Servicenämnden 2018-02-26 1-11 Plats och tid Svarten, kl. 13.30-17.00 Beslutande Ersättare inte tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Harald Lagerstedt (C) Lennart Johansson (S) Göran Dahl (M) Jan Fagenheim (M) Peter Sjöholm (M) Karl Johan Wiktorp (L) Agneta Thulin (S) Christer Andersson (S) Olle Hällnäs (SD) 11-12 Kent Andersson (S) 13-17 Johan Carlsson (C) Stig Gesterling (-) Kent Andersson (S) 11-12 John Nilsson, t f förvaltningschef Magnus Karman, förvaltare 11 Lotta Olanya, verksamhetsutvecklare Sture Karlsson, Cresensus 12 Håkan Axelsson, avd chef it-avd 15-17 Katarina Lindh, avd chef fastighet 17 Sophia Ånhed, verksamhetsutvecklare 17 Jaroslava Nilsson, HR-konsult 17 Christer Andersson (S) Justeringens plats och tid Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf 11-17 Ordförande Harald Lagerstedt (C) Justerande Christer Andersson (S)
Servicenämnden 2018-02-26 2 Svn 11 Dnr SVN 2018/0002 Information om underhållsåtgärder invändigt stadshus A Förvaltningen informerar om underhållsåtgärder på stadshus A. För närvarande utförs byte av 39 fönster av äldre modell. Fukt har kommit in i hörnen i fastigheten. 9 rum på plan 2, 2 rum på plan 1 samt huvudentrén berörs. Personalen på plan 2 är evakuerade till andra lokaler. Arbetena beräknas vara klara under juni 2018. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum
Servicenämnden 2018-02-26 3 Svn 12 Dnr SVN 2018/0002 Utbildning FM med Sture Karlsson Sture Karlsson, Cresensus informerade om vad som utmärker FMkonceptet: - tydlig styrning och tydligt mandat - väl fungerande kundrelationer på strategisk, taktisk och operativ nivå - tydligt harmoniserande tjänster och paket som ständigt utvecklas - accepterad prismodell - proaktiv benchmarking och omvärldsbevakning - ständiga förbättringar som ger förbättringar och kostnadssänkningar - genomtänkt sourcingstrategi.
Servicenämnden 2018-02-26 4 Svn 13 Dnr SVN 2017/0019 Information om målaktiviteter 2018 Beslut Servicenämnden tar del av informationen och beslutar 1. lägga den till handlingarna. Förvaltningen informerar om målaktiviteter 2018 inom miljö, delaktighet, stolthet samt att vara i framkant. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 15 februari 2018, 9.
Servicenämnden 2018-02-26 5 Svn 14 Dnr SVN 2018/0008 Remiss av förslag till avfallsplan samt förslag till föreskrifter för avfallshantering för Varbergs och Falkenbergs kommuner Beslut Servicenämnden beslutar 1. anta förvaltningens beslutsförslag daterat den 8 februari 2018. Varbergs och Falkenbergs kommuner har gemensamt tagit fram förslag på avfallsplan samt förslag till föreskrifter för avfallshantering. Planen avses gälla för åren 2018 till 2022. Enligt Miljöbalken ska varje kommun ha en plan för avfallsförebyggande och hållbar avfallshantering. Kommunfullmäktige ska fastställa den liksom föreskrifter om avfallshanteringen i kommunen. Avfallsplanens syfte är uppnå EU:s avfallsdirektiv, att nå de mål som riksdagen och regeringen anvisar, samt att nå de mål som Falkenbergs och Varbergs kommuner härutöver fastställt inom avfallsområdet. Avfallsplanen blir därmed ett verktyg i det kommunala arbetet med avfallsfrågor. Avfallsföreskrifterna blir ett dokument för respektive kommun, för att skapa tydlighet i ansvarsfördelningen, eftersom ansvariga nämnder skiljer sig mellan kommunerna. Att ambitionsnivån har ökat är tydligt, vilket är positivt. Servicenämndens verksamhet arbetar med hållbarhetsfrågor och ligger i framkant. Det kommer att krävas en god dialog mellan olika parter, såsom miljö och hälsa, Vivab, hamn och gata samt serviceförvaltningen för att möta de nya riktlinjerna. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 15 februari 2018, 8. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 8 februari 2018. Remiss avfallsplan samt förslag till föreskrifter för avfallshantering för Varbergs och Falkenbergs kommuner. Övervägande I förslaget till föreskrifter har flera av kraven skärpts, vilket förbättrar arbetsmiljön för dem som hämtar sopor/tömmer fettavskiljare mm. Vid
