http://www.sis.se http://www.sis.se http://www.sis.se http://www.sis.se http://www.sis.se Provläsningsexemplar / Preview SVENSK STANDARD SS-ISO 15489-1 Fastställd 2001-10-26 Utgåva 1 Dokumentation Dokumenthantering (Records Management) Del 1: Allmänt Information and documentation Records Management Part 1: General ICS 01.140.20 Språk: engelska, svenska Tryckt i januari 2002 Copyright SIS. Reproduction in any form without permission is prohibited.

Den internationella standarden gäller som svensk standard. Detta dokument innehåller den officiella engelska versionen av med svensk översättning. The International Standard has the status of a Swedish Standard. This document contains the official English version of with a Swedish translation. Dokumentet består av 48 sidor. Upplysningar om sakinnehållet i standarden lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, tel 08-555 520 00. Standarder kan beställas hos SIS Förlag AB som även lämnar allmänna upplysningar om svensk och utländsk standard. Postadress: SIS Förlag AB, 118 80 STOCKHOLM Telefon: 08-555 523 10. Telefax: 08-555 523 11 E-post: sis.sales@sis.se. Internet: www.sisforlag.se

Page 1 Provläsningsexemplar / Preview!"#$%#$&' Page' (")%*")+,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,-.#$)"+/0$1"#,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,2 3' 40"5%',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,6 7' 8")9:$1;%')%<%)%#0%&,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,6 -' =%)9&':#+'+%<1#1$1"#&',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,> 2'?%#%<1$&'"<')%0")+&'9:#:@%9%#$,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,A 6' B%@/C:$")D'%#;1)"#9%#$',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,A >' E"C10D':#+')%&5"#&1F1C1$1%&',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,G >,3' H%#%):C,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,G >,7' E"C10D',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,G >,-' B%&5"#&1F1C1$1%&',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,G I' B%0")+&'9:#:@%9%#$')%J/1)%9%#$&',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3K I,3' E)1#015C%&'"<')%0")+&'9:#:@%9%#$'5)"@):99%&,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3K I,7'!L:):0$%)1&$10&'"<':')%0")+,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,33 I,7,3' H%#%):C,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,33 I,7,7' M/$L%#$101$D,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,33 I,7,-' B%C1:F1C1$D,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,33 I,7,2'.#$%@)1$D,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,33 I,7,6' N&%:F1C1$D,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,33 A' O%&1@#':#+'195C%9%#$:$1"#'"<':')%0")+&'&D&$%9',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,37 A,3' H%#%):C,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,37 A,7' B%0")+&'&D&$%9&'0L:):0$%)1&$10&',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,37 A,7,3'.#$)"+/0$1"#,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,37 A,7,7' B%C1:F1C1$D,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,37 A,7,-'.#$%@)1$D,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3- A,7,2'!"95C1:#0%',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3- A,7,6'!"95)%L%#&1;%#%&&,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3- A,7,>' 4D&$%9:$10,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3- A,-' O%&1@#1#@':#+'195C%9%#$1#@')%0")+&'&D&$%9&,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3- A,-,3' H%#%):C,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3- A,-,7' O"0/9%#$1#@')%0")+&'$):#&:0$1"#&,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3- A,-,-' ELD&10:C'&$"):@%'9%+1/9':#+'5)"$%0$1"#',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3- A,-,2' O1&$)1F/$%+'9:#:@%9%#$,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,32 A,-,6'!"#;%)&1"#':#+'91@):$1"#,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,32 A,-,>' M00%&&P')%$)1%;:C':#+'/&%',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,32 A,-,I' B%$%#$1"#':#+'+1&5"&1$1"#,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,32 A,2' O%&1@#':#+'195C%9%#$:$1"#'9%$L"+"C"@D,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,32 A,6' O1&0"#$1#/1#@')%0")+&'&D&$%9&,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,36 G' B%0")+&'9:#:@%9%#$'5)"0%&&%&':#+'0"#$)"C&',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,36 G,3' O%$%)91#1#@'+"0/9%#$&'$"'F%'0:5$/)%+'1#$"':')%0")+&'&D&$%9',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,36 G,7' O%$%)91#1#@'L"*'C"#@'$"')%$:1#')%0")+&',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,36 G,-' B%0")+&'0:5$/)%',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3> G,2' B%@1&$):$1"#,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3I G,6'!C:&&1<10:$1"#',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3I G,6,3'!C:&&1<10:$1"#'"<'F/&1#%&&':0$1;1$1%&,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3I G,6,7'!C:&&1<10:$1"#'&D&$%9&,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3A

