Bemanningen av FM Org 13 kallelse och arbetsformer m.m. (två bilagor)

2012-06-29 02 300:59803 Sida 1 (14) Sändlista Ert tjänsteställe, handläggare Ert datum Er beteckning Vårt tjänsteställe, handläggare Vårt föregående datum Vår föregående beteckning Försvarsmaktens omstruktureringsledare 2012-06-29 02 300:59802 Bemanningen av FM Org 13 kallelse och arbetsformer m.m. (två bilagor) Bakgrund I augusti 2012 återupptas det centrala bemanningsarbetet i enlighet med Försvarsmaktens direktiv för omstruktureringsarbetet under 2012 omarbetad utgåva 1 (2012-06-29 dnr 02 300:59802). Denna skrivelse utvecklar direktivets beskrivning av arbetsformerna och reglerar det bemanningsarbete som kommer att genomföras på Militärhögskolan Karlberg. Beslut Beslut i detta ärende har fattats av Försvarsmaktens omstruktureringsledare, generalmajor Gunnar Karlson. I den slutliga beredningen har deltagit förhandlingschef Ulf Olsson, överstelöjtnant Nils Fransson och kommendörkapten Fredrik Peedu, den sistnämnde tillika föredragande. Gunnar Karlson Försvarsmaktens omstruktureringsledare Fredrik Peedu (PEE) Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post, Internet Högkvarteret 107 85 Stockholm Lidingövägen 24 08-788 75 00 08-788 77 78 exp-hkv@mil.se www.forsvarsmakten.se/hkv

2012-06-29 02 300:59803 Sida 2 (14) Sändlista HKV, LG, I 19, K 3, P 4, P 7, A 9, Lv 6, Ing 2, LedR, TrängR, 1. ubflj, 3. sjöstriflj, 4. sjöstriflj, Amf 1, MarinB, F 7, F 17, F 21, Hkpflj, FMLOG, FMTM, SOG, MHS K, MHS H, MSS, SSS, LSS, HvSS, FMTS, SWEDEC, SkyddC, FMUndSäkC, FM HRC, FömedC Inom HKV LEDS INSS PROD MUST PERSS JURS INFOS HKV AVD Som orientering (avsett för personal som har en anställning tills vidare i FM) Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) Regeringskansliet (Försvarsdepartementet) Inspektionen för strategiska produkter Försvarets materielverk Totalförsvarets forskningsinstitut Totalförsvarets rekryteringsmyndighet Försvarsexportmyndigheten Lantmäteriet Försvarshögskolan Som orientering OFR/O FM OFR/S SACO Försvar SEKO Försvar

2012-06-29 02 300:59803 Sida 3 (14) Innehåll 1. Mål... 4 2. Kärnan i metoden... 4 3. Förankring i styrgruppen... 4 4. Vecka 233 Utbildning i bemanningsplanering i system Prio och förberedelser inför bemanningsskedet... 5 4.1. Veckans huvudsakliga innehåll... 5 4.2. Utbildning i bemanningsplanering i system Prio... 5 4.2.1. Genomförande... 5 4.2.2. Tidsplan... 6 4.2.3. Deltagare, krav och utrustning... 6 4.3. Uppgifter under bemanningsförberedelserna den 13-17 augusti 2012... 6 5. Bemanningsskedet... 7 5.1. Allmänt... 7 5.2. Deltagare, krav och utrustning under bemanningsvecka 1 och 2... 7 6. Vecka 234 Bemanningsvecka 1... 8 6.1. Veckans huvudsakliga innehåll... 8 6.2. Mål och metod... 8 6.3. Uppgifter under bemanningsvecka 1... 9 6.4. analys den 24 augusti 2012... 9 7. Vecka 235 Bemanningsvecka 2... 10 7.1. Veckans huvudsakliga innehåll... 10 7.2. Mål och metod... 10 7.3. Uppgifter under bemanningsvecka 2... 11 7.4. analys den 31 augusti 2012... 12 8. Vecka 236 Bemanningsvecka 3... 12 9. Vecka 238 Bemanningsarbete vid PROD-dialog 2... 12 10. Vecka 239 Bemanningsvecka 4... 13 11. beslutsgrupp... 13 12. Arbetstagarorganisationernas medverkan... 13 13. Anmälan av deltagare... 13 14. Arbetstid, resor, logi, kostnader... 14

