1/32 Datum Handläggare 2016-01-20 Anne-Marie Ögren Eva Engdahl Gäfvert ESV-dnr Sara Lundmark-Edelstam 4.1-450/2015 Koncernvärdesfrågor till EA-värdet 2015 1 Finansiella befogenheter... 3 K1 Tilldelat anslagsutrymme... 3 K2 Räntekontokredit... 4 K3 Beställningsbemyndiganden... 5 K4 Låneram... 7 K5 Övriga krediter... 8 2 Intern kontroll... 9 K6 Avgiftssamråd... 9 K7 Budgetprognoser till ESV... 10 K8 Inkomstliggaren... 12 K9 Handlingar inom budgetprocessen... 13 K10 Budgetprognos till regeringen... 14 3 Redovisning... 15 K11 Rapportering av utfall på statens budget... 15 K12 Rapportering av resultat- och balansräkningsinformation... 17 K13 Rapportering av realekonomisk information och annan finansstatistik... 19 K14 Motpartsredovisning... 20 K15 Avstämning av betalningsvägar... 22 4 Övrigt... 23 K16 Särskild information i statsredovisningen om personaluppgifter... 23 K17 Särskild information i statsredovisningen om garantiförbindelser och övriga ansvarsförbindelser... 25 K18 Matrikeluppgifter för statlig tjänstepension... 27 K19 Årlig revision... 29 K20 Revision av EU-medel... 30 K21 Hyresavtal till ESV... 32
2/32 Information om hur EA-värderingen genomförs finns att hämta på ESV:s webbplats www.esv.se under ämnesområdet EA-värdering. Rådgivning vid tillämpning av ekonomiadministrativa bestämmelser lämnas av de myndigheter som meddelar föreskrifter eller som har till uppgift att ge stöd.
3/32 1 Finansiella befogenheter K1 Tilldelat anslagsutrymme Har myndigheten hållit sig inom tilldelat anslagsutrymme? Bedömningen avser anslagsutrymmet (inklusive kredit, överföringsbelopp och eventuellt medgivet överskridande) per anslag, anslagspost eller delpost efter den slutliga inrapporteringen för 2015 till statsredovisningen. Svaret Ja ges om myndigheten har: 1. hållit sig inom tilldelat anslagsutrymme för alla anslag, anslagsposter och delposter som myndigheten disponerar. Svaret Nej ges om myndigheten har: 1. överskridit anslaget eller någon post från första kronan. Svaret E/T ges om myndigheten: 1. inte disponerar något anslag. Svaret Delvis ges inte på denna fråga. 6-10 anslagsförordningen (2011:223) inklusive föreskrifter och allmänna råd.
4/32 K2 Räntekontokredit Har myndigheten bedrivit sin verksamhet utan att överskrida sin räntekontokredit? Ramen för myndighetens krediter framgår av regleringsbrevet eller annat beslut av regeringen. Svaret Ja ges om myndigheten: 1. inte vid något tillfälle har överskridit kreditramen. Svaret Delvis ges om myndigheten: 1. tillfälligt har överskridit kreditramen med högst fem bankdagar vid högst ett tillfälle och med ett i relation till myndighetens kreditram litet belopp (högst 10 % av kreditramen). Svaret Nej ges om myndigheten: 1. inte uppfyller kriterier för ja eller delvis. Svaret E/T ges om myndigheten: 1. saknar kreditram. 3 kap 2 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) inklusive allmänna råd.
