Windows 7 och Office nyheter

Transkript

1 DC LÄROMEDEL Windows 7 och Office nyheter Windows 7 Office 2010 Nyheter W710N-3

2 Windows 7 och Office nyheter, upplaga 3 DC LÄROMEDEL Box HELSINGBORG tel fax e-post: admin@dcutbildning.com Internet 2 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

3 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 7 UTBILDNINGSMÅL... 7 OFFICEPAKET... 7 OFFICE WEB APPS OCH 64-BITSVERSIONER... 8 UTBILDNINGSTID... 8 FÖRKUNSKAPER... 8 ÖVNINGSUPPGIFTER... 8 LÄSNING... 8 EXEMPEL... 8 TIPS... 8 WINDOWS 7 - NYHETER... 9 WINDOWS AERO... 9 Glas... 9 Genomskinlig klarhet ANPASSA DINA FÖNSTER Dynamiska fönster... 9 Högt dpi-stöd (dots-per-inch)... 9 Live-miniatyrbilder i aktivitetsfältet...10 Windows Flip (ALT+TAB)...10 Windows Flip 3D...10 AERO PEEK...10 AERO SNAP...11 AERO SHAKE...11 GADGET...12 AKTIVITETSFÄLTET...12 KONTROLLPANELEN...13 SKRIVA UT BILDER...14 SKÄRMDUMP...14 UPPDATERING...14 AUTOMATISK DISKDEFRAGMENTERING...14 AKTIVITETSHANTERAREN...14 GRUNDLÄGGANDE SÄKERHETSKOPIERING OCH ÅTERSTÄLLNING AV FILER...14 System och säkerhet...14 Säkerhetskopiering och återställning av filer...15 Enkel schemaläggningsguide Skuggkopia...15 SYSTEMÅTERSTÄLLNING...15 NÄTVERKS- OCH DELNINGSCENTER...15 En översikt över nätverket SNABBSÖKNING...16 Hitta det du behöver direkt HJÄLPFUNKTIONER...17 SNABBT VILOLÄGE OCH SNABB FORTSÄTTNING...17 WINDOWS DEFENDER...18 Programutforskaren...21 Händelseloggen i Windows...21 DVD-BRÄNNING...21 Skapa DVD-skivor med professionellt utseende på ett enkelt sätt DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

4 Navigera bland motiven med hjälp av fjärrkontrollen WINDOWS MEDIA CENTER...23 Ett visuellt framsteg Bildspel i HD-format...24 Fotoretuschering...24 Videoklipp...24 TALIGENKÄNNING...25 WINDOWS SIDESHOW...25 NÅGRA KORTKOMMANDON I WINDOWS...25 WINDOWS 7 - UPPGRADERING...27 SYSTEMKRAV...27 VERSIONER...27 Starter...27 Home Basic...27 Home Premium...27 Professional...28 Ultimate...28 Uppgraderingsverktyg...28 INTERNET EXPLORER FLIKAR...29 RSS...29 UTSKRIFTER...29 ANPASSA SÖKFÄLTET...29 DYNAMISKT SÄKERHETSSKYDD...29 RENARE, ELEGANTARE ANVÄNDARGRÄNSSNITT...29 ClearType...30 EN ENKLARE, MER EFFEKTIVISERAD RAM SNABBSÖKNING...30 FÖRBÄTTRAD PLATTFORM FÖR WEBBUTVECKLING OCH HANTERBARHET...30 MICROSOFT OFFICE MENYFLIKSOMRÅDET...31 SÖK-FUNKTIONEN...36 TABELLVERKTYG...36 ÖVRIGA NYHETER I OFFICE 2010-PRODUKTERNA Skyddad vy...39 Fördelarna med de nya filformaten Dela dokument mellan Office 2010-systemet och en tidigare version av Office SNABBREFERENS...41 Därför har utseendet ändrats i Office Placera kommandon i ett eget verktygsfält...42 Snabb anpassning...42 Ta bort en knapp från verktygsfältet Snabbåtkomst...42 Anpassning av menyfliksområdet...42 Fler alternativ när du behöver det...43 Olika skärmupplösningar påverkar vad du kan se...43 Alternativ...44 Använda de nya tangentbordsgenvägarna...44 VAD INNEBÄR DE NYA FILFORMATEN?...44 MICROSOFT WORD NYHETER I MICROSOFT WORD Skapa professionella dokument...45 Dela dokument tryggt...46 Gå utöver dokument DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

5 Återställning efter datorproblem...48 ARBETA MED WORD OPENTYPE...58 FÖRSVUNNA FUNKTIONER...58 XML I WORD I Word 2010 används ett nytt filformat Goda skäl till det nya Word-filformatet Så här konverterar du filer till det nya filformatet SNABBREFERENS...64 Menyfliksområdets tre delar...64 Verktygsfältet Snabbåtkomst...65 Fler kommandon i dialogrutor...65 Vad har hänt med Office-knappen?...65 Använda tangentbordet...65 Ett nytt filformat...65 Arbeta med personer som inte har Word MICROSOFT OUTLOOK NYHETER I MICROSOFT OUTLOOK Hantera tid och information...68 Konversationer...69 Snabbsteg...70 Kontakt över alla gränser...71 Upprätthålla säkerheten och behålla kontrollen...72 Skriva ut tomma kalendrar...78 BIFOGA EN FIL ELLER ETT ANNAT OBJEKT I ETT E-POSTMEDDELANDE...78 Var visas bilagor i mitt meddelande?...78 Bifoga en fil i ett meddelande...79 Storleksbegränsningar för bifogade filer...80 Problem med ZIP-filer...80 Bifoga ett objekt i ett meddelande...80 SKRIVA UT E-POSTMEDDELANDEN OCH BIFOGADE FILER...80 Kryssrutan Skriv ut bifogade filer visas inte...81 Skapa fler kalendrar...81 Hantera eller ta bort dubblerade kontakter...82 Alternativ för att hantera dubblerade kontakter...82 Ta bort dubblerade kontakter...83 Inaktivera dubblettsökningsfunktionen...84 DE TIO FRÄMSTA FÖRDELARNA MED MICROSOFT OUTLOOK Allmän information...85 MICROSOFT EXCEL NYHETER I MICROSOFT EXCEL KOMPATIBILITET...87 NYHETER...88 Resultatorienterat användargränssnitt...88 Fler rader och kolumner och andra nya gränser...88 Office-teman och Excel-formatmallar...88 Avancerad villkorsstyrd formatering...89 Enkel formelskrivning...89 Nya OLAP-formler och kubfunktioner...90 Effektivare sortering och filtrering...90 Förbättrade Excel-tabeller...90 Formuläret...91 Nytt utseende för diagram...93 Diagramdelning...95 Användarvänliga pivottabeller...96 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

6 Snabba anslutningar till externa data...97 Nya filformat...97 Bättre utskriftsfunktioner...97 Nya sätt att dela ditt arbete...98 Snabb åtkomst till fler mallar...98 SPARA ARBETSBÖCKER I NYA EXCEL-FILFORMAT Miniatyrdiagram Använda de nya tangentbordsgenvägarna DEN NYA SIDLAYOUTVYN I EXCEL BÖRJA ARBETA I EXCEL NYTT FILFORMAT SNABBREFERENS Varför ändringarna har gjorts i Microsoft Excel Göra menyfliksområdet smalare Vad har hänt med Microsoft Office-knappeni Excel 2007? Sidlayoutvyn Olika skärmupplösningar påverkar vad du kan se Placera kommandon i ett eget verktygsfält Snabb anpassning Ta bort en knapp från verktygsfältet Snabbåtkomst Använda de nya tangentbordsgenvägarna Samarbeta med andra som inte har Excel Därför har filformatet ändrats MICROSOFT POWERPOINT ÖVERSIKT Menyflikar Tangentbordsgenvägar INTRODUKTION TILL ATT SKAPA EN PRESENTATION Tema Textruteformat Placera och ordna figurer Kompatibilitetskontroll SÄND BILDSPEL SNABBREFERENS Använda menyfliksområdet Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst Använda tangentbordsgenvägar Filkommandon och programinställningar Det nya filformatet SUPPORTFRÅGOR & TRICK WORD Blandade specialtrick EXCEL Räkna med tid Exempel Andra tips Infoga kommentar Dataverifiering POWERPOINT OUTLOOK ASCII INDEX DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

7 Förord Utbildningsmål Efter genomgången utbildning ska kursdeltagaren känna till många av de nya funktionerna i Windows 7 och Microsoft Office 2010, så att denne kan arbeta självständigt i de nya programversionerna. För Apple Macintosh finns ett liknande och kompatibelt programpaket. Detta heter Microsoft Office Officepaket Starter Hem och student Hem och småföretag Standard Professional Professional Plus Professional Academic Word & Excel med begränsad funktionalitet Word, Excel, PowerPoint, OneNote Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Business Contact Manager, Publisher, OneNote Standardprogrammen plus Access Professionalpaketet kompletterat med InfoPath, SharePoint Workspace, Communicator, Information Rights Management Alla program utom Business Contact Manager Office Web Apps Det finns webbversioner med något begränsad funktionalitet av flera Office-program. Användare, som har till tillgång till SharePoint Server, kan komma åt dessa därifrån. Alla användare kan nå programmen via Windows Live. DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

8 32- och 64-bitsversioner Den tekniska utvecklingen har inneburit att nya datorer blir allt snabbare och kan adressera mer internminne. Både moderna Windows-versioner och programpaket finns numera i versioner både för 32-bit- och 64-bitsarkitektur. För att kunna använda 64-bitsprogram, så måste även Windows vara installerat med 64-bitsversion. Detta ger i princip bättre prestanda än 32-bitsversionerna. Microsoft rekommenderar ändå de flesta användare att nöja sig med 32-bitsversioner av Office även om Windows kan vara 64-bit. Anledningen till detta är att tredjepartsleverantörer av tilläggsprogram, som ska användas inte alltid har gjort 64- bitsversioner ännu. Prestandaskillnaden för den vanlige användaren är obetydlig. De som till exempel arbetar med mycket stora Excel-filer kan däremot uppleva en prestandaökning med 64-bitsversioner. Utbildningstid Den schemalagda kursen utgör 8 lektionstimmar. Bokens stoff är betydligt mer omfattande, varför läraren sovrar bland innehållet för att anpassa det till en lämplig omfattning med hänsyn tagen till elevernas behov. Förkunskaper Deltagarna förutsätts ha goda förkunskaper i Windows XP eller Vista och någon version av Microsoft Office. Övningsuppgifter utgör symbolen för övningsuppgifter. Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen. är symbolen för ett läsavsnitt. Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel. Dessa markeras med vidstående symbol. Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt: är symbolen för tips. Särskilt viktig information är markerad med streck i marginalerna! 8 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

9 Windows 7 - nyheter Windows Aero Windows Aero (Authentic, Energetic, Reflective, Open dvs Äkta, Kraftfull, Förståndig, Öppen) är Microsofts snyggaste och mest effektiva användargränssnitt hittills. Det lanserades med Windows Vista och har nu utvecklats ytterligare. Gränssnittet finns tillgängligt för datorer med kompatibel grafikstandard och som kör Home Premium-, Professional eller Ultimate- versionen av Windows. Med Windows får din dator ett helt nytt utseende och en helt ny känsla. Med Windows Aero får du en förstklassig användarupplevelse som gör det lättare att visa och arbeta med information, och datorn blir smidigare och mer stabil att använda. Med två nya spännande funktioner i Windows Aero, Windows Flip och Windows Flip 3D, kan du enkelt hantera fönster på skärmen genom att ordna dem på ett snyggt och samtidigt lätthanterligt sätt. Windows Aero är lika effektivt och proffsigt som den nya grafiken utlovar och ger en enkel men samtidigt högkvalitativ upplevelse. Glas Den nya transparenta looken är iögonfallande och syns direkt på Start-menyn och fönsterkanterna. Den Anpassa dina fönster. Dynamiska fönster proffsiga glasliknande designen förstärks av subtila effekter, som dynamiska reflektioner och mjuka animeringar, där de nya "glas"-fönstren har utformats med fokus på enkelhet och komfort. Genomskinlig klarhet. Du kan ändra färg, mättnad samt grad av genomskinlighet för att få det utseende och den känsla du önskar. När du minimerar ett fönster flyttas det smidigt till sin plats i aktivitetsfältet så att du lätt kan hitta det igen. Högt dpi-stöd (dots-per-inch) Windows Aero har stöd för bildskärmar med hög upplösning, vilket innebär att du kan skaffa en bärbar dator eller platt bildskärm som är mindre i storlek men bättre för visning av högupplösta, lättlästa bilder. Windows kan även skala både sitt gränssnitt samt vissa program upp till så mycket som144 dpi. Något som är en fördel för alla som behöver förlita sig på krävande program med mycket grafik. DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

10 Live-miniatyrbilder i aktivitetsfältet Med live-ikoner i aktivitetsfältet blir arbetet enklare. I Windows Aero visar live-miniatyrbilder i aktivitetsfältet innehållet både i fönster som är öppna samt de som har minimerats i aktivitetsfältet. När du håller muspekaren på en ruta i aktivitetsfältet visas det aktiva innehållet i fönstret utan att du behöver ta fram det i förgrunden. Windows Flip (ALT+TAB) Med ALT+TAB visas en miniatyrvisning av varje fönster. Windows Flip är en uppdatering av ALT+TABfunktionen från tidigare versioner av Windows. Med Windows Flip visas live-miniatyrbilder av dina öppna fönster istället för förfabricerade ikoner, vilket underlättar för dig att hitta det fönster du söker. Ett av de fönster som alltid visas är skrivbordet, så att du snabbt och enkelt kan minimera alla öppna fönster på skärmen. Windows Flip 3D Bläddra genom öppna fönster i 3D. Med Windows Flip 3D kan du hitta dina fönster på ett helt nytt sätt. När du trycker på Start+TAB visar Windows Flip 3D dynamiskt alla öppna fönster på skrivbordet i en staplad 3D-vy. I den här vyn kan du rotera genom de öppna fönstren för att hitta önskat fönster. Windows Flip 3D kan dessutom visa rörligt material som videoklipp. Du kan även använda pilknapparna eller rullningsknappen på musen för att bläddra genom de öppna fönstrena på ett smidigt sätt och välja önskat fönster. Smidigare arbete på skrivbordet När du använder Windows Aero glider öppna fönster över skärmen när de flyttas eller ändrar storlek. Det finns inga omritningsartefakter, ingen tröghet eller "riveffekter" som ibland uppstår i befintliga gränssnitt. Du kommer dessutom att upptäcka att det inträffar färre fel och avbrott relaterade till drivrutinerna för grafiken i Windows Aero. Aero Peek Så här förhandsgranskar du skrivbordet tillfälligt 1. Peka på knappen Visa skrivbord i slutet av Aktivitetsfältet. Öppna fönster tonas bort så att du kan se skrivbordet. 10 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

11 2. Om du vill visa fönstren igen för du bort pekaren från knappen Visa skrivbordet. Du kan förhandsgranska skrivbordet tillfälligt genom att trycka på Windows-tangenten +Blanksteg. När du vill återställa skrivbordet släpper du Windowstangenten +Blanksteg. Om du vill minimera öppna fönster permanent klickar du på knappen Visa skrivbordet eller trycker på Windows-tangenten +D. Om du vill återställa de öppna fönstren klickar du på knappen Visa skrivbordet igen eller trycker på Windows-tangenten -tangenten +D igen. Aero Snap Med Snap kan du ordna och ändra storlek på fönstren på skrivbordet med en enkel musrörelse. Du kan snabbt placera fönster på en sida av skrivbordet, utvidga dem lodrätt till hela skärmens höjd eller maximera dem så att de fyller hela skrivbordet. Den här funktionen är särskilt användbar när du jämför två dokument, kopierar eller flyttar filer mellan två fönster, maximerar fönstret du arbetar med eller utvidgar långa dokument så att du enklare kan läsa dem utan att behöva bläddra. Du använder funktionen genom att dra namnlisten för ett öppet fönster till någon sida av skrivbordet (om du vill justera fönstret till höger eller vänster) eller längst upp på skrivbordet (om du vill maximera fönstret). Om du vill utvidga ett fönster lodrätt drar du den övre kanten av fönstret längst upp på skrivbordet. Aero Shake Med funktionen Shake kan du snabbt minimera alla öppna fönster på skrivbordet utom det du vill använda. Klicka på namnlisten på fönstret du vill ska vara öppet och dra DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

12 (eller skaka) fönstret snabbt fram och tillbaka. Därmed minimeras alla andra öppna fönster. Om du vill återställa de minimerade fönstren skakar du det öppna fönstret på nytt. Gadget Gadgets är små praktiska program, som du kan parkera på skrivbordet. Windows har från början en rad program: klocka, kalender, bildspel, väderprognos, nyhetspresentatör. Ytterligare tillbehör (exv. hitta.se) kan hämtas på nätet, exempelvis på gallery.microsoft.com. Om du vill lägga till en gadget, gör du så här: Högerklicka på skrivbordet och välj Gadgetar (Gadgets) Därvid visas alla tillgängliga program. Dubbelklicka på en ikon för att lägga till programmet Aktivitetsfältet Aktivitetsfältet har genomgått en betydande förändring jämfört med tidigare Windows-versioner. Längst till vänster finns (som tidigare) Start-knappen, som även kan aktiveras från tangentbordet med Windows-tangenten (märkt med en Windows-flagga). Genom att klicka på den öppnas bland annat Start-menyn och ett Sök (Find)-fält. Tangentbordets fokus är i Sök-fältet. Det betyder, att du genast kan skriva namnet på det program eller den fil du önskar öppna. Den kontinuerliga indexeringen av innehållet på enheter anslutna till din dator visar snabbt sökresultatet, och du kan gå vidare till det önskade programmet eller filen. Till höger om Start-menyn finner du andra viktiga genväger, t.ex. Kontrollpanelen, Dator (den heter tidigare Min dator), Dokument (tidigare Mina dokument). Så snart du ser en programikon, så kan du högerklicka på den. Sedan kan du t.ex. välja att den ska fästas i Aktivitetsfältet. Då finns den ikonen till höger om standardikonerna. 12 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

13 Kontrollpanelen Kontrollpanelen använders om standard visningsläget Kategori. Om du föredrar det tidigare utseendet, så kan du välja att Visa, Små ikoner. DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

14 Skriva ut bilder Du kan skriva ut bilder på två sätt i Windows: Med Windows Media Center och Windows Fotovisare. Med båda metoderna väljer du bilder och sedan en utskriftsuppgift från antingen Windows Fotogalleri eller bildutforskaren. Skärmdump Tillbehör, Skärmklippverktyg (Windows Snipping Tool) tar bilder av skärmen eller endast delar av den och sparar i Urklipp. Uppdatering Tidigare uppdaterades Windows och Office var för sig med olika uppdateringstjänster. Dessa är nu sammanförda till Microsoft Update. Därmed får du även automatisk uppdatering av dina Office-program, om du så önskar. Automatisk diskdefragmentering Nu finns ett särskilt verktyg för att automatiskt schemalägga diskdefragmentering. Standardinställning är varje onsdag kl 01:00. Aktivitetshanteraren Aktivitetshanteraren har fått utökad funktionalitet. Den visar bl.a. även nätverksprestanda och status för Tjänster (Services).. Grundläggande säkerhetskopiering och återställning av filer I Windows 7 återfinns funktioner för grundläggande säkerhetskopiering och återställning av filer. Detta gör det enklare för dig att skydda din dator och allt material mot maskinvarufel, användarfel eller andra problem. I vissa versioner kan du enkelt automatisera hela säkerhetskopieringsproceduren med en enkel guide. Du behöver aldrig mer oroa dig för att glömma säkerhetskopiera ditt arbete. System och säkerhet I Kontrollpanelens grupp System och säkerhet kan du hantera alla funktioner för säkerhetskopiering på ett och samma ställe. 14 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

15 Säkerhetskopiering och återställning av filer I Windows 7 kan du enkelt säkerhetskopiera filer i datorn när och var du vill med hjälp av automatiserad schemaläggning. Program och systemfiler ingår inte i säkerhetskopiering av filer. Program och systemfiler kan däremot återställas separat med ominstallation, med återställningspunkter eller med Complete PC-säkerhetskopiering och -återställning, en funktion som finns i vissa versioner. Du behöver inte längre tänka på att säkerhetskopiera regelbundet. Nu använder du i stället en enkel guide för att schemalägga när och var data ska säkerhetskopieras, så sköter Windows resten. Enkel schemaläggningsguide. Filversioner som har säkerhetskopierats tidigare tar upp minimalt med utrymme på hårddisken. Om en liten del av filen ändras (t.ex. en bild i en visning) spåras endast den delen och sparas. Med återställningsguiden väljer du de filer eller mappar som ska återställas och guiden anger vilken lagringsenhet som använts för säkerhetskopiering. Sedan återställs filerna. Om du ska göra dig av med din gamla dator kan du enkelt återställa alla dina filer direkt till den nya. Återställningsfunktionen kan även skapa ditt användarkonto på den nya datorn om det inte redan finns. Skuggkopia Skuggkopia spårar alla ändringar. Oavsiktlig filborttagning eller -ändring är en vanlig orsak till dataförlust. Vissa Windows -versioner innehåller en användbar nyhet som hjälper dig att skydda dina data Skuggkopia. När du arbetar med dina filer skapas automatiskt kopior (återställningspunkter) med vid jämna mellanrum (standardvärde är 1 gång/dag), vilket gör att du snabbt kan återställa ett dokument som raderats av misstag. Systemåterställning Systemåterställning lanserades i Windows XP så att användare kunde återställa sina datorer till en tidigare tidpunkt utan att förlora data som Word-dokument, grafikfiler eller e-postmeddelanden. Du behöver inte komma ihåg att skapa ögonblicksbilder av systemet eftersom funktionen Systemåterställning automatiskt skapar återställningspunkter som är lätta att känna igen. Du kan även när som helst skapa och namnge återställningspunkter manuellt. Du finner funktionen vid System, Systemskydd. Nätverks- och delningscenter I Kontrollpanelen, Nätverks- och delningscentret hanterar du nätverksanslutningen. Här kan du kontrollera anslutningsstatus, visa en översikt över nätverket och felsöka anslutningsproblem. DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

16 I Nätverks- och delningscentret hittar du information om nätverket och Internetanslutningen. Uppgifterna sammanfattas sedan i en nätverkskarta. En översikt över nätverket. Om Internetanslutningen bryts för en dator i nätverket visas en bild av vilken uppkoppling som har avbrutits i Nätverks- och delningscentret. Använd nätverksdiagnostik och felsökning för att avgöra orsaken till problemet och få alternativ till möjliga åtgärder. Bland annat skapas en Nätverkskarta. Snabbsökning I Windows finns den nya snabbsökningen: förbättrad sökning och sortering på skrivbordet som gör att du kan leta upp filer och e-postmeddelanden på datorn. Om du kommer ihåg någonting om en fil, till exempel vilken typ av fil det är, när filen skapades eller vad den innehåller kan du snabbt hitta den i Windows. Med snabbsökning är du aldrig längre än några tangenttryckningar ifrån det du söker. Den här funktionen är tillgänglig nästan överallt i Windows vilket gör att du kan söka efter ett filnamn, en egenskap eller till och med text i filen och få relevanta träffar. Det går snabbt och enkelt. Snabbsökning är också sammanhangsberoende, vilket betyder att resultaten optimeras baserat på den aktuella aktiviteten: om sökningen avser miniprogram i Kontrollpanelen, musikfiler i Windows Media Player eller alla filer och program på Startmenyn. Hitta det du behöver direkt. Från Start-menyn Från den effektivare och mer omfattande Startmenyn i Windows 7 kan du hitta nästan vad som helst på datorn lika fort som du kan skriva på tangentbordet. Om du letar efter en viss fil, ett program eller en Internet-favorit öppnar du Start-menyn eller trycker på Windowstangenten på tangentbordet och börjar skriva i snabbsökningsrutan. Vartefter du skriver söker Windows direkt efter fil- och programnamn, metadata och text i alla filer. Sökresultaten 16 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

17 visas sorterade efter tillgångstyp: program, favoriter/internet-historik, filer (inklusive dokument och media) och kommunikation (inklusive e-post, händelser, uppgifter och kontakter). Utforskaren och Kontrollpanelen I Utforskaren i Windows finns snabbsökning i det övre högra hörnet. På samma sätt som du använder snabbsökning från Start-menyn behöver du bara skriva några bokstäver för att snabbt få fram de mest relevanta träffarna. Om träffarna inte motsvarar det du letar efter har du i Snabbsökning tillgång till verktyg där du kan utforma mer specifika sökningar, eller så kan du söka på Internet med hjälp av valfri sökmotor. Snabbsökning visas även i det övre högra hörnet i den nya Kontrollpanelen. Här behöver du bara skriva ett ord eller en fras som hänger samman med den uppgift du vill utföra så filtreras de mest relevanta alternativen i Kontrollpanelen. Snabbsökning finns även i Windows-program som Windows Internet Explorer 9, Windows Fotogalleri och Windows Media Player. Överallt där sökfältet visas börjar du bara skriva så hittar du snart det du letar efter. Hjälpfunktioner Windows hjälpfunktioner är direkt anslutna till Microsofts webbplats, precis som Office OnLine är det från Microsoft Office. Det betyder att uppdaterad hjälpinformation alltid finns till hands. Snabbt viloläge och snabb fortsättning Tidigare har det tagit lång tid att starta upp igen när datorn har stängts av för att spara ström eller utöka den bärbara datorns batterilivslängd. Med Windows 7 kan du snabbt och enkelt använda datorn när du vill och samtidigt bevara batteriets livslängd. Standardläget "Av" (Sleep) är nu det nya viloläget. Tryck bara på datorns strömbrytare eller klicka på avstängningsknappen i Start-menyn så sparar datorn automatiskt den aktuella sessionen i minnet och går snabbt över till energisparläge. Den sparar även sessionen på hårddisken så att du kommer åt den senaste informationen även om minnet förlorar ström. När du sedan vill använda datorn igen trycker du bara på datorns strömbrytare. Datorn startar inom några sekunder i samma läge som när den stängdes av. Genom att sätta datorn i viloläge kan du spara både tid och ström, samt skydda ditt arbete. DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

18 Till skillnad från Windows XP, som har olika vänte- och vilolägen, använder Windows 7 fördelarna i båda lägena i sitt viloläge och hela processen förenklas därmed för användaren. För att funktionerna för snabbt viloläge och snabb återstart skall fungera på bästa sätt rekommenderas att skaffa en ny dator där Windows 7 finns installerat, istället för att uppgradera en befintlig dator. Windows Defender OBS! Defender kan vara inaktiverat och ersatt av annan säkerhetsprodukt. Kontrollpanelen, Windows Defender fungerar med Internet Explorer 7 och senare, så att du kan göra rätt val för installerad programvara i datorn, med skydd som alltid är aktiverat. Dessutom övervakas viktiga systemdelar som kontrollerar om det uppstår ändringar som kan vara spionprogram. Microsoft har med hjälp av Windows Defender-användare, som rapporterar om möjlig ny spionprogramvara, skapat en överlägsen söknings- och borttagningsteknik som använder uppdaterade spionprogramsdefinitioner. I Säkerhetscentret kan du kontrollera alla säkerhetsinställningar. Windows Defender är enkel att använda från installation till underhåll och uppdateringar, och levereras med förinställd konfigurering och hjälp så att du kan känna dig säker. Det förbättrade användargränssnittet gör det lättare att hantera programvaran. Vanliga uppgifter som att söka efter, blockera och ta bort oönskad programvara är enklare än någonsin, och med programutforskaren kan du lätt se vilka program och tjänster som körs i datorn och blockera eller avaktivera skadlig programvara. Windows Defender hanterar automatiskt många vanliga uppgifter och avbryter eller varnar dig endast om allvarliga problem som kräver omedelbar åtgärd skulle inträffa. Windows Defender utnyttjar många av plattformsförbättringarna i Windows 7, inklusive förbättrad cachelagringsteknik, som innebär snabbare sökning, och Användarkontokontroll som gör att programvaran kan köras utan administratörsbehörighet. Tack vare integrering med Windows Internet Explorer genomsöks hämtade filer innan de sparas eller körs, vilket minskar risken för oavsiktlig installation av spionprogram. Funktioner för genomsökning när filer körs ger extra skydd och integrerat med Windows Säkerhetscenter kan du hantera skydd mot spionprogram tillsammans med andra skydds- och säkerhetsfunktioner. Windows Defender finns även för Windows XP SP2 och Windows Vista. Windows Defender med tillhörande definitionsuppdateringar är också tillgänglig fortlöpande som fristående hämtningsbara filer för användare med Windows Server 2003, Windows 18 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

19 XP samt Windows 2000 som verifierar sin programvara genom Windows Genuine Advantage-programmet. Skydd mot spionprogram Windows Defender förlitar sig på tre huvudtekniker för att skydda din information och dator: söka efter och ta bort spionprogram, skydd i realtid samt fortlöpande uppdateringar. Söka efter och ta bort spionprogram Windows Defender söker igenom din dator efter spionprogram klockan 02:00 varje natt, om du inte väljer annan tid. Vid genomsökningen åtgärdar Windows Defender automatiskt objekt med med hög, mellanhög och låg allvarlighetsgrad, beroende på dina inställningar. Windows Defender söker igenom din dator automatiskt varje dag kl. 01:00 efter spionprogram. De vanligaste spionprogrammen i datorn brukar upptäckas vid en snabbgenomsökning, och klickar du på Sök kan du göra en snabbsökning av de vanligaste platserna (som programfiler och hjälpobjekt för Internet Explorer) i datorn. Dessutom kan du välja att utföra en fullständig systemgenomsökning, som tar längre tid, men då undersöks hela datorn efter tecken på spionprogram med en mer omfattande definitionsuppsättning. Med hjälp av menyn kan du även ange en anpassad sökning av specifika områden som externa lagringsenheter. Snabbsökning av vanliga platser som programfiler och Internet Explorer. När genomsökningen är klar meddelar Windows Defender om eventuell spionprogramvara som finns i datorn. Du får därefter alternativ för hur dessa hot ska hanteras och funktionen ger i de flesta fall även rekomendationer på lämpliga åtgärder. Det finns oftast fyra olika åtgärder för hot som upptäcks. DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

20 Windows Defender visar meddelande om all spionprogramvara som hittas. Ignorera: Ingen åtgärd utförs men hotet kommer att hittas vid framtida sökningar. Sätta i karantän: Programvaran säkerhetskopieras på en säker plats och tas sedan bort. På så sätt förhindras programvaran från att köras, men den kan återställas om det behövs. Ta bort: Programvaran tas helt bort från datorn. Tillåt alltid: Programvaran läggs till i listan Tillåtna objekt. Den kommer inte att hittas vid framtida sökningar. Windows Defender kan söka efter och ta bort programvara även om du inte arbetar med administratörsbehörighet. Standardinställning är att användare utan administratörsbehörighet kan åtgärda objekt som upptäcks. De kan välja att ta bort, sätta i karantän eller ignorera objekt. Realtidsskydd Med genomsökning kan du ta bort befintliga spionprogram, men för att skydda mot nya eller okända hot har Windows Defender agenter för realtidsövervakning. Agenterna övervakar kritiska områden i datorn som spionprogram kan försöka ändra: autostart, systemkonfiguration, tilläggsprogram för Internet Explorer, Internet Explorerkonfigurering, Internet Explorer-hämtningsfiler, tjänster och drivrutiner, programkörning, programregistrering och tilläggsprogram för Windows. Dessa kritiska områden är de vanligaste ingångspunkterna för spionprogram. Spionprogram måste vanligen ändra något av dessa områden för att köras automatiskt eller övervaka vad du gör utan att du har godkänt det. Om det inträffar ändringar i dessa områden visar Windows Defender ett meddelande så att du kan tillåta eller blockera aktiviteten. Vissa legitima programvaror kan bete sig misstänksamt. Windows Defender hjälper dig då att avgöra vilka åtgärder som ska tillåtas i datorn genom att visa dig procentuellt hur många andra Windows Defender-användare som har tillåtit programmet. Legitima program brukar ha en mycket hög "tillåtsprocent". Uppdaterade definitioner Eftersom spionprogram ständigt utvecklas ser Windows Defender automatiskt till att de senaste definitionerna finns till hands före en planerad genomsökning. Du får därmed bättre skydd mot nya hot. Definitionsuppdateringar skapas av analytiker hos Microsoft, med hjälp från ett aktivt nätverk av Windows Defender-användare. De rapporterar om spionprogram och tack vare dessa rapporter kan Microsoft och du ligga steget före nya hot från spionprogram. Användare kan delta i dessa nätverk på två olika nivåer. "Basanvändare" kan skicka in rapporter som inte innehåller någon personlig information, även om det kan resultera i ej kompletta spionprogramrapporter. "Avancerade användare" kan välja att skicka in fullständiga rapporter som kan innehålla personlig information. De meddelas också om okänd programvara som uppvisar beteende som liknar spionprogram. 20 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

