Junselerummet, kommunhuset, Sollefteå. Enligt närvaro- och tjänstgöringslista

Transkript

1 1 (29) Datum Tid Kl Plats Beslutande Junselerummet, kommunhuset, Sollefteå Enligt närvaro- och tjänstgöringslista Övriga närvarande Anna Forsberg, sekreterare, 6-18 Anna-Sofia Kulluvaara, kommunchef, 6-18 Inger Lundberg och Marja Wallin, HR 6 Niklas Nordén, Ekonomichef 6 Ulla Ullstein, Kommunplanerare 6 Lena Andersson, Verksamhetschef Utredning och utveckling Fredrik Granholm, Arkivet 10 Underskrifter Sekreterare... Anna Forsberg Ordförande... Åsa Sjödén (S) Justerare... Johan Andersson (C) Bevis om justering Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplan, kommunhuset. Myndighet Allmänna utskott Anslaget sätts upp tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift... /

2 2 (29) Närvaro- och tjänstgöringslista Namn När- Tjg. Reservation Jäv Anteckningar varo Ers. Ledamöter Åsa Sjödén (S) X Ordförande Tommy Svensson (S) X Tjg 6-17 John Åberg (S) X Mattias Ahlenhed (ViSKB) - Johan Andersson (C) X Justerare Ersättare Cathrine Näsmark (S) X X Tjg 18 Torbjörn Persson (S) X Närvarar 6-17 Ulf Breitholtz (V) X Birgitta Häggkvist (ViSKB) X X Kerstin Franzén (M) X Val av justerare Johan Andersson (C) utses till justerare.

3 3 (29) Ärendelista Muntliga informationer Fastställande av Sollefteå kommuns Heltidsplan Svar på revisionsrapport Lönerutiner Ansökan om kommunal medfinansiering till projekt SIKT Höga Kusten Industrigrupp (HKIG) Förvärv av aktier i Inera AB Svar på återremiss - Fastställande av riktlinjer vid lån av surfplatta för förtroendevalda, Sollefteå kommun Redovisning av genomfört internkontrollarbete Internkontrollplan Kollektivtrafiken i Sollefteå kommun, utökning förslag från Ungdomsdelegationen Svar på medborgarförslag Bostadsbyggande i Sollefteå kommun Svar på medborgarförslag Särskilt boende på Nipgården Redovisning av Motioner och medborgarförslag som inte slutligt avgjorts i kommunfullmäktige Fastställande av instruktion för Kommunchef... 28

4 4 (29) 6 Dnr KS 13/2018 Muntliga informationer Beslut Allmänna utskottet beslutar Informationerna noteras. Ärendebeskrivning Följande informationer delges et. Uppföljning sjukfrånvaro Inger Lundberg och Marja Wallin, HR Informerar om sjukfrånvarostatistik åren Hela Sollefteå kommun har en sjukfrånvaro på 7.08 %. Inom kommunens huvudenheten Välfärd har två enheter, Gymnasium och Kost, ökad sjukfrånvaron medan Äldreomsorgen har minskad från 11,18% till 10.06%. Långtidssjukskrivningar inom mindre enheter ger stort genomslag. Presenterar utförda aktiviteter 2017 inom arbetsmiljö/hälsa t.ex. stöd och råd till chefer utbildningsinsatser, projekt och samverkan med andra myndigheter. Övergripande planering för 2018 presenteras i ett årshjul. Endagsutbildning för chefer och skyddsombud sker den 18, 19 och 20 april, fokus samverkan. Politiken inbjuds att delta. Diskussion förs kring Arbetsskador och tillbud samt benägenheten hos personal att inte anmäla. Preliminärt resultat 2017 Niklas Nordén, Ekonomichef Presenterar Verksamhetsuppföljning helår 2017 för Sollefteå kommun. Verksamhetsberättelserna har ännu inte färdigställts. Konstaterar ett starkt resultat på 25,8 mkr för helåret. Niklas kommenterar siffrorna och det som påverkat resultatet. Kommungemensamverksamhet hamnar på plus 24 mkr, här ingår Sollefteåforsens resultat på ca 15 mkr. Av pott särskilda satsningar nyttjades enbart 3 av 9 mkr. Gemensamservice plus 0,5 mkr och Medborgarservice minus 2,2 mkr. Välfärd går minus 14,6 mkr Äldreomsorgen går plus. Pensionskostnader 6 mkr positivt, skatter och bidrag minus 6mkr, vilket är något bättre än prognosen. Investeringar inom budget. 18 av 24 mål nås.

5 5 (29) Sollefteå kommun har 754 mkr i banklån på vilka det amorteras 15 mkr per år enligt plan. Likviditet på 160 mkr för Befolkningsstatistiken visar minskad befolkning med 160 personer jämfört med Diskussion förs kring avtal för flygplatsen, möte med flygplatsstyrelsen sker 1 mars. Upplägg för arbetet med Översiktsplanen Anna-Sofia Kulluvaara Redovisar hur man från verksamheten har börjat planera för att kunna ta fram det material som beskrivs i översiktsplanen. Anna-Sofia presenterar förslag till organisation och möjligt arbetssätt. För att leda arbetet finns förslag på att anställa en Översiktsplanerare. Utskottet poängterar att det är viktigt att den poliskas prioriteringen av planerna följs och att tidsplan och arbetsplan för arbetet är viktigt att presentera för politiken. Ärende till kommunstyrelsen i mars kan bli aktuellt. Styrdokument Kollektivtrafiken Ulla Ullstein, Kommunplanerare Informerar om bakgrunden och de styrdokument som finns för Kollektivtrafiken i Västernorrlands län sedan bildandet lämnar styrgruppen förslag till nya styrdokument, att gälla från under förutsättning att samtliga medlemmars kommunfullmäktige beslutar att anta dem. Styrdokument som ska hanteras politiskt är förbundsordning, samarbetsavtal, reglemente för förbundsdirektionen och reglemente för revisorer. Diskussion förs kring kommunernas rätt att styra kommunförbundet. Fokus är att samarbetet med myndigheten ska fungera. Budgetdiskussion med förbundet ska ha skett senast mars månad. Fördelning av KTM:s budget diskuteras.

