Stadgar för Godby Rotaryklubb (District 1410, Club No. 9928) Stadgarna antagna vid klubbmöte den 17 juni 2004. (Klubben upptagen som medlem i Rotary International den 12 september 1965) 1. Val av styrelsemedlemmar och ämbetsmän Vid ett ordinarie klubbmöte före årsmötet skall den vid mötet presiderande av klubbmedlemmarna begära nomineringar till president, sekreterare, skattmästare, klubbmästare och ansvarig för internationell tjänst. Nomineringarna görs av en valkommitté bestående av presidenten, tillträdande presidenten och de två föregående presidenterna. Även närvarande enskild klubbmedlem kan nominera kandidater. Vederbörligen avgivna namnförslag upptas på en valsedel under varje befattning och blir föremål för röstning vid årsmötet. De kandidater, som erhåller majoritet av avgivna röster, förklaras valda. En president, som utsetts genom sådan röstning, skall tjänstgöra i styrelsen i egenskap av tillträdande president under det år som börjar den första dagen i juli direkt efter det han/hon utsetts till president och skall tillträda presidentposten den första dagen i juli omedelbart efter det år då han/hon tjänstgjort som tillträdande president i styrelsen.. 2. Styrelse Klubbens ledning utövas av styrelsen som består av 7 klubbmedlemmar, nämligen presidenten, vicepresidenten, tillträdande presidenten, sekreteraren, skattmästaren, klubbmästaren och ansvarig för internationell tjänst. Past presidenten är vicepresident. Ordinarie sammanträde med styrelsen hålls en gång per månad efter vederbörlig kallelse av presidenten. Därutöver sammanträder styrelsen närhelst presidenten anser det nödvändigt eller på begäran av två (2) styrelsemedlemmar. Styrelsen är beslutför då mer än hälften av dess medlemmar är närvarande 3. Ämbetsmännens åligganden Mom. 1 Presidenten Det är presidentens plikt att leda förhandlingarna vid klubbens och styrelsens sammanträden samt fullgöra sådana andra uppgifter som vanligen tillkommer denna befattning. Mom. 2 Vicepresidenten Vicepresidenten skall i presidentens frånvaro leda förhandlingarna vid klubbens och styrelsens sammanträden samt fullgöra sådana andra uppgifter, som vanligen tillkommer denna befattning. Det åligger honom/henne att ansvara för Rotaryinformationen och handha överinseende över orienteringen av nya medlemmar under deras första år i klubben. Mom. 3 Tillträdande presidenten Det är tillträdande presidentens plikt att vara medlem av klubbens styrelse och att fullgöra sådana uppgifter som föreläggs honom/henne av presidenten eller styrelsen. Mom. 4 Sekreteraren Det åligger sekreteraren att föra medlemsmatrikel, förteckning över närvaro vid möten, utsända meddelanden om klubbmöten, sammanträden med styrelsen och kommittéerna och att förvara protokollen från sådana möten, sammanställa föreskrivna rapporter till RI, bl.a. halvårsrapport över medlemskapet till RI:s sekretariat per 1 januari och 1 juli varje år, samt den 1 oktober och 1 april rapportera antalet nyintagna aktiva medlemmar, som har invalts under närmast föregående kvartal, vidare att avge rapport om ändringar i medlemskapet till RI:s sekretariat och månadsrapport över närvaron vid klubbens möten, vilken skall avges till distriktsguvernören 1(5)
