Styrelsens för Östgötatrafiken handläggning av anställningsavtal med Leif Johansson 1 Sammanfattning Styrelsen för Östgötatrafiken har inte följt det formella tillvägagångssätt för handläggning av frågor rörande anställningsavtal med verkställande direktören LJ som under en följd av år har fastställts i styrelsens arbetsordning innebärande att hela styrelsen ska vara delaktig i handläggningen. Fram till och med det anställningsavtal som ingicks den 19 april 2005 synes styrelsen om än informellt ha agerat i linje med arbetsordningens bestämmelser. Vi har därför svårt att inom ramen för denna utredning se att dessa anställningsavtal, helt eller delvis, inte skulle vara rättsligt bindande för Östgötatrafiken. Såvitt avser anställningsavtalen ingångna efter den 19 april 2005 har styrelsens ordförande självständigt hanterat dessa. För att ta ställning till Östgötatrafikens möjligheter att rättsligt hävda att dessa anställningsavtal helt eller delvis inte är bindande för bolaget och/eller att göra eventuella ersättningsanspråk gällande krävs ytterligare utredning. I vissa av årsredovisningarna ger inte noten 1 en rättvisande bild av verkställande direktörens villkor. Vi har dock inte funnit utifrån genomgånget underlag några skattemässiga felaktigheter i hanteringen.
2 Inledning Advokatfirman Vinge KB har fått i uppdrag av styrelsen i AB Östgötatrafiken (nedan Östgötatrafiken ) att genomföra en granskning av samtliga avtal som Östgötatrafiken har träffat med förre verkställande direktören, Leif Johansson (nedan LJ ). Uppdraget är enligt uppdragsbeskrivningen följande: Granskningen ska ske ur ett avtalsrättsligt, redovisnings- och skatterättsligt perspektiv. Särskilt ska avtalens tillkomst och uppföljning granskas mot gällande befogenheter och behörigheter. Utsedd kontaktperson inom Östgötatrafiken har varit stabschefen Iréne Jägerhök. Vinge har vid utförandet av uppdraget tagit del styrelseprotokoll i Östgötatrafiken, arbetsordningar för styrelsen och VD-instruktion, årstämmoprotokoll, protokoll från möte med ägarrådet, anställningsavtal med LJ samt ett antal ytterligare handlingar noterade i punkten 3 nedan. Ett besök har gjorts hos Östgötatrafiken fredagen den 12 februari 2010. Vidare har ett antal intervjuer gjorts i syfte att närmare utreda omständigheterna kring tillkomsten av de olika anställningsavtalen med LJ, inklusive de tillägg och förtydliganden som gjorts genom åren. De som intervjuats inom ramen för utredningen är förre styrelseordföranden Bo Holm; förre styrelseordföranden och nuvarande vice ordföranden Lars Bengtsson; nuvarande ordföranden Göran Ekdahl; nuvarande styrelseledamöterna Claes- Göran Österlund och Arne Johansson; förre styrelseledamoten och vice ordföranden Anders Senestad; stabschefen vid Östgötatrafiken Iréne Jägerhök samt förre verkställande direktören Leif Johansson. Härutöver har kontakt förevarit med några personer för inhämtande av faktauppgifter. Vi har även kontaktat Östgötatrafikens revisor under den aktuella perioden, auktoriserade revisorn Elisabeth Carelind från KPMG, för att intervjua även henne. Elisabeth Carelind har bortsett från ett inledande kort möte valt att inte medverka i utredningen. Vi har baserat våra slutsatser på den information och det material som vi har haft tillgängligt och vi har utgått ifrån riktigheten i dokumenten och i de uppgifter som 5188632-v5 2
lämnats. I vissa fall har informationen som vi har erhållit dock inte varit helt samstämmig. Detta finns då reflekterat i rapporten. Det ligger inte inom Vinges uppdrag att utreda de kommersiella bevekelsegrunderna för de förändringar av anställningsvillkoren som skett och inte heller att anlägga synpunkter på eller att värdera nivåerna. Vi vill dock framhålla att vi inte funnit något som tyder på annat än att anställningsavtalen träffats av respektive ordförande med Östgötatrafikens bästa för ögonen. 