6 6 (29) 7 Dnr KS 58/2018 Fastställande av Sollefteå kommuns Heltidsplan Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta att Fastställa Sollefteå kommuns Heltidsplan. Ärendebeskrivning/Sammanfattning Möjligheten att kunna erbjuda heltid till sina medarbetare blir alltmer en konkurrensfråga och är en viktig faktor för att vara en attraktiv arbetsgivare. Att fler arbetar mer är viktigt också för att möta det rekryteringsbehov som välfärden står inför. Inom de kommande fyra åren kommer ca 260 medarbetare inom Sollefteå kommun att nå pensionsålder 65 år. 40 % av medarbetarna finns inom omsorgen och 30% finns inom skolan. Centrala parter framför i HÖK 16 att målsättningen inom kommunals avtalsområde är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska gälla från 2018 och utgöra en utgångspunkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till Totalt har Sollefteå kommun 113 deltidsanställda medarbetare, av dessa tillhör 68 stycken kommunals avtalsområde. Cirka 15 st av dessa 113 deltidsanställda medarbetare har stadigvarande sjukersättning eller deltidspension och kan således inte erbjudas höjd sysselsättning. Sollefteå kommun har sedan 2008 en lokal överenskommelse med kommunal där medarbetarna inom För- och grundskola konverterar in som lägst på en 75 % tjänst. Medarbetare inom omsorgsverksamheten som anställs på 35 timmars heltidsmått, konverteras till heltid med möjlighet att välja sysselsättningsgrad en gång per år. Förvaltningens bedömning Förvaltningens bedömning är att Heltidsplanen fastställs av kommunstyrelsen. Samverkan har genomförts med fackliga organisationen Kommunal. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningen föreslår Allmänna utskottet föreslå Kommunstyrelsen att fastställa Sollefteå kommuns Heltidsplan.

7 7 (29) 8 Dnr KS 442/2017 Svar på revisionsrapport Lönerutiner Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta att Anta förvaltningens förslag till svar/yttrande på revisorernas förslag till åtgärder för att utveckla lönerutiner enligt nedan. Ärendebeskrivning/sammanfattning Kommunens revisorer begär svar från kommunstyrelsen senast på lämnade synpunkter och förslag till åtgärder på Revisionsrapporten genomförd av PwC avseende lönerutiner. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollefteå kommun har PwC genomfört en granskning avseende lönrutiner. Granskningens inriktning och omfattning tar utgångspunkt från kommunallagens revisionskapitel. I uppdraget ingår bland annat att granska och pröva ändamålsenlighet, ekonomisk tillfredställande och intern kontroll Revisorernas sammanfattande bedömning är att rutiner gällande lönehantering i begränsad utsträckning bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och ur ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt att den interna kontrollen inom området i begränsad utsträckning är tillräcklig. I syfte att utveckla lönerutinerna lämnar revisorerna nedanstående förslag till åtgärder, Rutinbeskrivningar för den central lönehanteringen bör upprättas. Dokumentation av kontrollrutiner och genomförande av kontroller bör förbättras. Checklista över de månatliga rutiner och kontrollmoment som förväntas utföras av cheferna bör upprättas samt krav och former för utbildning bör förtydligas. Målsättningar/ambitioner för HR Lön bör fastställas. Ansvarsfördelning och mandat behöver förtydligas. Kontroller av att all frånvaro rapporteras kan förbättras. Förvaltningens bedömning Samstämmighet finns från förvaltningens sida på de förslag som revisorerna ger till åtgärder för att förbättra lönehantering. Förvaltningens förslag till åtgärder för att utveckla lönerutinerna i enhet med revisorernas förslag är att

8 8 (29) - Uppdatera, utveckla och upprätta rutinbeskrivningar för lönehanteringen med stöd av revisionsrapporten. Detsamma gäller även intern kontroll moment där dokumentation kan förbättras med mallar och checklistor. - Förtydligande och klargörande av chefernas ansvar och roll gentemot lönekonsulternas mandat och roll om vilka kontroller och moment som ingår i lönehanteringen varje månad. - Genomföra tätare internkontroller på alla verksamheter i samverkan med respektive chef. - Förbättrad, styrd introduktion samt en grundutbildning för nya chefer samt kontinuerlig uppdatering för alla chefer i avtals och lönefrågor. - Målsättningar och ambitioner för HR Lön inarbetas i HR funktionens mål. Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen anta förvaltningens förslag till svar/yttrande på revisorernas förslag till åtgärder för att utveckla lönerutiner enligt nedan. Beslutsunderlag Revisionsrapport Lönerutiner KS 442/ Missiv Revisionen KS 442/ Förvaltningsyttrande Svar på revisionsrapport Lönerutiner, Lars-Olov Wengelin KS 442/2017-3