21 Kontrollera programvaran i din dator Med Windows Defender får du bättre översikt och mer kontroll över programvaran i datorn. När funktionen hittar misstänkta åtgärder av okända program får du ett meddelande om det möjliga hotet. Den har även ett antal verktyg och funktioner som hjälper dig att hålla koll på den befintliga programvaran, förstå hot och varningar och hålla koll på genomsöknings- och skyddsaktiviteter. Förstå varningar Windows Defender varnar dig när den hittar misstänkta åtgärder i datorn eller upptäcker kända spionprogram vid en planerad genomsökning. Varningarna anpassas efter det möjliga hotets allvarlighetsgrad. Windows Defender varnar dig när misstänkta åtgärder hittas. När ofarliga ändringar sker visas ett litet meddelande i systemfältet. När medelhöga till höga risker hittas visas ett gult eller rött varningsfönster, eftersom dessa hot vanligen kräver omedelbara åtgärder. Du kan antingen åtgärda omedelbart, eller klicka på Granska för mer information om det möjliga hotet. När flera hot hittas visas endast ett meddelande så att avbrott minimeras och du snabbt kan utföra åtgärder och återgå till att använda datorn. Programutforskaren För att du ska kunna förstå vilka program och tjänster som körs i datorn, vilka som startas automatiskt när datorn startas och vilka som kommunicerar via Internet, innehåller Windows Defender funktionen Programutforskaren som listar dessa processer och hjälper dig blockera eller avaktivera skadliga program. Händelseloggen i Windows Du kan även få översikt över aktiviteter i Windows Defender som varningar, upptäckter och borttagningar, samt installation av nya definitioner med hjälp av händelseloggen i Windows. Du kan granska eller gå igenom tidigare åtgärder som utförts genom att söka i Loggboken efter händelser som skapats av Windows Defender. DVD-bränning Windows DVD-bränning, som finns i vissa Winodws-versioner, gör att du kan skapa DVD-filmer med professionellt utseende av dina hemvideofilmer och foton som sedan kan visas på DVD-spelare, oavsett geografiska landskoder. Det har aldrig varit enklare att överföra Windows Movie Maker HD-filmer till DVD. Du kan använda Windows DVD Maker direkt via Alla program eller använda publiceringsmenyn i Windows Movie Maker HD och överföra filmerna till DVD-format. Eftersom Windows DVD Maker även är integrerat med Windows Fotoviaare kan du DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

22 välja alternativet för att bränna Video-DVD och sedan välja vilka foton och filmer som ska publiceras utan att lämna Windows Fotovisare. Skapa DVD-skivor med professionellt utseende på ett enkelt sätt. Med Windows DVD-bränning kan du publicera direkt till MPEG-2-format så att du kan bränna DVD-skivor direkt från videokameran. Windows DVD-bränning kan också användas med en mängd olika publiceringsstilar för filmer, så att du kan framhäva innehållet och skapa en anpassad form och känsla. Du kan välja att anpassa DVDfilmen ytterligare genom att lägga till en skivtitel och en informationssida och redigera menytexten. Dessutom ger Windows DVD-bränning maximalt med alternativ och kontroll över videofilernas kvalitet och storlek när du kodar. Du kan även välja widescreen- eller standardformat och publicera ett bildspel eller en film som passar bäst på din tv. Navigera bland motiven med hjälp av fjärrkontrollen. Med de inbyggda funktionerna för bildspel i Windows DVD Maker kan du dela med dig och njuta av fotobildspel och hemvideofilmer på en vanlig DVD-spelare. Bilder som läggs till på DVD-skivan tas med i bildspelet med tonade och beskurna övergångar mellan fotona tillsammans med bakgrundsmusik som du har valt. SDK (Software Development Kit) från Microsoft gör att tredjepartsutvecklare kan skapa fler stilar och övergångar som ger ännu mer kreativa DVD-skivor. I Windows DVD Maker skapas automatiskt intelligenta kapitelpunkter genom att foton och filmer analyseras och tilltalande rörliga miniatyrbilder skapas. Med fjärrkontrollen kan du enkelt navigera bland kapitel när du visar DVD-skivan. Förhandsgranska DVD-skivan innan du bränner den med det inbyggda alternativet för DVD-förhandsgranskning. Med bara några få klickningar med musknappen kan du 22 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

23 skapa en DVD-skiva med professionellt utseende och dela med dig till familj och vänner. Windows Media Center Spela upp hela ditt digitala underhållningsbibliotek på datorn eller på TV:n med Windows Media Center. Visa dina foton i ett bildspel, bläddra i musiksamlingen efter skivomslag, spela upp DVD-filmer, se och spela in TV-program, hämta film och spela upp dina egna hemvideofilmer. Lämna sedan över fjärrkontrollen till vänner och familj så de också får vara med. Med Windows är Windows Media Center inte längre en separat enhet utan integrerad i versionerna Windows Home Premium och Windows Ultimate. Ett visuellt framsteg. Jämfört med tidigare versioner av Windows Media Center är användargränssnittet förbättrat med lättare navigering och innovativ materialvisning. Windows Media Center har även inbyggt stöd för arkivering av TV-program direkt till DVD, bättre DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

24 prestanda samt en förbättrad plattform så att innehållsägare kan leverera nya tjänster och erfarenheter online. Den tydligaste förändringen för användare i USA är att Windows Media Center har stöd för digitala kabel-tv-tjänster med en digital kabel-tvmottagare. En ny cool upplevelse När du startar Windows Media Center första gången kan du utforska ditt digitala material på nolltid eftersom konfigurationen har effektiviserats. Windows Media Center söker igenom datorn efter mediefiler under uppstarten så du behöver inte lägga så mycket tid på att söka själv. Bildspel i HD-format Visa upp dina högupplösta bilder i snygga bildspel. Det är helt klart mer bekvämt att bläddra bland bilderna på skärmen än att alla ska behöva ställa sig runt datorn. Nu kan du även presentera dem på ett bättre sätt med snygga bildspelsfunktioner i Windows Media Center. Med den inbyggda bildspelsfunktionen kan Windows Media Center automatiskt lägga till coola effekter som borttoning, panorering och zoomning. Dina bilder kommer verkligen till sin rätt på HD-skärmen tack vare visning med högsta möjliga upplösning. Om vänner och familj gillar dina bildspelsalster går det nu att bränna dem till en DVD med musik till. Fotoretuschering Visa dina bilder från sin bästa sida med intuitiva redigeringsverktyg. Även om du använder Windows Fotogalleri till att redigera de flesta av dina bilder kan det hända att du glömmer en och annan bild. Med Windows Media Center kan du utföra enklare redigering med fjärrkontrollen. Verktyg för beskärning, omorientering, utskrift samt för att ta bort röda ögon kan utföras med hjälp av den. Videoklipp I Videobiblioteket ryms alla dina hemvideominnen på ett och samma ställe. Med Windows Media Center kan du till och med titta på varje videoklipp, hitta en representativ bild och använda den som miniatyrbild för klippet. På så sätt blir det enklare att hitta det du söker. 24 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

25 Visa en scen ur videoklippen utan att ens öppna filen. Med versionerna Windows Home Premium och Windows Ultimate kan du använda Windows Movie Maker HD för att redigera egna hemvideofilmer i HD-format. Med hjälp av Windows Media Center kan du titta på dina alster i HD-format på TV:n i vardagsrummet tillsammans med resten av familjen. Taligenkänning Se vad som visas på TV, spela in ett program eller titta på något som redan har spelats in. Windows kan styras med enkla röstkommandon som alternativ/komplement till mus och tangentbord. Du kan dessutom diktera text, som Windows sedan läser upp. Funktionen finns dock endast på vissa språk: engelska, tyska, franska och spanska. Windows SideShow Med SideShow kan du styra en extra skärm med information även en skärm som är trådlöst ansluten. Med SideShow kan man till exempel tänka sig en liten separat skärm, som visar de senaste e-postmeddelandena eller en fjärrkontroll som via en skärm låter dig bläddra i och spela upp musik från datorn, som kan stå i ett annat rum. Funktionen finns inte i Starter och Home Basic. Några kortkommandon i Windows Win + x Windows Mobilitetscenter Win + r Kör (Run) Win + d Skrivbordet (Desktop) Win + e Utforskaren (Windows Explorer) Win + m Minimera alla fönster Win + M Återställ minimerade fönster Win + f Sök fil eller mapp Win + l Låsa datorn eller växla användare Win + t Växla mellan program i Aktivitetsfältet Win + tab Växla mellan program med Aero Flip 3-D Win + p Välja presentationsvisningsläge Visa skrivbordet (Desktop) DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

26 Plats för anteckningar 26 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

27 Windows 7 - uppgradering Systemkrav Minimikrav 32-bits processor Minimikrav 64-bits processor Krav för ytterligare funktioner Processor 1 GHz, 32 bit 1 GHz, 64 bit 1,6 GHz, 64 bit multicore (upp till 256 kärnor) RAM 1 GB 2 GB 2 GB Hårddisk (tillgängligt utrymme) 16 GB 20 GB 200 GB Grafikkort DirectX9- kompatibelt grafikkort och WDDM 1.0- drivrutin eller senare DirectX9- kompatibelt grafikkort och WDDM 1.0-drivrutin eller senare DirectX 10 TV-kort Optiska enheter CD-läsare DVD-läsare DVD-brännare Versioner Starter Grundversionen motsvarar Windows XP Home Edition och Windows Vista Home Basic. Starter är avsett för vanliga hemanvändare, som inte ställer speciellt höga krav varken på datorn eller operativsystemet. Datorn används för e-post, Internet-surfning och enkel ordbehandling. Detta är den version som är förinstallerad på de flesta mini-pc (små bärbara datorer). Funktionen Aero finns inte i Starter. Home Basic Denna version har något fler funktioner än Starter och kan köpas som uppgradering. Funktionen Aero finns inte i Home Basic. Home Premium Utöver Home Basic har man det nya gränssnittet Windows Aero och en rad avancerade multimediafunktion såsom stöd för HDTV och produktion av film i DVD-format. Det här är den bästa versionen för krävande hemanvändare. DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

28 Professional Inriktningen är små företag. Funktionerna är koncentrerade på säkerhet, enklare administration, utökade funktioner för bärbara datorer och anslutning till serverbaserade företagsnät. Windows Aero ingår. Här kan du köra program i XP mode. Ultimate Den fullständiga versionen inkl fjärrkontroll och säkerhet. Du kan kryptera dina data med BitLocker. Uppgraderingsverktyg Microsoft har presenterat ett gratisverktyg, Windows Upgrade Advisor (WVUA), som talar om vilken version som passar bäst för dina behov. Den rapporterar samtidigt om din maskin- och programvara klarar Windows 7. URL: Efter du har startat WVUA, väljer du Start Scan på den inledande skärmbilden. Programmet undersöker nu din dator. När detta är klart, väljer du See Details för att läsa rapporten. Vid System Requirements, kommer programmet att visa om du behöver uppgradera din dator. Vid Devices anges om externa enheter och instickskort fungerar. Under Programs anges vilka program som kommer att fungera. 28 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

29 Internet Explorer 9 Windows Internet Explorer 9 i Windows 7, den nya versionen av Microsofts webbläsare, utgör ett viktigt framsteg när det gäller att underlätta vanliga webbuppgifter. Flikar Tack vare flikar kan IE 9 ha flera webbsidor öppna i samma fönster. Om du trycker Ctrl samtidigt som du klickar på en länk, öppnas fönstet under en ny flik, som du kan titta på senare. Om du har mer än två sdior öppna, kan du klicka på ikonen Snabbflikar och se miniatyrbilder av alla öppna fönster i samma fönster. RSS Funktionen RSS (Really Simple Syndication) innebär att kan välja dina favoritsidor och sedan låta IE7 automatiskt förmedla de senaste rubrikerna från dem. Om det går att uppdatera nyheter på en sida, blir RSS-ikonen orangefärgad. Utskrifter Under Arkiv, Skriv ut, fliken Alternativ och markering av Det som visas på skärmen, ger dig nya möjligheter att styra vad som skrivs ut. Där kan du till exempel förminska sidan, så den får plats på en utskriftssida. Anpassa sökfältet Du kan välja mellan flera olika sökmotorer direkt i IE 9. Du kan till och med lägga till nya genom att välja Hitta fler sökleverantörer Här finns också flera webbplatser med nätuppslagsböcker, t.ex. Wikipedia. Dynamiskt säkerhetsskydd Genom en robust ny arkitektur ger IE 9 dynamiskt säkerhetsskydd som skyddar dig mot skadlig programvara samt nya sätt att förhindra att användare oavsiktligt anger personlig information på falska webbplatser där till exempel nätfiske (phishing) används. Adressfältet blir rött, om du kommer in på en svindelsida, där du till exempel ombeds att skriva in personlig information. Internet Explorer 9 i Windows 7 har även klassificeringskontroll och en inställning för skyddat läge som skyddar familjen online och datorn mot webbaserade angrepp. Renare, elegantare användargränssnitt Internet Explorer 9 har ett nytt utseende med ett minimalt antal verktygsfält och maximalt med skärmutrymme för de webbsidor du vill visa. Internet Explorer 9 är märkbart enklare, mer effektiviserat och mindre rörigt. Det gör att du slipper flera rader med knappar och verktyg som ibland kan ta upp så mycket som en tredjedel av skärmen. DC LÄROMEDEL, Microsoft Office

30 IE 9:s zoomningsfunktion når du med Ctrl-tangenten i kombination med rullhjulet. Ctrl i kombination med + och används också. Återställning med Ctrl + 0. IE visar miniatyrer av alla öppna sidor. ClearType IE 9 använder ClearType för att göra bokstäverna mjukare och behagligare att läsa på skärmen. Om denna funktion inte tilltalar dig, kan du ändra inställningen under Verktyg, Internet-alternativ, Avancerat och ta bort bocken vi Använd alltid ClearType för HTML (finns i gruppen Multimedia). En enklare, mer effektiviserad ram. Knapparna Bakåt och Framåt är mindre och har flyttats så att de finns bredvid adressfältet. Snabbsökning Du kan nu skriva ett sökbegrepp direkt i adressfältet! Microsoft har investerat mycket i att förbättra Internet Explorer. Du kommer att märka skillnaden direkt när du startar den nya webbläsaren. Förbättrad plattform för webbutveckling och hanterbarhet Internet Explorer 9 har förbättrade funktioner för CSS (Cascading Style Sheets), en omfattande RSS-dataplattform och kraftfulla verktyg för driftsättning och hantering av Internet Explorer 9 i stora företagsmiljöer. 30 DC LÄROMEDEL, Microsoft Office 2010

31 Microsoft Office 2010 Vi jämför nu Office 2010 med Office 2003 och tidigare versioner. Office 2007 har redan det mesta av det nya utseendet. När du startar Microsoft Office Word 2010, Excel 2010 och PowerPoint 2010 och Office Access 2010 eller skapar ett nytt meddelande i Outlook 2010 ser mycket välbekant ut, t.ex. dokumentet i Word och kalkylbladet i Excel, men du ser också att fönstrets övre del har fått ett helt nytt utseende. Det gamla utseendet med menyer och verktygsfält har ersatts av menyfliksområdet (The Ribbon). Det innehåller flikar som du klickar på när du vill ta fram de välkända kommandon som du vanligtvis använder. Med lite tid och erfarenhet kommer du att märka att menyfliksområdet är utformat för att underlätta ditt arbete. Det har faktiskt utformats som svar på Office-användares, och möjligen också dina, önskemål om program som är enklare att använda och som innehåller kommandon som är lättare att hitta. Menyfliksområdet Den nya kontrollcentralen i Word 2010 menyfliksområdet Visst har det skett stora förändringar i de välkända Microsoft Office-programmen, eller snarare förbättringar eftersom alla kommandon och verktyg som du behöver nu tydligt visas och är mer lättillgängliga. I stället för 30 dolda verktygsfält och massor av kommandon gömda på menyer och i dialogrutor har du nu en kontrollcentral där allt det viktiga har sammanförts och tydligt visas. När du har lärt dig använda menyfliksområdet i ett program kommer du att tycka att det är lika lätt att använda i andra program. De tre delarna i menyfliksområdet är flikar, grupper och kommandon. Menyfliksområdet består av tre komponenter. Flikar som visas överst i menyfliksområdet. Varje flik motsvarar viktiga uppgifter som du utför i ett visst program. Grupper är uppsättningar av närliggande kommandon och visas på flikar. I dem har alla kommandon som du kan tänkas behöva för en viss typ av uppgift förts DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

32 samman, och eftersom de hela tiden visas och är tillgängliga på skärmen får du värdefull hjälp i arbetet. Kommandon har ordnats i grupper. Ett kommando kan vara en knapp, en meny eller en ruta där du anger information. Hur kommer du igång? Börja med den första fliken. Den andra fliken i exempelvis Word 2010 är Start. Vanligtvis skriver du i Word och på fliken Start hittar du därför de kommandon som oftast används när du skriver dokument: kommandon för teckenformatering (i gruppen Tecken), alternativ för stycken (i gruppen Stycken) och textstilar (i gruppen Format). Detsamma gäller för de övriga programmen i Office På den andra fliken hittar du de kommandon som används för den viktigaste uppgiften i programmet. Den andra fliken i Excel och PowerPoint kallas också Start. I Outlook, när du skapar ett meddelande, är det fliken Meddelande. I Word används kommandona Klistra in, Klipp ut och Kopiera flitigt och därför är det logiskt att de har placerats på fliken Start, den andra fliken i menyfliksområdet. Kommandon har organiserats efter hur de används. Microsoft har tagit reda på att Microsoft Office-användare vanligtvis endast använder ett fåtal kommandon, som de dock använder ofta, och dessa baskommandon har nu getts en mer framträdande placering. Ett exempel på ett sådant kommando är Klistra in. Det är ett av de mest använda kommandona och därför har det fått den mest framträdande platsen i fönstret, tillsammans med de närliggande kommandona Klipp ut och Kopiera. Kommandon som används ofta behöver inte längre dela utrymme med mindre närbesläktade kommandon på en meny eller i ett verktygsfält. De kommandon som används mest är också de som ska vara närmast till hands. Mindre vanliga kommandon har fått mer undanskymda placeringar i menyfliksområdet. De flesta använder exempelvis Klistra in special mer sällan än Klistra in och därför måste du klicka på pilen på Klistra in för att komma till Klistra in special. Klistra in visar flera alternativ. Det räcker att peka på en av alternativikonerna, så kommer en förhandsgranskning av alternativet att visas i texten! 32 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

33 Bildverktyg visas överst i menyfliksområdet när du har infogat en bild. Här kan du också komprimera bilden. De kommandon som du använder mest visas i menyfliksområdet och är alltid tillgängliga. Vissa andra kommandon visas när du behöver dem och som svar på en åtgärd. Om det inte finns någon bild i Word-dokumentet behöver du ju inga kommandon för redigering av bilder. Men om du infogar en bild i Word, då visas Bildverktyg och fliken Format med alla bildkommandon. När du inte arbetar med bilden visas inte Bildverktyg. Om du vill redigera bilden på nytt klickar du på den för att ta fram fliken och alla kommandon som du kan behöva. Word tolkar alltså dina aktiviteter och tillhandhåller de verktyg som du behöver. Menyfliksområdet anpassas efter dina åtgärder. Du behöver inte oroa dig om du inte ser alla kommandon hela tiden. Ta ett första steg så blir alla kommandon du behöver lättillgängliga. Klicka på pilen Klicka på pilen längst ned i en grupp om du vill visa fler alternativ. i gruppen Tecken. Dialogrutan Tecken öppnas. När en liten pil visas i det nedre högra hörnet av en grupp betyder det att det finns flera alternativ i gruppen. Klicka på pilen (som kallas dialogruteikon) om du vill visa en dialogruta eller ett åtgärdsfönster med fler kommandon. I PowerPoint innehåller exempelvis gruppen Tecken på fliken Start alla de vanligaste teckensnittskommandona: de som du använder när du vill byta teckensnitt, ändra teckenstorlek och göra texten fet, kursiv eller understruken. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

34 Men om du behöver ett mindre vanligt kommando, för att t.ex. göra texten upphöjd, klickar du på pilen i gruppen Tecken för att öppna dialogrutan Tecken som innehåller detta och andra teckensnittsrelaterade alternativ. Har du någon gång varit tvungen att testa och ångra upprepade gånger när du ska välja teckensnitt, teckensnittsfärg, format eller ändra en bild för att alternativen som du har valt inte har varit vad du hade tänkt dig? Nu kan du i stället förhandsgranska dina val innan du gör dem. Du får ett bättre resultat på kortare tid när du direkt kan välja önskat alternativ utan att behöva testa dig fram. Det enda du behöver göra är att placera musen på ett alternativ. Dokumentet ändras då så att du direkt kan se hur alternativet tar sig ut innan du faktiskt väljer det. När du har hittat rätt alternativ då klickar du på det för att välja det. Om du ofta använder kommandon som inte är så lättillgängliga som du skulle önska kan du enkelt lägga till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst som är placerat ovanför menyfliksområdet när du startar ett Microsoft Office-program. Kommandona i det här verktygsfältet är alltid synliga och nära till hands. Om du exempelvis använder Spåra ändringar i Word eller Excel varje dag för att aktivera omarbetningsmarkeringar och vill slippa klicka på fliken Granska för att komma åt kommandot varje gång, lägger du till Spåra ändringar i verktygsfältet Snabbåtkomst. Högerklicka på Spåra ändringar på fliken Granska och klicka sedan på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Om du vill ta bort en knapp högerklickar du på den och klickar sedan på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst. Gruppen Visa/dölj på fliken Visa. Alla kommandon i gruppen visas i hög upplösning. I låg upplösning måste du klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandona. All information hittills i den här kursen förutsätter att du använder en skärm med hög upplösning och att programfönstret är maximerat. Om så inte är fallet ser saker och ting lite annorlunda ut, nämligen så här: 34 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

35 Låg upplösning Om du har en låg skärmupplösning, t.ex bildpunkter, visas bara gruppnamnet i några av grupperna i menyfliksområdet, inga kommandon. Du måste klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandona. I Word visas exempelvis alla kommandon i gruppen Visa/dölj på fliken Visa när du använder hög upplösning. Med upplösning visas endast knappen Visa/dölj, inte kommandona i gruppen. I så fall klickar du på pilen på knappen Visa/dölj när du vill visa kommandona i gruppen. Vanligtvis är det grupper med kommandon som inte används så ofta som reduceras till namnet i en lägre upplösning. Minimerat Om du, oavsett upplösning, minskar fönstrets storlek visas vid en viss storlek endast namnet på en del grupper och du måste klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandon. Tablet PC Om du arbetar på en Tablet PC med en mindre skärm, märker du att menyfliksområdet anpassas till att visa mindre versioner av flikar och grupper. Om du har en större skärm, anpassas menyfliksområdet så att större versioner av flikar och grupper visas. Infoga skärmurklipp Du kan när som helst skapa en bild av (en del av) en skärmbild, som finns i Aktivitetsfältet (Task Bar) genom att välja Infoga, Skärmbild (Insert, Screenshot). DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

36 Sök-funktionen Sök-funktionen (Find) har blivit både mer funktionell och snabbare, det senare pga. Av bakgrundsindexering av hela textinnehållet numera är standard. Du når Sök genom att välja Arkiv, Öppna (File, Open). Skriv in sökbegreppet. Det kan förekomma i filnamn eller i innehållet. Resultatet visas genast med träffarna gulmarkerade. Ordningsföljden mellan träffarna kan förändras genom att klicka på den lilla triangeln till höger om Bästa resultat (Best results). Tabellverktyg Tabellverktyget har fått en rejäl uppfräschning jämfört med Word 2003: 36 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

37 Övriga nyheter i Office 2010-produkterna. Office Backstage-menyn är ny. Den funktionen öppnas via Arkiv-fliken. På den fliken får du fler alternativ som är samlade på en plats. Finns det fler nyheter? Nya tangentbordsgenvägar och nya filformat för Word, Excel, PowerPoint och Access Backstage i Word. Här finns baskommandon, som öppna, spara och skriva ut (Open, Save, Print) dokument. Men här får du dock tillgång till fler kommandon, exempelvis en funktion som hjälper dig att kontrollera att Word-, Excel- och PowerPoint-filer inte innehåller privat information eller kommentarer. Mer information om den här funktionen får du längre fram. Här ser du också Förhandsgranskning (Print Preview) av ditt dokument. När du väljer Spara visas det i störst format. Arkiv-fliken (File Tab) leder också till programinställningarna som exempelvis styr stavningskontrollen. Klicka på Alternativ (File) i menyn, och klicka sedan på valfria kategorier i listan till vänster. I Excel kan du t.ex. klicka på Formler om du vill aktivera eller inaktivera R1C1-referenstypen. I Word kan du klicka på Språkkontroll om du vill aktivera eller inaktivera funktionen som kontrollerar stavningen medan du skriver. I tidigare versioner av Office kunde du göra inställningar i dialogrutan Alternativ, som du öppnade på Verktyg-menyn. Många av dessa alternativ finns nu under Arkivknappen. De har alltså blivit synligare och fått en mer praktisk placering de finns nära till hands när du börjar arbeta med såväl gamla som nya filer. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

38 Fönstret Nytt i Word När du vill skapa ett nytt dokument, en ny arbetsbok, en ny presentation eller en ny databas kan du öppna ett funktionsspäckat och färgstarkt fönster där du får all den hjälp du behöver för att snabbt komma igång. Du kan också öppna en tom eller befintlig fil på det sätt som du är van vid. Klicka på pilen till höger om Sök efter mallar på Office.com och välj från katalogen över länkar till onlinemallar och kurser för att snabbt komma igång. Du kan använda tangenttips om du exempelvis vill ta bort ett rubrikformat i Word. Tryck på ALT så att tangenttipsen visas. Tryck sedan på W så att fliken Start markeras. Tryck därefter på E för att markera knappen Radera formatering i gruppen Tecken och ta bort rubrikformatet. Om du använder tangentbordet mer än musen är säkert de nya tangentbordsgenvägarna i Office 2010 av stort intresse för dig. 38 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

39 Med det nya menyfliksområdet följer också nya tangentbordsgenvägar. Varför? Eftersom den här förändringen innebär två stora fördelar jämfört med föregående versioner: Tangentbordsgenvägar för alla knappar i menyfliksområdet. För tangentbordsgenvägar krävs oftast färre tangenttryckningar. Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttipsen. Tangenttips visas för alla flikar i menyfliksområdet, alla kommandon på flikarna, verktygsfältet Snabbåtkomst samt Microsoft Office-knappen. Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttips för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Vad gäller för de gamla tangentbordsgenvägarna? Äldre tangentbordsgenvägar som inleds med CTRL fungerar fortfarande, och du kan använda dem som vanligt. Tangentbordsgenvägen CTRL+C kopierar fortfarande något till Urklipp och CTRL+V klistrar fortfarande in något från Urklipp. Skyddad vy När du öppnar ett dokument, som du t.ex. har fått som e-postbilaga, så kommer det att öppnas i Skyddad vy. Det är en säkerhetsfunktion. Om du vill redigera dokumentet så får du gå till Backstage-vyn och där ange, att du önskar detta. Fördelarna med de nya filformaten. Word 2010, Excel 2010 och PowerPoint 2010 har nu nya filformat (samma som Office 2007, men nya jämfört med Office 2003). Det är en förändring som har flera orsaker, bland annat ökad säkerhet för filerna, minskad risk för filfel, reducerad filstorlek och nya funktioner. De nya filformaten bygger på XML (Extensible Markup Language) och omfattar öppna Office XML-format. Mer om det nya filformaten i Word, Excel och PowerPoint Standardfilformatet för dokument, arbetsböcker och presentationer har nu fått tillägget x, motsvarande XML-formatet. I Word sparas alltså ett dokument som standard med filnamnstillägget.docx i stället för.doc. Detta gäller också om du sparar en fil som en mall: Till det gamla filnamnstillägget läggs ett x, t.ex..dotx i Word. Om filen innehåller kod eller makron måste du spara den i det nya makroaktiverade filformatet. För ett Word-dokument blir det.docm, för en Word-mall.dotm. Obs! Det nya filformatet i Access har något annorlunda egenskaper. Mer information om detta kommer längre fram. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

40 Dela dokument mellan Office 2010-systemet och en tidigare version av Office. Du kanske är den förste i arbetsgruppen som uppgraderar till Office 2010, eller du kanske samarbetar med avdelningar som måste använda Office-dokument sparade i äldre format. Ni kan dock fortfarande dela dokument med varandra och du ska nu få veta hur. Du kan öppna en fil som har skapats i tidigare versioner av Office, från 95 till Du bara öppnar filen som vanligt. När du har arbetat med den i 2010-versionen kanske du vill spara den. Som standard sparas en fil i en tidigare version som just den versionen med dialogrutan Spara som. När du sparar filen får du genom funktionen Kompatibilitetskontroll veta om några funktioner som har lagts till i filen kan vara obrukbara, eller har ersatts med närliggande funktioner. Obs! Om du öppnar en presentation som har skapats i PowerPoint 95 sparas den som standard i PowerPoint 2010-format. Du kan dock välja att spara filen i format. Om du vill spara filen i 2010-format väljer du Word-dokument, Excel-arbetsbok eller PowerPoint-presentation i rutan Filformat. Kolleger som har Word-, Excel- eller PowerPoint-versionerna 2000 till 2003 (och de senaste säkerhetskorrigeringarna och Service Pack-versionerna) kan öppna dina filer. När de klickar på ditt dokument tillfrågas de om de vill hämta en konverterare som gör att de kan öppna ditt dokument. Mer information om det nya filformatet finns i kapitlen om Word 2010, Excel 2010 och PowerPoint DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

41 När du har uppgraderat en databas från en äldre version till Access 2010 kan du inte längre öppna den i den äldre versionen. Det nya filformatet i Access 2010,.accdb, stöder nya produktfunktioner, t.ex. datatypen bifogad fil, vilket gör att du kan lagra dokument och filer som komprimerade bilagor i databasen och fält med flera värden. Det medför att krypteringen kan förbättras och säkerheten och integriteten stärkas. Kompatibilitet mellan versioner När du skapar en ny databas i Access 2010 används automatiskt det nya filformatet.accdb. I tidigare versioner av Access användes filformatet.mdb. Du kan öppna och arbeta med MDB-filer i Access 2010, om de har sparats i Access 2003, Access 2002 eller Access De nya funktionerna i Access 2010 fungerar dock inte i MDB-filer. Om du vill kunna utnyttja de nya funktionerna måste du använda Spara som och konvertera databasen till ACCDB-format. När du öppnar en databas i Access 2010 som har sparats i Access 95 eller Access 97 erbjuds du att uppgradera den till ACCDB-format. Om du inte tänker använda databasen i äldre Access-versioner (och om du inte använder replikering eller säkerhet på användarnivå) bör du uppgradera. Viktigt! Du kan inte öppna en databas i ACCDB-format i någon annan version av Access än Access 2007 och SNABBREFERENS Därför har utseendet ändrats i Office 2010 I stället för 30 dolda verktygsfält och massor av kommandon gömda på menyer finns nu en kontrollcentral där allt det viktiga har sammanförts och tydligt visas. Office-användare använder vanligtvis endast ett fåtal kommandon som de dock använder väldigt ofta. Dessa baskommandon har nu getts en framträdande plats. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

