Hannele Repo/hr 23.11.2010 1 (7) uppdaterad 12.9.2012 (den ansvariges uppgifter) KYRKSLÄTTS KOMMUN HÄLSOCENTRALEN REGISTERBESKRIVNING Register över patientjournaler: Registeringssystem (programmet MawellCareCC) för huvudstadsregionens (Helsingfors, Esbo, Vanda, Grankulla, Kervo, Kyrkslätt) telefonrådgivning 1.1.2009 INNEHÅLL REGISTRETS NAMN REGISTERFÖRARE REGISTERANSVARIG PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN REGISTRETS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET REGISTRETS INNEHÅLL KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER SKYDD AV REGISTRET FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTER INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE RÄTT TILL INSYN RÄTTELSE AV EN UPPGIFT FÖRBUDSRÄTT REGISTERFÖRVALTNING INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING 1 REGISTRETS NAMN Registreringssystem för huvudstadsregionens telefonrådgivning (programmet MawellCare CC) Kirkkonummen kunta, Terveyskeskus, PL 20, 02401 Kirkkonummi, puh. (09) 29681 Kyrkslätts kommun, Hälsocentralen, PB 20, 02401 Kyrkslätt, Tfn (09) 29681
2 (7) 2 REGISTERFÖRARE Registerförare för klienter från Kyrkslätt som ska införas i rådgivningens register är: Kyrkslätts kommun Hälsocentralen PB 20 02401 KYRKSLÄTT tfn 09-29681 3 REGISTERANSVARIG Ledande överläkare Johanna Stenqvist Kyrkslätts kommun Hälsocentralen PB 20 02401 KYRKSLÄTT Ansvarspersonens uppgifter, se punkt 18 Registerförvaltning 4 PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN Systemleverantörens tekniska upprätthållare Systemexpert Tatu Tarvainen e-post: tatu.tarvainen@mawell.com Gsm: 040 512 7232 Mawell Oy Kansankatu 46 90100 ULEÅBORG Personen som sköter systemleverantörens registerärenden Avdelningsföreståndare Paula Alasuutari e-post: paula.alasuutari@mawellcare.com Gsm: 040 716 7201 Mawell Care Oy Kansankatu 46 90100 ULEÅBORG Den registeransvariges uppgifter, se punkt 18 Registerförvaltning 5 REGISTRETS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL
3 (7) Till klient från Kyrkslätt ges individuell rådgivning i hälso- och sjukvård, utvärdering av vårdbehovet och hänvisning till service som telefonserviceverksamhet. Registret används också för planering av verksamheten och för statistikföring. 6 GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET Klient-/patientrelation Folkhälsolagen Mentalvårdslagen Lagen om paitentens ställning och rättigheter Social- och hälsovårdsministeriets förordning om upprättande av journaler samt om förvaring av dem och annat material som hänför sig till vården 7 REGISTRETS INNEHÅLL I systemet upprätthålls följande basuppgifter om kommunens invånare som fås från befolkningsregistercentralen för att identifiera personen som ringer: personbeteckning modersmål kön personens namn (nuvarande) namnändring (tidigare namn) dödsdag stadigvarande bostadsadress i hemlandet postadress stadigvarande hemortsbeteckning hemkommun kommunens delområde Uppgifter som ingår i den individuella hälso- och sjukvårdsrådgivningen orsaken till samtalet klientens kön klientens personbeteckning klientens namn givna anvisningar hänvisning till service i fall då den som ringer är förälder till minderårig, registreras uppgifterna om den minderåriga samt namnet på den som ringt I utvärderingen av vårdbehovet registreras dessutom: ICPC-klassifikation statistikföringsuppgifter 8 KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET
4 (7) Datasystemets klientspecifika uppgifter lagras på basis av den aktuella information som fås av personen som ringt och i enlighet med den information som uppkommer i telefonrådgivningen. De basuppgifter som fås från befolkningsregistret om kommunens invånare uppdateras en gång i veckan. 9 ÄNDAMÅL FÖR VILKA UPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT Från registret lämnas i regel inte ut några uppgifter. 10 INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET Den yrkespersonal inom hälsovården som arbetar i telefonrådgivningen har på grund av sina arbetsuppgifter åtkomsträttigheter till programmet MediCRM. De får använda patientuppgifterna i registret endast då de har en klientrelation eller annan saklig relation till den som ringer/klienten/patienten. Hälsovårdscentralens yrkespersonal inom hälsovården har på motsvarande sätt rätt att från registret få de patientuppgifter som behövs, om han eller hon har en vårdrelation eller annan saklig relation till patienten. 11 SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER Registret samkörs inte med andra personregister. 12 SKYDD AV REGISTRET Registeruppgifterna är sekretessbelagda. Personerna som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt som gäller även efter avslutat anställningsförhållande. Såväl de som använder datanätet som de som använder registersystemet har personliga användaridentifikationer och lösenord som byts ut efter en bestämd tid eller som ges vikarier för en viss tid. Systemet registrerar inskrivningen av patientens basuppgifter och all annan inloggning och inskrivning av data. Användningen av registrets uppgifter övervakas regelbundet. Registreringen av samtalet och de uppgifter som kommunernas utvärdering av vårdbehovet förutsätter finns i samma databas som självständiga logiska helheter i olika tabeller. Sålunda kan uppgifterna vid behov spjälkas upp till helheter kommunvis. Man kan logga in i patientregistret endast från maskiner som är anslutna till serviceproducentens interna nät. I dataöverföringen mellan terminalerna och servern används 128-bit SSL kryptering. Patientregistret är skyddat mot användning utifrån. Patientregistrets