9 9 (29) 9 Dnr KS 32/2018 Ansökan om kommunal medfinansiering till projekt SIKT Höga Kusten Industrigrupp (HKIG) Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att bevilja medfinansieringen. Pengarna tas från pott för medfinansiering av projekt, ID 81360, under förutsättning att övriga intressenter beslutar om medfinansiering. Ärendebeskrivning/Sammanfattning HKIG söker medfinansiering av projekt SIKT med : - per i tre år, totalt :-. Projektets mål är att stärka de medverkande företagens konkurrenskraft och bidra till regional tillväxt genom att öka företagens innovationshöjd och innovationstakt. Projektmålet är att företagen genom fördjupade kunskaper och praktiska erfarenheter stärkt sitt forsknings- och utvecklingsarbete inriktat på att utveckla nya och/eller markant förbättra befintliga produkter, processer eller tjänster samt etablerat en struktur för regional FoU-samverkan. Industriföretag i Höga Kusten Industrigrupp har tagit initiativet till projektet och ska själva driva och delta i projektet. Förväntade effekter på lång sikt är hållbar regional tillväxt och att regionens konkurrensoch attraktionskraft stärks. Förvaltningens bedömning Projektet fyller ett behov hos regionens teknik- och industriföretag för att stärka innovation och produktutveckling. Förvaltningen ser en tydlig nytta av projektet för medverkande företag från kommunen. Beslutsplanering Allmänna utskottet 13 feb 2018, Kommunstyrelsen 13 mars 2018 Ekonomiska konsekvenser och förslag på finansiering Finansieras ur KS medel för särskilda satsningar, ID Beslutsunderlag/Lagrum Bifogad ansökan om medfinansiering KS 32/ Förvaltningsyttrande, Thomas Östlund, KS 32/2018-5

10 10 (29) Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen att bevilja medfinansieringen Förslag till beslut på mötet John Åberg (S) med bifall av Johan Andersson (S) föreslår att pengar ska tas från pott för medfinansiering av projekt, ID Under förutsättning att övriga intressenter beslutar om medfinansiering. Beslutsgång Ordförande Åsa Sjödén (S) ställer frågan om Allmänna utskottet beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut med John Åberg (S) tillägg om finansiering. Finner så.

11 11 (29) 10 Dnr KS 54/2018 Förvärv av aktier i Inera AB Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå Kommunfullmäktige besluta Att förvärva fem aktier i Inera AB av SKL Företag AB för en köpeskilling om kronor i enlighet med aktieöverlåtelseavtalet. Att godkänna förslag till aktieägaravtal mellan SKL Företag AB och Sollefteå kommun samt att kommunen inträder som part i aktieägaravtalet genom redovisat anslutningsavtal. Information Fredrik Granholm informerar om ärendet och bolaget samt vad det kan innebära för Sollefteå kommun. Ärendebeskrivning SKL Företag AB, ägare till Inera AB, erbjuder samtliga kommuner i Sverige att köpa aktier i Inera AB och därmed också att bli delägare. Syftet med delägarskapet är att enklare kunna utveckla gemensamma lösningar som bidrar till att effektivisera verksamheterna i kommuner, landsting och regioner. Inera AB blir en plattform för utveckling och förvaltning av gemensamma digitala lösningar även för kommunerna. En sådan gemensam plattform har saknats för kommuner för att stödja invånare och företag. Inera kommer att använda sig av marknadens leverantörer för att ta fram de lösningar som krävs. Sollefteå kommun erbjuds att köpa fem aktier till ett bokfört värde om kronor per aktie. I övrigt gör parterna inte några särskilda ekonomiska åtaganden i samband med affären. SKL Företag AB har åtagit sig en förlustgaranti om 35 miljoner kronor. SKL Företag AB tar den ekonomiska risken för bolaget samtidigt som man genom aktieägaravtalet inte har ett dominerande inflytande över bolaget. Inera får också leverera tjänster till kommuner som är delägare utan föregående upphandling genom ett undantag i svensk lagstiftning (2 kap. 10 a lagen om offentlig upphandling) där en sådan tjänst räknas som ett internt köp. Digitaliseringen anses vara den enskilt starkaste förändringsfaktorn i samhället fram till år Digitaliseringen är också en av de främsta möjliggörarna för att höja kvaliteten, förbättra effektiviteten och möta medborgarnas förväntningar på välfärden.

12 12 (29) De centrala områdena för SKL:s digitaliseringsarbete är medlemsgemensamma digitala lösningar, att stärka medlemmarnas förmåga vid upphandling och gemensam kravställning samt att stödja förändringsledning och nya arbetssätt i medlemmarnas verksamheter. Hittills har Inera AB:s verksamhet varit inriktad mot e-hälsa men företaget ska på sikt också kunna stödja andra verksamhetsområden i kommunen. Det handlar om tjänster och lösningar som underlättar för invånare, företag, förtroendevalda och tjänstemän. Inera AB har varit helägt av landsting och regioner. Genom SKL Företag AB:s förvärv i mars 2017 av Inera kan utvecklings- och förvaltningskostnaderna sänkas och utvecklingstakten höjas genom ett med samordnat arbete. Samtliga landsting och regioner sålde merparten av sina aktier och äger nu fem vardera. Förvaltningens bedömning I överlåtelseavtalet ingår att landsting och regioner övergångsvis ställer ut vissa ekonomiska garantier att köpa tjänster från bolaget, vilket ligger i linje med det åtagande de också har gjort i nuvarande aktieägaravtal. Ett skäl är att säkerställa att bolaget inte omgående hamnar i ekonomiska svårigheter, ett annat att Ineras finansieringsmodell går från anslagsfinansiering till en tjänstebaserad affärsmodell. Projekten i bolagen är redan i dag i huvudsak självfinansierade. Om ett projekt inte kan bära sina kostnader blir konsekvensen ytterst att projektet läggs ned. Om samtliga kommuner investerar i bolaget får SKL Företag AB en återbetalning om 12,3 miljoner kronor. Nettoinvesteringen för SKL Företag AB blir därmed 13,6 miljoner kronor, motsvarande drygt 50 % av det totala aktiekapitalet. Kommunstyrelseförvaltningen anser att det finns flera fördelar med att bli delägare i Inera AB. Kommunen kan få stöd i nödvändiga digitala utvecklingsprojekt för att möta inte bara medborgarnas förväntningar på välfärden utan också för att hitta lösningar och tjänster som underlättar för andra grupper såsom t ex företagare. Sådant stöd kommer dessutom inte att behöva upphandlas vilket, särskilt i ljuset av den förhållandevis ringa ekonomiska insatsen samt tidsaspekt och ekonomi för utvecklingsprojekt på egen hand, måste ses som en väsentlig fördel för kommunen. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår därför att kommunfullmäktige beslutar förvärva fem aktier i Inera AB i enlighet med angivna villkor. Ekonomiska konsekvenser och förslag på finansiering Köpet väntas inte medföra några ekonomiska nackdelar snarare ökar det på sikt möjligheten att rationalisera. Utgiften belastar kommunens kassa, då endast balansräkningen påverkas i och med att ett tillgångsslag ersätter ett annat, då beloppet är ringa påverkas inte likviditeten nämnvärt. Detta innebär en investering men inte via investeringsredovisningen då finansiella anläggningstillgångar inte aktiveras och skrivs av.

