37
38 KOMMUNFULLMÄKTIGE Utkast till Ägardirektiv för Höörs Fastighetsaktiebolag (556019-3350) Detta ägardirektiv gäller för Höörs Fastighetsaktiebolag (556019-3350) och har antagits av kommunfullmäktige i Höörs kommun den??????????? 2014,? och fastställda av bolagsstämman den????????? 2014,?. Bolaget som organ för kommunal verksamhet Bolaget är ett organ för kommunens verksamhet och underordnat Höörs kommun. Bolaget står i sin verksamhet under kommunstyrelsens direktiv. Bolaget ska medverka till att uppfylla kommunens vision om att Höör är en mötesplats som tar vara på och utvecklar individens kreativitet, där idén om en hållbar utveckling drivits långt och där naturens möjligheter tas tillvara för boende, fritid och företagande. För att nå visionen finns sex (6) centrala strategier. Kommunikationer som förenklar livet Attraktiv boendeort mitt i regionen Hållbar utveckling Höör en del av kunskapsregionen Det kreativa möteslandskapet Stärka vår position genom kommunikation Ledord i visionsarbetet är att söka kreativa lösningar för alla livssituationer och bolagets och kommunens agerande bygger på samarbete och präglas av ansvar, trygghet, öppenhet och respekt. Motivet till att verksamheten ligger i bolagsform är att få bättre fokus och styrning av fastighetsbeståndet. Detta för att uppnå en långsiktigt effektiv förvaltning av fastighetsbeståndet och en god och hållbar fastighetsutveckling som bidrar till att uppfylla kommunens mål om utveckling och tillväxt Förutom genom lag och/eller författning regleras bolagets verksamhet och förhållande till kommunen genom gällande bolagsordning och ägardirektiv, av kommunens fattade beslut och utfärdade direktiv/policys samt förekommande avtal mellan kommunen och bolaget. För bolaget gäller bland annat följande av Höörs kommun fastställda policydokument. finanspolicy, säkerhetspolicy med krisplan, informationspolicy, miljöpolicy, rese- och representationspolicy, reglemente för intern kontroll.
39 Kommunens insyn och ledningsfunktion Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen och kommunstyrelsen utövar genom en löpande dialog kommunens ledningsfunktion över bolaget i de avseenden som anges i kommunstyrelsens reglemente. Kommunstyrelsen ska ges den information och få tillgång de handlingar som styrelsen begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas i samråd mellan kommunstyrelsen och bolagets styrelse. Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar inte handling eller uppgift för vilken sekretess gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Bolaget erinras om att kommunstyrelsen årligen ska fatta beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det ändamål kommunfullmäktige fastställt i bolagets bolagsordning och att verksamheten bedrivits enligt de kommunala befogenheter som framgår av kommunallagen (1991:900) och annan tillämplig lagstiftning. I anledning härav fattar kommunstyrelsen årligen beslut om tidpunkt och tillvägagångssätt för bolagets återrapportering. Syftet med bolagets verksamhet Bolagets verksamhet ska, i enlighet med lagen (2010:879) om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag och trots 2 kap. 7 och 8 kap. 3 c kommunallagen (1991:900), bedrivas enligt affärsmässiga principer och vila på en långsiktigt hållbar grund där samhällsnyttan ska vara vägledande. Hyresrätter Bolaget ska erbjuda ett hållbart boende av god normal standard i Höörs kommun, eftersträva ett boendealternativ för olika skeden i livet, verka för att utveckla boendeinflytandet över bostäder och boendemiljö, aktivt medverka till anskaffning av bostäder för kommunens bostadssociala program, aktivt ta ansvar för en effektiv rådgivning tillsammans med Höörs kommun för hyresgäster syftande till att minimera antalet uppsägningar, agera för brottsförebyggande och trygghetsskapande åtgärder, göra det möjligt för äldre att bo kvar i sitt bostadsområde, utveckla och etablera trygghetsboende i samverkan med kommunen. Lokaler för kommunal verksamhet Bolaget ska tillhandahålla kreativa mötesplatser och lokaler för kommunal verksamhet i form av bland annat skolor, förskolor, fritidsverksamhet, äldreboende och kontor, dvs. verksamheter som uppkommer genom eller stöds av politiska beslut. Syftet med att tillhandahålla lokaler i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till nytta för den kommunala verksamheten. Bolaget ska därför avväga om bolagets nyttoeffekter överstiger nackdelar för den kommunala organisationen i sin helhet. Kommunen och bolaget ska i samråd söka lösningar som tillgodoser både bolagets och kommunens intressen.
