1(7) Antagen av regionstyrelsen 2016-12-16, 10 Policyn anger förhållningssätt, lagstiftning, giltighet och ansvar för intern och extern kommunikation. Förhållningssätt Region Värmland är en offentlig, politiskt styrd och skattefinansierad organisation. Invånarnas rätt till information om vår verksamhet är grundläggande och självklar. Region Värmlands kommunikation vilar på organisationens värdegrund lyhördhet, handlingskraft och kompetens och ska fungera som ett strategiskt verktyg för att uppnå verksamhetens vision och mål. Vi ska agera planerat, trovärdigt, professionellt och uppmuntra till dialog i all kommunikation såväl internt som externt. En enhetlig och genomtänkt kommunikation bidrar till att stärka Region Värmland som organisation. Vår kommunikation ska vara: Saklig informationen ska vara korrekt och relevant Begriplig vi ska använda ett språk som är enkelt och tydligt Tillgänglig den som efterfrågar information ska enkelt och snabbt kunna ta del av den Offensiv vi är öppna för nya sätt att kommunicera, tar initiativ och strävar efter att ligga steget före Målgruppsanpassad budskap och kanal ska anpassas för att på bästa sätt nå målgruppen Kompletterande dokument n kompletteras med följande dokument Grafisk profil Handboken Schyst en inspirationskälla till jämlik kommunikation Sponsringspolicy Riktlinjer för tillämpning av Region Värmlands kommunikationspolicy Krishanteringsplan Region Värmland - kommunalförbund Postadress Box 1022 651 15 KARLSTAD Besöksadress Lagergrens gata 2 Telefon 054-701 10 00 vx Fax 054-15 85 80 E-post kansliet@regionvarmland.se Hemsida www.regionvarmland.se Orgnr 222000-1362 Bankgiro 161-7596
2(7) Lagstiftning Som offentligt organ har Region Värmland följande att ta hänsyn till: Regeringsformen, som reglerar allas rätt till åsiktsfrihet och yttrandefrihet. Tryckfrihetsförordningen och Yttrandefrihetsgrundlagen som ger meddelarfrihet offentlighetsanställdas rätt att lämna information till medier i publiceringssyfte. Meddelarfriheten kompletteras med ett förbud för arbetsgivaren att efterforska källan. Offentlighets- och sekretesslagen. Alla handlingar som kommit in till, eller upprättats av myndigheten är allmänna och offentliga, med undantag av de som faller under offentlighets- och sekretesslagen. Lagen om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk, som reglerar när och hur man får använda andra personers foton, texter och bilder. Andra lagar som är viktiga att ta hänsyn till när vi kommunicerar är Förvaltningslagen, som bland annat reglerar Region Värmlands serviceskyldighet gentemot medborgare och allmänhet. Personuppgiftslagen, som handlar om att skydda personuppgifter så att den personliga integriteten inte kränks. Kommunallagen, som reglerar kommuners och landstings befogenheter. Giltighet n gäller för alla Region Värmlands verksamheter. Ansvar Alla medarbetare inom Region Värmland har ett ansvar för att bidra till: god kommunikation, såväl intern som extern, genom att hämta, förmedla och söka information. öppenhet och delaktighet genom att kommunicera med kollegor, chefer och externa målgrupper. Regionstyrelsen är via regiondirektören ytterst ansvarig för Region Värmlands övergripande kommunikation. Regionråden har ansvar för den politiska kommunikationen som rör Region Värmland. För de frågor som rör kollektivtrafiknämnden ansvarar nämndens ordförande. Kommunikationschefen har ett övergripande ansvar för organisationens interna och externa rutiner och kanaler vid kommunikation, samt ansvar för policy-, webb- och varumärkesfrågor. Detta inbegriper exempelvis att: leda Kommunikationsstaben och organisationens kommunikatörer planera, samordna, ta fram strategier och riktlinjer för kommunikation samt att följa upp och utvärdera dessa att ge råd och stöd i strategiska kommunikationsfrågor