13 13 (29) Beslutsunderlag Erbjudande förvärv av aktier i Inera AB KS 54/ Aktieöverlåtelseavtal, bilaga 1 KS 54/ Anslutningsavtal, bilaga 2 KS 54/ Aktieägaravtal, bilaga 3 KS 54/ Bolagsordning, bilaga 4 KS 54/ Ägardirektiv, bilaga 5 KS 54/ Årsredovisning Inera AB 2015, bilaga 6 KS 54/ Förvaltningsyttrande, Fredrik Granholm KS 54/ Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar följande: Kommunfullmäktige beslutar att förvärva fem aktier i Inera AB av SKL Företag AB för en köpeskilling om kronor i enlighet med aktieöverlåtelseavtalet. Kommunfullmäktige godkänner förslag till aktieägaravtal mellan SKL Företag AB och Sollefteå kommun samt att kommunen inträder som part i aktieägaravtalet genom redovisat anslutningsavtal.

14 14 (29) 11 Dnr KS 392/2017 Svar på återremiss - Fastställande av riktlinjer vid lån av surfplatta för förtroendevalda, Sollefteå kommun Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att fastställa Riktlinjer vid lån av surfplatta för förtroendevalda, Sollefteå kommun. Ärendebeskrivning/Sammanfattning Kommunstyrelsen valde att återemittera ärendet om fastställande av riktlinjer vid lån av surfplatta för förtroendevalda , 6. Återremitterades för komplettering gällande hur uttjänta surfplattor hanteras. Förvaltningens förslag är att när IT bedömer att plattan inte kan användas längre inom uppdraget för förtroendevalda ska den återlämnas till IT och hanteras enligt deras rutin. Återbruk är viktigt för oss och en del av hållbar IT. Alla enheter som lämnas in ominstalleras, dvs allt som är knutet till användaren tas bort, både privat och arbetsrelaterat, maskinen återställs i ursprungligt skick med hjälp av ett IT-system. I och med ominstallationen är enheten beredd att läggas ut till en ny användare/nytt konto i AD, alt. finnas som lånemaskiner vid behov (t ex vid reparation av ord utrustning, eller vid utbildning). Extern försäljning av utrangerad utrustning kan ske till företag för begagnad utrustning under förutsättning att vi tar in offerter från flera aktörer enl principen affärsmässiga grunder. Detta används sällan och endast vid större volymer. Samma typ av utrustning kan, om den inte anses kunna användas i kommunen, skänkas till föreningslivet i kommunen vid förfrågan. Utrustning som anses vara i obrukbart skick tas om hand som skrot och skickas till ÅVC för företag där de destrueras/återvinns. I diskussion efter Kommunstyrelsen har även val av modell för platta diskuterats varför riktlinjen skrivits om för att vara neutral vad gäller val av teknik. Ordet Ipad har tagits bort på två ställen och skrivelse om Appel-ID har tagits bort. Kompletterats med texten Privat material som lagras/laddas ner på plattan sker på den förtroendevaldes ansvar...

15 15 (29) Allmänna utskottet föreslog Kommunstyreslen besluta att införa digital möteshantering för förtroendevalda i Sollefteå kommun (AU 81). I beslutet föreslås även att det ska tas fram riktlinjer vid lån av surfplatta för förtroendevalda. Riktlinjerna syftar till att beskriva den förtroendevaldes ansvar för plattan och den information som där delges samt sekretariatets respektive IT:s ansvar för utbildning och support av plattorna m.m. Riktlinjen ska tydliggöra ansvarsförhållanden. Förvaltningens bedömning Sekretariatet har tillsammans med IT tagit fram de riktlinjer som föreligger. Riktlinjerna innehåller information om syftet med införandet av digitala handlingar, utlämnande av plattor, säkerhetsanvisningar m.m. Bedömningen är att denna riktlinje tydliggör ansvar för respektive part. Uppföljning av innehållet bör ske i senast , i samband med utvärdering av införandet av digitala handlingar för förtroendevalda. Ekonomiska konsekvenser och förslag på finansiering Support och utbildning av förtroendevalda kommer att kräva resurser av förvaltningen men bedöms med en realistisk tidsplan kunna inrymmas i den dagliga verksamheten. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande, Anna Forsberg KS 392/ Utkast Riktlinjer för lån av surfplatta till förtroendevalda, Sollefteå kommun KS 392/ Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår, Kommunstyrelsen besluta att fastställa Riktlinjer vid lån av surfplatta för förtroendevalda, Sollefteå kommun. (Underförutsättning att Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige beslutar enligt förslag till beslut i et, 81 )