5/32 K3 Beställningsbemyndiganden Har myndigheten hållit sig inom sina beställningsbemyndiganden och i tid rapporterat särskild information gällande dessa till informationssystemet Hermes? Uppgifter om beställningsbemyndiganden är en sådan uppgift som behövs för att upprätta en årsredovisning för staten och därför ska redovisas särskilt. En myndighets beställningsbemyndigande är de åtaganden som myndigheten ingått men som avser kommande år. Myndighetens beställningsbemyndiganden redovisas i anslagsredovisningen i årsredovisningen. Myndighetens rapportering i Hermes ska överensstämma med vad som redovisas i årsredovisningen. Svaret Ja ges om myndigheten har: 1. beställt varor eller tjänster eller beslutat om bidrag, ersättning, lån eller liknande som medför utgifter under följande budgetår, endast inom tilldelat beställningsbemyndigande eller enligt undantagsregeln i 17 2 st. anslagsförordning (2011:223) och 2. rapporterat utfallet på utestående åtaganden vid årets slut på ett korrekt sätt som särskild information i informationssystemet Hermes senast den 23 februari. Svaret Delvis ges om myndigheten: 1. har rapporterat utestående beställningsbemyndiganden som särskild information i informationssystemet Hermes med en mindre felaktighet oberoende av hur många beställningsbemyndiganden myndigheten har eller 2. rapporterat i tkr (tusentals kronor) i stället för kronor i Hermes även om felet då blir mer än 10 % av tilldelad ram eller 10 miljoner kronor. Med mindre felaktighet menas att felaktigheten inte uppgår till 10 % av tilldelad beställningsbemyndiganderam på respektive anslags- eller postnivå eller 10 miljoner kronor. Svaret Nej ges om myndigheten har rapporterat: 1. utestående beställningsbemyndiganden som har en felaktighet som överstiger 10 % av tilldelat beställningsbemyndiganderam eller 10 miljoner kronor eller 2. fel i både årsredovisning och i Hermes. Svaret E/T ges om myndigheten:
6/32 1. saknar beställningsbemyndiganden 17 anslagsförordningen (2011:223) inklusive föreskrifter och allmänna råd. 6 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag 21 förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive föreskrifter och allmänna råd, framförallt punkt 6 i föreskrifterna, 6 Rapportering för helt år, Särskild information. I rapporten Koncernrapportering i staten (2011:37) framgår hur myndigheten ska inrapportera uppgifter om beställningsbemyndiganden enligt ovan.
7/32 K4 Låneram Har myndigheten hållit sig inom ramen för lån till anläggningstillgångar? Regeringen beslutar för varje budgetår det högsta beloppet för en myndighets lån avseende finansiering av investeringar. Beloppet framgår av respektive myndighets regleringsbrev eller annat beslut av regeringen. Det högsta beloppet för en myndighets lån är gränsen för vad myndigheten vid varje given tidpunkt får ha som låneskuld hos Riksgäldskontoret. Med låneskuld avses summan av avistalån och i förekommande fall bundna lån som avser anläggningstillgångar som används i verksamheten. Svaret Ja ges om: 1. myndighetens lån inte vid något tillfälle har överskridit tilldelad låneram. Svaret Delvis ges inte på denna fråga Svaret Nej ges om: 1. myndighetens lån vid något tillfälle har överskridit den tilldelade låneramen Svaret E/T ges om myndigheten saknar låneram 2 kap 1 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) inklusive föreskrifter och allmänna råd.
8/32 K5 Övriga krediter Har myndigheten bedrivit verksamheten utan att överskrida ramen för övriga krediter? Regeringen beslutar för varje budgetår om det högsta beloppet för en myndighets krediter. En kredit kan vara knuten till myndighetens räntekonto, räntekontokrediten, eller avse andra krediter i Riksgäldskontoret. Ramen för myndighetens krediter framgår av regleringsbrevet eller annat beslut av regeringen. Denna fråga gäller inte myndighetens räntekontokredit utan övriga krediter i Riksgäldskontoret. Svaret Ja ges om myndigheten: 1. inte vid något tillfälle har överskridit ramen för övriga krediter. Svaret Delvis ges om myndigheten: 1. tillfälligt har överskridit kreditramen med högst fem bankdagar vid högst ett tillfälle och 2. med ett i relation till myndighetens kreditram litet belopp (högst 10 % av kreditramen) som inte ger anledning för myndigheten att vidta annan åtgärd än att reglera överskridandet. Svaret Nej ges om myndigheten: 1. inte uppfyller kriterier för ja eller delvis. Svaret E/T ges om myndigheten: 1. saknar ram för övriga krediter 3 kap 2 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) inklusive allmänna råd