40 Lokaler för närings- och föreningsverksamhet Bolaget ska, med iakttagande av de kommunala lokaliserings- och likställighetsprinciperna samt förbudet mot att lämna stöd till enskild erbjuda såväl närings- som föreningslivet lokaler. En av bolagets uppgifter är att tillgodose små företags behov av ändamålsenliga och flexibla lokaler i kommunen, under förutsättning att verksamheten inriktas på företagarkollektivet i allmänhet, så att goda idéer och verksamheter kan utvecklas inom kommunen. Tjänster Bolaget ska tillhandahålla fastighetsrelaterade och hushållsnära tjänster till av kommunen ägda och/eller förhyrda lokaler. Försäljning och förvärv av fastigheter Bolaget har, för att möjliggöra nya strategiska satsningar, rätt att försälja/förvärva hela eller delar av områden till förmån för satsningar inom befintliga eller nya fastighetsbestånd. Bolaget får försälja fastigheter motsvarande tio (10) procent av fastighetsbeståndets värde eller högst tjugo (20) Mnkr per år. Försäljning därutöver ska beslutas av kommunfullmäktige i Höörs kommun. All försäljning av fastigheter ska samrådas med kommunen i en ägardialog och anmälas till kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Bolaget får förvärva fastigheter motsvarande tio (10) procent av fastighetsbeståndets värde per år. Alla förvärv av fastigheter ska anmälas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Ekonomiska/Finansiella mål Hyressättningen skall vara konkurrenskraftig. Den bokförda soliditeten bör på sikt uppgå till tio (10) procent. Soliditetens utveckling tillåts dock vara negativ vid nyproduktion av bostäder. Kommunnyttan av nyproduktion av bostäder får anses överstiga nyttan av en positiv utveckling av soliditeten åtminstone på kort sikt (1 till 5 år). Höörs kommun skall årligen erhålla marknadsmässig avkastning på insatt kapital. Avkastningen är den för verksamhetsåret genomsnittliga statslåneräntan med ett påslag om en (1) procentenhet av det aktiekapital som ägaren tillskjutit. Kommunfullmäktige fastställer en borgenspolicy och borgensram för Bolaget. Bolaget ska erlägga en årlig borgensavgift för de borgensförbindelser ägaren ingått. Avgiften regleras av kommunfullmäktige i särskilt beslut. Bolagskoncernen skall samverka med kommunen med uppgifter inom finansförvaltningen för att uppnå ökad koncernnytta som t ex betalningssystem, likviditet och upplåning, samt vara ansluten till kommunens koncernkonto.
41 Miljömål Bolaget ska utifrån Höörs kommuns miljömål och för sin egen verksamhet arbeta med följande miljömål. Attraktiva utemiljöer i bostadsområden. Bistå med lokaler så att Höörs kommun blir en arena för kultur, fritid och rekreation, Planera och agera för ett bra boende för alla. Arbeta systematisk för att minska bolagets verksamhets negativa miljöpåverkan och därmed medverka till att hela samhället minskar sin negativa miljöpåverkan. Agera för att göra Höörs kommun välkänt och förknippas med positiva känslor, tankar och upplevelser. Leva upp till de nationella energimålen för fastighetsbranschen. Ta aktiv del i kommunens energieffektiviseringsarbete. Riskhantering och revision Bolaget ska arbeta aktivt med att identifiera och i möjligaste mån nedbringa riskerna i sin verksamhet genom aktiv risk management och systematisk intern kontroll. Kommunfullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Höörs kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut fattas i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas t.ex. beslut om Större investeringar, förvärv och försäljningar av fast egendom till ett belopp överskridande tio (10) procent av fastighetsbeståndets värde eller överstigande tjugo (20) Mnkr. Försäljning och förvärv av fastigheter i övrigt får ske först efter samråd med ägaren i enlighet med dessa direktiv. Bildande, förvärv eller fusion och likvidation av dotterbolag. Dotterbolag får dock bildas vid försäljning av fastigheter utan kommunfullmäktiges beslut. Ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet. Ändring av aktiekapitalet. Förvärv av aktier i andra bolag. Budget och affärsplan Bolaget ska årligen fastställa budget och affärsplan. Budget ska delges kommunen snarast efter fastställande. Underlag för verksamheten med lokaler för kommunal förvaltning och för verksamheten med de fastigheter som bolaget förvaltar åt kommunen ska dock delges kommunstyrelsen enligt de tider för beredning som anges i kommunstyrelsens antagna riktlinjer för planerings- och budgetprocess. Underlag för kommunens koncernredovisning Bolaget ska årligen tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag styrelsen begär för upprättande av den sammanställda redovisningen enligt lagen (1997:614) om kommunal redovisning. Tillhandahållandet ska ske vid tidpunkt som kommunstyrelsen bestämmer.