16 16 (29) 12 Dnr KS 69/2017 Redovisning av genomfört internkontrollarbete 2017 Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta 1. Redovisning av genomförd internkontroll 2017 godkänns. 2. Åtgärder gällande punkt 4, 9, 10 och 13 redovisas till kommunstyrelsen under hösten Förvaltningen ges i uppdrag att se över om behov finns av revidering av reglemente och riktlinjer för intern kontroll. Information Lena Andersson, Utredning och utveckling föredrar kort kring uppföljning av de olika kontrollmomenten och förslag till hantering av respektive kontrollmoment i kommande internkontrollplaner. Ärendebeskrivning/Sammanfattning I kommunalagen 6 kap 7 regleras nämndernas och styrelsernas ansvar för internkontrollen: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Enligt reglementet för internkontroll har kommunstyrelsen det yttersta ansvaret för den interna kontrollen. Som stöd i internkontrollarbetet används COSO-modellen. Modellen bygger på att den interna styrningen och kontrollen är en process där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: - ändmålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - tillförlitlig rapportering och information om verksamheten - efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. I internkontrollen för 2017 fanns 19 kontrollmoment. Sammantaget visar den genomförda kontrollen ett gott resultat och flera av kontrollmomenten föreslås tills vidare utgå ur internkontrollen för att eventuellt återkomma vid ett senare tillfälle. Några av momenten

17 17 (29) föreslås kontrolleras även 2018, kontrollmoment 4, 5, 7, 8, 9 och 16. Vissa bör kontrolleras på samma sätt och i samma omfattning som 2017 medan några av kontrollmomenten föreslås genomföras i annan verksamhet eller på ett annorlunda sätt. Förvaltningens bedömning Förvaltningen bedömer att internkontrollarbetet har genomförts i verksamheterna enligt upprättad plan och att många av kontrollmomenten visar goda resultat. Det kan dock finnas skäl att genom utbildning eller information bredda kunskapen om intern kontroll som ett viktigt redskap för ledning, styrning och verksamhetsutveckling samt för att göra internkontrollarbetet till ett mer naturligt inslag i det dagliga arbetet. Vidare finner förvaltningen att det finns skäl att se över de dokument som styr internkontrollarbetet för att se om det finns behov av att vidareutveckla dessa. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande, Lena Andersson KS 69/ Redovisning av genomförda internkontrollmoment 2017 KS 69/ Förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1. Redovisning av genomförd internkontroll 2017 godkänns. 2. Åtgärder gällande punkt 4, 9, 10 och 13 redovisas till kommunstyrelsen under hösten Förvaltningen ges i uppdrag att se över om behov finns av revidering av reglemente och riktlinjer för intern kontroll.

18 18 (29) 13 Dnr KS 46/2018 Internkontrollplan 2018 Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta om Att fastställa internkontrollplan 2018 enligt förvaltningens förslag med tillägg av kontrollmål, punkt 14 - Genomförande av beslut gällande motioner och medborgarförslag. Information Lena Andersson, Utredning och utveckling informerar om förlag till internkontrollplan Diskussion förs kring deltagande i undersökningen Lupp och arbetsmiljö för elever, kopplats till förslaget kontrollmål 11. Ärendebeskrivning/Sammanfattning I kommunalagen 6 kap 7 regleras nämndernas och styrelsernas ansvar för internkontrollen: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Enligt reglementet för internkontroll har kommunstyrelsen det yttersta ansvaret för den interna kontrollen. Inom kommunstyrelsens verksamhet ansvarar ytterst kommunchef för att leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa reglemente, riktlinjer och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglementets och riktlinjernas innebörd. Vidare ska de se till att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Övriga anställda är skyldiga att följa antagna riktlinjer och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister som framkommer i den interna kontrollen ska snarast rapporteras till närmast överordnad eller till den som styrelsen utsett. Som stöd för den interna kontrollen finns COSO-modellen.

19 19 (29) COSO består av tre dimensioner: - kontrollkomponenter - målkategorier och - kritiska processer Modellen bygger på att den interna styrningen och kontrollen är en process där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: - ändmålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - tillförlitlig rapportering och information om verksamheten - efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Förvaltningens bedömning Den utsedda internkontrollgruppen, tillika kommunens ledningsgrupp, har genomfört en riksanalys genom att kartlägga viktiga processer i verksamheten samt bedömt väsentlighetsgrad och sannolikhet. Väsentlighet avser t.ex. ekonomiska och förtroendemässiga konsekvenser eller konsekvenser för enskilda individer. Sannolikhet är ett mått på hur troligt det är att en eller flera negativa konsekvenser blir följden av en händelse. Väsentlighet och sannolikhet bedöms i en skala från 1 till 4. Det urval av processer som gjorts tillhör de processer som fått höga poäng i bedömningen. Förslaget till internkontrollplan 2018 bygger på den riskanalys som genomförts. Förvaltningen bedömer att förslaget till internkontrollplan 2018 är utformad på ett sådant sätt att målen med internkontrollen, med rimlig grad av säkerhet, kan uppnås. Återredovisning av internkontrollen för 2018 görs vid kommunstyrelsens sammanträde i mars Beslutsunderlag/Lagrum Kommunallag (2017/725) Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen besluta om att fastställa internkontrollplan 2018 enligt förvaltningens förslag. Förslag till beslut på mötet Johan Andersson (C) föreslår ett tillägg av kontrollmål, punkt 14 - Genomförande av beslut gällande motioner och medborgarförslag. Beslutsgång Ordförande Åsa Sjödén (S) ställer fråga om Allmänna utskottet beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut med Johan Andersson (C) förslag till tillägg punkt 14. Finner så.