9/32 2 Intern kontroll K6 Avgiftssamråd Har myndigheten fullgjort den årliga samrådsskyldigheten avseende de avgifter som tagits ut? Myndigheten ska varje år samråda med ESV om de avgifter myndigheten tar ut eller avser att ta ut i sin avgiftsbelagda verksamhet. Samråd ska ske årligen även om myndigheten avser att behålla avgifterna oförändrade. Avgifter som tas ut med stöd av 4 avgiftsförordning omfattas av samrådsskyldigheten men inte av den ekonomiadministrativa värderingen. Samrådsskyldigheten gäller inte för de ansökningsavgifter som tas ut med stöd av 9-14 eller för avgifter för kopia av allmän handling som tas ut med stöd av 15-24 avgiftsförordningen. Svaret Ja ges om: 1. myndigheten har fullgjort den årliga samrådsskyldigheten för all avgiftsbelagd verksamhet förutom avgifter enligt 4, 9 och 15 avgiftsförordningen eller 2. ESV medgett undantag från samrådsskyldigheten för 2015. Svaret Delvis ges om myndigheten: 1. endast har samrått för en del av myndighetens avgifter eller 2. endast har samrått för en del av året, det vill säga om samrådsunderlag har inkommit först efter att avgiften har börjat tillämpas. Svaret Nej ges om myndigheten: 1. ej genomfört avgiftssamråd med ESV för 2015. Svaret E/T ges om myndigheten: 1. enbart tar ut avgifter med stöd av 4, 9 och 15 avgiftsförordningen 2. inte har någon avgiftsbelagd verksamhet eller 3. har undantagits från samrådsskyldigheten av regeringen. 7 avgiftsförordningen (1992:191) inklusive föreskrifter.
10/32 K7 Budgetprognoser till ESV Har myndigheten i rätt tid lämnat budgetprognoser till ESV av god kvalitet? ESV gör prognoser över inkomster och utgifter på statens budget. n gäller de myndigheter som ska rapportera prognoser för vissa anslag och inkomsttitlar på statens budget på ESV:s webbplats, Inrapportering ESV:s budgetprognoser. Det gäller alltså inte de prognoser som lämnas till regeringen och rapporteras in i informationssystemet Hermes. Med prognos avses i detta fall en prognos för ett anslag, en anslagspost eller en inkomsttitel vid ett tillfälle. Svaret Ja ges om myndigheten har: 1. lämnat prognoser som huvudsakligen haft en god kvalitet och 2. lämnat samtliga prognoser i rätt tid. Med rätt tid avses av ESV fastställt datum eller enligt lämnad dispens. Med god kvalitet menas här att myndigheterna, utifrån rådande omständigheter, har gjort prognoser (belopp, kommentarer och annat underlag) som ESV kunnat använda i prognosarbetet. Med rådande omständigheter menas att ESV vid bedömningen tagit hänsyn till att myndigheten gjort prognoser på verksamheter som senare har påverkats av externa faktorer, vilka myndigheten inte själv råder över. Exempel på detta är regeringsbeslut eller ett förändrat konjunkturläge. Svaret Delvis ges om myndigheten har: 1. lämnat prognoser som haft en mindre god men godtagbar kvalitet men i rätt tid eller 2. lämnat prognoser med god kvalitet men maximalt två dagar för sent vid ett tillfälle. Med godtagbar kvalitet menas här att prognoserna haft vissa kvalitetsbrister men ändå har kunnat utgöra ett underlag i ESV:s prognosarbete eller att de flesta prognoser vid samma tillfälle hållit god kvalitet medan kvaliteten på prognoserna för enstaka anslag och/eller inkomsttitlar inte har varit acceptabel. Vid bedömningen av kvalitet tar ESV också hänsyn till faktorer som grad av systematik vad gäller över-/underskattning av anslag/inkomsttitlar samt hur prognostiserad månadsfördelning förhållit sig till faktisk månadsfördelning.
11/32 Svaret Nej ges om myndigheten: 1. inte uppfyller kriterier för ja eller delvis. Svaret E/T ges om myndigheten: 1. inte är prognosmyndighet. 30 förordningen (2010:1764) med instruktion för Ekonomistyrningsverket. Se även 4 och 27.
