Ett ombudsförfarande för elektronisk ingivning till Bolagsverket

Delrapport 2 Ett ombudsförfarande för elektronisk ingivning till Bolagsverket en studie av krav på att intyga uppgifters riktighet Per Furberg 2007-07-12

2

3 Till Bolagsverket Regeringen har under en rad år lyft fram frågor om regelförenkling och gett olika myndigheter, bl.a. Bolagsverket, i uppdrag att gå igenom regler för företagande i syfte att identifiera sådant som är onödigt krångligt och betungande och som därför bör förenklas. Som ett resultat av detta arbete har författningsändringar genomförts och e-tjänster införts för elektronisk ingivning av årsredovisningar och handlingar i registreringsärenden m.m. Av budgetpropositionen för 2007 framgår också att Bolagsverket ligger i framkant vad gäller teknisk utveckling av elektroniska tjänster, att verkets register håller en mycket hög kvalité, att tillgängligheten är god och att verket sammantaget har en god måluppfyllelse. Regeringen har emellertid i budgetpropositionen också förklarat att de svenska företagens administrativa kostnader för samtliga statliga regelverk skall minskas med 25 procent under en period av fyra år och att arbetet med mål och med mätningar av företagens administrativa kostnader är centralt i regelförenklingsarbetet. 1 Ytterligare förenklingar behövs därför, bl.a. för att ombud skall kunna ge företag stöd så att hela rationaliseringspotentialen tas tillvara. Bolagsverket beslutade därför den 18 oktober 2006 att kartlägga och analysera vilka rättsfrågor som uppkommer om handlingar undertecknas och lämnas genom ombud trots att ombud inte uttryckligen pekas ut som undertecknare i lag eller förordning, möjligheter som finns att utan ändringar i lag eller förordning införa förenklingar med stöd av ombud, genom administrativa åtgärder eller ändringar i Bolagsverkets föreskrifter, och risker som finns för att förenklade rutiner utnyttjas för att begå ekonomisk brottslighet. Ett uppdrag att genomföra en sådan analys och att föreslå de författningsändringar som visar sig erforderliga lämnades samma dag till advokat Per Furberg, Setterwalls Advokatbyrå. 1 Prop. 2006/07:1, utgiftsområde 24, s. 49.

4 Under arbetets gång visade det sig lämpligt att i form av en första delrapport redovisa de möjligheter som finns att utan ändringar i lag eller förordning införa förenklingar med stöd av ombud. Därför lämnades i mars 2007 promemorian Ett ombudsförfarande för elektronisk ingivning till Bolagsverket en studie av rättsliga möjligheter till förenklingar. Frågor om hur dagens ombud kan förenkla sina rutiner har nu granskats med utgångspunkt från hur ombuden ser på sin roll och om ett utvidgat ombudsförfarande skulle föra med sig nya risker för ansvar eller kan antas komma att missbrukas i brottsliga syften. Under detta arbete visade det sig lämpligt att, som en andra delrapport, genomlysa huruvida föreskrifter kan utmönstras om att på heder och samvete intyga vissa uppgifters riktighet. Jag får därför lämna promemorian Ett ombudsförfarande för elektronisk ingivning till Bolagsverket en studie av krav på att intyga uppgifters riktighet. Arbetet har genomförts i nära samverkan med jurister och tekniker vid Bolagsverket. Göteborg i juli 2007 Per Furberg

5 Innehåll Sammanfattning... 7 1 Uppdraget... 9 2 Bakgrund och utredningsbehov... 13 2.1 Den lämnade delrapporten... 13 2.2 Behov av ytterligare genomlysning... 14 3 Möjliga förenklingar och risker... 15 3.1 Vad kan göras utan författningsändringar?... 15 3.2 En avgränsning... 17 3.3 Vilka möjligheter vill ombuden ta i bruk?... 17 3.4 Vilka möjligheter vill Bolagsverket ta i bruk?... 18 3.5 Risker för ombud... 18 4 Försäkran på heder och samvete... 21 4.1 Många bestämmelser om försäkran... 21 4.1.1 Intygande om konkursfrihet... 22 4.1.2 Särskilt om utländska konkurser... 25 4.1.3 En jämförelse med näringsförbud... 27 4.1.4 Intygande om revisorers kompetens... 29 4.1.5 Kontroll av om någon har förvaltare... 32 4.1.5.1 Bakgrund... 32 4.1.5.2 Bedömning... 35 4.1.6 Att intyga överensstämmelse med fattade beslut... 36 4.1.7 Intyga att funktionärer åtagit sig uppdragen... 37 4.1.8 Särskilt om straffrättsligt ansvar för osanna intyg... 38 4.2 En samlad bedömning utmönstra onödiga krav... 40 5 Slutord... 43

