ARKIVREGLEMENTE Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 Innehåll: Inledning 1 Omfattning 2 Syftet med informationsförvaltning 3 Organisation och ansvar 4 Planering och samråd 5 Förvalta information 6 Arkivbeständighet 7 Redovisa information 8 Systemdokumentation 9 Digitalt bevarande 10 Gallring 11 Överlämnande 12 Utlämnande 13 Utlån Definitioner 2014-02-17-1 -
ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖDESHÖGS KOMMUN Inledning Reglementet gäller från 2014-05-01 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring. Kommunen har ansvar för att information bevaras och görs tillgänglig. Det handlar om att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning. Bestämmelser om informationshantering i offentlig förvaltning finns i arkivlagen (SFS 1990: 782) och arkivförordningen (SFS 1991:446). I det här reglementet finns särskilda bestämmelser för Ödeshögs kommun som kommunfullmäktige har beslutat om med stöd av 16 arkivlagen. Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur informationen lagras, struktureras och förmedlas. 1 Omfattning (2 kap. 3 offentlighets och sekretesslagen). Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder med underställd förvaltning och inrättningar, gemensamma nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskilda överenskommelser För övriga delägda bolag där kommunen inte utövar ett rättsligt bestämmande inflytande ska fullmäktige verka för att allmänheten ska ha rätt att ta del av uppgifter enligt samma grunder som för de bolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Vid delat ägarskap eller kommunalförbund fastställs arkivansvaret av berörda parter efter samråd med respektive arkivmyndigheter. 2 Syftet med informationsförvaltning Kommunens arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Arkivet innefattar både de traditionella pappersarkiven och myndigheternas digitala information. Kommunens arkiv är en del av det lokala kulturarvet. De kommunala myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de främjar allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning, forskningens behov, dokumentationen av myndigheternas verksamheter och effektiviteten inom förvaltningen. 2014-02-17-2 -
3 Organisation och ansvar Ansvaret för arkivet/informationsförvaltningen är delat mellan kommunfullmäktige, arkivmyndighet och myndigheterna. Arkivmyndighet Arkivmyndigheten är det politiska organ som har ansvaret för tillsyn och strategiska frågor. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Ödeshögs kommun. Arkivmyndighetens ansvarsområde: Ska meddela regler som behövs för en god informationsförvaltning. Får förelägga myndighet att åtgärda brister som konstaterats vid tillsyn eller inspektion. Har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn antingen efter överenskommelse eller ett ensidigt beslut av arkivmyndigheten. Bestämma vilken myndighet som ska ansvara för arkivering av information i system som används av mer än en myndighet i kommunen. Tillsammans med övriga parter komma överens om vem som ska vara arkivmyndighet i de fall kommunen tillsammans med andra intressenter äger eller utövar rättsligt inflytande i en gemensam verksamhet. Rapportera till kommunens revisorer om uppenbara missförhållanden i arkivbildningen som inte åtgärdas. Besluta om utlån av handlingar till annan myndighet. ITSAM Arkivs ansvarsområde: Utöva tillsyn av myndigheternas arkivbildning och informationshantering och återrapportera resultaten till arkivmyndigheten. Rapportera till arkivmyndigheten och kommunens revisorer om uppenbara missförhållanden i arkivbildningen som inte åtgärdas. Utfärda riktlinjer och handledningar rörande arkiv- och informationsförvaltning. Ge myndigheterna råd och stöd rörande arkiv- och informationsförvaltning. Genomföra utbildningar. Utföra strategiskt arbete. Ansvara för omvärldsbevakning. Arkivfunktion/kommunarkiv För att planera och verkställa arkivmyndighetens uppgifter enligt detta reglemente finns ett kommunarkiv. Den personal som ansvarar för arkivfunktionen ska ha adekvat utbildning och kompetens. Arkivfunktionens ansvarsområde: Ansvara för hantering, skydd, vård, förvaring och tillhandahållande av de handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten. Verka för att hålla arkiven tillgängliga och för deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. Ta initiativ till åtgärder för en rationell och effektiv informationsförvaltning. Ge råd i frågor som rör arkiv- och informationsförvaltning. Arkivfunktionen kan efter överenskommelse fullgöra vissa uppgifter som ligger inom myndigheternas ansvarsområden på konsultbasis. 2014-02-17-3 -
