Kommunikationspolicy för Nykvarns kommun. Antagen av kommunfullmäktige 2013-12-19
Innehållsförteckning Inledning... 2 Definition... 2 Mål... 2 Intern kommunikation... 3 Extern kommunikation... 3 Förhållningssätt... 3 Ansvar... 4 Medarbetarna ansvar... 4 Massmediarelationer... 5 Principer för öppenhet och sekretess... 5 1
Inledning Allt som Nykvarns kommun gör eller inte gör kommunicerar, det vill säga berättar något om oss som organisation. Syftet med kommunikationspolicyn är att beskriva Nykvarns kommuns övergripande regelverk och förhållningssätt i kommunikationsfrågor. Policyn lägger en grund för det strategiska kommunikationsarbetet, men också för den dagliga kommunikationen med kommuninvånare, företagare, besökare, medarbetare och andra intressenter. De kommunala bolagen är en del av Nykvarns kommun och omfattas därmed av kommunikationspolicyn. Kommunikationspolicyn ska revideras minst en gång varje mandatperiod eller när behov uppstår. Ansvarig för att revideringen sker är kommunens informationsstrateg. Definition Kommunens kommunikation omfattar allt utbyte av information och åsikter som sker genom kommunens informationskanaler, eller som har kommunen som part eller avsändare. Som exempel på former för kommunikation kan nämnas telefonsamtal, informationsmöten, presentationer vid möten eller mässor, e-post, vanlig post, innehåll på kommunens webbplatser och kanaler i sociala medier, annonser, pressmeddelanden, broschyrer, kommuntidningen Tutan, uttalanden i tjänsten, medborgardialog och synpunktshantering. Mål Kommunens kommunikation ska bidra till att utveckla och förstärka den kommunala demokratin och förbättra dialogen med medborgarna. Medborgarna ska känna till vad kommunen arbetar med så att de på ett mer aktivt sätt ska kunna delta i eller påverka den kommunala beslutsprocessen. De övergripande målen för kommunikationen är att sprida kunskap om och förståelse för de kommunala verksamheterna samt att förankra, redovisa och förklara fattade beslut. 2
Intern kommunikation Den interna kommunikationen ska: Öka kunskapen om Nykvarns kommuns verksamhet. Ge överblick och helhetsbilder. Göra Nykvarns kommuns vision och mål kända. Skapa en vi-känsla, öka delaktighet, motivation och trivsel. Skapa förutsättningar för en öppen dialog. Skapa förutsättningar för en effektiv extern kommunikation. Extern kommunikation Den externa kommunikationen ska: Sprida kunskap om Nykvarns kommuns verksamhet. Skapa förtroende för Nykvarns kommuns verksamhet och dess medarbetare. Öka medborgarnas engagemang. Skapa, underhålla och vårda relationer med externa intressenter som kan bidra till verksamhetens och regionens utveckling. Stärka bilden av Nykvarn i regionen som en bra kommun att bo i och som en naturlig plats att lägga sitt företag på. Förhållningssätt De förhållningssätt som bör prägla kommunikationen kan sammanfattas i följande begrepp: Öppenhet. Kommunens kommunikation ska kännetecknas av öppenhet och tillgänglighet med utgångspunkt i offentlighetsprincipen. Saklighet. Den information som ges av anställda och förtroendevalda inom Nykvarns kommun ska alltid vara saklig, korrekt och väl underbyggd. Förutseende. Kommunikationsaspekterna ska beaktas inför alla viktiga beslut. Målet är att kommunen själv ger förstahandsinformation om den egna verksamheten och på så sätt undviker missförstånd och felaktigheter. 3
Målgruppsanpassad. Informationen ska alltid vara utformad på ett för mottagaren begripligt sätt. Rätt information ska förmedlas till rätt person vid rätt tillfälle. Entydlig. Kommunens grafiska profil ska följas så att mottagaren vet att informationen kommer från Nykvarns kommun. När kommunens bolag kommunicerar ska det tydligt framgå att de är en del av Nykvarns kommun. Serviceinriktad. Kommunen ska uppfylla förvaltningslagens krav på servicenivå när det gäller upplysningar och besvarande av frågor, tillgänglighet och öppettider samt i övrigt hjälpa den enskilde till rätta i kontakten med kommunen. Ansvar Enligt kommunallagen ansvarar varje nämnd under fullmäktige för verksamheten inom sitt område. På motsvarande sätt svarar styrelserna i kommunens bolag för respektive bolags verksamhet. Ansvaret för informationen följer med ansvaret för verksamheten. Inom Nykvarns kommun är informationen en prioriterad uppgift, vilket innebär att såväl anställda som politiker ska beakta informationsaspekter i sitt arbete. Informationens roll ska tydliggöras och integreras i den årliga verksamhetsplaneringen och finnas med i budget. Medarbetarna ansvar Medarbetarna i Nykvarns kommun har en viktig roll som kunskapsbärare, marknadsförare och som kommunens ansikte utåt. En välinformerad medarbetare har lättare att känna delaktighet, motivation och ansvar. Chefer och arbetsledare har ett särskilt stort ansvar att förse medarbetare med relevant och aktuell information och att skapa goda förutsättningar för kommunikation inom verksamheten. Alla medarbetare har ett personligt ansvar för att hålla sig informerade och att informera andra om allt som är av betydelse för de egna arbetesuppgifterna och det egna verksamhetsområdet. 4
Massmediarelationer Massmedia spelar en viktig roll i den kommunala demokratin. Medierna är förmedlare av information, opinionsbildare och inte minst kritiska granskare av den kommunala verksamheten. Kontakter med massmedia ska präglas av öppenhet, respekt, förståelse och serviceanda. Det är viktigt att massmedia snabbt kan komma i kontakt med den medarbetare som har ansvar och kompetens i sakfrågan. Yttrandefriheten ger alla rätt att ge upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Alla är dock inte skyldiga att prata med media. Väljer man att avstå ska man verka för att journalisten istället får kontakt med ansvarig chef snarast möjligt. Principer för öppenhet och sekretess Kommunikationen ska följa det som är reglerat i lag. Lagar som särskilt berör kommunikationsarbetet är: Förvaltningslagen Tryckfrihetsförordningen med offentlighetsprincipen och meddelarfriheten Yttrandefrihetsgrundlagen Offentlighets- och sekretesslagen Personuppgiftslagen Upphovsrättslagen Språklagen 5