3 Ägarstruktur och ägarnas inflytande över Östgötatrafiken Med hänsyn till att det är styrelsen för Östgötatrafiken som är beställare av denna granskning, och då mottagare av rapporten är bolagets styrelse och bolagets ägarråd, finns här ingen anledning att i detalj redogöra närmare för ägarstrukturen, aktieägaravtal, ägardirektiv och olika samarbetsavtal ägarna emellan. Dessutom saknar dessa dokument i princip betydelse för de frågor som granskas i denna rapport. Vinge har ändock för ordningens skull gått igenom bolagsordning, aktieägaravtal, ägardirektiv för Östgötatrafiken samt vissa samarbetsavtal. Av ägardirektiven framgår i punkt 1.2 Ägarnas uppsikt enligt kommunallagen bland annat att det ankommer på bolagets styrelse och i förekommande fall verkställande direktören, att följa av ägarna utfärdade direktiv för verksamheten om det ej står i strid med tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen, annan lag eller författning samt bolagsordningen. Vidare anges att Styrelsen ska anta en arbetsordning för sitt arbete. Styrelsen ska även fastställa instruktion för verkställande direktören samt utanordningsinstruktion. Slutligen framgår det att Bolagets revisorer skall utifrån vars och ens lagstadgade uppdrag mot bakgrund av det kommunala syftet med bolaget och dess verksamhet, pröva huruvida verksamheten bedrivits på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och avge uttalande om hur denna prövning utfallit. Inför varje årsstämma hålls ett möte med ägarrådet, varvid samtliga ägare har rätt att närvara. Vid dessa möten deltar regelmässigt även styrelsens ledamöter, 3
verkställande direktören och ytterligare någon tjänsteman samt bolagets revisor. Ägarmötet har karaktären av ett förmöte inför årsstämman och ägarrådet beslutar om vilka som ska föreslås som ledamöter i bolagets styrelse. Vid dessa ägarmöten förs protokoll. Härefter hålls regelmässigt årsstämman under maj månad. 4 Styrelsens möjlighet att delegera ansvar och ett aktiebolags bundenhet av ingångna avtal Allmänt Styrelsen i ett aktiebolag ansvarar för tillsättande och entledigande av verkställande direktör och vilka villkor som ska gälla för verkställande direktörens anställning. Styrelsen kan delegera detta ansvar, eller delar därav, till enskild styrelseledamot eller annan. Styrelsen ska i sådant fall handla med omsorg och fortlöpande kontrollera att delegationen kan upprätthållas. Den som företräder och ingår avtal för ett aktiebolags räkning måste ha rätt att göra detta. Inom aktiebolagsrätten, såväl som inom fullmaktsläran, görs bedömningen av bundenhet vid ingångna avtal utifrån begreppen behörighet och befogenhet. Behörigheten anger enkelt uttryckt vad företrädare kan göra och befogenheten vad företrädaren får göra. Behöriga företrädare för ett aktiebolag är styrelsen, av styrelsen utsedda firmatecknare, verkställande direktör eller den som på annat sätt fått fullmakt att företräda bolaget. Saknas behörighet blir bolaget inte bundet, oavsett motpartens eventuella vetskap om den bristande behörigheten. Vilken befogenhet en i sig behörig företrädare har avgörs av vilka instruktioner företrädaren får. Typiskt sett är bolaget bundet även om den behöriga företrädaren överskred sin befogenhet, så länge inte bolaget kan visa att motparten kände till eller borde ha känt till befogenhetsöverskridandet. Styrelsens arbetsordning Av aktiebolagslagen följer att styrelsen årligen ska fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Som framgår ovan följer även av ägardirektivet att en arbetsordning ska antas. Syftet med en arbetsordning är att ge stadga åt styrelsearbetet och underlätta bedömningen av enskilda ledamöters ansvar. Att 4
styrelsearbetet sker i enlighet med aktiebolagslagens bestämmelser och i enlighet med gällande arbetsordning vilar ytterst på styrelsens ordförande. Bolagets styrelse har den 16 december 1999, den 16 augusti 2000, den 6 september 2001, den 29 augusti 2002, den 28 augusti 2003, den 25 augusti 2005, den 31 augusti 2006, den 24 augusti 2007, den 23 oktober 2008 och den 27 augusti 2009 fastställt arbetsordningar för styrelsens arbete. I samband med att ny arbetsordning har antagits, har regelmässigt utkast utvisande förändringarna i förhållande till tidigare gällande arbetsordning distribuerats till styrelseledamöterna. LJ har varit närvarande vid samtliga styrelsemöten där arbetsordningarna antogs. Av samtliga arbetsordningar framgår att någon särskild ansvarfördelning inom styrelsen inte föreligger. Dock anges att styrelsen kan delegera ansvar till presidiet (styrelsens ordförande och vice ordförande). En sådan delegering ska protokollföras. I samband med att arbetsordningen antogs den 16 december 1999 har särskilt angivits i protokollet att sådan delegering kan ske och att den i så fall ska protokollföras. Någon protokollförd delegering har inte skett under åren 1999-2008. Vid antagandet av 2003 års arbetsordning infördes en ny bestämmelse med innebörd att information om förändring av VD-avtal utöver sedvanlig årlig lönejustering ska lämnas vid styrelsemöte. I protokollet från styrelsemötet den 28 augusti 2003 anges särskilt att ett tillägg enligt ovan har gjorts. Bortsett från i samband med att LJ anställdes, har enligt protokollen endast vid ett tillfälle, den 1 december 2003, en redogörelse för verkställande direktörens anställningsvillkor lämnats. Vidare har verkställande direktörens anställningsavtal - enligt vad som framkommit vid intervjuerna - varit till uppe till diskussion vid ett informellt möte med styrelsens ledamöter den 7 april 2005. Det informella mötet har inte protokollförts. Av samtliga arbetsordningarna framgår slutligen att protokoll som kortfattat återger diskussioner under mötet ska upprättas. 5
