REGLER OCH RUTINER FÖR FORSKNINGS ALF 2018

REGLER OCH RUTINER FÖR FORSKNINGS ALF 2018 Följande dokument, som beskriver regler och rutiner för Forsknings ALF 2018 med ansökning 2017, är baserat på de tidigare utredningarna och besluten Förslag till nytt system för fördelning av klinik ALF i Sydöstra sjukvårdsregionen fastställd av Samverkansberedningen 2015 11 02, Instruktion för ansökan om forsknings ALF 2017 fastställd av Forskningsrådet 2016 02 18 (Dnr: RS 2016 128), Regler och rutiner för Forsknings ALF fastställt av LUFU 2016 03 07, Instruktioner för bedömning av Forsknings ALF i Östergötland 2016 beslutad av Forskningsrådet 2016 04 04 och antagen av LUFU 2016 04 11, samt på erfarenheter erhållna från ansökningsomgången 2016 inför 2017. Övergripande ambition med Forsknings ALF I det nya ALF avtalet mellan staten och universiteten (från och med 2015 01 01) finns en skärpning av forskningskraven. 8 i det nya nationella ALF avtalet säger: För att främja hög kvalitet på den kliniska forskningen införs en kvalitetsbaserad fördelningsgrund för en viss del av den årliga ersättningen för klinisk forskning. I forskningsutvärderingen som initierades av Samverkansberedningen och som genomfördes 2014 (RE14) var en av expertpanelens allmänna rekommendationer att Distribution of ALF grants should be transparent and subjected to external review. Excellence should be promoted. Fewer and larger grants should be given and allocated to internationally competitive research groups. Forsknings ALF, i jämförelse med det tidigare systemet med klinik ALF, syftar till att öka förutsättningarna för högkvalitativ klinisk forskning genom att: 1. Öka medelanslaget (och därigenom minska antalet ALF projekt), 2. förlänga projektperioden från tidigare ett (1) år, 3. öka den vetenskapliga kvalitén på projekten genom ökad konkurrensutsättning, och 4. öka gruppen med behöriga sökanden yrkesmässigt och organisatoriskt (LiU och RÖ, och på sikt även RJL och LKL). Projekt och huvudsökande Vilka projekt kan beviljas Forsknings ALF? Projekt med högkvalitativ klinisk forskning som görs inom Sydöstra sjukvårdsregionen och som utgår från Linköpings universitet skall finansieras. Definitionen på klinisk forskning är forskning som förutsätter vårdens strukturer och resurser och har som mål att lösa ett ohälsoproblem eller att identifiera faktorer som leder till ökad hälsa (7 5 det nationella ALF avtalet). Bedömningen av vad som är högkvalitativ klinisk forskning avgörs av oberoende granskningsgrupper som beskrivs nedan. Ett ALF projekt ska alltid innehålla finansiering av ALF tid till forskning för kliniskt verksamma läkare. Vilka är behöriga att söka Forsknings ALF? För att kunna söka Forsknings ALF 1 måste huvudsökanden vara disputerad, samt vara anställd vid Linköpings universitet (LiU) eller Region Östergötland (RÖ). Anställningen vid RÖ/LiU måste omfatta minst halvtid. Anställd vid privat vårdgivare med vårdgivaravtal med RÖ betraktas som anställd inom RÖ. Yrkestillhörighet spelar ingen roll det är projektet som bedöms. Om huvudsökande inte är RÖ 1 Jönköping och Kalmar inkluderas när förhandlingarna om tillägg till RALF avtalet är avslutat. 1

anställd krävs en medsökande med minst docentkompetens (docent vid LiU) som är anställd på en universitetssjukvårdsenhet. För emeriti gäller (i) att anställningen inom LiU/RÖ skall vara på minst 40 % med lön vid ansökningstillfället, (ii) att ansökan endast sträcker sig ett år, (iii) att ALF medel ej används till egen lön, och (iv) att det i ansökan finns en tydlig beskrivning av successionen inom projektet. Antal ansökningar per person Man kan bara vara huvudsökande i en (1) ansökan och man kan bara vara huvudman för ett (1) ALFprojekt i taget. Man kan högst vara