42 Bolagets information till kommunen Bolaget ska snarast efter upprättande och i förekommande fall fastställande delge kommunen följande handlingar. protokoll från ordinarie eller extra bolagsstämma protokoll från styrelsemöte årsredovisning och revisionsberättelse eventuella delårsrapporter I övrigt ska information lämnas när kommunen så önskar eller när bolagets styrelse eller VD finner det nödvändigt. Bolagsstämmor Bolagsstämmor ska vara offentliga för allmänheten om inte stämman beslutar om annat. Samtliga ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige utgör ombud med närvarooch yttranderätt vid stämman. Av ombuden utser kommunfullmäktige ett ombud, med rösträtt på stämmor, samt en ersättare. Före stämmans avslutning ska allmänheten ha rätt att ställa frågor. Vid stämman ska bolagets styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. Lekmannarevisor Kostnaderna för lekmannarevisionen ska belasta bolaget. Arkiv Kommunens gällande arkivreglemente, som antagits av kommunfullmäktige, gäller även för bolagets dokumenthantering. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Höörs kommun och har det övergripande ansvaret för bolagets arkivbildning och arkivvård. Bolagets är dock en egen arkivbildare och ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen (1990:782) och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. För att upprätthålla en god arkivvård i kommunen ska bolaget följa av arkivmyndigheten utfärdade riktlinjer. Upphandling Bolaget ska samverka med kommunen i upphandlingsfrågor. Hantering av ägardirektivet Ägardirektivet, som ska antas av kommunfullmäktige i Höörs kommun och därefter fastställas av bolagsstämman, ska vara ett levande dokument som ses årligen över i en ägardialog. Direktivet ska distribueras till bolagets styrelse och verkställande direktör samt publiceras på såväl Höörs kommuns som bolagets hemsida.
43 Ägardirektiv för Höörs Fastighets AB Ägardirektiv för verksamheten i Höörs Fastighets AB (556019-3350), nedan kallat Bolaget, antagna av kommunfullmäktige i Höörs kommun den 2011-12-14, 89 och fastställda av bolagsstämman 2012-05-31. Bolagets dotterbolag tillsammans med Bolaget benämns nedan Bolagskoncernen. Ändamål med Bolagskoncernens verksamhet Bolagskoncernen skall i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens (lokaliseringsprincip) regler främja bostadsförsörjningen i Höörs kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande samt tillhandahålla lokaler som tillgodoser behovet av varor och tjänster. Bolaget skall tillgodose behovet av kommunala verksamhetslokaler, fullgöra de förvaltningsuppdrag fullmäktige kan ge bolaget samt i övrigt biträda kommunen i fastighetstekniska frågor. Verksamheten skall bedrivas enligt affärsmässiga principer. Likvideras dotterbolag i Bolagskoncernen skall dess behållna tillgångar tillfalla Moderbolaget. Likvideras Bolagskoncernen skall dess behållna tillgångar tillfalla Höörs kommun. Bolagskoncernen som organ för kommunal verksamhet Bolagskoncernen är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Höörs