42 Vissa kommandon visas inte alltid utan dyker endast upp som svar på en åtgärd. När du exempelvis infogar en bild i Word visas Bildverktyg och de kommandon du behöver på fliken Format. När du är klar med bilden och klickar utanför den försvinner Bildverktyg liksom fliken Format och kommandona där. Om du behöver ta fram fliken igen klickar du bara på bilden. Placera kommandon i ett eget verktygsfält Om du ofta använder kommandon som inte är så lättillgängliga som du skulle önska kan du lägga till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst, som är placerat ovanför menyfliksområdet när du startar ett Office-program. Snabb anpassning Verktygsfältet Snabbåtkomst kan anpassas på flera olika sätt: Du kan lägga till knappar i det genom att högerklicka på valfri knapp och sedan klicka på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Du kan klicka på Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst som visas när du högerklickar på någon knapp. Välj bland kommandona i den dialogruta som visas. Om du vill flytta verktygsfältet till en egen rad under menyfliksområdet klickar du på pilen i änden av verktygsfältet och sedan på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst under menyfliksområdet. Om du vill placera verktygsfältet ovanför menyfliksområdet gör du samma sak men klickar på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst över menyfliksområdet. Ta bort en knapp från verktygsfältet Snabbåtkomst 1. Högerklicka på en knapp i verktygsfältet. 2. Klicka på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst. Anpassning av menyfliksområdet Du kan även ändra hur menyfliksområdet ser ut och vilka kommandon som finns där. Det är en funktion som saknas i Office Gör så här för att skapa en ny menyflik med några kommandon: 1. Välj Arkiv, Alternativ, Anpassa menyfliksområdet (File, Options, Customize Ribbon) 2. Klicka på Ny flik (New Tab). 3. Högerklicka på Ny flik och välj att byta namn till Favoritkommandon 4. Klicka på Lägg till ny grupp (Add New Group) 5. Klicka på Byt namn (Rename) och kalla den Mina kommandon 6. Öppna listrutan vid Välj kommandon från (Choose commands from) 7. Välj de kommandon du önskar finna på den nya fliken. 8. Klicka på OK. 9. Klicka på den nya menyfliken och kontrollera att det blivit som du bestämt. 42 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

43 Fler alternativ när du behöver det När en liten pil (kallad dialogruteikon) visas i det nedre högra hörnet av en grupp betyder det att det finns mer detaljerade eller avancerade alternativ för kommandona i gruppen. Klicka på pilen om du vill öppna en dialogruta eller ett åtgärdsfönster som visar de tillgängliga alternativen. Olika skärmupplösningar påverkar vad du kan se Om du använder en skärm med låg upplösning, t.ex bildpunkter, visas endast namnet på vissa grupper i menyfliksområdet, inte de kommandon som ingår i gruppen. Klicka då på pilen på gruppknappen om du vill visa gruppens kommandon. De grupper som endast visas med namnet vid låg skärmupplösning är oftast grupper med kommandon som inte används så ofta. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

44 Alternativ I tidigare versioner av Office kunde du göra inställningar i dialogrutan Alternativ, som du öppnade via Verktyg-menyn. Många av dessa alternativ finns nu under Arkiv-fliken. De har blivit synligare och fått en mer praktisk placering du har dem nära till hands när du börjar arbeta med såväl gamla som nya filer. Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttips för alla flikar i menyfliksområdet, verktygsfältet Snabbåtkomst samt Microsoft Office-knappen. Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttips för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Tidigare tangentbordsgenvägar som börjar med CTRL går fortfarande att använda. Exempelvis kopierar CTRL+C fortfarande till Urklipp och CTRL+V klistrar in från Urklipp. Obs! De flesta äldre tangentbordsgenvägar med ALT+ fungerar fortfarande. Du måste emellertid komma ihåg hela tangentbordsgenvägen det visas inga ledtrådar på skärmen för vilka bokstäver du ska trycka på. Tänk tillbaka på en tidigare version av Office, när du tryckte på ALT+R för att öppna Redigera-menyn och sedan tryckte på den understrukna bokstaven till något av kommandona på menyn. Du kan fortfarande trycka på ALT och sedan på någon av de gamla menytangenterna R (Redigera), V (Visa), I (Infoga) och så vidare. Men någon meny öppnas inte. I stället visas en ruta som anger att du använder en Office snabbtangent. Om du känner till hela tangentsekvensen fortsätter du bara och startar kommandot. Om du inte kan sekvensen trycker du på ESC och använder tangenttips i stället. Vad innebär de nya filformaten? Word, Excel och PowerPoint 2010 har nu nya filformat. Det har flera orsaker, bland annat ökad säkerhet för filerna, minskad risk för filfel, reducerad filstorlek och nya funktioner. Du kan öppna filer som har skapats i Office 95 till och med När du sparar en fil som har skapats i en tidigare version i dialogrutan Spara som sparas denna som standard i samma version som den skapades. Du kan också välja att spara filen som en 2010-fil. När du sparar en fil som en tidigare version får du genom funktionen Kompatibilitetskontroll veta om några 2010-funktioner kommer att inaktiveras i filen eller ersättas med närliggande funktioner. Kollegor som har Excel-versionerna 2000 till 2003 (och de senaste säkerhetskorrigeringarna och Service Pack-versionerna) kan arbeta i dina 2010-filer. När de klickar på ditt dokument tillfrågas de om de vill hämta en konverterare som gör att de kan öppna ditt dokument. 44 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

45 Microsoft Word 2010 Nyheter i Microsoft Word 2010 Microsoft Word 2010 hjälper dig att skapa professionella dokument genom att ge dig en omfattande uppsättning verktyg för att skapa och formatera ditt dokument i ett nytt gränssnitt. Goda möjligheter till att granska, kommentera och jämföra hjälper dig att snabbt samla och hantera feedback från kolleger. Avancerad dataintegration gör att dokumenten förblir kopplade till viktiga affärsinformationskällor. Vad vill du göra? Skapa professionella dokument Dela dokument tryggt Gå utöver dokument Återställning efter datorproblem Skapa professionella dokument Med Word 2010 får du redigerings- och granskningsverktyg för att skapa eleganta dokument på ett enklare sätt än någonsin förut. Lägg mer tid på att skriva, mindre på att formatera Ett nytt, resultatorienterat gränssnitt presenterar verktyg för dig när du behöver dem, på ett tydligt och organiserat sätt: Spara tid och få ut mer av Words kraftfulla möjligheter genom att välja från gallerier med fördefinierade formatmallar, tabellformat, listformat, grafiska effekter m.m. Med Word slipper du gissa när du formaterar ditt dokument. Gallerierna med formateringsalternativ ger dig en riktig visuell förhandsgranskning av formateringen i ditt dokument innan du bestämmer dig för att göra någon förändring. Lägg till förformaterade element med några få klickningar Word 2010 presenterar byggstenar för att lägga till förformaterat innehåll till dina dokument: (ex. Arkiv, Nytt, Tillgängliga mallar) När du arbetar med ett dokument från en speciell dokumentmall, som en rapport, kan du välja från ett galleri med förformaterade framsidor, citat, sidhuvuden och sidfötter som gör att ditt dokument ser mer välarbetat ut. Om du vill anpassa det förformaterade innehållet eller om ditt företag ofta använder samma innehåll, som en juridisk klausul eller kontaktinformation, kan du skapa dina egna byggstenar som du väljer från galleriet med en enda klickning. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

46 Kommunicera mer effektivt med kraftfull grafik Nya grafikfunktioner inkluderar tredimensionella figurer, transparens, bakgrundsskuggor och andra effekter. Lägg till ett nytt utseende och en ny känsla till dina dokument på ett ögonblick När ditt företag uppdaterar sitt utseende kan du direkt göra samma sak i dina dokument. Genom att använda Snabbformat (Start, Format) och Dokumentteman (Sidlyout, Teman) kan du snabbt ändra utseendet på text, tabeller och grafik i alla dina dokument för att matcha den önskade stilen eller färgschemat. Undvika stavfel på ett enkelt sätt Följande är några av de nya funktionerna i stavningskontrollen: (du hittar dem på Office, Word-alternativ) Stavningskontrollen är mer konsekvent i de olika programmen i Microsoft Office System Exempel på den här förändringen är: o Flera alternativ i stavningskontrollen är nu globala. Om du ändrar ett av dessa alternativ i ett Office-program ändras detta alternativ i alla de andra Office-programmen. Mer information om detta hittar du i Ändra stavnings- och grammatikkontrollens funktion. o Förutom att alla program använder samma egna ordlistor kan alla programmen nu hantera dem i samma dialogruta. Stavningskontrollen i Microsoft Office System 2010 innehåller en modern fransk ordlista. I Microsoft Office 2003 var den ett tillägg som måste installeras separat. Mer information om detta hittar du i Ändra stavnings- och grammatikkontrollens funktion. En undantagsordlista skapas automatiskt första gången ett språk används. Undantagsordlistor kan användas för att tvinga stavningskontrollen att markera ord som du vill undvika att använda. De är praktiska för att undvika ord som är stötande eller som inte passar in i ditt skrivsätt. Stavningskontrollen kan söka efter och markera vissa sammanhangsbaserade stavfel. Har du någonsin skrivit ett sådant här fel? "I will see you their." I Word 2010, kan du aktivera alternativet Använd sammanhangsbaserad stavningskontroll (contextual spelling), om du vill ha hjälp med att hitta och korrigera sådana här fel. Det här alternativet är tillgängligt i dokument skrivna på engelska, tyska eller spanska. Mer information om detta hittar du i Välja hur stavnings- och grammatikkontrollen ska fungera. Du kan inaktivera stavnings- och grammatikkontrollerna för ett enskilt eller för alla dokument som du skapar. Dela dokument tryggt När du skickar ett utkast av ett dokument till dina kolleger för att få deras åsikter hjälper Word 2010 dig att effektivt samla och hantera deras ändringar och kommentarer. När du är klar för att publicera dokumentet hjälper Word 2010 dig att se till att inga okorrigerade ändringar eller kommentarer fortfarande finns kvar i dokumentet. Jämför två versioner av ett dokument snabbt Med Word 2010 är det enkelt att se vilka ändringar som har gjorts i ett dokument. När du jämför och kombinerar dokument kan du se båda versionerna av dokumentet med 46 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

47 borttagen, infogad och flyttad text tydligt markerad i en tredje version av dokumentet. Välj Granska, Jämför samt Synkroniserad rullning. Sök och ta bort dolda metadata och personlig information i dokument Innan du delar dina dokument med andra kan du använda Dokumentkontrollen för att kontrollera om det innehåller dolda metadata, personlig information eller innehåll som lagras i dokumentet. Dokumentkontrollen kan söka efter och ta bort exempelvis kommentarer, versionsinformation, spårade ändringar, pennanteckningar, dokumentegenskaper, information om dokumenthanteringsserver, dold text, anpassade XML-data, och information i sidhuvuden och sidfötter. Dokumentkontrollen kan säkerställa att dokumenten du delar med andra inte innehåller någon dold personlig information eller dolt innehåll som ditt företag inte vill ska spridas. Dessutom kan företaget anpassa Dokumentkontrollen så att andra typer av dolt innehåll också kan hittas. Välj Arkiv, Info, Förbered för delning, Kontrollera dokument. Lägg till en digital signatur eller en signaturrad i dokument Du kan säkerställa ett dokuments äkthet, integritet och ursprung genom att lägga till en digital signatur. I Word 2010 kan du antingen lägga till en osynlig digital signatur eller infoga en Microsoft Office-signaturrad för att kopiera in en synlig signatur tillsammans med den digitala signaturen. Möjligheten att kopiera in digitala signaturer genom att använda signaturrader i Office-dokument gör det möjligt för företag att använda papperslös signering av kontrakt och andra avtal. Till skillnad från signaturer på papper ger digitala signaturer exakt information om vad som undertecknats och signaturen kan kontrolleras i efterhand. Konvertera dina Word-dokument till PDF eller XPS Word 2010 stöder filexport till följande format: Portable Document Format (PDF) PDF är ett elektroniskt filformat med fast layout som behåller dokumentfomatering och tillåter fildelning. PDFformatet säkerställer att dokumentet behåller sin formatering exakt som du har gjort den, när filen visas online eller skrivs ut, och data kan inte ändras på något enkelt sätt. PDF-formatet är också användbart för dokument som ska lämnas till ett tryckeri för utskrift. XML Paper Specification (XPS) XPS är ett elektroniskt filformat som behåller dokumentets formatering och möjliggör fildelning. XPS-formatet säkerställer att dokumentet behåller sin formatering exakt som du har gjort den, när filen visas online eller skrivs ut, och data kan inte ändras på något enkelt sätt. Upptäck dokument som innehåller inbäddade makron direkt Word 2010 använder ett separat filformat (.docm) för makroinbäddade dokument, så du kan se direkt om ett dokument kan köra inbäddade makron. Förhindrar ändringar i slutversionen av ett dokument Innan du delar slutversionen av ett dokument med andra kan du använda kommandot Markera som slutgiltigt för att skrivskydda dokumentet och tala om för andra att du delar den slutgiltiga versionen av dokumentet. När ett dokument är markerat som slutgiltigt är funktionerna för inmatning, redigeringskommandon och markeringar för språkkontroll inaktiva, och de som läser dokumentet kan inte ändra det av misstag. Kommandot Markera som slutgilitgt (under Arkiv, Info, Behörigheter) är ingen DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

48 säkerhetsfunktion. Vem som helst kan redigera ett dokument som är markerat som slutgiltigt genom att stänga av Markera som slutgiltigt. Gå utöver dokument Nu mer än någonsin, när datorer och filer är sammankopplade, lönar det sig att lagra dokument i filer som är små, tåliga och som stöder flera olika plattformer. För att möta detta behov når Microsoft Office-systemet en ny nivå i utvecklingen av XML-stöd. Det nya XML-baserade filformatet gör att Word 2010-filer kan bli mindre, tåligare och djupt integrerade med informationssystem och externa datakällor. Reducera filstorlek och förbättra skadeåterhämtning Det nya Word XML-formatet är ett komprimerat, segmenterat filformat som ger en dramatisk minskning i filstorlek och hjälper till att se till att skadade eller korrupta filer lätt kan återskapas. Koppla dina dokument till företagsinformation I ditt företag skapar du dokument för att kommunicera viktiga företagsdata. Du kan spara tid och minska risken för fel genom att automatisera denna kommunikationsprocess. Skapa dynamiska smarta dokument som uppdaterar sig själva genom att använda nya dokumentkontroller och databindning för att koppla till dina backend-system. Hantera dokumentegenskaper i dokumentinformationspanelen Dokumentinformationspanelen gör det enkelt att granska och redigera dokumentegenskaper medan du arbetar i Word-dokumentet. Dokumentinformationspanelen visas längst upp i dokumentet i Word. Du kan använda dokumentinformationspanelen för att granska och redigera både vanliga egenskaper för Microsoft Office-dokument och egenskaper för filer som sparats på en dokumenthanteringsserver. Om du använder dokumentinformationspanelen för att redigera dokumentegenskaperna för ett serverdokument sparas egenskaperna direkt till servern. Välj Office, Förbered, Egenskaper. Du kan t.ex. ha en server som håller koll på ett dokuments redigeringsstatus. När du gör de sista justeringarna i ett dokument kan du öppna dokumentinformationspanelen för att ändra dokumentets redigeringsstatus från Utkast till Slutgiltig. När du sparar tillbaka dokumentet på servern uppdateras ändringen i redigeringsstatus på servern. Om du lagrar dokumentmallar i ett bibliotek på en Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-server kan biblioteket ha egna anpassade egenskaper som lagrar information som mallarna. Ditt företag behöver kanske kategorisera dokumenten i biblioteket genom att fylla i Kategoriegenskaper. Om du använder dokumentinformationspanelen kan du redigera sådana egenskaper direkt i Word-miljön. Återställning efter datorproblem Microsoft Office System 2010 tillhandahåller förbättrade verktyg för att återställa ditt arbete om problem uppstår i Word Programåterställning Word 2010 har förbättrade funktioner för att undvika att arbete går förlorat när programmet stängs på ett felaktigt sätt. Om det är möjligt försöker Word att återskapa något av programmets status när det startas om. Om du exempelvis jobbar med flera filer samtidigt och varje fil är öppen i ett eget fönster med specifika data som visas i vart och ett av fönstren. Word kraschar. När du 48 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

49 startar om Word öppnas filerna och fönstren återskapas som de såg ut innan Word kraschade. Arbeta med Word 2010 Word 2010 är här. Du kanske redan känner till att programmet är bättre och effektivare än de föregående versionerna, vilket är spännande. Men det kan också vara lite ovant. Det nya menyfliksområdet visas överst i Word. Vid första anblicken av Word 2010 kanske du blir förvånad över programmets nya utseende. De flesta förändringar finns i menyfliksområdet, som visas överst i Word. Med menyflikarna visas de vanligaste kommandona längst fram, så att du slipper navigera till olika delar av programmet när du ska utföra vanliga kommandon. Varför har vi ändrat programmet? Så att du ska kunna arbeta snabbare och enklare! Med noggranna undersökningar av användarnas erfarenheter har vi utformat menyflikarna så att kommandona har optimal placering. Menyflikarnas funktioner och fördelar blir tydligast när man ser hur de används. På fliken Start klipps text ut och infogas sedan på en annan plats. Därefter ändras textformatet i Format och slutligen ändras sidans bakgrundsfärg på fliken Sidlayout. Menyfliksområdet består av flikar, grupper och kommandon. Det finns tre grundläggande komponenter i menyfliksområdet. Det är bra att känna till vad de heter och hur de används. Flikar. Överst visas sju grundflikar. Varje flik motsvarar ett aktivitetsområde. Grupper. Varje flik har flera grupper och varje grupp består av relaterade kommandon. Kommandon. Ett kommando är en knapp, en ruta för informationsregistrering eller en meny. Alla komponenter på en flik är noggrant utvalda för en viss användaraktivitet. Fliken Start innehåller till exempel allt som behövs för vanliga åtgärder. Där finns till exempel gruppen Tecken, som innehåller följande kommandon för ändring av teckensnitt: Teckensnitt, Teckenstorlek, Fet, Kursiv o.s.v. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

50 Klicka på dialogruteikonen om du vill visa fler alternativ i en viss grupp. Vid en första anblick kanske du inte hittar ett visst kommando som du är van vid från tidigare versioner av Word. Misströsta inte. Vissa grupper har en liten diagonal pil nere i det högra hörnet. Pilen är en så kallad dialogruteikon. Om du klickar på den visas fler alternativ som ingår i gruppen. Alternativen visas ofta i dialogrutor som liknar dem i tidigare versioner av Word. De kan också visas i åtgärdsfönster som du kanske känner igen sedan tidigare. På tal om tidigare versioner: Du kanske undrar om det går att aktivera ett gränssnitt som liknar det i föregående Word-versioner. Det går inte. Men du vänjer dig snabbt vid att arbeta med menyfliksområdet och snart kommer du att uppskatta hur enkelt det är att utföra exakt det du vill i Word. 50 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

51 När du markerar en bild visas fliken Bildverktyg, som innehåller kommandon för bildbearbetning. I den här versionen av Word visas vissa flikar bara när du behöver dem. Anta till exempel att du har infogat en bild som du vill arbeta med. Du kanske vill beskära bilden eller ändra hur text flödar runt den. Var finns sådana kommandon? Markera bilden. Fliken Bildverktyg visas. Klicka på den. Fler grupper och kommandon för bildbearbetning visas, till exempel gruppen Bildformat. När du klickar utanför bilden döljs fliken Bildverktyg och de andra grupperna visas igen. Obs! Vid behov visas flikar för andra aktivitetsområden, till exempel för arbete med tabeller, ritningar, diagram och scheman. En del formateringsalternativ kanske du använder så ofta att du vill att de ska vara tillgängliga hela tiden. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

52 Anta till exempel att du snabbt vill formatera text, men att fliken Sidlayout är aktiverad för tillfället. Du kan visa formateringsalternativen genom att klicka på fliken Start, men det här går snabbare: Markera text genom att dra med muspekaren. Peka sedan på den markerade texten. Verktygsfältet Mini visas nedtonat. Om du pekar på det framträder det tydligare, så att du kan klicka på något av dess formateringsalternativ. Verktygsfältet Mini är perfekt för formateringsalternativ, men du kanske vill att andra typer av kommandon alltid ska vara tillgängliga. Då använder du verktygsfältet Snabbåtkomst. På nästa sida lär du dig vad det är. Så här lägger du till ett kommando i verktygsfältet Snabbåtkomst. Verktygsfältet Snabbåtkomst är det lilla området uppe till höger om menyfliksområdet. Verktygsfältet innehåller vanliga kommandon som du använder ofta: Spara, Ångra och Upprepa. Du kan lägga till dina favoritkommandon i verktygsfältet, så att de alltid är tillgängliga oavsett vilken flik som är aktiverad. Dubbelklicka på den aktiverade fliken om du vill utöka det fria området genom att dölja grupperna. I menyfliksområdet i Word 2010 är alla kommandon samlade för enkel åtkomst. Ibland kanske du inte behöver tillgång till kommandona, utan bara vill arbeta med dokumentet på en större yta. Då kan du enkelt dölja menyfliksområdet tillfälligt. Så här gör du: Dubbelklicka på den aktiverade fliken. Grupperna döljs, så att utrymme frigörs. När du vill visa grupperna igen dubbelklickar du bara på den aktiverade fliken. Tryck på ALT om du vill visa tangenttips som gäller för menyflikarna, Microsoft Officeknappen och verktygsfältet Snabbåtkomst. Det här är sidan för alla tangentbordsentusiaster. Tangentbordsgenvägar som börjar med CTRL (till exempel CTRL+C för Kopiera eller CTRL+ALT+1 för Rubrik 1), har inte ändrats sedan föregående versioner av Word. Däremot gäller nya tangentbordsgenvägar för knapparna i menyfliksområdet. Det ger två stora fördelar jämfört med tidigare versioner: 1. Tangentbordsgenvägar för alla knappar i menyfliksområdet. 2. För tangentbordsgenvägarna krävs oftast färre tangenttryckningar. De nya tangentbordsgenvägarna har också fått ett nytt namn. De kallas även för tangenttips. Genom att trycka på ALT visar du de tangenttipsetiketter som motsvarar alla menyflikar, kommandona i verktygsfältet Snabbåtkomst och på Microsoft Office-knappen. Därefter kan du trycka på tangenten för den flik som du vill 52 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

53 visa, till exempel på W för fliken Start. Då visas alla tangenttips som motsvarar kommandona på den nyligen aktiverade fliken. Sedan kan du trycka på tangenten för det kommando som ska användas. Det går fortfarande att använda de ALT-tangentbordsgenvägar som gäller för tidigare versioner av Word, men eftersom de gamla menyerna inte är tillgängliga visas inga tips om vilka tangenter du ska trycka på. Därför måste du känna till hela tangentbordsgenvägen. Word 2010 är nytt och spännande, men det finns en hel del att ta itu med. Nu är det dags att du lär dig hitta några av de allra vanligaste kommandona. Du kommer att upptäcka att de finns precis där de behövs i programmets nya gränssnitt. Du skapar ett nytt Word-dokument med Arkiv-knappen. När du har klickat på knappen visas en meny. Menyn, som visas, har stora likheter med Arkiv-menyn i tidigare versioner av Word. Till vänster i menyn visas alla kommandon som du använder när du arbetar med en fil. Här skapar du ett nytt dokument eller öppnar ett befintligt. Här visas också kommandona Spara och Spara som. Till höger i menyn visas namnen på dokument som har varit öppna tidigare. Eftersom namnen alltid visas här slipper du söka i datorn efter ett visst dokument som du vill arbeta med. När du har öppnat ett dokument och skrivit text i det vill du säkert formatera texten. Många välbekanta formateringskommandon finns i gruppen Tecken på fliken Start, till exempel Fet, Kursiv och Teckenstorlek. Här finns också många andra användbara formateringsalternativ. I gruppen Stycke finns de populära kommandona för punktlistor, numrerade listor och flernivålistor, samt kommandon för indrag och justering. Kom ihåg att klicka på den lilla diagonala pilen, dialogruteikonen, i det nedre högra hörnet i gruppen, om inte alla vanliga alternativ visas. Om du klickar på pilen i gruppen Stycke öppnas en dialogruta som du kanske känner igen sedan tidigare. I den kan du ange inställningar för indrag, kontroll av enstaka rader och mycket annat. Om du vill använda kraftfullare och effektivare formateringsfunktioner än kommandona för fet och kursiv text bör du lära dig använda format i Word. När du arbetar med format använder du kommandona i gruppen Format på fliken Start: DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

54 Snabbformat är fördefinierade format som går snabbt och enkelt att aktivera. I den här versionen av Word har de fått ett nytt utseende. De vanligaste snabbformaten visas direkt i menyfliksområdet. Klicka på den här knappen om du vill visa fler fördefinierade snabbformat. Öppna rutan Format genom att klicka på dialogruteikonen. Rutan innehåller anpassade format som du själv har skapat i en tidigare version av Word. I den här rutan kan du också skapa nya format och ändra befintliga format. Snabbformat är mer än behändiga, snygga dekorationer. Genom att använda snabbformat kan du ändra hela dokumentet med en enda åtgärd. Hämta format finns i gruppen Urklipp på fliken Start. Ett annat effektivt formateringskommando är Hämta format. Det finns i gruppen Urklipp, längst till vänster på fliken Start. Om du inte känner till Hämta format sedan tidigare är det en snabb metod för kopiering av formatering från ett textavsnitt till ett annat. Om du vill använda Hämta format placerar du markören i den text vars format du vill kopiera och sedan klickar du på Hämta format. Kom ihåg att aktivera Hämta format genom att dubbelklicka på kommandot, om formateringen ska kopieras till flera ställen. Markera sedan den text som ska tilldelas den kopierade formateringen. Inaktivera funktionen genom att klicka på knappen igen eller genom att trycka på ESC. Med kommandona på fliken Infoga kan du lägga till en uppsjö av information i dokumentet. Du kan förbättra och komplettera texten genom att infoga bilder, ClipArt, diagram och former i dokumentet. Det gör du med kommandona på fliken Infoga. Fliken innehåller också andra kommandon, till exempel Tabeller och Hyperlänk. Men det finns mer: på bilden syns inte kommandona för sidnummer, textrutor och WordArt. En delningslist har tillkommit ovanför den högra rullningslisten. Med hjälp av den kan du samtidigt granska två delar av ett dokument. 54 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

55 Zoomkontrollen finns i det nedre högra hörnet. När du har infogat ett objekt kanske du vill granska det närmare. Då måste du veta var zoomkontrollen finns. Zoomkontrollen finns i det nedre högra hörnet. Du zoomar in genom att dra reglaget åt höger och du zoomar ut genom att dra det åt vänster. Om du klickar på procenttecknet till vänster om reglaget öppnas dialogrutan Zooma, där du kan ange ett procentvärde för zoomning. Om musen har ett hjul kan du zooma in genom att hålla ned CTRL och rulla hjulet framåt och zooma ut genom att hålla ned CTRL och rulla hjulet bakåt. Kommandona i Zooma finns också på fliken Visa. När du nästan är klar med ditt dokument bör du definitivt kontrollera stavningen och grammatiken innan du skriver ut eller skickar dokumentet i e-postmeddelanden. Kommandot Språkkontroll finns på fliken Granska, eftersom stavnings- och grammatikkontroll ingår i granskningsmomentet. Du hittar kommandot längst till vänster i gruppen Språkkontroll. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

56 Här kontrollerar du sidlayouten och utskriftsformatet innan du skriver ut. Du är redo att skriva ut men är du verkligen det? Det är en god idé att kontrollera hur sidorna arrangeras för utskrift. Allt du behöver för det finns på fliken Sidlayout. Gruppen Sidlayout, Utskriftsformat innehåller kommandona Storlek (8,5 x 11, A4 och så vidare), Orientering (liggande och stående) och Marginaler. Rätt uppfattat: Marginalinställningarna finns nu på samma nivå som de andra kommandona i gruppen. Om du ville använda marginalinställningarna i de tidigare versionerna var du tvungen att öppna Arkiv-menyn, navigera till Utskriftsformat och så vidare. Nu slipper du det. Vattenstämpeln hittar du på Sidlayout, Sidbakgrund. 56 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

57 Välj något av utskriftskommandona genom att klicka på Arkiv, Skriv ut. Navigera tillbaka till Arkiv-menyn när du är klar för att skriva ut, men kom ihåg att det finns fler möjligheter: Om du klickar på kommandot Skriv ut blir det snabbutskrift med standardinställningar till standardskrivaren. Skrivare ger möjlighet att välja skrivare. Inställningar, där dum väljer antal exemplar med mera. Förhandsgranska ser du automatiskt till höger. Detta ger en överblick över hur utskriften kommer att se ut. Om du använder kommandot ofta är det en god idé att lägga till det i verktygsfältet Snabbåtkomst. Programalternativen är inte längre tillgängliga via menyn Verktyg. I den här versionen visar du dem genom att klicka på Arkiv, Alternativ. Alla funktioner som du är van vid från Word finns nu i menyfliksområdet och är mycket lättare att hitta än tidigare. Men var finns alla bakgrundsinställningar som DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

58 du konfigurerar Words utseende och funktioner med? Och inställningar för säkerhet, användarinformation, stavningsordlistor och autokorrigering? I de föregående versionerna av Word klickade du på Alternativ på Verktyg-menyn. OpenType Finjustera text med OpenType-funktioner Word 2010 innehåller stöd för avancerade funktioner för textformatering, till exempel en mängd olika ligaturinställningar och möjligheten att välja mellan olika uppsättningar av formatmallar och talformat. Du kan använda dessa nya funktioner med en mängd olika OpenType-teckensnitt och skapa en snyggare typografisk form. Oformaterad text Text med ligaturer Mer information finns i OpenType-alternativ i dialogrutan Teckensnitt: Försvunna funktioner Några funktioner har försvunnit från tidigare versioner, bland annat: Textanimering Textredigering i Förhandsgranskningsläge Krymp dokumentet med en sida (i Förhandsgranskningsläge). Just den funktionen kan dock ersättas av att markera hela dokumentet med Ctrl+a och därefter klicka en gång på knappen Minska teckensnitt. 58 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

59 XML i Word 2010 I Word 2010 används ett nytt filformat. Ytterligare en stor förändring i den nya versionen av Word är det förbättrade filformatet. Vad innebär det? Med det nya filformatet hålls filstorleken mindre samtidigt som filerna skyddas. Det finns också andra fördelar. I det här avsnittet lär du dig vad som händer när du öppnar filer som inte har det nya formatet. Goda skäl till det nya Word-filformatet. Det nya filformatet för Word-dokument baseras på det nya Office Open XML-formatet (XML är en förkortning av Extensible Markup Language). Du behöver inte förstå hur XML fungerar det används bara i bakgrunden. Däremot kan du hålla fördelarna med det nya XML-baserade formatet i minnet: Dokumenten hålls säkrare eftersom filer som innehåller skript eller makron separeras, vilket gör det enklare att identifiera och blockera oönskad kod eller makron. Dokumentstorleken blir mindre. Det är mindre risk att dokumenten skadas. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

60 Det nya filformatet ger tillgång till nya funktioner, till exempel SmartArt-grafik. Med det nya filformatet kan du använda funktioner som bara är tillgängliga i Word Det gäller till exempel den nya funktionen för SmartArt-grafik. I bilden beskrivs hur du öppnar sådan grafik i Word. Se bara hur många SmartArtbilder du kan välja bland. Det nya filformatet har stöd för en mängd andra nya funktioner, till exempel för matematiska beräkningar (Infoga, Symboler, Ekvation), teman och innehållskontroller. Det nya filformatet används om Word-dokument visas i rutan Filformat. När du sparar ett dokument som du har skapat i Word 2010 väljs det nya filformatet automatiskt. Det kan du kontrollera genom att undersöka dialogrutan Spara som. I rutan Filformat visas Word-dokument, vilket innebär att det nya filformatet används. Filnamnstillägg.docx.dotx.docm.dotm Används för Standard-Word-dokument utan makron eller kod Word-mallar utan makron eller kod Word-dokument som kan innehålla makron eller kod Word-mallar som kan innehålla makron eller kod 60 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