inom 15 dagar efter sista mötet i månaden, samt slutligen att utföra alla andra uppdrag som vanligen tillhör detta ämbete. Mom. 5 Skattmästaren Det åligger skattmästaren att förvalta klubbens alla medel, redovisa för dem inför klubben årligen och vid varje tillfälle när styrelsen så begär, samt att fullgöra andra skyldigheter som vanligen tillhör ämbetet. Vid avgång från ämbetet skall skattmästaren överlämna till sin efterträdare eller till presidenten alla medel, räkenskapsböcker och annan egendom som tillhör klubben. Mom. 6 Klubbmästaren Klubbmästarens skyldigheter skall vara sådana som vanligen föreskrivs för sådant ämbete liksom andra uppdrag som kan föreskrivas av presidenten eller styrelsen. Mom. 7 Ansvarig för internationell tjänst Den ansvarige för internationell tjänst har till uppgift att handha klubbens internationella åligganden med särskild hänsyn till ungdomsutbytet samt andra uppdrag som kan föreskrivas av presidenten eller styrelsen. Mom. 8 Övriga ämbetsmän Styrelsen kan om behov föreligger utse ämbetsmän utanför styrelsen för särskilda uppdrag eller som biträde åt styrelsemedlemmarna såsom andre sekreterare, biträdande klubbmästare, ITansvarig och ungdomsutbytesman. 4. Årsmöte och vårmöte Ett årsmöte med klubben hålls före utgången av december månad och ett vårmöte före utgången av juni månad. Vid årsmötet behandlas följande ärenden: 1. mötet öppnas 2. väljs mötesordförande, sekreterare, två protokolljusterare och vid behov två rösträknare 3. mötets beslutförhet konstateras 4. föredragningslistan för mötet godkänns 5. bokslutet, årsberättelsen och revisorernas utlåtande presenteras 6. besluts om fastställande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen och andra ansvarsskyldiga 7. väljs president och övriga medlemmar i styrelse i enlighet med 1 i stadgarna 8. väljs två revisorer och två revisorssuppleanter 9. besluts om tid och plats för klubbens regelbundna veckomöten.. Vid vårmötet fastställs på förslag av den tillträdande styrelsen verksamhetsplan, budgeten samt inskrivnings- och årsavgifterna för det inkommande rotaryåret. De av den tillträdande styrelsen utsedda kommittéerna för klubbtjänst, yrkestjänst, samhällstjänst och internationell tjänst samt verksamhetsprogrammet för inkommande arbetstermin presenteras. En tredjedel av klubbmedlemmarna utgör beslutsmässigt antal vid såväl årsmöte som vårmöte. 5. Klubbens ordinarie veckomöte Klubbens ordinarie veckomöte hålls på tid och plats som fastställts av årsmötet. Klubbmedlemmarna skall vederbörligen underrättas om vidtagna ändringar eller om inställande av ordinarie möte. Alla medlemmar, utom honorära (eller medlem som av klubbens styrelse 2(5)
befriats från närvaroplikt enligt paragraf VIII, moment 2 (b) i grundlagen för rotaryklubbar), skall räknas som närvarande eller frånvarande, varvid närvaron måste bekräftas genom medlemmens närvaro under minst sextio (60) procent av mötestiden, antingen i denna klubb eller i en annan rotaryklubb, eller som annorlunda föreskrivs i grundlagen för rotaryklubbar, paragraf VIII, moment 1. En tredjedel av klubbmedlemmarna utgör beslutsmässigt antal vid ordinarie veckomöte.. 6. Kommittéer Styrelsen utser följande ständiga kommittéer: -kommittén för klubbtjänst -kommittén för yrkestjänst -kommittén för samhällstjänst -kommittén för internationell tjänst. Presidenten kan med styrelsens godkännande även utse underkommittéer om det anses nödvändigt för speciella områden inom klubbtjänsten, yrkestjänsten, samhällstjänsten och internationella tjänsten. Vid tillsättandet av kommittéer skall, om detta är lämpligt och praktiskt, en viss kontinuitet råda beträffande medlemmarna genom att utse en eller flera medlemmar för ytterligare ett tjänsteår eller för en tvåårsperiod. Kommittéerna för klubbtjänst, yrkestjänst, samhällstjänst och internationell tjänst skall vardera bestå av en ordförande, som utses bland styrelsemedlemmarna, samt minst två andra medlemmar. Presidenten är ex officio medlem av alla kommittéer och åtnjuter som sådan de privilegier som är förenade med hans/hennes uppgift. Varje kommitté skall utföra de åtaganden som den tilldelats enligt stadgarna samt de ytterligare uppdrag som den kan få av presidenten eller styrelsen. 