6

7 Sammanfattning I mars 2007 lämnades delrapporten Ett ombudsförfarande för elektronisk ingivning till Bolagsverket en studie av rättsliga möjligheter till förenklingar. Där konstaterades att omfattande rationaliseringar blir möjliga, utan ändringar i lag eller förordning, om ombud också undertecknar handlingar. I denna promemoria har föreskrifter om intygande av uppgifters riktighet granskats. Dessa föreskrifter synes ha tagits in i nya författningar utan någon samlad genomlysning av om de behövs. Först nu när förenklingar med stöd av ombud kommit på dagordningen ställs frågan på sin spets. I det följande redovisas skälen för att utmönstra krav på intyg rörande konkursfrihet, revisorers egenskaper och frihet från förvaltarskap. Beträffande konkursfrihet och revisorer har Bolagverket uppgifter i sina register. Beträffande vissa uppgifter om revisorer och förvaltarskap framstår skälen för ett intygskrav inte som tillräckligt starka. Andra kontroller kan räcka eller framstå som mera ändamålsenliga. Hos Bolagsverket finns dessutom vissa uppgifter i elektronisk form om beslut som rör förvaltarskap. Verket svarar nämligen från år 2007 för elektronisk kungörelse av sådana beslut. Nuvarande bestämmelser om att intyga att uppgifter om funktionärer stämmer överens med de beslut som har fattats och att funktionärer har åtagit sig uppdragen bör däremot bibehållas. Bolagsverket bör, för att begränsa företagens administrativa kostnader, göra en framställning hos regeringen om ändringar i förordning så att föreskrifter om intyg som inte längre anses nödvändiga blir utmönstrade.

8

9 1 Uppdraget Fler och växande företag är centralt för hållbar ekonomisk tillväxt och ökad sysselsättning. Regeringen har därför intensifierat arbetet med att utveckla gynnsamma förutsättningar för företagandet, både för att öka nyföretagandet och för att redan etablerade företag ska växa. I budgetpropositionen för 2007 har regeringen förklarat att de svenska företagens administrativa kostnader för samtliga statliga regelverk skall minskas med 25 procent under en period av fyra år och att arbetet med mål och med mätningar av företagens administrativa kostnader är centralt i regelförenklingsarbetet. 2 Bolagsverkets uppdrag på området har kommit till uttryck i verkets regleringsbrev för budgetåret 2006 där det framgår att verksamheten skall främja en hållbar tillväxt och en ökad sysselsättning genom insatser för ökad konkurrenskraft och fler och växande företag, säkerställa ett enkelt regelverk för företagande, och förbättra servicen till medborgare och företag. Regeringen har visserligen i budgetpropositionen för 2007 förklarat att Bolagsverket ligger i framkant vad gäller teknisk utveckling av elektroniska tjänster, att verkets register håller en mycket hög kvalité, att tillgängligheten är god och att verket sammantaget har en god måluppfyllelse. 3 Av Bolagsverkets regleringsbrev framgår emellertid att verket skall arbeta med att förbättra rutiner som medger effektivare hantering av ärenden som rör företagsetablering och förutsättningar för drift av näringsverksamhet och särskilt beakta behoven hos små och medelstora företag samt återrapportera till regeringen effektiviseringar som de webbaserade elektroniska tjänsterna (e-tjänsterna) ger upphov till. Bolagsverket har kommit långt i detta arbete genom de möjligheter till ett helt elektroniskt informationsutbyte som erbjudits från den 1 juli 2006. Härigenom kan nya aktiebolag registreras och anmälningar om ändrade uppgifter göras helt utan papper och penna via en e-tjänst. På motsvarande 2 Prop. 2006/07:1, utgiftsområde 24, s. 49. 3 A.prop. s. 49.