kommun. Bolagskoncernen står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsikt och har att följa av kommunfullmäktige och av kommunstyrelsen utfärdade direktiv. Förutom genom lag och författning regleras Bolagskoncernens verksamhet och Bolagskoncernens förhållande till kommunen genom a) gällande bolagsordning b) gällande ägardirektiv c) av fullmäktige och kommunstyrelse särskilt fattade beslut, samt d) förekommande avtal mellan kommunen och Bolagskoncernen. Kommunens direktivrätt Det ankommer på styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de ej står i strid med tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Kommunens direktivrätt under löpande verksamhetsår utövas av kommunfullmäktige. Underställandeplikt Kommunfullmäktiges beslut skall inhämtas såvitt avser
44 a) större investeringar, förvärv och försäljningar av fast egendom till ett belopp överskridande 10 % av beståndets värde eller överstigande 20 MSEK. Avyttringar av fastigheter i övrigt får ske först efter samråd med ägaren i enlighet med dessa direktiv. b) bildande och förvärv eller fusion och likvidation av dotterbolag. Dotterbolag får dock bildas vid försäljning av fastigheter utan kommunfullmäktiges beslut. c) planer på ny eller ändrad inriktning av Bolags eller Bolagskoncernens verksamhet. d) ändring av aktiekapital e) förvärv av aktier i andra bolag f) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om fråga är av sådant slag att den skall underställas kommunfullmäktige, skall frågan underställas kommunfullmäktige. Kommunens insyn och styrfunktion Bolagskoncernens verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen, som utövar kommunens styrfunktion över Bolagskoncernen i de avseenden som anges i kommunstyrelsereglementet. Samtliga bolagsstyrelseprotokoll och andra beslut av betydelse för ägaren distribueras till ägaren löpande. Offentlighetsprincipen gäller i Bolagskoncernen och därmed även meddelarfrihet. Föremålet för Bolagskoncernens verksamhet Föremål för Bolagskoncernens verksamhet, som till den art den anges i bolagsordning, är att inom Höörs kommun förvärva, avyttra, bebygga och förvalta fastigheter eller tomträtter för att därpå uppföra bostadshus med tillhörande affärslägenheter, serviceinrättningar, kontor och kollektiva anordningar, samt lokaler för kommunal eller annan verksamhet. Bolagskoncernen får inte driva verksamhet eller vidta åtgärd som inte är förenlig med kommunal kompetens. Bolagskoncernen skall främja en god bebyggelse vad avser miljö- och hållbarhetsaspekter. Finanspolicy. Bolagskoncernen skall följa en av fullmäktige fastställd finanspolicy för kommunkoncernen. Finanspolicyn skall omfatta regelverk för utdelning och koncernbidrag samt vilka finansiella instrument som får tillämpas i förvaltningen av Bolagskoncernens kapital. Vidare skall finanspolicyn omfatta riktlinjer till Bolagskoncernen avseende internräntenivåer, avskrivningstider och andra faktorer som kan gynna Bolagskoncernens brukare utan att äventyra Bolagskoncernens övriga finansiella mål. Finansiella mål. Hyressättningen skall vara konkurrenskraftig.