7. Kommittéernas skyldigheter Mom. 1 Klubbtjänstkommittén Kommittén skall utarbeta och genomföra planer för vägledning till klubbens medlemmar när det gäller deras åtaganden inom klubbtjänsten. Ordföranden i kommittén för klubbtjänst är ansvarig för kommitténs regelbundna möten och skall rapportera alla aktiviteter inom klubbtjänsten till styrelsen. (a) Närvaro. Kommittén skall finna medel för främjande av klubbmedlemmarnas närvaro vid alla rotarymöten, distriktskonferenser, intercitymöten, regionala konferenser och internationella kongresser. Kommittén skall speciellt uppmuntra till närvaro i den egna klubben eller, vid förhinder, vid veckomöten i andra klubbar, hålla klubbmedlemmarna informerade om närvarokraven, förbättra motivationen till god närvaro samt söka utröna och avlägsna förhållanden som bidrager till otillfredsställande närvaro. (b) Klassifikation. Kommittén skall årligen göra en undersökning av klassifikationer inom samhället. Kommittén skall med ledning av klassifikationsundersökningen göra upp en förteckning över besatta och obesatta klassifikationer, tillämpa klassifikationsprincipen och när så är nödvändigt gå igenom de klassifikationer som är representerade i klubben och rådgöra med styrelsen om alla klassifikationsproblem. (c) Medlemskapsutveckling. Kommittén skall löpande granska klubbens lista över besatta och obesatta klassifikationer och skall själv finna och för styrelsen föreslå namn på lämpliga personer för att besätta lediga klassifikationer. 3(5)
(d) Program. Kommittén skall förbereda och ordna program för klubbens ordinarie och extra möten. (e) Rotaryinformation. Kommittén skall informera föreslagna medlemmar om en medlems privilegier och skyldigheter; hålla medlemmarna informerade om Rotarys historia, syf te och verksamhet på alla nivåer och ha överinseende över orienteringen av nya medlemmar under deras första år i klubben. Mom. 2 Kommittén för yrkestjänst Denna kommitté skall utforma och genomföra planer för vägledning och stöd till medlemmarna i klubben då de uppfyller sina plikter inom affärs- och yrkeslivet och bidrar till att höja den allmänna affärs- och yrkesstandarden inom sina respektive arbetsområden. Kommitténs ordförande skall ansvara för klubbens verksamhet inom yrkestjänsten och skall övervaka och samordna arbetet i särskilda kommittéer, som kan utses för skilda grenar av yrkestjänsten. Mom. 3 Kommittén för samhällstjänst Denna kommitté skall utforma och genomföra uppslag att tjäna klubbmedlemmarna till ledning och stöd vid uppfyllandet av deras plikter gentemot samhället. Kommitténs ordförande skall ansvara för klubbens verksamhet inom samhällstjänsten och skall övervaka och samordna arbetet i olika kommittéer, som kan utses för särskilda grenar av samhällstjänsten. Mom. 4 Kommittén för internationell tjänst Denna kommitté skall utforma och ställa upp planer till ledning och hjälp för klubbmedlemmarna då de uppfyller sina skyldigheter inom den internationella tjänsten. Kommitténs ordförande skall ansvara för klubbens verksamhet inom internationella tjänsten och ungdomsutbytet och skall övervaka och samordna arbetet i särskilda kommittéer, som kan utses för olika grenar av internationella tjänsten. 8. Närvarodispens På skriftlig ansökan till styrelsen kan denna, om tillräckliga skäl anförts, be fria medlem från skyldigheten att närvara vid klubbens möten för viss tid. (Anm.: Genom sådan permittering förebyggs förlust av medlemskap, men klubben är inte berättigad att räkna sådan medlem som närvarande. Om inte den permitterade bevistar en annan klubbs ordinarie veckomöte måste han/hon antecknas som frånvarande. Godkänd frånvaro enligt bestämmelserna i paragraf VIII, moment 2 (b) av den enhetliga grundlagen för rotaryklubbar föranleder dock att frånvaron inte påverkar närvarostatistiken.) 