10 sätt kan årsredovisningar numera upprättas och ges in elektroniskt. 4 Lägre hanteringskostnader, högre kvalitet och snabbare ärendehandläggning kan därmed uppnås. Dessa lösningar påverkar även vedertagna strukturer och arbetssätt, där ombud spelar en viktig roll för att förenkla för företagen och se till att de handlingar som ges in till Bolagsverket är rätt utformade. Förelägganden om komplettering och tidsutdräkt kan därigenom undgås. Ombudens roll inom ramen för nya elektroniska rutiner har dock inte genomlysts. Frågan är betydelsefull, inte minst för Bolagsverket, som vill skapa förutsättningar även i IT-miljö för effektiva rutiner där ombud ges en tydlig roll. Tekniska och organisatoriska anpassningar är visserligen betydelsefulla när sådana lösningar skall införas. Det behöver emellertid också klarläggas om det krävs författningsändringar eller om ombud redan enligt gällande rätt kan ges ett vidgat utrymme att underteckna anmälningar om registrering och andra handlingar. Förutsättningarna behöver belysas för att ombud ska kunna anpassa sina IT-system så att hela rationaliseringspotentialen tas tillvara. En sådan genomlysning aktualiserar såväl associationsrättsliga som redovisningsrättsliga, förvaltningsrättsliga och straffrättsliga frågor. Medan det uttryckligt eller implicit framgår av bl.a. formföreskrifter inom associationsrätten och förfarandereglerna rörande ingivning till Bolagsverket vilka som får underteckna en handling följer det av allmänna regler, utvecklade i rättspraxis, vem eller vilka som har att bära straffansvaret för brott som begås inom ramen för en juridisk persons verksamhet. Även om de associationsrättsliga reglerna om vem som får skriva under en handling inte i författningsteknisk mening berör reglerna om straffansvar behöver verkningarna för den brottsförebyggande och brottsbekämpande verksamheten analyseras innan eventuella ändringar genomförs. Exempelvis behöver risker genomlysas för att bulvaner eller målvakter används eller att ansvarsfrågor fördunklas på liknande sätt. En sådan kartläggning omfattar också frågor som rör bolagets representation. Mot bakgrund härav behöver det kartläggas och analyseras vilka rättsfrågor som uppkommer om handlingar undertecknas och lämnas genom ombud trots att ombud inte uttryckligen pekas ut som undertecknare i lag eller förordning, 4 Se www.foretagsregistrering.se och https://erakenskaper.bolagsverket.se/elrak- IngivningWeb/do.

11 möjligheter som finns att utan ändringar i lag eller förordning införa förenklingar med stöd av ombud, genom administrativa åtgärder eller ändringar i Bolagsverkets föreskrifter, och risker som finns för att förenklade rutiner utnyttjas för att begå ekonomisk brottslighet. Rättsfrågorna är delvis generella och bör lösas enhetligt för pappersmiljö och elektronisk miljö. Uppdraget omfattar en analys av dessa frågor och att föreslå de författningsändringar som kan visa sig nödvändiga för att hela rationaliseringspotentialen skall kunna tas tillvara vid förenklingar med stöd av ombud. Även anknytande rättsfrågor som aktualiseras under arbetets gång och som visar sig vara betydelsefulla för ett smidigt uppgiftslämnande bör genomlysas i den mån det krävs för att införa effektiva rutiner för ett ombudsförfarande. Utanför uppdraget faller handlingar som enligt ABL inte får undertecknas med avancerad elektronisk signatur enligt lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer. Sådana handlingar utgörs av aktiebrev enligt 6 kap. 3 ABL och emissionsbevis, konvertibler samt teckningsoptionsbevis enligt 11 kap. 6 ABL. Uppdraget skall vara slutfört under 2007.

