Kommunikationsplan för Södermanlands miljö- och klimatråd
Bakgrund Miljö- och klimatrådets syfte är att vara en arena för en bred diskussion kring de viktigaste miljöutmaningarna och de prioriteringar av åtgärder som bör göras i länet. Rådet är styrgrupp för arbetet med åtgärdsprogrammet och den samordnande kraften i länet för att arbeta mot de nationella miljökvalitetsmålen. Kommunikationsplanen för Miljö- och klimatrådet ska ge förutsättningarna för att kommunikation av rådets arbete sker på ett likartat sätt inom de medverkande organisationerna. Kommunikationsplanen ska vara ett hjälpmedel för att nå ut med information från rådet till de definierade målgrupperna. Övergripande kommunikationsmål Att nå ut med information om rådets arbete till de definierade målgrupperna och samtidigt inspirera och engagera enskilda organisationer och medarbetare till fortsatt miljö- och klimatarbete. Att nå ut med arbetets meningsfullhet är ett viktigt mål med kommunikationen. I kommunikationen är det viktigt att lyfta insatsernas betydelse på regional nivå. Som grund för kommunikationen bör därför gemensamma prioriteringar beskrivas och det behöver finnas samförstånd kring dem. En målsättning med kommunikationen blir således även att skapa en förståelse för de prioriteringar och insatser som görs samt kopplingen till valen utifrån länets förutsättningar. Övergripande prioriteringar för arbetet med länets åtgärdsprogram för miljömålen gjordes vid arbetets start då fyra arbetsgrupper bildades som var och en adresserar en eller flera av de nationella miljömålen: Miljömål Biologisk mångfald Energi och klimat Miljögifter i vardagen Vatten Begränsad klimatpåverkan Frisk luft Bara naturlig försurning Giftfri miljö Skyddande ozonskikt Säker strålmiljö Ingen övergödning Levande sjöar och vattendrag Grundvatten av god kvalitet Hav i balans samt levande kust och skärgård Myllrande våtmarker Levande skogar Ett rikt odlingslandskap Storslagen fjällmiljö God bebygd miljö Ett rikt växt- och djurliv Inom respektive temaområde bör prioriteringar utifrån länets förutsättningar göras som sätter ramarna för arbetet inom Åtgärdsprogram för Södermanlands miljö. Dessa prioriteringar ligger sedan till grund för rådets arbete och kommunikation.
Målgrupper Primär målgrupp Primär målgrupp för miljö- och klimatrådet är de målgrupper som medlemmarna i rådet definierat. Tabell över primära målgrupper för respektive medlem i rådet. Kommuner Landstinget Länsstyrelsen Energikontoret Handelskammaren Lokalpolitiker Landstingspolitiker Tjänstemän Kommuner Tjänstemän Tjänstemän Tjänstemän Regeringen SMF Medlemsföretag Berörda förvaltningar Berörda enheter Länsstyrelser Energikontoren Sverige Kommunala bolag FEDEREN Skogsstyrelsen SKTM Regionförbundet LRF Tjänstemän Tjänstemän Tjänstemän Företagare inom gröna näringarna Skogsägare Regionala politiker Regionala politiker Markägare Skogsförvaltare Skogsbolag Entreprenörer Ideella föreningar Vad vill målgrupperna veta? Vad som sker i arbetet med Åtgärdsprogram för Södermanlands miljö Resultat av arbetet med Åtgärdsprogram för Södermanlands miljö Miljö- och klimatrådets uppgift samt aktiviteter kopplade till rådet Miljö- och klimatrådets arbetes betydelse för den egna organisationen samt dess definierade målgrupper Medlemmarnas bidrag till rådets arbete Hur medlemmarna i rådet samt dess definierade målgrupper påverkas av de beslut som rådet fattar Sekundär målgrupp Allmänheten är sekundär målgrupp. Målgruppen kan utvecklas ytterligare genom att tänka igenom vilken information målgruppen tycker är intresseväckande, och vilka delmålgrupper inom allmänheten som vi är mest intresserade av att nå med informationen.
