1 (7) Riktlinjer för översättningar i Försäkringskassan
2 (7) Förord Riktlinjerna för översättningar syftar till att alla som tillhör den svenska socialförsäkringen ska förstå sina rättigheter och skyldigheter. Försäkringskassan ska ge människors information på ett språk de förstår. Det gäller särskilt nyanlända personer. Riktlinjerna ska därför anpassas varje år utifrån invandringen till Sverige och kundernas behov. Även Sveriges tre största minoritetsgrupper ska kunna få information på sitt eget språk. Döva ska få information på teckenspråk, och personer med läs- och skrivsvårigheter ska kunna få information på lättläst svenska.
3 (7) Riktlinjer för översättningar i Försäkringskassan 1 Inledning I riktlinjerna för översättningar anges vilka språk som är prioriterade för översättning från svenska vilka texter som är prioriterade för översättning från svenska hur beställning av översättningar ska administreras var ansvaret finns för förvaltningen av Försäkringskassans ordlistor med socialförsäkringstermer. 1.1 Mänskliga rättigheter i Försäkringskassan Försäkringskassan ska verka för en likformig och rättssäker tillämpning av socialförsäkringen utan diskriminering på grund av kön, etnisk bakgrund, trosuppfattning, ålder, funktionshinder eller sexuell läggning. Detta är reglerat i myndigheten genom följande styrdokument: Policy (2006:4) för de mänskliga rättigheterna Handlingsplan för de mänskliga rättigheterna inom socialförsäkringen 2007-2009 (dnr 66379-2006) Tillgänglighetspolicy (2006:5) 1.2 Annat modersmål än svenska Ungefär en miljon människor i Sverige har ett annat modersmål än svenska. Många av dem har svårare att ta till sig myndighetsinformation på svenska än invånare som har svenska som modersmål. Det gäller särskilt nyanlända, det vill säga personer som invandrat till Sverige under de senaste två till tre åren. Många döva har svårt att läsa svensk text. Det beror på att döva inte har svenska utan teckenspråk som modersmål. Teckenspråk skiljer sig på olika sätt från alla talade språk och hur de skrivs. De ser också olika ut i olika länder. Här hittar du information om tjänster till personer med funktionsnedsättning. http://fia.sfa.se/kund/funktionshinder/sidor/default.aspx 1.3 Minoritetsspråk I Sverige finns fem nationella minoritetsspråk: finska, samiska, meänkieli (tornedalsfinska), romani och jiddisch. Samiska, finska och meänkieli har ett särskilt starkt skydd genom minoritetsspråklagarna. Minoritetsspråklagarna består av lagen [1999:1175] om rätten att använda samiska hos förvaltningsmyndigheter och domstolar och lagen [1999:1176] om rätten att använda finska och meänkieli hos förvaltningsmyndigheter och domstolar. Wimi 2005 FK90010_003_G Minoritetsspråklagarna innebär att enskilda personer som är bosatta i vissa kommuner i Norrbottens län har rätt att använda sitt minoritetsspråk i kontakt med myndigheterna när ärendet gäller myndighetsutövning. Det betyder att den enskilde har rätt att begära översättning av skriftliga meddelanden och beslut.
Även blanketter och informationsblad som riktar sig till allmänheten ska översättas vid behov. 4 (7) 1.4 Läs- och skrivsvårigheter Cirka en fjärdedel av Sveriges befolkning har svårt att förstå vanliga texter, som till exempel en tidningstext. För denna grupp finns lättläst till hjälp. 2 Utgångspunkter för prioriteringen Nyanländas behov av översatt information är särskilt prioriterat. Men även de större invandrargruppernas behov är viktiga. Flera språk återfinns både bland de nyanlända och bland de större invandrargrupperna. Försäkringskassan prioriterar språk utifrån 1. de språk som talas i de större nyanlända grupperna i Sverige 2. de språk som talas i de födelseländer som är registrerade för fler än 15 000 personer i socialförsäkringen. Utgångspunkterna bygger till stor del på Försäkringskassans utredning Informationsstrategi för kunder med utländsk bakgrund - slutrapport" (4 maj 2004). Rapporten beskriver hur Försäkringskassan bör möta personer med utländsk bakgrund. I prioriteringen har vi också tagit hänsyn till vilka språk andra myndigheter översätter sin information till. 2.1 Flexibla riktlinjer Riktlinjerna ska vara flexibla och kontinuerligt anpassas efter de behov som finns i samhället. De ska därför justeras en gång per år utifrån statistik från Statistiska Centralbyrån och Migrationsverket. 3 Prioriterade socialförsäkringsförmåner De socialförsäkringsförmåner som nyanlända främst kommer i kontakt med är prioriterade för översättning. Det gäller följande förmåner: aktivitetsersättning assistansersättning barnbidrag bostadsbidrag bostadstillägg föräldrapenning sjukersättning sjukpenning tillfällig föräldrapenning underhållsstöd vårdbidrag ålderspension äldreförsörjningsstöd
Huvudkontoret 20519-2008 5 (7) 4 Prioriterade språk Försäkringskassan ska översätta faktablad inom de prioriterade socialförsäkringsförmånerna till följande språk: arabiska serbiska bosniska somaliska engelska sydkurdiska (sorani) finska spanska franska thai meänkieli (tornedalsfinska) turkiska nordkurdiska (kurdîya tyska kurmancî) persiska (farsi) samt till polska lättläst samiska teckenspråk På Försäkringskassans webbplats ska det också finnas kortare webbtexter på de 17 språken som introduktion till faktabladen. Därutöver ska även följande översättas till de prioriterade språken. Broschyren Försäkringskassans personregister En ny broschyr riktad till nyanlända om bosättnings- och arbetsbaserade ersättningar Faktabladet Försäkringskassan kontrollerar Blanketter och brevmallar inom försäkringstillhörighet Utökade ifyllnadsanvisningar, som innehåller viss information om ersättningen, gäller främst ansökan om bostadsbidrag, bostadstillägg, föräldrapenning, tillfällig föräldrapenning samt försäkran för sjukpenning.. 5 Utlandsärenden Brevmallar och blanketter i utlandsärenden, främst inom underhållsstöd och efterlevandepension, ska finnas översatta. De språk som dominerar i de länder dit Försäkringskassan ofta skickar handlingar styr valet av språk. De är bland andra engelska, tyska, franska, polska och finska I konventionsärenden är det konventionens bestämmelser som ska gälla, till exempel vid indrivning av underhållsbidrag. 6 Beställning av översättningar till och från svenska För översättning av informationsmaterial, textmallar i Wimi och vissa blanketter ansvarar Gemensam service, enheten för dokumenthantering. För översättningar i enskilda handläggningsärenden ansvarar det handläggande kontoret.
