1(7) Tekniska nämnden Upphandlingsdirektiv för upphandling av renhållningsentreprenad Ärendet ska på tekniska nämndens uppdrag genomföra upphandling av insamlingstjänster för hushållsavfall och därmed jämförligt avfall. Nuvarande avtal löper fram till och med den 31 maj 2014. Upphandlingen ska leda till tecknande av kontrakt som gäller 5 år med möjlighet till förlängning upp till 2 år. Tekniska nämnden ska i detta ärende ge tekniska kontoret direktiv för utarbetandet av förfrågningsunderlaget. Utförandet av insamlingstjänsten ska bidra till att kommunen uppfyller sina målsättningar rörande avfallshantering. Avtalet ska möjliggöra ett brett utbud av fastighetsnära tjänster. föreslår i upphandlingen utveckling av kommunens avfallshantering genom bl.a. införande av frivillig separat matavfallsinsamling från hushåll samt införande av glesare hämtningsintervall. föreslår att bibehålla vägning av hushållsavfallskärl och tillämpa vägning av matavfallskärl. föreslår att framtida entreprenör även fortsättningsvis ska ansvara för kundtjänst, fakturering och drift av verksamhetsregister. s förslag till beslut 1. Tekniska nämnden beslutar att ge tekniska kontoret i uppdrag att ta fram ett förfrågningsunderlag som ska omfatta följande: A. insamling och transport av säck- och kärlavfall från hushåll och därmed jämförligt avfall från verksamheter med hämtintervall enligt kommunens avfallsföreskrifter B. insamling och transport av matavfall från hushåll genom frivillig anslutning med hämtintervall enligt kommunens avfallsföreskrifter C. insamling och transport av grovavfall från hushåll genom budning, abonnemang, mobil insamling samt option för kampanjhämtning
2(7) D. insamling och transport av elektriskt och elektroniskt avfall samt uttjänta kylmöbler från hushåll genom budning, abonnemang, mobil insamling, stationär insamling samt option för kampanjhämtning E. insamling och transport av trädgårdsavfall från hushåll genom budning, abonnemang, mobil insamling samt option för kampanjhämtning F. insamling och transport av farligt avfall från hushåll genom mobil insamling och stationär insamling G. insamling och transport av returpapper från enfamiljshus H. insamling och transport av slam från enskilda avloppsanläggningar samt latrin I. optioner för utveckling av insamlings- och transporttjänster rörande avfallshanteringen J. kundtjänst, drift och underhåll av verksamhetssystem och fakturering av abonnenter 2. Tekniska nämnden ger tekniska kontoret i uppdrag att: A. införskaffa erforderliga kärl och annan utrustning för avfallshantering till entreprenaden B. införskaffa erforderligt verksamhetssystem för entreprenaden Konsekvensbeskrivning Bedömning av det ekonomiska utfallet av upphandlingen är svårt att göra. Faktorer som kan komma att fördyra nästa avtal jämfört med det nuvarande är tillkommande tjänster som matavfallsinsamling och insamling av slam, hur frågan om äganderätt av kärl och verksamhetssystem löses samt om bedömning görs att mindre fordon behöver användas för hämtställen där ordinarie hämtfordon inte kommer fram. Bakgrund Avtalet med nuvarande renhållningsentreprenör löper fram till och med den 31 maj 2014. Kommunen behöver därför genomföra en ny upphandling av insamlingstjänster för hushållsavfall och därmed jämförligt avfall. Den nya upphandlingen ska leda till tecknande av kontrakt som gäller 5 år med möjlighet till maximalt två års förlängning. Upphandlingen omfattar insamlingstjänster samt kundtjänst. Inför upphandlingsstart har en marknadsanalys genomförts där entreprenörer verksamma inom hushållsavfallshämtning inbjudits till möten. Vid mötena har kontoret utgått från ett antal frågeställningar som bedömts viktiga att få entreprenörernas synpunkter på. Entreprenörerna har också haft möjlighet att lyfta egna angelägna frågeställningar. Det som framkommit har i tillämpliga delar arbetats in i detta upphandlingsdirektiv.