9. Finanser Mom. 1 Skattmästaren skall deponera alla klubbens medel i bank, som anvisas av styrelsen. Mom. 2 Revision genom auktoriserad revisor eller annan kvalificerad person skall årligen verkställas. Mom. 3 Klubbens räkenskapsår löper från 1 juli till 30 juni, och för insamlandet av medlemsavgifterna indelas året i två halvårsperioder, från 1 juli till 31 december och från 1 januari till 30 juni. Betalning av per capita-avgifter och av prenumerationsavgifter till RI erläggs den 1 juli och 1 januari varje år, med utgångspunkt från medlemsantalet vid dessa tidpunkter. 10. Inval av medlemmar Mom. 1 Namnet på en tilltänkt medlem, föreslagen av en aktiv medlem, skall framläggas skriftligt inför styrelsen. En medlem som blir förflyttad eller en tidigare medlem i en annan klubb kan föreslås till aktivt medlemskap av den tidigare klubben. Förslaget skall tills vidare hållas konfidentiellt, 4(5)
med undantag för vad som här nedan annorlunda anges. Mom. 2 Styrelsen skall säkerställa att förslagen uppfyller alla krav angående klassifikation och medlemskap enligt grundlagen för rotaryklubbar. Mom. 3 Styrelsen skall godta eller förkasta förslaget inom 30 dagar och skall därpå, underrätta förslagsgivaren om sitt beslut. Mom. 4 Om styrelsens beslut är positivt skall den föreslagna medlemmen informeras om Rotarys syfte samt klubbmedlemmens privilegier och skyldigheter. Därefter skall den föreslagna medlemmen anmodas att underteckna en medlemsansökan och ge tillstånd till att hans/hennes namn och föreslagna klassifikation offentliggörs i klubben. Mom. 5 Om ingen skriftlig invändning mot inval, med angivna skäl för invändningen, inkommit till styrelsen från någon medlem av klubben (annan än honorär), inom sju (7) dagar efter offentliggörandet av den föreslagna medlemmens namn, skall den föreslagna medlemmen, mot erläggande av inträdesavgift i enlighet med de här stadgarna, anses invald i klubben. Om invändning mot förslaget inlämnats skall styrelsen rösta om saken på sitt nästa sammanträde. Om förslaget trots invändningar går igenom, skall den föreslagna medlemmen (om han/hon inte är honorär medlem), mot erläggande av föreskriven inträdesavgift, anses invald i klubben. Mom. 6 Efter det att medlemmen invalts skall klubbpresidenten se till att den nya medlemmen introduceras; klubbsekreteraren skall ställa ut ett medlemskort och skall rapportera den nya medlemmens namn till RI; tillhandahålla passande litteratur att överlämnas vid introduktionen och utse en medlem som skall hjälpa den nya medlemmen tillrätta i klubben. 11. Beslut Klubben får i regel inte ta upp till behandling yrkande eller resolution som i något avseende förpliktar klubben till ståndpunktstagande, innan ärendet övervägts av styrelsen. Sådant yrkande eller sådan resolution som väcks vid klubbmöte skall helst utan diskussion överlämnas till styrelsen. 12. Ändringar Dessa stadgar kan ändras vid ordinarie möte, där beslutsmässigt antal klubbmedlemmar är närvarande och två tredjedelar därav biträder beslutet, förutsatt att underrättelse om sådan föreslagen ändring per post, e-post eller liknande har avsänts till klubbmedlemmarna minst tio (10) dagar före sådant möte. Beslut får inte fattas beträffande ändringar i eller tillägg till dessa stadgar som inte står i samklang med klubbens grundlag och med Rotary Internationals grundlag och stadgar. * 012B-SW-(901) 5(5)