Gallra information från värdering till beslut Handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
Innehåll Inledning 5 Gallring en del av arkivvården Varför gallrar vi? Gallring och rensning, vad är skillnaden? Vem beslutar om gallring? Vad betyder gallringsfrist? 7 7 8 9 9 I denna serie ingår Arkivera analogt bildmaterial Arkivera analoga handlingar Fastställa arkivansvar och arkivorganisation Framställa och lagra elektroniska handlingar Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Gallra information - från värdering till beslut Inventera arkivhandlingar Leverera arkivhandlingar Planera, utföra och drifta arkivlokaler Upprätta arkivbeskrivning Upprätta dokumenthanteringsplan Upprätta klassificeringsstruktur Redaktör: Helena Preutz. Layout: Joanna Glad. Bilder: Lo Birgersson, Joanna Glad, Pixabay, Freepik. Alla våra handledningar kan laddas ner i pdf-format på www.regionarkivet.se Om du skriver ut en handledning, tänk på att informationen kan uppdateras så kontrollera att du har rätt version (se datumet längst ner på den här sidan). På webben finns alltid den senaste versionen. Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, 2017-06-16 2 Gallra information från värdering till beslut Bestämmelser om bevarande och gallring Vad säger arkivlagen om gallring? Beslut om gallring och bevarande Vad säger personuppgiftslagen? Bestämmelser om gallring i registerförfattningar Vad gäller för EU-projekt? Vad gäller för förstörande av patientjournal? Gallringsutredning och gallringsframställan Så går en gallringsutredning till Så gör du en gallringsframställan När det finns ett bevarande- och gallringsbeslut Så förbereder du ett tillämpningsbeslut Så skriver du gallringsprotokoll Metoder för gallring Handlingar som upprättats/inkommit före 2016-01-01 Ordlista Mallar och exempel 11 11 12 13 15 15 16 17 17 21 28 28 29 30 31 32 35
Ett stöd till dig som ska värdera och gallra Den här handledningen ska vara ett stöd till dig som ska värdera och gallra information hos en myndighet. Den vänder sig framför allt till dig som ansvarar för eller arbetar med informationshantering du kanske är arkivansvarig, arkivarie, arkivredogörare eller IT-ansvarig. I din roll kan du se till att rätt information bevaras i framtiden och att den information som inte ska bevaras gallras och förstörs. Då blir arkivet mer överblickbart, inte så utrymmeskrävande och lättare att söka i. Det blir lägre kostnader för förvaring och lagring och minskat arbete med att sortera in i och leta i arkiven. De handlingar som du arbetar med ska kunna sökas fram i framtiden när någon kommer och frågar efter information som de har rätt att ta del av enligt offentlighetsprincipen. Det kan till exempel vara en person som söker sin historia i akter från socialtjänsten eller sjukhusjournaler, en forskare som behöver uppgifter till sin forskning eller polisen som behöver titta på en handling i samband med en utredning. Det ska vara lätt att göra rätt. Därför har vi tagit fram den här handledningsserien där alla obligatoriska moment som ingår i informationsredovisningen finns med. Hoppas att den blir ett bra stöd för dig i ditt arbete! I din roll kan du bidra till effektivare arbete med sökning i arkiven och lägre kostnader för förvaring och lagring. Birgitta Torgén, förvaltningschef, Regionarkivet Gallra information från värdering till beslut 5
En viktig del av arkivvården Alla myndigheter hanterar varje dag stora mängder allmänna handlingar. Handlingarna kan vara av papper eller kanske vanligare i elektronisk form i myndighetens IT-system. Vardagligt kallar vi ofta dessa handlingar för information och då gör vi ingen skillnad på om det rör sig om pappershandlingar eller digitala handlingar. All information inom en myndighet ska inte bevaras för all framtid. Gallring av informationen är en viktig del av arkivvården. Att gallra gör det lättare att hitta och se vad som finns i arkivet. Rent praktiskt innebär gallring att vi aktivt förstör allmänna handlingar eller uppgifter i dessa. Men vi får bara gallra i enlighet med bedömningsgrunder som fastställts på förhand (bevarande- och gallringsbeslut). Även åtgärder som leder till att information försvinner eller gör det omöjligt att avgöra handlingarnas äkthet räknas som gallring. Varför gallrar vi? För att var och en ska kunna ta del av allmänna handlingar måste myndigheterna ha en god överblick över handlingarna och arkivet. Därför finns det bestämmelser om gallring i arkivlagen och tryckfrihetsförordningen. Ett arkiv där man inte gallrar handlingar och information med ett lågt informationsvärde, blir med tiden vildvuxet och svårt att överskåda, medan ett arkiv där bara den viktiga informationen bevaras blir mer överblickbart. Andra fördelar med att gallra är lägre kostnader för förvaring och lagring och minskat arbete med att sortera in i och leta i arkiven. Det som står i arkivlagen och andra lagar är det som är mest avgörande Ordning och reda i arkiven är en grundförutsättning för en effektiv förvaltning och för ett väl fungerande rättsväsende. Gallra information från värdering till beslut 7