12/32 K8 Inkomstliggaren Har myndigheten i rätt tid uppdaterat inkomstliggaren med god kvalitet? ESV ska varje år till regeringen lämna en förteckning över de bestämmelser som gäller för varje inkomsttitel. För varje inkomsttitel ska också anges vilka myndigheter som uppbär och redovisar inkomsterna och vad dessa avser. Denna förteckning baseras på de uppgifter som ESV i december varje år begär in från ett antal myndigheter. Svaret Ja ges om myndigheten har: 1. lämnat uppgifterna till inkomstliggaren med god kvalitet och 2. lämnat uppgifterna i rätt tid. Vid bedömning av god kvalitet tar ESV bl.a. hänsyn till att uppdateringar, till följd av förändringar i lagar och förordningar, är gjorda. Med rätt tid avses av ESV fastställt datum eller enligt lämnad dispens. Svaret Delvis ges om myndigheten: 1. har lämnat uppgifterna i rätt tid men med mindre god men godtagbar kvalitet eller 2. inte har lämnat uppgifter i rätt tid men de är av god kvalitet. Svaret Nej ges om myndigheten: 1. inte uppfyller kriterier för ja eller delvis. Svaret E/T ges om myndigheten: 1. inte redovisar inkomster på inkomsttitel i sådan omfattning att de tillfrågas för inkomstliggaren. 30 förordningen (2010:1764) med instruktion för Ekonomistyrningsverket. Se även 27, punkt 7.
13/32 K9 Handlingar inom budgetprocessen Har myndigheten i tid lämnat årsredovisning, delårsrapport och särskild dokumentation? n avser senast aktuella årsredovisning, delårsrapport och särskilda dokumentation som ska lämnas i den tid som regleras i förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Svaret Ja ges om myndigheten har: 1. lämnat årsredovisningen i tid. 2. lämnat delårsrapporten i tid 3. lämnat särskild dokumentation i tid. För myndigheter som inte ska upprätta delårsrapport eller lämna in särskild dokumentation mäts inte kriterium 2 respektive 3. Svaret Delvis ges inte på denna fråga. Svaret Nej ges om: 1. en eller flera av ovanstående handlingar inte har lämnats i tid. Svaret E/T ges inte på denna fråga. 1 kap 3, 2 kap 1-3, 8 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive föreskrifter och allmänna råd. För affärsverk gäller 10 kap 1-2 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.
14/32 K10 Budgetprognos till regeringen Har myndigheten i tid lämnat budgetprognoser till regeringen i informationssystemet Hermes? n gäller de prognoser som lämnas till regeringen enligt vad som föreskrivits i myndighetens regleringsbrev och som rapporteras i informationssystemet Hermes vanligen vid fem tillfällen varje år. Svaret Ja ges om myndigheten: 1. har lämnat samtliga prognoser i tid Svaret Delvis ges inte på denna fråga Svaret Nej ges om myndigheten: 1. inte har lämnat in samtliga prognoser i tid Svaret E/T ges om myndigheten: 1. inte är prognosmyndighet Regeringen beslutar för varje budgetår vilka myndigheter som ska lämna prognoser. Detta skrivs in i respektive myndighets regleringsbrev där även rapporteringstidpunkter anges.
