Kapitel 1 DISTRIKTSGUVERNÖRENS TEAM I dagens snabbt föränderliga värld måste medlemmarna förena familj, arbete och frivilliginsatser. Med anledning av att distriktsguvernörens roll är komplex och krävande kan han/hon dela med sig av sina uppgifter till den första och den andra vice distriktsguvernören. Detta kommer att uppmuntra till samarbete, leda till bättre kontinuitet i distriktets administration samt förbereda den första och andra vice distriktsguvernören för rollen som distriktsguvernör. Distriktsguvernörens team består av distriktsguvernören samt första och andra vice distriktsguvernör, vilka samarbetar för att tillhandahålla effektivt ledarskap i distriktet. Distriktsguvernören är teamets ledare och utöver att övervaka distriktets all verksamhet är han/hon även ansvarig för att utveckla teamets strategier, stödja och motivera de vice distriktsguvernörerna samt följa upp teamets alla insatser. Denna samlade laginsats förbättrar inte endast distriktets administration, utan den hjälper även de vice distriktsguvernörerna att under en tvåårsperiod förbereda sig inför samt med självförtroende och effektivitet ta sig an posten som distriktsguvernör. Den andra vice distriktsguvernören har möjlighet att lära sig hur distriktet drivs, vara kontaktperson gentemot distriktets GLT, bli mer bekant med LCI:s program och att bedöma behov i distriktets klubbar. Därefter som första vice distriktsguvernör ikläder han/hon sig ett större ansvar för ökat antal klubbar och medlemmar, är kontaktperson gentemot distriktets GMT, tar sig an speciella uppgifter och representerar distriktsguvernören vid möten och evenemang, alltefter behov. Distriktsguvernören är distriktets viktigaste ledare och har mycket att göra. Att på ett effektivt sätt delegera uppgifter till första vice distriktsguvernör och till andra vice distriktsguvernör kan förbättra distriktet och dess verksamhet och samtidigt förbereda de vice distriktsguvernörerna på framtida roller som ledare. Distriktsguvernörens team representerar organisationen i distriktet och står under överinseende av den internationella styrelsen. Som i alla effektiva team har varje medlem i distriktets ledarskapsteam tilldelats specifikt ansvar och specifika uppgifter, vilka de ansvarar för. En översikt över dessa poster finns på följande sidor. Mer detaljerad information finns i den internationella styrelsens policymanual, vilken du finner på LCI:s webbplats. Distriktsguvernör Distriktsguvernören är distriktets högsta administrativa chef i distriktet och leder distriktsguvernörens team. Enligt stadgarna och arbetsordningen för distrikt är det distriktsguvernörens uppgift att: I-1
Övervaka det globala medlemsteamet på distriktsnivå samt främja medlemstillväxt och nyklubbildning. Övervaka det globala ledarskapsteamet på distriktsnivå samt främja ledarutveckling i klubbarna och i distriktet. Främja Lions Clubs International Foundation och organisationens alla serviceaktiviteter. Vara ordförande vid distriktsrådsmöten, distriktsmöten och andra möten i distriktet. Vid de tillfällen han/hon inte kan vara ordförande skall ordförande vid sådana möten vara första eller andra vice distriktsguvernör, men om även han/hon inte är närvarande skall en distriktstjänsteman utses till ordförande av de medlemmar som deltar i mötet. Främja harmoni bland distriktets klubbar. Utöva ledning och befogenhet över distriktets tjänstemän och kommittéer i enlighet med distriktets stadgar och arbetsordning Säkerställa att varje lionklubb i distriktet besöks av distriktsguvernören eller annan distriktstjänsteman minst en gång per år, för att främja framgångsrik verksamhet i klubben, samt att besökande tjänsteman sänder in en besöksrapport för varje besök till det internationella huvudkontoret. Till multipeldistriktet skicka in en aktuell och specificerad rapport avseende distriktets intäkter och kostnader avseende hans/hennes distriktsmöte eller årligt möte i distriktet. Så snart som möjligt efter