Söderhamn Elnät AB:s övervakningsplan enligt 3 kap. 17 ellagen (1997:857) och Energimarknadsinspektionens föreskrifter och allmänna råd STEMFS (2006:5) 1. Del 1 Allmänt om Söderhamn Elnät AB 1.1 Bakgrund Syftet med denna övervakningsplan är att få en övergripande bild av elnätsverksamhetens juridiska och organisatoriska ställning och funktion i koncernens totala verksamhet och att garantera att elnätsföretaget i egenskap av nätkoncessionsinnehavare inser vikten av att agera neutralt, objektivt och icke-diskriminerande för att inte otillbörligt gynna någon aktör på elmarknaden, d.v.s. elhandlare eller elproducent. Övervakningsplanen ska i relevanta och tillämpliga delar för den enskilda processen i nätverksamheten, följas av personalen i enlighet med elnätsföretagets interna processer och rutiner. 1.2 Organisation Juridisk och funktionell skillnad JURIDISK SKILLNAD Elnätsverksamheten bedrivs i Söderhamn Elnät AB, org. nr 556205-9997 Kraven i 3 kap. 1 a ellagen upprätthålls genom att koncernens elnätsverksamhet bedrivs i ett separat aktiebolag. Söderhamn NÄRA ingår i Söderhamn Stadshus-koncernen. Elnätsverksamheten ingår som dotterbolag i Söderhamn NÄRA AB i vilken elhandelsverksamhet bedrivs som minoritetsdelägare med Gävle Energisystem AB. Söderhamn Nära AB och bedriver sedan oktober 2007 kraftvärmeproduktion av el. Söderhamn Stadshus AB 556547-7865 Söderhamn Nära AB 556439-6447 Söderhamn Teknikpark AB (Vilande bolag) Söderhamn Elnät AB 556205-9997 - 1 -
FUNKTIONELL SKILLNAD Söderhamn Elnät AB omfattas ej av kravet på funktionell åtskillnad då antalet elnätsabonnenter understiger 100 000 st. KONCERNGEMENSAMMA TJÄNSTER Söderhamn Elnät AB tillämpar följande principer för avtal och köp av tjänster inom koncernen. Följande tjänster är gemensamma för Söderhamn Elnät AB och Söderhamn Nära AB: Kundtjänst Gemensam för Söderhamn Elnät AB och Söderhamn Nära AB. Kundtjänsten ligger organisatoriskt under Söderhamn Nära AB som säljer tjänsten till Söderhamn Elnät AB. Administration Administrativa tjänster så som fakturering, löner och ekonomi är tjänster som Söderhamn Elnät AB köper av Söderhamn Nära AB. Fakturering Söderhamn Nära AB fakturerar åt Söderhamn Elnät AB. Samtliga nyttigheter ( NÄT, VA, RH) kommer på samma faktura. IT Det operativa ansvaret för IT-driften inom Söderhamn Nära/Söderhamn Elnät ligger hos Söderhamn Nära AB. Övergripande ansvar för detta ligger hos bolagens gemensamma VD. Typ av tjänst Verksamhetsgren inom koncernen Beslutanderätt för daglig drift, budget och frågor rörande anställda Kundtjänst Administration VD/Ekonomichef 0 Fakturering Administration VD/Ekonomichef 0 Ekonomi Administration VD/Ekonomichef 0 IT IT-drift VD/IT-chef 0 Antal anställda totalt/i elnätsverksamhe ten Prissättningen av dessa tjänster redovisas under nästföljande avsnitt. - 2 -
MARKNADSMÄSSIGA VILLKOR Administrativa tjänster upphandlas inte eller köps inte från en extern marknad. För att uppnå största möjliga koncernnytta har flera av koncernbolagen en gemensam administration. Prissättningen av dessa tjänster sker enligt självkostnadsprincipen och beräknad enligt nedan Administrationen hos Söderhamn Nära AB redovisas separat. Fördelningen av administrationskostnaderna mellan bolagen grundas på tidredovisning för personalkostnader, kontorsyta för fastighetskostnader samt faktureringsomfattning för övriga fakturarelaterade kostnader (t ex porton). 1.3 Hantering av information Följande information skall anses vara kommersiellt känslig: - Nätavtal - Mätvärden timvis - Förbrukningsprofil - Betalningsmoral Kommersiellt känslig information ska enbart hanteras av personal som tilldelats uppdraget att hantera denna information. Detta följer av personalkategorins uppdragsbeskrivning och övriga rutiner. Kommersiellt känslig information ska också hanteras på ett sådant sätt att diskriminering gentemot övriga aktörer inte sker. Denna skyldighet följer av personalkategorins uppdragsbeskrivning och övriga rutiner. Enligt Energimarknadsinspektionens föreskrifter och allmänna råd följer att inhyrd personal eller personal som p.g.a. avtalsförhållanden eller liknande utför arbete åt elnätsföretaget eller i elnätsföretagets namn, utan att vara anställd i elnätsföretaget, ska jämställas med anställda i fråga om dessa skyldigheter. Därför ska regler som återger dessa skyldigheter införas i avtal med externa aktörer och all personal som utför arbete i elnätsföretagets namn ska upplysas om sina skyldigheter. Elnätsföretaget följer årligen upp att dessa skyldigheter uppfylls. Behovet av ett sekretessavtal med personer med tillgång till kommersiellt känslig information kommer att utredas under kommande år. - 3 -