medsökande till tre (3) ALF projekt. Fördelning mellan ALF tid och ALF forskningsersättning ALF tid och ALF forskningsersättning skall fördelas lika på hela forsknings ALF delen men kan vara olika i olika projekt. ALF forskningsersättning kan omvandlas till ALF tid men inte tvärtom. Beloppet för sökt ALF tid för läkare måste motsvara minst 25 % av det totala sökta beloppet i varje enskilt projekt. Fördelningen säkerställs av LUFU. ALF tid kan endast sökas till läkare anställda i Sydöstra sjukvårdsregionen eller vid vårdgivare med vårdgivaravtal med RÖ. Man kan inte söka ALF forskningstid till egna lönemedel om man har en förenad anställning på LiU. Antal och storlek på projektanslagen Projektanslagen (ALF tid + ALF forskningsersättning) planeras ligga på 300 000, 500 000, 700 000 eller 1 000 000 kr per år och ansökan, men beloppen kan komma att korrigeras. Mindre anslag kan bli aktuella vid fördelning av den undervisningsbaserade delen av Forsknings ALF (se nedan). Antalet anslag på varje nivå är inte givna på förhand utan anpassas efter ansökningarnas kvalitet och omfång. Dock är det viktigt att fördelningen inte varierar alltför mycket från år till år; fördelningen 2016, inför 2017, var för forskningsdelen (90 % av den totala summan) c:a 1/2 på 300 000, 1/3 på 500 000, och 1/6 på 700 000 och 1 000 000 tillsammans. Projektlängd ALF medel kan sökas för 1, 2 eller 3 år. 1 åriga anslag ges vanligtvis för de mindre anslagen och 3 åriga för de större. Projektsumma för alla år bör delges sökanden vid tilldelning av anslaget första året och för utbetalning år 2 och 3 krävs en kort progressrapport och försäkran om att projektplanen följs. Ansökningens innehåll Ansökan kan skrivas på svenska eller engelska, förutom den populärvetenskapliga sammanfattningen som måste skrivas på svenska. Del 1. Huvudsökande Sökande Disputationsår År för docentur (om aktuellt) Huvudarbetsgivare inklusive kliniktillhörighet Anställningsgrad mellan arbetsgivare Del 2. Projektinformation 2

Projekttitel (max 150 tecken) Antal år som söks (1, 2 eller 3) Val av granskningsgrupp (lämpligtvis det centrum som huvudsökanden eller medsökanden är anställd vid): o Barn och kvinnocentrum + Centrum för hälso och vårdutveckling (BKC/CHV) o Centrum för kirurgi, ortopedi och cancervård (CKOC) o Diagnostikcentrum (DC) o Hjärt och medicincentrum (HMC) o Närsjukvården + Katastrofmedicinskt centrum (NSX/KMC) o Sinnescentrum (SC) Angivande av forskningsområde, väljs från rullgardin. Används endast för statistisk analys. Populärvetenskaplig sammanfattning skriven på svenska (offentlig del av ansökan) (max 1000 tecken). Vetenskaplig sammanfattning (max 1000 tecken): Skall sammanfatta projektet så att bakgrund, syfte, metod, plan och klinisk nytta framkommer. Beskrivning av den vetenskapliga frågeställningen (max 2000 tecken): Kortfattad beskrivning av syftet med studien. Viss bakgrundsinformation behövs här. Bakgrunden till projektet (max 4000 tecken): Denna bakgrundsbeskrivning skall sätta in den planerade studien i ett vetenskapligt sammanhang. Ange nyckelreferenser (max 20 stycken), både till den egna forskningsgruppen och till andra grupper. Projektets arbetsplan inklusive metod (max 6000 tecken): Beskriv hur projektet är tänkt att genomföras, vilka metoder som skall användas och vilka personer som skall involveras. Beskriv även alternativa tillvägagångssätt om huvudspåret inte fungerar. Eventuella preliminära resultat (max 2000 tecken): Preliminära data/pilotstudier är vanligtvis av stor vikt för att kunna avgöra om projektet har förutsättning att lyckas. Bilagor. Här kan figurer med figurtext till projektbeskrivningen läggas till. Glöm inte att referera till dessa i beskrivningarna ovan. Bilagor med enbart