17.2 Valberedningspolicy 2017-05-05 (ersätter 2016-05-13) Huvudmännen Westra Wermlands Sparbank Innehållsförteckning Externa regelverk Interna regelverk 1. Syfte 2. Process 3. Huvudmän 4. Valberedningens ansvar och uppdrag 4.1 Förslag på huvudmän 4.2 Förslag på styrelseledamöter 4.3 Förslag till styrelsearvoden och eventuella övriga ersättningar 4.4 Bedömning av nuvarande styrelses totala kravprofil 4.5 Fastställande av kravprofiler för styrelseledamöter som ska rekryteras 4.6 Förslag till val av revisor 4.7 Presentation och motivering av valberedningens förslag avseende styrelseledamöter, revisorer och arvodering 4.8 Förslag till ledamöter som ska ingå i nästkommande års valberedning 5. Valberedningens arbetsmetoder 5.1 Valberedningens ledamöter 5.2 Valberedningens ordförande 5.3 Möten, sammanträden, arbetsformer 5.4 Kallelser 5.5 Beslutsförhet 5.6 Information 5.7 Dokumentation 5.8 Sekretess 5.9 Arvode och kostnadsersättning 5.10 Löpande utvärdering och förslag till ändring av denna policy 6. Ansvaret för denna policys efterlevnad 7. Denna policys beslutsordning Externa regelverk Lag Sparbankslag (1987:619) Lag (2004:297) om bank- och finansieringsrörelse EU-förordning EU nr 537/2014 om särskilda krav avseende lagstadgad revision av företag av allmänt intresse Finansinspektionens föreskrifter FFFS 2009:3 Finansinspektionens föreskrifter om ägar- och ledningsprövning FFFS 2014:1 Finansinspektionens föreskrifter och allmänna råd om styrning, riskhantering och kontroll i kreditinstitut Allmänna råd Europeiska bankmyndighetens riktlinjer för intern styrning (GL44) Riktlinjer för lämplighetsbedömningar av ledamöter i ledningsorgan och ledande befattningshavare (EBA/GL/2012/06) Interna regelverk Reglemente för Westra Wermlands Sparbank Styrelsens arbetsordning 1. Syfte Syftet med detta styrdokument är att beskriva valberedningens ansvar, arbetsuppgifter och arbetsformer samt att ange valberedningens metoder för att förbereda sparbanksstämmans val av huvudmän, styrelse och revisorer i Westra Wermlands Sparbank, nedan kallad Banken.
2. Process Vid ordinarie sparbanksstämma utses valberedningen bestående av fem ledamöter varav en utses till ordförande i valberedningen. Valberedningen sammanträder i regel första gången under november månad året innan nästa stämma. Valberedningens förslag ska vara klart i så god tid innan stämman att ledningsprövning hinner genomföras. 3. Huvudmän Enligt sparbankslagen ska det finnas huvudmän i varje Sparbank. Huvudmännen företräder Bankens insättare, fastställer Bankens resultat- och balansräkning, beslutar om disposition av Bankens resultat samt beslutar om styrelsens ansvarsfrihet. På sparbanksstämman ska huvudmännen utse Bankens styrelse, delar av huvudmannakåren, revisorer och valberedning. Huvudmännen ska även besluta om styrelsearvoden. Huvudmännen har även ett ansvar för att övervaka Bankens förvaltning och hålla sig uppdaterade om dess utveckling och satsningar. En huvudman har dock inte, legalt, samma personliga ansvar som åligger respektive styrelseledamot. Samtliga huvudmän ska vara insättare i Banken. Beträffande övriga krav på huvudmän hänvisas till Sparbankslag (1987:619) 4 kap. 4. Valberedningens ansvar och uppdrag Valberedningen ska planera för succession i styrelse och av de huvudmän som utses av sparbanksstämman. Valberedningen ska inkomma till styrelsen med ett välgrundat, dokumenterat förslag till val av styrelseledamöter, huvudmän och revisorer i god tid innan sparbanksstämman. Valberedningen skall även lämna förslag till ordförande och sekreterare vid stämman. 4.1 Förslag på huvudmän Banken ska ha 48 huvudmän. Av dessa utses: - 16 av kommunfullmäktige i Arvika kommun - 4 av kommunfullmäktige i Eda kommun - 4 av kommunfullmäktige i Årjängs kommun - 24 av huvudmännen på sparbanksstämman Styrelsen ska, innan huvudmannaval sker på sparbanksstämma, undersöka om person som är föreslagen till huvudman är valbar. Huvudman utses för en tid av fyra år räknat från ordinarie sparbanksstämma till och med aktuell ordinarie sparbanksstämma. Val av samtliga de huvudmän, som utses av kommunal valkorporation, ska företas vart fjärde år och avse en period på fyra år. Varje år ska företas val avseende en fjärdedel av de huvudmän som utses av huvudmännen. 