61 Skillnaden med det nya Word-filformatet märker du förmodligen bara om du använder makron eller kod. Tidigare fanns bara två typer av Word-filer: dokument och mallar (DOC och DOT). Word 2010 har fyra filtyper: DOCX, DOTX, DOCM och DOTM (x står för XML och m för makro). Vanliga dokument och mallar (DOCX och DOTX) kan inte längre innehålla makron eller kod. Eftersom ingen kan infoga dold kod i dokumenten är de säkrare. Men eftersom makron också kan vara mycket användbara finns det ytterligare två filtyper, som stöder dokument och mallar som innehåller kod. Dessa filtyper är DOCM och DOTM. Så här vet du att kompatibilitetsläget används för ett dokument som har öppnats i Word. Du kanske undrar vad som händer om du öppnar dokument från föregående versioner i den nya versionen av Word. I Word 2010 kan du öppna filer som har skapats i alla föregående versioner av Word, från version 1.0 till Dokument från föregående versioner öppnas i kompatibilitetsläget. När kompatibilitetsläget används visas [kompatibilitetsläge] vid filnamnet överst i dokumentet. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

62 I kompatibilitetsläget är SmartArt inte aktivt. Diagramgalleriet tar dess plats. Vad är kompatibilitetsläget? Kortfattat innebär det att ett äldre filformat används när kompatibilitetsläget är aktiverat. Eftersom äldre filformat inte har stöd för vissa av funktionerna i den nya Word-versionen, inaktiveras eller anpassas sådana funktioner för simulering av en föregående Word -version. I det här exemplet har ett Word 2003-dokument öppnats i den nya versionen av Word. Observera att [kompatibilitetsläge] visas i namnlisten. Dialogrutan Välj en SmartArt-grafik visas inte alls. I stället visas Diagramgalleri. Diagramgalleri fungerar på samma sätt som i Word 2003 och innehåller samma funktioner. Det är en god idé att fortsätta arbeta i kompatibilitetsläget om du planerar att dela dokumentet med personer som använder äldre Word-versioner. På så sätt säkerställer du att dokumentet ser likadant ut hos dig som hos dem, och du får överblick över vad de kan utföra i sina Word-versioner. Så här konverterar du filer till det nya filformatet. Går det att konvertera ett äldre dokument till det nya filformatet? Självklart. Du öppnar dokumentet i Word 2010, klickar på Arkiv-fliken och klickar på kommandot Konvertera. 62 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

63 Om du konverterar dokumentet får det alla fördelar som det nya filformatet innebär (mindre filstorlek, högre säkerhet och så vidare). Dessutom kan du använda alla nya funktioner, utan begränsningar, i konverterade dokument. Du kan till exempel använda alla alternativ som visas i rutan Välj en SmartArt-grafik och inte bara den begränsade funktionsuppsättningen. Obs! Om du har konfigurerat Windows för visning av filnamnstillägg ändras filnamnet från Mitt dokument.doc till Mitt dokument.docx, där x står för XML. Det här meddelandet visas om någon försöker öppna ett dokument med Word Det finns vissa metoder som du bör känna till om du tänker dela dokument med flera personer. Kanske hamnar du i någon av följande situationer när du använder den nya versionen av Word. Anta att du använder det nya filformatet genom att skapa nya dokument, genom att spara dokument eller genom att uppgradera dem med hjälp av kommandot Konvertera på den meny som du öppnar med Microsoft Office-knappen. Anta vidare att din kamrat Per använder den Word-version som ingick i Office och att du vill skicka ditt senaste dokument i ett e-postmeddelande till honom. Kommer han att kunna öppna ditt dokument? Ja, det fungerar. När Per klickar på dokumentet blir han, förutsatt att Office installationen är uppdaterad med de senaste Service Pack- och korrigeringskomponenterna, ombedd att ange om han vill hämta en konverterare som han kan öppna dokumentet med. I Pers Word-version ser inte dokumentet ut exakt som i din Word-version, eftersom den har stöd för många fler funktioner. Per kan ändå öppna dokumentet, bearbeta det och skicka tillbaka det till dig. Konverteraren fungerar bara med Office 2000 SP3, Office XP SP3 och Office 2003 SP1 och bara med operativsystemen Windows 2000 SP4, Windows XP SP1 och Windows Server DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

64 Så här anger du ett äldre filformat när du sparar ett dokument som har skapats i den nya versionen av Word. Om du tror att Pers Office 2000-installation inte är helt uppdaterad kan du spara dokumentet med ett äldre filformat innan du skickar det i ett e-postmeddelande till honom. Så här gör du: Klicka på Arkiv-fliken och välj kommandot Spara som. Klicka på Word format i listan över alternativ. Det kanske visas ett varningsmeddelande om att vissa funktioner kan inaktiveras eller ändras om du sparar med äldre filformat. Om dokumentet till exempel innehåller ett diagram visas ett meddelande om att diagrammet kombineras till ett enda objekt som inte kan redigeras. Diagrammet visas i Johns Word-version, men eftersom den inte har stöd för den nya funktionen kan han inte redigera diagrammet. SNABBREFERENS Menyfliksområdets tre delar Det finns tre grundläggande komponenter i menyfliksområdet. Det är bra att känna till vad de heter och hur de används. 64 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

65 Flikar. Överst visas ett antal flikar, och varje flik motsvarar ett aktivitetsområde. Grupper. På varje flik finns flera grupper som visar relaterade objekt tillsammans. Kommandon. Ett kommando kan vara en knapp, en nedrullningsbar lista eller en ruta där du anger information. Verktygsfältet Snabbåtkomst Verktygsfältet Snabbåtkomst är det lilla området uppe till vänster om menyfliksområdet. Verktygsfältet innehåller vanliga kommandon som du använder ofta: Spara, Ångra och Upprepa. Du kan lägga till dina favoritkommandon i verktygsfältet, så att de alltid är tillgängliga oavsett vilken flik som är aktiverad. Om du vill lägga till kommandon i verktygsfältet Snabbåtkomst högerklickar du på det kommando du vill lägga till och klickar sedan på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Fler kommandon i dialogrutor När en liten pil (kallad dialogruteikon) visas i det nedre högra hörnet av en grupp betyder det att det finns mer detaljerade eller avancerade alternativ för kommandona i gruppen. Klicka på pilen om du vill öppna en dialogruta eller ett åtgärdsfönster som visar de tillgängliga alternativen. Vad har hänt med Office-knappen? Microsoft Office-knappen i Word 2007 har ersatts av Arkiv-fliken i Microsoft Word Klicka på Arkiv, när du vill ta fram baskommandon för att öppna, spara och skriva ut dokument. Klicka på kommandot Alternativ längst ned på Arkiv-menyn så hittar du även de programinställningar som styr dina inställningar för stavning, som brukade finnas på Verktyg-menyn under Alternativ. Använda tangentbordet Tangentbordsgenvägar som börjar med CTRL (till exempel CTRL+C för Kopiera eller CTRL+ALT+1 för Rubrik 1), har inte ändrats sedan föregående versioner av Word. Tangentbordsgenvägar som börjar med ALT är dock ändrade. Tryck på ALT. Etiketter med tangenttips visas. Tryck på tangenten för den flik eller det kommando i verktygsfältet Snabbåtkomst som du vill använda. Om du trycker på ett kommando i verktygsfältet Snabbåtkomst aktiveras kommandot. Om du trycker på tangenttipset för en flik visas tangenttips för alla kommandon på fliken. Tryck på tangenten (eller tangenterna) för det kommando som du vill använda. Beroende på vilket kommando du väljer kan resultatet bli att en åtgärd vidtas eller att ett galleri eller en meny öppnas. I de två senare fallen kan du välja ett annat tangenttips. Obs! De flesta tangentbordsgenvägar från menyerna i Office 2003 (de som börjar med ALT) kan fortfarande användas. Du måste dock själv komma ihåg tangentkombinationerna, eftersom det inte finns någon information på skärmen om vilka tangenter du ska använda. Ett nytt filformat Det nya filformatet för Word-dokument baseras på nya Office Open XML-format (XML är en förkortning av Extensible Markup Language). Du behöver inte förstå hur XML DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

66 fungerar. Däremot kan du hålla fördelarna med det nya XML-baserade formatet i minnet: Dokumenten blir säkrare eftersom filer som innehåller skript eller makron separeras, vilket gör det enklare att identifiera och blockera oönskad kod eller makron. Dokumentstorleken blir mindre. Det är mindre risk att dokumenten skadas. Filnamnstillägg.docx.dotx.docm Används för Standard-Word-dokument utan makron eller kod Word-mallar utan makron eller kod Word-dokument som kan innehålla makron eller kod.dotm Word-mallar som kan innehålla makron eller kod Arbeta med personer som inte har Word 2010 I Word 2010 kan du öppna filer som har skapats i tidigare versioner av Word, från Word 95 till och med Word När du sparar en fil som ursprungligen skapades i en tidigare version, är standardalternativet i dialogrutan Spara som att spara filen i den tidigare versionen (.doc när det gäller version ). När du sparar en fil som en tidigare version, får du ett meddelande från kompatibilitetskontrollen om några 2010-funktioner inte är kompatibla med den versionen, och de nya funktionerna går inte att använda. Kompatibilitetsläget aktiveras automatiskt när du öppnar en Word-fil som har skapats i en tidigare version, eller om du sparar en fil som har skapats i 2010 som en tidigare version. 66 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

67 Microsoft Outlook 2010 Med Microsoft Outlook 2010 får du en integrerad lösning för hantering av tid och information, anslutning över gränserna och kontroll över den information som når fram till dig. Outlook 2010 innehåller innovationer du kan använda när du snabbt vill söka i dina kommunikationer, organisera arbetet och dela informationen med andra på ett bättre sätt allt på en enda plats. Outlook innehåller nu en liknande uppläggning med menyflikar som övriga Office-produkter. Med Outlook 2010 får du en integrerad lösning som gör det enklare att hantera din tid och information. Nyheter i Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2010 är en omfattande tids- och informationshanterare. Med nya funktioner som Snabbsökning och Att göra-fältet kan du ordna och snabbt få tag på den information du behöver. Med nya delningsfunktioner för kalendern, Microsoft DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

68 Exchange 2010-teknik och förbättrad åtkomst till Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-information, kan du säkert dela med dig av information som lagras i Outlook 2010 till arbetskamrater, vänner och familjemedlemmar oavsett var de befinner sig. Outlook 2010 gör det enklare för dig att prioritera och styra över din tid så att du kan koncentrera dig på det viktigaste. Här får du en översikt över Outlook 2010, med fokus på nya och förbättrade funktioner. Hantera tid och information För att du lättare ska kunna hantera tid och information har Outlook 2010 fått ett antal nya och förbättrade funktioner, bland annat har uppgifter integrerats med kalendern och funktionen Snabbsökning har lagts till. De här nya funktionerna gör det enklare för dig att hitta, hantera, prioritera och reagera på all den information som du får varje dag. Hitta den information du behöver snabbt Snabbsökning I Outlook 2010 finns nu ett nytt snabbt sätt att hitta information oavsett i vilken mapp den befinner sig. Outlook använder nu samma teknik som Microsoft Windows och levererar snabba resultat oavsett hur stor postlådan är. Dessutom har den visuella designen förbättrats och varje resultat visas med en gång det hittas, även om sökningen fortfarande pågår. Sökfönstret visas numera på samma plats oavsett var i Outlook du befinner dig. Du kan även vidarebefordra din sökning till Windowsskrivbordet och få en bredare sökning i hela datorn. Färgkategorier Nya färgkategorier ger ett snabbt visuellt sätt att anpassa objekt och skilja objekt från varandra och på så sätt förenkla informationssökandet. Tänk dig att du till exempel vill ge en färgkategori till alla objekt som rör ett visst projekt. Du kan använda samma färgkategori för e-post-, kalender- och uppgiftsobjekt så att det räcker med ett ögonkast för att hitta alla objekt för det projektet. Om du behöver hitta informationen vid ett senare tillfälle kan du söka och sortera efter Färgkategorier och på ett snabbt sätt visuellt identifiera det du letar efter. Flytta med färgkategorier Färgkategorier kan nu sparas i din standarddatafil istället för i Windows-registret. Om du använder ett Microsoft Exchange Server-e-postkonto blir dina kategorier tillgängliga på alla datorer du arbetar på. Resultatorienterat användargränssnitt Outlook 2010 har ett nydesignat användargränssnitt som gör att du enklare och mer intuitivt kan skapa, formatera och reagera på e-post. Du kan nu komma åt alla avancerade funktioner i Outlook från en lättåtkomlig plats inuti e-postmeddelandet. 68 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

69 Förhandsgranskning av bifogade filer Med hjälp av den nya funktionen Förhandsgranskning av bifogad fil, kan du visa bifogade filer inifrån läsfönstret med ett enkelt klick. Den här förbättringen sparar tid och gör att du kan visa bifoga filer i e-postmeddelandets sammanhang. Minimerat navigeringsfönster Navigeringsfönstret kan nu minimeras enligt bilden, så att du får ett större arbetsområde. Yomi-namn Outlook 2010 stöder nu japanska Yominamn i Kontakter. Veckovyn ändrad i kalendern Outlook 2010 har en ny veckovy. Den förra veckovyn hade två kolumner med veckans dagar och liknade en almanacka med en vecka per uppslag. Den nya veckovyn liknar vyn Arbetsvecka i de tidigare versionerna. Standarddetaljnivå Standarddetaljnivån för månadsvyn har ändrats. Hantera dina dagliga prioriteringar på ett enkelt sätt Att göra-fält Det nya Att göra-fältet integrerar dina uppgifter, e- postmeddelanden som flaggats för uppföljning, kommande möten och kalenderinformation på ett bekvämt ställe. Det innehåller även uppgifter från anteckningsprogrammet Microsoft Office OneNote 2010, Microsoft Office Project 2010 och Windows SharePoint Services 3.0-webbplatser. Att göra-fältet ger en samlad vy över dagens prioriteringar. Flagga e-post för uppföljning Flaggorna har nu blivit mer användbara i hela Outlook. Du kan använda en flagga för att snabbt skapa ett uppföljningsobjekt som kan spåras i Att göra-fältet, i Inkorgen och till och med i kalendern. De är precis som förut praktiska när du vill påminna dig själv eller andra om saker som ska göras. Uppgiftsintegrering i kalendern Outlook 2010 integrerar uppgifter i kalendern i listan över uppgifter så att du ser dem under dina dagliga avtalade tider och möten. När du vill avsätta tid för en uppgift drar du helt enkelt uppgiften till kalendern. När du är färdig med en uppgift en viss dag stannar uppgiften kvar på den dagen och ger dig på så sätt en visuell förteckning över det arbete du har utfört. Uppgifter som du inte har slutfört följer med till nästa dag och samlas tills du markerar dem som slutförda. Förbättrade schemafunktioner Förbättrade schemafunktioner i Outlook 2010 och Exchange 2010 gör det enklare för dig att schemalägga möten på kortare tid. När du använder Exchange 2010 granskas deltagarscheman och den bästa tiden och platsen för mötet rekommenderas. Flera andra förbättringar i Outlook 2010 gör hanteringen av kalendern enklare för andra som använder Exchange 2003 eller Exchange När platsen för mötet eller dagordningen ändras får deltagarna en informationsuppdatering och de behöver inte acceptera mötet en gång till som tidigare. Dessutom markeras ändringarna i mötesuppdateringen vilket gör det lättare att se vilken information som har ändrats. Autosvar. Det är det nya namnet på Frånvarohanteraren (Out of Office). Den, liksom Regler och aviseringar hittar du genom att välja Arkiv, Info. Konversationer (Conversations) Som standard organiseras e-postmeddelandena i Inkorgen i Microsoft Outlook 2010 efter datum och ordnas efter konversation, där meddelanden som har DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

70 samma ämne grupperas i konversationer, som kan visas maximerade eller minimerade. Detta gör att du snabbare kan gå igenom dina e-postmeddelanden och utföra åtgärder i meddelanden eller konversationer med färre klickningar. Konversationer identifieras i meddelandelistan med en ikon som visar flera objekt. Meddelandena inom varje konversation sorteras med det nyaste meddelandet överst. När ett nytt meddelande tas emot flyttas hela konversationen högst upp i meddelandelistan. När du klickar på en konversationsrubrik i meddelandelistan visas konversationen i läsfönstret, med det nyaste meddelandet överst. För konversationer som innehåller olästa meddelanden står ämnet i fet stil, och antalet olästa meddelanden visas bredvid ämnet. När du maximerar konversationen visas rubriken för olästa meddelanden i fet stil. Maximerade konversationer ger ett visuellt förhållande mellan meddelanden, inklusive eventuella svar och relaterade meddelanden från andra mappar. När ett meddelande får två eller flera svar kan konversationen delas upp i flera relaterade men separata konversationer. Det senaste meddelandet i varje undergrupp visas när du klickar på konversationen. Klicka på en av undergrupperna så visas meddelandena från den undergruppen i läsfönstret, med det senaste meddelandet överst. Snabbsteg (QuickSteps) Snabbsteg är en ny funktion i Microsoft Outlook 2010 som du kan använda om du vill utföra flera åtgärder för e-postmeddelanden åt gången, vilket gör det lättare att snabbt och enkelt hantera postlådan. Om du till exempel ofta flyttar meddelanden till en särskild mapp, kan du använda ett snabbsteg och flytta meddelandet med ett klick. Eller om du brukar vidarebefordra meddelanden till chefen eller medarbetarna kan ett snabbsteg med ett klick förenkla uppgiften. 70 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

71 De snabbsteg som finns i Outlook 2010 kan anpassas. Du kan även skapa egna så att du får ett snabbstegsgalleri med e-poståtgärder som du utför ofta. Kontakt över alla gränser För att det ska bli enklare för dig att ta kontakt med personer som arbetar på andra platser eller plattformar har Outlook 2010 genomgått stora förbättringar det gäller allt från att det är enklare att dela kalendern till inbyggt RSS-stöd (Really Simple Syndication) och integrering av Windows SharePoint Services 3.0-information. Relevant information nära till hands Genom att relevant information kommer direkt till din inkorg ger Outlook 2010 dig just den information du behöver varje dag. Koppla Windows SharePoint Services 3.0-listor till Outlook Outlook 2010 gör att du kan vara med och påverka var du än befinner dig tack vare information som lagras i SharePoint-listor. Du kan koppla kalendrar, dokumentbibliotek, diskussionstavlor, kontakter och uppgifter till Outlook 2010, och sedan förhandsvisa, genomsöka eller redigera det innehållet. De ändringar du gör uppdateras både i serverversionen och i din webbläsare. Nya funktioner i Outlook 2010 (till exempel överlappande kalendrar, elektroniska visitkort och Att göra-fältet) innehåller också SharePoint-information. RSS-feeds (Really Simple Syndication) RSS-feeds gör det bekvämt för utgivare att distribuera information i ett standardiserat format. Ett vanligt exempel på RSSinnehåll är informationskällor som uppdateras ofta, till exempel nyhetsrubriker och personliga webbloggar (som även kallas bloggar). Fördelen med RSS är att allt innehåll, som kan komma från flera webbkällor, samlas på ett ställe och du behöver inte lämna din e-postadress till utgivarna för att kunna ta emot information. Du behöver inte längre besöka en mängd webbplatser för att få den senaste informationen kring dina favoritämnen. Automatiska kontoinställningar Den nya funktionen för automatiska kontoinställningar gör det enkelt att lägga till nya konton i Outlook Du anger helt enkelt kontonamnet och lösenordet för ditt Exchange Server-, POP3- eller IMAP-e-postkonto. Outlook 2010 konfigurerar kontot för dig. Du behöver inte längre veta serverns namn eller annan information, och du behöver inte konfigurera portarna eller göra någonting annat. När du använder ett Exchange 2010-konto hålls ditt konto uppdaterat eftersom det har en dynamisk anslutning till Exchange Server. På det här viset upptäcker Outlook 2010 automatiskt ändringar om din postlåda flyttas från en server till en annan och du kan fortsätta med dina dagliga uppgifter utan avbrott. Du kan numera ansluta flera Exchange-konton till samma Outlookklient. Det måste dock tillhöra samma Exchange Server. Enkelt att dela information med vem som helst, var som helst Kalenderavbild Du kan skicka din kalender till vem som helst i ett e- postmeddelande. Mottagaren kan öppna kalendern med en webbläsare eller med Outlook. Prenumerationer på Internetkalendrar Internetkalendrar är kalendrar som delas över Internet. Oavsett om de skapas i Outlook eller i något annat program kan dessa kalendrar hämtas från en publiceringstjänst för kalendrar eller från en särskild webbplats där andra kan lägga upp och prenumerera på DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

72 kalendrar. I prenumerationen på en Internetkalender ingår information som instruerar Outlook om var och hur ofta uppdateringar ska hämtas. Överlappande kalendrar När du visar överlappande kalendrar kan du navigera i flera kalendrar som ligger på varandra, vilket gör det enklare att jämföra din kalender med en arbetskamrats eller en arbetsgrupps kalender när ni ska hitta en ledig tid för ett möte.. Publicera kalendrar på Microsoft Office Online Du kan dela din kalender med alla eller med utvalda personer genom att publicera din Internetkalender på Office Online. Elektroniska visitkort Du kan skapa och dela anpassade elektroniska visitkort som är ett personligt sätt att dela med sig av information. Du delar ut ditt kort antingen som en bifogad fil eller som en del av signaturen i e- postmeddelandet. Med de elektroniska visitkorten kan du anpassa din kontaktinformation och du kan även lägga till logotyper och foton vilket gör kontaktinformationen mer personlig och lättare att hålla ordning på. Elektroniska visitkort kan enkelt bytas mellan personer via e-postmeddelanden och kan sedan sparas i mappen Kontakter. Microsoft Office InfoPath 2010-integrering i Outlook Den fullständiga integreringen av Outlook 2010 med Office InfoPath 2010 gör det möjligt att bädda in InfoPath-formulär i ett e-postmeddelande och att skicka det till andra ihop med en förfrågan om att de ska fylla i den nödvändiga informationen. Det enda mottagaren behöver göra är att svara på ditt meddelande och att fylla i det inbäddade formuläret. När du har fått in alla svaren kan du exportera informationen till Microsoft Excel 2010 och analysera den där, eller sammanfoga svaren från formulären som du skickade ut till ett huvudformulär. Frånvarohanteraren Tidigare när du startade Outlook och Frånvarohanteraren var aktiverad visades en varningsdialogruta. Om du har igång Frånvarohanteraren i Outlook 2010 visas ett meddelande i statusfältet. Om du använder ett Exchange 2010-konto kan du nu schemalägga dina frånvarotider i förväg och du behöver inte lägre vara orolig för att glömma att aktivera Frånvarohanteraren. Om du använder Exchange 2010-e-postkonton kan du dessutom skicka olika meddelanden till mottagare inom företaget och mottagare utanför. UM (Unified Messaging) Med hjälp av Exchange 2010, kan du få röstmeddelanden och fax till Inkorgen i Outlook Stöd för internationella domännamn Outlook 2010 har nu stöd för internationella domännamn i e-postadresser. Det här stödet gör att användare kan registrera och använda domännamn på sina modersmål och inte bara på engelska. Förbättrad cachelagring Outlook 2010 stöder nu cachelagring alltså att lokala synkroniserade kopior görs av delade data som du arbetar med. Till exempel: Om du arbetar med en annan persons delade mappar lagras en kopia av den informationen på din dator. Detta ger bättre prestanda och gör att du kan arbeta med delade data även om du inte har någon anslutning till Exchange-servern. Upprätthålla säkerheten och behålla kontrollen Outlook 2010 har ett antal kraftfulla verktyg som skyddar din personliga information och företagsinformation, det handlar om allt från hantering av skräppost och nätfiske till nya hanterade e-postmappar. Detta resulterar i att du får bättre kontroll över 72 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

73 vilken information som ska nå fram till dig och du kan koncentrera dig på dina dagliga arbetsuppgifter. Kontrollera vilka e-postmeddelanden som ska få komma fram på ett effektivt sätt Poststämpelfunktionen i Outlook Poststämpelfunktionen i Outlook är en ny teknik från Microsoft som hjälper till att stoppa skräppost. Den här tekniken ber avsändarens dator att utföra en beräkning eller lösa ett problem och skickar med uppgiften som ett tecken på legitimitet. När du använder poststämpelfunktionen i Outlook blir det svårt och tidskrävande att skicka skräppost och massutskick, men det märks inte av när du skickar legitima meddelanden. När ett meddelande som har en poststämpel tas emot av Outlook 2010 kan systemet enkelt verifiera om det är ett giltigt meddelande. Om poststämpeln är giltig är det bevis på att avsändarens dator var tvungen att utföra ett visst arbete när meddelandet skickades. Resultatet blir att meddelanden med poststämpel hamnar i Inkorgen och inte i mappen Skräppost. Filter för skräppost/skydd mot nätfiske Outlook 2010 har ett förbättrat filter för skräppost som sorterar bort ännu fler oönskade e-postmeddelanden än tidigare. Det finns också ett nytt skydd mot nätfiske (att använda falska e- postmeddelanden för att få dig att avslöja personlig information). Outlook 2010 spårar misstänkta e-postmeddelanden och skyddar dig genom att inaktivera länkar i sådana meddelanden tills du har godkänt dem. Du får en varning i e- postmeddelandet om möjliga hot. Se till att personlig information och företagsinformation blir ännu säkrare Hanterade e-postmappar När du använder Exchange 2010 hjälper hanterade e-postmappar företag att upprätthålla en lagringspolicy för e-post och de underlättar hanteringen av de anställdas postlådor, bland annat genom att specificera i vilken utsträckning andra ska ha åtkomst till sådana postlådor. Lagringsplats för e-post Du kan spara och arkivera e-postmeddelanden i ett Windows SharePoint Services 3.0-dokumentbibliotek. Outlook 2010 ger dig åtkomst till dessa lagringsplatsmappar jämte dina e-postmappar, vilket gör att du kan använda dem precis som du använder de andra mapparna. Men de här mapparna kan delas ut till andra användare och de optimeras för långtidsarkivering och bästa möjliga kompatibilitet. IRM (Information Rights Management) Den förbättrade IRM-tekniken är en teknik för att upprätthålla principer som är tillgänglig i Microsoft Office. IRM hjälper till att skydda dokument, kalkylblad, presentationer och e-postmeddelanden mot obehörig åtkomst och användning. Med IRM kan du ange vilka personer som får öppna ett dokument eller ett e-postmeddelande och kontrollera om var och en av dessa personer får redigera, kopiera, vidarebefordra eller skriva ut innehållet och eventuella bifogade filer. Hantering av ledig/upptagen-information När du använder ett Exchange 2010-konto kan du ange vem som får visa din ledig/upptagen-information, vilket gör att du får kontroll över din personliga information. Säkerhetscenter Här hittar du säkerhets- och sekretessinställningar för Microsoft Office 2010-program. Säkerhetsnivåerna Mycket hög, Hög, Mellan och Låg som användes i tidigare versioner av Office har ersatts med ett effektivare säkerhetssystem. Förhindra att arbete försvinner DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

74 . Office-diagnostik Microsoft Office-diagnostik är en serie diagnostiska tester som du använder för att ta reda på varför datorn kraschar. Med testerna kan du lösa problem direkt och kanske identifiera hur du kan lösa andra problem. Microsoft Office-diagnostik ersätter följande Microsoft Office 2003-funktioner: Identifiera och reparera och Återställning för Microsoft Office-program. Programåterställning I Outlook 2010 finns det bättre möjligheter att undvika att förlora arbeta när ett program stängs onormalt. När det är möjligt försöker Outlook 2010 att återställa vissa aspekter av programmets läge när det startar om. Du kanske arbetar med flera filer på samma gång. Filerna har öppnats i olika fönster där vissa data visas i respektive fönster. Då kraschar Outlook När du startar om Outlook 2010 öppnas filerna och fönstren återställs till läget innan Outlook 2010 kraschade. Språkverktyg Nedan beskrivs några nya funktioner i stavningskontrollen: Stavningskontrollen är mer konsekvent mellan de olika Microsoft Office System 2010-programmen. Exempel: Fler alternativ för stavningskontrollen är nu globala. Om du ändrar något av dessa alternativ i ett av Office-programmen, ändras det också för alla andra Office-program. Förutom att använda samma ordlistor, hanteras de via samma dialogruta i alla program. Stavningskontrollen i Microsoft Office System 2010 omfattar nu en ordlista enligt den franska språkreformen. I Microsoft Office 2003 var detta ett tillägg som installerades separat. En undantagsordlista skapas automatiskt för ett språk första gången som det språket används. Med hjälp av undantagsordlistor kan du flagga ord som du inte vill använda. Det kan vara bra om du vill undvika oanständiga ord eller ord som inte passar vissa språkliga riktlinjer. Stavningskontrollen kan hitta och flagga vissa sammanhangsberoende stavfel. Du kanske någon gång har råkat skriva följande i en engelsk text? I will see you their. I Outlook 2010 kan du aktivera alternativet Använd sammanhangsbaserad stavningskontroll och få hjälp med att hitta och korrigera den här typen av misstag. Alternativet går att använda när du stavningskontrollerar text på engelska, tyska eller spanska. Hantera din tid och information Organisera informationen bättre så sparar du tid och blir mer produktiv. Sök snabbt igenom all information. Med integrerad Snabbsökning kan du lokalisera den information du letar efter direkt från Outlook 2010-gränssnittet. Du kan söka igenom informationen med hjälp av nyckelord, men du kan också leta efter de här nyckelorden i filer bifogade till e-postmeddelanden med Snabbsökning. För mer riktade sökresultat kan du begränsa sökningen med användbara villkor i rutan Snabbsökning. Hantera dina dagliga prioriteter. Använd Att göra-fältet när du vill organisera och hantera dina prioriteter. Med Att göra-fältet ser du en överskådlig vy över dina kalendrar, kommande möten, aktiviteter och flaggad post det blir enklare att utnyttja informationen. Få bättre resultat snabbare med ett omarbetat användargränssnitt. Outlook 2010 har ett omarbetat gränssnitt vad gäller redigering och har gjort det enklare och mer intuitivt att skriva meddelanden, formatera och svara på e- 74 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

75 post. Alla de omfattande funktionerna från Outlook 2010 är nu lättillgängliga och enkla att hitta i meddelandet. Identifiera information visuellt. Med färgkategorier i Outlook 2010 är det enkelt att anpassa och lägga till kategorier till alla typer av information. Färgkategorier är ett enkelt, visuellt sätt att skilja olika objekt åt, som gör det enkelt att organisera alla data och söka efter information. Förhandsgranska bifogade filer bara genom att klicka på Förhandsgranskning av bifogad fil. Att komma åt e-postbilagor är ofta komplicerat, och det är svårt att bara kasta en blick på innehållet. Med Förhandsgranskning av bifogad fil kan du enkelt titta på de bifogade filerna med bara ett klick direkt från Outlook Använd Snabbsökning när du vill lokalisera rätt information i ett integrerat, välbekant gränssnitt. Anslut över gränserna Dela alla typer av information med medarbetare, kunder, vänner och familj. Skapa och prenumerera på Internetkalendrar. Med Internetkalendrar kan du visa och hålla dig uppdaterad med branschens händelser eller få kalendrar och scheman över privata intressen. Du kan lägga till statiska Internetkalendrar, prenumerera på en dynamisk Internetkalender i Outlook 2010 och skapa egna Internetkalendrar som du kan dela med andra. Skicka din kalenderinformation till vem som helst med ögonblicksbilder av kalendern. Behöver du ett enkelt sätt att dela din kalenderinformation med andra? Med ögonblicksbilder av kalendern skapar Outlook 2010 en HTML-visning av din kalender, så att du kan dela den här informationen med vem som helst. Publicera dina Internetkalendrar till Microsoft Office Online. Med Outlook 2010 kan du enkelt skapa en ny Internetkalender i Outlook 2010 och publicera den till Office Online och dela den med andra. Med Microsoft Passport-referenser kan du bjuda in en grupp medarbetare, kunder, vänner eller familj för att visa eller arbeta med kalendern så att alla har den senaste informationen. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