15/32 3 Redovisning K11 Rapportering av utfall på statens budget Har myndigheten rapporterat utfallsinformation som påverkar utfallet på statens budget till statsredovisningen i rätt tid och utan felaktigheter? n omfattar utfall på anslagsposter och inkomstundertitlar, betalningar samt i förekommande fall beslutad annan särskild information. n mäter både den löpande månatliga rapporteringen och den rapportering som görs i samband med bokslutet. Felaktig rapportering kan vara att: ingen rapportering har skett rapportering skett på fel anslagpost/inkomstundertitel felaktigt belopp är rapporterat. Med felaktigt belopp avses ett fel eller en orimlighet som ESV har kunnat konstatera i sin uppföljning och analys av utfallet. en rättelse av inrapporterad information efter den 23 februari för en myndighet som inte är skyldig att upprätta särskild dokumentation enligt föreskrifter till 2 kap 3 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Att även rapportering av betalningar mäts i denna fråga beror på att rapporteringen av stora betalningar (även erhållna anslagsmedel) i vissa situationer påverkar poster på statens budget. Avstämningsfel och felaktigt rapporterade betalningar på mindre belopp mäts inte i denna fråga. Några myndigheter rapporterar även s.k. särskild information som påverkar statens budget månadsvis. Antal månadsfel beräknas, dels utifrån hur många gånger myndigheten gjort fel dels utifrån hur länge felen ligger kvar orättade. Att rapporteringen i övrigt inte är rättvisande och att rapporterade belopp inte överensstämmer med myndighetens redovisning under året och i årsredovisningen grundar ESV på uppgifter i avrapporterade revisionsdokument eller vad som i övrigt kommer fram i ESV:s uppföljning och analys av utfallet. n gäller inte realekonomisk rapportering som mäts i fråga K6.
16/32 För Riksgäldskontoret gäller frågan även nettoutlåningen och statens lånebehov. För Pensionsmyndigheten gäller frågan även ålderspensionssystemet vid sidan av statens budget. Svaret Ja ges om myndigheten månadsvis har rapporterat: 1. Utfallsinformation som påverkar statens budget utan felaktigheter. Svaret Delvis ges om myndigheten månadsvis har rapporterat: 1. utfallsinformation som påverkar statens budget med högst två felaktiga månadsrapporteringar eller 2. en felaktighet som är av sådan beloppsmässig omfattning att den har väsentlig betydelse för statens budget, eller 3. en rättelse av inrapporterad information som rör statens budget efter den 15 februari för en myndighet som inte är skyldig att upprätta särskild dokumentation. Svaret Nej ges om myndigheten: 1. haft minst tre felaktiga månadsrapporteringar eller 2. två felaktigheter som är av sådan beloppsmässig omfattning att de har väsentlig betydelse för statens budget. Svaret E/T ges en myndighet: 1. inte disponerar någon anslagspost och 2. inte ska rapportera på någon inkomstundertitel. 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive föreskrifter och allmänna råd, framförallt punkt 3 i föreskrifterna, Rapportering varje månad. 12-16 anslagsförordningen (2011:223) inklusive föreskrifter och allmänna råd.
17/32 K12 Rapportering av resultat- och balansräkningsinformation Har myndigheten rapporterat resultat- och balansräkningarna rätt till statsredovisningen? Vid inrapporteringen till statsredovisningen ska myndigheten använda de koder och benämningar som beslutats särskilt av ESV. För myndigheter som upprättar särskild dokumentation ska rapportering till statsredovisningen göras senast den 23 februari vad avser årsredovisning och den 16 augusti vad avser delårsrapport för myndigheter som omfattas av delårsrapport. För myndigheter som inte upprättar särskild dokumentation ska myndighetens inrapportering som sker senast den 15 februari vara slutlig om inte särskilda skäl finns. Rapporteringen till statsredovisningen ska överensstämma med myndighetens årsredovisning, med beaktande av möjligheten att i årsredovisningen lägga till (underindela) eller ändra namn på poster. Ändrad ordningsföljd eller otillåten sammanslagning av poster är således ett fel i detta sammanhang Väsentliga felaktigheter i myndighetens beslutade årsredovisning/delårsrapport som framkommer i arbetet med årsredovisningen för staten, gör att inrapporteringen inte ses som korrekt även om den överensstämmer med årsredovisningen/delårsrapporten. Uppdelningen på inom- och utomstatliga S-koder ska i tillämpliga delar vara korrekt. Svaret Ja ges om myndigheten har: 1. rapporterat resultat- och balansräkningarna i enlighet med beslutad årsredovisning/delårsrapport. 2. följt föreskrivna uppställningsformer, dispensbeslut och andra regler. Svaret Ja kan även ges i vissa fall när det är enstaka fel och dessa kan bedömas som oväsentliga. Svaret Delvis ges när myndighetens rapportering: 1. innehåller endast en felaktighet som inte är oväsentlig, eller om
18/32 2. en rättelse av inrapporterad information efter den 15 februari för en myndighet som inte är skyldig att upprätta särskild dokumentation enligt föreskrifter till 2 kap 3 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Svaret Nej ges om myndighetens rapportering: 1. innehåller mer än en felaktighet som inte är oväsentlig. Svaret E/T ges inte på denna fråga. 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive förskrifter och allmänna råd, framförallt punkt 6 i föreskrifterna, Rapportering för helt år, Fullständig rapportering och Rättelser enligt årsredovisningen. 4 kap 1-2 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive föreskrifter och allmänna råd. Föreskrifter för rapportering av ekonomisk information till statsredovisningen (Skoder).