Informationsägaren (arkivbildaren) Varje myndighet som omfattas av bestämmelserna i detta reglemente (enligt 1) ska fastställa organisation och ansvarsfördelning för att förvalta den information som hanteras i myndighetens verksamhet. I detta ingår att utse en arkivansvarig, som är ytterst ansvarig för informationsförvaltningen. Förvaltningschef/VD är arkivansvarig om inte myndigheten utser någon annan. Arkivansvarig ska utse en eller flera personer (arkivredogörare) som svarar för kontakterna med arkivmyndigheten. Informationsägarens ansvarsområde: Se till så att det finns personal som ska sköta det löpande arbetet med informationsförvaltning, planering av dokumenthantering och informationsredovisning. Arbetsuppgifterna måste kunna kombineras med ordinarie tjänst. Beakta konsekvenserna för sin hantering av allmänna handlingar när organisation eller arbetssätt ändras. Samråda med arkivmyndigheten om konsekvenserna av omorganisation eller andra viktiga frågor innan förändringen genomförs. I god tid samråda med arkivmyndigheten om myndighet har för avsikt att överföra verksamhet till enskilt organ. Detsamma gäller inför beslut om förändringar som medför att kommunen förlorar sitt rättsligt bestämmande inflytande i bolag, stiftelse eller ekonomisk förening. Reglera villkoren skriftligen då myndigheten överlåter delar av informationsförvaltningen till annan myndighet eller till enskild. I överenskommelsen ska regleras att bestämmelserna i detta dokument ska följas. Det ska framgå att myndigheten och arkivmyndigheten ska ha rätt att kontrollera att bestämmelserna följs. Vid upphandling av produkt eller tjänst för utveckling eller drift av system inom myndigheten, ska överenskommelse träffas med leverantören om tillgång till programvaror och dokumentation i den utsträckning som behövs för att kunna följa upp bestämmelserna i detta dokument. Informationsägaren ansvarar för samtliga kostnader för informationsförvaltningen fram till överlämnande till arkivmyndigheten, om ingen annan överenskommelse finns. Arkivvårdande åtgärder såsom förvaring, gallring och rensning är varje enskild myndighets ansvar till dess att handlingarna överlämnas till kommunarkivet. 4 Planering och samråd Hantering av information ska styras och planeras. Vid förändringar som påverkar arkivbildning och informationshantering ska myndigheten beakta den inverkan ändringen kan få på arkivbildningen och på verksamhetens dokumenthantering och gallring. Myndigheten ska samråda med centrala arkivfunktionen vid förändringar som berör diarieföring, dokumenthantering, arkivvård och därtill relaterade frågor rörande offentlighet och sekretess. Redan när verksamhetsförändringar eller nya informationssystem planeras ska myndigheten i en instruktion ta ställning till hur bestämmelserna ska kunna uppfyllas. Innan ett informationssystem tas i drift ska det testas och utvärderas med utgångspunkt från bestämmelserna i instruktionen. 2014-02-17-4 -
Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplanen skall antas av arkivmyndigheten. Dokumenthanteringsplanen ska ses över minst en gång om året och utöver det snarast uppdateras om det finns förändringar som påverkar informationsförvaltningen. Förändringar i myndigheternas arkivbildning ska meddelas arkivmyndigheten och arkivarien. Förändring av gallringsbeslut ska ske i samråd med arkivarien. Varje myndighet ska i samråd med arkivarien dokumentera och beskriva myndighetens handlingar, oavsett media, och hur dessa hanteras. Denna dokumentation och beskrivning ska ligga till grund för dokumenthanteringsplanen. Dokumentationen och beskrivningen ska ses över och uppdateras i samband med den årliga översynen av dokumenthanteringsplanen. Dokumentationen och beskrivningen ska ge en översikt