text godtas ej. Klinisk relevans/patientnytta inklusive beskrivning över hur vårdens struktur eller resurser är en förutsättning för projektet (max 1500 tecken). Referenser viktiga för projektet, oavsett författare (max 20 st; max 5000 tecken): Lista referenser som använts i beskrivningen ovan. Skriv hela referensen inklusive titel. Finns beslut från EPN tillhörande projektet? Ja/Nej Om etisk prövning finns, ange diarienummer. Om etisk prövning saknas, ange varför (max 1000 tecken). Del 3. Medarbetare och verksamhetschefer Här länkas uppdaterade personkort in för (i) medarbetare med vetenskapligt ansvar i projektet, för (ii) läkare som ska ta ut ALF tid och för (iii) verksamhetschefen/erna och (iv) ämnesföreträdaren. Genom att länka in personkorten kan samtliga berörda läsa ansökan och granskarna kan sedan bedöma forskargruppens kompetens. Verksamhetschefen och ämnesföreträdaren länkas in så att de kan få tillgång till ansökan i sin helhet. Teknisk eller assisterande personal ska inte ha personkorten länkade till ansökan. Huvudsökande intygar att verksamhetschefen och den berörda ämnesföreträdaren vid kliniken där projektet ska genomföras 1) är informerad om projektet, 2) intygar att det är klinisk forskning, 3) är införstådd med och accepterar den ekonomiska kalkylen. 3

Del 4. Projektets kostnader och finansiering Projektets totalkostnader respektive sökta ALF medel (Ange för respektive år 2018, 2019, 2020) Andra beviljade medel till projektet (finansiär, ansökans titel, namn huvudsökande, beviljat för år, beviljat belopp). Välj ut de 5 viktigaste finansiärerna. Del 5. Detaljerad budget för sökta ALF medel Här anges hur mycket ALF medel som söks för kommande kalenderår (1 3). Budget för sökta medel redovisas separat för forskningstid för läkare och forskningsersättning. Lönemedel kan sökas för alla läkare som är involverade i projektet och är anställda i Sydöstra sjukvårdsregionen eller vid vårdgivare med vårdgivaravtal med RÖ. Kostnaden för tiden räknas ut baserat på den aktuella forskarens lön och anges i veckor enligt en omräkningsformel inkl LKP som visualiseras i formuläret. Tid för forskare inom andra legitimerade vårdyrken än läkare, medarbetare, assisterande personal, kostnad för biobank, utrustning med mera finansieras av ALF forskningsersättning. Alla nystartade ALF projekt med provsamling ska anslutas till Biobanksfaciliteten. För mer information om priser med mera, se BBF:s hemsida. Följande skall specificeras i kostnadskalkylen med (i) kort beskrivning av kostnad och (ii) summa sökta medel: Läkare (ALF tid minst 25% av sökt totalbelopp) Medsökande/medarbetare (ALF forskningsersättning) Assisterande personal (ALF forskningsersättning) Kostnad för biobanksfacilitet (ALF forskningsersättning) Material, apparatkostnader (ALF forskningsersättning) Övriga kostnader (ALF forskningsersättning) Del 6. Vetenskaplig slutredovisning Huvudsökande har sex månader på sig, efter sista dispositionsdag för projektets sista och avslutande ALF anslag, att lämna in sin vetenskapliga slutredovisning. Löpande beskrivning av progressen inom projektet ska lämnas i kommande fortsättningsansökningar för projektet. Samtliga delar av den vetenskapliga slutredovisningen är obligatoriska. Den vetenskapliga slutredovisningen granskas i samband med att huvudsökande lämnar in nya projektansökningar för framtida projekt. Om all information inte är ifylld kan det medföra avslag av ansökan för det nya projektet. Vetenskaplig slutrapport (max 4000 tecken) Populärvetenskaplig sammanfattning av resultat (max 2500 tecken) Publikationer (max 5000 tecken) Granskningsprocessen: granskningsgrupper, bedömning och fördelning Endast kliniska forskningsprojekt av hög kvalitet kan komma ifråga för ALF medel. Klinisk forskning definieras som forskning som förutsätter vårdens strukturer och resurser och har som mål att lösa ett ohälsoproblem eller att identifiera faktorer som leder till ökad hälsa. Hög kvalitet innebär att väsentliga kliniska problem attackeras och löses med relevanta metoder. Inslag av nyskapande är viktigt; enbart upprepning av egna och andras studier, eller upprepning med marginella förändringar är ej tillräckligt för ALF medel. Vanligtvis innebär forskningen att resultaten publiceras i 4

