Informationspolicy för Övertorneå kommun Fastställd av Kommunfullmäktige 2008-11-03
Innehållsförteckning 1. Inledning...1 2. Syfte...2 3. Övergripande målsättning...3 4. Riktlinjer för kommunens övergripande information och kommunikation...4 Definitioner...4 Ansvar för informationen...5 5. Intern kommunikation...7 6. Extern kommunikation...8 7. Lathund...9
1 1. Inledning Övertorneå kommuns informationspolicy syftar till att tydliggöra, ge riktlinjer och underlätta kommunens information och kommunikation. Information och kommunikation är en central del i det kommunala arbetet och av strategisk vikt för att uppnå kommunens fastställda mål. Information och kommunikation är en grundförutsättning för en välfungerande demokrati, för att uppnå delaktighet och trivsel i Övertorneå kommun. Med information menas överföring av ett budskap från en avsändare till en mottagare. Kommunikation är en dubbelriktad dialog mellan avsändare och mottagare. Välfungerande informationskanaler som inbjuder till ett vitalt och allsidigt åsiktsutbyte mellan medborgare och kommun är av stor betydelse. Informationspolicyn ska vara ett långsiktigt dokument som går hand i hand med övriga strategiska dokument. För all information och kommunikation som utgår från kommunen ska det vara tydligt att Övertorneå kommun är avsändaren. För att stärka kommunens identitet i omvärlden som en koncern, är det viktigt att vi profilerar oss som Övertorneå Kommun och med logotyperna Övertorneå kommuns kommunvapen och Det goda livet. En grafisk manual sammanställs med beskrivning och mallar för grafisk profilering.
2 2. Syfte Informationspolicyn ska fungera som stöd och riktlinjer för alla anställda inom Övertorneå kommun, såväl i deras interna informations- och kommunikationsansvar som gentemot medborgare och omvärld. Information är en central del av den kommunens verksamhet och såväl politiker som anställda ska beakta informationsaspekten i sitt arbete, till exempel i hur beslut ska kommuniceras. Informationens roll och betydelse ska lyftas fram och belysas både i det dagliga arbetet och i verksamhetsplaneringen. Övertorneå kommuns samlade informationsinsatser syftar till: att ge kommunborna tillförlitlig, heltäckande och lättillgänglig information om deras rättigheter, förmåner och skyldigheter och om vilka vägar som finns för att påverka i kommunen. att uppmana kommunborna att lämna synpunkter och förslag samt förmedla dessa till lämplig instans i den kommunala organisationen. att öka och förbättra kvaliteten på medarbetares och förtroendevaldas kommunikation att sprida kunskap och att bidra till att skapa allsidig bild av Övertorneå Kommun.
3 3. Övergripande målsättning Övertorneå kommun vill ha välinformerade medborgare och engagerade medarbetare. Kommunens information ska förmedla en saklig bild av kommunen och öka den allmänna kännedomen om de kommunala verksamheterna och dess förutsättningar. Kommunens information utgår från offentlighetsprincipen och ska bidra till öppenhet och tillgänglighet. Informationen ska medverka till att stärka den lokala demokratin och öka medborgarnas möjlighet till att aktivt delta i kommunens verksamhet. Informationen ska medverka till att sprida kunskap om Övertorneå kommun till omvärlden och även skapa goda relationer med densamma. Om ett budskap ska upplevas som trovärdigt måste mottagaren ha förtroende för avsändaren. Det innebär att Övertorneå kommun måste kunna kommunicera både negativa och positiva saker som rör kommunen. Försök att dölja sanning eller medvetet sprida enbart positiva nyheter kan skada kommunens trovärdighet och bör undvikas. Övertorneå kommuns information och kommunikation ska vara: snabb, öppen och korrekt trovärdig och ärlig offensiv och begriplig lättillgänglig och målgruppsanpassad
4 4. Riktlinjer för kommunens övergripande information och kommunikation Övertorneå kommuns informationsverksamhet vänder sig till flera målgrupper som alla har olika informationsbehov. Därför är det viktigt att målgruppsanpassa informationen. Prioriterade målgrupper är anställda inom Övertorneå kommun, massmedia, kommuninvånare, besökare, näringsliv, organisationer och företag. Informationspolicyn ger riktlinjer för hur den övergripande externa och interna informationen och kommunikationen ska bedrivas, vem som ansvarar för vad och vilka kanaler som bör nyttjas. Definitioner Informera/information Att informera är att överlämna ett budskap från avsändare till mottagare. Med information menas i denna policy de budskap som Övertorneå kommun överför till