över myndighetens verksamhetsområden (processer) och arbetsrutiner (processer och aktiviteter). Därigenom skapas möjligheter för kontroll och insyn i myndighetens verksamhet. Dokumentationen och beskrivningen ska ta upp alla de olika typer av information som finns hos myndigheten och innehålla uppgifter om hur dessa ska hanteras ur arkivsynpunkt. Det ska framgå hur handlingarna ska hanteras och förvaras. Strategi för bevarande av olika handlingstyper ska dokumenteras i planen. Det ska framgå vilka åtgärder som myndigheten kommer att vidta för att kunna bevara informationen. Om det behövs för att kunna följa strategin ska kompletterande detaljerad information finnas i verksamhetens systembeskrivning. 5 Förvalta information Förvaltning innebär att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda information som hör till arkivet. Arkivvård ska ske i enlighet med bestämmelserna i Arkivlagen 5-6. Systematisera Informationen ska hanteras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt i enlighet med anvisningarna i dokumenthanteringsplanen. Tillräckligt med uppgifter ska dokumenteras för att kunna garantera att informationen är sökbar, äkta och oförändrad över tid. Myndigheten ska fortlöpande samråda med arkivmyndigheten. Varje myndighets arkiv ska hållas skilt från andra arkiv som myndigheten förvarar. Handlingarna ska under hela bevarandetiden förvaras och skyddas så att en hållbar fysisk och logisk struktur finns kvar. Informationen ska vara åtkomlig och kunna presenteras under hela bevarandetiden. Samband mellan register och dokument samt mellan information som hanteras i olika medier ska upprätthållas över tiden. Lämplig teknik och anpassade metoder ska användas för att förvara och bevara informationen. Informationsmängderna ska hållas äkta och oförändrade, förändringar ska vara spårbara. Rensa Varje anställd ansvarar för att rensning utförs i egna pärmar och digitala kataloger (hemmakataloger). Information som är allmän handling får inte kastas (avlägsnas eller förstöras) utan att det finns beslut om gallring (se 11 om att gallra handlingar). 2014-02-17-5 -
Med rensning avses förstöring av arbetsmaterial och handlingar som inte ska tillhöra arkivet. Ansvarig handläggare att skyldig att i ärenden rensa material som inte är allmän handling och som inte ska arkiveras. Rensning ska genomföras av en person med god kännedom om handlingarnas betydelse för ärendet. Rensning ska genomföras löpande eller senast i samband med arkivering. Om handläggare eller motsvarande inte kan utföra rensning ska detta utföras av den arkivansvarige. Oväsentliga digitala filer och kataloger ska rensas ur verksamhetssystemen så snart de blivit inaktuella. 6 Arkivbeständighet Myndighetens gallringsbara handlingar ska framställas och förvaras så att informationen kan användas under den tid den är aktuell, oavsett media. Uppgifter som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. För IT-system som hanterar allmänna handlingar som ska bevaras, ska förutsättningar för långsiktigt digitalt bevarande beaktas när systemen upphandlas eller utvecklas. Handlingarna ska arkiveras i en struktur som underlättar återsökning och sammanföras till volymer när de fått en slutgiltig ordning. Av Riksarkivet utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav till statliga myndigheter ska så mycket som möjligt följas för de arkiv som ska bevaras för framtiden eller som av sekretesskäl kräver särskilda förvaringsåtgärder. Närmare bestämmelser och information om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. Förvaring Handlingarna ska förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska beständigheten bibehålls. De ska vara skyddade mot fukt, brand, annan förstörelse samt obehörig åtkomst. Det ska finnas tillräckligt med utrymme för att förvara/lagra information för verksamhetens behov. Arkivlokal ska utformas enligt Riksarkivets föreskrifter. Myndighet/förvaltning som planerar att bygga ny arkivlokal, bygga om befintlig arkivlokal eller hyra sådan lokal ska innan arbetet påbörjas samråda med arkivmyndigheten. Innan en arkivlokal, ny-/ombyggd eller hyrd, tas i bruk ska den godkännas av arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten får godkänna en lokal som inte till alla delar uppfyller kraven i föreskrifterna, om det finns kompenserande åtgärder som ger handlingarna motsvarande skydd. Om myndigheten/förvaltningen saknar arkivlokal eller under viss tid måste förvara handlingar utanför arkivlokal, ska handlingarna placeras i skåp som ger motsvarande skydd. För förvaring av ADB-medier och mikrofilm gäller särskilda krav. Bindning Om bindning av allmänna handlingar görs ska den utföras i enlighet med Svensk Standard. 2014-02-17-6 -
