Riktlinjer för arbetet med intern kontroll Förskoleförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2014-12-16 1.0 Olof Fredholm Förskoleförvaltningen Ekonomiavdelningen
Innehållsförteckning Riktlinjer för arbetet med intern kontroll... 1 Inledning och syfte... 3 Övergripande inriktning... 3 Organisation och process... 4 Tidplan... 4 Riskbedömning... 5 Intern kontrollplanens innehåll och uppföljning... 6 Introduktion av nyanställda av vad intern kontroll innebär... 6 2 Förskoleförvaltningen Riktlinjer för arbetet med intern kontroll
Inledning och syfte Reglemente för intern kontroll har antagits av Kommunfullmäktige 2000-09- 28. Reglementet beskriver syfte med reglementet, organisation av intern kontroll och uppföljning av intern kontroll. I reglementet fastslås att varje nämnd ska ha en fastställd rutin för: Hur planering och rapportering av intern kontrollarbetet ska gå till. Introduktion av nyanställda av vad intern kontroll innebär. Förskolenämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen och ska tillse att en organisation upprättas för denna samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Varje år ska nämnden besluta om en särskild intern kontrollplan. Planen för intern kontroll ska föregås av en riskbedömning. Allvarliga brister i den interna kontrollen ska genast rapporteras till nämnd. Förskoledirektören ansvarar för att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Detta dokument ersätter de tidigare styrdokumentet: Regler och anvisningar för arbetet med intern kontroll, dnr FSKF-2013-44. Övergripande inriktning Internkontrollen i förvaltningen bygger på det s.k. COSO-ramverket 1 som utgår ifrån övergripande riskbedömningar på olika områden. Arbetet utgår från en helhetssyn på verksamheten som innebär mer än att utföra enstaka stickprov på olika områden. Intern kontroll är en sammanhängande process för att kvalitetssäkra styrningen av verksamheten. Det gemensamma uppdraget för den politiska och professionella ledningen är att tillsammans med ledare och medarbetare samverka för att servicen till brukare och medborgare ska bli så bra och effektiv som möjligt. Den interna kontrollen ska genom att hålla fokus på osäkerheter och risker bidra till att kvalitetssäkra de interna verksamhetsprocesserna på olika områden. All mänsklig verksamhet är behäftad med risk för att det blir fel 1 COSO-ramverket är en modell för intern styrning och kontroll av finansiell redovisning och rapportering. COSO betyder: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. 3 Förskoleförvaltningen Riktlinjer för arbetet med intern kontroll
någonstans i kedjan. Att systematiskt arbeta med riskanalyser innebär inte att felen med automatik elimineras. Dock skapas bättre förutsättningar att identifiera vad som kan gå fel liksom för att identifiera konsekvenserna av felen. Åtgärder kan sättas in för att minska sannolikheten för att något icke önskat inträffar liksom för att begränsa konsekvenserna om det ändå sker. Den interna kontrollen omfattar därför i princip alla processer på alla nivåer i organisationen. Allt kan inte kontrolleras. Av denna anledning ska en avvägning alltid göras mellan olika aktiviteters kontrollkostnad och kontrollnytta. Det interna kontrollarbetet utgår ifrån ovanstående helhetssyn. Förvaltningens interna kontroll ska: Skapa en god kontrollmiljö d.v.s. en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Lagstiftning, verksamhetsmål, policys, riktlinjer och rutiner ska kunna tillämpas på ett enkelt och naturligt sätt utifrån ett tydligt definierat ansvar och klart definierade befogenheter. Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Säkerställa att kontrollaktiviteterna så långt som möjligt integreras i ordinarie verksamhet och ingår som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Säkerställa att verksamhetsprocesserna kontinuerligt anpassas till förändrade förutsättningar. Snabba omvärldsförändringar kräver löpande utvärdering av processerna för styrning och kontroll av verksamheten. Kontrollmiljön är summan av de attityder och värderingar som präglar verksamheten i stort och smått. En god kontrollmiljö präglas av hög etik och kompetens. Att värdera graden av måluppfyllelse kan bara ske på indirekt