12

13 2 Bakgrund och utredningsbehov 2.1 Den lämnade delrapporten I det följande förutsätts att innehållet i Delrapport 1 är bekant för läsaren. Bolagsverkets arbete för att införa en effektivare hantering av ärenden som rör företagsetablering och förutsättningar för drift av näringsverksamhet behöver samordnas med författningsregleringen på området. Formkrav i lag och förordning måste därför genomlysas för att se om de är avpassade för den roll som ombud kan ges inom ramen för nya förenklade förfaranden. En sådan genomlysning har redan skett i promemorian Ett ombudsförfarande för elektronisk ingivning till Bolagsverket en studie av rättsliga möjligheter till förenklingar (Delrapport 1), som innehåller 1. en grundläggande del om a. vad som menas med formkrav, och b. vilka krav på underskrifter m.m. som följer av aktiebolagslagen (2005:551; ABL), aktiebolagsförordning (2005:559; ABF) och årsredovisningslagen (1995:1554; ÅRL), och c. vilka regler som finns rörande ombud och behörighet, samt 2. en analysdel som tar sikte på vilka förenklingar som är möjliga från juridiska utgångspunkter med stöd av a. fullmakter, och b. rena bolagsstämmobeslut där formaljuridiska överbyggnader utan förankring i verkligheten utmönstras. Analysen i Delrapport 1 har visat att det från juridiska utgångspunkter i allt väsentligt är möjligt att utan författningsändringar rationalisera genom förfaranden där befullmäktigade ombud också undertecknar handlingar som ges in till Bolagsverket. 5 Genomlysningen har också visat att det är möjligt att förenkla den formella hanteringen av bolagsstämmobeslut inom ramen för gällande rätt; dels kan antalet undertecknare begränsas, dels kan vissa formaljuridiska konstruktioner sorteras ut. 6 5 Se vidare kap. 4, Delrapport 1, om förenklingar genom fullmakt. 6 Se vidare kap. 5, Delrapport 1, om förenklad hantering av stämmoprotokoll.

14 Denna rapport (Delrapport 2) bygger på föregående rapport och det förutsätts att läsaren redan har tagit del av den första rapporten. 2.2 Behov av ytterligare genomlysning Den fortsatta genomlysningen förutsätter en helhetssyn där olika risker och möjligheter vägs samman så att en sund balans uppnås. Redovisade juridiska möjligheter till rationaliseringar genom att ombud även skriver under handlingar kan rätt använda minska både företagens och Bolagsverkets administrativa kostnader, utan andra regeländringar än justeringar i Bolagsverkets föreskrifter för elektronisk ingivning. För att sådana förändringar skall kunna bli verklighet måste emellertid flera områden beaktas, särskilt följande: 1. Hur vill dagens ombud bedriva morgondagens verksamhet en fråga som rymmer två delfrågor; vilka av de i. juridiska, och ii. tekniska förenklingsmöjligheterna vill ombud ta i bruk? 2. Vilka risker för sanktioner uppkommer för ett ombud som nyttjar de beskrivna förenklingsmöjligheterna en fråga som också rymmer två delfrågor; vilket ansvar kan aktualiseras från i. civilrättsliga utgångspunkter, och ii. straffrättsliga utgångspunkter? 3. Skulle förenklade rutiner underlätta brottsliga förfaranden genom att frågan om vem eller vilka som ligger bakom ett brottsligt förfarande fördunklas, t.ex. med hjälp av s.k. målvakter? Frågorna behöver sättas in i sitt rätta sammanhang. Svaret på en delfråga kan påverka bedömningen av en annan fråga. Vissa antaganden måste därför göras utifrån alternativa lösningar och hur det är möjligt att utforma rutiner och regler på området.

15 3 Möjliga förenklingar och risker 3.1 Vad kan göras utan författningsändringar? Här beskrivs kortfattat de möjligheter som framträtt vid den genomlysning av frågor om undertecknande genom ombud som gjorts in Delrapport 1. För att belysa vidden av de förenklingar som ett ombudsförfarande möjliggör kan följande exempel ges. Handlingar som ombud kan upprätta och underteckna med fullmakt från aktieägare o Bolagstämmobeslutsdokument: I enmansaktiebolag och kupongbolag kan detta föra med sig avsevärda förenklingar genom att bolagsstämma klaras av utan något egentligt sammanträde (s.k. bolagsstämma per capsulam). Istället för att ett bolagstämmoprotokoll cirkuleras för underskrift av samtliga aktieägare kan ombud i förväg få fullmakt från var och en av aktieägarna att upprätta och underteckna ett beslutsdokument över bolagstämmans beslut. Beslutsdokumentet har inte formen av ett protokoll och behöver följaktligen inte justeras. med fullmakt från blivande stiftare tillika aktietecknare o Stiftelseurkund jämte aktieteckning (jfr.1 kap. 4 och 12 ABL). Handlingar som ett ombud kan ge in i ett registreringsärende utan stöd av fullmakt Handlingar som fogas till en anmälan eller en ansökan till Bolagsverket: Sådana handlingar skall som huvudregel ges in i form av en bestyrkt (vidimerad) elektronisk avskrift (BOLFS 2006:5). I undantagsfall godkänns bestyrkta elektroniska kopior (passhandlingar) eller fysiska handlingar. Ett ombud kan utan stöd av fullmakt vidimera handlingar, oavsett om detta sker genom att ombudet använder sin e-legitimation (för att skapa en bestyrkt elektronisk avskrift) eller vidimerar en papperskopia genom att skriva under med penna. Ett ombud kan ge in intyg från kreditinstitut samt revisorsyttrande i form av elektroniska original eller bestyrkta elektroniska avskrifter. Eftersom elektroniskt