Praxis Vid intervjuerna har framkommit att ordföranden, i vissa fall tillsammans med vice ordföranden, har hanterat frågor rörande anställningsavtal med LJ utan någon formell delegation från styrelsen. Inom vilka ramar detta skett är inte helt entydigt. Se mer om detta nedan. Revisors roll Ett aktiebolags revisor ska enligt aktiebolagslagen granska styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Av aktiebolagslagen följer att för det fall revisorn finner att en styrelseledamot har gjort sig till försummelse som kan föranleda ersättningsskyldighet, ska anmärkning om detta tas in i revisionsberättelsen. Någon sådan anmärkning har inte gjorts avseende Östgötatrafiken. 5 Genomgång av anställningsavtalet med förändringar och tillägg Allmänt Inledningsvis kan först noteras att det synes som att respektive ordförande och LJ varit noga med att involvera Östgötatrafikens revisor i alla de revideringar av anställningsavtalen som skett; i vart fall från och med 2005. I något fall har även Advokatfirman Delphi varit involverad och i de flesta fall har LJ varit aktiv i framtagandet av förslag till avtal samt underlagen. Bortsett från i något fall, där vi i så fall särskilt angivit detta, är inte innehållet i anställningsavtalen svårbedömt i sig. 6
Bo Holms ordförandeskap fram till årsstämman 2005 Bo Holm Bo Holm har uppgivit att han uppfattat sitt mandat att för Östgötatrafikens räkning förhandla och ingå anställningsavtal med LJ vara begränsat till att överenskomma om sedvanliga lönejusteringar. Mera omfattande ändringar skulle informeras och godkännas av styrelsen. Anställningsavtal av den 1 oktober 1999 LJ anställdes som verkställande direktör för Östgötatrafiken enligt ett anställningsavtal daterat den 1 oktober 1999. Anställningsavtalet, som är undertecknat av dåvarande styrelseordföranden Bo Holm, är ett relativt ordinärt avtal från den tiden. Bland förmånerna, som är av intresse i denna utredning, kan nämnas följande. Pensionsförmåner och semester Pension ska utgå enligt SPP-ITP eller KPA plan. Vidare medges en användning av den s.k. tiotaggarregeln. Härutöver utgick en extra premie på max 10 % av bruttolönen. Dock skulle den totala pensionskostnaden inte överstiga vad som var avdragsgillt för bolaget vilket då uppgick till 35% av bruttolönen. Semester utgick med 35 dagar per kalenderår. Uppsägningstid Den ömsesidiga uppsägningstiden var sex månader och därutöver skulle utgå om Östgötatrafiken sade upp avtalet ett avgångsvederlag motsvarande 18 månaders lön utan samordning d.v.s. någon avräkning skulle inte ske mot lön från eventuell senare arbetsgivare. Styrelsebehandlingen Enligt ett styrelseprotokoll från den 16 september 1999 framgår att LJs villkor diskuterades och styrelsen beslutade att anställa LJ enligt de villkor som presenterats. 7
Årsredovisningen Enligt vår bedömning är verkställande direktörens anställningsvillkor korrekt beskrivna i årsredovisningarna för verksamhetsåren 1999-2001. Pensionsvillkoren har emellertid inte tillämpats enligt någon sådan plan som angivits i anställningsavtalet, utan LJ har varit s.k. frikretsare innebärande att han inte omfattats av kollektivavtalsreglerad pensionplan. De i avtalet angivna kostnadsramarna har dock inte överskridits, såvitt vi har kunnat finna av befintligt underlag. Tillägg till anställningsavtalet Någon gång under 2002, troligtvis den 20 december, har Bo Holm och LJ, i ett dokument överenskommit om följande vad gäller avgångsvederlaget, nämligen att även pensionsförmånerna ska utgå under de ifrågavarande 18 månaderna utan samordning. Detta har betecknats som ett förtydligande och skulle därmed inte innebära någon ändring av partsavsikten med det ursprungliga avtalet. Det kan dock noteras att detta förtydligande innebar en inte oväsentlig ytterligare ekonomisk belastning för Östgötatrafiken och att en ordning infördes som inte är den gängse rörande avgångsvederlag, som