STYRDOKUMENT Dnr V 2013/970 HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR STYRDOKUMENT Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Rektor Universitetsledningens stab Beslutsdatum 2014-01-20 Giltighetstid Sammanfattning Tillsvidare Syftet med en handläggningsordning för styrdokument är det ska utgöra ett led i att skapa förutsättningar för en effektiv och universitetsgemensam ledning och styrning av universitetets verksamhet. Handläggningsordningen redovisar vilka överväganden som ska göras i de beslutsunderlag som arbetas fram. Dessutom anges vilka fyra slag av styrdokument som i huvudsak ska finnas. Till ordningen bifogas även mallar för styrdokument. Denna handläggningsordning gäller för styrdokument beslutade av universitetsstyrelse, rektor eller universitetsdirektör. Vid beslut av andra funktioner kan ordningen vara vägledande.
Handläggningsordning för styrdokument vid Göteborgs universitet Bakgrund Syftet med denna handläggningsordning är att skapa förutsättningar för effektiv och universitetsgemensam ledning och styrning av universitetets verksamhet. Målet är att åstadkomma enkla och tydliga dokument av normerande karaktär som är lätta att överblicka och som leder till eftersträvade resultat. Ett helhetstänkande ska råda där styrdokument ses som ett av flera styrmedel. Handläggningsordningen gäller för styrdokument beslutade av universitetsstyrelse, rektor eller universitetsdirektör. Vid beslut av andra funktioner kan ordningen vara vägledande. Överväganden För att undvika en svåröverskådlig mängd styrdokument med bristande samordning ska beredningen av nya styrdokument inkludera ett antal grundläggande frågeställningar. Dessa ska övervägas i det beslutsunderlag som tas fram. I tillämpliga delar ska frågeställningarna tillämpas även i samband med revision av befintliga styrdokument. 1. Behövs ytterligare styrning utöver befintlig sådan? När ett behov av styrning föreligger kan nödvändiga beslut redan vara fattade i ett annat sammanhang, men av olika skäl har de inte lett till det önskade resultatet. Området kan redan vara reglerat i överordnad författningstext eller i andra beslut. Styrningen kan då inriktas på att implementera befintliga författningar och beslut. 2. Är beslut om ett nytt styrdokument det bästa sättet att styra organisationen? Den som vill styra en organisation ska först fundera över vilken styrform som är den mest lämpade med avseende på såväl önskade som oönskade effekter. Exempel på andra styrformer är utbildning, information, rekrytering, ekonomiska incitament, IT-system, samtal och möten. Om styrdokument befinns vara den lämpligaste styrformen är nästa steg att överväga vilket slag av styrdokument som är det mest ändamålsenliga. Om avsikten är en styrning av normerande karaktär gäller i flertalet fall att styrdokument behöver kombineras med andra typer av styrformer, där styrdokumentet utgör den formella utgångspunkten. 3. Hur kan det nya styrdokumentet samordnas med redan befintliga styrdokument och andra befintliga styrformer? Om det rör sig om ett nytt styrdokument av samma slag som ett befintligt styrdokument ska det gamla styrdokumentet upphävas och relevanta delar inarbetas i det nya. Handlar det om överordnade dokuments relation till underordnade ska dessa harmoniseras. Även konflikter med andra styrformer än styrdokument 2 (6)
ska beaktas vid beredning och beslut om nya styrdokument. Som beskrivs ovan ges bäst styrning genom en kombination av aktiviteter. Detta ska beaktas i beredningen av styrdokumentet. I utformningen av ett styrdokument ska i detta sammanhang också andra typer av konsekvensöverväganden göras med avseende på t.ex. ekonomi, organisation och kompetens. 