internationellt erkända tidskrifter av hög kvalitet. Projekt av hög klinisk relevans men som är mer av utvecklingskaraktär eller kvalitetssäkrande art ska ej ge ALF medel, men kan identifieras i granskningsprocessen och finansieras genom andra forsknings och utvecklingsmedel inom RÖ. Granskningsgrupper Ansökningarna kommer att granskas i sex olika granskningsgrupper som motsvarar de sex stora centrumen inom RÖ (se ovan om ansökningen innehåll). Sökande väljer själv vilken granskningsgrupp som är mest lämplig och granskningsgruppernas sammansättning och kompetens finns tillgängligt i instruktionen vid ansökningstillfället. Ansökan kan komma att flyttas till annan grupp om så anses lämpligt. Omflyttningen görs av FoU kansliet i samråd med granskningsgruppernas ordförande och meddelas alltid sökanden. En granskningsgrupp består av en ordförande och minst fyra övriga granskare, där samtliga har lägst docentkompetens. Två granskare utses av RÖ, en av LiU, och de övriga (externa från annat lärosäte) av LUFU. LUFU utser ordförande för granskningsgruppen. Gruppens storlek kan komma att utökas med externa granskare om så krävs för att täcka området kompetensmässigt med 1 2 personer. En granskare kan inte sitta i samma grupp som han eller hon lämnat in sin egen ALF ansökan som huvudsökande. Forskningsrådet i samråd med forskningscheferna säkerställer att tillräcklig bredd av kompetens finns i granskningsgrupperna och kompletterar med förslag på fler externa granskare vid behov. Forskningscheferna är huvudansvariga för processen och lämnar in förslag på granskningsgrupper(tillfrågade). Individuell granskning av ansökningarna Ansökningarna kommer att bedömas efter flera olika kriterier på en sjugradig skala (tregradig för patientnyttan). Samtliga ojäviga medlemmar i gruppen läser samtliga ansökningar och poängsätter dem enligt: i) Projektets kliniska frågeställning, relevans och nyhetsvärde, ii) Metod, arbetsplan och projektets vetenskapliga kvalitet, iii) Huvudsökandens och forskningsgruppens kompetens samt projektets genomförbarhet iv) Patientnytta v) Övergripande omdöme vi) Vid fortsättningsansökan ska även en progressrapport inlämnas Den sjugradiga skalan använder följande kriterier för de olika nivåerna: 7. Enastående: Exceptionellt stark ansökan med försumbara svagheter 6. Utmärkt: Mycket stark ansökan med försumbara svagheter 5. Mycket bra till utmärkt: Mycket stark ansökan med mindre svagheter 4. Mycket bra: Stark ansökan med mindre svagheter 3. Bra: Vissa styrkor men också vissa svagheter 2. Svag: Några styrkor men åtminstone en större svaghet eller ett flertal mindre svagheter 1. Dålig: Mycket få styrkor och ett flertal större svagheter Den tregradiga skalan för patientnytta använder följande kriterier för de olika nivåerna: 3. Projekt med hög patientnytta där forskningsresultaten kan komma att implementeras i vården inom några år. 2. Klinisk relevant forskning, som förutsätter vårdens strukturer och resurser och har som mål att lösa ett ohälsoproblem eller att identifiera faktorer som leder till ökad hälsa. 5

