Kommunstyrelsens förvaltning Ink.2014-04-15 Lekmannarevisorernas granskningsrapport enligt 10 kap 13 aktiebolagslagen GRANSKNINGSRAPPORT Till årsstämman i Sala Silvergruva Aktiebolag Org nr 556333-0207 Jag har granskat Sala Silvergruva Aktiebolags verksamhet för år 2013. Styrelse och VD svarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande bolagsordning, eventuella ägardirektiv och beslut samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Lekmannarevisoremas ansvar är att granska verksamhet och kontroll och pröva om verksamheten bedrivits i enlighet med fullmäktiges uppdrag. Granskningen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen samt god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge zimlig grund för bedömning och prövning. Samplanering har skett med bolagets auktoriserade revisor och en särskild granskningsredogörelse har upprättats. Jag anser att de revisionsbevis vi inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för våra uttalanden nedan. Jag bedömer att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Jag bedömer därtill att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Bolagetsfortsaita drift bedöms vara säkerställa' genom att bolaget erhållit bidrag under inledningen av irästkommande t-äkenskapsår. Upprättad ltontrollbalansrälozing 2014-0]-3] påvisar att det iirteföreligger någon biristi det egna kapitalet. Jag känner*trots detta en oro för bolagets elconomiskasituation fiumgenr. Kostnaderna :näste redueerasjör att bolaget intefortsatt ska!! var-aberoende av ltapitaitillskoitfrån ägarna. Saladen 5 /1/ 2014 Agneta Sell ng Av kommunfullmäktigei Sala mmunutseddlekmannarevisor
Sala Silvergguva AB (556333-0207) Granskningsredogtirelse lekmannarevision 2013 l
Innehållsförteckning 1 Uppdragets omfattning...3 2 Planering...3 3 Granskning av ändamål.....4 3.1 Iâolagsordningen.....4 3.2 AgandirektivI ägaravtal.....4 3.3 Kommunallagen.....5 3.4 Affärsidé.....5 4 Granskning av ekonomiska resultat, effektivitet och kvalitet...6 4.1 Nyckeltal/jämförelsetal.....6 4.2 Budget och Herårsprognos.....6 4.3 Ekonomiskt resultat.....7 5 Granskning av intern kontroll.....7 5.1 Organisation.....7 5.2 System för intemkontroll.....7 5.3 Attestinstruktionfdelegationsordning.....7 5.4 Styrelsens uppgifter och arbetsordning..... 5.5 Skatter och avgifter.....8 5.6 Intäkter och kundfordringar........8 5.7 Investeringar..... 9 5.8 Löner.....9 6 Offentlighetsprincipen, arkivering, offentlig upphandling m rn.....9 6.1 Offentlig upphandling.....9 7 Sammanfattning..... 10 2
Sala Silvergruva AB Lekmannarevisorns granskningsredogiirelse avseende 2013 1 Uppdragets omfattning Lekmannarevisorns arbete regleras i Aktiebolagslagens I0 kap. Lekmannarevisom skall granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligtoch nån ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen skall vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmarmarevisorn skall följa de anvisningar som meddelas av bolagsstämman, såvida de inte strider mot lag, bolagsordning eller god sed. Lekmannarevisorn skall efter varje räkenskapsår lämna en granskningsrapport till bolagsstämman. Granskningsrapporten skall lämnas till bolagetsstyrelse senast tre veckor före bolagsstämman. I mitt uppdrag har jag samarbetat med PwC. Nedan redogörs för det arbete som vi bedrivit för att kunna komma fram till våra ställningstaganden i granskningsrapporten. 2 Planering Lekmannarevisorns planering har dokumenterats i en pianerings-pm. Granskningen kommer att inriktas på att bolaget följer fastställda principer och regler, såväl interna som externa, och huruvida bolaget har förutsättningaroch ramverk som knyter an till det kommunala ändamålet med verksamheten. Granskningen omfattar även uppföljning av om bolaget uppdaterat/kompletterat med dokument/rutiner enligt tidigare års granskningar. Vi har inte fått några särskilda granskningsanvisningar av årsstämman. Granskningsområden har valts utifrån bedömd väsentlighet och risk. Nedan redovisas årets granskning. Övriga granskningsområden som medtagits i planeringen och som inte är redovisade i denna redogörelse är granskade utan anmärkning. Våra granskningserfarenheter från genomförda revisioner tidigare år finns dokumenterade i tidigare års rapporter. 3
