Strategi för bevarande, Linköpings kommun

1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport

2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning... 4 4.1 Vilka dokument rörande strategi för bevarande finns idag?... 4 4.2 Vilka förändringar och tillägg behövs vid en övergång till elektroniskt bevarande?... 6 4.3 Hur ska överföring till bevarande hanteras?... 7 4.4 Hur ska åtkomst ske till bevarandematerialet?... 10 4.5 Hur ska strategin förvaltas?... 10 5. Strategi för bevarande i Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt e-arkiv... 10 6. Källor... 11

3 Dokumenthistorik Datum Av Kommentar 1. Syfte Att gå igenom nuvarande strategier för bevarande i förhållande till ett tänkt e-arkiv i Linköpings kommun. 2. Bakgrund Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1 Rätten att ta del av allmänna handlingar Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen Vikten för verksamheten av att kunna återsöka information bakåt i tiden oavsett om informationen finns i verksamheten eller på Stadsarkivet Forskningsbehov I ett e-samhälle med övervägande elektroniska handlingar är det av största vikt att vi säkrar informationens läsbarhet för framtiden. Enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 2009:1 ska varje myndighet upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar. 2 Strategin ska redogöra för vilka åtgärder som myndigheten avser vidta för att säkerställa ett bevarande i elektronisk form så att informationen hålls levande i läsbart skick utan bortre tidsgräns. Utgångspunkten för arbetet med strategi för bevarande är styrdokument på olika nivåer, där ett av de viktigaste i Linköpings kommun är arkivreglementet, fastställt av kommunfullmäktige i mars2013. 2.1 Målgrupp Rapporten vänder sig till de som är berörda eller intresserade av området strategi för bevarande. Rapporten kan även ses som ett underlag för fortsatt arbete mot ett tänkt e-arkiv i Linköpings kommun. 3. Frågeställningar Vilka dokument rörande strategi för bevarande finns idag? Vilka förändringar och tillägg behövs vid en övergång till elektroniskt bevarande? Hur ska överföring till bevarande hanteras? Hur ska åtkomst ske av bevarandematerialet? Hur ska strategin förvaltas? 1 Arkivlagen (1990:782) Jämför med de nyttor av e-arkiv som tas upp i huvudrapporten Förstudierapport E-Lin s.8 2 Riksarkivet, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA-FS 2009:1 3 kap 1

4 4. Undersökning 4.1 Vilka dokument rörande strategi för bevarande finns idag? På nationell nivå finns arkivlag och arkivförordning som ligger som grund för all arkivvård i landet. I Riksarkivets författningssamling 2009:1 behandlas dessutom de elektroniska handlingarna speciellt. Här tas bland annat vikten av strategi och planering upp. 3 Linköpings kommuns Arkivreglemente Till grund för arkivvården i Linköpings kommun finns, förutom de nationella direktiven framförallt Arkivreglemente för Linköpings kommun. Det nya arkivreglementet kommer att träda i kraft 2013-07-01 och ersätter det tidigare reglementet fastställt av kommunfullmäktige 1994-06-15, 150. 4 Arkivreglementet är det viktigaste styrdokumentet för kommunen i arkivfrågor. Reglementet tar bl a upp tillämpningsområde och myndighetens arkivansvar. Reglementet beskriver även hur varje myndighet ska redovisa sina respektive arkiv. Det nya arkivreglementet har efterfrågats i verksamheten och tar numera höjd både för analog och digital hantering av material som ska bevaras. Linköpings stadsarkiv har dessutom på bland annat kommunens intranät (Linweb) lagt ut allmänna råd om arkivvård och dokumenthantering i kommunen. Här finns specificeringar kring exempelvis olika ansvarsområden, men även föreskrifter om bland annat bevarande och gallring. 5 I modellen ovan har vi verksamheten på ena sidan och Stadsarkivet på andra. Leveransreversalen fungerar som en länk vid överföringen av ansvaret för handlingarna. Till saken hör att redan tidigt i verksamheten styrs hanteringen av handlingarna i den så kallade dokumenthanteringsplanen. För den ansvarar verksamheten, men den görs i samråd med Stadsarkivet. Här beskrivs vilka handlingar som uppkommer i verksamheten, vilka som ska bevaras och vilka som ska gallras m m. 3 RA-FS 2009:1 kap 3 4 Arkivreglemente för Linköpings kommun 1994-06-15, 150 med ändringar fastställda av kommunfullmäktige 1996-05-28, 100. 5 Linköpings kommuns intranät, Linweb, Arkivvård och dokumenthantering 2013 06 04