3(7) Tjänster som omfattas av upphandlingen är: insamling av: säck- och kärlavfall från hushåll samt därmed jämförligt avfall från verksamheter matavfall från hushåll vägning av hushållsavfall och matavfall i kärl grovavfall från hushåll farligt avfall från hushåll elektriskt och elektroniskt avfall samt uttjänta kylmöbler från hushåll trädgårdsavfall från hushåll returpapper från enfamiljshus slam från enskilda avloppsanläggningar samt latrin samt hållande av: kundtjänst, drift och underhåll av verksamhetssystem och fakturering av kunder s yttrande Viktiga utgångspunkter Vid framtagande av förfrågningsunderlaget finns vissa utgångspunkter som är av särskild betydelse för entreprenaden. Avfallsföreskrifter, inriktningsmål och målen i kommunens avfallsplan Enligt miljöbalken kap 15. 11 ska det för varje kommun finnas en renhållningsordning som ska innehålla de föreskrifter om hantering av avfall som gäller i kommunen. I föreskrifterna regleras bland annat hur kommunen omhändertar avfall och hur ofta avfall hämtas. Förutom renhållningsordning har kommunen inriktningsmål som ska realiseras med hjälp av renhållningsentreprenaden där så är tillämpligt. Tekniska nämndens inriktningsmål berör bl.a. transport och omhändertagande av avfall på ett miljömässigt och effektivt sätt. Målen i avfallsplanen, vilken är en del av renhållningsordningen innebär arbete med att förebygga uppkomsten av avfall, materialåtervinning samt utveckling av insamlingssystem för grovavfall, elavfall och farligt avfall.
4(7) Utbud av fastighetsnära tjänster Utöver ordinarie hämtning av säck- och kärlavfall föreslår tekniska kontoret upphandling av tilläggstjänster i form av hämtning av grovavfall, elavfall, trädgårdsavfall och returpapper. Insamlingsmetoder ska så långt det går främja maskinell hantering i stället för manuella arbetsmoment i syfte att säkerställa en god arbetsmiljö. Tilläggstjänsten fastighetsnära hämtning av returpapper tillhandahålls enbart till enfamiljshus. Mobila insamlingssystem Kommunens mobila insamlingssystem för insamling av grovavfall, elavfall och farligt avfall uppfyller en viktig funktion då det inte finns en bemannad återvinningscentral i kommunen. föreslår att upphandlingen möjliggör utveckling av det mobila insamlingssystemet med fler stopp och fler fraktioner. Krav på fordon, miljöklassning och bränslen Kommunfullmäktiga beslutade den 31 januari 2012 i ärendet om energieffektivisering att använda Miljöstyrningsrådets avancerade krav vid upphandling av varor och tjänster där det är tillämpligt. Miljöstyrningsrådets avancerade upphandlingskriterier för tunga fordon innehåller krav på utsläpp av föroreningar till luft, utsläpp av fossila växthusgaser och bullerkrav på däck. Dessutom har miljöstyrningsrådet tagit fram upphandlingskriterier för trafiksäkerhet för tunga fordon. Miljöstyrningsrådet rekommenderar även i ett av upphandlingskriterierna som avser godstransport att använda den upphandlingsmall som Avfall Sverige, Sveriges kommuner och landsting och Sveriges åkeriföretag tillsammans tagit fram. avser att arbeta utifrån denna mall och använda kriterier där så är lämpligt. Arbetsmiljö och mindre sopbilar För att minska risken för trafikolyckor i bostadsområden så har arbetsmiljöpraxis skärpts. Arbetsmiljöverkets krav innebär att sopbilar inte längre får backa längre sträckor på parkeringar eller vägar. Kraven gäller oberoende storlek på sopbil och det har ingen betydelse vilken entreprenör som utför hämtningen. Det finns minst 50 områden i kommunen där vändmöjlighet saknas och hämtfordonen tvingas backa. Arbetsmiljöverket utfärdar löpande, förelägganden att sådan hämtning ska upphöra. Vedertagna metoder i andra kommuner för att möta arbetsmiljökraven är att fastighetsägarna får flytta ut sina kärl till anvisad hämtplats eller gå ihop och anlägga en gemensam hämtplats. Det förekommer också att väghållare breddar vägar och anlägger vändplatser. Smala vägar utgör också framkomlighetsproblem för hämtningsfordon. Chaufförer ska också kunna ta sig ut och stiga tillbaka in i fordonet samt kunna hantera avfallsbehållare obehindrat. Kommunen har identifierat ca 70 vägar där vägbredden är mindre än 3,5 meter som anges som riktlinje. Att ställa krav på mindre hämtningsfordon kan lösa hämtningsproblem på smala
