FACKLIG HANDBOK. om sammanträdesteknik

FACKLIG HANDBOK om sammanträdesteknik Akademikerförbundet SSR, DIK-förbundet, Förbundet Sveriges Arbetsterapeuter, Ingenjörsförbundet, Naturvetareförbundet, Sveriges Farmacevtförbund

1. Inledning... 3 2. Sammanträden i ideella föreningar... 3 3. Förberedelser... 3 Kallelse... 3 Föredragningslista (Ärendelista)... 4 4. Genomförande... 5 Öppnande... 5 Justeringsmän och rösträknare... 5 5. Årsmöte... 6 6. Sakbehandling... 6 Föredragning... 6 Diskussionsregler... 6 Yrkanden... 7 Ajournering... 7 Bordläggning... 7 Remiss... 7 Beslut - acklamation... 7 Omröstning/votering... 8 Reservation... 8 7. Protokoll... 8 7. Ordlista... 9 AkademikerUtbildning, okt 2007 2 (11)

1. Inledning Denna fackliga handbok vänder sig i första hand till dig som är lokalt förtroendevald. Handboken är gemensam för Akademikerförbundet SSR, DIK, Förbundet Sveriges Arbetsterapeuter, Naturvetareförbundet, Sveriges Farmacevtförbund och Sveriges Ingenjörer alltså de sex SACOförbund som äger AkademikerUtbildning. Läs mer om bolaget på www.akademikertjanst.se. 2. Sammanträden i ideella föreningar Man skiljer mellan i princip två slags föreningar - ideella och ekonomiska. Med ideella föreningar avses föreningar som har till ändamål att främja medlemmarnas ideella intressen och till dem räknas våra fackliga organisationer. Den fortsatta beskrivningen begränsas därför till den ideella föreningens arbete. För att organisera sin verksamhet håller föreningar olika slags möten. Sammanträdet är ett sätt att arbeta. Förenklat kan man dela in sammanträden i två typer Det formella sammanträdet Det informella sammanträdet För att vara säker på vilka beslut som fattas organiseras möten formellt. Det finns dagordning, mötesfunktionärer som har vissa bestämda uppgifter, besluten antecknas enligt en viss ordning och dokumenteras i protokoll. Det formella sammanträdet brukar kallas det vanliga sammanträdet. Exempel på detta är styrelsemötet med ett fåtal deltagare, årsmötet som strävar efter ett stort deltagarantal och kongresser eller motsvarande. Det är för formella sammanträden det uppkommit sammanträdesregler. Reglerna finns för att göra sammanträdena mera effektiva och för att underlätta för mötesdeltagarna att fatta beslut i sak- och valfrågor. Exempel på informella sammanträden är problemlösningssammanträden och informativa sammanträden. Det består av ett fåtal deltagare och har mer formen av ett diskussionsforum än beslutsforum. För att det finns regler ska man inte tro att ett sammanträde måste präglas av mekanisk formfulländning. Reglerna är bara en yttre ram, ett tekniskt hjälpmedel för att underlätta föreningsarbetet. 3. Förberedelser Oavsett vilken typ av sammanträde man ska ha måste sammanträdet alltid förberedas. Ju noggrannare förberedelser desto effektivare sammanträde. Kallelse Kallelse till sammanträde utfärdas som regel av ordföranden eller på ordförandens uppdrag. Om tiden för sammanträdet inte är inbokat hos deltagarna redan tidigare, ska kallelsen gå ut så tidigt som möjligt. Kallelsen och föredragningslistan sänds lämpligen ut samtidigt. Kallelsen skall innehålla uppgifter om: vilket organ som skall sammanträda vilka som kallas var sammanträdet ska äga rum AkademikerUtbildning, okt 2007 3 (11)