45 Den bokförda soliditeten bör på sikt uppgå till 10 %. Höörs kommun skall årligen erhålla marknadsmässig avkastning på insatt kapital. Avkastningen är den för verksamhetsåret genomsnittliga statslåneräntan med ett påslag om en procentenhet av det aktiekapital som ägaren tillskjutit. Kommunfullmäktige fastställer en borgenspolicy och borgensram för Bolagskoncernen. Bolagskoncernen skall erlägga en årlig borgensavgift för de borgensförbindelser ägaren ingått. Avgiften regleras av kommunfullmäktige i särskilt beslut. Bolagskoncernen skall samverka med kommunen med uppgifter inom finansförvaltningen för att uppnå ökad koncernnytta som t ex betalningssystem, likviditet och upplåning, samt vara ansluten till kommunens koncernkonto. Målen gäller även för Bolagskoncernens dotterbolag. Försäljning av fastigheter Bolagskoncernen får försälja fastigheter motsvarande 10 % av beståndets värde eller högst 20 mkr inom koncernen per år. Försäljning därutöver skall beslutas av kommunfullmäktige i Höörs kommun. All försäljning av fastigheter skall samrådas med kommunen och anmälas till kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Försäljning får ske genom bildande av nya aktiebolag som är underställda Höörs Fastighets AB. Förvärv av fastighet Bolagskoncernen får förvärva fastigheter motsvarande 10 % av beståndets värde inom koncernen per år. Alla förvärv av fastigheter anmäls till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Värdering av fastighetsbestånd Värdering av fastighetsbeståndet skall göras vid tecken på värdeförändring, eller vart tionde år, av en oberoende extern konsult. Värderingen är till grund för över- eller undervärdering i bokslutet. Grundläggande principer för Bolagskoncernens verksamhet Ansvaret för Bolagskoncernens organisation åvilar enligt aktiebolagslagen Bolagskoncernens styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för Bolagskoncernens ändamål och mål tillgodoses. Bolagskoncernen skall drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och inom gällande kommunalrättsliga principer. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar Bolagskoncernens tjänster utan att det går ut över den kommunala koncernen. Bolagskoncernen kan därför inte tillåtas att optimera effektiviteten i sin verksamhet om detta medför nackdelar för koncernen i dess helhet som överväger fördelarna med Bolagskoncernen. Bolagskoncernen skall vara aktör i strategiska kommunala projekt och medverka i genomförande av kommunen miljöpolitik.
46 Bolagskoncernen skall biträda kommunen med framtagande av projekterings- och beslutsunderlag. Ekonomisk reglering sker i samband med byggnation eller senast tre år efter arbetets utförande. Budget och handlingsprogram Bolagskoncernen skall årligen fastställa budget och flerårsplan för de närmaste tre räkenskapsåren. I flerårsplanen redovisas Bolagskoncernens förslag för att uppnå kommunens mål. Flerårsplanen uppdateras årligen eller i samband med nya riktlinjer från kommunfullmäktige. Underlag för sammanställd redovisning Bolagskoncernen skall årligen vid utgången av februari månad tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag styrelsen begär för upprättande av kommunens sammanställda redovisning enligt lagen om kommunal redovisning. Informationsskyldighet Bolagskoncernen skall hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger Bolagskoncernen att till kommunen snarast översända: protokoll från bolagsstämma a) protokoll från styrelsesammanträde b) bolagskoncernens årsredovisning c) revisionsberättelse d) granskningsrapport e) en ekonomisk rapport inklusive balansräkning, i enlighet med kommunens uppföljningsrutiner f) varje halvår avge en rapport om uthyrningsläget, samt g) i årsredovisningen redovisa hur gällande ägardirektiv följts. h) gällande policydokument och instruktioner Innehåller protokoll som skall översändas till kommunen uppgift av sådant slag att Bolagskoncernen ej är skyldigt att tillhandahålla enskild handling vari uppgiften återfinns äger Bolagskoncernen utesluta uppgiften. Av översänt material skall framgå att sådan åtgärd vidtagits. Upphandling Bolagskoncernen skall medverka i samordning av kommunens och övriga kommunala företags upphandling. För företaget gäller regler enligt LOU. Policydokument och instruktioner Bolagskoncernen skall följa av fullmäktige fastställda policies, som berör bolagskoncernen, samt i övrigt upprätta egna. Med beaktande av fullmäktiges
47 policybeslut, upprätta och regelbundet se över följande policydokument och instruktioner: a) instruktion för verkställande direktör (enligt 8 kap 25 aktiebolagslagen) b) arbetsordning för styrelsen (enligt 8 kap 5 aktiebolagslagen) c) finanspolicy d) personalpolicy e) säkerhetspolicy med krisplan f) informationspolicy g) miljöpolicy h) rese- och representationspolicy Information till kommunfullmäktige Bolagskoncernen skall årligen informera kommunfullmäktige före bolagsstämman om sin verksamhet och ekonomiska ställning. Informationen skall lämnas i samband med ordinarie kommunfullmäktigesammanträde. Bolaget skall i övrigt tillhandahålla den information kommunen bestämmer och på sätt kommunen bestämmer. Förvaltningsberättelsens innehåll Bolagskoncernens styrelse skall i förvaltningsberättelsen utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar redovisa hur verksamheten bedrivits mot bakgrund av det kommunala syftet med densamma och av kommunen uppställda mål. Revisorer och lekmannarevisorer Revisorer och lekmannarevisorer skall samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta skall FARs rekommendation om gemensam revision tillämpas. Lekmannarevisorerna skall i sin granskning förutom vad lag anger söka utvärdera Bolagskoncernens måluppfyllelse samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten. Alla kostnader förenliga med lekmannarevisorernas uppdrag skall ersättas av Bolagskoncernen. Arkivreglemente Kommunens gällande arkivreglemente som antagits av kommunfullmäktige gäller för Bolagskoncernens dokumenthantering.