Den information som blir kvar efter gallring ska tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipning, förvaltning och forskning. när vi ska värdera handlingars betydelse och bestämma om de ska bevaras eller gallras. Gallring och rensning, vad är skillnaden? Så här går gallring till Rent praktiskt betyder gallring att vi förstör informationen i allmänna handlingar i entlighet med ett gallringsbeslut. Gallring kallas det också när du gör saker som leder till följande: Information försvinner Exempel: byte av filformat kan leda till gallring om metadata försvinner vid konverteringen Det går inte längre att göra sammanställningar Exempel: Statistik som ska resultera i en sammanställning raderas eller försvinner innan sammanställningen är gjord Vissa möjligheter att söka i arkiven försvinner Exempel: om du skriver ut ett elektroniskt register på papper och sedan gallrar det elektroniska registret, förlorar du möjligheten att söka i det elektroniska materialet och det går inte heller att sammanställa information ur systemet. Det går inte längre att avgöra om en handling är äkta eller falsk Exempel: Vissa myndigheter skannar in pappershandlingar. Då är det viktigt att i förväg bestämma vad som ska ses som original respektive kopia. Annars blir det svårt att sedan kunna avgöra vilken version som är autentisk. När du kastar bort pappershandlingen har du gallrat den. På omvänt sätt gallrar du när du skriver ut ett mejl på papper och samtidigt raderar mejlet. Så här går rensning till Rensning betyder att handlingar som inte är allmänna plockas bort och förstörs innan arkivering. Det kan handla om minnesanteckningar som inte är viktiga för ett ärende, utkast, överflödiga kopior och andra handlingar som inte behövs för att förstå ett ärende. Handläggaren ska göra rensningen innan ärendet är avslutat. Om rensningen görs efter att ärendet är avslutat krävs ett bevarande- och gallringsbeslut eftersom samtliga handlingar i ett ärende blir allmänna i och med att ärendet har avslutas. Vem beslutar om gallring? Om inte annat är bestämt enligt lag eller förordning, krävs bevarande- och gallringsbeslut från arkivmyndigheten för att få gallra allmänna handlingar. Arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad är Arkivnämnden med förvaltningen Regionarkivet. Varje myndighet ansvarar för att fortlöpande se över möjligheterna till gallring. Om en myndighet anser att det finns handlingar i verksamheten som bör gallras och det saknas bevarande- och gallringsbeslut som kan användas ska myndigheten göra en gallringsframställan till Regionarkivet. Regionarkivet gör den slutliga bedömningen av vad som ska sparas för framtiden så att kraven på insyn, rättsäkerhet och forskningens behov uppfylls. Vad betyder gallringsfrist? Gallringsfrist är den tid handlingen ska sparas innan den kan gallras. Gallringsfrister kan beskrivas på olika sätt, men det vanligaste är att man anger fristen i ett visst antal kalenderår som ska passera innan en Tänk på att handlingar som har kommit in till er myndighet inte kan rensas eftersom de alltid är allmänna oavsett om de är viktiga för ett ärende eller inte. 8 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 9
handling kan gallras. En handling upprättad under 2013 med gallringsfristen två år kan till exempel gallras tidigast i januari 2016. Ett annat exempel är verifikationer som oftast gallras tio kalenderår från det att ansvarsfrihet för räkenskapsåret beviljats. I Regionarkivets bevarande- och gallringsbeslut står det att vissa handlingstyper ska gallras vid tidpunkt eller efter frist som bestäms av myndigheten själv. Detta innebär att din myndighet på egen hand får bestämma hur länge handlingen behövs för verksamheten och sedan dokumentera detta på det sätt som beskrivs under rubriken När det finns ett bevarandeoch gallringsbeslut? se sidan 28. Bestämmelser om bevarande och gallring Vad säger arkivlagen om gallring? För att offentlighetsprincipen ska fungera i praktiken krävs att myndigheternas verksamhet dokumenteras och bevaras för framtiden. Bestämmelser om myndigheternas skyldigheter att bevara sina handlingar för framtiden regleras i arkivlagen. Arkivlagen säger att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas. Allmänna handlingar får visserligen gallras, men vid gallringen ska man alltid ta hänsyn till att arkiven är en del av kulturarvet. Den information som blir kvar ska kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. En myndighet får bara göra sig av med handlingar på två sätt: antingen genom att gallra dem eller genom att överlämna dem till arkivmyndigheten. Vill en myndighet göra sig av med av allmänna handlingar på annat sätt måste det göras i enlighet med lag eller särskilt beslut av fullmäktige. Myndigheter Vid gallring ska man alltid ta hänsyn till att arkiven är en del av kulturarvet. 10 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 11
Besluten om bevarande och gallring i socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade är tvingande. kan till exempel inte ge bort eller sälja allmänna handlingar med motivet att de ändå skulle gallras. Beslut om gallring och bevarande Gallringsbeslut från riksdagen och regeringen är tvingande. Det innebär att handlingarna eller informationen måste gallras eller bevaras. Det gäller socialtjänstlagen (SoL) och socialtjänstförordningen samt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Dessa beslut gäller utan att vare sig arkivmyndigheten eller berörda myndigheter behöver besluta om tillämpningen av besluten i verksamheten. Det kan ändå vara bra att Regionarkivet och den myndighet det handlar om i ett beslut gör tydligt vad detta innebär rent praktiskt. I socialtjänstlagen och framförallt i socialtjänstförordningen har riksdagen bestämt att personakter och tillhörande personregister inom socialtjänsten i vissa kommuner ska totalbevaras. Göteborgs kommun är ett av de så kallade intensivdataområden som ska stå för ett totalbevarande av personakter inom socialtjänsten. Minsta bevarandetid Ibland beslutar riksdag, regering eller andra myndigheter om den kortaste tid en handling ska bevaras. Till exempel säger