2. Del 2 Skyldigheter som anställda har för att målet om icke-diskriminering skall uppnås 2.1 Riktlinjer för vd och övrig personal i bolagets interna arbete Den information eller de tjänster som tillhandahålls vår anvisningsleverantör skall på samma villkor kunna utföras åt andra elhandelsbolag 2.2 Utbildning för att förhindra diskriminering Krav enligt föreskrift Rutiner för utbildning av anställda och nyanställda Hur elnätsföretaget tydliggör ledningsgruppens stöd för övervakningsplanen Hur elnätsföretaget säkerställer att anställda tar del av och ställer sig bakom övervakningsplanen Disciplinära åtgärder Informationstyp, frekvens, uppdateringsfrekvens, åtgärd Nyanställda informeras under introduktionen. Övriga anställda informeras löpande under regelbundna avdelningsmöten. Ledningsgruppen finns representerade i samtliga avdelningar och framför ledningsgruppens kollektiva stöd vid ovan nämnda avdelningsmöten. Nya versioner av övervakningsplanen delges de berörda anställda som få intyga att de tagit del av denna. Muntlig tillrättavisning, skriftlig tillrättavisning, omplacering eller avsked Följande allmänna/generella skyldigheter åligger elnätsföretagets anställda för att säkerställa att ingen diskriminering, av koncernexterna elhandels- och elproduktionsbolag, sker i elnätsföretagets interna arbete: Kundtjänst Kundtjänst skall vid kontakt med kund, presentera sig med namn. Utifrån samtalets art bör kundtjänst kunna bedöma huruvida kunden frågar om elhandel efter elnät och därefter bemöta kunden ifrån detta perspektiv. När kontakt tas av ny kund skall kunden alltid ta rollen som nätbolag och klargöra för kunden att det är ett nätavtal som upprättats. Därefter skall kundtjänst upplysa om kunden möjligheter att välja elleverantör och påpeka att om inget val görs så blir det automatisk anvisningsleverantören. På initiativ från kunden kan därefter samtalet styras in på elhandelsfrågor. - 4 -
VD För nätbolagets vd gäller att alltid agera utifrån ett nätägarperspektiv. Övrig personal För övrig personal på elnätsbolaget gäller att enbart agera utifrån sin roll som nätägare. Övrigt För all personal som ställs inför frågan om val av elleverantör gäller det att hänvisa till kundens möjlighet att välja sin elleverantör och upplysa om att anvisningsleverantören träder in om inget val görs. Elnätsföretagets personal informeras om relevanta rekommendationer och etiska riktlinjer över agerande gentemot övriga aktörer på marknaden. Informationen organiseras och genomförs regelbundet och återkommande i elnätsföretagets egen regi. Elnätsföretaget genomför årligen en uppföljning av hur personalen tillämpar utbildningen. 2.3 Hantering av kunder och övriga aktörer Den information eller de tjänster som tillhandahålls vår anvisningsleverantör skall på samma villkor kunna utföras åt andra elhandelsbolag. De tjänster t ex avläsning vid avtalsbyte som anvisningsleverantören betalar för skall övriga elhandelsföretag kunna köpa. - 5 -
3. Del 3 Fastställelse, rapportering och offentliggörande 3.1 Nulägesbeskrivning Denna version av övervakningsplanen är uppdaterad 2010-03-01. Datum för versionens fastställelse återfinns i slutet av övervakningsplanen. 3.2 Uppföljning och utvärdering av övervakningsplanen Övervakningsplanen skall ses över och uppdateras årligen före februari månads utgång. Den nya versionen skall förses med ett nytt versionsnummer. 3.3 Fastställelse av övervakningsplanen Övervakningsplanen tas fram och fastställts av elnätsföretagets verkställande direktör. Detta arbete kan delegeras till i första hand elnätschef. Styrelsen informeras om övervakningsplanen. 3.4 Ansvar för övervakningsplanen Verkställande direktören har det övergripande ansvaret för övervakningsplanens upprättande och uppdaterande. Detta ansvar kan delegeras till i första hand elnätschef. Ansvarig person (namn och befattning) Göran Florén Elnätchef Göran Florén Elnätchef Göran Florén Elnätchef Uppgift Upprätta övervakningsplan Uppföljning av åtgärder enl övervakningsplan Upprätta årlig rapport 3.5 Ansvar för rapporten Verkställande direktören har det övergripande ansvaret för övervakningsplanens upprättande och uppdaterande. Detta ansvar kan delegeras till i första hand elnätschef. 3.6 Rapportering och offentliggörande av information Övervakningsplanen fastställs efter beslut av verkställande direktör, på förslag av den person som är ansvarig för upprättande av övervakningsplanen. Den årliga rapporten avseende övervakningsplanen tas fram och fastställts av elnätsföretagets verkställande direktör. Den årliga rapporten avseende övervakningsplanen publiceras på nätföretagets hemsida senast den 15 mars varje år. - 6 -
Den årliga rapporten lämnas ut till den som begär att få ta del av den. Nätföretaget skickar även den årliga rapporten till Energimarknadsinspektionen senast den 15 mars varje år. Den årliga rapporten är föremål för en årlig översyn med kontinuerlig uppdatering under året. Den årliga översynen liksom den kontinuerliga uppdateringen dokumenteras i slutet av övervakningsplanen. Genomförda förändringar och åtgärder under 2009/2010 Genomförande: Genomförande: Samtliga kundtjänstmedarbetare har genomgått utbildningen Diplomerad kundservicemedarbetare Moderbolaget har genomfört fusioner inom koncernen, Detta medför att ett större antal personer i administrationen skall informeras om övervakningsplanen och dess betydelse. Fusion genomförd i början av 2009. Genomförande: Söderhamn NÄRA AB har ingått som minoritetsdelägare i Gävle Energisystem AB som är anvisningsleverantör till Söderhamn Elnät AB. Denna version övervakningsplanen är fastställd 2010-03-01 Björn Eriksson Verkställande direktör - 7 -
