Distriktskonferens Program och handlingar Rotary Distrikt 2370 21 oktober 2017 Foto från www.sabysateri.se Välkomna! Innehåll Utöver detta dokument finns Verksamhetsberättelse för 2016-2017 i separat dokument (22 sidor) Program... 2 Presentationer... 3-4 Kallelse årsmöten... 5-6 Dagordning distriktet... 7 Dagordning fonden... 8 Fullmakt... 9 Årsredovisning... 10-15 Ekonomisk redogörelse... 16-18 Revisionsrapport... 19
Program Distriktskonferens Säby Säteri 08:30 Registrering och morgonkaffe med fralla och mingel 09:15 Välkommen till Distriktskonferensen Ingrid Sjöbeck, DG 2370 09:20 Presentation av programmet Christina Möller, Rotary Stockholm Skanstull 09:30 Välkomna till Värmdö Kommun Deshira Flankör, KSO Värmdö kommun 09:40 Presentation av Rotary Värmdö Skärgård Anders Tihkan, Rotary Värmdö Skärgård 09:45 Jazzkonserter för sportläger som Lasse Westerdahl, kommunikationsplattform Rotary Katrineholm 10:05 Presentation av Säby Säteri Maja Magnusson, Platschef Säby Säteri 10:15 Kaffe med mingel 10:45 Rotary nu och framöver en fundering Carl-Wilhelm Stenhammar, Rotary Göteborg 11:25 A Message from Rotary International Richard Green, President Ian Riseley Rotary International 11:45 Rotarys ungdomsutbyte Gunilla Marklund, Rotary Oxelösund Hemvändande ungdomar berättar Sara Ferndahl, Ella Dahlström 12:15 Prisutdelning för Bästa hemsida och TRF (The Rotary Foundation) 12:20 Lunch på Säby Säteri 13:30 PR på klubbnivå tips, erfarenheter Gun-Marie Östedt-Axelsson, och hjälpmedel Rotary Mariefred 14:15 Moralisk kompetens - och fällor att falla i Tomas Brytting, Rotary Värmdö Skärgård 15:00 Kaffe med mingel 15:30 Presentation av DG 2018-2019 Tommy Lekenmyr, Rotary Nynäshamn 15:35 Sammanfattning och avslutning Ingrid Sjöbeck, DG 2370 15:40 Årsmöten: Distrikt 2370 Distriktsfond 2370 18:30 Samling för drink Säby Säteri 19:00 Bankett med dans Klädsel: smoking eller mörk kostym Sid 2 av 20
Presentationer Säby Säteri Vacker konferensgård belägen på Ingarö i Värmdö kommun. Ingrid Sjöbeck Medlem i Rotary Värmdö Skärgård sedan 1999. Ingrid är guvernör för Rotary Distrikt 2370 verksamhetsåret 2017-2018 och arbetade tidigare som platschef på Bravida. Christina Möller Medlem i Rotary Stockholm Skanstull sedan 1994. Dagens moderator och tidigare provkökschef. Deshira Flankör Ordförande i kommunstyrelsen i Värmdö kommun sedan 1:a januari 2017. Anders Tihkan Medlem i Rotary Värmdö Skärgård sedan 1991. Anders är förbundssekreterare för Sverige Ingenjörer. Lasse Westerdahl Medlem i Rotary Katrineholm sedan 2009. Tidigare marknadschef på IBM och hängiven jazzkonnässör. Sid 3 av 20
Maja Magnusson Platschef Säby Säteri Carl-Wilhelm Stenhammar Medlem i Rotary Göteborg sedan 1974. Carl-Wilhelm är hedersmedlem i Göteborg Gamlestaden sedan 2016 och var president för Rotary International 2004-2005. Tidigare yrkesverksam inom livsmedel. Richard Green Nuvarande president i Rotary International Ian Riseleys representant influgen från England. Gunilla Marklund Medlem i Rotary Oxelösund sedan 1991. Gunilla ansvarar för ungdomsutbyten i distriktet och har med sig utbytesstudenterna Sara Ferndahl och Ella Dahlström. Gun-Marie Östedt-Axelsson Medlem i Rotary Mariefred sedan 2006. Gun-Marie är PR-ansvarig i distriktet och nominerad till DG 2019-2020. Tomas Brytting Medlem i Rotary Värmdö Skärgård sedan 2009. Tomas forskar inom moral och etik. Tommy Lekenmyr Medlem i Rotary Nynäshamn sedan 2013. Nästa års distriktsguvernör. Aktiv i kommunpolitiken och tidigare ubåtskapten. Sid 4 av 20