patientdatalagen att patientjournaler ska bevaras i minst tio år efter att sista anteckning gjorts. Denna typ av beslut om kortaste bevarandetid är inte beslut om gallring, och ska därför inte tolkas så att man automatiskt får gallra patientjournaler efter tio år. Beslut om kortaste bevarandetider vänder sig i det här fallet till privata vårdgivare som inte omfattas av arkivlagen. För vårdgivare i Västra Götalandsregionen eller i Göteborgs Stad gäller istället Regionarkivets bevarande- och gallringsbeslut. Typer av bevarande och gallringsbeslut Regionarkivet utfärdar två sorters bevarande- och gallringsbeslut: Generella beslut Besluten gäller de flesta eller alla myndigheter. De tas fram och utfärdas av Regionarkivet. Besluten omfattar handlingar/uppgifter som: upprättas i myndigheternas styrande och stödjande verksamheter och är gemensamma för de flesta myndigheter. ingår i IT-system som används av fler än en myndighet. Myndighetsspecifika beslut Besluten gäller en enda eller några få myndigheter. De tas fram av den eller de myndigheter som bevarande- och gallringsbeslutet gäller och utfärdas av Regionarkivet. Besluten omfattar handlingar/uppgifter som: är unika i en myndighets kärnverksamhet eller i de fall myndigheten har speciella behov. upprättas i myndigheternas kärnverksamhet där flera myndigheter arbetar med samma typ av verksamhet, till exempel stadsdelsnämnder, socialtjänst eller sjukhus. Vad säger personuppgiftslagen? Syftet med personuppgiftslagen (PUL) är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. PUL innehåller inga beslut om gallring som gäller myndigheter i Göteborgs Stad eller Västra Götalandsregionen. Enligt PUL får personuppgifter inte bevaras hos en myndighet under längre tid än vad som är nödvändigt för ändamålet med behandlingen. I vissa 12 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 13
fall kan myndigheter i kommuner och landsting/ regioner ändå ha rätt att bevara uppgifterna trots att det inte är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Bestämmelserna i PUL hindrar inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar. Om bevarandet rör myndigheternas skyldigheter enligt arkivlagen går det alltså före bestämmelserna i personuppgiftslagen. Detta innebär att Regionarkivets beslut om bevarande och gallring av personuppgifter (grundat på arkivlagen eller annan lag) gäller även om det står något annat i PUL. Från och med mitten av 2018 kommer Dataskyddsförordningen ersätta personuppgiftslagen och gälla som lag i Sverige. Bestämmelser om gallring i registerförfattningar Det kan finnas bestämmelser om gallring i så kallade registerförfattningar. Med registerförfattningar menas lagar och förordningar som reglerar hur personuppgifter ska hanteras i register och databaser. En typ av registerförfattning är patientdatalagen. Den säger att personuppgifter i ett nationellt eller regionalt kvalitetsregister ska gallras när de inte längre behövs för ändamålet att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra vårdens kvalitet. Arkivmyndigheten i ett landsting eller en kommun kan, trots det som står i en registerförfattning, bestämma att personuppgifter i ett nationellt eller regionalt kvalitetsregister inom landstinget eller kommunen får bevaras av historiska, statistiska eller vetenskapliga skäl. Särskilda gallringsregler i en EU-förordning gäller alltid framför arkivlagen. Vad gäller för EU-projekt? Sveriges EU-medlemskap innebär att Sverige ska följa de regler EU beslutar om. Detta innebär bland annat att EU-förordningar gäller framför svenska 14 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 15
Det är bara patienten eller någon som omnämns i en journal som kan ansöka om att hela eller delar av den ska förstöras. regler. Om det finns särskilda gallringsregler i en EU-förordning gäller de alltså alltid framför arkivlagen, arkivförordningen, föreskrifter (arkivreglementen), bevarande- och gallringsbeslut hos kommunala och landstingskommunala myndigheter samt eventuella gallringsregler i andra författningar. Då måste man istället följa gallrings- eller bevarandereglerna i EU-förordningen. Det kan också finnas gallringsfrister i andra rättsakter som beslutats av EU. När det gäller EU-projekt så gäller särskilda gallringsfrister eftersom EU har speciella frister för revision. Exakt vad som gäller för frister varierar lite beroende på vilka ramprogram det handlar om, men revision kan i vissa fall ske flera år efter sista utbetalningen. I projekt som bekostas med EU-medel ställs höga krav på projektdokumentationen: bland annat för att se att projektet verkligen drivits igenom och att det som gjordes stämmer överens med vad som står i ansökan. Vad gäller för förstörande av patientjournal? Journalförstöring, med stöd i patientdatalagen, gör det möjligt att radera uppgifter i en journal som är psykiskt belastande för den enskilde patienten om uppgifterna bevaras. Det är bara patienten eller någon som omnämns i en patientjournal som kan ansöka om att hela eller delar av den ska förstöras. En ansökan om journalförstöring ska göras till Inspektionen för vård och omsorg. Gallringsutredning och gallringsframställan Så går en gallringsutredning till Innan myndigheten kan fatta ett beslut om gallring måste det göras en utredning av informationens värde på kort och lång sikt, en så kallad gallringsutredning. Verksamheten kan skadas om viss information inte sparas. Därför är det viktigt att aktivt ta ställning till vilken information som ska sparas, vilken som ska gallras och när den ska gallras. I vissa fall behövs kanske inte någon stor utredning av handlingarna till