Sida 1 Innehåll Sida Förord... 3 Orientering... 4 1 Omfattning... 5 2 Normativa hänvisningar... 5 3 Termer och definitioner... 6 4 Fördelar med dokumenthantering... 8 5 Legala krav... 8 6 Riktlinjer och ansvarsområden... 9 6.1 Allmänt... 9 6.2 Policy... 9 6.3 Ansvar... 9 7 Krav på dokumenthantering... 10 7.1 Principer för dokumenthantering... 10 7.2 Egenskaper hos dokument... 11 7.2.1 Allmänt... 11 7.2.2 Autenticitet... 11 7.2.3 Tillförlitlighet... 11 7.2.4 Integritet... 11 7.2.5 Användbarhet... 11 8 Utformning och införande av dokumenthanteringssystem... 12 8.1 Allmänt... 12 8.2 Egenskaper hos dokumenthanteringssystem... 12 8.2.1 Inledning... 12 8.2.2 Tillförlitlighet... 12 8.2.3 Integritet... 13 8.2.4 Överensstämmelse... 13 8.2.5 Täckning... 13 8.2.6 Systematik... 13 8.3 Utformning och införande av dokumenthanteringssystem... 13 8.3.1 Allmänt... 13 8.3.2 Dokumentation av dokumenttransaktioner... 13 8.3.3 Fysiska lagringsmedier och skydd... 13 8.3.4 Distribuerad förvaltning... 14 8.3.5 Konvertering och migrering... 14 8.3.6 Åtkomst, hämtning och användning... 14 8.3.7 Bevarande och gallring... 14 8.4 Metodik vid utformning och införande... 14 8.5 Avslutande av dokumenthanteringssystem... 15 9 Dokumenthanteringsprocesser och styrmedel... 15 9.1 Beslut om vilka dokument som bör omfattas av ett dokumenthanteringssystem... 15 9.2 Fastställande av hur länge dokument skall bevaras... 15 9.3 Omhändertagande av dokument... 16 9.4 Registrering... 17 9.5 Klassificering... 17 9.5.1 Klassificering av verksamhetsåtgärder... 17 9.5.2 Klassificeringssystem... 18

Page 2 Provläsningsexemplar / Preview G,6,-' Q"0:F/C:)D'0"#$)"C&',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3A G,6,2'.#+%R1#@',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3A G,6,6' MCC"0:$1"#'"<'#/9F%)&':#+'0"+%&,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3A G,>' 4$"):@%':#+'L:#+C1#@',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3A G,I' M00%&&',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3A G,A' =):0S1#@,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3G G,A,3' H%#%):C,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3G G,A,7' M0$1"#'$):0S1#@,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3G G,A,-' T"0:$1"#'$):0S1#@,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,3G G,G'.95C%9%#$1#@'+1&5"&1$1"#',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,7K G,3K' O"0/9%#$1#@')%0")+&'9:#:@%9%#$'5)"0%&&%&',,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,7K 3K' U"#1$")1#@':#+':/+1$1#@,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,73 33' =):1#1#@,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,73.#+%R,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,77

Sida 2 9.5.3 Terminologistyrning... 18 9.5.4 Indexering... 18 9.5.5 Tilldelning av siffror och beteckningar... 18 9.6 Lagring och hantering... 18 9.7 Åtkomst... 18 9.8 Loggning... 19 9.8.1 Allmänt... 19 9.8.2 Åtgärdsloggning... 19 9.8.3 Loggning av plats... 19 9.9 Gallring... 20 9.10 Dokumentering av processer som ingår i dokumenthantering... 20 10 Övervakning och revision... 21 11 Utbildning... 21 Index... 22