olika målgrupper och omvärlden. Budskapen ska öka mottagarnas kunskap. Till exempel i att förmedla vilken service kommunen erbjuder, ändringar i kommunens service, fakta om kommunens fastställda mål, hur kommunen utvecklas osv. Kommunikation Kommunikation är en dialog mellan avsändare och mottagare. I denna policy syftar kommunikation på dialog mellan kommunen, dess målgrupper och den övriga omvärlden. Exempel på dialog är direkta möten med medborgare, presskonferenser och seminarier. Kommunikation bör leda till någon form av attityd eller inställning. Kommunens dialog med omvärlden omfattar ofta såväl information som kommunikation. Informationspolicy Med termen Informationspolicy avses riktlinjer för hur kommunens kommunikation ska bedrivas och grundläggande ansvarsfördelning i kommunens information och kommunikation. Denna definition innebär att Övertorneå kommuns Informationspolicy är generell och gäller under en längre tid. Policyn är inte kopplad till specifika åtgärder eller årsplaner. Informationspolicyn anger ett förhållningssätt till frågor som kommunen har valt att ansluta sig till. Policyn bör ses över regelbundet och uppdateras vid behov. Informationsstrategi En informationsstrategi bör utgå från den övergripande informationspolicy, som ett långsiktigt tillvägagångssätt för att med kommunikation bidra till att uppnå organisationens övergripande mål. En informationsstrategi bör ingå som en del i organisationens totala strategi och bidra till att nå konkurrensfördelar, som exempelvis hur kommunen ska bli mer attraktiv för inflyttning. I strategin görs tydliga strategiska vägval, såsom val av avsändare, innehåll, kanal och målgrupper.
5 Ansvar för informationen Alla verksamheter och anställda inom Övertorneå kommun ska känna till och förstå sitt informationsansvar. Varje anställd medverkar till den bild omvärlden får av Övertorneå kommun och är viktiga ambassadörer för kommunen, oavsett sammanhang eller tidpunkt. Kommunstyrelsen och kommunchefen har övergripande ansvar för information. Kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar för information om kommunfullmäktiges beslut och verksamhet och samordnar den kommunövergripande information i de fall flera nämnder och förvaltningar inklusive kommunstyrelsen, berörs och då informationsaktiviteter är behövliga. Partipolitisk information hanteras inom det egna partiets ramar. Kommunikation från kommunens förvaltningar följer informationspolicyns riktlinjer. Kommunchefen ska fungera som kommunens talesman i frågor som rör den övergripande verksamheten. Informationsfunktionen på kanslienheten har det övergripande ansvaret för kommunens interna och externa information och kommunikation såväl som den dagliga informationsverksamheten. Kanslienhetens informationsfunktions roll är att leda, samordna och ansvara för kommunens kommunikationsområde. Att utveckla kommunens informationstänkande och informationsverksamhet och vara en intern rådgivare i informationsfrågor är andra uppgifter. Informationsfunktionens övriga ansvarsområden är att ta fram, producera och bearbeta informationsmaterial, bevaka kommunens framtoning i medier och hos andra opinionsbildare, hantera externa frågor, besök och informationskontakter/nätverk. Kommunen bör ha en fördjupad, regelbunden återkommande information till kommuninvånarna. Informationen distribueras ut till alla hushåll i kommunen. Informationsfunktionen ansvarar för distribution och framställning. Kanslienhetens informationsfunktion är ansvarig för att informationsmaterial är tillgängligt och sköter också uppdateringarna av de gemensamma delarna. Förvaltningar, kontor, nämnder och helägda bolag Förvaltnings- och kommunstyrelseschefer, områdes- och enhetschefer samt verksamhetsansvariga har det yttersta ansvaret för intern och extern informationsspridning inom sina verksamheter. Chefer och arbetsledare har ett särskilt ansvar för att medarbetarna är välinformerade och att de vet var de kan hitta den information de behöver. De ska även förmedla information från sina medarbetare och vidare till förvaltningscheferna. Varje nämnd och bolag ansvarar för information om egna beslut och egen verksamhet till anställda, förtroendevalda, kommuninvånare, kunder, massmedier och omvärld. Respektive nämnd håller sitt informationsmaterial uppdaterat och tillgängligt för de som behöver använda detta. Förvaltningscheferna ansvarar också för att kommunens informationspolicy och grafiska profil följs och tillämpas. Eventuella avsteg beslutas i samråd med informationsfunktionen.