2012-06-29 02 300:59803 Sida 4 (14) 1. Mål Bemanningsarbetet ska genomföras på ett sådant sätt att anställd personals placeringar i FM Org 13 kan beslutas och kommuniceras med början den 6 september 2012. 2. Kärnan i metoden Bemanningsarbetet kommer att bygga på en dokumentation som successivt fylls med information t.o.m. den 5 september 2012. Då ska bl.a. följande vara klarlagt: Svaren på analysfrågorna i omstruktureringsdirektivets avsnitt 8.4.4. Organisationsförändringar. Brist- och överskottskompetenser. Placeringsbeslut som innebär arbete på annan ort. I vilken omfattning som personal har placerats i befattningar som är på en annan nivå än den som den enskilde har. Bemanningsläget i FM Org 13. Befattningar som har bemannats. Befattningar som är vakanta och som bör bemannas. Vilken personal som inte har fått någon placering. Placering av elever och tjänstlediga. Dokumentationen utvecklas i bilaga 2. 3. Förankring i styrgruppen Bemanningsarbetet ska fortlöpande förankras i styrgrupp (C LEDS chefsmöte). Redovisningstider Aktivitet Redovisas Tid Plats Förberedelserna för bemanningsskedet 20 augusti 2012 0930 1030 L 24 (prel.) Bemanningsvecka 1 27 augusti 2012 0930 1030 L 24 (prel.) Bemanningsvecka 2 3 september 2012 0930 1030 (prel.) L 24

2012-06-29 02 300:59803 Sida 5 (14) 4. Vecka 233 Utbildning i bemanningsplanering i system Prio och förberedelser inför bemanningsskedet 4.1. Veckans huvudsakliga innehåll Måndag 13/8 Tisdag 14/8 Onsdag 15/8 Torsdag 16/8 Fredag 17/8 0800-1000 1000-1200 1300-1500 1500-1700 1800-2000 Bemanningsförberedelser 1300 1500 PROD ASU (på MHS K) Restid Bemanningsplanering i Prio Reservtid Bemanningsplanering i Prio Redovisning för (15 16) Den tid då representation ur OrgE krävs har gråmarkerats i schemat 4.2. Utbildning i bemanningsplanering i system Prio 4.2.1. Genomförande Den 16-17 augusti 2012 genomförs en utbildning avseende bemanningsplanering vid Militärhögskolan Karlberg. Utbildningen syftar till att ge den personal som ska genomföra det praktiska arbetet kunskaper om och förståelse för hur bemanningsplanering i system Prio går till. Utbildningen är obligatorisk och C OrgE ska avdela personal som är väl förtrogen med system Prio och med egen OrgE organisation i FM Org 13. FM Org 13 kommer att indateras i system Prio i juli 2012 och användas i utbildningen. Det bör understrykas att den information som läggs in i system Prio under utbildningen inte är den slutliga bemanningen av FM Org 13 utan startläget för bemanningarbetet.