Kallelse till Årsmöten i Distrikt 2370 och i dess Distriktsfond Tid: Plats: Lördagen den 21 oktober 2017 i samband med Distriktskonferensen Säby Säteri, Värmdö Kallade: Samtliga Rotaryklubbar i Distrikt 2370, Distriktsfondens styrelse, Distriktsfondens valberedning, Distriktsteamet Ni kallas härmed till Distriktets samt Distriktsfondens årsmöten, som genomförs i samband med Distriktskonferensen på Säby Säteri lördagen den 21 oktober 2017. Röstberättigade Årsmöte Distrikt 2370 (Procedurhandboken 2016 16.050) Varje klubb i ett distrikt skall utse, befullmäktiga och till den årliga distriktskonferensen och distriktsmöte för lagstiftning (om ett sådant hålls) sända minst en elektor. En klubb med mer än 25 medlemmar har rätt till ytterligare en elektor för varje 25-tal medlemmar eller större del av detta antal. Det innebär att en klubb med upp till 37 medlemmar har rätt till en elektor, en klubb med 38 till 62 medlemmar har rätt till två elektorer, en klubb med 63 till 87 medlemmar har rätt till tre elektorer och så vidare. Det tillåtna antalet röster för varje klubb skall baseras på klubbens medlemsantal enligt den senaste klubbfakturan som föregår omröstningen. Alla elektorer skall vara medlemmar i klubben. En elektor måste vara närvarande under distriktskonferensen eller ett distriktsmöte för lagstiftning för att kunna rösta. Fullmakt (Procedurhandboken 2016 16.050.3) En klubb kan utse ett ombud för frånvarande elektorer. Klubben måste inhämta guvernörens godkännande av ombudet. Ett ombud kan vara en annan medlem i klubben eller en medlem i en annan klubb i det distrikt där klubben ingår. Val av ombud måste bekräftas av presidenten och sekreteraren i den berörda klubben. Ombudet har rätt att rösta i stället för de frånvarande elektorer som han/hon representerar, vid sidan av rätten att avlägga andra röster som ombudet eventuellt har. Sid 5 av 20
Röstberättigade Årsmöte Distriktsfond 2370 (Stadgar för Distriktsfond 2370 4) Rotaryklubbar tillhörande Rotary Distrikt 2370 är föreningens medlemmar. Förutsättning för medlemskap är att klubb betalat full per capitaavgift till distriktet. Medlemmarna utövar beslutanderätt rörande föreningen och dess verksamhet genom årsmötet och budgetmötet. Varje medlem ska utse ett ombud för vartdera mötet. Beslut och omröstning (Stadgar för Distriktsfonden 2370 10) Beslut fattas med acklamation eller omröstning/votering om sådan begärts. Omröstning sker öppet, eller med slutna sedlar, om röstberättigat klubbombud så begär. Vid omröstning avgörs frågor genom enkel majoritet. Vid omröstning som inte avser val, är ordförandens röst utslagsgivande. Varmt välkomna! Ingrid Sjöbeck DG 2370 Bilagor: 1. Dagordningar (Sid 7-8) 2. Fullmakt (Sid 9) Sid 6 av 20
Dagordning för Årsmöte i Distrikt 2370 Lördagen den 21 oktober 2017 Säby Säteri, Värmdö Förslag till dagordning 1. Mötet öppnas 2. Val av ordförande för mötet 3. Val av sekreterare för mötet 4. Fastställande av dagordningen 5. Fastställande av röstlängd 6. Fråga om mötet utlysts i laga ordning 7. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare 8. Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2016-2017 9. Val av kommitté för nominering av DG 2020-2021 10. Bemyndigande för ordföranden i Distriktets RU-kommitté att föra Distriktets talan i styrelsen för Stiftelsen Rotarys Ungdomsutbyte 11. Inkomna motioner 12. Övriga frågor 13. Mötet avslutas Bilaga: Verksamhetsberättelse för 2016-2017 Separat PDF Sid 7 av 20