ämbetsperiodens slut överlämna distriktets medel, bokföring och andra finansiella handlingar till sin efterträdare på denna post. Rapportera alla kända brott mot användande av organisationens namn och emblem till Lions Clubs International. Utföra andra uppgifter som föreskrivs av den internationella styrelsen, i handbok för distriktsguvernörens team samt i andra direktiv. Första vice distriktsguvernör Enkeldistrikt och distrikt skall välja en första vice distriktsguvernör i enlighet med internationella stadgar och arbetsordning, distriktets stadgar och arbetsordning och antagna valprocedurer. Andra vice distriktsguvernör efterträder inte automatiskt första vice distriktsguvernör, men han/hon är den enda kandidaten. Första vice distriktsguvernör hjälper distriktsguvernören med medlemsutveckling, nyklubbildning och marknadsföring av distriktets evenemang. Specifikt ansvar för denna tjänsteman är att: Främja organisationens syften. Utföra de administrativa uppgifter som tilldelas av distriktsguvernören. Utföra andra uppgifter och åtgärder på uppdrag av den internationella styrelsen. Delta i distriktsrådsmöten, leda möten i de fall distriktsguvernören är frånvarande samt delta i guvernörsrådsmöten när så är lämpligt. I-2
Hjälpa distriktsguvernören att granska styrka och svaghet bland klubbarna i distriktet, identifiera svaga klubbar och potentiellt svaga klubbar samt lägga fram planer för att stärka dem. Genomföra klubbesök som distriktsguvernörens representant på uppdrag av distriktsguvernören. Vara kontaktperson i distriktsguvernörens team gentemot distriktets GMT, på ett aktivt sätt arbeta i distriktsguvernörens team tillsammans med distriktsguvernören, andra vice distriktsguvernör och medlemmarna i GMT för att planera och genomföra distriktsomfattande planer avseende medlemstillväxt. Samarbeta med distriktsguvernören, andra vice distriktsguvernören och det globala ledarskapsteamet att sammanställa och genomföra distriktsomfattande planer avseende ledarutveckling. Samarbeta med distriktets distriktsmöteskommitté och hjälpa kommittén att planera och genomföra det årliga distriktsmötet samt hjälpa distriktsguvernören att planera och främja andra evenemang i distriktet. Att på begäran av distriktsguvernören övervaka andra distriktskommittéer. Delta i planeringen av nästa verksamhetsår, till exempel sammanställa distriktets budget. Bekanta sig med distriktsguvernörens uppgifter, så att i den händelse det uppkommer en vakans på posten distriktsguvernör, han/hon är bättre förberedd att ta sig an uppgifter och ansvar på sagda post som tillförordnad distriktsguvernör till dess att vakansen har fyllts i enlighet med dessa stadgar och arbetsordning och de procedurer som har antagits av den internationella styrelsen. Trots att första vice distriktsguvernör måste väljas är kvalifikationerna till posten som första vice distriktsguvernör mycket lika dem för distriktsguvernören, detta eftersom första vice distriktsguvernör är den mest sannolika efterträdaren till distriktsguvernören. Första vice distriktsguvernör erhåller ingen reseersättning eller traktamente från organisationen. Om den första vice distriktsguvernören utför uppgifter på vägnar av och efter begäran från distriktsguvernören kan han/hon yrka ersättning. Ersättning utbetalas i enlighet med gällande revisionsstadgar. Multipeldistriktet och/eller distriktet kan utbetala ytterligare ersättning. I de fall vakans uppstår på posten som distriktsguvernör övertar första vice distriktsguvernör uppgifter och ansvar med samma befogenhet som en distriktsguvernör fram till dess att vakansen har tillsatts av den internationella styrelsen för den återstående delen av ämbetsperioden. I de fall vakans uppstår på posten som första eller andra vice distriktsguvernör skall vakansen tillsättas i enlighet med distriktets (enkel-, del- och multipel-) stadgar och arbetsordning. Kvalifikationer för den vakanta posten beskrivs i Normalstadgar och arbetsordning för distrikt. Tack vare att den första vice distriktsguvernören aktivt deltar i distriktets verksamhet har han/hon en större förståelse för distriktsguvernörens roll och ansvar. Om den första vice distriktsguvernören väljs till distriktsguvernör sker en smidig övergång från en ledningsgrupp till en annan och det finns en bättre kontinuitet avseende distriktets syfte I-3