Vad vi vill förmedla (budskap) Tillsammans tar vi ansvar för framtiden en gemensam slogan för Miljö- och klimatrådet att samlas kring. Meningen kan med fördel användas i kommunikationen av rådets arbete då den kan förmedla en känsla av samhörighet och igenkänning. Utifrån Miljö- och klimatrådets syfte vill vi med kommunikationen förmedla: Samsyn Delaktighet Samordning Genomslag Angelägenhet/brådska (Vi måste göra något nu!) Kommunikationen ska syfta till att skapa förståelse för miljö- och klimatfrågorna. Hur det ser ut och behovet av åtgärder, samt hur Miljö- och klimatrådets arbete innebär mervärde för individen och länet. Kommunikationen ska betona möjligheter i miljöarbetet: Det finns mycket som behöver göras nu men i detta ligger också stora möjligheter för länets utveckling.
Hur vi kommunicerar (kanaler) All kommunikation bör ta sin utgångspunkt i det budskap som formulerats under föregående avsnitt (4). Pressmeddelande När? Används för att förmedla viktiga händelser eller beslut med anknytning till rådets arbete. Hur? Rådet beslutar att ett pressmeddelande ska gå ut och vad det ska innehålla. Länsstyrelsen går ut med ett pressmedelande efter avstämning med rådet avseende utformning och innehåll. Rådet utser en lämplig kontaktperson för innehållet i pressmeddelandet. Vem som är kontaktperson kan variera avseende på meddelandets innehåll. Extern webb När? Mer omfattande information från rådets arbete förmedlas via organisationernas externa webbsidor. Hur? Länsstyrelsen publicerar information på webben som andra organisationer sedan kan länka till eller använda som utgångspunkt vid uppdatering av de egna hemsidorna. Alternativt beslutas på rådet vilket innehåll informationen som ska kommuniceras ska ha och varje organisation ansvarar sedan för uppdatering på sina respektive hemsidor. Vilket alternativ som väljs beslutas av rådet och kan variera med avseende på vilken typ av information som ska kommuniceras. Sociala medier När? För snabb, kortfattad och intresseväckande information om händelser eller aktiviteter med anknytning till rådets arbete. Sociala medier kan också användas för att på ett enkelt sätt berätta om rådets arbete över tid. Hur? Varje organisation kan själv besluta om när man vill använda sig av sociala medier samt innehållet i informationen man förmedlar. Arrangemang Information om rådet i samband med konferenser (t.ex. regionala miljömålsdagar) och i samband med åtgärder (t.ex. vattenvecka).
Strategier för kommunikation Följa mediecykeln. Kommunikation i samband med t.ex. Earth Hour, världsmiljödagen, internationella vattendagen, i samband med stora internationella händelsen (t.ex. klimatavtalet). På detta sätt kan rådets arbete sättas i ett större sammanhang. Konkretisera rådets arbete genom att visa vad som händer i åtgärdsarbetet. Tonen ska vara saklig och inspirerande. Vara tydliga med allvaret i frågan men entusiastiska inför möjligheterna. Det är viktigt att vi i kommunikationen benämner rådet Miljö- och klimatrådet i Södermanlands län. Övrigt Grafiska riktlinjer Enklare grafiska riktlinjer har utarbetats i samband med framtagningen av överenskommelser och avsiktsförklaring. För att öka igenkänningen av arbete kopplat till processen med åtgärdsprogram för miljömålen samt Miljö- och klimatrådet kan de grafiska riktlinjerna med fördel användas vid kommunikationen. Ett särskilt dokument med beskrivning av de grafiska riktlinjerna bifogas kommunikationsplanen. Beskrivning av rådets syfte Kommunikation från rådet kan efterföljas av en gemensam förklarande text om rådets syfte: Miljö- och klimatrådets syfte är att vara en arena för en bred diskussion kring de viktigaste miljöutmaningarna och de prioriteringar av åtgärder som bör göras i länet. Rådet är styrgrupp för arbetet med åtgärdsprogramet och den samordnande kraften i länet för att arbeta mot de nationella miljökvalitetsmålen.
Kommunikationsplan