48 Så här kan ett ägardirektiv tas fram/förankras 1. Hämta in fakta Kring bolaget och dess omvärld Ha dialog med bolaget (styrelsen) hur de ser på bolaget och dess framtid Ha en dialog med ägarna om deras förväntningar och syn på bolaget Dialogen kan ske genom enkät eller workshop 2. Ägardialog 1 Ha workshop om vad som framkommit Dialogen bygger på ett förslag till ägardirektiv Här kan också styrelsen bjudas in för att förädla och ge sitt perspektiv 3. Ägardialog 2 Ha dialog om slutdokumentet Ägardirektivet ska antas på stämman för att bli giltigt
49 Dialog kring ägardirektivet Motivet Vad är motivet till att vi har verksamheten? Vilken samhällsnytta ska bolaget ge? Vad är motivet till att verksamheten ligger i aktiebolagsform? Vision, värderingar, beteenden Har vi beteenden/värderingar vi vill föra över till bolaget. T ex: Vi söker kreativa lösningar för alla livssituationer. Vårt agerande bygger på samarbete och präglas av ansvar, trygghet, öppenhet och respekt Vi prioriterar ett fokus på kunden och marknaden Varför driver vi verksamheten? Vad ser vi i framtiden
50 Dialog om ägardirektivet Uppdrag/inriktning Ska bolaget ha viss inriktning vad avser miljöaspekter och krav på socialt ansvartagande? Ska bolaget erbjuda särskilda form av lokaler, boendemiljöer för att attrahera en viss typ av hyresgäst? Ska bolaget expandera? Minska vissa fastighetsbestånd? Ha verksamhet överallt eller på vissa områden? Har vi gett bolaget särskilda uppdrag? T ex vad gäller brottsförebyggande arbete, bostadssocialt arbete, satsningar äldre/yngre, mångfald, samverkan med social sektor m m? Mål Vilka mål har vi för verksamheten? Till exempel: Antal hyresrätter? Andel lokaler till näringslivet? Kund- marknadsfokus? (t ex bostäder äldre/yngre Medarbetarfokus? Mål för hållbar fastighetsförsörjning Vinstnivå?, Avkastningskrav? Krav på eget kapital När vill vi att målen ska vara uppfyllda? Vilka utmaningar ska bolaget särskilt fokusera på? Vilka förväntningar har vi? Vilka värden vill vi få ut? Har vi särskilda uppdrag till bolaget?
51 Dialog om ägardirektivet Befogenheter Vad får bolaget göra t ex Sälja bestånd? Omvandla hyresrätter till bostadsrätter? Restriktioner Vad får bolaget inte göra? Hur får bolaget inte agera? Vilka frågor ska upp till ägaren (stämma/kommunfullmäktig) Har kommunen andra policy dokument som ska gälla för bolag? Uppföljning och kontroll Hur följs samhällsnyttan upp? Har vi krav på revision m m? Samspel Hur är samspelet mellan ägare och bolag t ex ägardialog, stämmor m m Hur sker samordning med kommunens övriga verksamheter? Hur kopplas bolaget till kommunens strategiska arbete? Detta får bolaget göra! Så här håller vi koll! Detta får bolaget INTE göra!