1. Forskning som ej uppfyller kriterierna att den förutsätter vårdens strukturer och resurser och har som mål att lösa ett ohälsoproblem eller att identifiera faktorer som leder till ökad hälsa. Det övergripande omdömet skall sättas separat och inte baseras på en direkt beräkning från övriga omdömen. En låg poäng på patientnytta drar ner det övergripande omdömet även om projektet i övrigt håller hög vetenskaplig klass. Gemensam granskning och ranking I maj träffas granskningsgrupperna var och en för sig i Linköping. Inför mötet skickas en sammanställning av samtliga omdömen inom en granskningsgrupp till granskarna. Dessutom bifogas genomsnittsfördelningar för de olika granskningsgrupperna ut till samtliga granskare. Syftet med mötena är att enas om ett gemensamt omdöme för varje ansökan. Följande bedömningar skall göras: i) Ansökningarna skall var och en ges ett av följande omdömen (sätts gemensamt av gruppen): Bör beviljas Forsknings ALF Kan beviljas Forsknings ALF om medel finns Rekommenderas inte beviljas Forsknings ALF ii) Varje ansökan skall ges ett gemensamt övergripande omdöme på skalan 1 7 med en precision på en decimal. Förslagsvis utgår gruppen från medelvärdet av de individuella övergripande omdömena. Detta medelvärde skall dock diskuteras på det gemensamma mötet och kan komma att ändras. Flera ansökningar kan få samma övergripande omdöme. De separata omdömena kring projektets idé, arbetsplan, sökandes meriter och patientnytta används som underlag för diskussionen. iii) Samtliga ansökningar inom gruppen skall rankas med siffran 1 för den bästa, siffran 2 för den nästa bästa o.s.v. Flera ansökningar kan få samma övergripande omdöme men kan då särskiljas på rankingen. iv) Granskningsgruppen skall enas om ett gemensamt omdöme för patientnyttan. Omdömet 1 diskvalificerar ansökan från att få forsknings ALF. Omdömet 2 eller 3 kan användas för att prioritera mellan olika ansökningar från olika granskningsgrupper och vid fördelning av den undervisningsbaserade delen. v) Granskningsgruppen får även rollen som kvalitetscoacher som ger kvalitativa omdömen och förbättringsförslag, oavsett om bidrag beviljas eller ej. Det skriftliga omdömet är alltså av stor vikt och kan komma att utgöra underlag för finansiering genom andra forsknings och utvecklingsmedel inom RÖ. Det skriftliga omdömet bör följa föreslagen mall. Fördelning av den forskningsbaserade delen En arbetsgrupp inom Forskningsrådet kommer att i samråd med ordförandena för granskningsgrupperna att fördela 90 % av totalbudgeten för Forsknings ALF. Förslaget baseras på granskningsgruppernas omdömen. För att undvika eventuell snedfördelning p.g.a. olika bedömningar inom de olika granskningsgrupperna kommer varje centrum att garanteras en minimisumma baserat på vetenskaplig prestation som motsvarar 80 % av totalbudgeten. Principen 6

är följande: (a) Samtliga ansökningar tillskrivs ett av RÖs centrum. Denna hemvist bestäms av Forskningsrådet baserat på forskningsmässig koppling eller historisk bibliometrisk hemvist. (b) 75 % baseras på centrumets bibliometri (viktad fraktionalisering av tidskriftens impaktfaktor för samtliga publikationer) under 2014 2016, och (c) 5 % baseras på antalet disputationer från centrumet under 2014 2016. Fördelning av Forsknings ALF baserat på undervisningsprestation Forskningscheferna lägger i samråd med ämnesföreträdarna ett förslag på 10 % av totalbudgeten. En av forskningscheferna utses av forskningsdirektören att vara sammankallande för processen och är föredragande av förslaget i LUFU. Detta förslag baseras på de olika klinikernas undervisningsinsatser under 2016 och på granskningsgruppernas omdömen. Den undervisningsgrundande delen skall generera forsknings ALF för att stärka forskningsaktiviteten på de kliniker som utfört undervisningen. Beslut Beslut om fördelning fattas slutligen av LUFU på sista mötet före sommaruppehållet. Fördelning