exempel när det gäller äldre handlingar. Då kan det ofta räcka att utreda om handlingarna behöver bevaras utifrån forskningens behov. Arbetsgrupp för större utredningar När myndigheten behöver göra större gallringsutredningar eller utreda IT-system bör man utse en särskild arbetsgrupp för detta uppdrag. En gallringsutredning kräver stort engagemang och arbetsgruppen bör bestå av medarbetare med kompetens från olika delar av verksamheten, inklusive IT och arkiv. Det är bra om ni kontaktar Regionarkivet innan gruppen påbörjar sitt arbete. Då kan vi tillsammans diskutera vilka förutsättningar och särskilda behov som kan finnas hos just er myndighet. Arbetsgruppen kan behöva intervjua medarbetare som utför det faktiska arbetet. Det är oftast de som vet bäst vilka krav som ställs på handlingarna i deras verksamhet utifrån lagstiftning och andra regelverk. Det brukar oftast också vara de medarbetarna som bäst vet vilka behov myndigheten har av informationen. Gallringsutredningen kommer att beröra många medarbetare. Det är bra om ni kontaktar Regionarkivet innan gruppen påbörjar sitt arbete. Då kan vi tillsammans diskutera vilka förutsättningar och behov som finns hos er. 16 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 17
Det är viktigt att du undersöker om handlingarna som du hittar redan omfattas av ett bevarande och gallringsbeslut. När ni väljer ut de handlingar som ska ingå i gallringutredningen ska ni börja med att titta på vilka handlingar som har ett nära samband med varandra. Detta för att arbetet med gallringsutredningen inte ska bli alltför omfattande. Inventera noggrant En gallringsutredning ska vara baserad på en noggrant gjord inventering av de handlingar som myndigheten vill gallra. I samband med inventeringen är det också viktigt att undersöka om de handlingar man hittar under inventeringen redan omfattas av ett bevarande- och gallringsbeslut, till exempel generella bevarande- och gallringsbeslut som fattats av Regionarkivet. En gallringsframställan som innehåller handlingstyper i er myndighets pågående processer ska baseras på den kartläggning och inventering som ni gjort i samband med att ni skapat en klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplan. Se Regionarkivets handledning Upprätta klassificeringsstruktur. För äldre och avgränsade bestånd av handlingar bör ni göra en sammanställning över de handlingar som ni vill gallra respektive bevara. I detta arbete kan Regionarkivets handledning Inventera arkivhandlingar vara till hjälp. Att inventera elektroniska handlingar Att inventera och identifiera fysiska handlingar såsom pappersark, ritningar eller fotografier är oftast ganska enkelt eftersom det är tydligt vad som utgör själva handlingen. Elektroniska handlingar som kan hanteras som enskilda och fristående objekt är också ganska enkla att identifiera eftersom de kan avgränsas på liknande sätt som sina fysiska motsvarigheter till exempel ett Word-dokument, en digital ritning eller ett digi- talt fotografi. Färdiga handlingar är handlingstyper med ett bestämt och fixerat innehåll. Det är bara de färdiga handlingarna som ska tas med i inventeringen. Man ska inventera de bearbetningar och sammanställningar som normalt görs rutinmässigt, till exempel i rapporter, skärmvyer och formulär. Som utgångspunkt för inventeringen kan systemdokumentation och användarmanualer användas och kompletteras med intervjuer. Utgångspunkten i en gallringsutredning är att beskriva de handlingar som man vill gallra, men när det gäller databasinformation kan det vara nödvändigt att istället utgå ifrån vad som ska bevaras och bara kortfattat beskriva vilken information som kommer att gallras. Mer information om hantering av elektroniska handlingar hittar du i Regionarkivets handledning Framställa och lagra elektroniska handlingar. Att värdera När inventeringen är klar är det dags att bestämma vilket informationsvärde varje handlingstyp har. Eftersom verksamheten kan skadas om viktig information förstörs är det ett måste att göra en utredning av informationens värde på kort och lång sikt. I samband med värderingen av handlingarna bestämmer man också vilken information som ska sparas, vilken som ska gallras och när den ska gallras. Allt detta bör dokumenteras noggrant. Det är viktigt att särskilt väga in rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen (arkivlagen 3). På nästa sida hittar du en checklista med frågor du kan ställa vid en värdering. 18 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 19
Checklista vid värdering Rätten att ta del av allmänna handlingar Innehåller handlingarna information som ger allmänheten förutsättningar att bedöma lämpligheten av er myndighets beslut och verksamhet? Frågan får särskild tyngd när det rör handlingar som under en viss tid innehåller sekretesskyddade uppgifter. Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen Behövs handlingarna för att myndigheten, medarbetarna eller allmänheten på längre sikt ska kunna styrka rättigheter eller skyldigheter? Behöver handlingarna bevaras under en viss tid för revision, taxering eller på grund av preskriptionstid? Behövs handlingarna för er myndighets eller andras säkerhet, av miljöskäl eller medicinska skäl? Kan handlingarna ha ett värde för handläggningen av juridiska mål och ärenden och för praxisbildning i framtiden? Kan framtida dubbelarbete undvikas om handlingarna bevaras? Kan handlingarna vara viktiga i samband med uppföljning och utvärdering av verksamheten? Kan gallring leda till längre söktid för de handlingar som bevaras, större beroende av nyckelpersoner eller sämre service gentemot allmänheten? Utöver detta bör du också visa på eventuella brister i informationens kvalitet som inte går att rätta till samt om gallringen kan innebära kostnadsbesparingar. Ibland kan det vara klokt att göra en gedigen beskrivning av de besparingar ni kan göra med hjälp av gallringen. Att bevara fel handlingar kan bli en dyr historia i längden, till exempel när man har serier med få intressanta uppgifter i förhållande till mängden handlingar eller information. Men det är viktigt att komma ihåg att kostnadsbesparingar aldrig får vara det tyngst vägande skälet till gallring det avgörande är alltid handlingarnas informationsvärde och bevarandemålen i arkivlagen 3. Så gör du en gallringsframställan När gallringsutredningen är klar är det dags att göra en gallringsframställan. Det är viktigt att den är väl förankrad innan den skickas till Regionarkivet för beslut. Gallringsframställan ska undertecknas av förvaltningschef/direktör/vd. Tänk på att bifoga alla dokument som er myndighet tagit fram som kan vara av betydelse för Regionarkivets beslut. Det kan underlätta handläggningen hos Regionarkivet om du bifogar ett urval kopior/utskrifter som är representativa för de handlingar som gallringsframställan gäller. Detta ska en gallringsframställan innehålla Det är viktigt att komma ihåg att kostnadsbesparingar aldrig får vara det tyngst vägande skälet till gallring. Forskningens behov Ger handlingarna viktig information om enskilda personer, händelser och företeelser? Kontaktuppgifter En översiktlig beskrivning av det eller de verksamhetsområden som handlingarna inkommit till eller upprättats inom. Är handlingarna unika? (Det vill säga att det inte finns motsvarande handlingar/uppgifter på annat håll) En översiktlig beskrivning av den eller de processer handlingarna tillhör. Finns det kontinuitet bakåt i tiden där man kan följa en företeelse under lång tid? En översiktlig beskrivning av de handlingar man önskar gallra och förslag till gallringfrister Består informationen av obearbetade primärdata eller sammanställningar av sådana? Motivering till gallring 20 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 21
Sammanfattningsvis ska en gallringsframställan på ett tydligt sätt beskriva: Vad ni vill gallra När det ska gallras Varför det kan gallras Regionarkivet har en mall för gallringsframställan som du kan ladda ner från vår webbplats. Beskriv verksamheten För att Regionarkivet och allmänheten ska kunna placera handlingarna i ett sammanhang är det viktigt att du översiktligt och tydligt beskriver den eller de verksamheter som handlingarna kommit in till eller upprättats i. I mallen för gallringsframställan finns flera fält där du beskriver verksamheten. Här följer några tips om hur du kan gå till väga. Myndighet Tekniska nämnden, Göteborgs Stad Myndighetens verksamhetstid 2005 - Förvaltning, sektor, enhet eller motsvarande Tekniska kontoret, avdelningen Kommunteknik Har verksamheten övergått från annan verksamhet/myndighet?, beskriv: Mellan åren 1991 och 2004 ingick Tekniska kontoret i Gatunämnden, Göteborgs Stad. Nämnden upphörde 2004-12-31 och Tekniska kontorets verksamhet fördes över till den nyinrättade Tekniska nämnden 2005-01-01. Handlingar medföljde från föregångaren. Mer information om detta finns i Tekniska nämndens arkivbeskrivning, se bilaga 2. I fältet Har verksamheten övergått från annan verksamhet/myndighet beskriver du helt enkelt om verksamheten har övergått från annan myndighet och i så fall vilken och när det skedde. Skriv ut eventuella förkortningar i klartext. Kommer handlingarna helt eller delvis från en föregångare eller någon annans arkivbildning? Eller kommer de bara från den egna verksamheten? 22 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 23
Gallringsfristerna ska vara så tydliga att även en ny medarbetare på arbetsplatsen ska förstå när en handling ska gallras. I mallen finns också plats för beskrivning av myndighetens uppdrag, verksamhet och processer. Om myndigheten har upprättat en arkivbeskrivning och klassificeringsstruktur utifrån Regionarkivets riktlinjer räcker det i allmänhet med att hänvisa till dessa dokument. Det är då viktigt att det framgår vilken version av er myndighets klassificeringsstruktur som används. Om myndigheten saknar arkivbeskrivning, inte har upprättat en klassificeringsstruktur eller om din gallringsframställan gäller en äldre avgränsad mängd handlingar ska du ge en översiktlig och tydlig beskrivning av myndighetens uppdrag, verksamhet, processer och handläggningsrutiner för den del av verksamheten som gallringsframställan berör. Det brukar gå att hämta information om myndighetens uppdrag och organisation ur reglementen, verksamhetsplaner, årsredovisningar, verksamhetsberättelser med mera. Beskriv de handlingar du vill gallra och ge förslag till gallringsfrist I en gallringsframställan ska det också finnas uppgifter om: Handlingstyp Benämning på de handlingstyper/slag som tas upp i framställan Exempel: verifikation, nyckelkvittens, ej antagna anbud, med mera Förslag till gallringfrist Observera att förslaget till gallringsfrister ska vara så precisa som möjligt och inte uttryckas som vid inaktualitet om det inte är uppenbart när inaktualiteten börjar. Detta är viktigt för att undvika att handlingar gallras vid fel tidpunkt. Gallringsfristerna ska vara så tydliga att även en ny medarbetare på arbetsplatsen enkelt ska kunna förstå när en handling ska gallras. Handlingar och förslag på gallringsfrist/bevarande Handlingstyp Gallringsfrist/bevaras Tidsperiod Sekretess Kommentar Felanmälan 2016-01-01 och 2 år efter beslut i ärendet framåt Beställning 2 år efter