5 Dokumenthanteringsplanen På verksamhetsnivå är ett av de viktigaste styrdokumenten den så kallade dokumenthanteringsplanen. Alla dokument som uppkommer i verksamheten ska beskrivas i denna plan. Här anges också vilka dokument som ska bevaras respektive gallras. Det lodräta strecket i mitten symboliserar gränsen för ansvarsöverföringen av bevarandehandlingar från verksamheten till Stadsarkivet. 6 Ansvarsöverföringen sker med en skriftlig överenskommelse, ett leveransreversal som visar vilka arkivhandlingar som levererats till Stadsarkivet från de olika arkivbildarna. Reversalen utgör på det sättet ett slags innehållsförteckning. 4.1.1 Ansvar och organisation Varje myndighet ansvarar för att det egna arkivet vårdas enligt arkivlagen, arkivförordningen, och Linköpings kommuns arkivreglemente samt utfärdade föreskrifter, råd och anvisningar. Myndigheten skall fortlöpande samråda med arkivmyndigheten i alla frågor enligt detta reglemente. 7 Myndigheten skall fastställa ansvarsfördelning rörande hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. I detta ingår att utse en arkivansvarig. Den här personen ska också svara för kontakterna med arkivmyndigheten. Dessutom ska myndigheten också utse det antal arkivredogörare som överensstämmer med myndighetens arkivbildarstruktur 8. Inom Linköpings stadsarkiv finns en tillsynsavdelning som ständigt arbetar för god arkivvård. Detta innebär ett nära samarbete med arkivansvariga och arkivredogörare på respektive myndigheter. Stadsarkivets roll är att utöva tillsyn över myndigheterna, vilket då innebär rådgivning, utbildning, uppföljning och deltagande i nätverk. Bilden ovan visar förhållandet mellan den i verksamheten upprättade och fastställda dokumenthanteringsplanen. Ringen inkluderar de områden som ska beaktas vid ett överlämnande av bevarandematerial till ett system för bevarande. 6 Jämför även delrapporten Arkivredovisning Linköpings kommun kap 4.3 s.6. 7 Linköpings kommun, Arkivreglemente för Linköpings kommun 2013-03-26, 54 8 Linköpings kommuns intranät, Linweb, Arkivvård och dokumenthantering, grundläggande information 2013-06-19

6 4.2 Vilka förändringar och tillägg behövs vid en övergång till elektroniskt bevarande? Digitala handlingar behöver en betydligt mer strategisk uppbyggnad än pappershandlingar. Kravet på strategi för bevarande i RA-FS 2009:1 har tillkommit på grund av avsaknad av beredskap och medvetenhet i organisationen. I RA-FS 2009:1 definieras strategi som att fastställa vilka åtgärder som är prioriterade och nödvändiga för att nå mål. 9 Med åtgärder avses hur digitala handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid som de ska bevaras. Vid planering av inköp av system och rutiner för elektronisk arkivering bör myndigheten samråda med Linköpings stadsarkiv. Saker som bör tas upp är exempelvis: val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet. plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande information om lagrad data hänvisning till övrig dokumentation Här är det viktigt att Stadsarkivet har bestämmelser och rutiner som är uppdaterade och ligger i linje med nationella initiativ. Ett väl fungerande samarbete mellan myndighet och arkivmyndighet möjliggör strategier på olika nivåer, som fångar upp de förändringar som hela tiden sker. Under arbetet med förstudien har det framkommit att befintliga strategier kan behöva ses över och nya behöva utarbetas för bevarande av digital information som t ex databaser och register, e-postmeddelanden, skannade handlingar, digitala bilder, digitala rörliga bilder, digitalt ljud samt webbsidor. Linköpings kommun avser att med strategiarbetet uppfylla syftet med Riksarkivets föreskrifter. RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2 10 I takt med ökat datorstöd och inriktning mot e-förvaltning förutsätts den framtida arkivbildningen redovisas processorienterat utefter verksamhetens processer. Detta betyder att den nya arkivredovisningen, i större grad än allmänna arkivschemat, kan användas för att styra arkivbildningen. 11 9 RA-FS 2009:1 10 Riksarkivet, RA-FS 2009:2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagning för automatiserad behandling) 11 Se även Förstudierapport kap 5.3 s.11, Delrapport Arkivredovisning kap 4.5 s.8f