5(7) vägar. Smala fordon kan dock ofta inte lösa problem där backningar förekommer och vändplan saknas. Mindre sopbilar fördyrar sannolikt entreprenaden men säkerställer att ca 700 fastighetsägare får sophämtning vid fastigheten. avser att i förfrågningsunderlaget tydligt betona förhållandena med smala vägar och utforma förfrågningsunderlaget så att det framgår att smala vägar är en omständighet en framtida utförare skall lösa inom ramen för tecknat avtal. Tjänster av principiell art Insamling av matavfall Hälften av innehållet i en genomsnittlig soppåse består av matavfall. För att kommunen år 2020 ska kunna nå ett av de övergripande målen i avfallsplanen om minst 50 % materialåtervinning krävs det att kommunen utvecklar ett system för insamling av matavfall från hushållen. Insamling av matavfall i separata kärl med papperspåse har under försöket i västra Danderyd visat sig fungera tillfredställande både ur brukarperspektiv och ur driftssynpunkt. En förutsättning för insamlingen är att kommunen tillhandahåller den utrustning som hushållen behöver i form av extra kärl, påshållare samt distribution av papperspåsar. Av de kommuner som har matavfallsinsamling tillämpar hälften av kommunerna en obligatorisk insamling medan resterande hälften låter hushållen själva välja om de vill sortera matavfall separat eller inte. Fördelarna med obligatorisk insamling är att mängden matavfall ökar då samtliga fastighetsägare är med och sorterar matavfall. Det krävs inget ekonomiskt incitament i taxan för hushållen för att sortera ut sitt matavfall. Nackdelar med systemet är att det dels upplevs tvingande men också att det kan förekomma utrymmesbrist hos en del fastighetsägare som blir tvungna att se över sin avfallshantering och investera i nya avfallsutrymmen. Det är svårt att säkerställa att samtliga hushåll i flerbostadshus verkligen sorterar matavfall. Kvalitén på det insamlade matavfallet kan försämras vid obligatorisk separering. föreslår att förfrågningsunderlaget utarbetas utifrån en frivillig anslutning till separat matavfallsinsamling. Hämtningsintervall Införande av matavfall innebär att vikten och volymen avfall fördelas i två avfallsbehållare. Idag har varje fastighetsägare hämtning av sitt hushållsavfall minst en gång i veckan. Undantag finns för hushåll som komposterar matavfall på den egna fastigheten och som har möjlighet att välja hämtning varannan vecka av sitt brännbara hushållsavfall. föreslår att fastighetsägare i småhus själva får styra sitt hämtningsintervall enligt den hämtordning som finns i fastställd i kommunens avfallsföreskrifter. Hämtordningen föreskriver veckohämtning, hämtning varannan vecka eller en kombination mellan hämtning varje vecka mellan v. 16-41 och hämtning
