Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2010-05-31 99
ARKIVREGLEMENTE FÖR VIMMERBY KOMMUN Samtidigt som detta arkivreglemente träder i kraft upphör arkivreglemente fastställt 2006-03-27, 42 att gälla. Utöver vad som stadgas i arkivlagen, arkivförordningen och i annan författning, gäller bestämmelserna i detta reglemente för den kommunala arkivvården inom Vimmerby kommun. Tillämpningsområde 1 Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskilda överenskommelser. För övriga delägda bolag där kommunen inte utövar ett rättsligt bestämmande inflytande skall fullmäktige verka för att allmänheten ska ha rätt att ta del av uppgifter enligt samma grunder som för de bolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Arkivverksamhetens syfte 2 Kommunens arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Kommunens arkiv är en del av det lokala kulturarvet. De kommunala myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de befrämjar rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning, forskningens behov, dokumentationen av myndigheternas verksamheter, effektiviteten i förvaltningen.
Arkivmyndigheten 3 Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och har det övergripande ansvaret för kommunens arkivbildning och arkivvård. Arkivmyndigheten har rätt att meddela föreskrifter och råd rörande kommunens arkivbildning och arkivvård. Arkivmyndigheten får delegera beslutanderätt till kommunarkivarien. Arkivmyndigheten utövar genom kommunarkivet tillsyn över arkivvården i kommunen och över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen. Tillsynen skall dokumenteras hos arkivmyndigheten genom skriftliga rapporter som delges såväl arkivmyndigheten som berörd nämnd/styrelse och kommunens revisorer. Uppenbara missförhållanden som inte åtgärdas rapporteras till kommunens revisorer. Kommunarkivet är arkivmyndighetens verkställande organ och skall som sådant arbeta för en kommungemensam hantering av arkiv- och dokumenthanteringsfrågorna. Till kommunarkivets funktion hör dels personal, dels godkända lokaler för förvaring av arkivalier. Kommunarkivet tillhör organisatoriskt kommunledningskontorets kansliavdelning. Kommunarkivet ger myndigheten råd i arkivvårdsfrågor. Arkivmyndigheten ansvarar för arkiv som överlämnats till kommunarkivet. Kommunarkivet skall vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. Kommunarkivet kan efter särskild överenskommelse med andra organ än de som avses i reglementet biträda dessa i arkivfrågor och i särskilda fall ta emot handlingar från enskilda i den mån utrymme och tid medger det. I de fall en kommun tillsammans med andra intressenter äger eller utövar rättsligt inflytande i en gemensam verksamhet skall parterna komma överens om vem som skall vara arkivmyndighet.
Myndighetens arkivansvar 4 Varje myndighet är en egen arkivbildare och ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta reglemente. För IT-system som är gemensamma för flera kommunala myndigheter beslutar arkivmyndigheten vem som har arkivansvar. Hos myndigheten skall finnas en eller flera arkivansvariga och övrig personal för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. Arkivansvarig hos en myndighet ska normalt vara förvaltningschefen. Arbetsuppgifter som åligger arkivansvarig innefattar följande känna till bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård. bevaka arkivlagens och kommunens arkivreglementes m.m. tillämpning. bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering. bevaka arkivfrågorna när myndighetens organisation eller arbetssätt ändras. utarbeta gallringsanvisningar i samråd med arkivmyndigheten. informera berörd personal om arkiv. samråda med arkivmyndigheten/kommunarkivet och arkivredogörarna. Arbetsuppgifter som åligger arkivredogörare innefattar följande: känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård. vårda myndighetens/förvaltningens handlingar. hålla handlingarna tillgängliga i enlighet med offentlighetslagstiftningen. biträda vid utarbetandet av gallringsanvisningar. verkställa beslutad gallring. se till att arkivbildningen sker i enlighet med dokumenthanteringsplanen. förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet. samråda med den arkivansvarige och kommunarkivarien i arkivfrågor. Arkivvårdande åtgärder såsom gallring och rensning är varje enskild myndighets ansvar till dess att handlingarna överlämnas till centralarkivet. Varje myndighet svarar för arbete och kostnader förknippade med sitt arkiv till dess att handlingarna överlämnats till centralarkivet.