76 Integrera helt med Microsoft Windows SharePoint Services-tekniken. Med Outlook 2010 kan du interagera fullständigt med den information som är lagrad i Windows SharePoint Services-teknik var som helst, när som helst. Du kan ansluta Windows SharePoint Services-kalendrar, dokument, kontakter eller aktiviteter med Outlook 2010 och ha fullständig redigeringsbehörighet. Du vet då att alla ändringar du gör i den information som är lagrad i Outlook 2010 återspeglas i serverversionen. Upplev förbättrade funktioner och bättre samarbete med Microsoft Exchange Server När Outlook 2010 och Microsoft Exchange Server 2010 används tillsammans kan användaren utnyttja de förbättrade samarbetsfunktionerna och få utökad säkerhet. Exchange Server 2010 innehåller det senaste för dynamiska postlådeanslutningar, enhetliga meddelandefunktioner och förbättrat skydd för skräppost. Skicka textmeddelanden från Outlook bara genom att klicka. Outlook Mobile Service är en funktion i Outlook som gör att du kan skicka och ta emot text- och bildmeddelanden från Outlook 2010 till mobiltelefoner och tvärtom. Med Outlook Mobile Service kan du också vidarebefordra e-postmeddelanden, kontakter, möten och aktiviteter i Outlook till dig själv som textmeddelanden. Du kan till och med göra så att Outlook 2010 automatiskt skickar e- postmeddelanden, påminnelser och dagens kalender som textmeddelande direkt till din mobiltelefon. Arbeta med RSS-prenumerationer från Outlook Nu kan du prenumerera helt på och interagera med RSS-matningar (Really Simple Syndication) direkt från Outlook 2010 den mest naturliga platsen att hantera den här typen av information på. Det är enkelt att komma igång med att lägga till RSS-matningar med startsidan för RSS-prenumerationer i Outlook Anpassa och dela elektroniska visitkort. Elektroniska visitkort är ett enkelt sätt för att skapa, anpassa och dela din information med kunder, klienter och vänner. Du kan lägga till foton, företagslogotyper eller annan personlig information på kortet så att mottagaren enkelt känner igen ditt kort. 76 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

77 Med överläggsvyn i kalendern är det enkelt att navigera i den personliga kalendern och gruppkalendern samtidigt. Förbättra kontroll och skydd för e-post Outlook 2010 fungerar så att du kan kontrollera informationen och skydda dig från skadliga webbplatser. Förhindra förekomsten av skräppost och minska exponeringen till skadliga webbplatser. Skräppostfiltret som lanserades i Microsoft Outlook 2003 hjälper till att förhindra att skräppost gör din inkorg överfull. Tillsammans med skräppostfiltret i Outlook 2010 innehåller Outlook 2010 ytterligare sätt att skydda dig från att personlig information sprids. Nya funktioner mot nätfiske inaktiverar hotfulla länkar och varnar dig om e- postmeddelande kan ha skadligt innehåll eller nätfiskeinnehåll. Förbättrat skydd och utökad säkerhet med Exchange Server Outlook 2010 och Exchange Server 2010 i kombination innehåller teknik mot nätfiske i det nya skräppostfiltret. Exchange Server 2010 söker igenom inkommande e-post, kontrollerar om e-postmeddelandet är felfritt och om det behövs inaktiverar länkar eller URL-adresser i meddelandet för att skydda användarna. Kontrollera distributionen av känsligt arbete. Skydda företagets tillgångar genom att förhindra att mottagaren vidarebefordrar, kopierar eller skriver ut viktiga e-postmeddelanden med IRM-funktionen (Information Rights Management). Du kan till och med ange ett giltighetsdatum för meddelandet. Efter det datumet kan meddelandet inte längre visas eller användas på annat sätt. IRM-funktionen kräver Microsoft Windows Server 2003 eller senare som kör Microsoft Windows RMS (Rights Management Services). Behåll standarden för hanterade e-postmappar. Exchange Server 2010 erbjuder hanterade e-postmappar, en ny metod för lagring av dokument, DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

78 arkivering och reglerade standarder. Användare kan se och använda de interaktiva funktionerna i de här mapparna i Outlook 2010 precis som i vanliga brevmappar, men de meddelanden som lagras i den här mappen har principer för lagring, arkivering och giltighet som definieras av administratören. Med hanterade e-postmappar kan användare och administratörer enkelt följa olika former av externa bestämmelser och interna företagsprinciper angående lagring av meddelanden. Kontrollera att e-postmeddelandet är felfritt med poststämpeln för e- post i Outlook Med poststämpeln för e-post i Outlook 2010 är det enklare att kontrollera att den e-post som hamnar i inkorgen är felfri och att e- post som skickas av Outlook 2010 är betrodd av mottagarens klient. När du skapar ett meddelande med poststämpeln för e-post används en ny teknik som Microsoft har utvecklat som en del av den pågående kampen att sätta stopp för skräppost. Med den här tekniken blir avsändarens dator ombedd att göra en uträkning eller lösa en gåta, och sedan godkänner tekniken det här som ett bevis på att e-postmeddelandet är felfritt. Poststämplarna för e-post är utformade att göra det alltför tidskrävande och tekniskt förlustbringande att skicka massutskick som skräppost men för användaren fungerar det på samma sätt som att skicka vanlig e-post. Skriva ut tomma kalendrar Du kan skriva ut en tom kalender i Microsoft Outlook. Det kan vara användbart för anteckningar eller som underlag vid ett projektmöte med din arbetsgrupp. Skriva ut en tom kalender 1. Peka på Mapp, Ny kalender. 2. Skriv ett namn (t.ex. Tom kalender) för mappen i rutan Namn i dialogrutan Skapa ny mapp. 3. Klicka på Kalender i listan Mappen innehåller. 4. Klicka på Kalender i listan Markera var mappen ska placeras, och välj sedan OK. 5. Markera avbockningsrutan för den kalender du skapat under avsnittet Mina kalendrar i navigeringsfönstret i Kalender. 6. Klicka på Skriv ut på Arkiv-menyn. 7. Markera önskade utskriftsalternativ och klicka sedan på knappen Skriv ut. Bifoga en fil eller ett annat objekt i ett e- postmeddelande Bifogade filer är filer eller objekt som kan skickas som en del av ett e-postmeddelande. Här förklaras hur du skickar bifogade filer. Information om hur du tar emot bifogade filer i e-post finns i Förhandsgranska, öppna, ändra eller spara bifogade filer. Var visas bilagor i mitt meddelande? Var bilagor visas i meddelandet beror på vilket format du skriver meddelandet i: Om meddelandeformatet är HTML eller oformaterad text visas bilagor på rutan Bifogad fil under raden Ämne. 78 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

79 Om meddelandeformatet är Rich Text visas bifogade filer i meddelandets brödtext. Även om filen ser ut att vara inbäddad i meddelandet är den egentligen en separat bilaga. Det format som använts för att skapa meddelandet visas i namnlisten högst upp i meddelandet. Bifoga en fil i ett meddelande 1. Klicka på Nytt e-postmeddelande på Start-fliken 2. Klicka på Bifogad fil i gruppen Ta med på fliken Meddelande. 3. Bläddra till och markera den fil du vill bifoga och klicka sedan på Infoga i dialogrutan Infoga fil. Om den fil du vill bifoga inte visas i den mapp du vet att den finns i, kontrollerar du att Alla filer (*.*) är valt i rutan Filformat och att Utforskaren är konfigurerad så att filnamnstillägg visas. Du kan också infoga en fil från fliken Infoga i det nya meddelandet. Som standard spärrar Outlook bifogade filer som kan vara farliga (inklusive BAT-, EXE-, VBS- och JS-filer) som kan innehålla virus. Du blir tillfrågad om du vill skicka en bifogad fil, som kan vara osäker. Om du svarar Ja skickar Outlook den bifogade filen. Om du svarar Nej kan du sedan ta bort den bifogade filen som kan vara skadlig. Du kan bifoga flera filer samtidigt om du markerar dem och drar dem från en mapp på datorn till ett öppet meddelande i Outlook. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

80 Storleksbegränsningar för bifogade filer Det finns ingen begränsning för bifogade filer i Outlook. Däremot begränsar de flesta e- postserveradministratörer och Internetleverantörer den sammanlagda meddelandestorleken, det vill säga summan av alla bifogade filer plus innehållet i själva meddelandet. Dyrare tjänster ger ofta mer lagringsutrymme för e-post och gör att du kan skicka och ta emot större meddelanden än vanliga tjänster. Om du vill ha mer information om största tillåtna meddelandestorlek kontaktar du din Internetleverantör eller e-postserveradministratören inom organisationen. Om du bifogar en väldigt stor fil bör du först komprimera den med ett ZIP-program. Outlook-filer som sparas i öppna XML-format med följande filnamnstillägg zippas automatiskt: DOCX, DOTX, XLSX, XLTX, PPTX, POTX och PPSX. Om du bifogar en fil i ett vanligt bildformat, t.ex. JPEG, så kan du via Backstage-vyn välja att komprimera den. Problem med ZIP-filer Om filerna du bifogar zippas utan att du har gjort någonting kontrollerar du om ett ZIP-verktyg har installerats i Outlook som ett COM-tillägg. Sådana tilläggsprogram kan du inaktivera på följande sätt: 1. Klicka på Säkerhetscenter på Verktyg-menyn och sedan på Tillägg. 2. Klicka på COM-tillägg i listan Hantera och klicka sedan på Gå till. 3. I dialogrutan COM-tilläggavmarkerar du kryssrutan bredvid tilläggets namn och klickar på OK. Bifoga ett objekt i ett meddelande Du kan bifoga objekt. Objekt kan vara e- postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.) och andra meddelanden i ett nytt meddelande: 1. Klicka på Nytt på Arkiv-menyn och sedan på E- postmeddelande. 2. Klicka på Bifoga objekt i gruppen Inkludera på fliken Meddelande. 3. Klicka på mappen som innehåller objektet du vill bifoga i listan Sök i. 4. Klicka på objektet du vill ha och klicka sedan på OK. Tips! Du kan också infoga ett objekt från fliken Infoga i det nya meddelandet. Skriva ut e-postmeddelanden och bifogade filer 1. Markera, utan att öppna, det meddelande som du vill skriva ut i meddelandelistan. 2. Klicka på Skriv ut på Arkiv-menyn. 80 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

81 Meddelande med en bifogad fil Meddelandelista Arkiv-menyn Kommandot Skriv ut 3. Om du vill skriva ut bifogade filer markerar du kryssrutan Skriv ut bifogade filer. Kryssrutan Skriv ut bifogade filer visas inte Om kryssrutan Skriv ut bifogade filer inte visas kan det bero på att du har klickat på Skriv ut på Arkiv-menyn i ett meddelande som är öppet. Stäng meddelandet, kontrollera att det fortfarande är markerat i meddelandelistan och klicka på Skriv ut på Arkiv-menyn. Obs! Bifogade filer skrivs bara ut på standardskrivaren. Om du till exempel har angett skrivare A som standardskrivare och du väljer att skriva ut ett meddelande med en bifogad fil på skrivare B, skickas meddelandet till skrivare B och den bifogade filen till skrivare A. Skapa fler kalendrar Utöver den vanliga kalendern i Microsoft Outlook kan du skapa fler Outlookkalendrar. Du kan exempelvis skapa en kalender för dina privata möten och tider. 1. Peka på Nytt på Arkiv-menyn och klicka sedan på Kalender i kalendern. Obs! Om du arbetar i E-post, Kontakter, Uppgifter, Journal eller Anteckningar pekar du på Nytt på Arkiv-menyn och klickar på Mapp. Klicka på Kalender i listan Mappen innehåller. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

82 Skriv kalendernamnet så som det ska visas i navigeringsfönstret. Markera Kalender under Mappen innehåller. 2. Skriv ett namn för mappen i rutan Namn i dialogrutan Skapa ny mapp. 3. Klicka på Kalender i listan Markera var mappen ska placeras, och välj sedan OK. Hantera eller ta bort dubblerade kontakter Om du sparar en kontakt (kontakt: En person, i eller utanför organisationen, som du kan spara olika sorters information om, till exempel adress och e-postadress, telefonnummer och faxnummer samt webbadresser.) med ett namn eller e-postnamn som redan finns i mappen Kontakter visas en dialogruta i Microsoft Outlook där du kan välja att lägga till dubbletten som en ny kontakt eller uppdatera den befintliga kontakten med den nya informationen från dubbletten. Samma alternativ visas i samband med dubbletter av elektroniska visitkort (Elektroniskt visitkort: En vy som innehåller specifika uppgifter om en kontakt i ett format som liknar ett vanligt visitkort och som kan infogas i meddelanden.). En annan situation då dubbletter skapas är när du importerar kontakter till Outlook. I detta fall kan du ta bort de överflödiga dubbletterna. Du kan också inaktivera dubblettsökningsfunktionen om du sparar många kontakter samtidigt och vill skynda på processen. Alternativ för att hantera dubblerade kontakter Du kan välja mellan två alternativ för att åtgärda dubbletter i dialogrutan Kontakt med samma namn har påträffats: Lägga till som en ny kontakt Den nya kontakten läggs till i mappen Kontakter. Om du till exempel skapar en kontakt med namnet Judy Lew, och det redan finns en kontakt med det namnet i mappen Kontakter, kommer mappen att innehålla två kontakter med namnet Judy Lew. För att skilja mellan de båda kontakterna kan du lägga till en mellaninitial i ett av namnen. Visitkortsvyn (vy: Vyer ger dig olika infallsvinklar på samma information i en mapp genom olika arrangemang och format. Det finns standardvyer för varje mapp. Du kan också skapa anpassade vyer.) är en bra vy som innehåller tillräckligt med information för att du ska kunna särskilja kontakter med samma namn. Uppdatera den befintliga kontakten nedan med den nya informationen Alla fält som innehåller information i dubbletten och den befintliga kontakten jämförs med varandra, varefter informationen från dubbletten kopieras till alla fält i den befintliga kontakten som innehåller dubblettinformation. Om det till exempel finns en kontakt med namnet Judy Lew och telefonnumret , och dubbletten med samma namn 82 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

83 innehåller ett annat telefonnummer, så kopieras det nya numret till lämpligt fält i den befintliga kontakten, medan övriga fält lämnas oförändrade. De färgkategorier som du tilldelar den nya kontakten och texten i meddelandet från den nya kontakten kopieras inte till den befintliga kontakten. Om du vill kopiera den här informationen måste du göra det manuellt. Certifikat (certifikat: Ett sätt att bevisa din identitet digitalt. När du skickar ett digitalt signerat meddelande, skickar du ditt certifikat och din offentliga nyckel. Certifikat utfärdas av en certifikatutfärdare och de kan de upphöra att gälla eller återkallas, i likhet med körkort.) och länkar till kontakter på fliken Aktiviteter kopieras från dubbletten och läggs till i den befintliga kontakten utan att den ursprungliga informationen ersätts. Länkar på fliken Aktiviteter till andra objekt än kontakter, till exempel till uppgifter och avtalade tider, kopieras inte. När informationen i en kontakt uppdateras i Outlook lagras en kopia av den ursprungliga kontakten i mappen Borttaget. Du kan använda den här kopian om du behöver återställa informationen i den ursprungliga kontakten. Ta bort dubblerade kontakter Om du markerar alternativet Tillåt att dubbletter skapas i Import-/exportguiden när du importerar kontakter till Outlook som har namn eller e-postadress som redan finns i mappen Kontakter, kan detta resultera i dubbletter av flera eller alla kontakter som importeras. Du måste ta bort dubbletterna manuellt, vilket enklast görs på följande sätt: 1. Markera den kontaktmapp som innehåller dubbletter i Kontakter. 2. Klicka på Telefonlista under Aktuell vy i navigeringsfönstret (Kolumnen på vänster sida i Outlook-fönstret som innehåller olika fönster, till exempel Genvägar och E-post, och genvägarna eller mapparna i varje fönster. Klicka på en mapp om du vill se objekten i mappen.). Den här vyn ger en bra överblick över kontaktlistan och gör det lätt att upptäcka dubbletterna. Nu kan du sortera listan efter ändringsdatum så att dubbletterna grupperas tillsammans. 3. Peka på Aktuell vy på Visa-menyn och klicka sedan på Anpassa aktuell vy. 4. Klicka på Fält, klicka på Ändrat i listan Tillgängliga fält och klicka på Lägg till. 5. Klicka på Flytta upp tills Ändrat finns högst upp i listan Visa fälten i följande ordning. 6. Klicka två gånger på OK. 7. Tryck på och håll ned CTRL i listan med kontakter samtidigt som du klickar på dubbletterna. 8. När du har markerat alla dubblerade kontaktobjekt trycker du på DEL. Obs! Om du inte vill tillåta dubbletter när du importerar kontakter till Outlook, markerar du alternativet Importera inte dubbletter eller Ersätt dubbletter med importerade objekt i Import-/exportguiden. Importera inte dubbletter Befintliga data bevaras men den dubblerade information i den personliga mappfilen (.pst) (Personlig mappfil (.pst): En datafil som lagrar meddelanden och andra objekt på datorn. Du kan tilldela en PST-fil som standardleveransplats för e-post. Du kan använda en PST-fil för att ordna och säkerhetskopiera objekt.) kopieras inte till mappen Kontakter. Ersätt dubbletter med importerade objekt Befintliga data i mappen Kontakter ersätts med informationen i PST-filen som importeras. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

84 Inaktivera dubblettsökningsfunktionen Om du sparar många kontakter i Outlook kan det gå snabbare om du inte använder dubblettsökningsfunktionen. Så här inaktiverar du funktionen: 1. Klicka på Alternativ på Verktyg-menyn. 2. Klicka på Kontaktalternativ, och avmarkera sedan kryssrutan Sök efter dubbletter av kontakter. De tio främsta fördelarna med Microsoft Outlook 2010 Med Outlook 2010 kan användarna administrera sin tid och information, ansluta över gränser och bidra till att bibehålla säkerhet och kontroll på ett bättre sätt. Här är de tio främsta skälen till att använda Outlook 2010 när du vill öka produktiviteten och förbättra samarbetet. Sök all information omedelbart. Har du problem att hitta den information du behöver? Använd Outlook 2010 för att söka efter nyckelord, datum eller flexibla kriterier för att lokalisera objekt i din e-post, kalender eller bland dina uppgifter för att spara värdefull tid. Instant Search i Outlook 2010 är helt integrerat i gränssnittet så du behöver aldrig lämna Outlook för att hitta den information du behöver. Hantera dina dagliga prioriteringar och information på ett enkelt sätt. Du kan kontrollera dina prioriteringar för dagen genom att titta på Att görafältet där dina flaggade e-postbrev och uppgifter visas tydligt. Att göra-fältet kopplar även uppgifter som du har sparat i andra Microsoft Office-program som Project, OneNote och Microsoft Windows SharePoint Services-teknik. Slutligen hjälper integreringen av objekten i Att göra-fältet i kalendern dig att att schemalägga och blockera tid för att följa upp objekt. Få bättre resultat snabbare med ett omarbetat användargränssnitt. Outlook 2010 har ett nytt användargränssnitt för meddelanden med ändrat utseende som ska göra det enklare att skriva, formatera och agera utifrån information till en enklare och mer intuitiv upplevelse. Du har nu alla Outlooks omfattande funktioner och möjligheter på en strömlinjeformad placering vilket gör det enkelt att navigera bland alternativen. Anslut till människor på ett enkelt och effektivt sätt. Nya kalenderfunktioner i Outlook 2010 tillhandahåller enkla sätt att dela kalendern med vem som helst inom eller utanför din organisation vilket ger dina viktiga kontakter omedelbar tillgång till din information. Du kan skapa och publicera Internet-kalendrar via Microsoft Office Online, lägga till och dela Internet-kalenderabonnemang, ögonblicksbilder i e-postkalendern eller till och med skicka ett eget elektroniskt visitkort till en av dina klienter vilket gör det enkelt att kommunicera med vem som helst. Ökat samarbete och förbättrade funktioner med Microsoft Exchange Server Om Outlook 2010 används i kombination med Exchange Server 2010 ger det en omfattande och komplett Outlook-upplevelse. Användarna drar fördel av en ny schemaläggningsassistent som automatiserar tidsödande kalenderuppgifter, möjligheten att schemalägga och anpassa utanför kontoret och administrerade mappar som förenklar anpassningsbehov. Outlook 2010 och Exchange Server 2010 tillsammans innebär en ny nivå när det gäller säkert samarbete som möjliggör multimeddelanden med ökad säkerhet som är lätta att använda och 84 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

85 gör att användarna kan känna sig trygga när det gäller säkerheten för deras meddelanden. Administrera din delade information och ditt innehåll i ett gränssnitt. Outlook 2010 tillhandahåller omfattande interaktion med information som är sparad i Windows SharePoint Services-teknik när som helst. Du kan koppla Windows SharePoint Services-dokument, kalendrar, kontakter, uppgifter och annan information till Outlook 2010 vilket ger dig en central plats att administrera din information från. Dessutom har du fullständiga redigeringsmöjligheter så att eventuella ändringar som du gör i denna information som sparas i Outlook 2010 återspeglas i servern. Använd nya åtgärder som skyddar dig från skräppost och skadliga webbplatser. Outlook 2010 har vidtagit nya åtgärder för att du ska slippa skräppost och webbplatser som ägnar sig åt nätfiske. För att skydda dig från att avslöja personlig information på en olämplig webbplats har Outlook 2010 ett förbättrat skräppostfilter och har dessutom fått nya funktioner som deaktiverar länkar och varnar för hotfullt innehåll i e-postmeddelanden. Skicka textmeddelanden från Outlook bara genom att klicka. Outlook Mobile Service är en funktion i Outlook som gör att du kan skicka och ta emot text- och bildmeddelanden från Outlook 2010 till mobiltelefoner och tvärtom. Med Outlook Mobile Service kan du också vidarebefordra e- postmeddelanden, kontakter, möten och aktiviteter i Outlook till dig själv som textmeddelanden. Du kan till och med göra så att Outlook 2010 automatiskt skickar e-postmeddelanden, påminnelser och dagens kalender som textmeddelande direkt till din mobiltelefon. Organisera din information på ett nytt och kraftfullt sätt. Med hjälp av färgkategorier i Outlook 2010 kan du enkelt göra dina personliga inställningar och lägga till kategorier till valfri typ av information e-post, kalenderposter, kontakter eller uppgifter. Med färgkategorier får du ett enkelt, visuellt sätt att skilja olika objekt från varandra vilket gör det enklare att organisera data och söka efter information. Hantera all information i ett gränssnitt. Med Outlook 2010 kan du nu läsa och hantera dina RSS-matningar (Really Simple Syndication) och bloggar i Outlook 2010 som är den mest naturliga platsen för hantering av denna information. Med det integrerade stödet för RSS-matningar i Outlook 2010 behöver du inte längre lämna Outlook för att läsa de senaste nyheterna, hålla dig a jour med dina favoritsporter eller vara uppdaterad på intressanta bloggar. Det är enkelt att komma igång med att lägga till dessa abonnemang med hjälp av den inbyggda hemsidan i Outlook 2010 som tillhandahålls av Office Online. Allmän information Nyheter i Outlook Outlook 2010 ger användare en omfattande hanterare för tid och information. Med Att göra-fältet och Snabbsökning kan du organisera och snabbt lokalisera den information du behöver. Med nya kalenderpubliceringar och funktioner för delning, elektroniska visitkort och förbättrad åtkomst till information i Microsoft Windows SharePoint Services-tekniken är det säkrare att dela data, som har lagrats i Outlook 2010, med kolleger, vänner och familj var de än befinner sig. Outlook 2010 gör det enklare för dig att prioritera och kontrollera din tid så att du kan fokusera på det som betyder mest. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

86 Vem är Outlook 2010 till för? Outlook 2010 är till för den som behöver en lösning för att hantera tid och information. Det kan användas i hemmet med en e-postleverantör via Internet eller på jobbet med Microsoft Exchange Server, inklusive nästa utgåva av Exchange, Exchange Server 2010 (gick tidigare under kodnamnet "Exchange 12.") Varför borde jag överväga att använda Outlook 2010? Outlook 2010 kan hjälpa dig att organisera och lokalisera dina e-postmeddelanden, kalendrar, kontakter och aktiviteter direkt. Använd Outlook 2010 när du vill: Ansluta till personer både inom och utanför organisationen. Söka i Outlook 2010-informationen direkt. Organisera dina aktiviteter och flaggade e-postobjekt. Dela information i kalendrar och om kontakter. Ansluta dig till och arbeta med data i Windows SharePoint Services-tekniken. Förenkla sättet du spårar känslig eller skadlig information på. Vilka är några av de typiska sätt personer kan använda Outlook 2010 på? Outlook 2010 kan användas som en vanligt program för att skicka och ta emot e-post, men passar lika bra för mer avancerade scenarier som kräver integration av flera olika sorters information. Det här går att uträtta med Outlook 2010: Användare kan arbeta med data som har lagrats i Windows SharePoint Services var som helst, när som helst. Personer kan dela och publicera kalendrar via en rad olika funktioner, till exempel Microsoft Office Online, ögonblicksbilder av kalendern och genom att publicera Internetkalendrar. Medarbetare kan enkelt dela information med varandra med delningsförfrågningar i Exchange. Hur integrerar Outlook 2010 med Exchange Server 2010? Tillsammans förenklar Outlook 2010 och Exchange Server 2010 kommunikationerna, förbättrar sättet du delar information på och ansluter dig till andra samtidigt som säkerheten för att skicka meddelanden ökas och du får fler alternativ för anpassning. Kombinationen av Outlook 2010 och Exchange Server 2010 ger dig en omfattande lösning för hantering av tid och information, så att samarbetet med andra anställda, kunder och partner förbättras. Det finns en ny schemaläggningsassistent som automatiserar tidskrävande kalenderaktiviteter: möjlighet att schemalägga och anpassa kommunikationer vid frånvaro och hantera mappar som förenklar anpassningsbehov. Outlook 2010 och Exchange Server 2010 kan tillsammans även leverera en ny nivå av säkert samarbete, erbjuda flera säkra metoder för meddelanden som är enkla att använda och ser till att användare kan lita på att deras meddelanden kommer fram säkert. 86 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

87 Microsoft Excel 2010 Nyheter i Microsoft Excel 2010 Microsoft Excel 2010 har ett nytt resultatorienterat användargränssnitt och inkluderar kraftfulla verktyg och funktioner som du kan använda för att analysera, dela och hantera din information på ett så effektivt sätt som möjligt. Excel 2010 har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget.xlsx. Kompatibilitet Hur gör man då om man vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument? Lösning. Spara i den version som den andre använder. Välj Arkiv-menyn, Spara som. Om den andra använder någon av versionerna , så väljer du Excel arbetsbok. Om den andra använder en äldre version (eller inte använder Excel alls!), väljer du Andra format och markerar aktuellt filformat. Lägg märke till att du kan spara direkt i Adobe Acrobat PDFformat och HTML (för publicering på webben kan läsas direkt i webbläsare). DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

88 Nyheter Resultatorienterat användargränssnitt Det är lätt att arbeta i Microsoft Excel i det nya resultatorienterade användargränssnittet. Kommandon och funktioner som tidigare var inbäddade i komplexa menyer och verktygsfält är lättare att hitta bland de aktivitetsorienterade flikarna som består av logiska grupper med kommandon och funktioner. Många dialogrutor har ersatts med listrutor som inkluderar de tillgängliga alternativen, och knappbeskrivningar och förhandsgranskningsexempel gör det lättare att välja rätt alternativ. Oavsett om du formaterar eller analyserar data eller utför någon annan åtgärd i det nya användargränssnittet så visas automatiskt de verktyg som associeras med uppgiften i fråga. Fler rader och kolumner och andra nya gränser För att du ska kunna utforska stora mängder data i kalkylblad stöder Excel 2010 upp till 1 miljoner rader och kolumner per kalkylblad. Rutnätet i Excel 2010 är på hela (dvs 2 20 ) rader gånger (dvs 2 14 ) kolumner, vilket innebär % fler rader och % fler kolumner än i Microsoft Excel För dig som undrar, är den sista kolumnen XFD i stället för IV. I stället för typer av format kan du använda ett obegränsat antal i samma arbetsbok. Dessutom beror antalet cellreferenser per cell på mängden tillgängligt minne i stället för den tidigare gränsen på Programmets prestanda har förbättrats tack vare en ökad minnesallokering från 1 GB i Microsoft Excel 2003 till 2 GB i Excel Du kommer också att upptäcka att beräkningarna i stora kalkylblad med många formler går mycket snabbare eftersom Excel 2010 stöder dubbla processorer och multithreading. Excel 2010 stöder också upp till 16 miljoner färger. Office-teman och Excel-formatmallar I Excel 2010 kan du snabbt formatera informationen i kalkylbladet genom att använda ett tema och en specifik formatmall. Teman kan delas mellan andra Office program, t.ex. Microsoft Word och Microsoft PowerPoint, och formatmallarna kan användas för att ändra format på Excel-specifika objekt, t.ex. tabeller, diagram, pivottabeller, figurer o.s.v. i Excel. Använda ett tema Ett tema är en fördefinierad uppsättning färger, teckensnitt, linjer och fyllningseffekter som kan tillämpas på hela arbetsboken eller på specifika objekt, t.ex. diagram eller tabeller. Med teman kan du ge dina dokument ett mer professionellt utseende. På ditt företag kanske man har tagit fram ett särskilt företagstema som du kan använda. Eller så kan du välja något av de fördefinierade teman som är tillgängliga i Excel. Det är också lätt att skapa ett eget tema som du kan använda för att ge alla dina Excel-arbetsböcker och andra Office 2010-dokument ett 88 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

89 enhetligt och professionellt utseende. När du skapar ett tema kan du ändra färg, teckensnitt och fyllningseffekter separat och välja om du vill ändra alla eller bara några av dessa inställningar. I Excel hittar du Teman under Sidlayout. Använda formatmallar En formatmall är ett fördefinierat temabaserat format som du kan använda för att ändra utseende på tabeller, diagram, pivottabeller, figurer eller diagram i Excel. Om de inbyggda, fördefinierade formaten inte passar kan du anpassa ett av dem. När du arbetar med diagram kan du välja bland många fördefinierade format, men du kan inte skapa egna diagramformat. På samma sätt som i Excel 2003 används cellformat för att formatera markerade celler, men nu kan du snabbt tillämpa ett fördefinierad cellformat. De flesta cellformat baseras inte på det tema som används för arbetsboken och du kan enkelt skapa ett eget. Avancerad villkorsstyrd formatering I Office 2010 kan du använda villkorsstyrd formatering för att visuellt framhäva data, vilket ofta gör det lättare att analysera informationen samtidigt som det kan ge ett mer professionellt intryck. Du kan snabbt upptäcka undantag och viktiga trender i informationen genom att implementera och hantera flera regler för villkorsstyrd formatering, och på så sätt tillämpa formatering i form av färger, datastaplar och ikonuppsättningar i olika nyanser på den information som uppfyller reglerna. Det är lätt att använda villkorsstyrd formatering. Med bara några få musklickningar kan du identifiera datarelationer som du kan använda för att analysera informationen. Enkel formelskrivning Följande förbättringar gör det lättare att skriva formler i Excel Anpassningsbart formelfält Formelfältet anpassas automatiskt efter långa, komplexa formler, vilket förhindrar att formlerna täcker annan information i kalkylbladet. Du kan också skriva längre formler med fler kapslingsnivåer än i tidigare versioner av Excel. Automatisk funktionskomplettering Du kan använda automatisk funktionskomplettering för att snabbt skriva rätt formelsyntax. Funktionen upptäcker genast vilka funktioner som du vill använda och hjälper dig att fylla i formelargumenten, så att formeln blir rätt redan från början. Strukturerade referenser Förutom cellreferenser, t.ex. A1 och R1C1, inkluderar Excel 2010 strukturerade referenser som refererar till namngivna områden och tabeller i en formel. Enkel åtkomst till namngivna områden Genom att använda Namnhanteraren i Excel 2010 kan du ordna, uppdatera och hantera flera namngivna områden på ett och samma ställe, vilket gör det lättare för andra som arbetar med ditt kalkylblad att förstå formlerna och informationen i bladet. När du ska använda namnet i formeln kan du välja Formler, Namnhanteraren (Formulas, Names). F3-tangenten öppnar en snabbmeny, där du kan välja namn. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

