Informationspolicy Höganäs kommun
Antagen av kommunfullmäktige 2005-05-26 Inledning Ny teknik och nya informationskanaler gör att informationsflödet i samhället går snabbare och blir alltmer omfattande. Den nya tekniken har också medfört att möjligheterna till direktkommunikation har ökat, vilket har ökat kraven på tillgänglighet hos myndigheter och beslutsfattare. Kommunen har en skyldighet att informera medborgarna om deras rättigheter, skyldigheter och möjligheter till service av olika slag. En snabb och öppen kommunal information är en förutsättning för en levande demokrati. Medborgarna skall ges insyn i kommunens arbete och ha möjlighet att delta i och påverka den kommunala verksamheten. Väl fungerande information och kommunikation är en förutsättning för att kommuninvånare, och anställda, ska känna engagemang och delaktighet i kommunens verksamhet. Kommunledningen har också ett stort behov av en snabb och fungerande information som ett verktyg som underlättar kommunledningens styrning, uppföljning och utveckling av kommunens verksamheter. Syfte Syftet med kommunens information är att: Utveckla den kommunala demokratin genom att informera om det demokratiska systemet och möjligheterna att påverka kommunala beslut. Uppmuntra medborgarna till ett aktivt engagemang i kommunala frågor. Underlätta för medborgarna att hitta rätt inom den kommunala verksamheten och kunna utnyttja den service de behöver. Ge medborgarna information om deras rättigheter, förmåner och skyldigheter. Förmedla en allsidig och rättvisande bild om hur Höganäs kommun styrs och hur verksamheten bedrivs. Stimulera och underlätta användandet av IT som ett redskap för kommunikation och information. Skapa en öppen dialog mellan anställda och arbetsgivare. Underlätta för alla anställda i Höganäs kommun att uppnå fastställda mål och skapa delaktighet och engagemang i arbetet. Förmedla Höganäs kommuns kvaliteter och attraktivitet vad gäller boende, arbete, etablering av verksamheter, kultur och turism.
Grundprinciper Kommunens information skall vara Öppen Snabb Relevant Korrekt och trovärdig Offensiv Öppen Öppenhet bygger på offentlighetsprincipen - medborgarens rätt till insyn i den kommunala verksamheten, samt massmedias roll vad gäller informationsspridning, granskning och opinionsbildning. Grundregeln är så stor öppenhet som möjligt, med undantag för då information omfattas av sekretess enligt sekretesslagstiftningen. Relevant Information från kommunen skall vara relevant och utformad på ett för mottagaren begripligt sätt. Korrekt och trovärdig Den information som lämnas från Höganäs kommun ska vara korrekt, saklig och väl underbyggd. Innan faktauppgifter lämnas ut ska de kontrolleras noga och fogas in i en helhetsbild så att felaktig eller vilseledande information sprids. Offensiv När det gäller information ska vi ha ett offensivt förhållningssätt. Genom att själva ta initiativ till att informera om beslut, händelser och annat som berör kommunens verksamheter minskar vi riskerna för missförstånd och felaktigheter i komplicerade frågor och händelseförlopp. Ansvar Varje nämnd under fullmäktige ansvarar för verksamheten inom sitt område. Informationsansvaret följer med verksamhetsansvaret. Roller De förtroendevaldas formulerar åsikter och driver opinion i olika frågor. Som valda företrädare för medborgarna bestämmer de verksamhetsinriktning och fattar beslut. Kommunens information ska kännetecknas av ett aktivt och öppet förhållningssätt inför, efter och i samband med genomförandet av beslut. Partipolitisk information hanteras av partiernas egna organisationer. Intern information Medborgarna ser anställda som viktiga nyckelpersoner vad gäller information om den kommunala verksamheten. Alla anställda bör ha tillgång till relevant information om vad som händer inom kommunens verksamhet för att kunna ge en korrekt bild i sina kontakter utåt. Alla anställda ska också ha tillgång till samma övergipande information.
En väl fungerande intern information ger de anställda förutsättningar att utföra sitt arbete på ett bra sätt. Den interna informationen fungerar också som ett medel att nå fastställda mål och skapar bättre möjligheter att känna engagemang och delaktighet i arbetet. Intern information skall, om möjligt, komma före extern information eftersom det kan uppstå problem om omvärlden får vetskap om händelser, nyheter eller förändringar i samma ögonblick som, eller före de anställda. Mål Den interna informationen ska skapa förutsättningar för en effektivare kommunal verksamhet genom att; de anställdas kunskaper om verksamheten är hög, bidra till att kommunledningens fastställda mål uppnås, stödja kommunledningens styrning, uppföljning och utveckling av kommunens verksamheter, bidra till att anställda känner delaktighet, engagemang och gemenskap i sitt arbete. Extern information I centrum står medborgarens rätt till information om rättigheter, skyldigheter och möjlighet till service. Alla anställda har en viktig uppgift i att besvara frågor och kunna ge information om de olika kommunala verksamhetsområdena. Kommunens olika verksamheter ska kunna erbjuda en likvärdig nivå när det gäller information till kommunens invånare. Information är en förutsättning för kommunikation, det vill säga att medborgaren meddelar önskemål och synpunkter på kommunens verksamheter till anställda och beslutsfattare. Den externa informationen ska ligga till grund för en ökad kommunikation med syftet att verksamheterna kan anpassas bättre efter medborgarnas behov. Massmedia Massmedia har en viktig roll i den kommunala demokratin, inte bara som informationsförmedlare utan även som opinionsbildare och kritiska granskare av den kommunala verksamheten. Det ligger i kommunens och allmänhetens intresse att massmedierna har tillgång till korrekt och relevant information. Anställda och förtroendevalda bör på alla sätt medverka till detta. Grunden för alla massmediekontakter är offentlighetsprincipen - att alla medborgare har rätt till insyn i de kommunala verksamheterna. Alla anställda i Höganäs kommun har en självklar rättighet att få kontakta och uttala sig för massmedia. Yttrandefriheten och meddelarfriheten är grundläggande i den svenska demokratin och efterforskningar av anställdas kontakter med massmedia får inte förekomma. Anställda bör vara tydliga med i vilken roll, privat eller som anställd, de framträder i kontakter med massmedia. Mål Den externa informationen ska bidra till att;
Höganäs kommuns invånare väl känner till kommunens olika verksamheter och var de hämtar ytterligare information, uppmuntra och stödja invånarnas aktiva deltagande i samhällsutvecklingen, åstadkomma en ökad kommunikation mellan kommuninvånare, anställda och förtroendevalda.