slutbetalning 2016-01-01 och framåt Arbetsorder Vid utgången av 2021 2016-01-01 och framåt Driftsplan Bevaras 2016-01-01 och framåt Underhållsplan Bevaras 2016-01-01 och framåt I kolumnen Gallringsfrist/bevaras kan du till exempel skriva så här: fem år efter beslut i ärendet två år efter slutbetalning efter kontroll av de mikrofilmade/scannade handlingarna vid utgången av år 2002 Om myndigheten föreslår att handlingar ska gallras under vissa förutsättningar kan du skriva så här: Handlingarna kan gallras med undantag för: ansökningar som föranlett särskilt yttrande, handlingar som upprättats 1980, 1990 och 2000 Kolumnen Tidsperiod Här ska du ange handlingarnas tidsomfattning från och med vilket datum de tillkommit eller inom vilken tidsperiod de har tillkommit. Exempel: 1986-2001, 2016-01-01 och framåt. Kolumnen Sekretess Här ska du ange om handlingarna kan omfattas av sekretess genom hänvisning till paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen. Om handlingarna inte omfattas av sekretess skriver du. Klicka här Registreras i Mark Registreras i Mark Registreras i Mark Diarieförs i ärendehanterings systemet LiS Diarieförs i ärendehanterings systemet LiS 24 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 25
Retroaktivitet Om bevarande- och gallringsbeslut ska gälla från det datum då det beslutas behöver ni inte lämna någon information om detta. Om myndigheten vill gallra handlingstypen retroaktivt ska det önskade datumet anges. Exempel: 2015-01-01 Att motivera gallringen Gallring av allmänna handlingar innebär förenklat att allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet begränsas. Därför är det viktigt att du i din gallringsframställan noggrant motiverar den gallring som myndigheten föreslår. En tydlig motivering till gallringen gör att allmänheten får möjlighet att se vilka ställningstaganden som ligger bakom att informationen förstörs. När du motiverar de gallringsfrister myndigheten föreslår i er gallringsframställan ska du alltid utgå från den värdering ni gjort av handlingarna i samband med er gallringsutredning, se sidan 17. Vanligast är att man lämnar en motivering per handlingstyp man önskar gallra, men ibland kan det vara bättre att låta flera handlingstyper omfattas av en och samma motivering till exempel om de hanteras på samma sätt och utifrån samma regler och föreskrifter. Några exempel på hur gallring kan motiveras: Gallringsfrist finns reglerad i lag, till exempel Bokföringslag, Socialtjänstlag (SoL) och Lag om stöd och service (LSS). Informationen finns i andra handlingar eller uppgifter som bevaras. Den årliga tillväxten är så stor att lagringskostnaderna inte motsvarar informationens värde. Om du inte på ett tydligt sätt beskriver vilka motiv för gallring som finns, är risken stor att Regionarkivet inte kan fatta beslut om gallring utifrån den information som finns i framställan och måste ge avslag. För de handlingar som ska bevaras behöver du inte ge någon djupare motivering, men om det inte är helt tydligt att handlingarna har ett bevarandevärde, bör du ändå kortfattat ange varför ni föreslår att de ska bevaras. En bra hjälp i arbetet med att utreda handlingarnas bevarandevärde är skriftserien Bevara eller gallra? Skriftserien ges ut av samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor och innehåller bevarande- och gallringsråd för stora delar av den kommunala och landstingskommunala verksamhetens handlingstyper. Skicka in gallringsframställan Innan du skickar in myndighetens gallringsframställan till Regionarkivet behöver du kontrollera att de handlingar som föreslås för gallring inte redan omfattas av något av Regionarkivets generella bevarande- och gallringsbeslut. Om handlingarna redan omfattas av ett generellt bevarande- och gallringsbeslut behövs inget nytt bevarande- och gallringsbeslut för att de ska kunna gallras. Då behövs bara ett beslut från er nämnd/ styrelse om tillämpningen av det generella bevarande- och gallringsbeslutet. När ni sedan uppdaterat och fastställt er myndighetsspecifika dokumenthanteringsplan kan ni gallra handlingarna på det sätt som beskrivs där. Tänk på att en handling inte får förstöras under pågående rättslig prövning, till exempel när någon har överklagat ett beslut om att inte lämna ut en handling. 26 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 27
Regionarkivet fattar beslut om gallring När Regionarkivet har tagit emot din gallringsframställan granskar en handläggare förslaget. Om handläggaren inte har några invändningar mot förslaget skickas förslaget till Regionarkivets förvaltningschef eller chefen för avdelningen Tillsyn och rådgivning som fattar beslutet. När det finns ett bevarandeoch gallringsbeslut Varje myndighet ska dokumentera sin tillämpning av de bevarande- och gallringsbeslut som Regionarkivet har fattat. Detta gäller både generella och myndighetsspecifika beslut och görs i regel i myndighetens dokumenthanteringsplan. Mer information hittar du i Regionarkivets handledning Upprätta dokumenthanteringsplan. I vissa undantagsfall kan myndigheten behöva dokumentera tillämpningen av ett gallringsbeslut i ett separat tillämpningsbeslut, till exempel då gallringsbeslutet handlar om ett avgränsat/äldre bestånd av handlingar eller när ni önskar gallra arkivhandlingar som tagits över från en annan myndighet. Så förbereder du ett tillämpningsbeslut Det finns ingen särskild mall för tillämpningsbeslut, men följande information ska finnas med: Datum och myndighetens diarienummer. Hänvisning till Arkivnämndens gallringsbeslut. Kort beskrivning av ärendet och beslutet. Tillämpningsbeslutets omfattning gäller det för