20 20 (29) 14 Dnr KS 102/2016 Kollektivtrafiken i Sollefteå kommun, utökning förslag från Ungdomsdelegationen Beslut Allmänna utskotter föreslår Kommunstyrelsen föreslå Kommunfullmäktige besluta att Kommunfullmäktige ska utreda möjligheterna med ökad kollektivtrafik Sollefteå kommun ska ha som policy att inkludera Ungdomsdelegationen i frågor kring kollektivtrafiken i tidigt skede. Ärendebeskrivning Ungdomsdelegationen har lämnat följande förslag Bristen på kollektivtrafik påverkar inte enbart ungdomar utan även unga vuxna, medelålders, pensionärer och flyktingar. Vi vet att anledning till de indragna turerna är på grund av ekonomiska skäl då det är för få resande på dessa turer. Detta resulterade i att bussbolaget gick back. Men en av anledningarna till varför folk, främst ungdomar, flyttar från Sollefteå är framförallt på grund av den dåliga kollektivtrafiken. Detta resulterar i att det inte enbart är för dyrt med bussturer utan allt annat blir också dyrt då färre människor nyttjar de tjänster och företag som finn i kommunen eftersom det bor mindre folka här. På grund av att skolungdomar har skiftande schema som ofta gör att de slutar ett x antal timmar innan en buss går hem går så att säger de allra flesta att de är FAST i stan på grund av bristen på aktiviteter då vår kommun saknar ett ungdomens hus som en kan gå till efter kort skoldag. Politiker pratar oftast om hur landsbygden ska hållas levande och hur ska detta gå då kommunens kollektivtrafik gör att de som bor där inte kan ta sig in eller från stan? Främst ungdomar som oftast bara kan välja mellan två bussar och det är den som går till skolan och den som går från skolan. Nu då vår kommun även tagit emot fler flyktingar som tvingas ut i landsbygden så ökar behovet av kollektivtrafiken dit och från ännu mer än förut. Sedan har vi även de ungdomar som vill stanna kvar i staden längre än fyra men då i princip alla bussar efter denna tid dragits in så är detta inte en möjlighet längre. Detta resulterar i att den sociala samvaron minskas oerhört. Politikerna pratar även hur kollektivtrafiken är bra för miljön så hur kommer det sig då att vi har så litet utbud med kollektivtrafik? Efter de indragna turerna har bilåkandet med all säkerhet ökat avsevärt. Främst från hushållen i landsbygden. Ungdomsdelegation vill att bussbolaget ska införa bussar som går att beställa.

21 21 (29) Ungdomsdelegationen föreslår därför: Att: Kommunfullmäktige ska utreda möjligheterna med ökad kollektivtrafik Att: Sollefteå kommun ska ha som policy att inkludera Ungdomsdelegationen i frågor kring kollektivtrafiken i tidigt skede. Förvaltningens bedömning Kommunen vill se en utveckling av kollektivtrafiken både i staden, i tätorterna och mellan dessa samt på landsbygden. Det är mycket positivt att ungdomsdelegation väcker upp, för kommunen strategiska frågor, ur ett ungdomsperspektiv. Ungdomsdelegationens skrivelse och förslag inkom Kommunfullmäktige beslutade lämna förslaget till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelseförvaltningen hade under 2016 brist på resurs med lämplig kompetens så ärendet blev aldrig fördelat till någon handläggare. Ansvarig tjänsteman för kollektivtrafiken erbjuder nuvarande och framtida Ungdomsdelegationer information och diskussion om kollektivtrafiken och dess möjligheter och problem. Kommunen med stad, tätorter och landsbygd. Kommunen är mycket stor till ytan. Förutom staden och de fyra tätorterna bor invånarna i en mängd orter och byar av alla storlekar. Baserat på statistik redovisar SCB att personer bor i tätorterna Sollefteå samt Ramsele, Junsele, Näsåker och Långsele personer bor i småort med invånare personer bor utanför tätort och småort En ytstor kommun med en befolkning där ca 42 % av kommunens invånare bor i staden, ca 20 % i övriga geografiskt spridda tätorter, ca 8 % i småorter och ca 30% utanför både tätorter och småorter är en utmaning för kollektivtrafikplanering. Kommunstyrelsen beslutade Trafik som ska ingå i upphandling av kollektivtrafik med trafikstart juli 2014, revidering av beslut. Beslutet bygger på Kommunstyrelseförvaltningens yttrande med redovisning av turer och föreslagna ändringar. Sammanfattningsvis minskades trafiken med totalt km jämfört med 2012 års trafik för att stävja de höga kostnaderna för kollektivtrafik. Bland annat innebar det att - stadens tätortstrafik togs bort under alla lördagar samt under hela juli månad. - arbetspendling försvårades och även omöjliggjordes till viss del. - vissa bussturer och linjer in drogs in under skollov.

22 22 (29) - vissa resor för elever som skulle till annat gymnasium försvårades eller omöjliggjordes. Det finns en rad sk anropsstyrd trafik som kompletterar utbudet. När ungdomsdelegationens förslag inlämnades hade den nya neddragna trafiken körts från tom dvs 1 år och 7 månader. Nuvarande avtalen är giltiga till , med option på 2 år. Ny upphandling av trafik påbörjas under 2019, men kommunen kan göra mindre trafikändringar under avtalstiden. Förslag på direkta förändringar mottas tacksamt under kalenderåret. Förvaltningens förslag till beslut föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta förvaltningens yttrande som sitt eget. Förslag till beslut på mötet John Åberg (S) föreslår bifall på båda att-satserna. Beslutsgång Ordförande Åsa Sjödén (S) ställer frågan om Allmänna utskottet beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut eller enligt John Åberg (S) förslag till beslut. Finner att utskottet beslutar enligt John Åberg (S) förslag till beslut om att bifall på båda att-satserna.