Page 3 Provläsningsexemplar / Preview (")%*")+' ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization. International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 3. The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote. Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this part of ISO 15489 may be the subject of patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. ISO 15489-1 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46,!"#$%&'()$"* '"+* +$,-&."('()$", Subcommittee SC 11, /%,0)1.23%.,$%+2*&'"'4.&."(. ISO 15489 consists of the following parts, under the general title!"#$%&'()$"* '"+* +$,-&."('()$"*5* 6.,$%+2* &'"'4.&."(: * 7'%(*89*:.".%';* 7'%(*<9*:-)+.;)".2 [Technical Report]*

Sida 3 Förord ISO (Internationella Standardiseringsorganisationen) är en världsomspännande sammanslutning av nationella standardiseringsorgan (ISO-medlemmar). Utarbetandet av internationella standarder sker normalt i ISOs tekniska kommittéer. Varje medlemsland som är intresserat av arbetet i en teknisk kommitté har rätt att bli medlem i den. Internationella organisationer, statliga såväl som icke-statliga, som samarbetar med ISO deltar också i arbetet. ISO har nära samarbete med International Electrotechnical Commission (IEC) i alla frågor rörande elektroteknisk standardisering. Internationella standarder utarbetas i enlighet med ISO/IEC Directives, Part 3. Huvuduppgiften för tekniska kommittéer är att utarbeta internationella standarder. Förslag till internationella standarder som godkänts av de tekniska kommittéerna sänds till medlemsländerna för röstning. För publicering av en internationell standard krävs att minst 75 % av de röstande medlemsländerna godkänner förslaget. Det bör uppmärksammas att vissa beståndsdelar i denna del av ISO 15489 möjligen kan vara föremål för patenträtter. ISO skall inte hållas ansvarig för att identifiera någon eller några sådana patenträtter. Den internationella standarden ISO 15489-1 har utarbetats av Technical Committee ISO/TC 46, Information and Documentation, Subcommittee SC 11, Archives/Records Management. SS-ISO 15489 och SIS-ISO/TR 15489 består av följande delar, med den övergripande titeln Dokumentation Dokumenthantering (Records management): Del 1: Allmänt Del 2: Riktlinjer (Teknisk rapport).

Page 4 Provläsningsexemplar / Preview.#$)"+/0$1"#' The standardization of records management policies and procedures ensures that appropriate attention and protection is given to all records, and that the evidence and information they contain can be retrieved more efficiently and effectively, using standard practices and procedures. This part of ISO 15489 was developed in response to consensus among participating ISO member countries to standardize international best practice in records management using the Australian Standards AS 4390, 6.,$%+2* &'"'4.&."( as its starting point. This International Standard is accompanied by a Technical Report (ISO/TR 15489-2) that is recommended for use with it. ISO/TR 15489-2 provides further explanation and implementation options for achieving the outcomes of this International Standard. It also includes a bibliography.

Sida 4 Orientering Standardisering av riktlinjer och metoder för dokumenthantering säkerställer att alla dokument hanteras och skyddas på lämpligt sätt, och att den information de innehåller kan återsökas på ett effektivare sätt med hjälp av standardiserade rutiner. Denna del av ISO 15489 utvecklades efter ett enhälligt beslut av deltagande ISO-medlemmar att standardisera internationell god sed för dokumenthantering, med utgångspunkt i Australian Standards AS 4390, Records Management. Till denna standard hör en teknisk rapport (SIS-ISO/TR 15489-2), vilken bör användas tillsammans med standarden. SIS-ISO/TR 15489-2 ger ytterligare förklaringar och tillämpningsalternativ för att uppnå syftet med den standarden. Den innehåller också en litteraturförteckning.