2012-06-29 02 300:59803 Sida 6 (14) 4.2.2. Tidsplan Torsdagen den 16 augusti (Filmsalen, därefter ManE lokaler i Stallet) 10.00 12.00 Inledning och presentation av processen 13.00 15.00 Navigering och utbildning i system Prio 15.00 17.00 Bemanningsplanering i system Prio 18.00 Reservtid Fredagen den 17 augusti (ManE lokaler i Stallet) 08.00 12.00 Bemanningsplanering i system Prio 13.00 15.00 Frågor nästa steg avslutning 15.00 16.00 Redovisning för (PROD PLAN Orgkontor) 4.2.3. Deltagare, krav och utrustning HKV, ProdL och OrgE får delta med högst två deltagare var. HKV och ProdL deltagare ska ha mandat att göra smärre justeringar i bemanningen av det egna ansvarsområdet. OrgE deltagare ska medföra egen OrgE bemanningsunderlag för FM Org 13 och ha mandat att göra smärre justeringar i underlaget. De ska också vara förtrogna med hur bemanningsplaneringen i system Prio går till. Samtliga deltagare ska medföra bärbar dator och TEID-kort med PUK-kod. 4.3. Uppgifter under bemanningsförberedelserna den 13-17 augusti 2012 analyserar startläget för bemanningsarbetet, konstituerar en berednings- och förhandlingsgrupp och ansvarar för utbildningen i bemanningsplanering. C HKV och ProdL sammanställer senast den 16 augusti bemanningsläget inom eget ansvarsområde enligt bilaga 1, stödjer från den 14 augusti kl. 13.00 i analysen av startläget för bemanningsarbetet och avdelar personal som ska genomgå utbildningen i bemanningsplanering. HKV INSS J0 stödjer från den 14 augusti kl. 13.00 i analysen av startläget för bemanningsarbetet. HKV PERSS stödjer från den 14 augusti kl. 13.00 i analysen av startläget för bemanningsarbetet. I det ingår att avdela en operationsanalytiker, en handläggare ur PERSS PLAN och en chefsutvecklare. C OrgE

2012-06-29 02 300:59803 Sida 7 (14) redovisar senast den 15 augusti startläget för bemanningsarbetet till ProdL och enligt bilaga 1 och avdelar personal som ska genomgå utbildningen i bemanningsplanering. FM LOG (SFE) avdelar personal som stödjer utbildningen i bemanningsplanering och stödjer från den 14 augusti kl. 13.00 i analysen av startläget för bemanningsarbetet. FM HRC stödjer från den 14 augusti kl. 13.00, C HKV och ProdL med personal ur SpecE Bem. 5. Bemanningsskedet 5.1. Allmänt Under bemanningsskedet genomförs ett centralt arbete med att bemanna FM Org 13. Startläget är det utlägg som respektive OrgE indaterar i system Prio under utbildningen i bemanningsplanering. Under de två första veckorna (v. 234-235) medverkar personal ur samtliga OrgE. Vecka 3 (v. 236) genomförs av med stöd av representanter för HKV, MUST, ProdL, INSS J0 och FM HRC. En representant för respektive OrgE ska finnas tillgänglig på telefon. 5.2. Deltagare, krav och utrustning under bemanningsvecka 1 och 2 Högst tre deltagare per ProdL och per OrgE. Deltagare från HKV enligt SC LEDS bestämmande, HKV och ProdL deltagare ska ha mandat att göra smärre justeringar i bemanningen av det egna ansvarsområdet. OrgE deltagare ska medföra egen OrgE bemanningsunderlag för FM Org 13 och ha mandat att göra smärre justeringar i underlaget. De ska också vara förtrogna med hur bemanningsplaneringen i system Prio går till. Samtliga deltagare ska medföra bärbar dator och TEID-kort med PUK-kod