7 Redovisa information Beskrivning Myndigheten ska beskriva sin informationshantering. Beskrivningen ska ge en samlad överblick över myndighetens information och hur den hanteras samt vara utformad så att den underlättar användningen av informationen. Myndigheten ska dokumentera hur informationen förvaras och kunna kontrollera om information saknas. En dokumenthanteringsplan utförd i enlighet med arkivmyndighetens anvisningar uppfyller de grundläggande kraven på informationsredovisning. Varje myndighet ska i samråd med kommunarkivet redovisa sitt arkiv i en arkivbeskrivning. Den ska innehålla information om vilka slag av handlingar som finns, hur arkivet är organiserat och kontaktpersoner. Arkivbeskrivningen ska uppdateras varje år. I arkivbeskrivningen ska följande rubriker ingå: Organisation och tidigare organisationsförändringar (historik) Verksamhet och vanligt förekommande arbetsuppgifter Register, förteckningar eller andra sökhjälpmedel Tekniska hjälpmedel som allmänheten har tillgång till Kontaktperson vid utlämnande Bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker Arkivansvarig Arkivredogörare Förekommande handlingar (hänvisning till dokumenthanteringsplanen) Förvarar handlingar för tiden (hänvisning till arkivförteckningen) Leveranser till arkivmyndigheten (hänvisning till dokumenthanteringsplanen) Systemansvarig PUL-ansvarig Förteckning över hos vem nämndens samtliga personregister förvaras. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. Arkivförteckning Arkivförteckningen är ett register över de handlingar som ingår i varje myndighets arkiv. Arkivförteckningen ska utformas så att den kan användas som sökmedel i arkivet, som instrument för kontroll av arkivet och ska omfatta uppgifter om allt som bevaras, oavsett media. Handlingarna redovisas antingen på serie och volymnivå, strukturerade i en ordning som kallas "allmänna arkivschemat", eller utifrån verksamhetens processer. Arkivförteckning ska fortlöpande revideras. Arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten förtecknas av kommunarkivet. 8 Systemdokumentation IT-system som innehåller upptagningar som ska långtidslagras digitalt eller genom att informationen överförs till annat medium, ska dokumenteras. Dokumentationen ska bifogas vid arkivering. Dokumentationen ska upprättas i enlighet med instruktioner från kommunarkivet. 2014-02-17-7 -
Systemägare och systemansvariga ansvarar för dokumentation av sina verksamhetssystem och deras hantering ur arkiveringssynpunkt. 9 Digitalt bevarande Handlingar får bevaras permanent på andra medier än papper. Informationsägaren ska då upprätta en strategi för hantering och bevarande av sin digitala information. Före inköp och uppgradering av digitala system ska samråd alltid ske med centrala arkivfunktionen för att förbereda ett eventuellt behov av permanent bevarande. Olika system för digitalt bevarande kan användas under förutsättning att Riksarkivets föreskrifter tillämpas. Även stora digitala system ska i större eller mindre omfattning bevaras permanent. Att ta ut innehåll i en databas på papper för att sedan förstöra systemet innebär i regel otillåten gallring. 10 Gallring Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller efter beslut av arkivmyndigheten. All gallring ska redovisas i dokumenthanteringsplanen eller i särskilda gallringsbeslut. Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Hantering av handlingar i samband med omstrukturering av information räknas som gallring om detta medför: informationsförlust, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Handlingar som ska undantas från gallring är: handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet, handlingar som kan behövas för kommunens förvaltning eller framtida utredningar, handlingar som kan ha rättslig betydelse, handlingar som är av värde för framtida forskning. Som utgångspunkt för värdering av information ska överenskommelser i form av råd, bevarandepolicier och specifikationer användas. Arkivmyndigheten beslutar i samråd med myndighet och arkivarie om gallring av handlingar. Gallring ska utföras av myndighet i enlighet med fastställd dokumenthanteringsplan. Arkivmyndigheten har rätt att föreskriva undantag från gallring i myndigheternas arkiv. Handlingar som gallras ska utan dröjsmål förstöras och sekretesskyddade handlingar ska förstöras under kontroll. All gallring ska ske med omsorg och försiktighet. 2014-02-17-8 -
11 Överlämnande Överlämnande till annan myndighet Om en myndighet upphör och dess verksamhet helt eller delvis överförs till annan kommunal myndighet eller till juridisk person som omfattas av 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen, ska arkivet överlämnas till den myndighet eller det organ som fortsätter verksamheten, om ej annat överenskommits med arkivmyndigheten enligt nedan. Om verksamheten uppdelas på flera myndigheter beslutar arkivmyndigheten efter förslag av berörda myndigheter hur arkivet ska hanteras. Sådant överlämnande ska dokumenteras skriftligt. Överlämnande till arkivmyndigheten En myndighet/förvaltning får inte genom eget beslut avhända sig allmänna handlingar annat än genom gallring eller överlämnande till arkivmyndigheten eller till annan myndighet som fortsätter dess verksamhet. När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet ska de, efter överenskommelse med arkivmyndigheten, övertas av kommunarkivet för fortsatt vård. Av dokumenthanteringsplanen ska framgå när så ska ske. Arkivleveranser till kommunarkivet ska omfatta bevarandeuppgifter, oavsett media. Gallringsbara handlingar ska förvaras och hanteras på respektive myndighet om inte annat överenskommits med kommunarkivet. Arkivleverans får ske först efter överenskommelse med kommunarkivet. Vid överlämnande eller annat avhändande upprättas leveranslista/bevis. Arkivmyndigheten äger rätt att i samband med överlämnandet träffa överenskommelse med myndigheten om ersättning för eventuella kostnader hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet. När arkivmyndigheten övertagit arkiv från en annan myndighet övergår hela det framtida ansvaret till arkivmyndigheten. Vid överlämnandet ska handlingarna vara gallringsbedömda, rensade, ordnade och i förekommande fall försedda med register. Digitala handlingar och system ska inför överlämnandet vara dokumenterade och strukturerade i enlighet med instruktioner från kommunarkivet. Innan digitalt material kan överlämnas ska en provleverans genomföras och godkännas. Arkivhandlingar får inte överlämnas till privaträttsligt organ. Fullmäktige får besluta om visstidsförvaring av allmänna handlingar hos ett specificerat enskilt organ som för sin primärverksamhet måste ha tillgång till dessa. Mellan fullmäktige och det enskilda organet ska då upprättas ett avtal. Detta avtal ska innehålla krav på det enskilda organets hantering av de allmänna handlingarna. 12 Utlämnande En begäran om att få ta del av en allmän handling ska prövas skyndsamt. Men- och sekretessbedömning ska göras innan utlämnande. Utlämnandet kan få dröja om det av hänsyn till arbetets behöriga gång inte kan ske omedelbart. Om det bedöms att handlingen eller delar av den omfattas av sekretess ska beslutet ske skriftligt med angivande av det lagrum som åberopas och uppgift om hur beslutet kan överklagas. I de fall delar av innehållet omfattas av sekretess ska övriga offentliga delar lämnas ut som kopia eller avskrift. Under vissa omständigheter kan uppgifter också lämnas ut mot förbehåll, exempelvis med krav om att den sökande inte får föra innehållet vidare. 2014-02-17-9 -
13 Utlån Utlån får endast ske för tjänsteändamål till statlig eller kommunal myndighet. Förutsättningen för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. För vetenskapligt ändamål kan en arkivhandling utlånas till en institution som beviljats inlåningsrätt av Riksarkivet. Utlån av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller arkivförluster inte uppkommer. Utlån till enskild (privatperson) är inte tillåten. 2014-02-17-10 -