ju definitionsmässigt utges efter det att anställningen upphört. I en överenskommelse daterad den 11 juni 2003 gjordes vissa tillägg till anställningsavtalet med giltighet från den 1 juli 2003. Dels gavs LJ rätt att arbeta från sin bostad i Älmhult en viss tid varje vecka, dels ökades antalet semesterdagar från 35 till 45 dagar per kalenderår. Samtidigt reviderades lönen fr.o.m. den 1 januari 2004 och fr.o.m. den 1 januari 2005. Lönehöjningen var då 3,2 %, vilket var i linje med de lönehöjningar som LJ erhållit tidigare år. Styrelsebehandlingen I ett styrelseprotokoll daterat den 1 december 2003 finns noterat att Bo Holm redogör för verkställande direktörens anställningsvillkor, vilket får förmodas innefatta även den förändring som gjordes 2002. 8
Årsredovisningen Av årsredovisningarna för verksamhetsåren 2002-2004 framgår att avgångsvederlag kan utgå under 24 månader, dock inte att även pensionspremier ska utgå under hela denna tid. Anställningsavtal av den 19 april 2005 Den 19 april 2005 träffades ett nytt anställningsavtal med LJ. Detta avtal ersatte samtliga tidigare träffade avtal. I detta nya avtal erhöll LJ för 2005 en högre lön (8,3 % höjning) än den som tidigare överenskommits för 2005 (3,2 %). Vidare ändrades särskilt följande. Pensionsförmåner Den tidigare gällande begränsningen av pensionen till vad som var avdragsgillt för Östgötatrafiken togs bort. Uppsägningstid När det gäller uppsägningstiden var den fortfarande sex månader ömsesidigt. När det gällde avgångsvederlaget skedde emellertid följande förändring. Vid uppsägning före den 1 juli 2007 Om styrelsen skulle välja att avbryta anställningen skulle ett avgångsvederlag motsvarande 18 månaders lön utgå utan samordning på samma sätt som tidigare, dock med tillägg att nu samtliga anställningsförmåner, såsom bolagets kostnader för tjänstebil och semesterdagstillägg, skulle ingå i avgångsvederlaget. Vid uppsägning efter den 1 juli 2007 Vid uppsägning av endera parten dvs. även för det fall LJ skulle välja att säga upp sin anställning - efter den 1 juli 2007 skulle avgångsvederlaget utgå under 24 9
månader beräknat på samma sätt som ovan redogjorts för. Däremot skulle till skillnad från tidigare avräkning mot annan inkomst av tjänst alltid ske. Styrelsebehandlingen Det finns inget styrelseprotokoll som utvisar att frågan om ändring av anställningsavtalet enligt vad som beskrivits ovan har varit uppe för diskussion i styrelsen. Däremot har det framkommit att styrelsens ledamöter oklart hur många och exakt vilka på initiativ av Bo Holm träffades på Frimurarhotellet i Linköping den 7 april 2005 tillsammans med revisorn Elisabeth Carelind för att diskutera detta. Mötet har inte protokollförts. LJ var inte närvarande. Våra intervjuer ger vid handen att flertalet av styrelseledamöterna ställde sig bakom i vart fall inte invände mot ordförandens förslag att ändra anställningsavtalet enligt ovan medan i vart fall två styrelseledamöter (Anders Senestad och Arne Johansson) anmälde avvikande uppfattning. Årsredovisningen De ändringar i LJ.s anställningsavtal som skedde genom det nya anställningsavtalet av den 19 april 2005 har inte återgivits i årsredovisningen för verksamhetsåret 2005. Lars Bengtssons ordförandeskap 2005 2007 Lars Bengtsson Lars Bengtsson har uppgivit att han uppfattat sitt mandat att för Östgötatrafikens räkning förhandla och ingå anställningsavtal med LJ att i enlighet med tillämpad praxis omfatta att självständigt ingå avtal på de villkor som han finner vara bäst för bolaget och att något godkännande från eller information till styrelsen, annat än vice ordföranden, inte erfordrades. Lönejustering Vid lönerevisionen per den 1 januari 2006 höjdes LJs lön med 11, 8 % till 95 000 kronor. 10
Styrelsebehandlingen Denna lönehöjning är inte behandlad i styrelsen. Det finns ingen notering i något styrelseprotokoll och det har inte heller påståtts av någon intervjuad person att lönehöjningen varit uppe till diskussion. Med hänsyn till nivåerna på lönehöjningarna tidigare under LJs anställning, kan inte denna lönehöjning betecknas som sedvanlig. Anställningsavtal av den 21 december 2006 Lönejustering Den 21 december 2006 träffades ett nytt anställningsavtal mellan Lars Bengtsson och LJ och även detta ersatte samtliga tidigare träffade avtal. I det avtalet fastställdes LJs lön för 2007 till 99 500 kronor (löneökningen totalt mellan 1/1 2004 1/1 2007 blev därmed 26,8 %). Omvandling av avgångsvederlaget till en engångsinbetalning av pensionspremie mm I samband