7 4.3 Hur ska överföring till bevarande hanteras? 4.3.1 Inventerade verksamhetssystem Inom Linköpings kommun finns idag mer än 52 verksamhetssystem, systemen är i varierande storlek, innehåller varierande mängd information och nås i olika utsträckning av våra medarbetare/medborgare. För att ta fram strategier som är anpassade efter vår verksamhet och våra verksamhetssystem bör vi förslagsvis beskriva våra system efter nedanstående kriterier. Format Överföringstidpunkt Överföringsmetod Databärare Dataorganisation Gallring Dokumentation Åtkomst Förvaltning av strategin Tillvägagångssättet för att kunna få en överblick har varit att i första hand välja ut de största kommungemensamma verksamhetssystemen och genom intervjuer med systemansvariga/systemförvaltare få en bild av ovan nämnda kriterier. Sammanlagt har 11 system inventerats 12 Agresso Heroma W3D3 Extens Linweb ProCompetence Symantec Treserva Procapita Tomt- och småhuskön Netrecruiter Ovanstående system är till största delen standardsystem med vissa undantag t ex tomtoch småhuskön som är ett egenutvecklat system. Vid intervjuer med systemansvariga/systemförvaltare har vi använt oss av följande frågeställningar : Beskrivning vad systemet innehåller Systemägare Systemägarombud Systemansvarig Leverantör Databas Drift 12 Resultat från intervjuer för respektive verksamhetssystem genomfördes under perioden 2013-01- 15 2013-02-27

8 Finns förvaltningsplan Hur många arbetar i systemet Vilken typ av information upprättas i systemet vad är inkommande/utgående Innehåller systemet någon sekretessbelagd information/personuppgifter enligt Personuppgiftslagen Vilket format sparas informationen i Skapas dokument i systemet eller innehåller det bara metadata (ex tabeller i databas som sammanställs vid behov) Hur kan man se kopplingen mellan ett dokument och metadata, t ex hur kan man söka efter dokumentet, exempel på metadata: författare, datum, registreringsnummer etc. Finns det någon dokumenthanteringsplan upprättad för systemet och är den godkänd av Stadsarkivet En första fråga man ställer sig är om det är nödvändigt med så många olika system. Vissa system är stora och används av många olika verksamheter även utanför Linköpings kommun. Vissa är små och i en del fall specialutvecklade utefter ett ganska småskaligt användningsområde. Ett tänkbart problem utifrån strategier för bevarande är att hålla samman alla dessa system under gemensamma strategier som alla följer. Det kan också sägas att några av de största kommunövergripande systemen till exempel Agresso och Heroma till största delen innehåller gallringsbar information som hanteras ute i verksamheten. Extens, Treserva och W3D3 innehåller däremot till största delen information som ska bevaras och överföras till ett system för bevarande.. Vid intervjuerna upptäcktes att en del av dokumenthanteringsplanerna behöver kompletteras med nya dokumenttyper som tillkommit, att en del av systemen saknade dokumenthanteringsplaner samt att flera av systemen saknar förvaltningsplaner. Flera systemansvariga/systemförvaltare vi har intervjuat har lyft fram frågan kring nuvarande hantering av gallringsbar information och föreslår att arkivmyndigheten även utreder frågan kring gallring. En ytterligare slutsats efter utförda intervjuer är också att, inventeringen bör utökas med fler system för att få en mer komplett helhetssyn. Denna inventering bör utföras innan Linköpings kommun kan gå vidare med inköp av ett e-arkiv för långtidsbevarande. 4.3.2 Vilket format ska gälla vid överföring till bevarande? Vid val av format för bevarande bör Linköpings kommun utgå från de krav som ställs i RA-FS 2009:1 och 2 13. De format som väljs bör vara enkla och stabila över tid så att format och programvara kan bytas med minimal informationsförlust. Formaten bör dessutom sättas i relation till hur systemen är utformade och i vilken verksamhet informationen upprättas. För vidare information kring digitalisering se Rapport Digitalisering 14. 13 RA-FS 2009: och RA-FS 2009:2 14 Delrapport Digitalisering Linköpings kommun