6 Anställda och förtroendevalda har ett ansvar att själva aktivt söka den information de behöver och lämna information inom sitt sakområde. Att hålla sig informerad om Övertorneå kommuns verksamheter och visioner och tillvarata varje tillfälle att sprida kunskap om dessa är ett delat ansvar mellan alla anställda inom Övertorneå kommun. Anställda och förtroendevalda har, med de gränser sekretesslagen sätter, ansvar för information inom organisationen och till allmänheten, utifrån sina olika uppgifter. I detta ligger ett personligt ansvar för att den information som förmedlas är sakligt korrekt. Yttrande- och meddelandefrihet Den grundlagsskyddade yttrandefriheten samt meddelarfriheten gäller naturligtvis. Det innebär att alla anställda med kommunen som arbetsgivare, har rätt, men ingen skyldighet, att uttala sig i massmedia. Utan att göra avkall på detta är det viktigt att alla medarbetare skiljer på privata åsikter och de åsikter de framför som representanter för Övertorneå kommun. Officiella politiska uttalanden ska alltid göras av kommunens förtroendevalda.
7 5. Intern kommunikation Målsättning intern information Den interna informationen inom Övertorneå kommun skall bidra till att skapa förståelse för de uppdrag som de olika verksamheterna har, fungera som stöd för att nå uppställda mål samt underlätta för medarbetarna att lösa sina arbetsuppgifter. Informationen skall också bidra till att höja motivationen hos kommunens anställda samt att förstärka engagemanget och samhörigheten inom organisationen. Anställda ska stimuleras till att ta egna initiativ i det dagliga arbetet och dela med sig av sina kunskaper. Övertorneå kommun ska eftersträva att sprida verksamhetsrelevant information till berörda medarbetare innan omvärlden informeras. Syfte Den interna informationen och kommunikationen inom Övertorneå kommun skall bidra till att skapa förståelse för de uppdrag som de olika verksamheterna har, fungera som stöd för att nå uppställda mål samt underlätta för medarbetarna att lösa sina arbetsuppgifter. Den interna kommunikationen ska skapa motivation, delaktighet och engagemang hos medarbetarna. Den ska också bidra till att göra organisationens gemensamma grundvärderingar och synsätt tydliga för att på lång sikt skapa en gemensam kultur som bygger på Det goda livet. Mål Den interna informationen och kommunikationen ska ge medarbetare i kommunen medvetande om kommunens övergripande mål, vision, uppgifter, roll och ekonomiska förutsättningar förtrogenhet med den egna enhetens/arbetsplatsens roll och uppgifter. information om vad som händer i stort inom andra enheter inom kommunens organisation tillfällen till en god kommunikation och öppen debatt på alla nivåer inom kommunen en känsla av stolthet och glädje över att jobba i Övertorneå kommun information för att kunna utföra sina arbetsuppgifter Målgrupper Målgrupper för den interna informationen och kommunikationen är medarbetare i kommunen och förtroendevalda. Kanaler De olika informationskanalerna bör samverka och komplettera varandra. Viktiga interna kanaler är interna möten kommunens intranät anslagstavlor e-post kommunens och de kommunala bolagens publikationer och broschyrer kommunens hemsida, www.overtornea.se kommunens lokala TV-kanal