2012-06-29 02 300:59803 Sida 8 (14) 6. Vecka 234 Bemanningsvecka 1 6.1. Veckans huvudsakliga innehåll Måndag 20/8 Tisdag 21/8 Onsdag 22/8 Torsdag 23/8 Fredag 24/8 0800-0830 Restid Direktiv till C HKV och ProdL 0830-1100 Restid (0930 1030 (prel.) redovisning för styrgruppen) Direktiv till C HKV och ProdL Direktiv till C HKV och ProdL C HKV och ProdL redovisning för FM OL (0800 1000) Bemanning Bemanning Bemanning Analys 1100-1200 Restid Lunch Lunch Lunch Lunch 1200-1300 Inledning MHS K (samlingssalen) 1300-1430 Bemanning Bemanning Bemanning Bemanning Analys (LäsU sänds till styrgruppen under em.) 1445-1630 Avslutning (Fältskären) 1630-1730 Middag Middag Middag C HKV och ProdL analys (avstämning med inspektörer och sakområdesansvariga) 1730-2000 Bemanning Bemanning Bemanning 1800 C HKV och PRODL rapport till 1800 C HKV och PRODL rapport till 1800 C HKV och PRODL rapport till Den tid då representation ur OrgE krävs har gråmarkerats i schemat 6.2. Mål och metod Målet med bemanningsvecka 1 är att C HKV och ProdL ska ha balanserat bemanningen inom det egna ansvarsområdet. Arbetet ska dokumenteras i enlighet med bilaga 2. Två ingångsvärden för bemanningsvecka 1 är den information som finns i system Prio efter utbildningen avseende bemanningsplanering och de principer för bemanningsarbetet som framgår av omstruktureringsdirektivet. C HKV och ProdL leder arbetet med bemanningen av OrgE inom eget ansvarsområde. De stöds av var sin HR-chef som utses av. Företrädare för OrgE deltar från måndagen den 20 augusti kl. 12.00 till och med torsdagen den 23 augusti kl. 16.30.

2012-06-29 02 300:59803 Sida 9 (14) Arbetet genomförs i form av dagliga bemanningsmöten vilka avslutas med en avstämning och rapport till kl. 1800 (se bilaga 2). Med stöd av de underlag och förslag som C HKV och ProdL lämnar kommer nästföljande morgon att ge de anvisningar etc. som behövs för det fortsatta arbetet. 6.3. Uppgifter under bemanningsvecka 1 leder beslutsgrupp och förhandlingarna med ATO, fattar löpande bemanningsbeslut och sammanställer och analyserar resultatet efter bemanningsvecka 1. C HKV och ProdL leder bemanningsarbetet inom eget ansvarsområde, lämnar en arbetslägesredovisning dagligen kl. 18.00, sammanställer resultatet enligt bilaga 2 inom eget ansvarsområde. Resultatet redovisas för den 24 augusti 2012 med början kl. 08.00 och stödjer i analysen av bemanningsläget inom det egna ansvarsområdet. HKV INSS J0 stödjer i analysen av bemanningsläget. HKV PERSS stödjer i analysen av bemanningsläget med samma resurser som under bemanningsförberedelserna i vecka 233. C OrgE leder bemanningen inom egen OrgE. FM LOG (SFE) lämnar systemstöd. 6.4. analys den 24 augusti 2012 Veckan avslutas med en analys av de resultat som uppnåtts. Analysen tar bl.a. sin utgångspunkt i den fördjupning av det underlag som beskrivs i bilaga 2 som skett under veckan. kommer att redovisa analysen, nödvändiga styrningar och ett underlag på Försvarsmaktsnivå i inledningen av bemanningsvecka 2 (v. 235).

2012-06-29 02 300:59803 Sida 10 (14) 7. Vecka 235 Bemanningsvecka 2 7.1. Veckans huvudsakliga innehåll Måndag 27/8 Tisdag 28/8 Onsdag 29/8 Torsdag 30/8 Fredag 31/8 0800-0830 Restid Direktiv till C HKV och ProdL 0830-1100 Restid (0930 1030 (prel.) redovisning för styrgruppen) Direktiv till C HKV och ProdL Direktiv till C HKV och ProdL C HKV och ProdL redovisning för FM OL (0800 1000) Bemanning Bemanning Bemanning Analys 1100-1200 Restid Lunch Lunch Lunch Lunch 1200-1300 Inledning MHS K (Fältskären) Bemanning Bemanning Bemanning Analys (LäsU sänds till styrgruppen under em.) 1300-1430 Bemanning 1300 1500 PROD ASU (på MHS K) 1445-1630 Avslutning (Fältskären) 1630-1730 Middag Middag Middag C HKV och ProdL analys (avstämning med inspektörer och sakområdesansvariga) 1730-2000 Bemanning Bemanning Bemanning 1800 C HKV och PRODL rapport till 1800 C HKV och PRODL rapport till 1800 C HKV och PRODL rapport till Den tid då representation ur OrgE krävs har gråmarkerats i schemat 7.2. Mål och metod Målet med bemanningsvecka 2 är en balanserad bemanning av FM Org 13 och en genomarbetad dokumentation enligt bilaga 2. Ingångsvärden för bemanningsvecka 2 utgörs bl.a. av: den analys av bemanningsläget som genomfört i slutet av bemanningsvecka 1, dokumentationen enligt bilaga 2 och den av C LEDS fastställda prioriteringen av FM krigsförband och basorganisationen.