med träffandet av nytt anställningsavtal i december 2006 omvandlades rätten till avgångsvederlag under 18 månader till en engångsinbetalning av pensionspremie. Härvid värderades de ekonomiska konsekvenserna av avgångsvederlaget utifrån utgångspunkten att styrelsen skulle välja att bryta anställningen före den 1 juli 2007, trots att det - enligt vad som framkommit - i styrelsen bedömdes angeläget att LJ kvarstod som verkställande direktör. Samtidigt utökades den ömsesidiga uppsägningstiden i det nya avtalet från sex månader till nio månader. Värdet av paketet blev därigenom 27 månader med alla anställningsvillkor ograverade mot tidigare avtalade 24 månader för det fall Östgötatrafiken hade valt att säga upp LJ. Hade LJ själv sagt upp sin anställning före den 1 juli 2007 hade han enbart varit berättigad till 6 månaders uppsägningstid. Omvandlingen av rätten till avgångsvederlag baserades således på det för Östgötatrafiken dyraste av flera tänkbara scenarier, samtidigt som uppsägningstiden förlängdes. På grundval av den ekonomiska kalkyl som upprättats, och som även underställts bolagets revisor, gjordes en engångsinbetalning om 3,1 miljoner kronor för tecknandet av en pensionsförsäkring till en försäkringsgivare som LJ anvisade. 11
Det är inte helt klart för oss hur viss del av kostnaderna har beräknats. Däremot ser vi ingen anledning att ifrågasätta den skattemässiga hanteringen av detta, eftersom det avdragsmässiga utrymmet enligt kompletteringsregeln i inkomstskattelagen är framräknat av oberoende extern part och kontrollerat av bolagets revisor. I det särskilt upprättade pensionsavtalet överenskommer parterna samtidigt att LJs pensionsålder skall vara 55 år, vilket överensstämmer med den tidpunkt då (2011) när anställningen skulle upphöra, se nedan. För ordningens skull kan påpekas att sänkningen av pensionsåldern inte påverkar de löpande pensionspremierna, eftersom LJ har en premiebaserad pensionslösning. Pensionsavtalet är undertecknat av styrelseordföranden för Östgötatrafikens räkning, samt av LJ såväl för egen som för Östgötatrafikens räkning. Att LJ undertecknar avtalet både för Östgötatrafikens och för egen räkning är i strid med aktiebolagslagens jävsbestämmelser. Anställningens avslutande samt uppsägningstid Det nya anställningsavtalet innehåller också en ny 9 Anställningstid med följande lydelse. Leif Johanssons anställning enligt detta avtal upphör automatiskt utan föregående uppsägning när årsstämman i AB Östgötatrafiken år 2011 har avslutats. Anställningen kan dock sägas upp i förtid enligt vad som följer av 10. Anställningen övergick således genom detta avtal från att vara en tillsvidareanställning till att bli en tidsbegränsad anställning. Uppsägningstid 10 uppsägningstid fick följande nya lydelse Vardera parten kan utan angivande av grund säga upp avtalet till förtida upphörande med en uppsägningstid om nio (9) månader. Under uppsägningstiden, nio (9) månader är Leif Johansson att anses som anställd i AB Östgötatrafiken även om han skulle befrias från arbetsskyldighet. Löneförmåner 12
och alla andra förmåner utgår obegränsat under uppsägningstiden. Under uppsägningstiden utlägges semesterledighet i enlighet med semesterlagens bestämmelser härom. Uppsägning på grund av avtalsbrott kan ske enligt gällande lag. Styrelsebehandlingen Det finns ingen notering i något styrelseprotokoll att detta nya anställningsavtal har behandlats i styrelsen och det har inte heller påståtts att så skulle ha skett av någon intervjuad person. Däremot har dåvarande ordföranden Lars Bengtsson förklarat att anställningsavtalet har redogjorts för vid mötet med ägarrådet till Östgötatrafiken torsdagen den 8 mars 2007. Detta finns emellertid inte reflekterat i protokollet och ingen ytterligare av de intervjuade har heller någon minnesbild av att detta har skett. Årsredovisningen I årsredovisningen för verksamhetsåret 2006 framgår korrekt vilka pensionskostnader som Östgötatrafiken haft för LJ under 2006; 4 361 000 kronor. Däremot är beskrivningen i noten i övrigt rörande LJ anställningsvillkor inte helt korrekt. Sålunda framgår inte att det nya anställningsavtalet innebär en tidsbegränsad anställning till och med årsstämman 2011. Övriga förmåner Den 15 maj 2007 träffades överenskommelse mellan Östgötatrafiken och LJ avseende att bolaget bland annat skulle hyra ett kontorsrum i LJs bostad. Göran Ekdahls ordförandeskap från 2007 Göran Ekdahl Göran Ekdahl har uppgivit att han uppfattat sitt mandat att - i enlighet med tidigare praxis - för Östgötatrafikens räkning förhandla och ingå anställningsavtal med LJ att omfatta att självständigt ingå avtal på de villkor som han finner vara 13