väg. Uppföljningen och återapporteringen av de olika aktiviteterna i den interna kontrollplanen ska, tillsammans med återkommande riskanalyser, fungera som mätare för måluppfyllelsen. Organisation och process Förskoledirektören och förvaltningsledningen ansvarar för att det finns rutiner och processer som tillgodoser kommunallagens krav på en god intern kontroll. Förskoledirektören fastställer förslag till intern kontrollplan och ansvarar dels för återrapportering till nämnd och dels för att de brister som identifieras rättas till i verksamheten. Intern kontroll ingår i verksamhets- och ledaransvaret. Den interna kontrollen ska samordnas av ekonomiavdelningen. Ett nätverk av nyckelpersoner med mer eller mindre direkt eller indirekt koppling till den interna kontrollen ska finnas. Nätverket syftar till att ha en samordnande roll i den interna kontrollprocessen. Nätverket ska också vara ett viktigt forum för erfarenhetsutbyte och ömsesidigt metodstöd när det gäller bl. a riskanalyser och genomförande av kontrollerna. Tidplan Risk och verksamhetsanalyser inför kommande verksamhetsår ska genomföras under hösten. Genomförda riskanalyser sammanställs, diskuteras i 4 Förskoleförvaltningen Riktlinjer för arbetet med intern kontroll
förvaltningens ledningsgrupp och godkänns av förskoledirektören. Därefter ska en kompletterande riskanalys genomföras i nämndens arbetsutskott. Utifrån förvaltningen och arbetsutskottets riskanalyser beslutar nämnden om den interna kontrollplanen för innevarande år senast i februari. Uppföljningen av de enskilda kontrollområdena ska ske löpande till nämnden. Kommunstyrelsen, eller den kommunstyrelsen utser, fastställer senast vid utfärdande av bokslutsanvisningarna när uppföljning av intern kontroll senast ska avlämnas. Förvaltningen ska tillämpa en modell med rullande intern kontrollplan. Ett enskilt kontrollområde ska ingå i planen så länge risken för avvikelser bedöms som väsentlig eller hög eller till dess den interna kontrollen bedöms kunna tillgodoses på annat sätt. Riskbedömning Utgångspunkten för framtagandet av en ny intern kontrollplan ska vara lokalt genomförda risk- och väsentlighetsanalyser enligt COSO-ramverket. Risker ska värderas utifrån en sannolikhets- och konsekvensskala där sannolikhet multipliceras med konsekvens och därigenom bedöms om åtgärd behöver sättas in. Under förutsättning att stadskontoret inte kommit med särskild anvisning ska nedanstående bedömningsskala tillämpas: Sannolikhet 1= Osannolikt Praktisk taget obefintlig risk 2= Liten sannolikhet Inträffar sannolikt inte under normala omständigheter i vart fall inte frekvent 3= Stor sannolikhet Kan mycket väl inträffa men troligtvis inte särskilt frekvent 4= Mycket stor sannolikhet Inte så mycket om det inträffar utan när och i vilken Konsekvens 1= Försumbar Möjlig påverkan på verksamheten 2= Lindrig Konsekvensen är inte försumbar men kan hanteras i det löpande arbetet 3= Allvarlig Allvarliga störningar i verksamheten som kan påverka vårt anseende 4= Mycket allvarlig Omfattande konsekvenser för verksamheten Åtgärderna ska värderas enligt följande: 1-4: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 6-8: Rutinerna/processen bör hållas under uppsikt. 9-12: Rutinen/processen bör tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behövs nya regelverk och/eller utbildning av medarbetare (vi reducerar riskerna). 16: Direkt åtgärd krävs, särskild handlingsplan ska tas fram. 5 Förskoleförvaltningen Riktlinjer för arbetet med intern kontroll
Intern kontrollplanens innehåll och uppföljning Intern kontrollplanen ska minst innehålla: Vilka målområden som ska följas upp: Omfattningen på uppföljningen. Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen. Till vem uppföljningen ska rapporteras. När rapportering ska ske. Uppföljningen av intern kontrollplanen ska minst omfatta: Vilka kontrollområden som har följts upp: Resultatet av uppföljningen. Eventuella vidtagna åtgärder. Bedömning om kontrollmomentet bör finnas med i nästa års intern kontrollplan. Introduktion av nyanställda av vad intern kontroll innebär Det åligger respektive chef att informera nyanställd personal av vad intern kontroll innebär. 6 Förskoleförvaltningen Riktlinjer för arbetet med intern kontroll