när sammanträdet ska äga rum ändamålet med sammanträdet om detta inte är uppenbart De flesta föreningar har speciella regler när det gäller kallelse till årsmöten. Reglerna finns alltid i föreningens stadgar. I stadgarna står också vilka punkter på föredragningslistan som är obligatoriska vid årsmötet. Föredragningslista (Ärendelista) De ärenden som ska behandlas på sammanträdet förtecknas oftast på en föredragningslista. Antingen bifogas föredragningslistan till kallelsen eller så sänds den ut senare. Oavsett vilket bör ledamöterna ha fått reda på vilka ärenden som ska behandlas helst en vecka i förväg. Om det finns beslutsunderlag för ett ärende i form av skriftliga handlingar bör dessa bifogas till föredragningslistan, eller på annat sätt skickas ut i förväg. Föredragningslistan är preliminär till dess man fastställer den vid sammanträdet. Om man vill behandla ett ärende som inte upptagits på föredragningslistan, bör detta anmälas vid sammanträdets början. Vid längre sammanträden som omfattar exempelvis en hel dag, har man dessutom oftast en dagordning, d v s en tidsplanering för sammanträdet. Föredragningslistan upprättas av ordföranden, eller av den ordföranden utser. Det är viktigt att föredragningslistan är logiskt uppbyggd. Normalt brukar en föredragningslista se ut på följande sätt (vissa av punkterna förekommer normalt endast på årsmöten (årsm)). Ordningsfrågor Öppnande Val av ordförande (årsm) Val av sekreterare (årsm) Val av justeringsmän Upprop och justering av röstlängd samt eventuella adjungeringar (årsm) Föredragningslistans godkännande Mötets stadgeenliga utlysande (årsm) Justering av protokoll Rapporter och meddelanden Ordföranden rapporterar Rapport från arbetsutskott och arbetsgrupper Rapport över inkomna skrivelser Rapport från sammanträden Stadgefrågor (årsm) Styrelsens verksamhetsberättelse (årsm) Styrelsens ekonomiska berättelse (årsm) Revisorernas berättelse (årsm) Fråga om ansvarsfrihet (årsm) Stadgeändringsfrågor (årsm) AkademikerUtbildning, okt 2007 4 (11)

Val av styrelse m fl. (årsm) Bordlagda ärenden Frågor som bordlagts vid tidigare sammanträden eller remitterats till styrelsen/arbetsgrupp Nya frågor Frågor som tidigare ej behandlats och som finns angivna på föredragningslistan Övriga frågor Frågor som väcks vid sammanträden men där beslut ej får fattas eftersom frågorna inte finns på ärendelistan Avslutning Tid för nästa sammanträde Avslutning 4. Genomförande Öppnande Sammanträdet öppnas av ordföranden. Öppnandet sker genom att ordförande hälsar välkommen och slår ett lätt slag med klubban i sammanträdesbordet. Normalt väljer man inte ordförande för det vanliga sammanträdet. I regel finns ju redan en vald ordförande som leder gruppens sammanträden. Vid årsmöten, väljs dock en särskild mötesordförande eller ett presidium. Skälet är att den ordinarie ordföranden inte ska hålla i klubban när beslut fattas om den avgående styrelsens verksamhetsberättelse, revisionsberättelse och fråga om ansvarsfrihet. Den vanliga ordföranden är jävig i dessa frågor, eftersom det är den verksamhet ordföranden varit ansvarig för som granskas. Justeringsmän och rösträknare Vid det vanliga sammanträdet justerar normalt ordförande tillsammans med någon i styrelsen sammanträdesprotokollet. I vissa föreningar justerar ordförande ensam protokollet. I sådana fall behöver naturligtvis ingen justeringsman utses. En del föreningar utser aldrig speciella justeringsmän utan protokollet justeras gemensamt vid nästa sammanträde. Särskilda rösträknare väljer man då det är val av olika funktioner, t.ex under årsmötet. I övriga fall brukar justerare fungera som rösträknare. Upprop/justering av röstlängd Vid ett sammanträde har många människor möjlighet att påverka ett beslut. Det tillhör den demokratiska processen. Vissa föreningar har upprop och beslut om vilka som kan delta i beslut, vilka som endast får yttra sig (prata) under mötet och vilka som endast kan närvara vid mötet. Vid det lilla sammanträdet känner alla varandra. Då behöver man inte ha namnupprop. Istället kan man sända runt en närvarolista där deltagarna antecknar sig. Vid större föreningsmöten eller konferenser där det är omöjligt att känna igen alla och veta vilka som har rösträtt, bör man förrätta namnupprop. Efter uppropet justeras röstlängden. Endast de personer som är upptagna på röstlängden har rösträtt. Föredragningslista AkademikerUtbildning, okt 2007 5 (11)

