BESLUTSUNDERLAG 1/2 2015-04-15 Dnr: RS 2015-277 Regionstyrelsen Samrådsstruktur mellan Region Östergötland och länets kommuner Bakgrund Enligt lag (2010:630) om regionalt utvecklingsansvar i vissa län ska Region Östergötland samverka med länets kommuner. I det Samverkansavtal om regionalt utvecklingsarbete i Östergötland som tecknades mellan länets kommuner och Landstinget i Östergötland 2014 slås fast att: Parterna är överens om att ett kraftfullt utvecklingsarbete som drivs av flera olika aktörer förutsätter samråd och samverkan på olika nivåer. I samma avtal sägs vidare att: Parterna är överens om att regionen ansvarar för att upprätthålla arenor för samråd och samverkan, primärt mellan kommunerna och regionen, men också vid behov med andra aktörer med ansvar inom de sakområden som beskrivs i denna överenskommelse. I bifogad skrivelse beskrivs ett förslag till struktur för samråd mellan Region Östergötland och länets kommuner. Förslaget har utarbetats i samråd med företrädare för länets kommuner. Avsikten är att strukturen och arbetsformerna kontinuerligt ska utvärderas och utvecklas för att nå önskat syfte. Regionstyrelsen föreslås besluta a t t a t t fastslå Samrådsstruktur mellan Region Östergötland och länets kommuner enligt bifogad skrivelse samt skicka skrivelsen för kännedom till länets kommuner
BESLUTSUNDERLAG 2/2 2015-04-15 Dnr: RS 2015-277 Barbro Naroskyin Regiondirektör Mikael Borin Biträdande regiondirektör/ ekonomidirektör
SKRIVELSE 1/3 Samrådsstruktur mellan Region Östergötland och länets kommuner Inledning Enligt lag (2010:630) om regionalt utvecklingsansvar i vissa län ska Region Östergötland samverka med länets kommuner. I det Samverkansavtal om regionalt utvecklingsarbete i Östergötland som tecknades mellan länets kommuner och Landstinget i Östergötland 2014 slås fast att: Parterna är överens om att ett kraftfullt utvecklingsarbete som drivs av flera olika aktörer förutsätter samråd och samverkan på olika nivåer. I samma avtal sägs vidare att: Parterna är överens om att regionen ansvarar för att upprätthålla arenor för samråd och samverkan, primärt mellan kommunerna och regionen, men också vid behov med andra aktörer med ansvar inom de sakområden som beskrivs i denna överenskommelse. Nedan beskrivs struktur för samråd mellan Region Östergötland och länets kommuner. Avsikten är att strukturen och arbetsformerna kontinuerligt ska utvärderas och utvecklas för att nå önskat syfte. Strategiskt samråd Ett politiskt strategiskt samråd genomförs ca en gång per månad. Kommunerna representeras av respektive kommunstyrelseordförande. Regionen representeras av ordförande i respektive styrelse/nämnd. Vid två tillfällen per år utökas samrådet för bredare förankring så att kommunerna även har en representant från oppositionen. Biträdande regiondirektören utgör, som representant för det strategiska samrådet på tjänstemannanivå, tjänstemannastöd i det strategiska samrådet. I det strategiska samrådet hanteras frågor som är av strategisk betydelse för regionens långsiktiga utveckling. I detta samråd hanteras i huvudsak frågor som ska beslutas av kommun-/regionstyrelse respektive kommun-/regionfullmäktige. Samrådet kan även behandla frågor som lyfts till samrådet av respektive politiskt sakområdessamråd. men där det formella beslutsmandatet ligger på respektive nämnd i kommunerna och Region östergötland. Sakområdessamråd Hälso- och Sjukvårdsnämnden (HSN), Regionutvecklingsnämnden (RUN) och Trafikoch samhällsplaneringsnämnden (TSN) ansvarar för politiska sakområdessamråd inom
SKRIVELSE 2/3 sina respektive ansvarsområden. I nedanstående tabell redovisas regionstyrelsens och respektive nämnds ansvarsområden enligt regionen reglemente. Regionstyrelsen Övervakar att de fastställda målen och planerna för regionens verksamheter och ekonomi följs. Övergripande arbetsgivar- och arbetsmiljöansvar inklusive personal- och kompetensförsörjning Ansvarig för regionens interna strategiska miljöarbete Tillgodose befolkningens behov av hälso- och sjukvård Hälso- och Sjukvårdsnämnden Regionutvecklingsnämnden Ansvar för att främja hållbar ekonomisk tillväxt och ökad sysselsättning i Östergötland. Arbeta för att förbättra regionens attraktivitet och utveckla besöksnäringen Arbeta för ett rikt och aktivt kultur-, naturoch friluftsliv i länet Trafik- och samhällsplaneringsnämnden Regional utvecklingsplanering inkl översiktlig planering/ samhällsbyggnad Följa upp och aktualisera det regionala utvecklingsprogramm et, RUP Infrastruktur och kollektivtrafik Ägaransvar för regionens bolag Övergripande och samordnande regionalt utvecklingsansvar inkl RUP Forskning och utveckling Samordning av regionens internationella arbete Ansvara för att driva, utveckla och samordna regionens folkhälsoarbete Förbättra kompetensförsörjning en i länet Nämnden är styrelse för Lunnevads folkhögskola och skolstyrelse för Naturbruksgymnasiet Landsbygdsutveckling Energi och klimat HSN har ett Sakområdessamråd vård och omsorg och formerna för detta samråd regleras liksom tidigare i separat avtal. RUN har två samråd. Ett Sakområdessamråd kompetensförsörjning, företagande och attraktivitet och ett Sakområdessamråd kultur. TSN har ett Sakområdessamråd kollektivtrafik, infrastruktur och samhällsplanering
SKRIVELSE 3/3 Presidiet i respektive nämnd representerar regionen. Kommunerna representeras av sakområdesansvariga politiker. Hälso- och sjukvårdsdirektören utgör tjänstemannastöd i HSN s sakområdessamråd. Regionutvecklingsdirektören utgör tjänstemannastöd i RUN s och TSN s sakområdessamråd. Beredande tjänstemannagrupper För att stötta de politiska samrådsgrupperna finns tjänstemannagrupper med ansvar att bereda ärenden till de politiska samråden. Regionen ansvarar för att upprätthålla dessa beredande tjänstemannagrupper. En tjänstemannagrupp, bestående av kommunchefer/-direktörer samt biträdande regiondirektör och regionutvecklingsdirektör, har en beredande funktion till det politiska strategiska samrådet. Gruppen ansvarar också för att säkerställa att frågor hanteras i rätt samrådsgrupp och att identifiera vilka frågor som behöver lyftas i det strategiska samrådet. Utöver de politiska samråden och de beredande tjänstemannamötena inför samråd, så kan andra möten organiseras mellan regionen och kommunerna för att hantera gemensamma frågor. Dessa möten betraktas inte som en del av den formella samrådsstrukturen. Praktisk hantering av frågor och möten En viktig princip är att alla parter äger rätt att initiera ärenden i samråden. För att tydliggöra hanteringen bör alla ärenden gemensamt kategoriseras som något av följande: 1) Regional fråga där regionen är beslutande 2) Gemensam fråga mellan kommuner och region 3) Kommunal fråga för alla eller några kommuner Inför ett ställningstagande i samråden ska i möjligaste mån ett skriftligt underlag utarbetas och distribueras av den part som äger och därmed är föredragande i ärendet. Samråden ska vidare planeras på ett sådant sätt att det är möjligt för samma person att delta både i sakområdessamråd och strategiskt samråd utan för mycket tidsförlust.