23 23 (29) 15 Dnr KS 365/2017 Svar på medborgarförslag Bostadsbyggande i Sollefteå kommun Beslut Allmänna utskottet beslutar att återremittera ärendet då förvaltningen inte har bemött samtliga punkter i förslaget. Ärendebeskrivning/Sammanfattning Mats Fagerström har på uppdrag av styrelsen för Reselebygdens Byalag inkommit med ett medborgarförslag om att kommunen utreder möjligheterna till att skapa fler bostäder i kommunens glesbygder. De konkreta åtgärder som föreslås är: Underlättande av finansiering, exempelvis kreditgarantier Insatser för att underlätta reparationer/renoveringar av befintliga byggnader Stöd för trygghetsboenden Direkta investeringar i kommunägda fastigheter. Som skäl för sitt förslag anger Reselebygdens Byalag att det borde vara önskvärt för kommunen att bättre utnyttja den potential till en positiv befolkningsutveckling som bostadsbyggande i byar och mindre samhällen innebär. Byalaget framhåller Resele som ett exempel, där inflyttningen av unga barnfamiljer har ökat med 25 % på 5 år. Det finns för närvarande fler familjer som vill flytta till Resele men för få lämpliga bostäder. Resele Byalags förslag på åtgärder vad gäller finansiering av och insatser för ny- och ombyggnad av fastigheter för etablering i glesbygd förutsätter att kommunen har möjlighet att lämna stöd till enskilda kommunmedlemmar. För att ett sådant stöd ska kunna lämnas krävs stöd i någon författning och detta stöd finns i lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. I lagens 2 kap. 6, stöd för boende, stadgas att kommuner får lämna enskilda hushåll ekonomiskt stöd i syfte att minska deras kostnader för att skaffa eller inneha en permanentbostad. Ur förarbetena kan dock utläsas att målgruppen är de hushåll som inte befinner sig i en så svår situation att de har rätt till bistånd enligt socialtjänstlagen (2001:453) för sitt boende, men som ändå har behov av stöd för att kunna etablera sig på bostadsmarknaden. Då medborgarförslaget inte kan tolkas som att omfatta denna målgrupp är följaktligen ovannämnda lagrum inte tillämpligt. Statligt stöd kan dock erhållas enligt förordning (2004:105) om statlig kreditgaranti för lån för bostadsbyggande m.m. Där ges Boverket möjlighet att lämna kreditgaranti till bl.a. banker vid exempelvis ny- eller ombyggnad av hyres- eller bostadsrättshus och egna hem.

24 24 (29) Statligt stöd till bostäder för äldre, där även trygghetsboenden ingår, kan erhållas efter ansökan hos länsstyrelsen enligt förordningen (SFS 2016:848) och Boverkets föreskrifter (BFS 2016:9). De kommunägda fastigheterna i glesbygd används för andra ändamål än bostäder. Sollefteå kommuns egna bostadsbolag Solatum Hus&Hem AB, har uppdraget att främja bostadsförsörjningen i kommunen. Kommunen som sådan investerar därför inte i kommunägda fastigheter för bostadsändamål. Förvaltningens bedömning Då medborgarförslaget inte kan tolkas som att omfatta målguppen enligt lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter saknas laglig grund för att specifikt rikta åtgärder till enskilda kommunmedlemmar för att underlätta bosättning i glesbygden. Sollefteå kommun ställer sig positiv till anpassade bostäder för äldre i hela kommunen och hänvisar till det statliga stöd som kan erhållas. Sollefteå kommuns egna bostadsbolag Solatum Hus&Hem AB, har uppdraget att främja bostadsförsörjningen i kommunen. Kommunen som sådan investerar därför inte i kommunägda fastigheter för bostadsändamål. Förvaltningens bedömning är att medborgarförslaget bör avslås i sin helhet. Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att avslå medborgarförslaget. Förslag till beslut på mötet Johan Andersson (C) med bifall av Birgitta Häggkvist (ViSKB) föreslår att ärendet ska återremitteras då samtliga punkter i förslaget inte har bemötts. Beslutsgång Ordförande Åsa Sjödén (S) frågar om Allmänna utskottet beslutar att återremitterat ärendet enligt Johan Andersson (C) m.fl. förslag till beslut. Finner så.

25 25 (29) 16 Dnr KS 529/2015 Svar på medborgarförslag Särskilt boende på Nipgården Beslut Allmänna utskottet lämnar ärendet utan förslag till beslut till Kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Till Sollefteå kommun inkom 2016 ett medborgarförslag från Henry och Kristina Jönsson i Ramsele. I medborgarförslaget ställdes krav på att ett särskilt boende skulle öppnas på Nipgården i Ramsele. Ärendet behandlades av kommunstyrelsen men återremitterades av kommunfullmäktige i april Ett nytt yttrande upprättades med förslag om att ärendet skulle bordläggas då frågan om framtidens boendeformer för äldre behandlades i det uppdrag kommunfullmäktige gett till beredningen för vård och omsorg samt att kommunstyrelsen gett förvaltningen i uppdrag att utreda kommunens behov av boendeplatser för äldre då man tidigare tackat nej till erbjudande om uppförande av särskilt boende och trygghetsboende vid kvarteret Lärkan 8, polishuset i Sollefteå. Något formellt beslut om bordläggning fattades aldrig utan frågan ansågs inrymmas inom ramen för det uppdrag som kommunfullmäktige gett till beredningen för vård och omsorg. Kommunfullmäktige beslutade att godkänna beredningens rapport och anta visionen för framtidens äldreomsorg avseende förebyggande insatser, boendeformer, serviceinsatser och alternativa lösningar. Vidare beslutade kommunfullmäktige att avslå den motion som Ingemar Jonsson och Maria Wennberg lämnat bland annat gällande att kommunala lägenheter i anslutning till Nipgården i Ramsele skulle användas som särskilda boendeplatser. Förvaltningen anser därmed sammantaget att medborgarförslaget från Henry och Kristina Jönsson får anses besvarat men formellt bör avslås. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande, Lena Andersson KS 539/ Förslag till beslut föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att avslå medborgarförslaget.