Servicenämnden 2018-02-26 6 tömning av fettavskiljare står det att det ska finnas personal tillgänglig för att låsa upp och se till att snö och is är borta. Detta är inget som stod i den förra förordningen eller som görs idag, vilket kan komma att påverka nämndens verksamhet. Serviceförvaltningen har en relativt hög grad av sortering i de kommunala verksamhetslokaler man förvaltar. Alla större objekt har egna sophus med möjlighet till sortering av fraktioner och matavfall/hushållssopor. Stadshus C är ett exempel där avsteg gjorts redan med dagens riktlinjer. Byggnaden ligger på allmän platsmark, nära inpå parkanläggning med stora träd. Dessa är i hög grad skyddsvärda varför möjligheten att uppfylla kravet på fri höjd är svår i den här typen av omgivning. Anmärkningsvärt i den nya förordningen, är att den fria höjden har ökat markant, från 4,0 m fri höjd till 4,7 m. Även den fria bredden är hårdare reglerad. Nybyggda objekt har bättre förutsättningar än gamla. Mindre objekt har sämre förutsättningar utifrån bland annat tillgänglighet. En skärpning i den nya avfallsplanen är att ställa krav på sopsortering i alla kommunala verksamhetslokaler. Serviceförvaltningen har under åren jobbat aktivt med att ge samtliga kommunala verksamheter möjlighet till sortering. Där så ändå inte skett har det varit tomtmark och befintliga byggnaders placering och tomtens storlek som omintetgjort ansträngningarna. Det kan bli en utmaning och kostsamt att möta de skärpta kraven kring sopsortering. Att möjliggöra sopsortering inomhus i personalmatsalar/fikarum är önskvärt, men precis som alla ingrepp i befintliga lokaler kan det på sina håll bli utmanande och generera en kostnad som i slutändan landar hos hyresgästen. Det handlar främst om att lokalerna inte har utrymme för sortering. Summerat blir de övergripande konsekvenserna av den nya avfallsplanen samt förslag till föreskrifter för avfallshantering: marginellt mer personalkrävande på serviceförvaltningen högre hyra för verksamheterna kan komma att aviseras om kostnaden inte täcks i befintlig driftbudget. Protokollsutdrag: Vivab Fastighetsavd
Servicenämnden 2018-02-26 7 Svn 15 Dnr SVN 2018/0011 Begäran om medel, införande och drift av system för hantering av mobila enheter enligt GDPR Beslut Servicenämnden beslutar 1. införande och drift av system för hantering av mobila enheter och dess information i enlighet med de krav som finns i den Allmänna Dataskyddsförordningen (GDPR) under 2018 ska finansieras av servicenämnden (resultatfond) till en sammanlagd beräknad kostnad av 1 500 tkr. Den nya lagstiftningen, Allmänna Dataskyddsförordningen (GDPR), som träder i kraft 25 maj 2018, innebär att behovet av att ha kontroll över våra mobila enheter och den information som finns i dessa är obligatorisk för att kunna uppfylla krav som ställs i lagstiftningen. För att kunna ha ett fungerade system för detta på plats 25 maj 2018 kommer IT-avdelningen behöva genomföra följande åtgärder: - Införa ett Enterprise Mobility Management (EMM) system - Hantera alla nuvarande mobila enheter i verksamheten - Hantera drift av systemet Införa ett Enterprise Mobility Management (EMM) system Detta är ett projekt vilket levereras av ATEA med stöd från IT-avdelningen. Det som ingår är uppstart, uppsättning och utbildning. Hantera alla nuvarande mobila enheter i verksamheten Idag finns cirka 2700 mobiltelefoner och cirka 450 surfplattor i Varbergs kommun (ej inräknat elevernas enheter eftersom de hanteras separat av barn- och utbildningsförvaltningen). Alla dessa enheter behöver komma in i systemet för att vi ska kunna hantera dem och detta är ett arbete som behöver hanteras av IT-avdelningen tillsammans med Kundservice.