2012-06-29 02 300:59803 Sida 11 (14) C HKV, MUST och ProdL leder bemanningsarbetet av egna OrgE och ansvarar för att i samverkan med andra ProdL omfördela personal mellan sina ansvarsområden. I likhet med bemanningsvecka 1 stöds varje tät av en HR-chef som utses av. Företrädare för OrgE deltar från måndagen den 27 augusti kl. 12.00 till torsdagen den 30 augusti kl. 16.30. Arbetet genomförs i form av dagliga bemanningsmöten vilka avslutas med en avstämning och rapport till kl. 1800 (se bilaga 2). Med stöd av de underlag och förslag som C HKV och ProdL lämnar kommer nästföljande morgon att ge de anvisningar etc. som behövs för det fortsatta arbetet. Efter förslag från C HKV och ProdL beslutar om sådana bemannings-ärenden som innebär att den enskilde inte får ett rimligt dagpendlingsavstånd till arbetsplatsen. avgör vidare tvistefrågor mellan ProdL och ger vid behov ut kompletterande anvisningar för bemanningsarbetet. Primärt sker detta vid morgonsamlingar kl. 08.00 08.30. 7.3. Uppgifter under bemanningsvecka 2 leder beslutsgrupp och förhandlingarna med ATO, fattar löpande bemanningsbeslut och sammanställer och analyserar resultatet efter bemanningsvecka 2. C HKV och ProdL leder bemanningsarbetet inom eget ansvarsområde, lämnar en arbetslägesredovisning dagligen kl. 18.00, sammanställer resultatet enligt bilaga 2 inom eget ansvarsområde. Resultatet redovisas för den 31 augusti 2012 med början kl. 08.00 och stödjer i analysen av bemanningsläget inom det egna ansvarsområdet. HKV INSS J0 stödjer i analysen av bemanningsläget. HKV PERSS stödjer i analysen av bemanningsläget med samma resurser som under bemanningsförberedelserna i vecka 233. C OrgE leder bemanningen inom egen OrgE. FM LOG (SFE) lämnar systemstöd.

2012-06-29 02 300:59803 Sida 12 (14) 7.4. analys den 31 augusti 2012 Veckan avslutas med en analys av de resultat som uppnåtts. Analysen tar bl.a. sin utgångspunkt i den fördjupning av det underlag som beskrivs i bilaga 2 som skett under veckan. Analysen redovisas för styrgruppen. Därefter fastställer det bemanningsutlägg på FM-nivå som ska utgöra ett av ingångsvärdena för bemanningsvecka 3. kommer att redovisa analysen, nödvändiga styrningar och ett underlag på Försvarsmaktsnivå i inledningen av bemanningsvecka 3 (v. 236). 8. Vecka 236 Bemanningsvecka 3 Målet för bemanningsvecka 3 är att anställd personals placeringar i FM Org 13 ska beslutas och kommuniceras med början den 6 september 2012. Vidare ska ta ställning till om det uppstår arbetsbrist i Försvarsmakten. Under veckan sker en slutlig justering av bemanningsläget på FM-nivå. Ett viktigt ingångsvärde för vecka 3 är den analys av den andra veckans bemanningsarbete som FM OL gjort enligt ovan. Vecka 3 (v. 236) genomförs av med stöd av representanter för HKV, ProdL, INSS J0 och FM HRC. En representant för respektive OrgE ska finnas tillgänglig på telefon. leder bemanningsarbetet genom sin beslutsgrupp med stöd av representanter för HKV, ProdL, INSS J0 och FM HRC. En representant för respektive OrgE ska finnas tillgänglig på telefon. De HR-chefer som tidigare har stött arbetet i de sju täterna i bemanningsvecka 1 och 2 ska denna vecka stödja. När bemanningen av FM Org13 är avslutad och förhandlad med ATO får samt-liga anställda besked om placering tills vidare och befattning genom C OrgE försorg. inriktning är att denna information ska kunna ges med början den 6 september 2012. Anställda som inte accepterar erbjuden befattning, samt anställda som inte har kunnat erbjudas en befattning, kommer att sägas upp p.g.a. arbetsbrist per den 31 oktober 2012. 9. Vecka 238 Bemanningsarbete vid PROD-dialog 2 PROD-dialog 2 med fördelning av interna bemanningsuppdrag (BU) är planerad att genomföras i Enköping den 18-21 september 2012. Fördelningen av BU mellan OrgE kan komma att behöva revideras efter den 12 oktober 2012 då samtliga anställda har tagit ställning till Försvarsmaktens placeringsbeslut i FM Org 13.