Avgifter 5 Arkivmyndigheten har rätt att ta ut en avgift för iordningställande av arkiv som skall överlämnas till kommunarkivet samt för icke överenskomna leveranser om de överlämnats i oordnat skick. Arkivmyndigheten får efter överenskommelse i varje enskilt fall ta ut ersättning för uppdrag som inte är av obetydlig omfattning. Avgift får uttas med 500 kr per påbörjad timma. För kopior m.m. av allmänna handlingar uttas avgift enligt särskilt beslut i kommunfullmäktige. Redovisning av arkiv 6 Varje myndighet skall i samråd med kommunarkivet redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning). Arkivförteckningen skall omfatta alla uppgifter som bevaras, oavsett media. I arkivbeskrivningen bör följande rubriker ingå arkivbildare/myndighet tillkomst verksamhet organisation arbetsuppgifter förändringar handlingar förvarar handlingar för tiden leveranser till arkivmyndigheten arkivansvarig arkivredogörare systemansvarig PUL-ansvarig förteckning över nämndens samtliga personregister förvaras hos
Arkivförteckningen är ett inventarium över de handlingar som ingår i myndighetens arkiv. Handlingarna redovisas antingen på serie och volymnivå, strukturerade i en ordning som kallas "allmänna arkivschemat" eller utifrån verksamhetens processer. Vid arkivering av digital information ska systemdokumentation bifogas. Bakgrund, syfte och systembeskrivning ska ingå. Systemägare och systemansvariga ansvarar för de kommunövergripande verksamhetssystemen och deras hantering ur arkiveringssynpunkt. Arkivbeskrivning och arkivförteckning skall fortlöpande revideras. Dokumenthanteringsplan 7 Varje myndighet skall i samråd med kommunarkivet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan), oavsett media. Dokumenthanteringsplanen skall ge en översikt över myndighetens verksamhetsområden (processer) och arbetsrutiner (processer och aktiviteter), skapa möjligheter för kontroll och insyn i myndighetens verksamhet, tillse att ändamålsenligheten ur arkivsynpunkt beaktas redan vid registrering och framställning av handlingar, beskriva hur handlingar hanteras i myndighetens IT-system, fastställa bevarande/ gallringsnivåerna per verksamhetsområde och verksamhetssystem. Dokumenthanteringsplanen skall hållas aktuell. Myndigheten har skyldighet att årligen kontrollera och vid behov uppgradera och inför sin nämnd eller styrelse samt för kommunarkivet redovisa sin specifika dokumenthanteringsplan.
Systemdokumentation 8 IT-system som innehåller upptagningar som ska långtidslagras digitalt, eller genom att informationen överförs till annat medium, skall dokumenteras. För dokumentationen ansvarar den myndighet som har arkivansvar för systemet. Dokumentationen ska sammanställas eller upprättas i enlighet med instruktioner från kommunarkivet. Rensning 9 Handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggningen. Rensning i ärende eller akt skall utföras av person med god kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet, d v s normalt den som handlagt ärendet, och skall ske så snart ärendet avslutats. Om handläggare eller motsvarande ej kan utföra rensning skall rensningen utföras av den arkivansvarige. Oväsentliga digitala filer och kataloger skall rensas ur verksamhetssystemen så snart de blivit inaktuella. Varje anställd ansvarar för att rensning utförs i egna pärmar och digitala kataloger. Bevarande och gallring 10 Myndighet beslutar, efter utredning och samråd med kommunarkivet, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Med gallring avses alla åtgärder som innebär informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar och sökmöjligheter eller förlust av möjlighet att fastställa informationens äkthet. All gallring bör ske med restriktiv inställning. För gallring gäller att arkivmyndigheten får besluta att handlingar av rutinmässig karaktär får utgallras av kommunens samtliga myndigheter,
kommunarkivarien beslutar på delegation om gallring av arkiv övertagna av arkivmyndigheten, det av dokumenthanteringsplanen skall framgå när en handling får gallras, gallring utförs av myndighet i enlighet med fastställd dokumenthanteringsplan, handlingar som gallras skall utan dröjsmål förstöras, sekretesskyddade handlingar skall förstöras under kontroll, gallring skall utföras med omsorg och försiktighet, utförd gallring alltid skall dokumenteras. Handlingar som skall undantas från gallring är handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet, handlingar som kan behövas för kommunens förvaltning eller framtida utredningar, handlingar som kan ha rättslig betydelse, handlingar som är av värde för framtida forskning. Vid gallring skall det alltid beaktas att arkiven utgör en del av det nationella kulturarvet. Ändrade arbetssätt och omorganisationer 11 Vid införande av nya IT-system samt vid ändring av myndighetens organisation eller arbetssätt skall arkivmyndigheten kontaktas. Vid ovan nämnda förändringar som påverkar arkivbildningen skall myndigheten fatta ett formellt beslut där det tas ställning till om handlingarna ska överlämnas till arkivmyndigheten eller överföras till den nya organisationen. Vid förändringar som påverkar arkivbildningen skall dokumentation upprättas som visar de förändringar som skett och hur det påverkat dokumenthantering, gallring och arkivering. Den inverkan ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna för dokumenthantering och gallring ska beaktas.