16 underskrivna handlingar kan mångfaldigas utan att en elektronisk underskrift mister sin kontrollerbarhet möjliggörs alternativa processer. Ärenden som ett ombud kan anmäla för registrering med fullmakt från stiftare/blivande styrelseledamot o underteckna anmälan om nyregistrering (1 kap. 2 4 ABF), med fullmakt från styrelseledamot/vd o underteckna anmälan för registrering avseende ändring av hemvist eller postadress av bolaget, styrelseledamot, suppleant, VD och vice VD samt särskild delgivningsmottagare (8 kap. 43 ABL, 1 kap. 2 2 a, 1 kap. 9 ABF) revisionsbolag, revisor, revisorsuppleant och lekmannarevisor (9 kap. 47 ABL, 10 kap. 19 ABL, 1 kap. 2 2 a ABF, 1 kap. 10 12 ABF), o underteckna ändringsanmälan avseende styrelsens beslut om utseende av VD och vice vd, ordförande, firmateckningsrätt och särskild delgivningsmottagare (8 kap. 43 ). Notera att fullmakt i dessa fall även kan lämnas av den anmälan gäller, och o anmälan avseende omvandling av aktie enligt 4 kap. 6 andra stycket ABL (1 kap. 7 ABF). Ärenden som ett ombud kan anmäla för registrering med stöd av fullmakt och bolagsstämmobeslutsdokument med fullmakt från styrelseledamot/vd samt fullmakt från aktieägarna o underteckna bolagsstämmobeslutsdokument och underteckna ändringsanmälan avseende förändringar i styrelsens sammansättning (inom ramen för bolagsordningens gränser) (8 kap. 43 ABL, 1 kap. 9 ABF), o underteckna bolagsstämmobeslutsdokument och underteckna ändringsanmälan avseende val av revisor eller revisorsbolag, bortsett från att anmäla en revisors förtida avgång (9 kap. 47 ABL, 1 kap. 2 2 a, 1 kap. 10 12 ABF), samt val av lekmannarevisor (10 kap. 19 ABL och 1 kap. 12 ABF), o underteckna bolagsstämmobeslutsdokument och underteckna anmälan avseende vinstutdelning som fattats av annan stämma än årsstämma (19 kap. 10 ABL, 1 kap. 28 ABF), och o underteckna bolagsstämmobeslutsdokument och underteckna anmälan avseende nedsättning av aktiekapitalet för täckning av förlust (20 kap. 19 ABL, 1 kap. 29 ABF). 7 7 Allt under förutsättning att så sker inom ramen för bolagsordningen.