4. Är mängden av styrimpulser i det föreslagna dokumentet optimal? Inte bara mängden av styrdokument utan även mängden av styrimpulser i varje enskilt dokument kan försvaga effektiviteten i styrningen av organisationen. Alltför många impulser kan leda till frustration och godtyckliga prioriteringar. Koordination och tidsmässig tajming av styrningen bör beaktas. Som förberedelse ska organisationen på olika sätt förberedas på vilka nya styrdokument som är på gång. Bäst resultat åstadkoms oftast genom att innehåll och förslag på olika sätt är förankrade hos berörda målgrupper/intressenter innan beslut tas. 5. Är styrimpulserna på rätt konkretionsnivå? Valet av styrningens detaljnivå ska vägledas av överväganden om vilken metod som är mest lämpad för att utveckla universitetets verksamhet. I vissa fall är det lämpligt eller nödvändigt att generella styrimpulser ges från universitetsstyrelsen eller rektor och att de sedan konkretiseras genom egna styrdokument och praxisutveckling på fakultets- och institutionsnivå. Genom att gällande arbets- och delegationsordning också reglerar institutionerna så är dock huvudprincipen att styrdokumenten, där det relevant, ska kunna tillämpas i hela organisationen utan ytterligare styrdokument eller egen praxis på fakultetsnivå eller institutionsnivå. Styrdokumenten ska ha en sådan tillämpbarhet och precision att de får en normerande karaktär och skapar förutsättningar för universitetsgemensam tillämpning och uppföljning. 6. Vilka förutsättningar finns för effektiv implementering? Är beslutsfattaren inte beredd att säkra implementeringen av ett styrdokument så bör troligen det aktuella styrdokumentet inte antas. Effektiv implementering förutsätter att mottagaren är tydligt definierad och att denna har möjlighet att påverka den verksamhet som styrningen avser. För att styrdokumentet ska få avsedd effekt måste det dessutom framgå vem det adresserar och informationsinsatser som gör dokumentet känt måste vidtas. I beslutet ska tydligt anges vilken funktion som ansvarar för implementeringen inkl. hur det ska kommuniceras. Huvudprincipen är dock att handläggaren/beredande instans är ansvarig för att kommunicera styrdokumentet samt för dess implementering. 7. Hur ska styrdokumentet och dess implementering följas upp? Uppföljning är en viktig del av organisationsstyrningen. Uppföljningen visar att den som styr har ett intresse för resultatet av styrningen och den ger också nödvändiga erfarenheter till den styrande. Först när man ser resultatet av sin styrning har man grund för att bedöma om de valda styrmetoderna är ändamålsenliga. 3 (6)
Även om stor omsorg ägnas åt att göra styrdokumenten tydliga så kommer de oundvikligen ofta att lämna utrymme för tolkning och precisering i samband med tillämpningen. Det gäller i särskilt hög grad för allmänna riktlinjer och mål i policydokument. Här ger uppföljningen en god möjlighet att i samspel ge konkretion åt styrning och tillämpning. Uppföljning kan ske på olika sätt. Den kan vara begränsad till effekten av enskilda styrdokument eller den kan riktas mot organisationers mer generella funktionssätt. Beslut om styrdokument, särskilt beslut om policyer och planer, bör åtföljas av beslut om hur man ska följa upp styrdokumentets tillämpning och effekter. Den som beslutar om styrdokumentet är också den som ska besluta om uppföljning. I beslutet bör uppföljande instans anges. Typer av styrdokument Det ska i huvudsak finnas fyra typer av styrdokument 1. Policyer - Policyer ska ange allmänna mål som ska eftersträvas och/eller värden som ska beaktas. - Policyer gäller tills vidare varför gamla måste upphävas när de blir inaktuella. - Policyer ska följas upp fortlöpande om inget annat beslutas. - Policyer bör som regel kompletteras med andra typer av styrdokument för att målen ska kunna förverkligas. 2. Planer - Planer ska ange så konkreta mål och/eller åtgärder som möjligt. - Planer ska som regel ha en begränsad giltighetstid. - Planers genomslag i verksamheten ska som huvudregel följas upp efter periodens slut. Uppföljning kan också ske fortlöpande under perioden. - Planer kan vid behov kompletteras med uppdrag som konkretiserar eller periodiserar planen. 