Servicenämnden 2018-02-26 8 Hantera drift av systemet För att kunna hantera inställningar och övrig systemadministration krävs resurser från IT-avdelningen. Rekommendationen är att det kommer att krävas motsvarande en heltidstjänst för att hantera systemet, vilket innebär en utökning på IT-avdelningen. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 15 februari 2018, 11. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 8 februari 2018. Kostnadsspecifikation - Leverantörskostnader 425 tkr - Kostnad per enhet i systemet, 8 månader 20 kr/mån - Resurser från Varbergs kommun o IT-avdelningen, införande 240 tkr o IT-avdelningen, förvaltning 260 tkr o Kundservice, införande 140 tkr Övervägande Samtliga ovan beskrivna delar är viktiga för att kunna uppfylla de krav som ställs i den nya lagstiftningen. Detta är delvis engångskostnader men även driftskostnader vilka från prislistan 2019 kommer bekostas av verksamheten. I prislistan för 2018 finns inte denna post med som en kostnad för verksamheten och därför föreslår förvaltningen att dessa kostnader för uppstart och drift under 2018 täcks av servicenämnden (resultatfond). Protokollsutdrag: It-avd
Servicenämnden 2018-02-26 9 Svn 16 Dnr SVN 2018/0014 Information om skrivarundersökning Beslut Servicenämnden tar del av informationen och beslutar 1. ge förvaltningen i uppdrag att informera kund samt lyfta informationen till kommunstyrelsen. Förvaltningen informerar om skrivarundersökning som genomfördes under kvartal fyra 2017, bland annat avseende ålder, användning och kostnader för skrivare inom Varbergs kommun. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 15 februari 2018, 10. Protokollsutdrag: It-avd
Servicenämnden 2018-02-26 10 Svn 17 Dnr SVN 2017/0003 Årsredovisning 2017, serviceförvaltningen Beslut Servicenämnden beslutar 1. godkänna förvaltningens årsredovisning för 2017 2. hemställa hos kommunfullmäktige om att överföra 0,3 mkr exklusive fastighetsavdelningen till servicenämndens resultatreserv samt att ta ut 29,5 mkr ur underhållsfonden för fastighetsavdelningen 3. hemställa hos kommunfullmäktige om att 17,5 mkr av investeringsöverskottet på totalt 21,6 mkr för 2017 överförs till 2018. Servicenämndens årsredovisning 2017 innehåller uppföljning av strategiska mål och inriktningar, ekonomiskt utfall för drift och investeringar med tillhörande analyser, verksamhetsberättelse, rapport av kvalitetsfaktorer samt en personaluppföljningsdel. Servicenämnden planerade ett underskott på 16,1 mkr för 2017 på grund av utökade underhållsinsatser av kommunens fastigheter. Förändrade redovisningsregler i samband med idrifttagande av Trönninge skola och Tresteget om 10,1 mkr samt 3,3 mkr i tidigarelagt underhåll ger att underhållsfonden belastas med 29,5 mkr. Övriga verksamheter redovisar ett resultat som är 3,6 mkr bättre än budget. Nettoresultatet är i nivå med 2016 med hänsyn tagen till underhållet på kommunens fastigheter som under 2017 uppgått till totalt 75 mkr. Av driftsöverskottet (3,6 mkr) exklusive fastighetsavdelningen, föreslår serviceförvaltningen att öka på resultatutjämningsreserven med 0,3 mkr så att den inför 2017 uppgår till 8,0 mkr vilket är taket för 2017. Fastighetsavdelningen redovisar ett driftunderskott på 29,5 mkr, servicenämnden ämnar ta ut 29,5 mkr ur underhållsfonden för fastighet, vilket ger en utgående balans för 2017 på 13,5 mkr. Investeringsredovisningen resulterar i ett överskott om totalt 21,6 mkr. Verksamhetsutvecklingsobjekten med en total budget på 6,5 mkr har under 2017 nyttjats med 3,8 mkr och redovisar ett överskott med 2,7 mkr. Överskott därutöver är 19 mkr. Servicenämnden har begärt ombudgetering med 17,5 mkr till 2018 då avslut av investeringarna blivit framflyttat.
Servicenämnden 2018-02-26 11 Slutredovisning för servicenämndens fyra prioriterade målområden 2016-2019; miljö, delaktighet, stolthet och vara i framkant visar att målarbetet fortskrider enligt plan. Samtliga fokusområden bedöms i dagsläget uppfyllas inom utsatt tid. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 15 februari 2018, 12. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 8 februari 2018. Årsredovisning 2017 Protokollsutdrag: Svn