Förslag till dagordning Bilagor: 1. Mötet öppnas 2. Val av ordförande för mötet 3. Val av sekreterare för mötet Dagordning för Årsmöte i Distriktsfonden 2370 4. Fastställande av dagordningen 5. Fastställande av röstlängd Lördagen den 21 oktober 2017 Säby Säteri, Värmdö 6. Fråga om mötet utlysts i laga ordning 7. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare 8. Förvaltningsberättelse för verksamhetsåret 2016-2017 9. Ekonomisk redogörelse för verksamhetsåret 2016-2017 10. Revisorernas berättelse 11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12. Information om årsavgift verksamhetsår 2018-2019 13. Inkomna motioner 14. Teckningsrätt för Distriktsfonden 2370 15. Övriga frågor 16. Mötet avslutas 1. Årsredovisning med Förvaltningsberättelse för 2016-2017 (Sid 10-15) 2. Ekonomisk redogörelse för 2016-2017 (Sid 16-18) 3. Revisionsrapport distriktsbidrag TRF (sid 19) Sid 8 av 20
FULLMAKT för röstning i samband med årsmöten i Distrikt 2370 och i dess Distriktsfond den 21 oktober 2017 Som ersättare för:. (Namn) befullmäktigas:. (Rotarianens namn och klubb) att vid ovanstående möten i Distrikt 2370 den 21 oktober 2017 företräda: (Rotaryklubbens namn) och utöva vår rösträtt.... den... 2017 (Ort) (Datum)... (Klubbpresidentens namnteckning)... (Klubbsekreterarens namnteckning) OBS! Fullmakten skall tas med till distriktskonferensen. Fullmakt ver 2.0 Sid 9 av 20
Årsredovisning för Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr 802005-3214 Räkenskapsåret 2016-07-01 2017-06-30 Sid 10 av 20
Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr 802005-3214 Förvaltningsberättelse Styrelsen för Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden, 802005-3214 får härmed avge årsredovisning för räkenskapsåret 2016-07-01 2017-06-30. Dispositioner beträffande vinst eller förlust Belopp i kr Styrelsen föreslår att till förfogande stående medel: balanserat resultat 234 048 årets resultat -43 006 Totalt 191 042 disponeras så att i ny räkning överföres 191 042 Summa 191 042 Vad beträffar Distriktsfondens resultat och ställning i övrigt, hänvisas till efterföljande resultat- och balansräkningar med tillhörande bokslutskommentarer. Detaljerad resultatrapport och balansrapport med jämförelse mot föregående år följer efter underskrifter. Sid 11 av 20
Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr 802005-3214 Resultaträkning Belopp i kr Not 2016-07-01-2017-06-30 2015-07-01-2016-06-30 Huvudintäkter 980 998 1 040 950 Övriga rörelseintäkter 102 350 83 055 1 083 348 1 124 005 Rörelsens kostnader Direkta kostnader -1 007 620-1 092 767 Övriga externa kostnader -119 365-119 887 Rörelseresultat -43 637-88 649 Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande resultatposter - 9 600 Räntekostnader och liknande resultatposter 630-20 Resultat efter finansiella poster -43 007-79 069 Resultat före skatt -43 007-79 069 Skatt på årets resultat - -1 920 Årets resultat -43 007-80 989 Sid 12 av 20
Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr 802005-3214 Balansräkning Belopp i kr Not 2017-06-30 2016-06-30 TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 15 000 - Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 9 430 21 094 24 430 21 094 Kassa och bank 183 528 254 667 Summa omsättningstillgångar 207 958 275 761 SUMMA TILLGÅNGAR 207 958 275 761 Sid 13 av 20
Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr 802005-3214 Balansräkning (forts.) Belopp i kr Not 2017-06-30 2016-06-30 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 1 Eget kapital vid årets början 234 048 315 037 Årets resultat -43 007-80 989 191 041 234 048 Summa eget kapital 191 041 234 048 Kortfristiga skulder Skatteskulder 2 1 922 Övriga kortfristiga skulder 5 300 39 791 Upplupna kostnader och förutbetalde intäkter 11 615 - Summa kortfristiga skulder 16 917 41 713 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 207 958 275 761 Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Ställda panter och säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga Sid 14 av 20
Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr 802005-3214 Redovisningsprinciper och bokslutskommentarer Belopp i kr om inget annat anges Allmänna redovisningsprinciper Årsredovisningen har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd. Redovisningsprinciperna är oförändrade jämfört med föregående år. Värderingsprinciper m m Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats utifrån anskaffningsvärden om inget annat anges nedan. Fordringar Fordringar har upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. Noter Not 1: Eget kapital 2017-06-30 Eget kapital vid årets ingång 234 048 Årets resultat -43 006 Eget kapital vid årets utgång 191 042 Underskrifter Stockholm den 6 september 2017...... Lars-Olov Nilsson Paul Tamm...... Per Alm Håkan Lundberg... Ulrika Fredriksson Vår revisionsberättelse har lämnats den... 2017...... Peter Zell Maria Bovin Hedefalk Av föreningen vald revisor Av föreningen vald revisor Sid 15 av 20
Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr 802005-3214 Period 2016-07-01 2017-06-30 Resultatrapport 2016-07-01-2015-07-01- Belopp i kr 2017-06-30 2016-06-30 Huvudintäkter 3010 Distriktsavgifter 312 120,00 325 167,00 3011 Intäkter RI 114 136,00 102 741,00 3020 Pets & Distriktskonferens 183 600,00 202 565,00 3043 SRS, Administration 73 540,00 3110 Vidarefakt. pren. Rotary Norden 140 849,20 149 112,50 3120 Vidarefakt. Stift. Rotarys Ungdomsutbyte 100 980,00 103 750,00 3121 RU, distriktsaktiviteter 21 500,00 5 252,00 3130 Vidarefakt. SRS, matrikel, IT & adm 78 373,00 3140 Almedalen 22 994,00 3160 RLI 27 000,00 31 000,00 3170 Rotary Ungdomsutbyte 20 000,00 3191 Vidarefakturering övrigt 7 272,00 3740 Öres- och kronutjämning 0,51-5,00 Summa Huvudintäkter 980 997,71 1 040 949,50 Övriga rörelseintäkter 3050 Sponsor, avgifter Pets & DK 26 350,00 3989 Överföring fr District Grantkonto 76 000,00 83 055,25 Summa Övriga rörelseintäkter 102 350,00 83 055,25 1 083 347,71 1 124 004,75 Rörelsens kostnader Direkta kostnader 4010 Inköp varor och material -25 036,44-224 874,00 4011 Zon-Meeting -18 217,60 4012 Pets -48 282,00-53 485,00 4013 PRE-PETS -3 599,99 4014 Distriktsteam -15 798,79-16 027,70 4015 Distriktsfonden -6 990,00-1 727,50 4016 RI International Assembly -25 138,00-21 813,24 4017 Styrgrupp PETS-DK -96,20 4018 Distriktskonferens -167 574,00 4020 DG, resekostnader -33 214,36-72 895,45 4021 DG, representation -3 539,91-3 305,00 4022 DG, övriga kostnader -16 557,06-9 739,56 4030 DGE, resekostnader -17 698,49-6 515,50 4031 DGE, övriga kostnader -7 159,71-22 326,41 4032 Kostnader för IDPG -20 272,50-4 183,50 4033 Lagråd -2 075,60-8 512,00 4034 DGN -2 988,60-780,70 4040 AG-aktiviteter -10 405,67-16 210,60 4050 SRS -73 320,00 4060 TRF-seminarier -3 940,00 4070 Medlemsfrågor, rekrytering -28 688,80-13 023,75 4080 PR-aktiviteter -5 095,00-29 499,00 Sid 16 av 20
Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr 802005-3214 Period 2016-07-01 2017-06-30 Resultatrapport (forts.) 2016-07-01-2015-07-01- Belopp i kr 2017-06-30 2016-06-30 4085 Gymnasiemässa -44 758,50-35 099,20 4090 IT-utbildning -38 161,00 4092 Yrkesmentor -10 128,05 4095 Integrationskommitté -1 973,10 4110 Inköp vidarefakt. Rotary Norden -140 549,00-147 829,00 4120 Inköp vidarefakt. Rotarys Ungdomsutbyte -101 333,00-103 810,00 4121 RU, distriktsaktiviteter -34 630,05-35 802,31 4122 Ungdomsläger -26 797,00-31 485,00 4130 Inköp vidarefakt. SRS, matriklar, IT,avg, adm.avg -8 427,00-76 480,00 4140 RYLA -30 000,00-7 500,00 4145 Läkarbanken -9 322,95-5 198,00 4160 