kravet på ceremonin är tal från arrangörsförening och SAIF, prisutdelning för Studentiadenmästarna och minst ett kulturellt inslag. 3

7 1.2.3 Arrangemangshjulet För ett lyckat genomförande av Studentiaden krävs en god planering. Evenemangshjulet är till för att skapa en överblick av de mest övergripande hållpunkter och deadlines som finns för arrangemanget. Till evenemangshjulet hör en tidsplan med mer specifika hållpunkter som är utformad enligt nedan evenemangshjul (Se bilaga 1 för tidsplan). 4

8 1.2.4 Försäkring SAIF innehar en Folksam Idrottsförsäkring som täcker alla deltagare i samband med tävling. Om en olycka sker under, på väg till eller från tävlingen, täcks deltagarna av denna försäkring. Kontakta SAIF om en olycka skulle ske i samband med en Studentiad. Viktigt att tänka på är att spara alla kvitton från eventuella sjukhusbesök för återrapportering till Folksam Alkohol- och dopingpolicy Arrangemanget följer Riksidrottsförbundets och Svensk Antidopings regler rörande doping. Arrangören får inte bjuda på någon alkohol under någon del av arrangemangets, men det får däremot finnas med möjlighet att köpa alkoholhaltiga drycker under exempelvis bankett och övriga kvällsaktiviteter, men det får inte ingå i något paketpris där mat och alkohol erbjuds till ett samlat pris. Inga tävlanden får vara alkoholpåverkade under deltagande och inte heller bakfulla. Deltagare kan komma att dopingtestas av RF/Svensk Antidoping. Deltagare som av medicinska skäl använder dopingklassat läkemedel skall medtaga läkarintyg i original. 5

9 Del II: Att arrangera en Studentiad 2.1 Inför Studentiaden För ett lyckat genomförande av arrangemanget Studentiaden utifrån dess syften krävs en stark projektgrupp. Följande avsnitt är till för att beskriva de övergripande ansvarsområden för projektgruppen. Det är även viktig att förbereda och planera på ett bra sätt och sätta en tydlig tidsplan (se bilaga 1) Organisation SAIF Ansvarsområden och huvudsakliga arbetsuppgifter för SAIF i relation till Studentiaden: Utgöra bollplank och stödresurs i planeringsarbetet för projektgruppen. Stödja marknadsföringen på SAIF:s hemsida, i nyhetsbrev samt genom andra kanaler. Ansvara för att tillhandahålla roll-ups och banderoller under arrangemanget. Ansvara för att tillhandahålla medaljer till Student-SM klasser, segrartröjor samt funktionärströjor under arrangemanget. SAIF:s tävlingsansvarige samarbetar med arrangerande förening både under förberedelsearbetet och under tävlingen. Tävlingsansvarig utgör även en del av tävlingsjuryn på plats och ska presentera en skriftlig rapport från tävlingen. Organisationsstruktur 6

10 2.1.2 Finansiering Ett av Studentiadens mål är att genomföra Studentiaden med ett gott ekonomiskt resultat. Den löpande ekonomiska redovisningen sker hos arrangören och den ekonomiansvarige i projektgruppen ansvarar för att redovisningen sker kontinuerligt. Vid avtalstecknande ska en budget för arrangemanget ha gjorts och godkänts. Budget ska följas upp minst en gång under arbetet inför Studentiaden. Samarbetspartners och sponsorer Samarbeten och sponsring kan vara en stor bidragande effekt till ett lyckat arrangemang. Utarbeta ett sponsringsförslag/samarbetsförslag där det tydligt framgår vad organisationen/företaget har att vinna. Argumentera för arrangemanget: Studenter är en intressant målgrupp! Studenter är framtida arbetskraft! Idrott är upplevelse! Var ute i god tid för att ge den andra parten möjlighet att tänka igenom förslaget. Utnyttja personliga kontakter. Var öppen för sponsring av såväl ekonomisk karaktär, som av produkter. Skriv och signera avtal på överenskommelsen där det framgår vad respektive part åtar sig Tävlingsområde och anläggningar Tävlingsområdet bör vara geografiskt samlat. För publik och tillgänglighet är det önskvärt att det även är centralt förlagt, men ett samlat tävlingsområde ska prioriteras före närhet till centrum. Det är viktigt att tidigt boka upp tävlingsplatserna och börja planera för hur de ska användas på effektivaste sätt av de olika idrotterna. Här kan det bli en del pusslande för att få in alla idrotter så samlat som möjligt. Men ett tajt schema är oftast mer uppskattat än att lägga till ytterligare en tävlingsplats. Se till att boka arenorna i god tid inför arrangemanget, gärna så snart som möjligt. Den lokala projektorganisationen ansvarar för att samtliga tillstånd söks Funktionärer Det är viktigt att rekrytera funktionärer i tillräcklig mängd och med rätt kompetens för ett lyckat genomförande av arrangemanget. Alla funktionärer ansvarar för och medverkar till att Studentiaden ska bli ett lyckat arrangemang. En generell funktionärsträff ska genomföras av arrangören där relevanta aspekter tas upp. Funktionärerna ska vara väl insatta i Studentiaden och kunna svara på allmänna frågor kring arrangemanget. En uppdaterad kontaktlista till samtliga grenledare, funktionärer och domare ska finnas för att möjliggöra en snabb och effektiv kommunikation. Det är bra att skapa en funktionärsguide som samtliga funktionärer kan ha lättillgänglig under Studentiaden. Denna ska innehålla information som är bra att veta för att kunna bistå deltagarna med information. Bokning av domare skall ske enligt nivån i tävlingsbestämmelserna (se Bilaga 2) Tips! Via Idrottslyftet kan ni ansöka om medel för att genomföra en kick-off för funktionärerna, vilket skapar teamkänsla och gemenskap. 7