52 Direndi AB aktivt styrelsearbete 2013-11-01 Helena Sjöholm Förslag på rubriker i ett ägardirektiv Detta ägardirektiv riktar sig till ett bolag där verksamheterna från Höörs Fastighets AB; Höörs Industri AB och Höörs Byggnads AB har fusionerats. Det är ett utkast för dialog. Syftet är att visa på en möjlig struktur och aspekter som bör besvaras. Givetvis behöver dokumentet fyllas med relevanta mål som baseras på fakta om verksamheten. Detta är endast ett dokument för att exemplifiera strukturen. Ägardirektiv för Nya fastighets AB Inledning Detta ägardirektiv gäller för Nya fastighets AB. Det är antaget av bolagstämman den 2014- xx-xx och gäller fram tills vidare Nya fastighets AB ägs av Höörs kommun och är en del av kommunkoncernen/kommunens verksamheter. Bolaget ska medverka till att uppfylla kommunens vision om att Höör är en mötesplats som tar vara på och utvecklar individens kreativitet, där idén om en hållbar utveckling drivits långt och där naturens möjligheter tas tillvara för boende, fritid och företagande. För att nå visionen finns sex centrala strategier: Kommunikationer som förenklar livet Attraktiv boendeort mitt i regionen Hållbar utveckling Höör en del av kunskapsregionen Det kreativa möteslandskapet Stärka vår position genom kommunikation Ledord i arbetet är: Vi söker kreativa lösningar för alla livssituationer. Vårt agerande bygger på samarbete och präglas av ansvar, trygghet, öppenhet och respekt. Motivet till att verksamheten ligger i bolagsform är att få bättre fokus och styrning av fastighetsbeståndet. Detta för att uppnå en god och hållbar fastighetsutveckling.
53 Verksamhetens inriktning, uppdrag och affärsmodell Inriktning Bolagets verksamhet är att tillhandahålla ett hållbart boende. Kreativa mötesplatser för näringsliv, industri så väl som kommunala verksamheter i form av t ex skolor, dagis, fritidsverksamhet, äldreboende, kontor ska prioriteras. Bolaget har också en roll i kommunens utveckling genom att medverka till bra service i kommundelarna och ett förebyggande brottsarbete och medborgarsäkerhet. Kommentar: här kan t ex skrivas in om bolaget ska ha en specifik inriktning vad gäller boende- fastighetsmiljö, geografisk placering m m. Uppdrag Utveckling av fastighetsportföljen o Bolaget ska verka för långsiktigt effektiv förvaltning av fastighetsbeståndet som bidrar till att uppfylla stadens mål om utveckling och tillväxt. Bolaget ska sträva efter blandade upplåtelseformer i stadsdelarna och därmed långsiktigt äga och förvalta hyresrätter där dessa är underrepresenterade. Bostadssocialt ansvar o Bolaget ska också aktivt ta ansvar för: att medverka, i förhållande till sin marknadsandel av bostadslägenheter i Höör, till anskaffning av bostäder för stadens bostadssociala program. en effektiv rådgivning tillsammans med Höörs kommun för hyresgäster syftande till att minimera antalet uppsägningar. agera för brottsförebyggande och trygghetsskapande åtgärder. att göra det möjligt för äldre att bo kvar i sitt bostadsområde, att utveckla och etablera trygghetsboende (hyresrätt med personal), Kommentar: här skrivs specifika uppdrag in. Affärsmodell Bolaget ska utgå från vad som är långsiktigt bäst för bolaget som sådant, givet de begränsningar och förutsättningar som ligger i att bolaget ska vara en långsiktig, seriös fastighetsägare på fastighetsmarknaden. Verksamheten ska bedrivas på ett sätt som främjar långsiktig hållbar utveckling, såväl ekonomisk, social som ekologisk, och effektivt resursutnyttjande. Värdering av bolaget ske externt vart tionde år. Kommentar: detta avsnitt kan utvecklas med hur bolaget får ta betalt. Jag har här valt att utelämna de kommunala principerna då de står i bolagsordningen.