3(7) Varje chef/verksamhetsledare/rektor/projektledare/strateg har kommunikationsansvar inom sitt område såväl internt som externt. Internt innebär det att till de egna medarbetarna kommunicera sådant som rör mål, strategier, organisation, ekonomi och aktuella frågor för såväl den egna verksamheten som organisationen som helhet. Det handlar om att ge medarbetarna möjlighet till delaktighet. Chef/verksamhetsledare/rektor/projektledare/ har även ansvar för att kommunikationsflödet fungerar inom och mellan den egna verksamheten och ledningen samt med övriga organisationen. Externt innebär det att i samråd med Kommunikationsstaben planera och genomföra kommunikationsinsatser för den egna verksamheten. Vid planering av alla större event/projekt åligger det varje chef/ verksamhetsledare/rektor/projektledare att se till att det finns resurser för kommunikationsinsatser i verksamhetens/projektets budget. Ansvar vid mediekontakter Region Värmland ska välkomna mediernas granskande roll. Därför är det viktigt att alla anställda känner till att de omfattas av meddelarfriheten - en grundlagsskyddad rätt att utan konsekvenser lämna information och uppgifter till media eller författare för offentliggörande. Meddelarskyddet innebär också ett förbud för arbetsgivaren att efterforska vem som lämnat uppgiften. När Region Värmland kontaktas av medier ska de få ett professionellt bemötande, snabb tillgång till korrekt information och vid behov hänvisas till relevant kontaktperson. Region Värmlands kontaktperson i mediefrågor är i första hand kommunikationschefen eller annan utsedd person vid Kommunikationsstaben. Om Region Värmlands medarbetare kontaktas av medier och känner behov av att få råd i medierelaterade frågor kan de vända sig till Kommunikationsstaben. Kommunikationsstaben ansvarar för planerade mediekontakter och beslutar i samråd med chef/verksamhetsledare/rektor/projektledare om i vilka fall exempelvis pressmeddelanden och presskonferenser ska skrivas respektive hållas. Vem som uttalar sig vid planerade mediekontakter diskuteras i samråd med Kommunikationsstaben. Huvudsakliga talespersoner i politiska och organisationsövergripande frågor är regionråden. För frågor som rör kollektivtrafiknämndens ärenden är kollektivtrafiknämndens ordförande talesperson. Vid frågor som rör verksamheter och sakfrågor är regiondirektör, biträdande regiondirektör, chef, verksamhetsledare eller sakkunnig tjänsteman huvudsaklig talesperson alternativt kompletterar de regionråd och ordförande för kollektivtrafiknämnden med sin sakkunskap.
4(7) Intern kommunikation Den interna kommunikationen avser den kommunikation som sker inom organisationen Region Värmland. Internkommunikation ska vara en integrerad del i all verksamhet och bör beskrivas i verksamhetsplanen. Region Värmlands chefer och verksamhetsledare tar ansvar för och utvecklar sitt kommunikativa ledarskap. Det innebär att de ser kommunikation som en ledstjärna och ett strategiskt verktyg för att driva verksamheten framåt. Syfte Den interna kommunikationen ska bidra till att alla anställda känner ansvar, motivation och delaktighet. Kommunikationen ska uppmuntra till engagemang och dialog och bidra till att en gemensam förståelse för och helhetssyn på verksamheten uppnås. Det ska i sin tur bidra till att alla anställda tar ansvar för den egna rollen och dess betydelse för den totala verksamheten. Utgångspunkter Dialog är vårt grundläggande synsätt på den interna kommunikationen. Det handlar inte om envägsinformation från ledningen ned i organisationen, utan om en process där alla anställda utbyter information med varandra. Kommunikationen ska bygga på respekt och lyhördhet. Alla medarbetare är aktörer och har ett ansvar för att bidra till god intern kommunikation genom att hämta, förmedla och söka information. Målgrupper aktörer Målgrupper och aktörer för den interna kommunikationen är: anställda regionråd Kommunikationskanaler Interna kommunikationskanaler väljs utifrån målgrupp och syfte med kommunikationsinsatsen. för kommunikation som rör det dagliga arbetet rekommenderas personlig kommunikation i kombination med arbetsmöten och information på intranätet för kommunikation om mål, riktlinjer, ekonomi och organisationsförändringar förordas stora informationsmöten som huvudkanal, i kombination med att mindre möten för den egna verksamheten och att beslut och underlag görs tillgängliga för alla på intranätet. när det gäller nyheter och information om det aktuella läget inom organisationen, vad som hänt och ska hända, är intranätet huvudkanal. huvudkanal när det gäller att forma vi-känslan är den muntliga dialogen vid personliga möten samt intranätet. information som berör alla/många ska i första hand läggas på intranätet och endast i särskilda fall skickas via e-post. Utseendemässigt ska den interna kommunikationen följa den grafiska profilen.