hela eller bara delar av verksamheten, finns system- eller områdesspecifika föreskrifter som går före på vissa områden, finns andra undantag? Om andra bestämmelser upphävs i och med beslutet. Från och med när, det vill säga vilket datum gallringsbeslutet ska tillämpas i den egna verksamheten. Beslutet fattas av nämnden/styrelsen. Myndighetens tillämpningsbeslut behöver du inte skicka till Regionarkivet. Så skriver du gallringsprotokoll När handlingarna har gallrats ska du skriva ett gallringsprotokoll för de handlingar/den information som har förstörts. När handlingarna förstörts ska protokollet undertecknas av arkivansvarig. Protokollet ska inte skickas till Regionarkivet. Du kan till exempel förvara det i en pärm på din arbetsplats. Du behöver inte föra gallringsprotokoll när du gallrar handlingar av tillfällig eller ringa betydelse eller vid gallring av pappershandlingar efter skanning. Det finns bevarande- och gallringsbeslut om detta för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Regionarkivet har en mall för gallringsprotokoll som du kan ladda ner från vår webbplats. Här ser du ett exempel på hur gallringsprotokollet kan fyllas i. Du måste inte använda Regionarkivets mall utan kan utforma ditt eget gallringsprotokoll. Handlingstyp: Vilka handlingar har gallrats? Tid: När upprättades handlingarna? Datum för gallring: När förstördes handlingarna? Du behöver inte föra gallringsprotokoll när du gallrar handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Vilket bevarandeoch gallringsbeslut ligger till grund för gallringen? Leverantörsfakturor 2005 2017-05-19 AN-VGR-2016:7 Ej antagna anbud 2000-2005 2017-05-29 AN-VGR-2016:8 Nyregistreringsanmälningar ur personalakter 1976-1999 2017-05-29 AN-VGR-2016:13 28 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 29
För större mängder sekretesshandlingar är det nödvändigt att anlita ett avfallshanteringsföretag som utför gallringen under betryggande former. Ett gallringsprotokoll ska innehålla Myndighetens namn Vilka handlingar som gallrats Tid när handlingarna upprättades Datum för gallring (då handlingarna förstörts) Hänvisning till vilket bevarande- och gallringsbeslut som ligger till grund för gallringen Fullmäktige förväntas besluta om att ersätta nuvarande Arkivreglementen med tillhörande riktlinjer med ett nytt styrande dokument: Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Göteborgs Stad respektive Västra Götalandsregionen. Om beslutet fattas innebär det att kravet på att föra gallringsprotokoll försvinner från 1 januari 2018. Metoder för gallring Pappershandlingar Handlingar utan sekretess kan lämnas för återvinning. När det gäller handlingar med sekretesskyddade uppgifter är det däremot viktigt att någon från er myndighet personligen ser till att handlingarna förstörs. För mindre mängder sekretesshandlingar kan ni använda er av dokumentförstörare och därefter återvinning av materialet. Regionarkivet rekommenderar att dokumentförstörare med säkerhetsklass p4 (din 66399) eller högre används. För större mängder är det nödvändigt att anlita ett avfallshanteringsföretag som utför gallringen under betryggande former. Elektronisk information Trots att gallring innebär förstöring är det inte alltid själva materialet som ska förstöras, utan bara uppgifterna. Elektronisk information utan sekretess kan i allmänhet gallras genom att filen/informationen raderas ur filsystemet/databasen, men det innebär inte att informationen är förstörd. Egentligen är det ju bara sökvägen som har tagits bort. Filerna/ informationen kan utan större problem återskapas. Detta innebär att det inte är en tillräckligt säker metod för gallring av sekretessbelagda uppgifter. För sådana sorters uppgifter behöver man använda sig av metoder där även informationen förstörs. För vissa databärare är det enda säkra sättet att förstöra mekaniskt. För andra kan det räcka med att informationen skrivs över. Det är upp till er myndighet att avgöra på vilket sätt informationen ska förstöras utifrån de IT-säkerhetsregler som finns. Handlingar som upprättats eller inkommit före 2016-01-01 Arkivnämnden beslutade 27 maj 2015 om riktlinjer till respektive arkivreglemente för Västra Götalandsregionen (Dnr 185/15 72) och Göteborgs Stad (Dnr 186/15 73) när det gäller redovisning och gallring av allmänna handlingar. I och med detta beslut upphävdes alla befintliga dokumenthanteringsplaner/ bevarande- och gallringsbeslut som tagits utifrån tidigare regler från och med 31 december 2015. Beslutade dokumenthanteringsplaner och bevarande- och gallringsbeslut får fortsätta att användas på handlingar som tillkommit före 1 januari 2016. Handlingar som ingår i ärenden som anmälts/öppnats i diariet eller motsvarande före den 31 december 2015 och där ärendet står öppet efter årsskiftet ska gallras utifrån det äldre bevarande- och gallringsbeslutet. Detta innefattar även handlingar som inkommit eller upprättats i dessa öppna ärenden efter den 1 januari 2016. Myndigheternas framställningar om gallring ska följa de nya riktlinjerna och anvisningarna i denna handledning från och med den 1 januari 2016 30 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 31