bäst för bolaget och att något godkännande från eller information till styrelsen, annat än vice ordföranden, inte erfordrades. Årsredovisningen Inte heller i årsredovisningen för verksamhetsåret 2007 finns noterat att anställningsavtalet innebär en tidsbegränsad anställning på sätt ovan angivet. Tillägg Den 16 december 2008 upprättades ett nytt avtal rubricerat Ändring och tillägg till anställningsavtal. Avtalet är undertecknat av Göran Ekdahl och LJ. Genom tilläggsavtalet förkortades det tidsbegränsade anställningsavtalet så att det enligt sin ordalydelse upphörde utan vidare uppsägning den 31 december 2010. I tilläggsavtalet reglerades även en ny arbetsbeskrivning innefattande hur LJ skulle överlämna till en ny verkställande direktör och att LJ skulle stå till styrelsens förfogande för särskilt tilldelade arbetsuppgifter; dock längst till den 31 augusti 2010. Så långt är avtalet klart och entydigt visstidsanställningen skulle upphöra utan vidare uppsägning den 31 december 2010 och LJ skulle vara arbetsbefriad under de tre sista månaderna. Mot denna bakgrund är den följande punkten 3 i tilläggsavtalet svårförståelig. Denna punkten Arbetsplikt och semester har följande lydelse. 3.1 I enlighet med den möjlighet som medges i Anställningsavtalets 10 befrias härmed Leif Johansson under en tid motsvarande den nio månader långa uppsägningsperioden totalt från arbetsplikt. 3.2 Leif Johansson ska ha rätt att i ledighet ta ut all sin outtagna semester i tiden omedelbart innan den arbetsbefriade perioden enligt 3.1 inleds. Denna rätt och skyldighet avser också semester beräknad i förskott på hela anställningsperioden till och med anställningens upphörande enligt 1.1 ovan. 3:3 AB Östgötatrafiken löser ut ersättningen för det som nämnts i 3.1 och 3.2. (se bilaga) genom att senast den 15 februari 2009 inbetala en 14
engångsbetald pensionsförsäkring till Leif Johansson à kronor 2 656 970. I samband med upprättandet av detta tilläggsavtal upprättades även ett skriftligt underlag som uppenbarligen skulle åskådliggöra hur avtalet var tänkt. Beloppet 2 656 970 kronor finns också uppdelat i sina beståndsdelar så att man kan följa beräkningarna. Göran Ekdahls och LJs signaturer finns också på detta dokument. Som vi förstått Göran Ekdahl och LJ vid intervjuerna var avsikten att kostnadsmässigt översätta villkoren i anställningsavtalet från den 21 december 2006, men att man önskade tidigarelägga sluttidpunkten för LJs anställning från tidpunkten för årsstämman 2011 till den 31 december 2010. Om detta var den gemensamma partsavsikten så har inte resultatet såvitt vi kunnat finna - blivit det avsedda. 2008 års avtal som det kom att tillämpas, där bland annat lön under uppsägningstiden kom att behandlas som ett avgångsvederlag, blev betydligt dyrare för Östgötatrafikten och förmånligare för LJ än vad en tillämpning av 2006 års avtal hade blivit. De antaganden som gjorts för beräkning av pensionsavsättningar bör granskas särskilt. Vi ser ingen anledning att ifrågasätta den skattemässiga hanteringen av detta, av samma skäl som angivits ovan (21 december 2006). Pensionsavtal som reglerar avsättningen som följer av tilläggsavtalets punkt 3.1 har undertecknats av styrelseordföranden för Östgötatrafikens räkning, samt av LJ såväl för egen som för Östgötatrafikens räkning. Styrelsebehandlingen Det finns ingen notering om att innehållet i detta avslutsavtal har behandlats i styrelsen och det har inte heller vid intervjuerna framkommit att så skulle ha skett. Däremot har Göran Ekdahl uppgivit att vissa delar av anställningsavtalet har redogjorts för vid mötet med ägarrådet den 13 mars 2009. Detta finns emellertid inte reflekterat i protokollet och ingen ytterligare av de intervjuade har uppgivit någon minnesbild av att detta har skett. Årsredovisningen Det har korrekt noterats att LJ innehar en visstidsanställning och att den kommer att upphöra under 2010. Även den separata pensionsförsäkringen (behandlingen 15