54 Mål för verksamheten Kommentar: här skrivs de mål och förväntningar som finns på verksamheten in. Dessa mål behöver bli mer mätbara. Strukturen bör gärna följa balanserad styrning. Målen bör sedan ytterligare konkretiseras genom bolagets affärsplan. Mål och strategi Miljö och samhällsmål o Attraktiva utemiljöer. Naturen ska upplevas som tillgänglig och våra gatu- och parkmiljöer ska vara tillgängliga, välskötta och säkra o Bidra till att Höör är en arena för kultur, friluftsliv, fritid och rekreation o Planera och agera för ett bra boende för alla o Arbeta systematisk för att minska den kommunala verksamhetens negativa miljöpåverkan och medverka till att hela samhället minskar sin negativa miljöpåverkan o Gynna besöksnäringen och samverka för att skapa aktiviteter och arrangemang o Agera för att göra Höörs kommun välkänt och förknippas med positiva känslor, tankar och upplevelser Kvalitetsmål Ha god kvalitet som tillgodoser medborgarnas behov Medarbetarmål Ha en god arbetsmiljö där medarbetarnas kompetenser och färdigheter stimuleras och utvecklas Finansiella mål (dessa måste givetvis baseras på fakta ) - Finansiering: Bolagets soliditet, räknat på justerat eget kapital, ska 2017 uppgå till minst 35 % och får aldrig sjunka under 25 %. Belåningsgraden bör inte överstiga 85 procent - Avkastning på justerat eget kapital ska i genomsnitt under treårsperioden uppgå till minst 18 % och på totalt sysselsatt kapital till minst 12 %. Nettomarginalen skall i genomsnitt under perioden uppgå till minst 10 %. eller Den långsiktiga avkastningen mätt som den årliga värdeförändringen i fastighetsportföljen bör vara minst inflation + 0,5 procent mätt över fem års sikt. - Schablonskatt - På resultat före koncernbidrag och skatt disponerar ägaren en andel motsvarande aktuell bolagsskatt. Befogenheter Kommentar: Här skrivs in hur bolaget får agera t ex om och hur bolaget (genom stämmobeslut) har rätt att avyttra delar av beståndet Försäljning Bolaget har rätt att: - att avyttra hela eller delar av områden till förmån för nya strategiska satsningar inom befintliga eller nya bostadsbestånd.
55 - att sälja eller ombilda X % av hyresrätterna till bostadsrätter Restriktioner/krav/förväntningar Kommentar: Här skrivs in vad bolaget inte går göra. T ex riskgränser, belåning, om det finns marknader/satsningar bolaget inte få gå in på. Samverkan Kommentar: Här skrivs in hur bolaget samverkar med kommunens övriga verksamheter. Bolaget ska på olika sätt söka uppnå en bred ömsesidig samverkan med kommunens olika förvaltningar och då i första hand XXX sektor och XXX vad gäller personal och utrustning. Underlag ska lämnas i februari för sammanställd redovisning. Direktiv och policies Förutom genom lag och författning regleras Bolagets verksamhet genom - a) gällande bolagsordning - b) gällande ägardirektiv - c) av fullmäktige och kommunstyrelse särskilt fattade beslut, samt - d) förekommande avtal mellan kommunen och moderbolaget/bolaget. Bolaget får inte driva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får inte heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. För bolaget gäller också följande policydokument: - Finanspolicy - Personalpolicyn - Med mera, med mera Riskhantering och revision Riskmanagement: Bolaget ska arbeta aktivt med att identifiera och i möjligaste mån nedbringa riskerna i sin verksamhet genom aktiv risk management och systematisk intern kontroll. Kostnaderna för lekmannarevisionen ska belasta bolaget. Frågor som ska underställas kommunfullmäktige och bolagsstämman Investeringar, försäljning av fastigheter till ett värde av. Ändring av verksamhetens inriktning Ändring av aktiekapitalet Fusionering, köp av aktier i ett annat bolag Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information
56 om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse. Bolaget erinras om att kommunstyrelsen har att fatta årligt beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för den kommunala kompetensen. Information ska en gång om året lämnas till kommunfullmäktige. Hanteringen av ägardirektivet Här kan anges när och hur direktivet ska revideras samt hur det sprids (vilka som ska få kännedom om det). Exempelvis: Ägardirektivet antas av bolagsstämman. Det är ett levande dokument och ses årligen över genom en ägardialog. Direktivet ska distribueras till styrelsen och VD:n.