3 Granskning av ändamål 3.1 Bolagsordningen Enligt kommunallagen ska en kommun som lägger en verksamheti aktiebolag och där kommunen äger samtliga aktier tillse att fullmäktige tar fram ett konununait ändamål med verksamheten och skriver in det i bolagsordningen. Därtill ska fullmäktige tillse att det i bolagsordningen anges att fullmäktige har rätt att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Det framgår vidare i komlnunallagen att om en kommun bedriver verksamheten tillsammans med någon annan så ska dessa regler tillämpas en onzfaitningsom är rimlig med hänsyn till andelsförhállandena, verksamhetens arr och omständigheterna i övrigt. Vid senaste bolagsstämman hade Sala Kommun mer än 99% av rösterna. Enligt bolagsordningen så har bolaget inget tydligt formuleratkommunalt ändamål, men i föremålsbeskrivningen så framgår det att bolaget skall bedriva gnivturism och därmed sarmnanhängande turistverksamhet samt ansvara för kultur- och naturmiljövård. Detta skall ske med iakttagande i tillämpliga delar av de kommunalrättsliga principer som gäller för sådan verksamhet. Bolaget har därmed en viss koppling till de kommunalrättsliga reglerna om självkostnad och likställighet. Beträffande för företaget viktiga frågor anges i bolagsordningen att bolaget ska lämna sådant rådrum att frågan hinner behandlas av kommunñillmälttige i Sala. Vår bedömning är att bolaget uppfyller bolagsordningen och att bolagsordningen, förutom de skärpta delarna kring ändamälsfonnuleringen och formuleringen om kommunfullmäktiges ställningstaganden i viktiga frågor, är bolagsordningen förenlig med kommunallagen. 3.2 Ägardirektiv i ägaravtal Bolaget har inte erhållit några nya ägardirektiv under 2013. Den strategiska plan, innehållande mål och visioner för koimnunala bolag, som erhölls vid årsstämman 2011 innehåller följande. VISIONFOR KOMMUNALA NÄMNDER,BOLAGOCH STYRELSERISALA KOMMUN En långsiktigt ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbar utveckling ska vara utgångspunkt for allt arbete isala kommun invånarna i Sala kommun ska må bro, ha framtidstro och känna att man bor i en säker och trygg kommun. Man skall känna att man har inflytande och är delaktig isomhcillet och dess utveckling. lsala kommun ska den sociala ekonomin isomarbete mellan den privata, offentliga och ideella sektorn stimuleras eftersom den bidrar till mångfald i samhället ochfor 4
människor närmare varandra -det sociala kapitalet ökar. Därmed skapas bättre förutsättningar för en god samhällsutveckling. 5ala kommun ska präglas av livskrafti hela kommunen. Vår uppfattning är att bolagets verksamhet inte strider mot kommunens visioner. Sala Silvergruva AB ger kommunen :marknadsföringoch drar turister till kommunen genom en välbevarad genuin miljö -tillgänglig för alla. Det finns heller inget i bolagsordningen som strider mot kommunens vision. Visionen ger inga preciserade direktiv till bolaget. Ändamålet att göra vinst finns med i visionen som anger att utgångspunkten skall vara ett långsiktigt ekonomiskt, socialt och nailjömässigt hållbar utveckling. Med anledning av den blandade verksamheten samt det spridda ägandet så vore det bra med ett förtydligande av uppdraget i ett ägardirektiv. 3.3 Kommunallagen Som framgår av punkt 3.1 ovan bedömer vi att bolagets verksamhet ryms inom de kommunalrättsliga principerna och därmed är förenlig med kommunallagen. Det har heller inte framkommit något vid läsning av Styrelseprotokolleller vid bokslutsgranskningen som påvisar motsatsen. Enligt kommunallagen skall kommunal verksamhet, även om den bedrivs i bolag, följa de kommunalrättsliga principerna. Självkostnadsprincipen är en av dessa. Eftersom bolaget bedriver verksamhet på en konkurrensutsatt marknad så måste detta ske affärsmässigt. Detta innebär en konflikt mellan kommunallagen och konkurrenslagstiftning. Denna konflikt mellan lagstiftningen-nakan få konsekvenser för bolagets framtida verksamhet. 3.4 Affärsidé På styrelsemötet den 13 september 2012gav styrelsen VD iuppdrag att ta fram en framtidsbild för företaget. Denna framtidsbild skulle innehålla en vision for 2024. Bolaget har under året arbetat med visionsfrågan. 5