och mål. En distriktsguvernör med kunskaper och självförtroende har bättre förmåga att bidra till framgångarna för det internationella programmet och organisationens mål. Andra vice distriktsguvernör Enkeldistrikt och distrikt skall välja en andra vice distriktsguvernör i enlighet med internationella stadgar och arbetsordning, distriktets stadgar och arbetsordning och antagna valprocedurer. Andra vice distriktsguvernör hjälper distriktsguvernören med medlemsretention och att öka kunskaperna bland distriktets medlemmar om organisationens olika program. Specifikt ansvar för denna tjänsteman är att: Främja organisationens syften. Utföra de administrativa uppgifter som tilldelas av distriktsguvernören. Utföra andra uppgifter och åtgärder på uppdrag av den internationella styrelsen. Delta i distriktsrådsmöten, leda möten i de fall första vice distriktsguvernören är frånvarande samt delta i guvernörsrådsmöten när så är lämpligt. Bekanta sig med status bland klubbarna i distriktet, granska månatliga finansiella rapporter samt hjälpa distriktsguvernören och den första vice distriktsguvernören att identifiera och stärka befintliga och potentiellt svaga klubbar. Genomföra klubbesök som distriktsguvernörens representant på uppdrag av distriktsguvernören. Hjälpa distriktsguvernören och den första vice distriktsguvernören i planering och genomförande av distriktsmötet. Vara kontaktperson i distriktsguvernörens team gentemot distriktets GLT, på ett aktivt sätt arbeta i distriktsguvernörens team tillsammans med distriktsguvernören, första vice distriktsguvernör och medlemmarna i GLT för att planera och genomföra distriktsomfattande planer avseende ledarutveckling. Samarbeta med distriktsguvernören, första vice distriktsguvernören och det globala medlemsteamet att sammanställa och genomföra distriktsomfattande planer avseende medlemstillväxt. Samarbeta med distriktets LCIF-koordinator och hjälpa koordinatorn att uppnå årets mål genom regelbunden distribution av LCIF:s information och material, för att därmed öka förståelsen för och stödet av LCIF. Samarbeta med distriktets IT-kommitté och hjälpa kommittén att främja användande av organisationens webbplats och internet bland klubbar och medlemmar för att inhämta information, skicka rapporter, köpa klubbrekvisita etc. Att på begäran av distriktsguvernören övervaka andra distriktskommittéer. Hjälpa distriktsguvernören, den första vice distriktsguvernören och distriktsrådet med planeringen av nästa verksamhetsår, till exempel sammanställa distriktets budget. Bekanta sig med distriktsguvernörens uppgifter, så att i den händelse det uppkommer en vakans på posten distriktsguvernör och första vice distriktsguvernör, han/hon är bättre förberedd att ta sig an uppgifter och ansvar på sagda poster som tillförordnad distriktsguvernör eller tillförordnad vice distriktsguvernör till dess att vakanserna har fyllts i enlighet med dessa stadgar och arbetsordning och de procedurer som har antagits av den internationella styrelsen. I-4
