Utmaningar med att införa ett uppgiftsoch medarbetarstyrt intranät Martina Törnell, intranätansvarig martina.tornell@regionhalland.se
Halland Alingsås Göteborg Borås Jönköping Kungsbacka Varberg Falkenberg Hyltebruk Värnamo Halmstad Laholm Ljungby Växjö Ängelholm Helsingborg Kristianstad Karlshamn Karlskrona Lund Malmö
Om Region Halland Har varit en region sedan januari 2011. Två huvuduppdrag: erbjuda en god hälso- och sjukvård främja tillväxt och utveckling I Region Halland arbetar cirka 7 500 personer fördelade på ungefär 324 olika yrken.
Utmaningarna med att införa ett uppgifts- och medarbetarstyrt intranät. Utmaningarna med att införa ett uppgifts- och medarbetarstyrt intranät.
Resan mot en enklare och effektivare vardag.
Projektstart oktober 2010 Uppdrag från regionledningen: Ta fram en grundplattform för ett nytt intranät som ger de önskade effekterna.
Effekthemtagning Förbättra image och vi-känsla Effektivisera Enklare åtkomst Bättre beslutsunderlag Enhetligt arbetssätt Samarbete och kunskapsdelning Informationssäkerhet
Första steget behovsanalysen Vi visste att medarbetarna inte hittade vad de sökte men vi visste inte vad de främst sökte efter. Behovsanalysen gav svar på vilka uppgifter medarbetarna behövde utförda oftast på intranätet.
Styrande principer Region Hallands nya intranät ska utgå från de uppgifter användarna ska göra och inte utifrån hur verksamheten är organiserad. Utvecklingen av intranätet ska följa resultatet av den genomförda behovsanalysen det som flest behöver ska prioriteras. Användarna ska ha en väg in till det han eller hon behöver. Flera olika system ska samverka för att ge användarna det stöd de behöver. Intranätet ska kunna anpassas efter personers/gruppers olika behov. För att säkerställa en hög informationskvalitet ska innehållet, i så stor utsträckning som möjligt, tillgängliggöras från källsystem.
Utmaningar Att behålla fokus på ämne och inte organisation. Att etablera en tydlighet kring vad som är intranätets uppdrag. Att förklara och förankra medarbetarnas nya möjligheter och ansvar.
Behålla fokus på ämne Ju mer lokalt innehåll vi hanterar desto svårare att hålla fast vid ett fokus på ämne. Det saknas ämnesredaktörer. En rädsla att styrningen utifrån organisation försvinner.
Intranätets uppgift En katalysatorn för annan utveckling. Intranätet ska vara ett verktyg för verksamheten i deras utvecklingen inte driva utvecklingen. Ledningssystem och avvikelsertvå exempel från vår verksamhet.
Medarbetarnas möjligheter och ansvar Intranätet som arbetsverktyg gör att man inte blir serverad information på samma sätt. Det personliga intranätet leder till ökad individuellt ansvar. Cheferna måste vara trygga i vilka val medarbetarna kan göra. Samarbetsplatser kräver ett förändrat sätt att arbeta.
Vårt intranät version 1 Alla medarbetare har en personlig startsida som man själv kan anpassa och komplettera. En plattform för hur den information som styr vår verksamhet ska hanteras på ett sätt som gör att den blir kvalitetssäkrad, tillförlitligt, lättillgänglig och sökbar. En informationsstruktur som utgår från uppgift. En plattform att samarbeta inom avdelningar, arbetsgrupper och nätverk genom att dela dokument, kalendrar, uppgifter och att meddela sig med varandra.
Från projekt till förvaltning Projektet avslutades i december 2012 och intranätet lämnades över till förvaltning. Intranätservice på Regionservice har uppdraget att förvalta systemen för intranät, extranät, sök och statistik. På Intranätservice arbetar idag sex personer med tre olika ansvarsområden - systemförvaltning, utveckling av innehåll, funktioner och tjänster samt utbildning, användarstöd och support. Intranätservice har ett nära samarbete med Regionsservice IT.
Med facit i hand skulle vi ha beskrivit ännu tydligare hur det nya intranätet skulle skilja sig från det befintliga både visuellt och funktionellt. tydliggjort för cheferna hur de kan använda ett uppgifts- och medarbetarstyrt intranät i sitt uppdrag att leda och styra verksamheten. varit tydligare mot verksamheten var den lokala informationen som tidigare fanns på den egna hemsidan återfinns i en ämnesstruktur. etablerat en annan plats än det personliga nyhetsflödet för nyheter som är av kategorin bra att veta.
Den kanske största utmaningen av dem alla är att skapa rätt förväntningar hos våra användare.
Tack! Hör gärna av er med tankar och inspel, vår resa har bara börjat martina.tornell@regionhalland.se