Beslutat av kommunfullmäktige 2013-09-19

Beslutat av kommunfullmäktige 2013-09-19

Kommunikationsprogram för Karlskrona kommuns samlade verksamhet... 1 Relaterade dokument Grafisk profil KS2011.204.103... 3 Kriskommunikationsplan Riktlinjer för kommunikation... 3 Bakgrund... 3 Syftet med kommunikationsprogrammet... 3 Medborgarfokus... 3 Helhetssyn... 4 Mål för kommunikationsarbetet... 4 Intern kommunikation... 4 Extern kommunikation... 4 Kriskommunikation... 5 Massmediekontakter... 5 Ansvar... 5 Kommunikationschefen... 5 Förvaltningschefer och VD:ar... 5 Chefer... 5 Medarbetare... 6 Lagar som reglerar kommunikationsarbetet... 6 Förvaltningslagen... 6 Tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen... 6 Personuppgiftslagen (PuL)... 6 Upphovsrättslagen... 6 2

Relaterade dokument Grafisk profil KS2011.204.103 Kriskommunikationsplan Riktlinjer för kommunikation Bakgrund Karlskrona kommun vill växa och få fler invånare, arbetstillfällen och besökare. I visionen Karlskrona2030 pekas fem områden ut som är viktiga för kommunens utveckling attraktiv livsmiljö, snabba kommunikationer, utbildning och kunskap, upplevelsernas Karlskrona och näringslivets Karlskrona. För att förverkliga visionen krävs kontinuerlig kommunikation med medborgare, företagare, besökare och medarbetare. Karlskrona kommun är en kommunikativ organisation som lägger stor vikt vid att bygga relationer och föra dialog. Kommunikationen ska vara anpassad efter medborgarens behov och ske på dennes villkor. Ny teknik och nya medier gör att medborgarna förväntar sig snabb service och korta kontaktvägar i kommunen. En väl fungerande kommunikation ger medborgarna insyn och goda möjligheter att påverka. Bilden av Karlskrona och kommunens verksamheter blir tydlig och kommunikationen bidrar till att höja kvalitén på servicen. Syftet med kommunikationsprogrammet Kommunikationsarbetet ska genomsyra all verksamhet och bidra till att förverkliga kommunens vision, övergripande mål och beslut. Genom att vara proaktiva och arbeta strategiskt med kommunikation stärker vi kommunens varumärke. Den interna kommunikationen ska underlätta arbetet, engagera och skapa samhörighet och stolthet hos medarbetarna. Kommunikationen ska ge varje medarbetare förutsättning att vara ambassadör både för sin verksamhet och för kommunen i stort. Den externa kommunikationen ska stärka kommunens relationer med dem vi är till för Karlskronabor, näringsliv, besökare med flera. Kommunikationen ska uppmuntra till medverkan och dialog. Medborgarfokus Kommunikationsarbetet ska ha ett tydligt fokus på medborgaren, brukaren eller kunden. Innehållet ska vara relevant och anpassas till mottagarens krav och förutsättningar. Vi ska använda ett språk som är lätt att förstå. Interna begrepp, fackuttryck och förkortningar ska undvikas. 3

All kommunikation, bilder och språk ska utgå från ett mångfalds- och jämställdhetsperspektiv. Bra bemötande och hög tillgänglighet är avgörande för hur andra uppfattar oss och varumärket Karlskrona kommun. Medborgarens behov ska alltid stå i centrum och det ska vara enkelt att nå oss oavsett om kontakterna sker via personligt möte, telefon, e-post eller sociala medier. Helhetssyn Kommunikationen ska bygga på en helhetssyn och samordnas mellan olika aktörer inom kommunens samlade verksamhet. All kommunikation - oavsett om den sker via webbplats, sociala medier, annonser, broschyrer eller annan kanal - ska ha Karlskrona kommun som avsändare och följa den grafiska profilen. Bolagen ska följa sina respektive grafiska profiler och tydligt visa att verksamheten är en del av Karlskrona kommuns samlade verksamhet. Karlskrona kommuns verksamhet symboliseras av kommunens logotyp som alltid ska finns med i kommunikationen för att tydligt visa att kommunen är avsändare. Logotypen ska användas konsekvent för att stärka kommunens varumärke. Genom att alla förvaltningar använder ett gemensamt symbolspråk och den grafiska profilen försäkrar vi oss om att medborgarna alltid känner igen våra verksamheter. Karlskrona.se är navet i kommunens kommunikation med medborgarna. Nya sätt att ge service och föra dialog ska hela tiden utvecklas så att kommunen finns och kan agera på arenor där medborgarna finns till exempel sociala medier. Intranätet är vid sidan av det personliga mötet den viktigaste kanalen för att kommunicera med medarbetarna. Mål för kommunikationsarbetet Intern kommunikation Effektivt resursutnyttjande Den interna kommunikationen ska göra organisationen effektivare genom att medarbetare och förtroendevalda har den information de behöver för att utföra sitt arbete eller uppdrag. Attraktiv arbetsgivare Den interna kommunikationen ska bidra till att göra Karlskrona kommun till en attraktiv arbetsgivare genom ökad delaktighet, engagemang och ett bra arbetsklimat. Goda ambassadörer Den interna kommunikationen ska bidra till att alla medarbetare blir goda ambassadörer både för sin verksamhet och för kommunen i stort. Extern kommunikation Bra kommunal service Den externa kommunikationen ska bidra till att höja kvaliteten på den kommunala servicen och stärka kommunens varumärke. 4