90 Nya OLAP-formler och kubfunktioner Om du arbetar med flerdimensionella databaser (t.ex. SQL Server Analysis Services) i Excel 2010 kan du använda OLAP-formler för att skapa komplexa, användardefinierade rapporter baserade på OLAP-data. Nya kubfunktioner används för att hämta OLAP-data (uppsättningar och värden) från Analysis Services och för att visa informationen i en cell. OLAP-formler kan genereras när du konverterar pivottabellformler till cellformler eller när du använder Komplettera automatiskt för kubfunktionsargument när du skriver formler. Effektivare sortering och filtrering I Excel 2010 kan du snabbt ordna informationen i dina kalkylblad för att få svar på de frågor du vill genom att använda programmets förbättrade filtrerings- och sorteringsfunktioner. Du kan till exempel sortera data efter färg och baserat på mer än 3 (och upp till 64) nivåer. Du kan också filtrera data efter färg eller efter datum, visa över poster i listrutan Filter, filtrera flera poster och filtrera data i pivottabeller. Förbättrade Excel-tabeller I det nya användargränssnittet i Excel 2010 kan du snabbt skapa, formatera och utöka en Excel-tabell (en Excel-lista i Excel 2003) och ordna informationen i kalkylbladet så att det blir lättare att arbeta med den. Start, Format, Formatera som tabell. Bland de nya och förbättrade tabellfunktionerna kan följande nämnas: Rader för tabellrubriker Du kan aktivera eller inaktivera tabellrubrikerna. När tabellrubriker visas, visas de jämte informationen i tabellkolumnerna och ersätter kalkylbladsrubrikerna när du bläddrar i en lång tabell. Beräknade kolumner En beräknad kolumn innehåller en enda formel som justeras för varje rad och som expanderas automatiskt för att inkludera extra rader så att formeln tillämpas även på dessa. Allt du behöver göra är att infoga en formel en gång. Du behöver inte använda kommandona Fyll eller Kopiera. Automatisk filtrering Funktionen Filter är aktiverad som standard i en tabell och möjliggör kraftfull sortering och filtrering av tabelldata. Strukturerade referenser Tack vare den här typen av referenser kan du använda rubrikerna för tabellkolumner i formler i stället för cellreferenser som A1 eller R1C1. Summarader Nu kan du använda anpassade formler och textposter i summarader. Tabellformat Du kan använda ett tabellformat för att snabbt lägga till snygg, professionell formatering till tabeller. Om ett alternativt radformat används i en tabell, bevaras den alternativa formateringsregeln i samband med åtgärder som tidigare skulle ha påverkat och åsidosatt layouten, t.ex. filtrering, att dölja rader eller manuell omstrukturering av rader och kolumner. Välj Infoga, Tabell. Acceptera standardvalen enligt bild. 90 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

91 Som du ser, har du fått en överskådlig och lättläst tabell med färgmarkeringar och listpilar bredvid fältnamnen. Välj Design, Konvertera till område om du önskar återgå till standardfunktion. Sortering kan ske enligt många fler sorteringsnycklar: Sortering och filtrering kan nu ske även efter färg. Filtrering av värden kallas nu för Talfilter. Formuläret En databas kan redigeras på två sätt. Antingen ändrar du i cellerna direkt på kalkylbladet på vanligt sätt och skriver till nya poster (rader) på den första tomma raden under databasen, eller så använder du ett dataformulär för redigering. I Excel DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

92 2010 finns inte detta formulär på någon verktygsgrupp, men det är enkelt att lägga till den i verktygsfältet Snabbåtkomst (omedelbart till höger om Systemmenyn längst upp till vänster). För att ta fram lägga till knappen för dataformuläret gör du så här: 1. Tryck på knappen till höger i Snabbåtkomst. 2. Välj Fler kommandon. 3. Välj Verktygsfältet Snabbåtkomst. 4. Ange: Välj kommandon från: Alla kommandon. 5. Klicka på knappen Formulär (Form) och därefter på Lägg till (Add). 6. Bekräfta med OK. 7. Nu finns knappen i Snabbåtkomst och du kan stänga dialogrutan. Tryck på knappen Formulär (Form) och följande dialogruta öppnas och första posten visas: 92 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

93 För att redigera någonting i en post klickar du helt enkelt i den ruta som ska redigeras och ändrar på vanligt sätt. Du kan även använda tangentbordet för att hoppa mellan rutorna. TAB tar dig till nästa fält och SKIFT + TAB tar dig till fältet ovanför. Om du håller på med en redigering, men du vill ångra den innan du valt att gå till nästa post, så kan du använda knappen Återställ (Restore). Genom att klicka på knappen Sök nästa (Find Next) visas nästa post och med knappen Föregående (Find Prev) visas föregående post. Det totala antalet poster visas längst upp till höger. I formulärläget lägger du till en post genom att klicka på knappen Ny (New). En ny post läggs på detta sätt till sist i databasen. Med knappen Ta bort (Delete) kan du ta bort en post från databasen. När du fyllt i sista fältet på en ny post, så kan du trycka på Enter, så kommer en ny post att omedelbart kunna skrivas in. Det maximala antalet fält som kan visas i formulärläget är 32 st. Nytt utseende för diagram I Excel 2010 kan du använda nya diagramverktyg för att snabbt skapa professionella diagram som effektivt förmedlar informationen. De nya, snygga diagrammen baseras på det tema som används för arbetsboken och inkluderar specialeffekter som 3D, transparens och skuggning. Du kan redigera ditt diagram med gruppen Design. Väljer du Snabblayout finns en rad varianter: DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

94 Det är lätt att bläddra igenom de tillgängliga diagramtyperna i det nya användargränssnittet, så att du kan välja rätt diagram för informationen. Programmet inkluderar många fördefinierade diagramformat och diagramlayouter så att du snabbt kan använda lämpligt format och inkludera önskade data i diagrammet. Visuella diagramelementsväljare Förutom snabblayouter och snabbformat kan du använda det nya användargränssnittet för att snabbt ändra varje element i diagrammet så att informationen presenteras på bästa tänkbara sätt. Med några få musklickningar kan du lägga till eller ta bort rubriker, förklaringar, dataetiketter, trendlinjer och andra diagramelement. Modernt utseende med OfficeArt Eftersom diagram i Excel 2010 ritas med OfficeArt, kan du göra praktiskt taget allt som du kan göra med en OfficeArt-figur med ett diagram och tillhörande diagramelement. Du kan till exempel lägga till en mjuk skuggning eller fasning för att framhäva ett element eller använda transparens för att göra element synliga som till viss del döljs i en diagramlayout. Du kan också använda realistiska 3D-effekter. Skarpa linjer och teckensnitt Linjerna i diagrammen är skarpa och ClearTypeteckensnitt används för texten för att göra den lättare att läsa. Fler färger än någonsin tidigare Du kan lätt välja från de fördefinierade temafärgerna och variera färgintensiteten. Om du vill kan du dessutom lägga till egna färger genom att välja bland 16 miljoner färger i dialogrutan Färger. Diagrammallar Det är mycket lättare att spara favoritdiagrammen som diagrammallar i det nya användargränssnittet. Du kanske vill använda den design du just skapat som en slags mall? I så fall ser du till att diagrammet har precis den färgsättning, axelskala, formatering etc som du önskar. Rensa den från sådana rubriker du inte vill ska ingår i grunddesignen. Därefter väljer du Diagram, Spara som mall. Då erbjuds du att ge namn till ditt anpassade diagram. Som standard sparas det i en mapp Charts med filtillägget *.CRTX. 94 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

95 När du ska använda en mall, väljer du Design, Ändra diagramtyp, Hantera diagrammallar. Diagramdelning Använda Excel-diagram i andra program I Office 2010 delas diagramfunktionerna mellan Excel, Word och PowerPoint. I stället för att använda diagramfunktionerna som tillhandahålls av Microsoft Graph, inkluderar Word och PowerPoint numera samma kraftfulla diagramfunktioner som Excel. Eftersom Excel-kalkylblad används som diagramdatabladet för Word- och PowerPoint-diagram, får du tillgång till de avancerade funktionerna i Excel, inklusive formelanvändning, filtrering, sortering och möjligheten att länka ett diagram till externa datakällor, t.ex. Microsoft SQL Server och Analysis Services (OLAP), för att hämta uppdaterad information till diagrammet. Excel-kalkylbladet som innehåller de data som diagrammet baseras på kan lagras i Word-dokumentet eller i PowerPoint-presentationen eller i en separat fil för att minska storleken på dokumenten. Kopiera diagram till andra program Du kan lätt kopiera och klistra in diagram mellan dokument eller från ett program till ett annat. När du kopierar ett diagram från Excel till Word eller PowerPoint ändras det och anpassas automatiskt efter Worddokumentet eller PowerPoint-presentationen, men du kan också bevara Exceldiagramformatet. Kalkylbladsinformationen i Excel kan bäddas in i Word-dokumentet eller i PowerPoint-presentationen, men du kan också lämna den i Excel-källfilen. Animera diagram i PowerPoint I PowerPoint kan du använda animering för att framhäva data i ett Excel-baserat diagram. Du kan animera hela diagrammet eller förklaringen och axeletiketterna. I ett stapeldiagram kan du till och med animera enskilda staplar för att bättre illustrera en specifik punkt. Det är lättare att hitta DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

96 animeringsfunktionerna och du har mycket bättre kontroll. Du kan exempelvis göra ändringar i enskilda animeringssteg och använda fler animeringseffekter. Användarvänliga pivottabeller Det är mycket lättare att använda pivottabeller i Excel 2010 än i tidigare versioner av Excel. I det nya användargränssnittet för pivottabeller krävs det bara några få musklickningar för att visa rätt information om dina data, och du behöver inte längre dra data till släppzoner som inte alltid är så lätta att träffa. I stället markerar du bara de fält som du vill visa i den nya rutan Fältlista för pivottabell. Och när du har skapat en pivottabell kan du utnyttja många andra nya eller förbättrade funktioner för att sammanfatta, analysera och formatera pivottabellen. Använda Ångra i pivottabeller Nu kan du ångra de flesta åtgärder som du utför när du skapar eller flyttar element i en pivottabell. Plus- och minusindikeringar för överordnade och underordnade nivåer Dessa indikeringar används för att ange om du kan visa eller dölja delar av pivottabellen för att visa mer eller mindre information. Sortering och filtrering Om du vill sortera markerar du bara ett element i den kolumn som du vill sortera och använder sorteringsknapparna. Du kan filtrera data med hjälp av pivottabellfilter, t.ex. Större än, Lika med eller Innehåller. Villkorsstyrd formatering Du kan använda villkorsstyrd formatering för en Excel 2010-pivottabell baserat på en cell eller skärningen mellan celler. Pivottabellformat och -layout På samma sätt som för Excel-tabeller och -diagram kan du snabbt använda ett fördefinierat eller anpassat format för en pivottabell. I det nya användargränssnittet är det dessutom mycket lättare att ändra layouten för en pivottabell. 96 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

97 Rapportfilter har ersatt Sida. Rapportfiltret har också utökad funktionalitet. Pivotdiagram Precis som med pivottabellerna är det lättare att skapa pivotdiagram i det nya användargränssnittet. Alla filtreringsförbättringar är också tillgängliga för pivotdiagram. När du skapar ett pivotdiagram visas särskilda pivotdiagramverktyg och snabbmenyer som gör det lättare att analysera informationen i diagrammet. Du kan också ändra layouten, stilen och formatet för diagrammet eller diagramelementen på samma sätt som för ett vanligt diagram. I Excel 2010 bevaras den diagramformatering du använder när du gör ändringar i pivotdiagrammet, vilket är en förbättring jämfört med tidigare Excel-versioner. Snabba anslutningar till externa data I Excel 2010 behöver du inte längre veta server- eller databasnamnen för företagsspecifika datakällor. I stället kan du använda funktionen för snabb anslutning och välja från en lista med datakällor som du fått tillgång till av företagets administratör. Med hjälp av en Anslutningshanterare i Excel kan du visa alla anslutningar i ett kalkylblad och lättare återanvända en anslutning eller ersätta en anslutning med en annan. Nya filformat XML-baserade filformat I och med Microsoft Office System 2010 introduceras nya filformat för Word, Excel och PowerPoint, även kallade öppna Office XML-format. Dessa nya filformat underlättar integrationen med externa datakällor och resulterar i mindre filstorlekar och förbättrad dataåterställning. I Excel 2010 är standardformatet för Excel-arbetsböcker det XML-baserade Excel 2010-filformatet (.xlsx). Andra tillgängliga XML-baserade format är det XML-baserade och makroaktiverade Excel 2010-filformatet (.xlsm), Excel 2010-filformatet för Excel-mallar (.xltx) och det makroaktiverade Excel 2010-filformatet för Excel-mallar (.xltm). Binärt Excel 2010-filformat Förutom de nya XML-baserade filformaten introduceras även en binär version av det segmenterade, komprimerade filformatet för stora och komplexa arbetsböcker i Excel Det binära Excel 2010-filformatet (.xls), eller BIFF12, som det också kallas, kan användas för att optimera prestanda och för kompatibilitet med tidigare versioner. Kompatibilitet med tidigare versioner av Excel Du kan kontrollera om en Excel 2010-arbetsbok innehåller funktioner eller formatering som inte är kompatibel med en tidigare version av Excel för att på så sätt kunna göra nödvändiga ändringar för bättre bakåtkompatibilitet. I tidigare versioner av Excel kan du installera uppdateringar och konverterare som gör att du kan öppna en Excel 2010-arbetsbok så att du kan redigera, spara och öppna den igen i Excel 2010 utan att några Excel 2010-specifika funktioner går förlorade. Bättre utskriftsfunktioner Sidlayoutvy Förutom vyn Normal och vyn Förhandsgranska sidbrytning inkluderar Excel 2010 vyn Sidlayout. Du kan använda den här vyn när du skapar ett kalkylblad för att kontrollera hur det kommer att se ut i utskriften. I den här vyn kan du arbeta med sidhuvuden, sidfötter och marginalinställningar direkt i kalkylbladet, och placera objekt, t.ex. diagram eller figurer, precis där du vill. Du har också tillgång till alla alternativ för utskriftsformat på fliken Sidlayout i det nya användargränssnittet så att du snabbt kan välja inställningar, t.ex. sidorientering. Du DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

98 ser genast vad som skrivs ut på varje sida, vilket minimerar risken för flera utskriftsförsök eller avklippta data i utskrifterna. Spara till PDF- och XPS-format Du måste installera ett tillägg om du vill kunna spara som en PDF- eller XPS-fil från ett Microsoft Office System 2010-program. Nya sätt att dela ditt arbete Använda Excel Services för att dela ditt arbete med andra Om du har tillgång till Excel Services kan du enkelt dela Excel 2010-kalkylbladsdata med andra, t.ex. företagets chefer eller andra intressenter. I Excel 2010 kan du spara en arbetsbok i Excel Services och ange vilken kalkylbladsinformation som andra ska ha tillgång till. Användarna kan sedan använda en webbläsare (webbläsare: Program som tolkar HTML-filer, formaterar dem till webbsidor och visar dem. En webbläsare, till exempel Windows Internet Explorer, kan följa hyperlänkar, överföra filer och spela upp ljudeller videofiler som är inbäddade på webbsidor.) och Microsoft Excel Web Access för att visa, analysera, skriva ut och extrahera kalkylbladsinformationen. De kan också skapa en statisk ögonblicksbild av informationen med jämna mellanrum eller vid behov. Excel Web Access gör det lätt att utföra aktiviteter, t.ex. att bläddra, filtrera, sortera, visa diagram och analysera pivottabeller. Du kan också ansluta webbdelen Excel Web Access till andra webbdelar för att visa data på olika sätt. Och med rätt behörigheter kan Excel Web Access-användare öppna en arbetsbok i Excel 2010 och utnyttja de kraftfulla funktionerna i Excel för att analysera och arbeta med informationen på sina egna datorer om de har Excel installerat. Om du använder den här metoden för att dela ditt arbete kan du vara säker på att andra har åtkomst till en enda version av informationen på ett och samma ställe, som du kan uppdatera med ny information vid behov. Om du behöver kommentarer och uppdaterad information från andra, t.ex. medlemmar i arbetsgruppen, kan du dela en arbetsbok på samma sätt som i tidigare versioner av Excel för att samla in den information du behöver innan du sparar den i Excel Services. Använda Dokumenthanteringsserver Excel Services kan integreras med Dokumenthanteringsserver för att skapa en verifieringsprocess för nya Excel-rapporter och arbetsflödesåtgärder för arbetsboksberäkningar, t.ex. en cellbaserad avisering eller en arbetsflödesprocess som baseras på en komplex Excel-beräkning. Du kan också använda Dokumenthanteringsserver för att schemalägga omberäkningar av komplexa arbetsboksmodeller nattetid. Snabb åtkomst till fler mallar I Excel 2010 kan du basera en ny arbetsbok på någon av de många mallar som installeras med Excel. Du kan också snabbt hitta och hämta mallar på webbplatsen Microsoft Office Online. Få grepp om det nya gränssnittet i Excel. De vanligaste kommandona finns i menyfliksområdet: Kopiera, Klipp ut, Klistra in, Infoga kalkylbladsrader, Infoga kalkylbladskolumner och Summera. 98 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

99 Spara arbetsböcker i nya Excel-filformat. Här är du nu, med en ny version av Excel. När du öppnar Excel ser du de kalkylblad som du är van vid. Dessutom visas en del nyheter högst upp i fönstret. Det gamla gränssnittet med Excel-menyer och knappar har ersatts med det nya menyfliksområdet, med flikar som du klickar på för att komma åt kommandona. Menyfliksområdet gör Excel enklare att använda, och det går snabbare att hitta och arbeta med de kommandon som du behöver. Hur ska menyfliksområdet användas? Ta reda på det här. Se vad som har ändrats, och varför ändringar gör det enklare och snabbare att skapa bättre Excel-kalkylblad. Ja, mycket har ändrats. Allra mest högst upp i fönstret. Men det är bra ändringar. Det du behöver är nu mer synligt och lättillgängligt. I stället för ungefär 30 verktygsfält som inte visas, och kommandon som är begravda på menyer, finns en enda kontrollcentral menyfliksområdet, där de viktigaste funktionerna samlas och visas. När du testar den nya designen kommer du att upptäcka att de kommandon som du redan vet hur du använder har grupperats på ett logiskt sätt. De tre delarna i menyfliksområdet är flikar, grupper och kommandon. Det finns tre grundläggande delar i menyfliksområdet: Flikar Det finns ett antal flikar stycken utmed överkanten. Var och en representerar basuppgifter som du utför i Excel. Grupper Varje flik innehåller grupper som visar relaterade objekt tillsammans. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

100 Kommandon Ett kommando kan vara en knapp, en ruta där du skriver information eller en meny. Hur kommer du igång? Börja från början, med den första fliken. De viktigaste kommandona i Excel finns på den första fliken, fliken Start. Kommandona på den här fliken är de som Microsoft har identifierat som de vanligaste. Kommandona Klistra in, Klipp ut och Kopiera placeras till exempel först på fliken Start, gruppen Urklipp. Därefter finns formateringskommandon i gruppen Tecken. Kommandon för att centrera och vänster- eller högerjustera text finns i gruppen Justering och kommandon för att infoga och ta bort celler, rader, kolumner och kalkylblad finns i gruppen Celler. I grupper samlas alla de kommandon som du kan tänkas behöva för en viss uppgift, och de finns kvar genom hela uppgiften i stället för att döljas på menyn. Dessa viktiga kommandon visas ovanpå arbetsytan. Här är ett exempel på hur praktiskt det är: Om du vill att text ska visas på flera rader i en cell, behöver du inte klicka på ett kommando på en meny, klicka på en flik i en dialogrutan och sedan välja ett alternativ i dialogrutan. Du behöver bara klicka på Radbryt text inställning. i gruppen Justering på fliken Start. Distribuerad är ny Du skapar ett diagram genom att klicka på en knapp på fliken Infoga i gruppen Diagram. Då blir fliken Diagramverktyg tillgänglig: Design, Layout och Format. Kommandona i menyfliksområdet är sådana som du använder mest. I stället för att visa alla kommandon hela tiden, visas nu vissa kommandon när du behöver dem, som svar på en åtgärd som du utför. Om det till exempel inte finns något diagram i kalkylbladet, behöver du inte några kommandon för att arbeta med diagram. Men om du skapar ett diagram visas fliken Diagramverktyg med tre flikar: Design, Layout och Format. På dessa flikar finns de kommandon som du behöver för att kunna arbeta med diagrammet. Menyfliksområdet ändras beroende på vilken åtgärd du utför. 100 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

101 Miniatyrdiagram Använd fliken Design om du vill ändra diagramtyp eller flytta diagrammen, använd fliken Layout om du vill ändra diagramrubrik och andra diagramelement och använd fliken Format om du vill lägga till fyllningsfärger eller ändra linjeformat. När du är klar med diagrammet klickar du utanför diagramområdet. Då försvinner Diagramverktyg. Om du vill få tillbaka dem klickar du i diagrammet så visas flikarna igen. Du behöver inte oroa dig om du inte ser alla kommandon hela tiden. Ta ett första steg så visas alla kommandon du behöver. Klicka på pilen längst ned i en grupp om du vill visa fler alternativ. Klicka på pilen i gruppen Tecken. Dialogrutan Formatera celler öppnas. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

102 När du ser den här pilen (kallas för dialogruteikon) i det nedre högra hörnet i en grupp, visas fler alternativ för gruppen. Klicka på pilen så visas en dialogruta eller ett åtgärdsfönster. I gruppen Tecken på fliken Start finns till exempel alla kommandon som används när du ändrar teckensnitt: kommandon för att ändra teckensnitt och storlek samt göra texten fet, kursiv eller understruken. Om du vill visa fler alternativ, till exempel för upphöjd text, klickar du på pilen till höger om Tecken så att dialogrutan Formatera celler öppnas, där detta och andra närliggande alternativ finns. Om du ofta använder kommandon som inte är så lättillgängliga som du skulle vilja, lägger du till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst, som finns ovanför menyfliksområdet när du först startar Excel I det verktygsfältet är kommandona alltid synliga och nära till hands. Om du till exempel använder Autofilter varje dag, och du inte vill behöva klicka på fliken Data för att komma åt kommandot Filtrera varje gång, kan du lägga till Filtrera i verktygsfältet Snabbåtkomst. Lägg gärna till ikonen för Formulär! Det gör du genom att högerklicka på Filtrera på fliken Data och sedan klicka på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Om du vill ta bort en knapp från verktygsfältet högerklickar du på knappen och sedan på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst. Med hjälp av tangenttips kan du till exempel centrera text i Excel. Tryck på ALT så att tangenttipsen visas. Tryck sedan på W så att fliken Start markeras. Tryck på A och sedan på C i gruppen Justering om du vill centrera den markerade texten. Om du använder tangentbordet mer än musen, vill du nog veta vad som gäller för tangentbordsgenvägar i Excel DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

103 Med det nya menyfliksområdet följer också nya tangentbordsgenvägar. Varför? Eftersom den här förändringen innebär två stora fördelar jämfört med föregående versioner: Tangentbordsgenvägar för alla knappar i menyfliksområdet. För tangentbordsgenvägar krävs oftast färre tangenttryckningar. Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttipsen. Då visas tangenttipsen för alla flikar i menyfliksområdet, alla kommandon på flikarna, verktygsfältet Snabbåtkomst samt Microsoft Office-knappen. Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttipsen för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Vad gäller för de gamla tangentbordsgenvägarna? Äldre tangentbordsgenvägar som inleds med CTRL fungerar fortfarande, och du kan använda dem som vanligt. Tangentbordsgenvägen CTRL+C kopierar fortfarande något till Urklipp och CTRL+V klistrar fortfarande in något från Urklipp. Den nya sidlayoutvyn i Excel. Kolumnrubriker. Radrubriker. Marginallinjaler. Det är inte bara menyfliksområdet som är nytt i Excel Sidlayoutvyn är också ny. Om du har arbetat i utskriftslayoutvyn i Microsoft Word kommer du att uppskatta att det finns en liknande funktion i Excel. Du visar den nya vyn genom att klicka på Sidlayoutvy i verktygsfältet Visa längst ned till höger i fönstret. Du kan också klicka på fliken Visa i menyfliksområdet och sedan på Sidlayoutvy i gruppen Arbetsboksvyer. I sidlayoutvyn finns det sidmarginaler högst upp, på sidorna och längst ned i kalkylbladet, och lite blått utrymme mellan kalkylbladen. Med linjalerna högst upp och på sidorna justerar du marginalerna. Du kan aktivera och inaktivera linjalerna beroende på om du behöver dem eller inte (klicka på Linjal i gruppen Visa/dölj på fliken Visa). Tack vare den här nya vyn behöver du inte förhandsgranska för att kunna justera kalkylbladet innan du skriver ut. Det är enkelt att lägga till sidhuvuden och sidfötter i sidlayoutvyn. När du skriver i det nya sidhuvuds- eller sidfotsområdet högst upp eller längst ned på sidan, öppnas fliken Design med alla kommandon som du behöver. Du kan visa varje blad i en arbetsbok i den vy som fungerar bäst för just det bladet. Du markerar en vy i verktygsfältet Visa eller i gruppen Arbetsboksvyer på fliken Visa. Både Normalvy och Förhandsgranska sidbrytningar finns här. Om du gillar sidlayoutvyn men vill ha mindre vitt utrymme i marginalerna, kan du dölja en del av det. Dubbelklicka i området. Ny dubbelklickning återställer. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

104 Gruppen Visa/dölj på fliken Visa. Alla kommandon i gruppen visas med hög upplösning. Om du har låg upplösning måste du klicka på pilen på gruppknappen för att visa kommandona. Allting som du har hört hittills gäller om skärmen är inställd på hög upplösning och Excel-fönstret är maximerat. Om så inte är fallet ser allt annorlunda ut. Hur kommer det sig? Så här ligger det till: Låg upplösning Om bildskärmen är inställd på låg upplösning, till exempel 800 x 600 bildpunkter, visar vissa grupper i menyfliksområden bara gruppnamnet, inte kommandona i gruppen. Du måste då klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandona. På exempelvis fliken Visa har gruppen Visa/dölj flera kommandon för att visa eller dölja olika objekt. Med en högre upplösning visas alla kommandon i gruppen Visa/dölj. Med en upplösning på 800 x 600 visas knappen Visa/dölj, men inte kommandona i gruppen. I så fall klickar du på pilen på gruppknappen Visa/dölj när du vill visa kommandona i gruppen. De grupper som bara visar gruppnamnet vid en mindre upplösning är de som innehåller kommandon som inte används så ofta. Minimerat Om du gör Excel-fönstret mindre (oavsett upplösning) visas bara gruppnamnen vid en viss storlek, och du måste då klicka på pilen på gruppnamnen för att kommandona ska visas. Tablet PC Om du arbetar på en Tablet PC med en mindre skärm, märker du att menyfliksområdet anpassas till att visa mindre versioner av flikar och grupper. Om du har en större skärm, anpassas menyfliksområdet så att större versioner av flikar och grupper visas. 104 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

105 BÖRJA ARBETA I EXCEL Klicka på Arkiv-fliken så att den här menyn öppnas. Öppna en befintlig arbetsbok genom att klicka på Öppna på menyn. Eller välj Senaste, där senast använda filer visas. Du ska öppna en befintlig arbetsbok som du har skapat i en tidigare version av Excel. Längre ner på Arkiv-fliken finns Alternativ. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

106 Du ser att den här menyn är fullpackad med användbara objekt. Det är till exempel här du hittar programinställningarna som styr saker som att aktivera och inaktivera formatet för R1C1-referenser, eller visa formelfältet i programfönstret. I tidigare versioner av Excel kunde du ange alternativ i dialogrutan Alternativ som öppnades från Verktyg-menyn. Nu finns många av dessa alternativ här, där de är mer synliga och lättillgängliga när du börjar arbeta med både gamla och nya filer. Tillbaka till arbetsboken. Klicka på Öppna, markera önskad arbetsbok och klicka på Öppna. Det är allt som du behöver göra för att öppna en fil som har skapats i en tidigare version. Du är klar att sätta igång. Kalkylbladet innehåller rader med produkter som har beställts från olika leverantörer. Du behöver lägga till en kolumn för kategorier, för att kunna identifiera olika produkter som mjölkprodukter, spannmål och så vidare. Du vill att kolumnen ska ligga mellan två kolumner med data som redan finns i kalkylbladet. Du ska lägga till kolumnen till höger om kolumnen Antal, så du klickar i kolumnen Leverantör. Därefter klickar du på pilen bredvid Infoga i gruppen Celler på fliken Start. Klicka på Infoga kalkylbladskolumner på menyn som visas. En ny tom kolumn infogas där du skriver ny information. Nu när du har lagt till en kolumn och lagt till data kanske du behöver justera kolumnbredden så att data får plats. Klicka på pilen på Format i gruppen Celler och klicka sedan på Autopassa kolumnbredd i listan som visas. I listan Format finns alla kommandon som behövs för att justera radhöjd och kolumnbredd, samt dölja och ta fram rader, kolumner och blad. 106 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

107 Formatera och redigera data med kommandona i grupperna på fliken Start. Kolumnrubrikerna sticker ut mer om de är i fetstil. Markera raden med rubrikerna och klicka sedan på Fet i gruppen Tecken på fliken Start. Medan rubrikerna är markerade kan du ändra färg och storlek på dem, så att de syns ännu bättre. Klicka på pilen på Teckenfärg i gruppen Tecken. Här finns fler färger än i tidigare versioner av Excel att välja mellan. Du ser hur rubrikerna ser ut i olika färger genom att peka på en färg och vänta ett ögonblick. Tack vare den här förhandsgranskningen behöver du inte göra en markering för att se färgen, och sedan ångra markeringen om du vill ha en annan färg. När du hittar en färg som du gillar klickar du på den. Om du vill ändra teckenstorlek klickar du på Öka teckenstorlek eller klickar på pilen bredvid rutan Teckenstorlek så att en lista med storlekar visas (med den här metoden får du samma direkta förhandsgranskning som med teckenfärger). Medan rubrikerna fortfarande är markerade kan du centrera dem i cellerna. Klicka på Centrera i gruppen Justering. Slutligen ska du skriva en eller flera beställningar på Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce. Markera produktnamnet och klicka på Kopiera sedan i den nedersta raden och klicka på Klistra in i gruppen Urklipp. Klicka i gruppen Urklipp. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

108 Om du vill skriva en enkel formel klickar du på knappen Summa i gruppen Redigera på fliken Start. Knappen Summa på fliken Start. Formelresultat. Innan du överlämnar din rapport ska du lägga till siffror i kolumnen Antal. Det är enkelt använd knappen Summa. Den finns i gruppen Redigera på fliken Start. Placera markören i den sista cellen i kolumnen Antal och klicka på knappen Summa. Tryck sedan på RETUR. Siffrorna adderas med hjälp av funktionen SUMMA. Om du vill göra något annat än addera, klickar du på pilen på knappen Summa. Klicka sedan på någon av funktionerna i listan som visas: Medel, Antal, Max eller Min. Om du klickar på Fler funktioner öppnas dialogrutan Infoga funktion där du kan välja mellan alla funktioner i Excel. Du kan också klicka på fliken Formler och ta en titt i grupperna Funktionsbibliotek och Beräkning. Om du vill lägga till ett sidhuvud klickar du i området "Klicka för att lägga till sidhuvud" i sidlayoutvyn. Fliken Verktyg för sidhuvud och sidfot och Design visas högst upp i menyfliksområdet. Som en sista åtgärd ska du lägga till sidhuvuden och sidfötter i kalkylbladet, så att det blir tydligt vad informationen handlar om. Först byter du till sidlayoutvyn. Klicka på fliken Visa och sedan på Sidlayout i gruppen Arbetsboksvyer. (Eller klicka på den mellersta knappen i verktygsfältet Visa längst ned i fönstret.) Det är mycket enkelt att lägga till sidhuvuden och sidfötter i sidlayoutvyn. I stället för att öppna en dialogruta och lägga till ett sidhuvud, klickar du bara i området Klicka för att lägga till sidhuvud högst upp på sidan. När du gör det visas fliken Verktyg för sidhuvud och sidfot och Design i menyfliksområdet. På dessa finns alla kommandon som du behöver för att arbeta med sidhuvuden och sidfötter. Det finns också ett nytt kommando i Excel 2010 som använder olika sidhuvuden och sidfötter på udda och jämna sidor. I den här rapporten ska du skriva Försäljningsrapport för juni och sedan är du klar. När du klickar i kalkylbladet försvinner fliken Verktyg för sidhuvud och sidfot och Design och kommandona tills du behöver dem igen. När du vill visa dem igen klickar du i sidhuvuds- eller sidfotsområdet i sidlayoutvyn. 108 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