3. Regler - Regler utgör den mest konkreta formen av styrdokument. - Regler gäller tills vidare, varför gamla regler måste upphävas när de blir inaktuella. - Regeltillämpningen ska som regel fortlöpande följas upp genom exempelvis revisioner av olika slag. 4. Handläggningsordning Handläggningsordningar reglerar en annan dimension av universitetets arbete än de tre övriga formerna av styrdokument, nämligen formerna för arbetet med att implementera övriga styrdokument och annan styrning. Används ändå samma karaktäristika för att beskriva handläggningsordningarna så kan de sägas ha följande egenskaper; - Handläggningsordningar har i huvudsak en hög grad av konkretion. 4 (6)
- Handläggningsordningar gäller i allmänhet tills vidare. - Handläggningsordningars tillämpning och funktion ska fortlöpande följas upp. - Handläggningsordningar kompletteras med de styrdokument som organet ska tillämpa i sitt arbete. Handläggningsordningar kan med fördel samordnas med olika typer av handböcker och rutinbeskrivningar. Föreskrivna styrdokument och etablerat språkbruk Överordnade författningar reglerar i vissa fall vilka styrdokument universitetet måste ha. Den föreskrivna benämningen på dessa ska användas oavsett om styrdokumentet har de egenskaper som universitetets egen begreppsbildning förutsätter. Dessutom kan det allmänna språkbruket vara så etablerat att det är olämpligt att använda någon annan benämning än den etablerade. Exempel på det senare är benämningen budget för ett ekonomiskt plandokument. Tydlighet Effektiv styrning förutsätter tydliga styrdokument. Vid utformningen av styrdokument ska därför följande eftersträvas. Möjliga konsekvenser (ex ekonomiska, organisatoriska och/eller kompetensmässiga) av ett styrdokuments införande ska analyseras och formuleras. Styrdokumentet ska vara tydligt med vilka beslut eller handlingar som är tillåtna respektive inte tillåtna. Varje enskilt styrdokument ska i möjligaste mån endast innehålla ett slag av normer. Om det likväl ter sig mest praktiskt att infoga flera slag av normer i ett och samma styrdokument så ska detta förhållande synas i styrdokumentets rubrik. (Exempelvis Policy och regler för ) De båda slagen av normer ska då tydligt skiljas åt i dokumentet. Om det bedöms lämpligt att till styrdokumentets normer foga element från andra slag av styrdokument, t.ex. lag och förordning eller befintliga interna policyer, så ska det tydligt anges varifrån dessa andra element är hämtade. De styrande elementen i ett styrdokument ska inte skymmas av annan information. Finns ett informationsbehov utöver behovet av att introducera dokumentets styrande element ska sådan information lämnas som kringinformation i samband med publicering och implementering. Styrdokumenten ska ha ett enkelt och lättfattligt språk. Styrdokument ska vara författande på svenska med engelsk översättning. Undantag från denna regel kan enbart fattas av beslutande instans och motiv för detta ska anges i underlaget. Översättning ska som regel finnas i direkt samband med beslutstillfället eller skyndsamt tas fram efter beslut. 5 (6)
Beslut och kungörande Ansvarig handläggare/instans för implementeringen ansvarar för att styrdokumentet sprids till berörda på ett ändamålsenligt sätt. Vid beslut om styrdokument ska beslutsunderlaget bestå av en föredragningspromemoria med motiv till beslutet samt, som separat dokument, det föreslagna styrdokumentet. Föredragande svarar för att det föreslagna styrdokumentet är förenligt med direktiven i denna handläggningsordning samt är utformat enligt mallar för styrdokument. I promemorian ska anges vilka gamla styrdokument som upphör med anledning av beslutet. Alla styrdokument, tillsammans med översättning, ska i sin originalversion skyndsamt publiceras på universitetets webbplats för styrdokument efter det att beslut är fattat och har trätt i laga kraft. Förutom publicering på universitetets webbplats bör styrdokumentet med fördel kommuniceras via andra kanaler. 6 (6)