19/32 K13 Rapportering av realekonomisk information och annan finansstatistik Har myndigheten rapporterat realekonomisk information och annan finansstatistik till statsredovisningen korrekt? n mäter samtliga ekonomiska händelser i myndighetens resultat- och balansräkning, oavsett finansieringsform, och att utfallet på varje anslag som myndigheten har redovisat mot också har fördelats med hjälp av S-koder kvartalsvis. n mäter även att myndigheten har fördelat utfallen enligt samma principer i sina rapporteringar. Svaret Ja ges om myndighetens rapportering: 1. är korrekt eller om bara mindre avvikelser förekommit, t.ex. vid rapporteringen av realekonomisk fördelning av anslagsutfall. Svaret Delvis ges om myndighetens rapportering: 1. har behövts justerats av ESV till följd av felaktig rapportering från myndigheten (t.ex. felaktig S-kod eller att små belopp saknas eller dubblerats). Svaret Nej ges om myndighetens rapportering: 1. saknas 2. är bristfällig enligt ESV:s bedömning 3. har justerats av ESV vad gäller stora belopp 4. inte är realekonomiska fördelade vad gäller en stor del av ett eller flera anslag Svaret E/T ges inte på denna fråga. Korrekt rapportering är när rapporteringen skett i tid och är av godtagbar kvalitet. ESV bedömer kvaliteten utifrån att finansstatistiken (som ESV enligt regeringens beslut upprättar med realekonomisk och finansiell information) ska kunna tas fram. 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive föreskrifter och allmänna råd, framförallt punkt 4 i föreskrifterna, Rapportering varje kvartal och punkt 4 i allmänna råd, Finansstatistisk information. Föreskrifter för rapportering av ekonomisk information till statsredovisningen (S-koder).
20/32 K14 Motpartsredovisning Har myndigheten fullgjort kraven på motpartsredovisning på ett tillfredsställande sätt? ESV gör, utöver kontrollen av gränsvärden för belopp och antalet differenser, en bedömning av kvaliteten i motpartsredovisningen med hänsyn till bl. a. innehållet i kommentarer till eventuella differenser och mängden inomstatliga mellanhavanden. Vid bedömningen undantas eventuella differenser som enbart avser avgränsningen mellan avgifter/köp respektive erhållet/lämnat bidrag samt belopp som genom regler om rapportering på särskild S-kod, eller av annat särskilt skäl, är undantaget från motpartsavstämning. Svaret Ja ges om myndigheten har: 1. i allt väsentligt rapporterat och stämt av inomstatliga mellanhavanden och 2. i förekommande fall lämnat förklaringar till avstämningsdifferenserna på ett begripligt sätt som visar att det finns goda skäl till att differenserna inte kunnat rättas. Med i allt väsentligt avses här normalt att högst tre differenser kvarstår utan att ha rättats (förutsatt att förklaring lämnats). Enstaka differenser som ESV bedömer väsentliga för staten som helhet ger dock svaret Delvis, även om det är högst tre differenser Svaret Delvis ges om myndigheten: 1. i huvudsak uppfyllt kraven. Med i huvudsak avses här normalt att högst tio differenser kvarstår utan att ha rättats (förutsatt att förklaring lämnats). Ett lägre antal differenser som ESV bedömer väsentliga för staten som helhet ger dock svaret Nej, även om det är högst tio differenser. Svaret Nej ges om myndigheten; 1. inte har uppfyllt kraven för Ja eller Delvis. Svaret E/T ges om myndigheten: 1. är undantagna från reglerna om motpartsredovisning.