109 Gör justeringarna av kalkylbladet på fliken Sidlayout innan du skriver ut. Nu är det dags att skriva ut rapporten så att du kan ta med dig kopior till mötet. När du arbetade i tidigare versioner av Excel, brukade du då växla fram och tillbaka mellan förhandsgranskningsvyn och normalvyn, och göra justeringar innan du skrev ut? Eller var du tvungen att göra flera försök innan kalkylbladet skrevs ut på önskat sätt? I sidlayoutvyn kan du göra justeringarna av kalkylbladet och se ändringarna på skärmen innan du skriver ut. Klicka på fliken Sidlayout om du vill finjustera utskriftsalternativen. Klicka på Orientering och markera sedan Stående eller Liggande i gruppen Utskriftsformat på den här fliken. I sidlayoutvyn ser du hur orienteringen ändras och hur informationen ser ut med de olika alternativen. Klicka på Storlek medan du fortfarande arbetar i gruppen Utskriftsformat och välj pappersstorlek. Du ser resultatet från de olika alternativen när du väljer dem. Det du ser är det som skrivs ut. Du får lära dig mer om kommandona på fliken Sidlayout under övningen. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

110 I fönstret Ny arbetsbok finns allting från en tom arbetsbok till Excel-mallar online. När du klickar på Arkiv och sedan klickar på Nytt öppnas ett fönster med ett stort urval av mallar. Högst upp i fönstret kan du också välja en ny tom arbetsbok. NYTT FILFORMAT Excel har ett nytt filformat. Du kan fortfarande öppna och redigera äldre arbetsböcker i Excel 2010 och dela filerna med andra som ännu inte har Excel Excel 2010 har ett nytt filformat. Varför? Ökad säkerhet för filerna, minskad risk för att filerna skadas, minskad filstorlek och nya funktioner. Grips inte av panik, det är inga problem med att öppna och redigera tidigare arbetsböcker i Excel Läs vidare och ta reda på hur du kan dela Excel 2010-kalkylblad med andra som ännu inte har Excel 2010, och lära dig mer om varför filformatet har ändrats. I Excel 2010 kan du öppna filer som har skapats i tidigare versioner av Excel, från Excel 95 till och med Excel I Excel 2010 kan du öppna filer som har skapats i tidigare versioner av Excel, från Excel 95 till och med Excel Men vad gäller om du är den första på jobbet som har Excel 2010? Och om du behöver dela filer med avdelningar som ännu inte har Excel 2010? Ni kan dela alla arbetsböcker med varandra. Så här går det till: Äldre filer har kvar det gamla formatet om du inte väljer något annat. Om du öppnar en fil som har skapats i en tidigare version och sedan ska spara arbetet, är standardinställningen i dialogrutan Spara som att spara filen i det ursprungliga 110 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

111 formatet. Om filen skapades i Excel 2003 sparas filen i 2003-formatet såvida du inte anger något annat. Om du sparar filen i ett äldre format får du en varning om den innehåller nya funktioner. När du sparar en fil i ett tidigare format, och om några 2010-funktioner inte är kompatibla med det, får du information om detta från en kompatibilitetskontroll. Om du till exempel använder färg på ett sidhuvud i Excel 2010 och sedan sparar filen i Excel format, meddelar kompatibilitetskontrollen att tidigare versioner av Excel inte använder färg för sidhuvuden och sidfötter, och att sidhuvudet kommer att visas som vanlig text. Viktigt! Om en ny funktion inte kommer att vara tillgänglig igen då du sparar filen i ett tidigare format och sedan öppnar den igen i Excel 2010, får du en varning från kompatibilitetskontrollen. Du kan alltid kopiera nyare filer i nyare format först. Du kan lätt behålla en kopia i 2010-format av arbetsboken. Använd Spara som och ange att du vill ha en Excel-arbetsbok (*.xlsx). Den kopian av filen innehåller alla Excel 2010-funktioner. Dela dokument mellan olika versioner genom att använda en konverterare. Om du skapar en fil i 2010 och sparar den i 2010-format kan dina kolleger som har Excel-versionerna 2000 till 2003 (och de senaste säkerhetskorrigeringarna och Service Pack-versionerna) arbeta i dina 2010-filer. När de klickar på ditt dokument tillfrågas de om de vill hämta en konverterare som gör att de kan öppna ditt dokument. Om du är intresserad av tekniska detaljer: Excel 2010-filformatet baseras på XML (Extensible Markup Language) och är ett öppet Office XML-format. Detta är ett nytt filformat också för Microsoft Word 2010 och PowerPoint Det nya filformatet innebär att Excel har förbättrats. Här är de viktigaste fördelarna: Nya funktioner Förutom de funktioner som du har sett i tidigare lektioner, har antalet rader i ett kalkylblad ökat från till Antalet kolumner har DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

112 ökat från 256 till Du kan skriva längre formler i det nya formelfältet som ändrar storlek. Och om du klickar på en lång text i en cell, spiller formelfältet inte längre över till rutnätet. Säkrare filer Arbetsböcker som innehåller kod eller makron som du inte vill ha är enklare att identifiera och spärra. Mindre risk att filerna skadas Excel har en bättre förmåga att öppna skadade filer och återställa en del av arbetet som annars skulle ha gått förlorat. Minskad filstorlek Arbetsböcker är komprimerade. Filstorleken är ungefär 50 procent till 75 procent mindre än i tidigare versioner av Excel. Du öppnar och sparar de komprimerade filerna på vanligt sätt. Mer användbara data Du kan göra mer med data eftersom de bygger på XML, vilket gör dem enklare att integrera med andra data från andra datorer och program. Du kan till exempel lagra budgetdata i ett specialprogram, markera det du behöver och sedan importera informationen till ett Word-dokument, ett Excel-kalkylblad eller en Access-databas. Det finns flera filtyper som du kan välja mellan när du sparar en fil i Excel Excel-arbetsbok (*.xlsx) Spara en arbetsbok som den här filtypen om den inte innehåller makron eller VBA-kod (Microsoft Visual Basic for Applications). Om du försöker att spara en arbetsbok som en Excel-arbetsbok, och det finns makronkommandon eller VBA-projekt i filen, får du en varning om att makrot eller VBA-koden tas bort från filen. Makroaktiverad Excel-arbetsbok (*.xlsm) Spara arbetsboken som den här filtypen när arbetsboken innehåller makron eller VBA-kod. Om du försöker att spara en arbetsbok som innehåller makron eller VBA-kod som filtypen Excel-arbetsbok, får du en varning om det här alternativet. Excel-mall (*.xltx) Spara arbetsboken som den här filtypen när du behöver en mall. 112 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

113 Makroaktiverad Excel-mall (*.xltm) Spara arbetsboken som den här filtypen när du behöver en mall och arbetsboken innehåller makron eller VBA. Binär Excel-arbetsbok (*.xlsb) Spara arbetsboken som den här filtypen när du har en särskilt stor arbetsbok. Den här filtypen öppnas snabbare än en mycket stor Excelarbetsbok. Excel-funktionerna finns kvar i den här filtypen, men inte XML. Excel 97 - Excel 2003-arbetsbok (*.xls) Spara arbetsboken som den här filtypen när du behöver dela den med någon som arbetar med en tidigare version av Excel, och dem som inte har Microsoft Compatibility Pack för Office Microsoft Excel 5.0/95 arbetsbok (*.xls) Spara arbetsboken som den här filtypen när du behöver dela den med någon som använder Microsoft Excel 5.0. De flesta Excel 2010-funktioner inaktiveras när du sparar som den här filtypen Snabbreferens Varför ändringarna har gjorts i Microsoft Excel 2010 I stället för cirka 30 verktygsfält som inte visas och kommandoknappar begravda på menyer, finns det nu en enda kontrollcentral där allting samlas. De som använder Excel använder ofta en viss uppsättning kommandon om och om igen. Dessa är nu de viktigaste. Göra menyfliksområdet smalare Oavsett vilken flik som är aktiv klickar du på den två gånger. Menyfliksområdet och kommandona försvinner tillfälligt. Du visar dem igen genom att klicka på en flik en gång. Du kan också högerklicka på en knapp i menyfliksområdet och klicka på Minimera menyfliksområdet. Om du vill visa menyfliksområdet igen högerklickar du på en flik och klickar på Minimera menyfliksområdet igen. Vad har hänt med Microsoft Office-knappeni Excel 2007? I Excel 2010 har Arkiv-fliken ersatt Office-knappen. Om du klickar på den här knappen i fönstrets övre vänstra hörn visas samma baskommandon som du tidigare använde för att öppna, spara och skriva ut arbetsböcker. Här finns också programinställningarna som styr till exempel formatet för R1C1- referenser, hur många tomma blad det ska finnas i en ny arbetsbok och i vilken riktning markören flyttas när du trycker på RETUR. Klicka på Alternativ på den här menyn och klicka på någon av kategorierna i listan till vänster. I tidigare versioner av Excel kunde du ange alternativ i dialogrutan Alternativ som öppnades från Verktyg-menyn. Nu når du många av dessa alternativ via Arkiv-fliken, där de är mer synliga och nära till hands när du börjar arbeta med både gamla och nya filer. Sidlayoutvyn Sidlayoutvyn är ny i Excel Om du har arbetat i utskriftslayoutvyn i Microsoft Word, känner du igen den nya vyn i Excel. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

114 I sidlayoutvyn finns det sidmarginaler högst upp, på sidorna och längst ned i kalkylbladet, och lite blått utrymme mellan kalkylbladen. Högst upp och på sidan finns det linjaler som du kan justera marginalerna med. Du kan aktivera och inaktivera marginalerna efter behov. Det är mycket enkelt att lägga till sidhuvuden och sidfötter i sidlayoutvyn. Det finns ett sidhuvuds- och sidfotsavsnitt högst upp och längst ned på sidan. När du skriver i det här området öppnas Verktyg för sidhuvud och sidfot. Du kan också skapa sidhuvuden och sidfötter genom att klicka på fliken Infoga. Klicka sedan på Sidhuvud/sidfot i gruppen Text. Alla kommandon som behövs för att skapa sidhuvuden och sidfötter visas automatiskt. Du kan också klicka på Utskriftsrubriker i gruppen Utskriftsformat på fliken Sidlayout. Då öppnas dialogrutan Utskriftsformat. Klicka på fliken Sidhuvud/sidfot och ange sidhuvuden och sidfötter på samma sätt som du gjorde i tidigare versioner av Excel. Om du vill byta vy klickar du på fliken Visa och väljer sedan en vy i gruppen Arbetsboksvyer. Du kan också välja en vy genom att klicka på en knapp i verktygsfältet Visa nere till höger i fönstret. Om du vill byta vilken sidvy som Excel öppnas i, klickar du på Arkiv-fliken, väljer Alternativ på menyn och väljer Allmänt. Välj ett alternativ i Standardvy för nya kalkylblad under När du skapar nya arbetsböcker. Olika skärmupplösningar påverkar vad du kan se Om datorns skärmupplösning är låg, till exempel 800 x 600, visar några grupper i menyfliksområdet bara gruppnamnet i stället för alla kommandon i gruppen. Du måste då klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandona. Om du gör Excel-fönstret mindre kommer vissa grupper vid en viss punkt att bara visa gruppnamnen, oavsett vilken upplösning du använder. Då måste du klicka på pilen på gruppen för att alla kommandon ska visas. Om du arbetar på en Tablet PC med en mindre skärm, märker du att menyfliksområdet anpassas till att visa mindre versioner av flikar och grupper. Om du har en större skärm, anpassas menyfliksområdet så att större versioner av flikar och grupper visas. Placera kommandon i ett eget verktygsfält Om du använder kommandon varje dag som inte finns så nära till hands som du vill, kan du på ett enkelt sätt lägga till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst, som finns ovanför menyfliksområdet. Om du till exempel använder Autofilter varje dag, och du inte vill behöva klicka på fliken Data för att komma åt kommandot Filtrera, lägger du till knappen Filtrera i verktygsfältet Snabbåtkomst. Snabb anpassning Du kan anpassa verktygsfältet på flera olika sätt: 114 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

115 Du kan lägga till knappar i verktygsfältet genom att högerklicka på en knapp och sedan klicka på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Du kan klicka på Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst som visas när du högerklickar på en knapp. Välj bland kommandona i den dialogruta som visas. Om du vill flytta verktygsfältet till en egen rad under menyfliksområdet klickar du på pilen i änden av verktygsfältet och sedan på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst under menyfliksområdet. Om du vill placera verktygsfältet ovanför menyfliksområdet gör du samma sak men klickar på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst över menyfliksområdet. Ta bort en knapp från verktygsfältet Snabbåtkomst 1. Högerklicka på en knapp i verktygsfältet. 2. Klicka på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst. Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttips för alla flikar i menyfliksområdet, verktygsfältet Snabbåtkomst samt Microsoft Office-knappen. Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttips för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Tidigare tangentbordsgenvägar som börjar med CTRL går fortfarande att använda. Exempelvis kopierar CTRL+C fortfarande till Urklipp och CTRL+V klistrar in från Urklipp. De flesta äldre tangentbordsgenvägar med ALT+ fungerar fortfarande. Du måste emellertid komma ihåg hela tangentbordsgenvägen det visas inga ledtrådar på skärmen för vilka bokstäver du ska trycka på. Tänk tillbaka på en tidigare version av Office, när du tryckte på ALT+R för att öppna Redigera-menyn och sedan tryckte på den understrukna bokstaven till något av kommandona på menyn. Du kan fortfarande trycka på ALT och sedan på någon av de gamla menytangenterna R (Redigera), V (Visa), I (Infoga) och så vidare. Men någon meny öppnas inte. I stället visas en ruta som anger att du använder en Office snabbtangent. Om du känner till hela tangentsekvensen fortsätter du bara och startar kommandot. Om du inte kan sekvensen trycker du på ESC och använder tangenttips i stället. Samarbeta med andra som inte har Excel 2010 I Excel 2010 kan du öppna filer som har skapats i tidigare versioner av Excel, från Excel 95 till och med Excel När du sparar en fil som ursprungligen skapades i en tidigare version, är standardalternativet i dialogrutan Spara som att spara filen i den tidigare versionen. När du sparar en fil som en tidigare version, får du ett meddelande från kompatibilitetskontrollen om några 2010-funktioner inte är kompatibla med den versionen. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

116 Kompatibilitetsläget aktiveras automatiskt när du öppnar en Excel-fil som har skapats i en tidigare version, eller om du sparar en fil som har skapats i 2010 som en tidigare version. Om exempelvis Excel 2010-kalkylbladet innehåller rader med data (fler rader är en ny funktion) får du ett meddelande innan du sparar om att de rader som överskrider kommer att försvinna. Då kan du först överföra dessa data till ett annat kalkylblad. Om du vet med dig från början att du ska spara filen i en tidigare version, bör du inte fylla i fler än rader och 256 kolumner (fler kolumner är en annan ny funktion). Kompatibilitetskontrollen körs automatiskt. Om du både vill spara i en tidigare version och ha kvar alla Excel 2010-funktioner, sparar du en kopia även i 2010, som en Excelarbetsbok. Kollegor som har Excel-versionerna 2000 till 2003 (och de senaste säkerhetskorrigeringarna och Service Pack-versionerna) kan arbeta i dina 2010-filer. När de klickar på ditt dokument tillfrågas de om de vill hämta en konverterare som gör att de kan öppna ditt dokument. Därför har filformatet ändrats Det nya 2010-filformatet innebär att Excel har förbättrats. Det nya filformatet baseras på XML (Extensible Markup Language) och är ett öppet Office XML-format. Detta är ett nytt standardfilformat också för Microsoft Word 2010, Excel 2010 och PowerPoint Du behöver inte förstå dig på XML. Däremot kan du hålla fördelarna med det nya XML-baserade formatet i minnet: Dokumenten är säkrare eftersom filer som innehåller skript eller makron separeras, vilket gör det enklare att identifiera och blockera oönskad kod eller oönskade makron. Dokumentstorleken blir mindre. Det är mindre risk att dokumenten skadas. 116 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

117 Microsoft PowerPoint 2010 Översikt Första gången du öppnar PowerPoint 2010 kommer du att märka att användargränssnittet har ändrats. Den övre delen av fönstret har fått en ny struktur för PowerPoint-kommandona. Med den här designen är det enklare att hitta och använda de olika funktionerna och skapa riktigt snygga presentationer. Lär dig använda nya PowerPoint. Se vad som har ändrats och varför. Arbeta sedan med en presentation på samma sätt som vanligt. Du kommer inte att vilja återgå till en tidigare version. Menyflikar Menyfliksområdet Den mest märkbara förändringen har skett längst upp i PowerPoint-fönstret. I stället för de menyer och verktygsfält du är van att se finns nu ett brett band över skärmen med en rad olika visuella kommandon som är ordnade i grupper. Detta band kallas "menyfliksområdet" och utgör din styrcentral när du skapar en presentation. För att du ska få bekanta dig med menyfliksområdet kommer du att få lite bakgrundsinformation om dess design och en detaljerad visning av strukturen. Läs mer om olika funktioner i PowerPoint 2010, bland annat tangentbordsgenvägar och verktygsfältet Snabbåtkomst. Varför ändrade Microsoft egentligen det gamla kommandosystemet? Jo, för att Microsoft har lärt sig hur våra användare arbetar. Microsoft har märkt att vissa kommandon används mycket oftare än andra i PowerPoint. Därför har Microsoft gjort dessa kommandon så framträdande som möjligt. Målet är att de alltid ska vara synliga så att du inte behöver leta efter dem på menyer eller i verktygsfält som inte visas direkt på skärmen. På fliken Start i menyfliksområdet finns en uppsättning med vanliga kommandon. Den här fliken utgör det första lagret i menyfliksområdet. Kommandona visas som knappar och används för att utföra olika åtgärder, till exempel kopiera och klistra in, lägga till bilder, ändra bildlayout, formatera och placera text eller söka och ersätta text. Det finns även andra flikar i menyfliksområdet. På varje flik kan du utföra en viss typ av arbete när du skapar en presentation. Knapparna på varje flik är ordnade i logiska grupper. De vanligaste knapparna i varje grupp är större än de andra. Även nya DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

118 kommandon som våra kunder har efterfrågat, men som kanske inte uppmärksammades i tidigare versioner, är mer synliga nu. Menyfliksområdet utgörs av flera flikar. Förutom fliken Start finns även: Fliken Infoga Här finns allt som du kan infoga i en bild, från tabeller, bilder, diagram, scheman och textrutor till ljud, hyperlänkar, sidhuvuden och sidfötter. Fliken Design Du kan välja en design för dina bilder med en bakgrund, ett teckensnitt och ett färgschema som redan finns och sedan anpassa utseendet. Fliken Övergångar. Här gör du inställningar för bildövergångar. Fliken Animeringar Här finns alla animeringseffekter. De grundläggande animeringarna för listor och scheman är enklast att lägga till. Fliken Bildspel Välj pennfärg eller en viss bild som du vill inleda bildspelet med. Spela in en berättarröst, gå igenom bildspelet och gör andra förberedelser. Fliken Granska Här finns stavningskontrollen och referensinformationstjänsten. Låt din arbetsgrupp granska presentationen och lägga till kommentarer, som du sedan kan granska. Fliken Visa Växla snabbt till vyn Anteckningssidor, aktivera stödlinjer eller ordna alla öppna presentationer i fönstret. Flikar som visas när du behöver dem Du kommer att märka att det finns flikar med olika färger som visas och försvinner i menyfliksområdet medan du arbetar. Det här är sammanhangsbaserade flikar som innehåller särskilda formateringsverktyg för olika objekt, till exempel bilder och grafik. 118 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

119 I menyfliksområdet visas ett par övergångseffekttyper. Klicka på Mer om du visa fler effekter. Hela galleriet med övergångseffekter visas. När du pekar på en effekt visas en förhandsgranskning av effekten på presentationsbilden. Om du vill använda effekten klickar du på den. När du har flera valmöjligheter i PowerPoint, till exempel flera figurformat eller flera WordArt-typer eller animeringseffekter visas ett par alternativ i menyfliksområdet. Om du vill se hela galleriet med alternativ, klickar du på pilen Mer (se bilden). Förhandsgranska genom att peka på miniatyrer När du för muspekaren över en galleriminiatyr (hovrar över miniatyren) kan du se hur figuren eller animeringseffekten kommer att se ut när du använder den. Om du inte gillar den behöver du inte ångra någon åtgärd. Du kan bara fortsätta att föra muspekaren över de andra miniatyrerna och klicka på den du vill använda. När ett alternativ som du vill använda inte finns i en grupp, exempelvis gruppen Tecken som visas här, klickar du på pilen i hörnet. En dialogruta med fler alternativ öppnas. Det finns ett stort antal kommandon och alternativ som inte får plats i en grupp. Endast de vanligaste kommandona visas. Om du vill använda ett kommando som inte är lika vanligt klickar du på pilen längst ned i hörnet av gruppen. Därmed visas fler alternativ. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

120 I gruppen Teckensnitt på fliken Start finns till exempel de vanliga formateringsknapparna för teckensnittstyp, storlek, fet stil, kursiv stil, färg o.s.v. Om du vill använda en annan typ av formatering, till exempel upphöjd text, klickar du på pilen i gruppen varvid dialogrutan Teckensnitt visas. Pilen visas i gruppen när du arbetar med en bild och kan behöva dessa kommandon. Om du exempelvis klickar i en textplatshållare på en bild visas pilen i alla grupper på fliken Start som innehåller kommandon som rör arbete med text. Tips! Förminska menyfliksområdet Om du vill ha mer utrymme i fönstret kan du dölja kommandona i menyfliksområdet. När du arbetar med en presentation utför du vissa åtgärder som är allmänna, eller repetitiva, och som inte rör en viss fas i processen, du sparar till exempel filen eller ångrar en åtgärd. För sådana åtgärder använder du verktygsfältet Snabbåtkomst. Det här verktygsfältet innehåller en liten grupp knappar på vänster sida ovanför menyfliksområdet. Här finns kommandona Spara, Ångra, Upprepa och Gör om. Visningsknapparna är desamma som förut. De har bara fått en ny placering i fönstret. Du kan förstora eller förminska visningen av bilden genom att föra zoomningsreglaget åt respektive håll. Motsvarande händer när du klickar på minustecknet (-) och plustecknet (+). Klicka på den här knappen om du vill anpassa bilden efter fönstret igen när du har zoomat klart. Du behöver ofta ändra vy i PowerPoint, och du har alltid kunnat göra det enkelt med hjälp av knappar. Det har inte ändrats. Knapparna för vyerna Normal, Bildsortering och Bildspel finns kvar. Dessutom har Läsvy tillkommit. Knapparna har flyttats från vänster till höger sida i fönstrets nedre del. De ingår i ett nytt verktygsfält som innefattar ett zoomningsreglage och en knapp som anpassar bilden till fönstret igen när du är klar med in- eller utzoomningen. Du har också tillgång till fliken Visa som bland annat innehåller en rad olika vyer (till exempel vyerna Anteckningssidor och Bakgrund) och en lista över andra öppna presentationer. 120 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

121 Tangentbordsgenvägar Om du använder tangentbordet mer än musen när du arbetar i PowerPoint behöver du känna till de olika tangentbordsgenvägarna. Det finns nya tangentbordsgenvägar för menyfliksområdet. Två stora fördelar med detta är att det nu finns tangentbordsgenvägar för alla knappar (det gjorde det inte i tidigare versioner), och att du i regel inte behöver använda lika många knapptryckningar för de nya tangentbordsgenvägarna. Så här använder du genvägarna. Först trycker du ned ALT. Bokstäverna och siffrorna, som kallas tangenttips, visar kortkommandona som små vita fyrkanter här och var i menyfliksområdet. De visas som bokstäver på alla menyflikar och på Microsoft Office-knappen och som siffror i verktygsfältet Snabbåtkomst. De små vita fyrkanterna som innehåller tangenttipsen kallas för rutor. Tryck på en av de tangenter som anges om du vill ha fler kommandon och knappar. Tryck exempelvis på W för att visa alla tangenttips för grupperna på fliken Start. Tryck sedan på något av tangenttipsen i en grupp för att slutföra sekvensen. Om du exempelvis trycker på ALT, W, L så motsvarar det ett klick på Layout-knappen. Vad gäller för de gamla tangentbordsgenvägarna? Tangentbordsgenvägarna i de tidigare versionerna som började med CTRL+ är fortfarande desamma. Du kan använda dem som vanligt. CTRL+C, till exempel, kopierar fortfarande något till Urklipp och CTRL+V klistrar fortfarande in det som har sparats i Urklipp. De tidigare tangentbordsgenvägarna med ALT+, som öppnade menyer och kommandon, kan också användas i den här versionen. Men du måste känna till hela tangentbordsgenvägen för att kunna använda den. Se den här kursen om du vill veta allt om tangentbordsgenvägar: Tangentbordsgenvägar i Office 2010-systemet. Introduktion till att skapa en presentation Lär dig hur du skapar en ny presentation i PowerPoint 2010, och hur du lägger till en bakgrund och ändrar färger för dina bilder. Med flikarna och verktygen i menyfliksområdet kan du infoga element på bilderna och formatera dem som du vill. Konfigurera sedan bildspelet och förbered för en utskrift. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

122 Så här skapar du en ny presentation: Klicka på Arkiv. Klicka på Nytt på menyn som öppnas. Välj ett alternativ i fönstret Ny presentation (här visas endast en del av alternativen), till exempel Exempelmallar, Modernt fotoalbum. Bekräfta med tryck på knappen Skapa. Nytt filformat I PowerPoint 2010 sparas nya filer i ett nytt format. Det går bra att öppna gamla presentationer och spara dem i det nya formatet. Men filformatsändringen påverkar delningen av presentationer mellan PowerPoint 2010 och tidigare PowerPoint-versioner. I den sista lektionen behandlas detta i detalj. Tema Så här förhandsgranskar du ett tema: Välj menyflik Design. Vila pekaren över en temaminiatyr (exempelvis Apotekare).... så förhandsvisas temat på bilden. Klicka på pilen Mer om du vill visa hela temagalleriet och länkar till teman som du kan hämta online. Välj ett tema direkt när du börjar arbeta med presentationen. På så sätt kan du se hur temafärgerna kommer att se ut på allt du lägger till i presentationen, till exempel scheman eller tabeller. 122 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

123 Genom att använda ett tema ger du bilderna i presentationen en design, d.v.s. ett visst utseende och en viss känsla. Bakgrundsdesign, platshållarlayout, färger och stilar för bilderna och bildelementen bestäms av temat. På fliken Design väljer du teman. Under Teman visas ett galleri som ser ut ungefär som för de formgivningsmallar som finns i tidigare versioner av PowerPoint. Varje tema har ett namn som visas i respektive skärmtips. När du för pekaren över en temaminiatyr förhandsvisas den aktuella bilden. Temats effekt visas innan du använder det. Därmed slipper du ångra det om du inte tycker om det. När du för pekaren bort från miniatyren avslutas förhandsvisningen. Klicka på pilen till höger om gruppen Teman om du vill visa fler alternativ och information, till exempel vilka teman (eftersom du kan använda fler än ett tema) som ska användas i presentationen och visa länkar till andra teman - på exempelvis Office Online. Dessa teman finns även i Microsoft Word 2010 och Microsoft Excel Så här anpassar du ett tema: Använd gallerierna för Färger, Teckensnitt och Effekter på fliken Design. Se andra bakgrundsformat. Alternativen följer temats färger. Peka på en miniatyr om du vill ha en förhandsgranskning av en alternativbakgrund. Klicka på Formatera bakgrund om du vill använda din egen bakgrund, exempelvis en bild. Temat du väljer har en fullständig design. Men hur kul vore det om du inte kunde göra lite ändringar i designen? På fliken Design finns andra gallerier som du kan använda om du vill ändra temat. Vid varje galleri kan du förhandsgranska de olika alternativen genom att föra pekaren över dem. Färger Det finns en uppsättning färger för varje tillgängligt tema. Du kan välja och ändra färger för ditt tema. Teckensnitt Välj ett valfritt exempel i galleriet Teckensnitt genom att klicka på det. Varje exempel har ett teckensnitt för rubriktext och ett för brödtext. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

124 Effekter Det finns en rad olika visuella effekter för figurer, till exempel ljussken, mjuka kanter eller en tredimensionell design. Bakgrundsformat Finjustera bakgrunden för temat samtidigt som du bevarar temafärgerna. Exempel visas på bilden. Så här väljer du en layout när du lägger till en ny bild: Klicka på Ny bild under bildikonen på fliken Start. Klicka på en layout om du vill infoga en bild med denna layout. Om du använder ett speciellt tema, så kan layoutalternativen se annorlunda ut. Om du gjorde övningen i den första lektionen har du fått infoga en ny bild som automatiskt fick en viss layout. Du kan även välja en layout innan du infogar bilden. Om du vill göra det klickar du på Ny bild under bildikonen på fliken Start. Då visas de olika layoutalternativen. Layouterna i PowerPoint 2010 är kraftfullare än tidigare. Flera av dem innefattar platshållare för innehåll som du kan använda för antingen text eller grafik. Ett exempel är Rubrik och innehåll. I mitten av dess platshållare finns följande uppsättning ikoner: Klicka på någon av ikonerna för att infoga motsvarande innehållstyp: en tabell, ett schema, SmartArt-grafik, en bild från en fil, ClipArt eller en videofil. Du kan även välja att ignorera ikonerna och i stället ange text. 124 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

125 Du kanske vill lägga till porträttfotografier av företagsledningen, eller ClipArt för att framhäva ett visst bildinnehåll. Som du såg i föregående avsnitt kan du infoga bilden direkt från bilden inifrån en innehållsplatshållare. Bilden till vänster visar hur du gör. Om du vill infoga en egen bild klickar du på ikonen Infoga bild från fil. Om du vill infoga en ClipArt-bild klickar du på ikonen ClipArt. Bilden placeras innanför platshållarens kanter. När du har infogat en bild kanske du vill ändra storlek på den eller förse den med specialeffekter. Börja med att markera bilden. Bildverktyg visas i menyfliksområdet. Klicka på fliken Format och använd knapparna och alternativen för din bild. Du kan bland annat ge bilden fyrkantiga eller runda kanter, lägga till skugga eller ljussken, lägga till en färgad kantlinje, beskära bilden eller ändra storlek på den. Det är praktiskt att infoga bilder från själva presentationsbilden. Det är särskilt användbart om du har flera platshållare i presentationsbilden, eftersom bilderna hamnar i en och samma platshållare när du infogar bilder med hjälp av bildikonerna. (Om du vill infoga en bild genom att använda bildikonerna, men inte har rätt typ av platshållare är det enkelt att ändra layouten.) Glöm inte fliken Infoga. Du kan även använda fliken Infoga för att infoga en bild såväl som många andra bildelement. Den enda skillnaden med den här metoden är att bilden inte alltid hamnar i önskad platshållare. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

126 Textruteformat. Fliken Format i Ritverktyg har format för textrutor och andra figurer. Visa figurgalleriet och peka på ett format. En förhandsgranskning av formatet visas på bilden i textrutan. På fliken Infoga infogar du en textruta för bildtext. När du infogar textrutan visas Ritverktyg. Klicka på fliken Format. Gör sedan följande med hjälp av kommandona på fliken: Välj ett format för textrutan eller någon annan figur och välj en fyllning för figuren, till exempel en toningsfärg, en konturfärg och en effekt (exempelvis fasade kanter, skugga eller ljussken). Infoga, ändra och redigera figurer. Placera och ordna figurer. Arbeta med ett nytt organisationsschema. 126 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