2012-06-29 02 300:59803 Sida 13 (14) 10. Vecka 239 Bemanningsvecka 4 Den 25-27 september 2012 bemannas de vakanser som uppstått när anställda har tackat nej till Försvarsmaktens besked om ny befattning i FM Org 13. Representation från C HKV, MUST, ProdL och OrgE är inte påkallad under veckan. En representant för var och en ska finnas tillgänglig på telefon. 11. beslutsgrupp I beslutsgruppen ingår: Företrädare för OFR/O FM, OFR/S, SACO Försvar och SEKO Försvar FM förhandlingschef SC i stab En representant för vardera C HKV, C INS och C PROD De HR-chefer som stödjer respektive tät under den första bemanningsveckan adjungeras till de redovisningar och analyser som i v. 234 235 genomförs måndag onsdag kl. 18.00 och fredag kl. 0800 och kl. 1200. Vid behov kommer ytterligare kompetens att adjungeras till beslutsgruppen. 12. Arbetstagarorganisationernas medverkan Bemanningsarbetet genomförs i förhandlingsform. Således är det nödvändigt att OFR/O FM, OFR/S, SACO Försvar och SEKO Försvar ges möjlighet att delta i de olika moment som denna skrivelse redovisar. Arbetstagarorganisationerna avgör själva i vilken omfattning och med vilka ombudsmän och fackliga förtroendemän som de behöver delta i bemanningsarbetet för att kunna genomföra förhandlingarna. 13. Anmälan av deltagare Deltagare i skrivelsens olika aktiviteter ska föranmälas enligt nedan. Anmälan ska innehålla uppgifter om OrgE eller arbetstagarorganisation, namn, personnummer och FMID (eller e-postadress). Aktivitet Sänds till Senast Utbildningen om bemanningsplanering system Prio den 16-17 augusti 2012 fmol-hkv@mil.se och orgstyrninghkv@mil.se 10 augusti 2012 Bemanningsvecka 1 och 2 fmol-hkv@mil.se 10 augusti 2012

2012-06-29 02 300:59803 Sida 14 (14) 14. Arbetstid, resor, logi, kostnader Bemanningsarbetet ska planeras på ett sådant sätt att övertid undviks. Arbetstidsplaneringen ska utgå från redovisningen ovan av det huvudsakliga innehållet i de olika veckorna. I flera fall handlar det om att planera arbetstid mellan kl. 08.00 och kl. 20.00 med de krav på omfördelning av arbetstid som det ställer. Resor och logi beställs av respektive OrgE. Resor, logi, ersättning för arbete på obekväm arbetstid och den eventuella övertid som uppstår vid arbete utöver vad som anges ovan ska särredovisas varvid både kostnadsställe: PERSS OMSTRUKTURERING 50291258 och statistisk order: OMSTRUKTURERING FÖRBAND 300061 ska anges. Arbetstid ska inte särredovisas utan redovisas vid respektive OrgE.