Ordlista Allmän handling Framställning i skrift eller bild eller upptagning som förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Upptagning anses förvarad hos myndighet, om den är tillgänglig för myndigheten i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Arkiv En större eller mindre mängd handlingar/uppgifter som tillkommit och arkiverats hos en arkivbildare. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Huvudregeln är att en arkivbildare bildar ett arkiv. Arkivansvarig Person som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid exempelvis en myndighet eller företag. Arkivbeskrivning Kortfattad och översiktlig information om en myndighet, dess arkiv och arkivbildning, i syfte att underlätta användandet av arkivet. Arkivbildare Myndighet eller annan genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. Arkivbildning Ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt förs samman i planerad och strukturerad form. Arkivera Tillföra arkivet handlingar/uppgifter. Arkivförteckning Sökmedel där ett arkivs bevarandehandlingar redovisas antingen enligt allmänna arkivschemat eller enligt myndighetens klassificeringsstruktur. Arkivlagen Lagen som är gemensam för förvaltningsmyndigheter och myndighetsorgan och anger de grundläggande bestämmelserna för hur myndigheterna ska sköta sina arkiv. Arkivreglemente Lokal föreskrift som reglerar ansvarsfrågor kring arkivvården. Utfärdas med stöd av 16 arkivlagen. Bestånd Storlek/omfattning av ett arkiv. Bevara Spara för all framtid. Bevarande- och gallringsbeslut Beslut fattat av arkivmyndighet där det framgår vilka handlingar som får förstöras och vilka som ska bevaras för framtiden. Arkivmyndigheten utfärdar två typer av bevarande- och gallringsbeslut. Generella bevarande- och gallringsbeslut gäller de flesta eller samtliga myndigheter i staden. Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal myndigheter i staden. Kallades tidigare gallringsbeslut. Diarium Förteckning över inkomna och utgående handlingar. Innehåller uppgifter om datum, diarienummer och avsändare/mottagare. Diarier är ofta viktiga hjälpmedel för att hitta handlingar i ett arkiv. Dokumenthanteringsplan Förteckning över alla allmänna handlingar som finns i verksamheten och anvisningar för hur de ska hanteras; om de ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras, redovisningsnummer och så vidare. Förteckna Redovisa handlingar i en arkivförteckning antingen enligt allmänna arkivschemat, eller enligt processorienterad informationsredovisning. Gallra Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Gallringsbeslut Se Bevarande- och gallringsbeslut. Gallringsframställan Begäran om att få gallra allmänna handlingar/information, ställs till arkivmyndigheten. Gallringsfrist Den tid handlingarna ska sparas. När gallringsfristen har löpt ut kan handlingen/informationen gallras. Gallringsprotokoll En sammanställning av de handlingar som har gallrats. Gallringsutredning Utredning i syfte att bestämma vilka allmänna handlingar/information som ska bevaras och vilka som kan gallras. Skickas till arkivmyndigheten som bilaga till gallringsframställan. Handling Framställning i skrift eller på bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Information som en myndighet skapat, mottagit och bevarat som verifiering eller information, för att uppfylla lagstiftningens krav eller i den löpande verksamheten. Exempel på handlingar är protokoll, brev, ritningar, fotografier, e-postmeddelanden, digitala filer och uppgifter ur databaser. Handlingsslag Mängd av handlingar som kommer till genom att en process genomförs upprepat. 32 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 33
Handlingstyp Handling som kommer till genom att en aktivitet genomförs upprepat. Handlingstyp är medieoberoende, det vill säga kan bestå av analoga eller digitala handlingar, till exempel anställningsintyg och inspektionsrapport. Informationsvärde Det värde eller den betydelse som informationen har utifrån allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. Informationens värde avgör vilken information som ska bevaras och vilken som kan gallras. Inventering Genomgång av en arkivbildares alla handlingar. Görs för att man ska få en bild av arkivets omfång och innehåll. Av inventeringen ska framgå vilka handlingar myndigheten har och var de förvaras. Myndighet En myndighet är i Sverige varje offentligt organ som inte är en beslutande politisk församling. Myndigheterna utgör tillsammans med de beslutande församlingarna den offentligrättsliga statliga och kommunala organisationen. Kommunala och landstingskommunala bolag och stiftelser är också myndigheter. Registerförfattningar Samlingsbegrepp för de lagar och förordningar som reglerar hanteringen av personuppgifter i register och databaser. Rensning Att handlingar som inte är allmänna handlingar plockas bort och förstörs innan arkivering. Sekretess Undantag från principen att allmänna handlingar ska vara offentliga. Sekretess gäller exempelvis inom sjukvården och socialtjänsten. Vilka sekretessbestämmelser som gäller i olika fall regleras av Offentlighetsoch sekretesslagen. Serie Ett antal arkivvolymer som hör ihop genom att de har samma funktion eller genom att de handlar om samma ämne. Några vanligt förekommande serier är nämndprotokoll, diarieförda handlingar, personalakter och patientjournaler. Seriebildning och serieindelning bör göras oberoende av handlingarnas medium. Tillämpningsbeslut Myndighetsbeslut som säger hur man ska tillämpa ett visst beslut i sin verksamhet. Mallar och exempel På Regionarkivets webbplats www.regionarkivet.se finns mallar som du kan ladda ner i word- och excelformat. 34 Gallra information från värdering till beslut Gallra information från värdering till beslut 35
Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Kontakta oss Telefon: 031-701 50 00 måndag fredag kl. 9 12 Forskarexpedition i Göteborg: Otterhällegatan 5 Forskarexpedition i Vänersborg: Niklasbergsvägen 14 E-post: arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se Webbplats: www.regionarkivet.se