4.2 Förslag på styrelseledamöter Valberedningen ska beakta att styrelsen som kollektiv, vid var tid, innehar tillräcklig expertis, erfarenhet, kompetens och förståelse för Bankens verksamhet och inriktning. De ska även säkerställa att styrelseledamöterna har de personliga kvaliteter, däribland professionalitet och personlig integritet, som krävs för att fullgöra uppgifterna. Antalet styrelseledamöter - bortsett från arbetstagarrepresentanter - ska vara lägst sex och högst åtta. Utöver ovan angivna styrelseledamöter ingår i styrelsen verkställande direktör, som inte är av sparbanksstämman utsedd till styrelseledamot. Som ersättare ingår verkställande direktörs ställföreträdare som inte är av sparbanksstämman utsedd till styrelseledamot. Ledamöter väljs för en tid av tre år räknat från ordinarie sparbanksstämma till och med slutet av den ordinarie sparbanksstämma på vilken styrelseval förrättas. Varje år ska en tredjedel av styrelseledamöterna utses. Valberedning och styrelsens ordförande skall aktivt pröva omval av styrelseledamot med individuellt samtal efter två mandatperioder varvid även hänsyn skall tas till styrelsens sammansättning. I den mån så erfordras för att uppnå den föreskrivna valordningen ska,
oavsett vad som stadgas om mandatperiodens längd, val enligt huvudmännens bestämmande ske för kortare tid än tre år. I valberedningens förslag till val av styrelseledamöter ska framgå följande: Ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet Den tid som ledamot förväntas lägga ner på uppdraget Uppdrag i annat institut samt andra uppdrag av väsentlig betydelse Vid omval, det år ledamoten valdes in i styrelsen Huruvida, och på vilket sätt, föreslagen styrelseledamot bidrar till styrelsens kollektiva/ totala kompetensprofil med hänsyn till Bankens verksamhet och aktuella inriktning Samt övriga uppgifter som får antas vara av betydelse för sparbanksstämman vid bedömningen av den föreslagna styrelseledamotens kompetens och lämplighet Beträffande övriga krav på styrelseledamot hänvisas till Sparbankslag (1987:619) 3 kap. 4.3 Förslag till styrelsearvoden Valberedningen ska till årsstämman bereda och lämna förslag i fråga om arvoden till styrelseledamöter. 4.4 Bedömning av nuvarande styrelses totala kravprofil Valberedningen ska i sitt arbete även bedöma i vilken grad Bankens nuvarande styrelse uppfyller de krav som förväntas ställas på Banken och dess styrelse framöver till följd av externa och interna faktorer av relevant påverkan, exempelvis Bankens marknadsposition, konkurrenssituation, framtida inriktning på affärsverksamheten, kommande regelverk med mera. Styrelseledamot är skyldig att tillägna sig den kunskap om Bankens verksamhet, organisation, marknad med mera som erfordras för uppdraget. Styrelseledamot ska begära den kompletterande information som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut. Ny styrelseledamot ska genomgå erforderlig introduktionsutbildning samt den utbildning i övrigt som styrelseordföranden och ledamoten gemensamt finner nödvändig. Då ny styrelseledamot utses ska ansökan/anmälan om ledningsprövning inges till Finansinspektionen. 4.5 Fastställande av kravprofiler för styrelseledamöter som ska rekryteras I valberedningens uppdrag ingår att fastställa kravprofil för den/de styrelseledamöter som ska rekryteras. Det är av yttersta vikt att valberedningens underlag för föreslagna styrelseledamöter baseras på vid var tid gällande lagstiftning och tillämpliga regler utfärdade av relevanta myndigheter och att föreslagna styrelseledamöter därför på goda grunder får antas uppfylla de krav på kunskap, insikt, erfarenhet och lämplighet som uppställs för att delta i ledningen av respektive Sparbank. Inom ramen för kraven på kunskap, insikt, erfarenhet och lämplighet är önskvärt att en jämn könsfördelning, lokal förankring och mångfald i styrelsen eftersträvas. 4.6 Förslag till val av revisor Valberedningen har att lämna förslag om val av en till två revisorer som ska vara licensierade revisorer i finansiella företag. De ska utföra granskning av Bankens årsredovisning och räkenskaper i övrigt samt styrelsens förvaltning. De väljs för en tid av två år räknat från ordinarie sparbanksstämma till och med aktuell ordinarie sparbanksstämma. Av sparbanksstämman utsedda revisorer utser inom sig ordförande. Vid val av revisor måste valberedningen tillämpa det förfarande som framgår av artikel 16 i revisorsförordningen (EU nr 537/2014), samt beakta de begränsningar i uppdragets varaktighet som följer av artikel 17 i förordningen.