5(7) Extern kommunikation Den externa kommunikationen avser den kommunikation som i första hand är riktad till mottagare utanför organisationen Region Värmland. Syfte Extern kommunikation är ett verktyg som stärker våra möjligheter att genomföra vårt uppdrag samt att nå våra mål och visioner. Genom att långsiktigt och konsekvent förmedla en enhetlig bild av Region Värmland stärks organisationen och förknippas med vår värdegrund: lyhördhet, handlingskraft och kompetens. Region Värmland ska genom sitt agerande och sin kommunikation uppnå högt anseende inom och utanför Värmland, bland såväl politiska instanser, företag, organisationer som hos allmänheten. Utgångspunkter Kommunikation ska vara en integrerad del i all verksamhet och bör beskrivas i verksamhetsplanen. Region Värmlands chefer och verksamhetsledare tar ansvar för och utvecklar sitt kommunikativa ledarskap. Det innebär att man ser kommunikation som en ledstjärna och ett strategiskt verktyg för att driva verksamheten framåt. Alla medarbetare är aktörer och har ett ansvar för att bidra till god extern kommunikation genom att hämta, förmedla och söka information. All extern kommunikation ska följa Region Värmlands grafiska profil om inget annat har bestämts i samråd med Kommunikationsstaben. Målgrupper och intressenter Målgrupper och intressenter för den externa kommunikationen är: Region Värmlands styrelse och kollektivtrafiknämnd Region Värmlands medlemmar, det vill säga kommunerna och landstinget i Värmland riksdag, regering och statliga myndigheter intresseorganisationer näringsliv medier allmänheten vid Region Värmlands folkhögskolor potentiella kursdeltagare vid Region Värmlands folkhögskolor regioner, samverkansorgan och regionkommuner verksamhets- och projektspecifika målgrupper internationella kontakter
6(7) Kommunikationskanaler Beroende på vilken målgrupp och vilket innehåll den externa kommunikationen har ska lämplig kanal väljas: Mediekommunikation redaktionellt utrymme genom pressmeddelanden eller andra aktiviteter som medför publicitet. När det gäller medierelationer är det viktigt att vara proaktiv. Medieaktiviteter ska i god tid planeras i samråd med Kommunikationsstaben. o Pressmeddelanden används för att nå ut i olika frågor i syfte att få redaktionell publicitet. o Presskonferenser/pressträffar anordnas i särskilda fall där frågan bedöms ha ett högt nyhetsvärde eller är för komplex att förklara/beskriva i enbart ett pressmeddelande. Vid en pressträff finns möjlighet att ge många journalister och intressenter information samtidigt och möjlighet till diskussion och dialog. Masskommunikation köpt medieutrymme (exempelvis annonser i tidningar och tidskrifter, radio-/bio-/tv-reklam, Internetannonsering), eller utskick av direktreklam. Personlig kommunikation öppet hus, seminarier, föreläsningar, nätverk, referensgrupper, med mera. Webb regionvarmland.se är Region Värmlands främsta kanal för uppdaterad och snabb information. Webben som huvudkanal ska alltid övervägas eftersom den möjliggör snabb och kostnadseffektiv informationsspridning. Grundprincipen är att webben alltid ska vara en kompletterande kanal till andra kanaler för extern kommunikation. Digitala nyhetsbrev används för att kommunicera med en väl avgränsad målgrupp med riktad eller mer anpassad information. Nyhetsbrev ska följa Region Värmlands grafiska profil och utformas så att de lotsar besökare/läsare till regionvarmland.se eller andra relevanta webbkällor. Nyhetsbrev startas i samråd Kommunikationsstaben. Sociala medier är ett samlingsbegrepp för bland annat sociala nätverk, bloggar och vloggar. Används för att skapa relationer, främja dialog och dela kunskap med en väl definierad målgrupp. I sociala mediekanaler ska det tydligt framgå när Region Värmland är avsändare. Sociala mediekanaler startas i samråd Kommunikationsstaben. Trycksaker informations- och marknadsföringsmaterial. Angående utformning av trycksaker, se Region Värmlands grafiska profil. Kanaler när det gäller information till folkhögskolornas kursdeltagare ansvarar varje skolas lärare och rektor för.
7(7) Sponsring Kommunikationsstaben har ansvaret för att Region Värmland profileras i sammanhang och förknippas med de värden som önskas. Sponsring av olika events, föreningar och arrangemang är en del av marknadsföringen av organisationen. Våra huvudmän, allmänheten och anställda ska alltid känna förtroende för att Region Värmlands verksamhet bedrivs sakligt och korrekt. Därför ska noggranna överväganden göras i samtliga fall som rör sponsring. All sponsorverksamhet som inbegriper Region Värmland ska präglas av öppenhet och tåla granskning från mediernas och allmänhetens sida. Region Värmland har en sponsringspolicy där kriterierna för sponsring definieras. PR-aktiviteter I den mån Region Värmland initierar PR-aktiviteter ska dessa noga övervägas så att de stämmer överens med identiteten och den värdegrund vi arbetar utifrån. Kommunikationsstaben har övergripande ansvar för sådana insatser för att säkerställa enhetlighet. Kommunikation vid krissituation Intern och extern kommunikation i krissituationer påverkas ofta av att kommunikationsarbetet sker under press, tidsmässig och psykisk, med snabba prioriteringar och ställningstaganden. I en krissituation är det likafullt av största vikt att kommunikationssinsatserna planeras och genomförs på ett genomtänkt och strukturerat sätt; vilken information ska lämnas, vilka ska informeras när och av vem? Informationen ska alltid vara samstämmig till alla målgrupper och ska enbart baseras på kontrollerade fakta. En särskild plan för hantering av krissituationer finns och i denna ingår riktlinjer för kriskommunikation. Revidering Kommunikationsstaben ansvarar för revidering av policyn. Revidering sker vid behov men bör ske minst en gång per mandatperiod.