8 6. Extern kommunikation Kommuninvånare och andra grupper utanför kommunen ska känna förtroende för kommunen och ges god kunskap om dess kompetens och verksamhet. Den externa kommunikationen ska stärka kommunens intressen och omvärldens bild av kommunen. Samarbete med andra lokala och regionala aktörer uppmuntras Syfte Den externa informationen och kommunikationen ska sprida kunskap om kommunens verksamhet, tjänster och service. Kommuninvånare och målgrupper utanför kommunen ska känna förtroende för kommunen och ha god kunskap om dess kompetens och verksamhet. Den ska bidra till att skapa en allsidig bild av kommunen och Det goda livet. Vidare ska den externa informationen stärka kommunens intressen och främja samarbetet med andra kommuner, myndigheter, näringslivet, organisationer och föreningar. Mål Vår externa information och kommunikation ska bidra till att skapa förståelse för kommunens agerande, förändringsarbete och fattade beslut. att informera medborgarna om rättigheter och skyldigheter. att medverka till insyn och ökad demokrati genom att informera medborgarna om hur de kan delta och påverka innan beslut fattas. att skapa en positiv bild av kommunen, så att människor vill bo, leva och verka i Övertorneå. att skapa en positiv bild av Övertorneå kommun som arbetsgivare. att skapa företagsetableringar i kommunen. Målgrupper Målgrupper för den externa informationen och kommunikationen är Övertorneåbor, besökare, brukare/kunder, näringsliv, massmedia, myndigheter, organisationer, föreningar, utflyttade samt potentiella boende och företagare. Kanaler Viktiga kanaler för vår externa information är kommunens hemsida, www.overtornea.se kommunens TV-kanal kommunens reception och växel informationsmaterial, annonser, publikationer kommuntidningen Det goda livet anställda inom Övertorneå kommun allmänna möten pressmeddelanden och pressinformation externa tidningar och andra skriftliga kanaler Övertorneåbor i deras egenskap av goda ambassadörer för kommunen förtroendevalda
9 7. Lathund Planerade informationsinsatser Vid alla planerade informationsinsatser bör man alltid utgå från mottagaren och utforma informationen efter målgruppen. Frågorna Vem? Vad? Hur? När? bör finnas i bakhuvudet under hela processen. 1. Definiera målgruppen - VEM? Vem är mottagaren? Varför har jag valt denna målgrupp? Hur ser målgruppen ut? 2. Utforma budskapet VAD? Vad behöver mottagaren veta? Vad vill de veta? Vad vet de redan? Vad kommer de att förstå? Vad kommer de att ta till sig? 3. Välj informationskanal - HUR? Vem är avsändare? Vad innehåller budskapet? Vilka är mottagare? Vilket är ämnesområdet? 4. Omvärldsbevakning NÄR? När bör jag gå ut med mitt budskap? Vad händer i omvärlden? Hur påverkar det mitt budskap? Är tidpunkten rätt?
10 Efter att ha genomfört en informationsinsats är det viktigt att följa upp den. Hur gick det? Fick insatsen avsedd effekt? Hur togs budskapet emot? Gick det fram till mottagaren på det sätt jag avsett? Varför/varför inte? Genom att utvärdera informationsinsatserna kan vi bedöma om det behövs uppföljande insatser. En utvärdering ger också svar på vad som var bra respektive mindre bra och kan förbättras till nästa gång. 8.2 Checklista vid kontakt med media Ta reda på sammanhanget Förhasta dig inte Var tillgänglig Håll huvudet kallt Ställ krav Tala enkelt och sanningsenligt Tänk journalistiskt!