4.7 Presentation och motivering av valberedningens förslag avseende styrelseledamöter, revisorer och arvodering Valberedningens förslag inför kommande sparbanksstämma ska presenteras för Bankens styrelse i så god tid så att Bankens styrelse kan undersöka om personerna är valbara och att en ledningsprövning hinner utföras innan stämman. Valberedningens förslag ska meddelas Banken i så god tid att de föreslagna personerna kan presenteras i kallelsen till sparbanksstämman. Valberedningen ska på sparbanksstämman presentera och motivera sitt förslag och även lämna en redogörelse för hur dess arbete har bedrivits. Valberedningen bör även lämna en särskild motivering om ingen förändring av styrelsens sammansättning föreslås. 4.8 Förslag till ledamöter som ska ingå i nästkommande års valberedning Det ingår i uppdraget för valberedningen att föreslå ledamöter till nästkommande års valberedning. 5. Valberedningens arbetsmetoder 5.1 Valberedningens ledamöter Huvudmännen utser fem ledamöter till valberedningen varav en är ordförande. Ledamot av valberedning ska ägna uppdraget den tid och omsorg som krävs för att förbereda val inför sparbanksstämman. En styrelseledamot kan adjungeras till valberedningen. 5.2 Valberedningens ordförande Sparbanksstämman utser ordförande i valberedningen. Valberedningens ordförande ansvarar för att valberedningen i god tid fullgör sina arbetsuppgifter och att arbetet bedrivs effektivt. 5.3 Möten, sammanträden, arbetsformer Valberedningen ska sammanträda så ofta som krävs och i god tid före Sparbanksstämman för att den på ett omsorgsfullt sätt ska kunna utföra sina uppgifter. Om en ledamot begär att valberedningen ska sammankallas så ska denna begäran följas. Kallelser, beslutsunderlag, anteckningar och övrig information är arbetsmaterial för valberedningen och ska behandlas konfidentiellt. Banken ska lämna den information, stöd och utbildning som valberedningen anser sig behöva för att utföra sitt arbete. Valberedningen ska ha tillgång till Bankens resurser för sitt uppdrag. 5.4 Kallelser Kallelse ska sändas till valberedningens ledamöter i god tid före sammanträdesdag. Valberedningens ordförande kan undantagsvis kalla till möte med kortare varsel om omständigheterna så kräver. 5.5 Beslutsförhet Valberedningen är beslutsför om fler än hälften av hela antalet ledamöter är närvarande. Som valberedningens beslut gäller den mening, för vilken mer än hälften av de närvarande röstar eller, vid lika röstetal, den mening som ordförande biträder. 5.6 Information Valberedningen ska informera huvudmännen och styrelsen om de ärenden de avser att lämna förslag om på sparbanksstämman. Valberedningen bör återkommande informera sig om hur styrelsen fungerar.
Om styrelseledamot eller något företag, där styrelseledamot är befattningshavare, styrelsedamot eller på annat sätt har kontroll över, rapporteras på Bankens bevakningslista över osäkra fordringar, ska styrelsens ordförande rapportera förhållandet till valberedningens ordförande. 5.7 Dokumentation Valberedningen ska dokumentera information om föreslagen styrelseledamot enligt sista stycket i punkten 4:2. Vid valberedningens möten ska protokoll föras som ska undertecknas och/eller justeras av valberedningens ordförande och den ledamot som valberedningen utser. Protokollen ska föras och förvaras/sparas på ett säkert sätt. 5.8 Sekretess Ledamöterna lyder under sekretess rörande Bankens angelägenheter. På Bankens begäran ska ledamot underteckna en särskild av Banken framtagen sekretessförbindelse. 5.9 Arvode och kostnadsersättning Huvudman får för sitt deltagande i utbildning och på konferenser med mera, när kallelse utfärdats av Bankens styrelse, arvode med fem procent av aktuellt prisbasbelopp dock lägst 2.500 kronor. Arvode utgår till ledamöter i valberedningen med samma belopp för varje bevistat sammanträde med valberedningen. Arvode utgår inte för deltagande i sparbanksstämma. Reseersättning och traktamente till huvudman utgår enligt gällande kollektivavtal på bankområdet. 5.10 Löpande utvärdering och förslag till ändring av denna policy Valberedningen ska löpande utvärdera såväl denna policy som sitt arbete och, efter samråd med styrelsen, lämna förslag till sparbanksstämman på sådana ändringar som bedöms ändamålsenliga. 6. Ansvaret för denna policys efterlevnad Huvudmännen har ansvar för att denna policy efterföljs. 7. Denna policys beslutsordning Valberedningspolicyn ska, efter redogörelse av valberedningens utvärdering enligt punkt 5.10, fastställas och godkännas vid ordinarie sparbanksstämma. Policyn kan vid behov ändras under löpande år vid extra sparbanksstämma för tiden fram till nästa ordinarie sparbanksstämma. Policyn gäller från och med dagen efter sparbanksstämman till och med dagen för nästa ordinarie sparbanksstämma. Om policyn i någon del står i strid med Bankens reglemente, externa lagar eller förordningar gäller dessa före denna.