av lön under uppsägningstid som avgångsvederlag) finns noterad och den framgår även under rubriken Pensionskostnader VD med 3 857 000 kronor. Däremot är det felaktigt angivet att verkställande direktören har tjänstepensionsrätt enligt ITPplanen. Verkställande direktören har aldrig omfattats av ITP-planen utan under hela sin anställning varit s.k. frikretsare och haft en egen skräddarsydd pensionslösning inom vad som varit avdragsgillt för Östgötatrafiken enligt 35- procentsregeln. 6 Särskilt om Ägarmötena Vi har gått igenom relevanta protokoll från mötena med ägarrådet, men inte funnit någon notering, om att LJs anställningsvillkor har blivit föredragna eller på annat sätt redovisade. Inte heller har någon av de vi intervjuat erinrat sig att så har skett, förutom vad Lars Bengtsson och Göran Ekdahl uppgivet enligt ovan. 7 Östgötatrafikens bundenhet av anställningsavtalen Samtliga anställningsavtal med LJ har undertecknats av respektive styrelseordförande. Enligt aktiebolagslagen har styrelsens ordförande som sådan inte någon rätt att ensam företräda och ingå avtal för ett aktiebolags räkning. Styrelsens ordförande i Östgötatrafiken har inte vid något tillfälle varit ensam firmatecknare; firman har genomgående tecknats av styrelseordföranden förening med ytterligare en ledamot alternativt av två styrelseledamöter i förening. En sådan ordning är mycket vanlig av försiktighetsskäl. Även om uppdraget som styrelsens ordförande som sådant inte ger behörighet att företräda bolaget, kan styrelsen besluta att delegera till denne att förhandla och ingå avtal. Bedömningen av om en sådan delegation har skett och dess inverkan på bundenheten får bedömas utifrån två aspekter. Den första är om styrelsens ordförande över huvudtaget fått ansvar delegerat och haft rätten att för Östgötatrafikens räkning avtala om förändringar av anställningsavtalet med LJ? Om så är fallet, har då styrelsens ordförande handlat i strid med några begränsande instruktioner härvidlag från styrelsen. 16
Om styrelsens ordförande inte hade rätt att för Östgötatrafikens räkning träffa avtal, är bolaget inte bundet, oavsett om LJ var medveten om detta eller inte (bristande behörighet). Om däremot styrelsens ordförande i sig hade rätt att ingå anställningsavtal genom beslut i styrelsen, gällande praxis, ställningsfullmakt eller på annat sätt men överskred instruktioner om gränserna för avtalets innehåll, är Östgötatrafiken bundet förutsatt man inte kan visa att LJ kände till eller borde känna till att ordförandens mandat överskreds (befogenhetsöverskridande). 8 Bedömning Allmänt Sammantaget kan konstateras att det från styrelseprotokollen i Östgötatrafiken inte går att verifiera att den formella ordning för delegation och information om verkställande direktörens anställningsavtal som anges i arbetsordningarna har följts. Någon protokollförd delegation till ordföranden och vice ordföranden att träffa/förändra anställningsavtal med verkställande direktören i enlighet med vad som anges i arbetsordningen, har aldrig beslutats av styrelsen. Av styrelseprotokoll den 1 december 2003 framgår att ordföranden har lämnat en redogörelse för verkställande direktörens anställningsvillkor. I övrigt innehåller inte protokollen något som ger vid handen, att sådana redogörelser har lämnats. Mot bakgrund av att protokollen håller god ordning och redogör för de ärenden som förevarit, och det i protokollet den 1 december 2003 anges att verkställande direktörens anställningsvillkor presenterades, saknas skäl att anta att formell delegation skett eller att sådana redogörelser har lämnats på formellt styrelsemöte, men att detta inte har protokollförts. Att den formella ordning som stadgas i arbetsordningen inte har följts och att i vart fall ett möte som inte har protokollförts har hållits (den 7 april 2005), där verkställande direktörens anställningsvillkor har behandlats, gör det naturligtvis svårare att få klarhet rörande omständigheterna kring anställningsavtalens tillkomst med avseende på styrelsens handläggning. Ansvaret för detta vilar ytterst på styrelsens ordförande. Brister i den formella ordningen förhindrar i sig inte att styrelsen ändå kan ha accepterat en viss ordning eller att styrelseledamöterna utan 17