26 26 (29) 17 Dnr KS 36/2018 Redovisning av Motioner och medborgarförslag som inte slutligt avgjorts i kommunfullmäktige Kommunstyrelseförvaltningens förslag Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen föreslå Kommunfullmäktige besluta Redovisningen godkänns. Ärendebeskrivning Enligt fullmäktiges arbetsordning ska kommunstyrelsen två gånger om året redovisa de motioner och medborgarförslag som inte har beretts färdigt. Motioner Ankomstdatum Diarienummer Ärendemening Inlämnad av Anteckning /2015 Översyn av vägar och avgifter Gunilla Fluur KF Till KS för beredning Uppdrag till /2016 Stöd till Trygghetsboend e /2017 Årets Landsbygd /2017 Närodlad integration /2017 Skoteråkning genom Sollefteå Stad fullmäktigeberedning Johan Andersson KF Till KS för Beredning Johan Andersson KF Till KS för beredning Maria Wennberg, KF Johan Andersson Till KS för beredning Johan Andersson, KF Kerstin Franzén, Till KS för beredning Leif Östberg Medborgarförslag Ankomstdatum Diarienummer Ärendemening Inlämnat av Anteckning /2015 Särskilt boende på Nipgården Henry och Kristina Jönsson KF Till KS för beredning Koordinering med KF beredning /2016 Utökad kollektivtrafik Susanne KF på prov /2016 Vindkraftsindustrin Fängsjö/Storsjöhöjden Näsåker Allström Till KS för beredning Anita Berglund KF Till KS för beredning

27 27 (29) /2017 Väggmålning över Näsåkers/Sollefteås historia på Näsåkersskolas vägg /2017 Utred möjlighet och effekten av ett utträde ifrån Västernorrlands län /2017 Niplandskapet i Sollefteå kommun Niklas Blomquist KF Till KS för beredning Seth Hjalmarsson KF Till KS för beredning Lennart Nordström KF Till KS för beredning /2017 Målarvägg i Näsåker Niklas Blomquist KF Till KS för beredning /2017 Rusta upp resecentrum i Sollefteå Niklas Blomquist KF Till KS för beredning /2017 Minnessten för veteraner Erik Sjödin KF Till KS för beredning /2017 Långtidsparkering yrkesfordon i tätbebyggt område Daniel Sjöblom KF Till KF /2017 Bostadsbyggand i Sollefteå kommun /2017 En mötesplats i Näsåker /2017 Ändringar i stadstrafiken i Sollefteå Reselebygdens byalag Kristoffer Sellin, Arvid Berglund, Åsa Olofsson Övergårds Byalag KF Till KS för beredning KF Till KS för beredning KF Till KS för beredning

28 28 (29) 18 Dnr KS 27/2018 Fastställande av instruktion för Kommunchef Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta att fastställa instruktion för Kommunchef i Sollefteå kommun. Ärendebeskrivning Bakgrund I Kommunlagen kap 7 1 anges att Styrelsen ska utse en direktör. Direktör ska ha den ledande ställningen bland de anställda och vara chef för den förvaltning som finns under styrelsen. I 2 anges att Styrelsen ska i en instruktion fastställa hur direktören ska leda förvaltningen under styrelsen. Instruktionen ska också fastställa direktörens övriga uppgifter. En kommundirektör har enligt förarbetena till nya kommunlagen till uppgift att: ansvara för att samtliga ärenden som styrelsen ska behandla är tillfredsställande beredda och utredda samt förenliga med gällande lagar och föreskrifter. Det innebär att det är direktören som ansvarar för underlagen till beslut. I detta ligger att direktören ska se till att underlagen till beslut är utformade på ett sakligt och opartiskt sätt samt baserade på professionell sakkunskap om det aktuella området. De förtroendevalda ska kunna ha tillit till att underlagen innehåller den information som behövs för att kunna fatta ett rättssäkert beslut. De ska också kunna lita på att direktören i sina underlag har redovisat om det föreligger osäkerhet i de ekonomiska kalkylerna och att t.ex. en försäljning av verksamhet eller av andra tillgångar är korrekt värderade. Det är vidare viktigt att det framgår om en fråga i underlaget ät rättsligt osäkert. Både den politiska majoriteten och minoriteten ska veta att underlagen till beslut i ärendena till styrelsen är sakliga och opartiska. Detta gäller alla styrelsens ärenden, även sådana ärenden där styrelsen bara yttrar sig och som ska vidare till fullmäktige för beslut. Direktören ska ansvara för verkställigheten av beslutade ärenden. Kommunallagen kap 7 1 andra stycke framgår att Styrelsen får besluta att direktören ska ha en annan benämning. Beredning Kommunchefen har haft diskussioner med ordförande och 2:e vice ordförande samt HR chefen för att hitta gränserna för kommunchefens uppdrag. Resultatet av dessa dialoger har sammanställts i ett förslag till instruktioner.

29 29 (29) Förvaltningens bedömning Bedömningen är att förslag till instruktioner har tagits fram i samförstånd och speglar den roll som kommunchefen ska ha. I Sollefteå kommun har vad som i Kommunallagen anges som kommundirektör benämningen Kommunchef. Beslutsunderlag/Lagrum Svensk författningssamling 2017:725, Kommunallag Förslag till instruktion för Kommunchef, KS 27/ Förvaltningsyttrande Anna Forsberg, KS 27/ Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta att fastställa instruktion för Kommunchef i Sollefteå kommun.