Ordförande/styrelsen upprättar en föredragningslista, en lista över ärenden som ska behandlas, som är sammanträdets arbetsordning. Om sammanträdet är någorlunda förberett, har föredragningslista utsänts till deltagarna i förväg. Det är brukligt att ordföranden vid inledningen av sammanträdet meddelar eventuella tillägg till eller omkastningar i föredragningslistan. Det är sedan mötet som beslutar om man ska arbeta efter den lista styrelsen lagt fram och om någon önskar göra ett eller flera tillägg eller någon förändring anmäls detta vid sammanträdets början. 5. Årsmöte Årsmötesförhandlingar skiljer sig från de vanliga sammanträdet genom att årsmötet innehåller betydligt fler formella punkter som alltid måste behandlas. Punkter som alltid måste behandlas vid ett årsmöte brukar framgå av föreningens stadgar. Följande punkter brukar tas upp på ett årsmöte Redovisning av styrelsens verksamhetsberättelse Styrelsens ekonomiska berättelse Revisorernas berättelse Fråga om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen Valfrågor Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelse ska alltid sändas ut i förväg till föreningens medlemmar. Verksamhetsberättelsen och den ekonomiska berättelsen diskuteras på årsmötet och läggs sedan till handlingarna. Revisorernas berättelse ligger till grund för beslut om styrelsens ansvarsfrihet. Får styrelsen ansvarsfrihet innebär det att föreningen godkänner styrelsens arbete och ekonomiska förvaltning. Det händer mycket sällan att en styrelse inte får ansvarsfrihet. 6. Sakbehandling De flesta sammanträden följer ungefär samma mönster vid behandlingen av ett ärende. Den kan indelas i tre moment: 1. Föredragning 2. Diskussion 3. Beslut Föredragning Varje ärende på föredragningslistan inleds med en föredragning, d v s en presentation av ordföranden eller särskild föredragande. Ordet förklaras därefter fritt och diskussionen kan börja. Vill man säga något begärs ordet, antingen genom att säga ordförande eller genom att räcka upp handen. Diskussionsregler En av ordförandens viktigaste uppgifter är att hålla reda på talarordningen. En talarlista upprättas. Där antecknas alla som önskar yttra sig. Ordföranden ger sedan ordet åt en talare i taget i samma ordning som ordet begärts. AkademikerUtbildning, okt 2007 6 (11)

Ordningsfråga En ordningsfråga berör själva sammanträdesordningen, t ex att man önskar tidsbegränsning eller önskar en paus (ajournering). Ordningsfråga bryter talarlistan, vilket betyder att den som begär den inte behöver ställa sig sist i talarkön. Sakupplysning Om en deltagare önskar få eller ge en sakupplysning/information anmäls det till ordföranden. Upplysningen ska gälla fakta som är relevanta för den pågående debatten. Däremot får sakupplysningen inte utnyttjas till att hålla långa anföranden i sakfrågan. Replik Begärs då man blivit nämnd vid namn och felciterad eller om man blivit missförstådd (inte för argumentation utan endast för kort tillrättaläggande eller förtydligande). En replik bör inte vara längre än 1 minut. Önskar man tala längre ska man anmäla sig på den vanliga talarlistan. När talarlistan är genomgången går man direkt till beslut. Det kan ske genom att ordföranden säger: Talarlistan är nu genomgången. Vi går nu till beslut. Jag föreslår, att vi beslutar i följande ordning... Yrkanden Förslag kan uppdelas i materiella och formella. Materiella yrkanden avser aktuell sakfråga. Formella yrkanden berör inte själva sakfrågan utan beslutstekniken, exempelvis ajournering, bordläggning, remiss. Ajournering Ajournering är detsamma som paus. Ett ajourneringsbeslut innebär att sammanträdet uppskjuts på kortare eller längre tid. Någon kan begära ajournering för att kunna diskutera frågan med en grupp av deltagarna, eller det har blivit sent och man kan fortsätta förhandlingarna till exempel nästa dag. När sammanträdet återupptas är det fråga om samma sammanträde. Bordläggning Bordläggning innebär att den sakdiskussion som pågår uppskjutes och återupptas vid senare sammanträde. Bordläggning betyder alltså att sakfrågan flyttas till en annan tidpunkt, d v s ett annat sammanträde. Remiss Remiss innebär att ett ärende hänskjuts till ett beredningsorgan (eller till en person). Ärendet bereds till ett kommande sammanträde och tas då åter upp till diskussion. Beslut - acklamation Under diskussionen ska ordföranden anteckna alla yrkanden (förslag) som framförs. Om det endast finns ett förslag och inga avslagsyrkanden, kan man fatta beslutet direkt. Sedan ordföranden förklarat överläggningen avslutad upprepas de yrkandena som framförts med fråga om de är rätt uppfattade. Efter eventuella ändringar övergår ordföranden till att ställa proposition. Formella yrkanden ska klaras av före yrkanden som rör ärendets huvudfråga. Formellt yrkande kan inte ställas mot ett sakyrkande. Det vanligaste sättet att utröna vad majoriteten önskar är att använda sig av ett acklamationsförfarande. Ordföranden framlägger yrkandena för beslut i form av frågor, exempelvis bifalles yrkandet?. Deltagare som ställer sig bakom förslaget svarar ja. Sedan frågar ordförande om avslag av yrkandet. Deltagare som är emot förslaget skall då svara ja. AkademikerUtbildning, okt 2007 7 (11)