17 Redan av denna punktvisa uppräkning av de möjligheter till förenklingar som redovisats i Delrapport 1 framgår att omfattande rationaliseringar kan genomföras, utan författningsändringar. Frågan blir hur dessa möjligheter bör tas tillvara. 3.2 En avgränsning Alla förenklingar som är möjliga enligt Delrapport 1 kan inte genomföras, i vart fall inte i ett sammanhang. Den fortsatta analysen behöver därför avgränsas till lösningar som bedöms ha förutsättningar att lyckas. Någon fullständig genomgång kan knappast göras av alla förenklingar som blir möjliga genom att ombud, så som förordats i Delrapport 1, skriver under handlingar och i övrigt ger stöd för att förenkla bolagsstämmobeslut och dokumentation av dem. Omfattningen av dessa möjligheter och variationsrikedomen kan till och med bli ett hinder. IT är ett så flexibelt verktyg att endast fantasin sätter gränserna för vad som är möjligt. I sådana sammanhang uteblir ofta resultaten. Initiativen brukar bli för många och alltför fragmenterade. Som exempel kan nämnas de hinder som tidigare framträtt mot enkla och samordnade funktioner för legitimering och elektroniska underskrifter. För att förenkla ingivningen till bolagsverket med stöd av ombud krävs inte bara funktioner för e-legitimationer. Det behövs samtidigt ensade format och transportvägar för berörda dokument samt anpassningar till ombudens olika system och interna rutiner. För att den eftersträvade samordningen och de nya lösningarna skall komma till stånd måste arbetet begränsas till sådana förfaranden som har utsikter att få spridning och bli använda på bred front. 3.3 Vilka möjligheter vill ombuden ta i bruk? En ombudslösning behöver bygga på ombudens önskemål. Intresse finns visserligen hos ombuden för att förenkla med stöd av bl.a. fullmakter men vissa frågor om risker m.m. behöver klarläggas. När ombuden skall ta närmare ställning till hur förenklade rutiner bör utformas och genomföras blir frågan om anpassningar till ombudens system också central.

18 De avgränsningar som krävs enligt avsnitt 3.2 behöver ta sin utgångspunkt i ombudens önskemål. Förenklingar som ombuden inte vill ha kommer inte att bli använda. Vid möten som Bolagsverket hållit med olika ombud och inom ramen för verkets kontaktkommitté har det visserligen visat sig finns ett påtagligt intresse för att förenkla med stöd av fullmakter och smidiga lösningar för att upprätta dokument elektroniskt och att skriva under elektroniskt. En kvarstående osäkerhet finns emellertid rörande vilka risker som kan vara förenade med ett ombudsförfarande och hur ett sådant förfarande kan anpassas till ombudens IT-system och interna administrativa rutiner. 3.4 Vilka möjligheter vill Bolagsverket ta i bruk? Bolagsverket vill på bred front ta tillvara de förenklingar som blir möjliga genom ett ombudsförfarande. Bolagsverket vill ta tillvara de möjligheter att förenkla med stöd av fullmakter m.m. som beskrivits i Delrapport 1. Verket ser gärna att ombuden med stöd av fullmakter använder de e-tjänster som redan finns tillgängliga. Verket avser emellertid också att göra förenklingar möjliga för ombud som vill färdigställa elektroniska försändelser inom sina egna system. Det är härvid av avgörande betydelse att rutinerna utformas så att hela rationaliseringspotentialen tas tillvara samtidigt som användningen av elektroniska rutiner måste få en snabb och bred spridning. Bolagsverket vill alltså på bred front ta tillvara de förenklingar som blir möjliga genom ett ombudsförfarande. 3.5 Risker för ombud Rationaliseringar som möjliggör effektivare rutiner får inte leda till risker för ombud som de inte kan kontrollera. Som framgått av Delrapport 1 (avsnitt 3.3) godtar Bolagsverket redan nu under vissa förutsättningar att registreringsanmälningar och andra handlingar skrivs under av ombud. Dessa möjligheter tas emellertid tillvara endast i sällsynta undantagsfall. En anledning till den begränsade användningen är att bara några få känner till att Bolagsverket godtar fullmakter. En annan anledning är den osäkerhet som ombud gett uttryck för rörande vilka risker de skulle löpa jämfört med dagens rutiner om de inte bara upprättar utkast. Skall de möjligheter som redovisats i Delrapport 1 bli

19 använda behöver det genomlysas om ökade risker uppkommer för ombud när de undertecknar elektroniskt. Frågan rör två situationer; dels de intyg som skrivs under för att bestyrka vissa i författning närmare angivna förhållanden, dels de anmälningar och andra handlingar som bolag har att upprätta i registreringsärenden. I det första fallet används inga fullmakter eftersom det är undertecknaren som intygar att vissa uppgifter är riktiga eller att vissa förhållanden föreligger. I det senare fallet företräder undertecknaren däremot annan genom att skriva under för denne; för en stiftare eller för själva den juridiska personens räkning. Frågan blir i det första fallet vilka kontroller eller andra åtgärder som intygsgivaren behöver vidta för att inte riskera straffrättsligt eller skadeståndsrättsligt ansvar, och i det andra fallet vilket ansvar ett ombud har för sin rådgivning och sina faktiska åtgärder; med eller utan underskrift av ombudet. Effektivare rutiner får inte leda till risker för ombud som de inte kan överblicka och kontrollera. De faror som tanken i första hand går till är om intyg som ombudet skriver under skulle visa sig innehålla osanna uppgifter eller om huvudmannen skulle göra gällande att ombudet gått utanför sin befogenhet eller missförstått lämnade instruktioner.