av ALF tid och allmän forskningsersättning RÖs projektkontor fördelar medel per projekt. Huvudsökande ansvarar för att medlen används på det sätt som angivits i ansökan avseende relativ fördelning mellan ALF tid och forskningsersättning. Forskningsersättning kan konverteras till ALF tid men inte omvänt. Skulle sådant behov uppstå kan tillåtelse om avsteg sökas genom skrivelse till forskningsrådet. FoU kansliet följer upp att den tilldelade fördelningen av medel mellan ALF tid och forskningsmedel följer tilldelade belopp på kliniknivå. Dispositionstid och utbetalning av medel Beviljade medel måste disponeras under 2018. Medlen betalas ut till den klinik på vilken huvudsökande är anställd. I de fall huvudsökande inte har RÖ som huvudman betalas anslaget ut till den klinik där forsningsprojektet har sin hemvist, i första hand till den klinik där den docentkompetena medsökande är anställd. Tidplan för ALF ansökan 1/11 Forskningsrådet kontaktar externa granskare 10/1 Ansökningssystemet öppnas 10/1 Dekanus LiU och forskningschef RÖ informerar om årets omgång 1/3, kl 23.59 Sista dag för inlämning av ansökan om Forsknings ALF. Systemet stängs. 2 31/3 Hantering av ansökningar. Angivande av jäv. Vid jäv får ansökan bedömas av person i annan granskningsgrupp. 1 30/4 Graskningssgruppens medlemmar läser och bedömer ansökningarna. 5 15/5 Slutgiltigt möte i Linköping när granskningsgruppens samlade omdöme ges. 15 20/5 Grupp inom Forskningsrådet i samråd med granskningsgruppsordförandena fördelar 90 % av Forsknings ALF. 20/5 31/5 Forskningscheferna fördelar undervisningspotten (10 %, baserat på undervisningsinsatser) i samråd med verksamhetschefer och ämnesföreträdare. Denna pott skall gå till forskare på kliniker som bedrivit undervisningen och som 7

utvärderats väl av beredningsgrupperna. Om inga högt rankade projekt finns på dessa kliniker ska medlen gå till projekt som kan stimulera forskning på de undervisningstunga klinikerna. Antingen delas medel ut till nya projekt eller så ökar nivån hos redan beviljade projekt. 1 10/6 Beslut i LUFU. Fördelning av ALF tid/ forskningsersättning görs av Rös projektkontor. 1/7 Besked till sökanden Övrigt Ersättning för granskning Varje ledamot ersätts med 600 kr per läst och bedömd ansökan. Närvaro vi mötet i maj i Linköping ersätts med 5000 kr. De interna granskarna ersätts i form av ALF medel. Till detta kommer resekostnader och eventuellt boende för externa granskare. Implementering av de nya anslagsnivåerna. Svårigheten med att ändra anslagsperiod från 1 år till 3 år är att övergången måste ske succesivt så att kvalitén på beviljade anslag är konstant från år till år. Om 3 åriga anslag införs kan alltså bara 1/3 få 3 åriga anslag första året. Lämpligtvis får 1/3 på en given anslagsnivå 3 åriga anslag, 1/3 får 2 åriga anslag och 1/3 får 1 åriga anslag. År två kan de med 1 åriga anslag gå över till 3 åriga, medan övriga ligger kvar. År 3 går slutligen de med 2 åriga anslag över till 3 åriga anslag. Anslagen på 700 000 och 1 000 000 bör införas på detta sätt. Om projekten är mycket snäva tidsmässigt eller sökande nära pension kan kortare anslag delas ut på denna nivå. 500 000 kr nivån förslås bli 2 åriga anslag. Detta kan implementeras genom att hälften får 2 åriga anslag och den andra hälften 1 årigt anslag första året. År 2 kan de 1 åriga anslagen gå över till 2 åriga anslag. 300 000 kr nivån förslås bli 1 eller 2 åriga anslag. Detta kan implementeras genom att 1/4 får 2 åriga anslag, övriga 1 åriga. År två omvandlas 1/3 av de 1 åriga anslagen till 2 åriga anslag. Från och med detta är hälften 1 åriga och hälften 2 åriga. Alternativt kan man låta även anslagen på 300 000 kr nivån följa samma mönster som 500 000 kr anslagen. 8