Ordföranden talar därefter om vilket förslag som enligt hans mening vunnit majoritet. Om ingen protest hörs fastställer ordföranden beslutet med klubbslag. När alla är överens om en fråga fattar man beslutet enhälligt. Omröstning/votering Skulle någon av deltagarna anse att ordföranden missuppfattat vad som är majoritetens mening begärs votering/omröstning, d v s att rösterna ska räknas, innan ordföranden klubbfäster beslutet. Omröstningar är som regel öppna, d v s var och en deklarerar inför de övriga hur han röstar. Vid personval är alltid omröstningen sluten om det finns fler nominerade kandidater än det finns platser. Den mening som får de flesta rösterna har vunnit, sk enkel majoritet. Skulle det bli lika antal röster vinner den mening som ordföranden röstat på. Vid slutna omröstningar kan av naturliga skäl detta förfarande inte tillämpas, då brukar man lotta. Reservation Det fattade beslutet kommer att utvisa flertalets vilja, beslutet är fattat i demokratisk ordning. Den som inte delar flertalets åsikt har på olika sätt möjlighet att redogöra för sin avvikande ståndpunkt Den som deltagit i ett avgörande och ogillar beslutet kan markera detta genom att reservera sig. Reservation ska anmälas innan sammanträdet är avslutat. Reservation kan vara blank eller närmare motiverad. 7. Protokoll Avsikten med protokollet är att åstadkomma en dokumentation över beslut som fattas och den diskussion som föregått det slutliga ställningstagandet. Protokoll finns för att undvika diskussioner i efterhand om vad som verkligen har avhandlats och beslutats och för att besluten ska kunna verkställas. De utgör även en hjälp för revisorernas genomgång av föreningens aktivitet under det gångna året. Det finns två huvudtyper av protokoll 1. Beslutsprotokoll - kort redogörelse av ärenden, yrkanden och beslut. Normalt räcker beslutsprotokoll, följande punkter skall vara med: det sammanträdande organets namn tid och plats de närvarandes namn (nämn gärna också frånvarande styrelsemedlemmar) samtliga yrkanden samtliga beslut vad som vid sammanträdet begärts antecknat till protokollet 2. Diskussionsprotokoll - förutom ärenden, yrkanden och beslut en längre redogörelse för de diskussioner som förts. Protokollet ska skrivas ut snarast efter mötet och undertecknas av sekreteraren. Protokollet är inte giltigt förrän det är justerat. Protokoll kan justeras på olika sätt. Det vanligaste är att protokollet justeras: av ordföranden av justeringsmännen AkademikerUtbildning, okt 2007 8 (11)

vid nästa sammanträde av alla deltagare vid pågående sammanträde (s k omedelbar justering) Protokollet ska så fort som möjligt sändas ut till berörda. Protokollet visar vad som skall åtgärdas och vem som ska genomföra besluten. Protokollet är därför nödvändigt för föreningens verksamhet mellan sammanträdena. Man kan bifoga en åtgärdslista till protokollet. Åtgärdslistan bör innehålla vem eller vilka som ska åtgärda ett visst beslut och när det ska vara klart. 7. Ordlista Acklamation Adjungering Ajournering Ansvarsfrihet Arbetsordning Avslagsyrkande Beslut Bordläggning Dagordning Decharge Fullmakt Föredragningslista Försöksvotering Justering Jämkning Kallelse Konstituering Röstning med ja-rop (jämför votering). Låta utomstående person, t ex expert, närvara vid sammanträdet med yttrande-, förslagsrätt. Adjungering kan gälla visst sammanträde, viss tid eller viss punkt på föredragningslistan (jämför närvarorätt). Uppskjuta ett möte till senare tidpunkt, ta paus. Ajournering kan bestämmas till 5 minuter, en timme, en dag, en månad etc. När mötet återupptas är det fråga om samma möte, även om de närvarande inte är desamma som vid föregående tillfälle (jämför bordläggning). Godkännande av verksamheten och den ekonomiska förvaltningen. Tidsschema efter vilket man arbetar (jämför dagordning och föredragningslista). Yrkande som inlämnas och som är motstridigt ett originalyrkande. Avgörande i en fråga. Frågans behandling uppskjutes till ett senare sammanträde. (Jämför ajournering där man uppskjuter hela sammanträdet, inte bara en enstaka fråga). Förteckning över de ärenden som ska behandlas och tidsprogram för sammanträde som pågår flera dagar (jämför föredragningslista). Se ansvarsfrihet. Skriftligt intyg att en person har rätt att rösta för en person som inte kan närvara vad sammanträdet. Fullmakt får bara användas om det finns angivet i föreningens stadga. Ärendelista över de ärenden som ska behandlas vid ett sammanträde. En votering som genomförs utan att rösträkning sker. Försöksvotering sker genom handuppräckning. Granskning och underskrift av protokoll. Protokollet är inte giltigt förrän det justerats. Sammanförande av två eller flera yrkanden till ett yrkande för att underlätta beslutsprocessen. (Kan föreslås av ordföranden eller av dem som ställt yrkandena). Meddelande och information om ett kommande sammanträde. Fördelning av olika uppdrag inom styrelsen, t ex utseende av sekreterare, kassör, vice ordförande. AkademikerUtbildning, okt 2007 9 (11)