Definitioner Allmän handling preciseras i tryckfrihetsförordningens 2 kap 3. Med handling avses en framställning i skrift eller bild eller en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med ett tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet eller är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Arkiv är den samlade mängden allmänna handlingar som dokumenterar den eller de verksamheter som myndigheten bedriver, d v s de allmänna handlingar hos en informationsägare som härstammar från dess verksamhet. Arkivansvarig har ansvar för arkivvården inom sin verksamhet och informerar berörd personal. Arkivbeskrivning ska visa myndighetens/förvaltningens arbetsuppgifter och organisation, förändringar som är av betydelse ur arkivsynpunkt, arkivvårdens organisation, principer för bevarande och gallringsbeslut. Arkivbeskrivningen ska hållas aktuell. Arkivfunktion är den organisation eller befattning som fungerar som förvaltning för arkivmyndigheten. Arkivförteckning är en systematiskt uppställd redovisning av arkivets innehåll som utformas för att kunna användas för att söka handlingar som ska bevaras. I förteckningen ska myndighetens/förvaltningens handlingstyper redovisas i en struktur som utgår från verksamhetens processer. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur informationen kan göras tillgänglig. Arkivmyndighet har som särskild uppgift att genom inspektioner se till att förvaltningsmyndigheterna vårdar de handlingar de själva förvarar. I den mån arkivmyndigheten övertar arkivmaterial från en annan myndighet övergår ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten. Övertagande medför att arkivmyndigheten därmed övertar ansvaret för handlingarnas fortsatta vård, förvaring, utlämnande och ev sekretessbedömning m m. Arkivredogörare svarar för tillsyn och vård av den egna enhetens arkivhandlingar. Arkivansvarig och arkivredogörare är arkivmyndighetens kontaktpersoner i arkivfrågor. Dokumenthanteringsplan innehåller hanteringsanvisningar för informationsförvaltning, beslut om gallring och bevarandestrategi. Informationsförvaltning innebär att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda information som hör till arkivet. Arkivvård i enlighet med bestämmelserna i Arkivlagen 5 6. All information som är allmän handling omfattas av förvaltningen. Informationsägare är den person eller organisation som har det yttersta ansvaret för informationsinnehåll och som bestämmer om vem som ska få ta del av myndighetens information inom ramen för befintligt regelverk. Inom kommunen är det myndigheterna (nämnderna och bolagsstyrelserna) som har det yttersta ansvaret för informationen. Delar av ansvaret och beslutanderätten kan delegeras till andra inom en organisation av informationsägaren. Gallring innebär att handlingar i ett arkiv förstörs eller att uppgifter som ingår i upptagningar utplånas. Följande slag av handlingar får inte gallras (Arkivlagen 3 och 10 ): handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i kommunens verksamhet handlingar som kan behövas för kommunens förvaltning eller framtida utredningar handlingar som kan ha rättslig betydelse handlingar som är av värde för forskning Särskilda föreskrifter om bevarande, gallring och annan förstöring av allmänna handlingar än genom gallring kan finnas i lag eller förordning eller i beslut av Datainspektionen. Gallringsbara handlingar ska ha sådan kvalitet att de är läsbara fram till gallringstidpunkten. För mikrofilm och datamedier ska motsvarande krav ställas. 2014-02-17-11 -
Systembeskrivning beskriver verksamhetens olika digitala verksamhetssystem. Hur de fungerar och vilken information som hanteras i dem. Överlämnande innebär att juridiskt ansvar och kontroll överförs till arkivmyndigheten. Om arkiv endast deponeras stannar ansvaret för arkivvården hos den deponerande myndigheten/förvaltningen. Allmänna handlingar får inte överlämnas till enskild (person, bolag, stiftelser etc). Myndighet/förvaltning kan dock besluta att ansökningshandlingar och skrivningar återlämnas. 2014-02-17-12 -