6(7) varannan vecka resterande period av året. Standardabonnemang föreslås vara hämtning varannan vecka för enfamiljshus. Identifiering och vägning Vägning av avfallskärl tillämpas idag med en viktnoggrannhet på 0,2 kg. föreslår en viktnoggrannhet på 0,5 kg vilket bedöms som tillräckligt noggrant. Ett hårdare krav är också förenat med ökade kostnader. Flexibilitet under avtalsperioden Avtalstiden är lång och förändringar inom avfallshanteringen kan komma att ske under denna tid. Regeringens avfallsutredning som lade sitt betänkande hösten 2012 förväntas leda till förändringar i lagstiftningen som kommunen måste kunna förhålla sig till. I utredningen föreslås bland annat ett kommunalt ansvar för insamling av tidningar och förpackningar. Detta utformas i upphandlingen lämpligen som optioner eller friskrivning i förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget ska även beakta och möta andra förändringar som kan ske under avtalstiden. Det innebär t ex inskrivning i förfrågningsunderlaget möjlighet till hämtningar av behållartyper eller med typ av fordon som inte finns i kommunen idag, men där behov kan tänkas uppkomma under avtalstiden. Äganderätt av kärl och verksamhetssystem Idag äger entreprenören både de kärl som står utställda hos kunderna och verksamhetssystemet. För att förändra detta förhållande föreslår tekniska kontoret att i princip alla kärl i framtiden ägs av kommunen. Det kan ske antingen genom förhandling med nuvarande entreprenör om övertagande av befintliga kärl eller införskaffande av nya kärl. Det samma gäller för verksamhetssystem där kommunen ska äga systemet. Kundtjänst och fakturering föreslår att upphandlingen omfattar kundtjänst och fakturering. För att säkerställa kundtjänst av god kvalité avser tekniska kontoret att ställa krav på mätning och löpande förbättring. avser också att ställa krav på att det kundtjänstsystem som entreprenören använder är webbaserat och medger möjlighet till insyn för kommunens tjänstemän. Ekonomiska konsekvenser och osäkerheter Den största osäkerheten är den avfallsproposition som regeringen avser lägga fram under sommaren 2013. De förslag som föreslås i avfallsutredningen (SOU 2012:56 Mot det hållbara samhället resurseffektiv avfallshantering) innebär den mest omfattande systemförändringen inom svensk avfallshantering på flera decennier. De förslag som presenteras och som kan få betydande konsekvenser för kommunen är följande: Kommunalt ansvar för insamling av förpackningar och returpapper
Avreglering av kommunens ansvar att samla in jämförligt hushållsavfall från verksamheter Avreglering av kommunens ansvar för hushållsavfall som utgörs av grovavfall Krav på att kommunerna ska tillhandahålla insamlingssystem för matavfall Förslaget om avreglering av jämförligt hushållsavfall skulle innebära högre kostnader för avfallskollektivet då antal kunder minskar. Det är i dagsläget svårt att uppskatta kundbortfallet. Avreglering av kommunens rätt att samla in grovavfall skulle också innebära kundbortfall men det bedöms inte påverka avfallskollektivet i lika stor utsträckning. Kravet på att kommunerna ska tillhandahålla ett insamlingssystem för matavfall innebär i sig en kostnadsökning då en ny insamlingstjänst måste upphandlas men kommunen kommer i nya upphandlingen att ha beredskap för att möta det kravet. Förslaget om kommunalt ansvar för insamling av förpackningar och returpapper kommer att innebära en stor förändring då 1/3 av allt avfall som genereras i kommunen utgörs av förpackningar och returpapper. Val av insamlingssystem och samverkan inom Sörab regionen kommer troligen att påverka den kommande entreprenaden och kostnaden för att samla in materialet. Det är mycket sannolikt att övergång från producentansvar till kommunalt ansvar föranleder en kostnadsökning för kommunen, men kostnadsbilden påverkas av den ersättningsnivå som kommunerna kan komma att få. Införskaffande av nya kärl inklusive tagg och utställning till kund innebär med en mycket grov uppskattning en investeringskostnad på uppskattningsvis 10 miljoner kronor. 7(7) Lars Eliasson Teknisk direktör David Johannesson VA- och avfallschef Bilaga föreskrifter för avfallshantering