Kontrapropositionsvotering Voteringar som görs för att få fram ett huvudförslag och ett voteringsmotförslag. (Motförslagen ställs mot varandra två och två tills endast ett motförslag återstår som ställs mot huvudförslaget.) Majoritet Minoritet Nominering Omröstning Ordningsfråga Propositionsordning Protokoll Remiss Replik Reservation Revision Revisionsberättelse Stadgar Streck Styrelse Suppleant Talarlista Tidsbegränsning Tilläggsyrkande Flertal vid en omröstning. Majoriteten kan vara enkel (absolut eller relativ) eller kvalificerad. Procentsatserna vid kvalificerad majoritet anges alltid i stadgarna. Mindretal vid omröstningar. Föreslå kandidater inför ett val. Görs vid beslut då man önskar exakt besked om vad deltagarna har för uppfattning. Omröstningen kan vara öppen eller sluten. Sluten omröstning förekommer endast vid personval. En fråga som berör sammanträdesordningen, t ex rökförbud, paus, ordförandens sätt att leda mötet etc. Den ordning i vilken framförda förslag ställs under beslut. Ordningen föreslås av ordföranden och fastställs av mötet. Skriftlig handling, utformad av sekreteraren, innehållande en redogörelse för de beslut som fattas vid sammanträdet. Protokollet kan även vara av kommenterande och mer utförlig karaktär, s k diskussionsprotokoll. Protokollet ska justeras för att vara giltig. Överlämna ett ärende för beredning till person eller arbetsgrupp (jämför återremiss). Kort genmäle i debatten då en person blivit personligen utpekad. Replik beviljas av ordföranden i omedelbar anslutning till tidigare inlägg. Replik bryter talarlistan. En anteckning till protokollet att man inte stödjer beslut som fattas vid sammanträdet. Reservationen kan vara blank eller följas av en motiveringstext. Granskning av föreningens ekonomiska förvaltning. Omfattar även granskning av protokoll och andra förenings- och sammanträdeshandlingar. Redogörelse av revisorerna över föreningens ekonomiska förvaltning. Handling som fastställer under vilka former föreningen ska arbeta. Stadgeändringar sker oftast med kvalificerad majoritet. Ett försök att förkorta ett sammanträde genom att inga talare kan begära ordet eller komma med nya yrkanden efter beslut om streck. Innan streck sätts skall alla som önskar få ställa sig på talarlistan resp inlämna sitt förslag. De personer som utsetts av årsmöte eller motsvarande att leda föreningens arbete under verksamhetsåret. Ersättare. Suppleanten inträder då ordinarie ledamot ej kan närvara. Suppleanten har då rösträtt. Lista över de personer som begärt ordet. Maximitiden för ett anförandes längd. Kompletterande yrkande som läggs till ett annat yrkande. AkademikerUtbildning, okt 2007 10 (11)

Utslagsröst Valberedning Votering Yttranderätt Årsberättelse Återremiss Ändringsyrkande Övriga frågor Den extra-röst som ordförande har om två förslag får lika många röster. Ordförandens röst avgör vilket förslag som vinner. Arbetsgrupp som har till uppgift att ge förslag på kandidater som skall väljas. Öppen omröstning med rösträkning. Ska alltid göras då så begärs (jämför acklamation). Rätt att delta i debatten och yttra sig, men ingen rösträtt. Redogörelse för styrelsens verksamhet under verksamhetsåret. Skall alltid framläggas till föreningens årsmöte. Förslag som remitteras till arbetsgrupp som tidigare berett frågan (jämför remiss). Förslag som i princip stödjer ett original/huvudförslag men som i någon detalj innebär en ändring. Punkt på föredragningslistan. Under denna punkt får inga beslut fattas. Frågor får väckas under punkten och remitteras till någon arbetsgrupp. AkademikerUtbildning, okt 2007 11 (11)