Folkbokföringsuppgifter hos arkivmyndigheterna Integritet - Effektivitet Tillgänglighet Betänkande av Utredningen om behandling av folkbokföringsuppgifter hos arkivmyndigheterna Stockholm 2004 STATENS OFFENTLIGA UTREDNINGAR SOU 2004:106
Innehåll Sammanfattning 11 Författningsförslag 19 1 Förslag till lag om behandling av folkbokföringsuppgifter hos de statliga arkivmyndigheterna 19 2 Förslag till lag om ändring i sekretesslagen (1980:100) 21 3 Förslag till lag om ändring i lagen (2001:182) om behandling av personuppgifter i Skatteverkets folkbokföringsverksamhet 22 BAKGRUNDEN TILL VÅRA FÖRSLAG 1 Uppdraget 25 1.1 Utredningens direktiv 25 1.2 Utredningsarbetet 27 2 Arkivmyndigheternas verksamhet och organisation 29 2.1 Riksarkivet och landsarkiven 29 2.2 Arkivverksamhetens mål och syfte 33 3 Folkbokföring 35 3.1 Folkbokföringen i Sverige 35 3.2 Folkbokföringens historia 36 3.2.1 Tidig kyrkobokföring och mantalsskrivning i Sverige 37
3.2.2 Folkbokföringen efter år 1947 41 3.3 Folkbokföringsreformen 43 3.3.1 Folkbokföringens nuvarande regelverk och organisation 44 3.4 Skatteverkets folkbokföringsverksamhet 46 3.4.1 Folkbokföringsregistren 47 3.4.2 Ett centralt aviseringsregister (Navet) 48 3.4.3 Folkbokföringsdatabasen 49 3.5 Kyrkobokföringen och kyrkoarkiven efter folkbokföringsreformen 53 3.5.1 Mikrofilmning och skanning av kyrkobokföringshandlingar som levererats till landsarkiven 55 4 Övergripande rättslig reglering av behandling av personuppgifter 59 4.1 Dataskyddskonventionen 59 4.2 Riktlinjer från OECD 61 4.3 Dataskyddsdirektivet 61 4.3.1 Tillämpningsområde 62 4.3.2 Bestämmelser om när personuppgifter får behandlas 62 1 4.3.3 Information och rättelse m.m 63 4.3.4 Tillsynsmyndighet 64 4.3.5 Överföring av personuppgifter till tredje land 64 4.3.6 Medlemsländernas nationella lagstiftning 65 4.4 Europakonventionen 65 4.5 Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna 67 4.6 Personuppgiftslagen 68 4.6.1 Allmänt om lagen och dess tillämpningsområde 68 4.6.2 Förutsättningar för behandling av personuppgifter 69 4.6.3 Information och rättelse m.m 73 4.6.4 Säkerhet vid behandlingen 75 4.6.5 Överföring av personuppgifter till tredje land 75
4.6.6 Datainspektionens befogenheter som tillsynsmyndighet 78 4.6.7 Sanktioner 80 4.6.8 Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser 81 5 Internationell utblick 83 5.1 Finland 83 5.2 Norge 87 5.3 Storbritannien 88 5.4 Tyskland 90 VÅRA ÖVERVÄGANDEN 6 Övergripande frågor och principer 95 6.1 Behovet av datorstöd 95 6.2 Skyddet för den personliga integriteten 96 6.3 Särskild författningsreglering 98 6.4 Arkivmyndigheternas behandling av folkbokföringsuppgifter i förhållande till personuppgiftslagen 100 6.4.1 Bakgrund 100. 6.4.2 Behandling av personuppgifter som omfattas av personuppgiftslagen 101 6.4.3 Vad gäller enligt personuppgiftslagen för behandling av personuppgifter hos arkivmyndighet? 105 6.4.4 Är arkivmyndigheternas behandling av folkbokföringsuppgifter tillåten enligt personuppgiftslagen? 109 6.4.5 Är skanning tillåten? 112 6.5 Lag, förordning eller myndighetsföreskrifter 113
7 Författningsregleringen av behandling av folkbokföringsuppgifter 115 7.1 Lagstiftningens systematik och allmänna tillämpningsområde m.m 115 7.2 Tillämpningsområde 117 7.2.1 Verksamhetsområdet 117 7.2.2 Behandling som omfattas 120 7.2.3 Behandling av uppgifter om avlidna 120 7.3 Förhållandet till personuppgiftslagen 122 7.4 Tillåtna ändamål för behandling av personuppgifter 125 7.5 Personuppgiftsansvaret 129 7.6 Direktåtkomst 131 7.6.1 Samordning mellan Skatteverkets och arkivmyndigheternas behandling av folkbokföringsuppgifter 132 7.6.2 Arkivmyndigheternas behov av direktåtkomst till uppgifter i Skatteverkets folkbokföringsverksamhet : 133 7.6.3 Direktåtkomst för enskilda 135 7.7 Avgift 140 7.7.1 Avgiftsuttag vid elektroniskt utlämnande 140 7.7.2 Avgift för utlämnande via Internet 143 7.8 Enskildas rättigheter 146 7.8.1 Information 147 7.8.2 Rättelse och skadestånd 153 7.8.3 Överklagande 156 8 Särskilda frågor 159 8.1 Behandling av känsliga personuppgifter 159 8.2 Överföring av personuppgifter till tredje land 161 8.3 Utlämnande av uppgifter på medium för automatiserad behandling 163 8.4 Sökbegrepp 167
9 Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser 171 10 Konsekvenser av våra förslag 173 11 Författningskommentarer 175 11.1 Förslag till lag om behandling av folkbokföringsuppgifter hos de statliga arkivmyndigheterna 175 11.2 Förslag till lag om ändring i sekretesslagen (1980:100) 179 11.3 Förslag till lag om ändring i lagen (2001:182) om behandling av personuppgifter i Skatteverkets folkbokföringsverksamhet 180 ÖVRIGT Särskilt yttrande 183 BILAGOR Bilaga 1: Kommittédirektiv (dir. 2003:122) 187 Bilaga 2: Tilläggsdirektiv (dir. 2004:15) 195 Bilaga 3: Enkät till vissa av EU:s medlemsstater samt Norge 197