127 I organisationsschemat används temats färger. En textruta som du kan skriva text i visas bredvid schemat. Text som du skriver i textfönstret mappas till schemaformer och visas i schemat när du skriver. Som du såg tidigare kan du infoga en bild och annan grafik med hjälp av ikonerna i layouten Rubrik och innehåll. Ikonen för SmartArt-grafik är ett exempel. Den innehåller olika layouter för organisationsscheman och för diagram i PowerPoint När du klickar på SmartArt-grafik visas ett fullständigt galleri av grafiska layouter. Nu finns en textruta för organisationsscheman och annan grafik där du kan skriva text för schemat. Du kan arbeta med texten utanför figurerna i schemat. Detta är praktiskt om du föredrar att inte skriva direkt i schemat. Nu kan du även arbeta i omvänd riktning: Konvertera en befintlig punktlista på en bild till en grafisk med hjälp av knappen Konvertera till SmartArt på fliken Start. Använd SmartArt på fliken Infoga om du föredrar att infoga ett diagram på det sättet. Du kan även infoga tabeller och scheman från den här fliken. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

128 Om du vill lägga till en enkel animering till ditt organisationsschema går du till fliken Animeringar. Markera schemat och klicka på rutan Lägg till animering för att hämta listan med effekter som Tona, Svep och Flyg in. Välj ett Effektalternativ för att låta delarna av organisationsschemat visas på bilden. De kan tonas in alla på en gång, efter varje gren i schemat, efter varje nivå eller figur för figur. När du pekar på ett alternativ visas en förhandsgranskning av animeringen på bilden. Om du vill skapa mer komplexa animeringar eller ändra hastighet på den du just använt klickar du på Rutan animering på den här fliken. Här finns även övergångseffekter för bilder. Exempel på dessa är schackrutemönstret eller svepet som visas när du byter från en bild till en annan. Hur kontrollerar du stavningen? Klicka på Stavning på fliken Granska. Välj bland de bekanta alternativen. På flikarna Bildspel och Granska utför du de sista åtgärderna för bildspelet. Spela in en berättarröst, konfigurera bildspelet m.m. På fliken Bildspel kan du till exempel spela in en berättarröst, gå igenom bildspelet, skapa ett anpassat bildspel och välja att visa bildspelet på flera bildskärmar. Stavning, referensinformation och kommentarer På fliken Granska kan du köra stavningskontroll, använda referensinformationstjänsten och synonymordlistan samt lägga till kommentarer när du granskar presentationen. 128 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

129 Peka på Skriv ut för att öppna Förhandsgranska. Om du vill ändra inställningar som påverkar hela programmet klickar du på PowerPoint-alternativ. Klicka på Arkiv, Skriv ut om du vill visa utskrifts- och förhandsgranskningsalternativ. I Inställningar kan du ange färgutskriftsalternativ och Redigera sidhuvud och sidfot på samma sätt som tidigare. Det finns mycket annat du kan göra på den här menyn. Här finns till exempel kommandot Paketera för CD (under Spara och skicka). Med det här kommandot kan du kopiera presentationen och valfria filer till en CD, USB-minne eller delad mapp. Du kan också skapa PDF-fil eller skapa en video. Anpassa PowerPoint. Om du vill ange alternativ för hela programmet, till exempel välja en standardvy för PowerPoint eller ange om stavningskontrollen ska vara aktiv eller inte, klickar du på Alternativ på den här menyn. Härifrån kan du även lägga till kommandon i verktygsfältet Snabbåtkomst. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

130 En av de största förändringarna i PowerPoint 2010 är det nya filformatet, som infördes med PowerPoint Vad innebär det nya formatet för dig? Först och främst har det nya formatet flera fördelar, till exempel har filstorleken minskat och informationssäkerheten för dina presentationer har ökat. Det går bra att öppna och redigera presentationer från äldre PowerPoint-versioner i PowerPoint Men det nya filformatet påverkar dock delningen av presentationer mellan PowerPoint 2010 och äldre versioner. Här får du lära dig hur du öppnar PowerPoint 2010-presentationer och arbetar med dem som vanligt om du inte har PowerPoint Du får också veta hur man konverterar äldre presentationer till det nya formatet. 130 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

131 Formatet är ett av de nya öppna Office XML-formaten. Det är baserat på programmeringsspråket XML (Extensible Markup Language). Du behöver inte kunna XML eftersom det används i bakgrunden. Du behöver bara känna till att det nya formatet innebär en förbättring av PowerPoint. Huvudsakliga fördelar: Säkrare presentationer Presentationer med oönskad kod, makron eller kontroller är enklare att identifiera och blockera. Minskad filstorlek Presentationerna komprimeras automatiskt. Förbättrad informationssäkerhet och företagskänslig information. Det är enklare att ta bort personlig information Förbättrad återställning av skadade filer den är skadad. Du kan öppna en fil även när en del av Enklare integrering program. Presentationsinnehåll kan delas med och öppnas i andra I PowerPoint sparas en ny presentation automatiskt i det nya formatet. I dialogrutan Arkiv, Spara som kan du se vilket format filen sparas i. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

132 Titta i rutan Filformat i dialogrutan Spara som: Det nya filformatet används som standard. Det heter PowerPoint-presentation. (I tidigare versioner kallades filformatet Presentation.) Obs! Om du har angett att filtillägg ska visas i Microsoft Windows (de bokstäver i filnamnet som följer efter punkten) visas även filtillägget för filtypen: PowerPointpresentation (*.pptx). Bokstaven x i slutet av filtillägget anger att det är en PowerPoint 2010-fil. När du sparar en presentation i det nya formatet skulle det kunna se ut så här: Årsredovisning.pptx (filtillägget inkluderat). I det här meddelandet uppmanas du att hämta en konverterare som gör att du kan öppna PowerPoint 2010-filer i äldre PowerPoint-versioner. Du har precis sparat en presentation i det nya formatet. Men din kollega som behöver arbeta med presentationen använder en tidigare version av PowerPoint. Kan hon öppna PowerPoint 2010-filen? Ja. Låt oss säga att din kollega arbetar i PowerPoint När hon klickar på presentationen för att öppna den får hon en fråga om hon vill hämta en konverterare som gör att hon kan öppna presentationen (förutsatt att hon har installerat de senaste Service Pack-versionerna och uppdateringarna för programmet). Presentationen ser lite annorlunda ut om presentationen innehåller funktioner som finns i PowerPoint 2010 men inte i hennes version. Hon kan ändå öppna, redigera och spara den i formatet som används för PowerPoint Kommentarer Det officiella namnet på konverteraren är Microsoft Office Compatibility Pack för Word, Excel och PowerPoint 2007-filformat, och det kan hämtas gratis från Microsoft. Filformatet är detsamma för 2007 och Compatibility Pack för Office 2007-systemet fungerar endast med Office 2003 SP1, Office XP SP3 och Office 2000 SP3. Konverteraren fungerar endast med följande operativsystem: Windows Server 2003, Windows XP SP1 och Windows 2000 SP DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

133 I dialogrutan Kompatibilitetskontroll ser du vad som påverkas om du sparar till ett äldre format. Klicka på Hjälp-länkarna om du vill ha definitioner för Sammanfattning-meddelandena. Går det att använda presentationer som har skapats i tidigare PowerPoint-versioner? I PowerPoint 2010 kan du öppna och redigera presentationer som har skapats i tidigare PowerPoint-versioner. Men du får fundera över om du vill spara presentationerna i deras ursprungliga format eller spara dem i det nya formatet. I PowerPoint 2010 får du hjälp att fatta rätt beslut. Kompatibilitetskontroll När du öppnar din presentation i PowerPoint 2010 identifieras den som en presentation i ett tidigare format. Därför sparas information i bakgrunden om allt du lägger till i filen, till exempel en ny SmartArt-grafik, som kanske inte fungerar på exakt samma sätt i det tidigare formatet. När du sedan klickar på Spara öppnas dialogrutan Kompatibilitetskontroll. Med hjälp av kontrollen får du veta allt som kommer att hända med PowerPoint elementen om du sparar filen i dess ursprungliga format, PowerPoint presentation (.ppt). (Detta illustreras av bilden.) Du kan avbryta kontrollen och välja det nya formatet i dialogrutan Spara som. Eller så kan du välja att fortsätta och spara presentationen i det tidigare formatet. Det sistnämnda alternativet behandlas mer i nästa avsnitt. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

134 SmartArt-grafik i PowerPoint 2010: Du har fullständiga redigeringsmöjligheter, vilket innebär att du kan markera enskilda figurer och ändra dem samt använda alla SmartArt-verktyg. SmartArt-grafik som har sparats i en tidigare version: Du kan endast markera grafiken som en helhet och utföra vissa funktioner, till exempel lägga till en bakgrundsfärg eller ändra dess storlek. Du kan också ändra utseende för vissa effekter, som ljussken eller fasning. Spara filen i det tidigare formatet om någon som inte har PowerPoint 2010 eller Compatibility Pack (som används för att öppna PowerPoint 2010-filer) behöver arbeta med den. Kompatibilitetskontrollen i föregående exempel visade att ny grafik konverteras till objekt (till exempel en bild) om presentationen sparas i ett tidigare format, och kan därför inte redigeras. PowerPoint 2010-grafiken skulle se perfekt ut om filen öppnades i PowerPoint Däremot skulle det inte gå att redigera enskilda figurer i grafiken. Det skulle vara möjligt att lägga till en bakgrundsfärg bakom grafiken, eller använda andra bildkommandon och ändra storlek på grafiken. Men det skulle inte gå att arbeta med någon av grafikens delar om man skulle vilja ändra dess layout, text, figurformat eller dylikt. När filen öppnas i PowerPoint 2010 igen Om grafiken i stort sett är orörd när den har bearbetats i en tidigare PowerPoint-version behåller den alla PowerPoint egenskaper. Detta innebär att den kan redigeras som vanligt när den öppnas igen i PowerPoint Om grafiken har ändrats i den tidigare versionen (om exempelvis en bild har blekts) konverteras grafiken till ett objekt och kan därför inte redigeras när den öppnas igen i PowerPoint Du kanske har varit med om följande: Du har öppnat en äldre presentation i PowerPoint 2010 utan att lägga till PowerPoint 2010-funktioner i presentationen. När du sedan sparar den öppnas kompatibilitetskontrollen. Du meddelas att PowerPoint 2010-funktionen inte kan redigeras om du sparar presentationen i det gamla formatet. 134 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

135 Varför? Det beror på att vissa typer av formatering och element uppgraderas automatiskt i PowerPoint 2010 för att de ska se så bra ut som möjligt. Ett exempel är WordArt. Om den gamla presentationen innehåller WordArt uppgraderas den med de senaste effekterna som finns i PowerPoint Detsamma gäller 3D-effekter och skuggor. Om du sparar en fil som har uppgraderas på det här sättet i det gamla formatet kommer du inte att kunna redigera det som ett WordArt-objekt längre. Det kommer i stället att konverteras till en bild. Liksom grafiken i det tidigare exemplet kan WordArt-objektet emellertid redigeras som vanligt när filen öppnas på nytt i PowerPoint 2010, förutsatt att objektet inte har ändrats i den tidigare PowerPointversionen. Fler filtyper I PowerPoint 2010 finns ytterligare filtyper du kan spara en presentation i. Det finns till exempel en ny filtyp för presentationer som innehåller makron. Mer information finns i snabbreferensen. Sänd bildspel (Broadcast Slide Show) Om du har ett Microsoft Live-konto kan du starta Sänd bildspel. Du finner funktionen med Arkiv, Spara och skicka, Sänd bildspelet. Tjänsten innebär följande: Du har en presentation på din dator som du vill att någon annan skall se. Genom att starta en sändning kan du skicka en länk till vem som helst som har tillgång till en webbläsare och en internetuppkoppling. Mottagaren går till den länken och kommer att få upp presentationen i sin webbläsare. Du som presentatör väljer att gå framåt eller bakåt i presentationen och den uppdateras automatiskt i mottagarnas webbläsare. När du stänger presentationen så kan deltagarna inte längre se den och man kan inte heller ladda ner den till sin dator under utsändningen. Mottagaren behöver inte ha PowerPoint på sin dator. Bara valfri webbläsare och en internetuppkoppling det går alltså fint att titta på denna presentation i en webbläsare på en mobiltelefon. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

136 Snabbreferens Arbeta mer effektivt med PowerPoint 2010 Använda menyfliksområdet Huvudflikar Sammanhangsbaserade flikar Se fler alternativ Följande flikar visas alltid i menyfliksområdet: Fliken Start: Här kan du kopiera, klistra in, lägga till presentationsbilder, formatera text och stycken, arbeta med figurer samt söka och ersätta text. Fliken Infoga: Här kan du bland annat infoga presentationsbilder, tabeller, bilder, Microsoft SmartArt -grafik, scheman, figurer, hyperlänkar, filmer, ljud samt filer från andra program. Fliken Design: Här kan du välja bakgrundsdesign, färger, teckensnitt och specialeffekter för hela presentationen. Fliken Övergångar. Här skapar du bildövergångar. Fliken Animeringar: Här kan du använda enkla och anpassade animeringar och bildövergångar. Fliken Bildspel: Här kan du förbereda bildspelet. Du kan gå igenom bilderna i bildspelet, konfigurera bildspelet och spela in en berättarröst. Fliken Granska: Här kan du använda stavningskontrollen, referensinformationstjänsten, synonymordlistan och lägga till kommentarer. Fliken Visa: Här kan du växla mellan alla vyer, till exempel vyerna Anteckningssidor och Bakgrund, visa rutnät och ordna fönster. De färgade sammanhangsbaserade flikarna visas när du utför en viss typ av arbete. Pekaren måste vara i ett element som motsvarar flikens funktion, till exempel en bild. Exempel: Ritverktyg (fliken Format): För figurer, platshållare och textrutor kan du ändra stil, figurval och position. Använd WordArt och annan formatering för text. Bildverktyg (Fliken Format): Här kan du lägga till effekter till din bild (till exempel skugga eller ljussken), beskära bilden, komprimera bilden eller ändra storlek på den. SmartArt-verktyg (Flikarna Design och Format): Här kan du ändra layout för SmartArt-grafik (till exempel organisationsscheman) och formatera enskilda figurer i grafiken. Det finns liknande verktyg för scheman, tabeller, filmer och ljud. Klicka på den lilla diagonala pilen längst ned till höger i gruppen. Pilen visas när du har markerat något på bilden som du kanske vill ha fler alternativ för, till exempel text eller en platshållare. 136 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

137 Se gallerier Klicka på rullningspilen eller knappen Mer till höger om respektive grupp om du vill se hela galleriet med teman, figurformat, färger, teckensnitt, animeringseffekter m.m. Dölja kommandona i menyfliksområdet Dubbelklicka på fliken som visas. Klicka på valfri flik när du vill visa hela menyfliksområdet igen. Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst Lägga till eller ta bort ett kommando eller en knapp Placera verktygsfältet på en egen rad Gör något av följande om du vill lägga till ett kommando eller en knapp: Klicka på pilen längst till höger i verktygsfältet och klicka på en knapp på menyn för att lägga till den i verktygsfältet. Klicka på Fler kommandon på samma meny för extra knappoch kommandoval. Högerklicka på den knapp eller det kommando du vill använda på menyfliksområdet och klicka sedan på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Så här tar du bort ett kommando eller en knapp från verktygsfältet: Högerklicka på knappen eller kommandot i verktygsfältet och klicka på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst. Klicka på pilen längst till höger i verktygsfältet och klicka på Visa under menyfliksområdet. Eller högerklicka på en knapp eller ett kommando i verktygsfältet och klicka sedan på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst under menyfliksområdet. Om du vill sätta tillbaka verktygsfältet ovanför menyfliksområdet klickar du antingen på pilen längst till höger i verktygsfältet eller högerklickar på en knapp eller ett kommando i verktygsfältet och klickar på alternativet för att flytta verktygsfältet ovanför menyfliksområdet. Använda tangentbordsgenvägar Använda nya tangentbordsgenvägar Så här visar du flikarna i menyfliksområdet, verktygsfältet Snabbåtkomst och Microsoft Office-knappen med hjälp av tangentbordsgenvägar: 1. Tryck på ALT. Tangenttips visas på flikarna i menyfliksområdet, verktygsfältet Snabbåtkomst och Microsoft Office-knappen. 2. Tryck på bokstaven eller siffran du vill använda: Tryck på tangenten för den flik som har det kommando du vill använda så att tangenttips visas för alla knappar på fliken. Tryck sedan på tangenten som motsvarar önskad knapp. Tryck på tangenten för önskad knapp i verktygsfältet Snabbåtkomst. Det motsvarar att klicka på knappen. Tryck på tangenten för Microsoft Office-knappen så att tangenttips visas för menyn. Tryck sedan på lämplig tangent för DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

138 att köra kommandon eller öppna filer. Använda tidigare tangentbordsgenvägar Tangentbordsgenvägar som börjar med CTRL (CTRL+C, CTRL+V o.s.v.) kan fortfarande användas som vanligt. Tidigare tangentbordsgenvägar som börjar med ALT, och som användes för att öppna menyer och köra kommandon, kan också användas som förut. Däremot måste du känna till hela tangentbordsgenvägen när du använder dessa eftersom det inte visas något hjälpmeddelande mellan tangenttryckningarna. Filkommandon och programinställningar Spara en fil Klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst. Ångra en åtgärd Klicka på Ångra i verktygsfältet Snabbåtkomst. Skapa en ny presentation eller öppna en befintlig Spara en fil med ett annat namn, på en ny plats eller i ett annat filformat Använda förhandsgranska och skriva ut Ändra programinställningar Klicka på fliken Arkiv och: Klicka på Nytt och välj ett alternativ i fönstret Klicka på Öppna och bläddra till filen du vill öppna. Tips! De här kommandona är också lätta att lägga till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Klicka bara på pilen till höger i verktygsfältet och klicka på Nytt eller Öppna på menyn som visas. Klicka på Arkiv och klicka på Spara som. Sedan namnger du filen, bläddrar till en annan plats eller väljer ett annat filformat. Klicka på Arkiv, peka på Skriv ut så ser du Förhandsgranskning till höger. Välj en utskriftstyp i rutan Skriv ut. Klicka på Alternativ. På den nedrullningsbara menyn kan du välja färgutskrift eller svartvit utskrift och redigera sidhuvuden och sidfötter. Så här gör du om du vill aktivera/inaktivera stavnings- och grammatikkontrollen, välja en standardvy eller standardinställningar för utskrift, ändra inställningarna för automatisk formatering och ange andra alternativ som påverkar hela programmet: Klicka på Arkiv och klicka sedan på Alternativ på menyn. Klicka på en av kategorierna och ändra PowerPoint-inställningarna. 138 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

139 Det nya filformatet Fördelar med det nya formatet Krav för att öppna en PowerPoint 2010-fil i tidigare versioner Säkrare presentationer Inbäddad kod, till exempel OLE-objekt eller VBA-kod, lagras i ett separat avsnitt i filen så att den enkelt kan identifieras vid särskilda processer. IT-administratörer kan blockera presentationer som innehåller oönskade makron eller kontroller, vilket gör att det blir säkrare för användarna att öppna presentationerna. Minskad filstorlek Presentationerna komprimeras automatiskt de blir i vissa fall upp till 75 procent mindre. Transparens och förbättrad informationssäkerhet Presentationerna kan delas konfidentiellt eftersom personligt identifierbar information och känslig företagsinformation, till exempel användarnamn, kommentarer, spårade ändringar och filsökvägar, lätt kan identifieras och tas bort. Förbättrad återställning av skadade filer Det nya formatets modulära dataförvaring gör att du kan öppna filerna även om en komponent i filen är skadad, till exempel ett schema eller en tabell. Enklare integrering Det är enklare att dela specifikt innehåll i presentationen (till exempel scheman, kommentarer och presentationsmetadata) med andra typer av filer. Här följer en översikt över programvara du behöver för att öppna, redigera och spara PowerPoint 2010-filer i tidigare versioner av PowerPoint: Operativsystem: Microsoft Windows Server 2003, Windows XP eller Windows 2000 med de senaste Service Pack-versionerna och uppdateringarna. PowerPoint-version: Microsoft PowerPoint 2003, PowerPoint 2002 eller PowerPoint De senaste Service Pack-versionerna och uppdateringarna för Office. Microsoft Office Compatibility Pack för Word, Excel och PowerPoint 2010-filformatsom tillhandahålls gratis av Microsoft. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

140 Spara i det nya eller gamla formatet Arbeta med kompatibilitetskontrollen PowerPoint 2010-element som har sparats i ett äldre format Om du skapar en ny presentation i PowerPoint 2010 används det nya formatet PowerPoint-presentation (*.pptx) (som det visas i dialogrutan Spara som). Om du öppnar en presentation som har skapats i ett äldre format och vill spara det i det nya formatet måste du välja det nya formatet. Så här sparar du en presentation i ett äldre format om du vill dela den med någon som inte har PowerPoint 2010 eller programvaran som krävs för att öppna PowerPoint 2010-filer: Klicka på Arkiv, Spara som och välj PowerPoint presentation (*.ppt) i rutan Filformat (i dialogrutan Spara som). Du kan även peka på Spara som på Microsoft Officemenyn och antingen klicka på PowerPointpresentation om du vill spara i det nya filformatet eller PowerPoint presentation, om du vill spara i det gamla. Obs! Om personen använder PowerPoint 95 eller tidigare och behöver arbeta med presentationen sparar du den i formatet PowerPoint presentation (*.ppt). Vissa bildelement som läggs till i gamla presentationer när de öppnas i PowerPoint 2010 påverkas när du sparar filerna i det gamla formatet. Med kompatibilitetskontrollen kan du se vilka element som påverkas. Kompatibilitetskontrollen visas även om din gamla presentation innehåller WordArt, 3D-effekter eller skuggor eftersom dessa uppgraderas automatiskt i PowerPoint Om du vill spara presentationen i det gamla formatet klickar du på Fortsätt. Om du vill spara den i ett annat format klickar du på Avbryt och väljer önskat format i dialogrutan Spara som (dialogrutan öppnas automatiskt). En del PowerPoint 2010-element kan inte redigeras när du sparar dem i formatet PowerPoint presentation (*.ppt). Detta gäller till exempel SmartArt-grafik eller figurer med WordArt. När du sparar presentationen i det äldre formatet och sedan öppnar det i en tidigare PowerPoint-version behandlas dessa element som ett objekt (till exempel som en bild). Du kan använda bildeffekter på dem, men inte formatera figurer eller WordArt. Om du inte har gjort några ändringar i grafiken kan du använda alla redigeringsfunktioner i PowerPoint 2010 när du öppnar presentationen igen i PowerPoint DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

141 Konvertera gamla presentationer med hjälp av kommandot Konvertera Visa filtillägg Mer information om filtyper Öppna presentationen i PowerPoint 2010, klicka på Välj Arkiv, Info, klicka sedan på Konvertera. Viktigt! Med det här kommandot konverteras den äldre presentationen till det nya formatet, vilket innebär att presentationen inte längre finns i det gamla formatet. Så här visar du filtilläggen bredvid filtypen i dialogrutan Spara som: Öppna Utforskaren. Klicka på Mappalternativ på Verktyg-menyn. Öppna fliken Visa och avmarkera kryssrutan bredvid Dölj filnamnstillägg för kända filtyper. I PowerPoint 2010 finns fler filtyper som du kan spara dina presentationer i. Mallar Om du vill att en presentation ska fungera som en mall för andra presentationer kan du spara den som en mall i stället för som en presentation. Det tidigare formatet hade tillägget.pot och det nya formatet har tillägget.potx. Båda dessa finns i PowerPoint Filer med kod eller makron En av de nya filtyperna gäller presentationer som innehåller kod eller makron. Nu måste du spara dessa presentationer i formatet Makroaktiverad PowerPoint-presentation (.pptm). Teman Det finns en annan ny filtyp som kallas tema Office-tema (*.thmx). Den här typen innehåller endast presentationens designelement. Det finns versioner i äldre format (d.v.s ) för de viktigaste filtyperna i PowerPoint DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

142 Plats för anteckningar 142 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

143 Supportfrågor & trick Word Blandade specialtrick Dubbelklicka på linjalen för att visa dialogrutan Utskriftsformat. Dubbelklicka på statusfältet för att visa dialogrutan Sök och ersätt. Dubbelklicka på skarven mellan två kolumnfack på linjalen för att visa dialogrutan Tabellegenskaper. Tryck på SKIFT+F1 och klicka i texten för att Visa formatering. När du söker och ersätter text kan du även söka efter och ersätta med stycketecken (du skriver Ctrl+p, anges här som: ^p), tabbtecken (^t), kommentartecken (^a), fält (^d), kolumnbrytning (^n), mjuk radbrytning (^l), avsnittsbrytning (^b), manuell sidbrytning (^m), långt tankstreck (^+), kort tankstreck (^=), hårt bindestreck (^~), mjukt bindestreck (^-) och hårt blanksteg (^s). Du kan även söka efter blanksteg eller dubbla blanksteg. (Du skriver helt enkelt två blanksteg när du ska ange vad Word ska söka efter). Hårt bindestreck använder du när du inte vill att t.ex. datum ska delas. Gör så här: Klicka på Ctrl+Skift+minus Kommentar: Ställ markören vid den text som ska kommenteras och välj Infoga, Kommentar. Ordet färgas rosa. Fönstret delas i två delar. I den högra skriver du in kommentaren. Vill du ändra visningen av kommentaren gör du val vid Granska, Visa markering. Slipp klippa och klistra. I stället för att klippa ut text och klistra in på annan plats kan du markera texten som ska flyttas och trycka F2. Nu ser markören annorlunda ut, den är streckad. Flytta markören dit du vill placera texten och tryck Enter. Vill du använda adressboken i Word? Visste du att du kan komma åt Outlooks adressbok i Word? Välj Utskick, Välj mottagare, Välj från Outlook-kontakter. Återgå Vad ska man göra om man vill komma tillbaka till den plats man befann sig senast? Tryck Shift+F5 Växla versaler/gemena Med Shift + F3 kan man i Word växla ett ord mellan gemener (små bokstäver), versaler (STORA BOKSTÄVER) och Stor Begynnelsebokstav utan att behöva skriva om hela ordet. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

144 Det räcker att man står med markören i direkt anknytning till ordet, framför, bakom eller mitt på ordet. En liknande funktion når du med Start, Ändra skiftläge (Aa-knappen) Dold text Man kan dölja texten i ett dokument. Markera texten och tryck på Ctrl+Shift+h. Visa den dolda texten i dokumentet Välj Arkiv, Alternativ, Visa. Sätt en bock i rutan för Dold text. Gör en markering på höjden i Word För att markera ett vertikalt område måste man hålla Alt-tangenten nedtryckt och sedan markera med vänster musknapp. Om det skulle röra sig om en väldigt lång kolumn kan man istället först hålla Alttangenten nedtryck, klicka i översta vänstra hörnet på det område man vill ha markerat och släppa Alt-tangenten. Nu kan du använda rullningslisten för att ta dig längre ner i dokumentet. Håll sedan Skift-tangenten nedtryckt och klicka på slutet av kolumnen. Kortkommandon Du kan skriva Euro-tecknet med kombinationen eller. Du kan skriva micro-tecknet µ med kombinationen eller. Dessa kortkommandon gäller i alla Windows-program (av nyare årgång). Excel Räkna med tid IDAG() (TODAY) returnerar dagens datum i Excel-format. NU() returnerar även tiden. DAG (DAY) returnerar en dag (1 till 31) i en månad. Argumentet relaterar till ett tal som representerar ett datum. Excel representerar dagar som nummerserie på följande sätt: Dag 1 är , dag 2 är osv. På detta sätt kan Excel också beräkna antal dagar mellan två datum. MÅNAD (MONTH) returnerar månadsnummer (1 till 12) baserat på Excels nummerserie. ÅR (YEAR) returnerar året ( ) som ett heltal baserat på nummerserien. Exempel 1. Hur många dagar är det mellan och Svaret visas som antal dagar. 2. Hur länge har en patient varit inlagd? Inskrivning kl 10 och utskrivning kl 8:30. För att få ett vettigt format på resultatcellen kan du skapa ett anpassat cellformat D \da\g t \ti\m m \mi\n. 144 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

145 Resultatet blir Ovanstående fungerar dock endast om tiden är mindre än en månad. I annat fall får man ta till metoden här bredvid: Funktionen AVKORTA hör till kategorin Matematiska och trigonometriska funktioner. Argumenten är cellreferensen samt antal decimaler standard är 0. Andra tips Vill du snygga till datumen i Excel? Vill du att en cell ska visa datumet med veckodag, t.ex. fredag 24 december? Högerklicka på aktuell cell och välj Formatera celler. Under fliken Tal väljer du Anpassat i listan över kategorier. I fältet Typ skriver du DDDD DD MMMM och klickar på OK. Vill du att cellen även ska visa året? Högerklicka på aktuell cell och välj Formatera celler. Under fliken Tal väljer du Anpassat i listan över kategorier. I fältet Typ skriver du DDDD DD MMMM ÅÅÅ och klickar på OK. OBS! Du måste skriva med versaler. Infogar du en HTML-tabell i Excel kommer all text att hamna i en enda cell istället för att delas upp på kolumner och rader. Men det går att fixa till: Markera texten och välj Data och därefter Text till kolumner. Följ nu den guide som visas och tabellen kommer att delas upp på kolumner och rader. Hur infogar man dokumentnamnet i Excel? Dokumentet måste först ha sparats med ett giltigt namn. Ställ markören där du vill infoga namnet och sökvägen. Skriv formeln =CELL( filnamn ). Tryck Enter. Hitta första tomma raden eller kolumnen i Excel Ställ dig på första cellen i den kolumn eller rad du vill hitta den tomma cellen i. Tryck på END knappen. Tryck på tangentbordets pil (i den riktning du vill gå). Nu sticker Excel iväg till den första tomma cellen. Använda kalkylatorn När du arbetar i Excel har du säkert någon gång haft behov av att kunna räkna ut olika tal utan att skriva formler i Excel. Med detta tips kommer du snabbt åt Kalkylatorn i Windows direkt från Excel. Välj Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst. Välj Fler kommandon och därefter Välj kommandon från: Alla kommandon Sök rätt på Kalkylatorn och välj Lägg till. Klart! Markera en hel kalkyl eller databas med tangentbordskommando (Ctrl+a) Repetera inmatningen i cellen ovanför med kortkommando (Ctrl+ ) DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

146 Infoga kommentar Många gånger önskar du knyta en minnesanteckning till en cell. Det gör du genom att markera cellen och därefter högerklicka och välja Infoga kommentar. Du lägger märke till att cellen får en röd markering i övre högra hörnet. När du för musmarkören till cellen visas kommentaren. Med högerklickning kan du välja hur kommentaren ska visas. I Arkiv, Skriv ut, Utskriftsforma, fliken Blad väljer du om och hur kommentaren ska skrivas ut. Kommentaren tas bort genom att markera cellen och välja Redigera, Radera, Kommentarer eller genom att högerklicka på cellen och i snabbmenyn välja Ta bort kommentar. Arkiv, Alternativ, Avancerat, Visa innehåller inställningar för visning av kommentarer. Dataverifiering Ett starkt verktyg i Excel är dataverifiering. Med detta verktyg kan du definiera vilka celldata som är giltiga. Med denna funktion kan du styra vilka inmatningar som ska tillåtas i enskilda celler eller områden. Exempel Din uppgift är att säkerställa att den inmatning som görs i en cell endast tillåts inom området 995 till 9995 kr (Pris). Gör så här: 1. Markera den cell (eller de celler) som verifieras. 2. Välj Data, Verifiering (Validation ) 146 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010

147 3. Ange inställningar enligt figur. ( Hela nummer är en ovanlig översättning av Whole number, dvs heltal) 4. Klicka på fliken Indatameddelande (Input Message) 5. Skriv in rubrik och indatameddelande enligt figur! 6. Välj Felmeddelande (Error Alert) och komplettera enligt figur. DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office

148 7. Prova! Väljer du ett ogiltigt värde kommer följande felmeddelande: En annan användbar funktion är möjligheten att skapa en nedrullningslista, där den som kompletterar en databas styrs till att använda vissa fördefinierade alternativ. Exempel Vi ska nu se till att den som fyller i databasen (i tabelläge) endast kan fylla i de leverantörsnamn som finns specificerade av oss. Börja med att skapa listan. Den måste ligga på samma blad som databasen, men det måste finnas minst en tom kolumn (eller rad) mellan listan och databasen! 148 DC LÄROMEDEL, Windows 7 & Office 2010