20

21 4 Försäkran på heder och samvete 4.1 Många bestämmelser om försäkran I aktiebolagslagen och aktiebolagsförordningen finns många bestämmelser om att riktigheten av vissa uppgifter skall försäkras på heder och samvete. För att ombud skall vilja ta sig an uppdrag som innefattar sådana bestyrkanden behöver det klarläggas vad de behöver intyga, på vilket underlag och vilka konsekvenserna blir om ett intygande visar sig vara felaktigt. Hit hör också om gällande rätt har anpassats till uppbyggnaden av register där uppgifters riktighet kan kontrolleras automatiserat av Bolagsverket. Av följande förenklade sammanställning framgår vilka krav som finns på att intyga uppgifters riktighet och hur fakta kan kontrolleras. Intygande på heder och samvete 1. att vissa personer 8 inte är i konkurs (se 1 kap. 3 ABF), a) beslut av svensk domstol b) beslut i annat land 2. att revisor är auktoriserad eller godkänd, med eller utan revisorsexamen (se 1 kap. 3 ABF samt 9 kap. 12 och 13 ABL), 3. att revisorer har vissa angivna insikter och erfarenheter 10 (se 1 kap. 3 ABF Kontrollmöjligheter Frågor om konkurs prövas av tingsrätt. Det finns många tingsrätter. Register över konkurser förs hos Bolagsverket. Tingsrätt är skyldig att underrätta Bolagsverket. 9 Revisorsnämnden tillhandahåller uppgifter om vilka personer som är godkända och auktoriserade revisorer. De har inget register on-line, men utredningssekretariatet svarar på frågor. Revisorsnämnden ger ut en revisorsförteckning. Det är svårt att kontrollera vilka insikter och erfarenheter som en revisor har. Ofta 8 Stiftarna, styrelseledamöter, styrelseordförande, styrelsesuppleant, verkställande direktör, vice verkställande direktör, särskild firmatecknare, särskild delgivningsmottagare och revisorer och suppleanter för sådana. 9 Information om huruvida en person är i konkurs eller har förvaltare kan fås även från skattemyndighet. Uppgift om konkurs kan lämnas också från affärsregister såsom InfoTorg. 10 Att de har den insikt i och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet fordras för att fullgöra uppdraget.

22 och 9 kap. 11 ABL), 4. att vissa personer 11 inte har förvaltare enligt 11 kap. 7 föräldrabalken, 5. att uppgifter i anmälan stämmer överens med fattade beslut om (se 1 kap. 4 och 9 ABF) val/entledigande av funktionärer, särskild delgivningsmottagare, och hur bolagets firma tecknas, 6. att de som utsetts till vissa funktioner 13 har åtagit sig uppdragen (se 1 kap. 4 och 9 ABF). 14 torde dock en kontroll av auktorisation eller godkännande vara tillräcklig Frågan prövas av tingsrätt. Det finns många tingsrätter men inget samlat register. När bolagsstämmobeslut fattas i ett steg per capsulam, genom ett rent beslutsdokument 12 räcker det att ta del av själva handlingen. När ett egentligt möte hållits kan det som intygas också kontrolleras genom att ta del av stämmoprotokollet. Ytterligare kontroller kan göras genom att tala med någon som varit närvarande vid stämman. Det kan också vara så att den som bestyrker själv har varit närvarande Kontroll av att personer som valts åtagit sig uppdragen kan göras med valberedningen. Tillförlitligare kontroller kan göras genom att ta direkt kontakt med de valda Omfattande kontroller inför ett bestyrkande medför normalt att uppgifterna blir mera tillförlitliga. Som framgår av följande avsnitt synes rationaliseringar emellertid vara möjliga med bibehållen tillförlitlighet. Detta gäller såväl med som utan ett ombudsförfarande. 4.1.1 Intygande om konkursfrihet En ansökan om konkurs görs skriftligen hos den tingsrätt där gäldenären bör svara i tvistemål som angår betalningsskyldighet i allmänhet; se 2 kap. 1 konkurslagen (KonkL). Normalt innebär det att en konkursansökan avseende en fysisk person skall ges in till tingsrätten i den ort där han eller hon hade sin hemvist den 1 november året innan ansökan ges in och avseende en juridisk person där styrelsen har sitt säte; se 10 kap. 1 rättegångsbalken (RB), som indirekt har betydelse också för frågan om en konkursansökan faller under svensk jurisdiktion. 11 Se not 8. 12 Se angående denna beskrivning de förenklingar av åtgärder per capsulam som förordats i Delrapport 1 och som faller inom ramen redan för gällande rätt. 13 Styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, styrelseordförande, verkställande direktör, vice verkställande direktör, firmatecknare, särskild delgivningsmottagare, revisorer, revisorssuppleanter, lekmannarevisorer och suppleanter för lekmannarevisorer. 14 Vissa försäkringar i samband med likvidation enligt 1 kap. 49 ABF är inte tillräckligt frekventa för att behandlas här.