5 (7) uppgifter behandlas med automatisk databehandling (ADB). Användningen av de patientuppgifter som ingår i systemet övervakas. Inloggningen till systemets server är begränsad och servern finns i ett låst rum. 13 FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTER Den uppgift i patientjournalen som uppkommer i samband med att samtalet registreras förvaras i ADB-registret med iakttagande av de förvaringstider som bestäms i social- och hälsovårdsministeriets förordning och hälsocentralens arkiveringsplan. Patientjournaluppgifterna förvaras 10 år från det att uppgifterna uppkommit. Uppgifterna i patientjournalerna förstörs årligen efter det att förvaringstiden gått ut. 14 INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE Klienterna/patienterna informeras om hanteringen av hans eller hennes personuppgifter i regel i samband med att uppgifterna om samtalet sparas. Registerbeskrivningen finns till påseende på Kyrkslätts hälsocentrals officiella anslagstavla, besöksadress Tjänstevägen 1, 02400 KYRKSLÄTT 15 RÄTT TILL INSYN Klienten/patienten kan anhålla om att få kontrollera sina egna journaler med en egenhändigt undertecknad eller med en på annat tillförlitligt sätt verifierad handling. Anhållan riktas till: Kyrkslätts kommun, Hälsocentralen, ledande överläkare Johanna Stenqvist, PB 20, 02401 KYRKSLÄTT Överläkaren beslutar om beviljande av kontrollrätt. Kontrollrätt kan förvägras endast i undantagsfall. Överläkaren beslutar om förvägran. Om kontrollrätten förvägras, ges patienten ett skriftligt intyg över förvägran (överläkaren) och han eller hon har rätt att föra ärendet till behandling hos dataombudsmannen. Dataombudsmannens byrå, PB 315, 00181 Helsingfors 16 RÄTTELSE AV EN UPPGIFT Rättelse av en uppgift görs genom att följa beskrivningen nedan: Anhållan om rättelse görs skriftligt. Anhållan riktas till: Kyrkslätts kommun, Hälsocentralen, ledande överläkare Johanna Stenqvist, PB 20, 02401 KYRKSLÄTT Överläkaren beslutar om rättelse av uppgiften. Vägran att rätta uppgiften: Om den person som gjort den ursprungliga anteckningen inte godkänner patientens yrkande, behandlas ärendet av överläkaren.
6 (7) Om kontrollrätten förvägras, ges patienten ett skriftligt intyg över förvägran (överläkaren) och han eller hon har rätt att föra ärendet till behandling hos dataombudsmannen. Dataombudsmannens byrå, PB 315, 00181 Helsingfors Om patientens yrkande är berättigat, görs rättelsen av systemets tekniska upprätthållare. Rättelsen görs så att såväl den ursprungliga som den rättade anteckningen i patientjournalen senare kan läsas. Namn och tjänsteställning på den som gjort rättelsen samt datum och grunden för rättelsen antecknas i patientjournalen. Uppgifter som är onödiga med tanke på vård av patienten stryks ur patientjournalen. I patientjournalen antecknas att uppgift avlägsnats, vem som gjort det och när den gjort det. Om man anser att uppgiften inte kan korrigeras, bifogas till patientjournalen patientens egen redogörelse i frågan, om han eller hon så vill. 17 FÖRBUDSRÄTT Registeruppgifterna är sekretessbelagda. De lämnas ut endast med klientens/patientens uttryckliga samtycke eller med stöd av lagstadgad rätt att få dessa uppgifter. Den registrerade behöver alltså inte framföra något särskilt förbud mot utlämnande av uppgifter. 18 REGISTERFÖRVALTNING Den registeransvariga ansvarar med hjälp av dataförvaltningsenheten för: uppgörande och uppdatering av registerbeskrivningen datasystemets datasekretess och övervakning av användningen arkivering och förstöring av uppgifter i registret kvalitetskontroll av systemet verkställande och övervakning av tillvägagångssätt i anslutning till registerförvaltningen Den av systemleverantören utsedda personen som sköter registerärenden svarar för: att användarbehörigheter till systemet beviljas de anställda samt för förvaltning av behörigheterna Systemleverantörens tekniska upprätthållare svarar för: det systemtekniska underhållet av telefonrådgivningsservicen skyddandet av uppgifterna (datasekretess) tekniska arkiverings- och förstöringsbeslut. 19 INTERNA DIREKTIV FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING Serviceproducenten har utarbetat och upprätthåller användningsdirektiv för respektive tillämpning av telefonrådgivningens registersystem. Då datasystemet tas i bruk får användarna utbildning i systemet. Användarutbildningarna
7 (7) sköttes enligt avtal innan systemet infördes. Man är beredd att vid behov ordna utbildningar för att fördjupa kunskaperna. De andra arbetstagarna introducerar också nya arbetstagare och vikarier i användningen av systemet i samband med arbetsintroduktionen.