4 Granskning av ekonomiska resultat, effektivitet och kvalitet 4.1 Nyckeltalljämförelsetal Då bolagetsverksamhetärså specifik finns det inga allmännanyckeltalsom bolaget kananvändasig av vid denekonomiskauppföljningen. Bolaget arbetarfortsattutifrånen egenhändigtupprättadexcelmalldäranalyserav nyckeltalgörs. De mätbaranyckeltalenbolaget användersig av ärexempelvis,antal nedstigningar,antalgästnätter,restaurangensbruttovinstsaintantalgästerpå liöghöjdsbanan.då mallenhanterasmanuelltärdet viktigtattinformationensom läggs in ärkorrektför attdenska kunnaanvändastill sitt ändamål. Som framgårav Styrelseprotokollharbolagetsledninglöpandebrarapportersamt ekonomiskaunderlagatt ta beslututifrån 4.2 Budget och ilerårsprognos Bolaget använder sig av resultatbudget med inbyggd prognos. Prognosen sträcker sig fleraårframi tiden. Fastställdårsbudgetuppdaterasmed de faktiskaresultatenpermånad.budgeten presenteras för- och fastställs av styrelsen. Dettabedöms varaett braarbetsinstrumentnärbolagetsekonomiskasituationär mycketansträngd.dettaäräven ett brainstrumentforatttidigtkunnase närbolaget kanvarai behov av attupprättaen kontrollbalansräkning. Prognoseroch beräkningar ñnns Förattvaraförbereddapå närkontrollbalansräkningssituation inträffar. Se även punkt4.3 nedan. Bolaget arbetaräven löpandemed likviditetsprognoser.uppdaterin görs närvd och ekonomiansvarigvet med sig attstorautbetalningarkommerske. Likviditetsprognosenger ledningenen möjlighetatti tid upptäckaeventuell likviditetsbristoch kanutifråndettaframställaen ltandlingsplan. Underåretharstyrelsenbeslutatom nya budgetdirektiv.bedömningenärattbolagets hantering och arbete med budget och prognosarbete fortsatt är tillfredsställande. 6
4.3 Ekonomiskt resultat Bolagets egna kapital är vid bokslutet 2.311 tkr, vilket innebäratt aktiebolagslagens regleri 25 kapitel aktualiseras. Bolaget har upprättat en kontrollbalansräkning per 2014-01-31. l den liamgår att bolagets egna kapital inte uppvisar ngon brist. Bolaget har erhållit ett bidrag från kommunen på 2,0 mkr i januari 2014. Bedömningen är liksom föregående år att det är av stor vikt att likviditetsbudgetering och resultatuppfoljning även fortsättningsvis sker med regelbundenhet, så att bolaget inte hamnar i betalningssvårigheter eller kapitalbrist framgent. 5 5.1 Granskning av intern kontroll Organisation Ansvarsfördelningen inom bolaget är begränsad i och med bolagets storlek. En ekonomiansvaring arbetar 50 %. Ny VD är anställd på heltid under 2013. Under året har viss eftersläpning skett i beträffande bolagetsmånadsavstämningar. Detta kan få till följd att styrelsen inte erhåller tillfredsställandebeslutsunderlag. Det är viktigt att styrelsen tillser att det finns tillräckliga resurser för att hantera bolagets ekonomiska administration. 5.2 System för internkontroll Vi anser att bolaget har ändamålsenligt system för internkontroll med tanke på bolagets storlek och att ekonomifunktionen består av en person. Det finns inbyggda kontroller genom attester och godkännande av utbetalningar samt rapportering och uppföljning till VD och styrelse. Den interna kontrollen som bolaget har är god utifrån dessa förutsättningar. I och med att bolagets organisation är liten och internkontrollen därmed begränsad kan vi i revisionen inte förlita oss enbart på bolagets interna kontroll. Vi har därför valt att göra utökad substansgranskning av bolagets räkenskaper. 5.3 Attestinstruktion/delegationsordning Vi har stickprovsvis granskat attest av veriñkationer, utan anmärkningar. Den samlade bedömningen är att bolagets rutiner för hantering av inköp, leverantörsfakturor och betalningar av dessa är väl fungerande. Attest från VD finns på både fakturor och betalningslistor. Bedömning är att attestinstruktionenefterlevs. 7