att det framgår av protokollet fått del av viss information. Det kan alltså vara så att styrelsen utan att det avspeglas i protokollen eller har behandlats vid formellt styrelsemöte godkänt eller accepterat en ordning som innebär att ordföranden har haft rätt att för bolagets räkning träffa avtal med verkställande direktören om förändringar i anställningsavtalen. Vid de intervjuer vi har genomfört har inte framkommit annat än att det stått klart för övriga ledamöter att ordföranden och vice ordföranden hanterade frågor rörande anställningsavtal med verkställande direktören även om det exakta mandatet inte är entydigt. Anställningsavtalet den 19 april 2005 Vid det informella mötet den 7 april 2005 som Bo Holm sammankallade till, stod klart att det fanns olika uppfattningar i styrelsen angående vilka förändringar av verkställande direktörens avtal som borde accepteras. Vilket mandat som gavs till ordföranden vid mötet har inte gått att helt klarlägga. Det finns emellertid skäl som talar för att någon form av delegation av hanteringen av förändringar i verkställande direktörens anställningsavtal den 19 april 2005 har skett eller accepterats, om än informellt och inte i enlighet med den ordning som föreskrivits, och att ordföranden därför haft rätt att företräda bolaget. Det är inte möjlighet att verifiera exakt vad som förekom vid det informella mötet den 7 april 2005, men förutsatt att styrelseledamöterna fick information om i vart fall de huvudsakliga nya villkoren i anställningsavtalet som sedermera ingicks den 19 april 2005 och en majoritet ställde sig bakom det, talar mycket för att styrelseordföranden också hade befogenhet att ingå avtal på dessa villkor. För detta talar även att styrelseprotokollen i de möten som följde närmast efter den 7 april 2005 inte tar upp frågan om innehållet i verkställande direktörens avtal eller formerna för hur processen hanterats eller bör hanteras framöver. Det finns mot bakgrund härav starka skäl som talar för att styrelseledamöterna vid denna tidpunkt hade kännedom om innehållet i avtalet av den 19 april 2005 och accepterade i vilken ordning det skulle ingås (även om samtliga ledamöter inte stod bakom innehållet i sig), möjligen med undantag för det förtydligande som innebar att pensionsförmåner skulle utgå på avgångsvederlaget (2002). Vår utredning har heller inte visat på att LJ skulle känt till eller bort känna till att ordföranden inte hade mandat att i avtalsförhandlingarna ingå avtal på de villkor som presenterades vid det informella mötet den 7 april 2005. 18
Förändringarna i anställningsavtalet efter den 19 april 2005 Enligt vad som redovisats ovan var såväl Lars Bengtssons som Göran Ekdahls uppfattning, att det låg inom styrelseordförandens mandat att självständigt ingå anställningsavtal med verkställande direktören, dock att vice ordföranden skulle informeras. Som utgångspunkt ska den som företräder ett aktiebolag kunna visa sin behörighet. Bengtssons och Ekdahls uppfattning om sin behörighet baseras på dessa personers bedömning av vad som var gällande praxis i Östgötatrafiken (och vilken avvek från vad som angavs i de arbetsordningar som årligen fastställdes). Som vi redogjort för ovan kan i sig behörighet för ordföranden uppkomma genom praxis eller informella beslut, men detta är förstås svårt att fastställa. Å ena sidan har den formella ordning som anges i arbetsordningen inte följts och styrelseprotokollen ger inget stöd i detta avseende. Ett antal av de ändringar som skett efter den 19 april 2005 är sådana att de enligt vår bedömning är att betrakta som varandes utöver sedvanlig lönejustering och skulle följaktligen ha informerats om på styrelsemöte enligt arbetsordningen. Å andra sidan har det av Bengtsson och Ekdahl tillämpade förfaringssättet tillämpats sedan 2005. Inte vid något tillfälle finns protokollfört att någon ledamot ställt frågor rörande hanteringen av eller innehållet i anställningsavtalet med LJ. Inte heller har revisorn anmärkt på hanteringen eller, enligt vad som framkommit vid våra intervjuer, lyft fram detta i samband med att årsredovisningen presenterades för styrelsen, och detta trots att förändringarna varit relativt omfattande. Intervjuerna med enskilda styrelseledamöter ger vidare inte vid handen, att de är av uppfattningen, att Bengtsson eller Ekdahl har överskridit sitt mandat, snarare riktas besvikelsen mot LJ. Sammantaget gör detta att det är mycket svårt att på befintligt underlag bedöma om Bengtsson och Ekdahl överskridit sin behörighet eller befogenhet att ingå anställningsavtalen efter den 19 april 2005 och därmed Östgötatrafikens bundenhet av dem och möjlighet att göra anspråk mot ordföranden gällande. För att ta ställning till Östgötatrafikens möjligheter att rättsligt hävda att anställningsavtalen helt eller delvis inte är bindande för bolaget och att göra anspråk gällande krävs ytterligare utredning däribland intervjuer med samtliga styrelseledamöter från tid till annan samt granskning av mail och annan 19
korrespondens, uppskattning av den eventuella skada som Östgötatrafiken åsamkats för att så långt möjligt fastställa exakt vad som skett. Stockholm den 10 mars 2010 ADVOKATFIRMAN VINGE KB 20