Överlämnande och bevarande 12 När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet kan de, efter överenskommelse med arkivmyndigheten, övertas av centralarkivet för fortsatt vård. Av dokumenthanteringsplan skall framgå när så skall ske. Slutlig förvaring av kommunala uppgifter skall ske på kommunens centralarkiv. När arkivmyndigheten övertagit arkiv från en annan myndighet övergår hela det framtida ansvaret till arkivmyndigheten. Vid överlämnandet skall handlingarna vara gallringsbedömda, rensade, ordnade och i förekommande fall försedda med register. Arkivleveranser till kommunarkivet omfattar bevarandeuppgifter oavsett media. Gallringsbara handlingar förvaras och hanteras på respektive myndighet om inte annat överenskommits med kommunarkivet. Digitala handlingar och system ska inför överlämnandet vara dokumenterade och strukturerade i enlighet med instruktioner från kommunarkivet. Innan digitalt material kan överlämnas ska en provleverans genomföras och godkännas. Arkivmyndigheten äger rätt att i samband med överlämnandet träffa överenskommelse med myndigheten om ersättning för eventuella kostnader hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet. Arkivleverans får ske först efter överenskommelse med kommunarkivet. Vid överlämnande eller annat avhändande upprättas bevis. Myndighet som upphör skall inom tre månader ordna, förteckna och överlämna de arkiv som myndigheten handhar till centralarkivet, såvida inte kommunfullmäktige har beslutat något annat. Annat överlämnande, t ex till myndighet utanför kommunen, kräver stöd av lag eller särskilt beslut av fullmäktige. Arkivhandlingar får inte överlämnas till privaträttsligt subjekt. Fullmäktige får besluta om visstidsförvaring av allmänna handlingar hos ett specificerat enskilt organ som för sin primärverksamhet måste ha tillgång till dessa. Mellan fullmäktige och det enskilda organet skall då upprättas ett avtal. Detta avtal skall innehålla krav på det enskilda organets hantering av de allmänna handlingarna.
Arkivbeständighet och arkivförvaring 13 Uppgifter som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Av riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav skall följas för de arkiv som ska bevaras för framtiden eller som av sekretesskäl kräver särskilda förvaringsåtgärder. För IT-system som hanterar allmänna handlingar som ska bevaras, skall förutsättningar för långsiktigt digitalt bevarande beaktas när systemen upphandlas eller utvecklas. Arkivuppgifter skall alltid förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand, och annan förstörelse samt obehörig åtkomst. Myndighetens gallringsbara handlingar skall framställas och förvaras så att informationen kan användas under den tid den är aktuell, oavsett media. I dokumenthanteringsplanen skall det framgå hur handlingarna ska hanteras och förvaras. Här skall även framgå vilka handlingar som skall bindas in. Närmare bestämmelser och information om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. Bindning 14 Kommunarkivet ansvarar för bindning av handlingar av vikt. Bindning utförs i enlighet med Svensk Standard. Utlåning 15 Utlåning får endast ske för tjänsteändamål till statlig eller kommunal myndighet. Förutsättningen för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för skador eller arkivförluster inte uppkommer. Utlån till enskild (privatperson) är inte tillåten.
VIMMERBY KOMMUN Kommunstyrelseförvaltningen 598 81 VIMMERBY www.vimmerby.se