11 2.1.5 Marknadsföring och kommunikation SAIF:s, och således Studentiadens, strategi kring kommunikation och marknadsföring utgår från den varumärkesplattform som är framtagen. Det åligger varje enskild arrangör att ha en fullgod strategi kring, samt ansvara för att planera, genomföra och producera kommunikationen för sitt respektive arrangemang och marknadsföringen kring arrangemanget i staden. SAIF bistår med hemsideplattform och uppdaterar SAIF:s hemsida med löpande nyheter efter kontakt med projektgruppens marknadsföringsansvariga. All marknadsföringsmaterial skall godkännas av SAIF innan det går ut till tänkta mottagare. Inbjudan - Arrangören ansvarar för att inbjudan skickas ut till SAIF:s samtliga föreningar cirka ca 6 månader innan tävlingen. SAIF tävlingsansvarig och kommunikationsansvarig bistår med hjälp i spridning av inbjudan. Inbjudan ska på tydligt sätt upplysa om: Tävlingens namn, plats, datum och tid Tävlingsklasser och idrotter. Uppgift om avgifter och vad som ingår. Senaste datum för anmälan till tävling. Adress/hemsida dit anmälan görs. Behörighetskravet, se SAIF:s tävlingsbestämmelser. Kontaktuppgifter till tävlingsledare och SAIF:s tävlingsansvarige. Informationsblad Vid anmälan skall en automatisk bekräftelse gå ut. Informationsbladet skall minst innehålla: Information om bokat boende, måltider och registrering. Program och övriga aktiviteter. Uppgift om avgifter och vad som ingår. Alkohol- och dopingpolicy. Dispenser och protester, se SAIF:s tävlingsbestämmelser. Kontaktuppgifter till projektledare, SAIF:s tävlingsansvarige Spelschema Arrangören ska sända spelschema till anmälda föreningar, anmälda lag eller deltagare och SAIF:s tävlingsansvarige senast en vecka före tävlingens start. Spelprogrammet ska upprättas av arrangören i samråd med SAIF:s tävlingsansvarige. 8

12 2.2 Under Studentiaden Ackreditering Ackreditering av deltagarna sker i samband med ankomst och senast 1 timme innan tävlingsstart. Det går till enligt följande: Kontroll av studieintyg (Mecenatkort, Studieintyg). Kontroll av medlemskap i SAIF ansluten förening. Kontroll av legitimation. I anslutning till ackrediteringen skall samtliga deltagare/lagledare tillhandahållas följande: Deltagararmband (eller liknande ackrediteringsbevis) Spelschema Karta över området Nödvändiga kontaktuppgifter till tävlingsledning Länk till resultatrapportering Matbiljetter Give- aways Inget tävlande får ske utan uppvisande av giltigt ackrediteringsbevis Logi Boende Minst två boendestandarder i anslutning till tävlingsområdet ska erbjudas till deltagarna varav ett budgetalternativ och ett alternativ med högre standard. Budgetalternativet ingår i deltagaravgiften, men väljer man ett boende med högre standard bekostas detta av deltagaren själv. Mat Frukost ska ingå för alla deltagare som valt att bo på boendet som ingår i deltagaravgiften. Utöver det ska det inom rimligt avstånd finnas restauranger/matserveringar med både lunch- och middagsmöjligheter alla dagar av arrangemanget. Det ska finnas försäljning av kioskvaror t ex godis, smörgåsar, kaffe med mera Tävlingsarrangemang Skyltning vid tävlingsplats -Följande information och skyltning ska finnas vid varje tävlingsarena: Studentiaden banderoll. Sponsorbanderoll. Tydlig skyltning till bland annat, sjukvård, match- och huvudsekretariat, matservering samt boende. Senaste startlistor och kontinuerliga resultatrapporteringar. 9