Starkare medborgarinflytande Den externa kommunikationen ska stärka medborgarinflytandet genom bättre insyn, inflytande och möjlighet till dialog. Attraktiv arbetsgivare Den externa kommunikationen ska bidra till att Karlskrona kommun upplevs som en attraktiv arbetsgivare. Kriskommunikation En extraordinär händelse medför allvarliga störningar i viktiga samhällsfunktioner och kräver snabba och omfattande insatser. Många människor kan drabbas och stora materiella skador kan uppstå. I en kris är snabbhet och tydlighet avgörande för att minska risken för ryktesspridning och onödig oro. Vid en extraordinär händelse utgår kommunikationsarbetet från kommunens Ledningsplan och Kriskommunikationsplan och samordnas av kommunikationschefen eller dennes ersättare. Massmediekontakter Massmedia spelar en viktig roll i den kommunala demokratin, inte bara som förmedlare av information utan också som opinionsbildare och kritisk granskare av den kommunala verksamheten. Den bild som tidningar, radio och TV förmedlar har en avgörande betydelse för kommunens varumärke. Det är viktigt att ha en professionell relation till media och ge mediefrågorna en hög prioritet i det dagliga arbetet. Genom att vara öppen och tillgänglig både när det gäller positiv och negativ publicitet ökar trovärdigheten och risken för rykten och spekulationer minskar. Ansvar Ansvaret för information och kommunikation följer verksamhetsansvaret. Varje nämnd/styrelse och förvaltning/bolag har ansvar för kommunikationen inom sitt verksamhetsområde. Partipolitisk information hanteras av partiernas egna organisationer. Kommunikationschefen Kommunikationschefen har det övergripande ansvaret för informations- och kommunikationsarbetet samt policy, grafisk profil, webb, sociala medier och varumärkesfrågor. Förvaltningschefer och VD:ar Varje chef/vd har kommunikationsansvar för respektive förvaltning/bolag. Chefer och VD:ar har ansvar för att styrdokument och riktlinjer för kommunikationsarbetet i Karlskrona kommun är kända och efterlevs i den egna organisationen. Chefer Varje chef har kommunikationsansvar inom sitt område. Chefen ansvarar för att medarbetarna vet var de ska söka information och att de har tillgång till och kunskap för att använda de olika kommunikationskanalerna. 5

Medarbetare Varje medarbetare ska aktivt söka, ta till sig och dela med sig av information som är viktig för arbetet. Alla har ett ansvar för att kommunikationen, både internt och externt, sker snabbt och professionellt oavsett kanal. I kontakter utåt är medarbetaren representant för hela kommunen. Lagar som reglerar kommunikationsarbetet Karlskrona kommuns kommunikation följer den lagstiftning som finns inom området. Lagar som särskilt berör kommunikationsarbetet är förvaltningslagen, tryckfrihetsförordningen med offentlighetsprincipen och meddelarfrihet, yttrandefrihetsgrundlagen, personuppgiftslagen och upphovsrättslagen. Förvaltningslagen Förvaltningslagen reglerar bland annat myndigheters handläggning av ärenden och skyldigheten att ge service till medborgarna. Allmänheten ska ges god kunskap om hur kommunen styrs och vilka möjligheter som finns att påverka före beslut. Tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen De två grundlagarna reglerar varje medborgares rätt att förmedla information och uttrycka sina tankar, åsikter och känslor i till exempel tal, skrift och bild. Meddelarfrihet innebär att medarbetare inom offentlig verksamhet har rätt att lämna upplysningar till media i syfte att informationen ska publiceras. Meddelarfriheten innebär också att arbetsgivaren inte får efterforska vem som lämnat information till massmedia. Offentlighetsprincipen innebär att alla myndigheter är skyldiga att utan dröjsmål lämna ut allmänna handlingar till den som begär det, om inte handlingarna omfattas av sekretess. Varje medborgare har rätt att söka, läsa, skriva av och diskutera allmänna handlingar. Den som vill ta del av en allmän handling behöver inte tala om sitt namn eller förklara varför han vill ha en handling. Personuppgiftslagen (PuL) Syftet med Personuppgiftslagen är att värna om den personliga integriteten. PuL reglerar vad som gäller för publicering av personuppgifter på Internet. Grundprincipen är att personuppgifter inte får publiceras, såvida inte berörda personer gett sitt uttryckliga samtycke, skriftligt eller muntligt. Upphovsrättslagen Upphovsrätt är den rätt som skaparen av ett litterärt eller konstnärligt verk har till verket i fråga. Det kan till exempel vara en text, bild eller ett foto. Material som produceras i tjänsten tillfaller i allmänhet arbetsgivaren. I kommunikationsarbetet är det viktigt att alltid förvissa sig om att kommunen har rätt att publicera text och bild och att noga ange källan vid citat. 6