RLI -35 887,29-55 242,77 4175 Almedalen -32 048,81-12 423,00 4180 Multi-PETS, GETS -1 990,00-32 904,87 Summa Direkta kostnader -1 007 620,37-1 092 767,16 Övriga externa kostnader 5810 Resebidrag Gotlänningar -13 354,00-2 585,00 6063 Försäkringspremier -2 989,00 6250 Porto -70,00 6310 Företagsförsäkringar -3 121,00 6390 Övr kostnader -190,00-5 000,00 6530 Redovisningstjänster -8 974,00-25 888,00 6570 Bankkostnader -2 834,00-299,00 6993 Lämnade bidrag och gåvor -10 000,00 6994 District Grant -76 000,00-83 055,25 6995 TRF-Rotary Foundation -4 891,00 Summa Övriga externa kostnader -119 364,00-119 886,25 Rörelseresultat -43 636,66-88 648,66 Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande resultatposter 8310 Ränteintäkter omsättningstillgångar 9 600,00 Räntekostnader och liknande resultatposter 8410 Räntekostnader -14,00-20,00 8423 SKATTER 644,00 Summa Räntekostnader och liknande resultatposter 630,00-20,00 Resultat efter finansiella poster -43 006,66-79 068,66 Resultat före skatt -43 006,66-79 068,66 Skatt på årets resultat 8910 Skatt på årets beskattningsbara resultat -1 920,00 Årets resultat 8999 Årets resultat -43 006,66-80 988,66 Sid 17 av 20
Rotary International Distrikt 2370 Distriktsfonden Org.nr 802005-3214 Period 2016-07-01 2017-06-30 Balansrapport Belopp i kr 2017-06-30 2016-06-30 TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 1510 Kundfordringar 15 000,00 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 1790 Övr förutbet kostnader/upplupna intäkter 9 429,50 21 094,00 24 429,50 21 094,00 Kassa och bank 1930 Checkräkningskonto 183 528,05 114 647,51 1940 Bank 140 019,90 Summa omsättningstillgångar 207 957,55 275 761,41 SUMMA TILLGÅNGAR 207 957,55 275 761,41 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital vid årets början 2010 Eget kapital, delägare 1 234 048,21 315 036,87 Årets resultat 2019 Årets resultat, delägare 1-43 006,66-80 988,66 191 041,55 234 048,21 Summa eget kapital 191 041,55 234 048,21 Kortfristiga skulder Skatteskulder 2510 Skatteskulder 2,00 1 922,00 Övriga kortfristiga skulder 2890 Övriga kortfristiga skulder 5 300,00 39 791,20 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 2990 Övr upplupna kostn/förutbetalda intäkter 11 614,00 16 916,00 41 713,20 SUMMA xx EGET KAPITAL OCH SKULDER 207 957,55 275 761,41 Sid 18 av 20
Revisionsrapport Verksamhetsåret 2016-2017 Revisionsrapport för använda Distriktsbidrag, TRF Undertecknade har granskat de genomförda distriktsprojekten: El Sistema gm Södertälje RK och Södertälje Östra RK Lässtimulansprojektet gm Södertälje RK Sörmlandslägret gm Nyköping Öster RK m. fl. klubbar Vänföreningen Portee, Södertälje Östra RK Solvattenprojektet, Nykvarn RK m.fl. klubbar Två projekt går med ett överskott. Sörmlandslägret, 3 050 kr på en budget om 72 tkr och Lässtimulansprojektet, 5 300 kr på en budget om 18 tkr. Vi utgår ifrån att överskottet 3 050 överförs till nästa års läger och synliggörs i nästa års rapportering. Södertälje ska på egen begäran betala tillbaka 5 300 till TRF. I övrigt har vi funnit att projekten genomförts i överensstämmelse med gjorda ansökningar. Auditkommitten kan konstatera att klubbarna gjort mycket goda insatser i Rotarys namn. Vi vill därför framföra ett stort och varmt tack till alla som varit delaktiga för väldigt bra insatser och många ideella timmar. Auditkommitten för TRF......... Margaretha Ström Hubendick PG Wallberg Sten Orrling Nacka RK Nyköping RK Mariefred RK Sid 19 av 20
Tack till alla deltagare och medverkande, tack alla som hjälpt till före, under och efter konferensen och ett STORT tack till Säby Säteri med personal! Ingrid Sjöbeck DG 2370