9 4.3.3 Vid vilken tidpunkt ska överföringen ske? Vid val av överföringstidpunkt till system för bevarande bör detta styras av de upprättade och godkända dokumenthanteringsplanerna samt systembeskrivningar. Gallringen utförs av arkivbildaren innan bevarandematerialet överlämnas till Stadsarkivet. 4.3.4 Hur ska överföringen ske, vilken metod ska användas? Innan man kan bestämma vilken metod som ska användas vid överföringen från verksamhetssystemen till system för bevarande måste man genomföra en del utredningsarbete. Exempel på frågor som måste utredas: Hur länge måste man ha kvar uppgifterna i verksamhetssystemen? När ska informationen flyttas över, direkt efter att ärendet avslutats eller samlat vid en viss tidpunkt? Ska överföringen ske automatiskt? Finns det behov av manuella exporter? Är det möjligt att få ut all information ur databasen, måste man t ex ta ut papperslistor? 4.3.5 Hur ska överföringen organiseras? Databärare Databärare för det nya långtidsarkivet, system för bevarande kommer med största sannolikhet att vara en separat server. Inga databärare är beständiga för all framtid. Rutiner bör arbetas fram som på ett kontrollerat sätt bevakar nya format, nya tekniker etc. Detta för att hålla informationen levande och säkra bevarandet både analogt och digitalt. All digitalisering kräver kontroll, helst så tidig som möjligt (vid arkivering kan det vara för sent). Det är viktigt att det sker ett nära samarbete mellan arkivbildaren, systemansvariga i verksamheten och Stadsarkivet under hela ärendeprocessen. Dataorganisation För varje system bör en strategi utformas, enligt Stadsarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivbeskrivning. Strategin ska tillsammans med arkivredovisning och dokumentation för respektive system innehålla uppgifter om struktur vid överföring, metadata, samband etc. Eftersom man idag inte vet vilka standarder som Riksarkivet kommer att rekommendera i framtiden är det viktigt att, i första hand tänka på behovet av återsökning. För att kunna avgöra vilken metadata som ska knytas till e-handlingar som bevaras är det viktigt att fundera på frågan kring vilka strukturerade sökningar man vill göra. Intressenternas behov av att hitta och sammanställa information är avgörande för att få en bra sökning i slutarkivet. 15 Vid överlämnande av handlingar från myndighet till arkivmyndighet redovisas detta idag via reversaler, det vill säga undertecknade kvittenser för vilka handlingar som 15 Se mer om sökning i Förstudierapport kap 5.