Huvudkontoret 20519-2008 6 (7) Försäkringskassan har ramavtal med ett antal leverantörer av översättningar. Information om avtalen, vilka leverantörerna är och hur man beställer en översättning finns på intranätet Fia. 7 Översättningar i enskilda handläggningsärenden Behovet av översättning i enskilda handläggningsärenden avgörs från fall till fall med stöd i förvaltningslagen (1986:223), eller i vissa fall i minoritetsspråklagarna. Detta gäller både inkommande handlingar, till exempel läkarutlåtanden, och utgående handlingar som beslut. I vägledning 2004:7 Försäkringskassan och förvaltningslagen finns detta närmare beskrivet. Vid översättning av blanketter är det bara det som den försäkrade har fyllt i som ska översättas. I utländska läkarintyg bör även rubriker översättas. Det är inte alltid nödvändigt att vända sig till en extern leverantör för att få en handling översatt. Om det är enkla uppgifter som ska översättas kan en tjänsteman som behärskar det aktuella språket göra översättningen. Om en kund på eget initiativ låter översätta en handling ska Försäkringskassan kräva att översättningen görs av en auktoriserad översättare. 8 Kvalitetssäkring av översättningar Försäkringskassans ramavtal för översättningar är en kvalitetssäkring. Men beställaren har ändå ett ansvar för att göra en slutlig kvalitetssäkring av översättningen. Det går att kvalitetssäkra viktiga delar av en översättning utan att behärska målspråket (det språk som handlingen är översatt till). Det gäller till exempel kontroll av om översättningen har följt riktlinjerna (2005:4) Namnstandard för Försäkringskassan (se avsnitt 11). I de fall en tjänsteman översätter en handling har han eller hon fullt ansvar för översättningens kvalitet. 9 Ordlistor över socialförsäkringstermer Försäkringskassan har ordlistor med översättningar av viktiga socialförsäkringstermer. Listor finns med översättningar från svenska till engelska, finska, franska, italienska, spanska och tyska. Försäkringskassan ska dock sträva efter att successivt skapa ordlistor på flera språk. Ordlistorna finns på Fia under Kundmötet. De verksamhetsansvariga på avdelningen Försäkringsprocesser ansvarar för förvaltningen av ordlistorna. Det innebär att de ska se till att de innehåller aktuella socialförsäkringstermer inom respektive verksamhetsområde. Gemensam service ansvarar för att de översättningsfirmor som vi har avtal med löpande får uppdateringar av listorna.
Huvudkontoret 20519-2008 7 (7) I översatta texter ska de svenska socialförsäkringstermerna, till exempel barnbidrag, aktivitetsstöd och sjukersättning, stå inom parentes första gången de nämns. 9.1 Viktiga texter som är fastställda Det finns tre texter som är gemensamma för ett mycket stort antal blanketter i Försäkringskassan: texten försäkran för heder och samvete PUL-texten om att uppgifter behandlas i våra datasystem texten om att anmäla ändrade förhållanden Texterna räknas som termer och ska finnas med i sin helhet i ordlistorna. Även i Försäkringskassans beslut finns textstycken som är fastställda för alla beslut i myndigheten, till exempel rubriker och omprövnings- och överklagandetexter (se riktlinjer 2005:14 Att skriva beslut i Försäkringskassan). Också dessa textstycken är termer och ska finnas med i sin helhet i ordlistorna. 10 Namnstandard för Försäkringskassan Samtliga översättningsfirmor i ramavtalet ska använda riktlinjerna 2005:4 Namnstandard för Försäkringskassan, där det framgår hur namnet Försäkringskassan ska översättas till olika språk. Curt Malmborg Ylva Bernrup