23 Så som bestämmelserna om forum är utformade i 10 kap. RB kan flera tingsrätter behöva kontaktas om en fullständig kontroll av konkursfrihet skall göras via domstol beträffande en viss individ. Ett s.k. konkursfrihetsbevis som en viss tingsrätt utfärdar utgör endast bevis om att vederbörande inte är försatt i konkurs vid den tingsrätten. Av bestämmelserna i 15 kap. 5 KonkL följer emellertid att Bolagsverket skall föra ett för hela landet gemensamt register över fysiska personers och dödsbons konkurser. I detta s.k. konkursregister för Bolagsverket in endast fysiska personer och dödsbon som försatts i konkurs av svensk domstol. Redan i 1975 års aktiebolagsförordning fanns bestämmelser om att en registreringsanmälan skall innehålla försäkran om att personer med vissa funktioner inte är i konkurs. Denna reglering har kvarstått oförändrad till införandet av 2005 års aktiebolagsförordning, där den enda ändringen var ett tillägg om att intygandet skall ske på heder och samvete. 15 Såvitt framgår av motiven i 1995 års lagstiftningsärende där bestämmelser om konkursregister infördes i KonkL övervägdes inte om intyg rörande konkursfrihet kunde utmönstras på grund av att uppgifterna blivit tillgängliga hos PRV; numera Bolagsverket. 16 Det konstaterades endast att PRV behöver uppgifter om fysiska personers konkurser bl.a. för att kunna bevaka att sådana personer inte står registrerade som styrelseledamöter i aktiebolag och att en person som anmäls för registrering som styrelseledamot inte är försatt i personlig konkurs. Härvid tillades bl.a. följande (prop. 1994/95:189 s. 49). Det är enligt regeringens mening av största vikt för ett sunt fungerande näringsliv att en verkställande direktör eller en styrelseledamot i ett aktiebolag inte är i konkurs och att reglerna härom i aktiebolagslagen upprätthålls. Samma överväganden gör sig gällande avseende bolagsmän i ett handelsbolag. PRV bör därför ges möjlighet att genomföra de kontroller som krävs, vilket kan åstadkommas genom att uppgifter om fysiska personers konkurser registreras, förutom i utsökningsregistret, hos PRV. Verket kan då även överta tingsrätternas uppgift att utfärda de s.k. konkursfrihetsbevisen, vilka till skillnad från idag därigenom kommer att utgöra ett full- 15 Av SFS 1980:421, 1981:114, 1987:462, 1988:1352, 1990:1503, 1992:1255, 1993:1339, 1994:1361, 1998:1365 framgår att de ändringar som gjorts i bestämmelsen inte rört frågan om intygande rörande konkursfrihet. Genom den ändringen att intygandet skulle ske på heder och samvete anpassades regeln till en ny straffbestämmelse i 2005 års aktiebolagslag (se 30 kap. 2 ). 16 I detta register registreras beslut om konkurs utan hinder av att de inte vunnit laga kraft ännu.