10 levereras till Stadsarkivet. Det är viktigt att detta även i en digital framtid kan verifieras på liknande sätt. Gallring I den tänkta modellen för överförande av handlingar till ett långtidsarkiv är det endast bevarandematerial som kommer att hanteras. Gallring kommer att utföras av myndigheterna själva enligt Stadsarkivets föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 16. Det är i de upprättade och fastställda dokumenthanteringsplanerna som bevarande och gallring regleras. 17 Dokumentation Enligt RA-FS 2009:1 5 Kap 18 ska myndigheten dokumentera sina elektroniska handlingar för att handlingarna ska kunna framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfredsställande sätt under den tid som de ska bevaras. Dokumentationen är central för att användaren ska kunna läsa och förstå e-handlingarna över tid. 4.4 Hur ska åtkomst ske till bevarandematerialet? Åtkomst till informationen i ett system för bevarande är central. Det är viktigt att åtkomstfrågorna utreds grundligt innan systemet implementeras i verksamheten. Exempelvis bör det utredas hur personuppgifter enligt personuppgiftslagen och sekretesshandlingar ska vara åtkomliga i ett system för bevarande. 4.5 Hur ska strategin förvaltas? Stadsarkivet förvaltar och därmed ansvarar för att strategin efterföljs genom att utbilda myndigheterna. Vid behov av revidering görs detta av stadsarkivarien i samråd med stadsjuristen. Beslut om revidering av strategin fattas i kommunfullmäktige. 5. Strategi för bevarande i Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt e-arkiv Fungerande strategier för bevarande kommer i ett tänkt e-arkiv i Linköpings kommun att vara en framgångsfaktor. E-handlingar behöver en betydligt mer strategisk uppbyggnad än pappershandlingar. Kravet på strategi för bevarande har tillkommit på grund av avsaknad av beredskap och medvetenhet i organisationer. I RA-FS 2009:1 definieras strategi som att fastställa vilka åtgärder som är prioriterade och nödvändiga för att nå målen. Med åtgärder avses hur e-handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid som de ska bevaras. Önskvärt är att bevarandet säkerställs så tidigt som möjligt i verksamheten. Stadsarkivet ansvarar för bevarandet av all information i systemet för bevarande från den dag då en leverans tagits emot och godkänts. I ansvaret bör även ingå att förorda hanteringen som är lämpad för ett långsiktigt bevarande. Vid dagens analoga arkivering (papper) är detta sällan ett problem så länge man använder den rekommenderade sortens papper etc. Vid elektronisk arkivering ställs däremot andra och högre krav. Ju 16 Linköpings kommun, Stadsarkivets föreskrifter om gallring och annan arkivhantering LiSA-F 2012:4 17 Se mer om gallring i Delrapport Gallring 18 RA-FS 2009:1

11 längre tid elektronisk information hanteras i format olämpliga för bevarande desto större är risken att det blir dyrt eller omöjligt att bevara informationen. Sammantaget behöver säkerligen nya strategier utarbetas och befintliga behöver revideras för bevarande av digital information som t ex, databaser och register, e- postmeddelanden, skannade handlingar, digitala bilder, digitala rörliga bilder, digitalt ljud och webbsidor. Verksamhetssystem som inte ska finnas kvar i organisationen och som innehåller information som behöver omhändertas behöver också belysas. Ett system för bevarande måste, som andra IT-system, ingå i en ordnad förvaltningsorganisation. Det som däremot skiljer sig åt i förvaltningen mellan ett traditionellt IT-system och ett system för bevarande är att man i det sistnämnda måste säkerställa att den digitala informationen kan, återsökas, läsas och förstås för all framtid. Samma långsiktiga krav som finns för att bevara information i analog form ska också gälla för den digitala informationen i systemet för bevarande. Planering för digitalt bevarande i ett system för bevarande handlar om att säkerställa fortsatt, autentisk tillgång till digital information i en användbar form för olika och specifika användargrupper. Därför kommer det att krävas omvärldsbevakning, kontinuerliga insatser och planering för att kunna bevara informationen för all framtid. 6. Källor Lagar och förordningar Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Arkivlagen (SFS 1990:782) Arkivförordningen (SFS 1991:446) Offentlighet- och sekretesslagen när allmänna handlingar blir sekretesshandlingar (SFS 2009:400) Personuppgiftslagen (1998:204) Kommunallagen (1991:900) Förvaltningslagen (1986:223) Riksarkivet, Riksarkivet, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA-FS 2009:1 Riksarkivet, RA-FS 2009:2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagning för automatiserad behandling) Övriga källor Linköpings stadsarkivs handlingar Gäfvert, Thomas, Promemoria Strategi för bevarande (2012) Gäfvert, Thomas, PPT om strategi för bevarande (12 02 27) Resultat från inventeringar av de verksamhetssystem som nämns i kapitel 4.3.1 Inventerade verksamhetssystem Internet Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor http://www.samradsgruppen.se/index.asp?p=1074 13 02 18