5.4 Styrelsens uppgifter och arbetsordning Styrelsens arbetsordning och VID-instruktionhar fastställts av styrelsen på konstituerandestyrelsemöteden 14 maj2013. Vi kani granskningeninte finnanågotsom tyderpå attarbetsordningoch VD instruktion inte följts. 5.5 Skatter och avgifter Den samladebedömningenäratt bolagethanterarredovisningav källskattoch arbetsgivaravgifterpå ett tillfredsställandesätt. 5.6 Intäkter och kundfordringar Bolagets rutinerför kassahanteringharkartlagts.bolaget ärundantagetfrån kassaregisterenligt beslut frånskatteverketsom gällertill och med 2017. Bolagethar ett kassasystem,som ärsammankopplatmed redovisningsprogrammetdärredovisad försäljningautomatisktöverförstill bokföringen.däremotfinnsen manuellhantering mellanbokningsprograinmetoch redovisningsprograrmnet vilket ökarriskenför felhantering. Två personerär inblandadei fleraarbetsmoment,vilket främjarden interna kontrollen. Vårgranskningharvisat attdet förekommerbristeri deninternakontrollenavseende intäktsredovisningengenom attdenbeslutaderutinenavseendeåterköpintealltid efterlevs i sin helhet. Vårgranskningharäven visatattdet kanuppståavstäinningsdifferenseri intäktsredovisningen avseende intäkter kopplade till bokningar i Hotsoft. Vi rekanunenderar styrelsen att tillse att den interna kontrollen avseende intäktsredovisningenstärksgenom att säkerställa: o I att beslutadrutinavseendeåterköpstillämpasñjlltut att finna,dokumenteraoch implementeraen fungerandearbetsprocess avseende intäkternakopplattill bokningssystemeti syfte attsäkerställaatt alla intäkter kommer med i redovisningen, att de kommer med till rätt värde, i rätt period och attde endastkommermed en gång. 8
5.7 Investeringar Liksom tidigare år är bedömningen att bolaget bör vara restriktiv vid eventuella nya aktiveringar. Bolaget använder sig av anläggningsregister vilket har granskats vid bokslutstillfállet. Bolagets rutiner avseende investeringar och :materiellaanläggningstillgångarbedöms vara tillräckliga. 5.8 Löner Ingen väsentliga förändring har skett av rutinen. Attester finns efter utbetalning, i form av attest av VD på utbetalnlngslista.några tidrapporter saknar attest. I övrigt är den samlade bedömningen att bolaget hanterar redovisningen av löner på ett tillfredsställande sätt. 6 6.1 Offentlighetsprincipen, arkivering, offentlig upphandling m m Offentlig upphandling Vr granskning under året har inte påvisat nâgra förändringarjämfört med föregående år avseende bolagets rutiner. Bolaget följer styrelsens uppsatta:nål om 4 basbelopp. Kommunen hjälper bolaget vid eventuella uppliandlingssituationerså att bolaget följer LOU. 9
7 Sammanfattning Sammanfattningsvis har vi inte någon anledning till anmärkning mot huruvida bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt. Vi bedömer att den interna kontrollen, i allt väsentligt, är tillräcklig, utiñån bolagets storlek och resurser. Vi har inte någon synpunkt på bolagets agerande i förhållande till det kommunala ändamålet med verksamheten. Vi har, liksom tidigare är, i rapporten redovisat bolagets ekonomiska obalans och vikten av att töretagsiedningens åtgärder för att öka intäkterna och minska kostnaderna är kraftfulla och effektiva. Vi bedömer annars att risken för att bolaget skall få betainingssvårigheter och återigen hamna Een kontrollbalanssituationsom överhängande. Bolaget måste reducera kostnaderna alternativt öka intäkterna för att inte vara beroende av kapitaltillskott från ägarna. Vi lämnar en granskningsrapport utan anmärkan men med nedanstående upplysning. Bolngetsfortsatta drift bedöms'vara.säkerställd genom.arr bolaget erhållit bidrag ttfidet'inledningen m' nästkommande räkenskapsår. Upprättad kontrollbalartsi-äloiing 2014-01-31 påvisar' att det inteföt-eligger' någon brist i det egna lcopitalet. Jag känner trots detta en oroför' bolagets ekonomiska sirttationfranzgenr. Kostnaderna nzåste reducer'a3_fc)ratt bolaget inrefortsatt skall vara beteende av lcapitalrillskottfvin ägarna. Sala den E5/7 2014 A taselling" Av kormnunfullmäktige i Sa;a utsedd lekmannarevisor Biträde: r " \ r - i f* z '.7 MKCL tillät Frida Thorsell Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB 10