13 Matchsekretariat - Vid varje tävlingsområde ska ett matchsekretariat finnas. Matchsekretariaten ska vara bemannade när tävling pågår. En sjukvårdsstation ska finnas i anslutning till matchsekretariatet. Dokument som spelschema, kontinuerlig resultatrapportering, dispensenkäter, protestblanketter, karta över Studentiadenområdet och kontaktuppgifter ska finnas vid varje matchsekretariat. Spelschema och resultatrapportering - Spelschema och resultat för samtliga klasser ska finnas vid huvudsekretariatet och matchsekretariat, dessa ska uppdateras kontinuerligt under arrangemanget på hemsida Kringarrangemang Kringarrangemang är ett antal eget valda aktiviteter. Placera kringevenemang på en central plats där många har möjligheten att besöka det och se även till att anpassa det med Studentiadens idrottsliga program. Arrangemanget har givetvis ett prioriterat fokus på genomförandet av alla Student-SM och Turnering, men för att skapa en riktig idrotts- och folkfest handlar det också om att bygga upp olika kringevenemang som ger ett mervärde. Det kan handla om allt från prova-på-idrott till olika mötesplatser. Sponsorer och samarbetspartners ska erbjudas olika forum för att kommunicera med sina målgrupper. Bland annat kan det finnas ett arrangemangsområde med utställnings- och aktiveringsytor som integreras med SM-tävlingar och andra publika arrangemang. Sponsorer ska ges utrymme för exponering och aktiviteter med deltagarna Öppningsceremoni och avslutningsbankett Inför och efter tävlingsarrangemangen ska en öppningsceremoni och avslutningsbankett äga rum. Det är här som ni har möjlighet att starta och avsluta helgen på bästa sätt. Öppningsceremonin ska vara på centralplats där arrangemanget får möjlighet att synas i staden. Ceremonin inleds med inmarsch av alla deltagande föreningar, därefter följer tal från arrangörsförening och SAIF och uppvisning av olika kulturella tillställningar så som tex. konsert eller dansshow. Avslutningsbanketten äger rum när alla tävlingar avslutats. Här sker prisutdelning för poängtävlingen där Studentiadenmästarna koras. I samband med banketten skall även arrangörsföreningen och SAIF tacka alla deltagare och kvällen fortsätter med uppträdanden, dans och musik Krishantering och sjukvård Om en olycka eller kris skulle äga rum, är det bra att veta hur man ska agera. SAIF har tagit fram en mall för krishantering, vilken arrangörsföreningarna kan utgå ifrån vid framtagande av egna krisplaner (se bilaga 3). Det ska finnas sjukvård i form av utbildade sjukvårdare under arrangemanget. Det ska finnas en sjukvårdsstation vid varje tävlingsarena. Respektive sjukvårdsstation ska innehålla: Sjukvårdare, vilka är utbildade inom idrottsskador Sjukvårdsväska med komplett utrustning En tydlig plan för transport till sjukhus 10

14 2.3 Efter Studentiaden Utvärdering För att få veta hur deltagarna upplevt tävlingarna skall ni som arrangör en av utvärdering. Utvärderingen görs på plats och mallen för utvärderingen tillhandahåller SAIF. En funktionsärsutvärdering kan göras muntligen efter arrangemangets slut genom ett uppsamlande möte, tackfest eller avslutande projektgruppsaktivitet Arrangörsrapport Arrangören ska senast 30 dagar efter genomfört arrangemang lämna in en skriftlig slutrapport tillsammans med en ekonomisk redovisning till SAIF. Se bifogad bilaga (bilaga 4) för arrangörsrapporten. Detta underlag är även av stor betydelse för framtida arrangörers planering Överlämning Så snart all rapportering och utvärdering är klar ska ett överlämningsmöte ske mellan den nuvarande och kommande arrangörsföreningen tillsammans med SAIF. 11

15 Bilagsförteckning Följande bilagor tillhör denna manual: SAIF:s Tävlingsbestämmelser SAIF:s policydokument SAIF:s grafiska handbok Tidsplan Checklista Kompetensprofiler för projektgrupp Krishanteringsplan Arrangörsrapport Utvärderingsmall 12