Andra vice distriktsguvernör erhåller ingen reseersättning eller traktamente från organisationen. Om den andra vice distriktsguvernören utför uppgifter på vägnar av och efter begäran från distriktsguvernören kan han/hon yrka ersättning. Ersättning utbetalas i enlighet med gällande revisionsstadgar. Multipeldistriktet och/eller distriktet kan utbetala ytterligare ersättning. I de fall vakans uppstår på posten som distriktsguvernör och första vice distriktsguvernör övertar andra vice distriktsguvernör uppgifter och ansvar med samma befogenhet fram till dess att vakansen har tillsatts av den internationella styrelsen för den återstående delen av ämbetsperioden. I de fall vakans uppstår på posten som första vice distriktsguvernör skall andra vice distriktsguvernör agera som första vice distriktsguvernör fram till dess att vakansen har tillsatts i enlighet med distriktets (enkel-, del- och multipel-) stadgar och arbetsordning. Tack vare att den andra vice distriktsguvernören aktivt deltar i distriktets verksamhet som en del i distriktsguvernörens team har han/hon en större förståelse för distriktsguvernörens och den första vice distriktsguvernörens roll och ansvar, vilket kommer att bidra till en smidig övergång till nästa års ledare. Ett effektivt distriktsguvernörens team Som distriktsguvernör ansvarar du för att distriktet drivs och administreras på ett effektivt sätt samt för distriktets tillväxt och framgångar. Ett framgångsrikt team är mer än bara en grupp personer. För att nå bästa möjliga framgångar i distriktsguvernörens team, och i alla andra team du kommer att leda under ditt år som distriktsguvernör, bör du vara medveten om kännetecken för högpresterande team: Att dela vision, mål och inriktning Alla medlemmar i teamet måste vara engagerade i teamets vision. Teamets medlemmar vet exakt vad visionen är, för teamets ledare ser till att de är fokuserade och informerar fortlöpande om visionen. Teamets ledare hjälper varje individuell teammedlem att tillgodose sina behov samtidigt som han/hon stödjer teamets övergripande vision. Teamets ledare ser till att alla medlemmar i teamet har tydligt definierade mål och varje medlem är motiverad att göra sitt bästa för att nå dessa mål. Teamets medlemmar förstår hur deras respektive post stödjer insatserna för att nå de definierade målen och om möjligt kan de sätta upp individuella mål och lägga fram handlingsplaner som specificerar hur de kommer att bidra till teamets framgångar. Engagemang för både individuell roll och teamets roll Teamets medlemmar har klara förväntningar, men de förstår också hur respektive roll är sammanlänkad med hela teamets roll. De förstår att de är beroende av varandras insatser. Teamets ledare säkerställer att ansvar och uppgifter för respektive post uppfylls och stödjer samtidigt medlemmarna under det att de utvecklar processer och arbetssätt som gör det möjligt för dem att fungera som ett team. I-5
Kommunikation i flera riktningar Teamets medlemmar löser problem, kommunicerar med varandra och uppdaterar teamets ledare om utmaningar och möjligheter. Framgångsrikt samarbete är endast möjligt om regelbunden och öppen kommunikation används. Teamets ledare fokuserar på att utveckla enhetlig kommunikation i flera riktningar. Delad befogenhet Effektiva teamledare gör det möjligt för teamets medlemmar att använda delad befogenhet för att nå fram till ett gemensamt resultat i teamet. Teamets medlemmar vet hur och när de måste få förslag godkända och de har befogenhet att fatta egna beslut på lämpligt sätt. Uppskatta mångfald Effektiva teamledare uppmuntrar teamets medlemmar att inse sin respektive unika styrka, talang och svaghet. Effektiva teamledare visar uppskattning för individuella stilar och personlig erfarenhet. Teamets ledare väljer med omsorg teammedlemmar som tillför kompletterande färdigheter, unik erfarenhet och olika perspektiv. Ömsesidigt stöd och förtroende Ett högpresterande team visar ömsesidigt stöd och förtroende. Teamets medlemmar uppmuntras till att ta risker samt dela med sig av idéer och förslag på ett öppet sätt och konstruktiv kritik ges ofta. Tillsammans tar de sig an utmaning, klarar av hinder och drar nytta av möjligheter. Medlemmarna i teamet har förtjänat varandras förtroende. Att bygga upp ett högpresterande team är inte en enkel uppgift. Emellertid är distriktsguvernörens team, ledarna i distriktet, fortlöpande fokuserade på att utveckla dessa kännetecken och det kommer göra det möjligt för teamet att göra sitt allra bästa och göra distriktets vision till verklighet. I-6