21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive föreskrifter och allmänna råd, framförallt punkt 6 i föreskrifterna, Motpartsavstämning och rapportering 21/32
22/32 K15 Avstämning av betalningsvägar Har myndigheten gjort avstämningar mellan betalningsvägar och bokföring i Hermes samt godkänt dessa? Myndigheten ska löpande stämma av alla sina konton hos betalningsförmedlare mot bokföringen. Uppgift om de avstämningar som gjorts ska kvartalsvis och årsvis lämnas till ESV i informationssystemet Hermes vid de tidpunkter som ESV meddelar. Uppgifter om årsavstämning ska lämnas senast den 1 mars året efter räkenskapsåret. Avstämningen ska godkännas i Hermes oavsett om differens finns eller inte. Kommentarer ska lämnas till eventuella differenser. Svaret Ja ges om myndigheten: 1. inte har någon differens i avstämningen mellan statsredovisningen och betalningsförmedlarnas uppgifter om betalningar i Hermes för kvartal fyra och 2. har godkänt kvartal fyra i Hermes och 3. godkänt minst två avstämningar av de tre första kvartalen i Hermes och vid behov kommenterat dem. Med differens i kriteriet 1 menas en differens som myndigheten haft möjlighet att påverka. Svaret Delvis ges om myndigheten: 1. har en mindre väsentlig differens i kvartal fyra och/eller 2. inte har godkänt och vid behov kommenterat två eller tre av de första kvartalens avstämningsdokument i Hermes Med differens i kriteriet 1 menas en differens som myndigheten haft möjlighet att påverka Svaret Nej ges om myndigheten: 1. har en stor differens i kvartal fyra eller 2. inte har godkänt och vid behov kommenterat eventuella differenser i det fjärde kvartalets avstämningsdokument i Hermes. 21 förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, inklusive föreskrifter och allmänna råd, framförallt punkt 7 i föreskrifterna, Avstämning av konton för betalningar. 22 förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, inklusive föreskrifter och allmänna råd.
23/32 4 Övrigt K16 Särskild information i statsredovisningen om personaluppgifter Har myndigheten i tid rapporterat särskild information om personaluppgifter i samband med årsredovisningen till informationssystemet Hermes? Särskild information om personaluppgifter i samband med årsredovisning består av uppgifter om antal årsarbetskrafter, medelantalet anställda uppdelat på kvinnor och män samt uppgifter om sjukfrånvaro. Uppgifter om sjukfrånvaro omfattas av rapporteringsskyldigheten, men ingår inte i den ekonomiadministrativa värderingen. Personaluppgifter lämnas av affärsverken, men affärsverken omfattas inte av frågan. De inrapporterade uppgifterna i den särskilda informationen ska överensstämma med antal årsarbetskrafter och medelantalet anställda i Väsentliga uppgifter i myndighetens årsredovisning. Svaret Ja ges om myndigheten som särskild information i informationssystemet Hermes senast den 23 februari har rapporterat: 1. antal årsarbetskrafter och 2. medelantalet anställda uppdelat på kvinnor och män Svaret Delvis ges om myndighetens rapportering: 1. saknar information om högst en av de ovan angivna uppgifterna, eller information i en av uppgifterna inte överensstämmer med årsredovisningen. Svaret Nej ges om: Information i båda ovan angivna uppgifter saknas eller information i minst en av uppgifterna är uppenbart felaktig. Med uppenbart felaktig menas i detta fall avvikelse på mer än 10 procent från uppgift i myndighetens årsredovisning. Svaret E/T ges enbart till affärsverken.
24/32 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive föreskrifter och allmänna råd, framförallt punkt 6 i föreskrifterna, Särskild information. 2 kap 4 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive föreskrifter och allmänna råd. I ESV:s rapport Koncernrapportering i staten (2011:37) framgår närmare information om de uppgifter som ska rapporteras. Av inrapporteringsbilderna i informationssystemet Hermes framgår vilka uppgifter som ska rapporteras in. I informationssystemet Hermes finns även kontroll av att de uppgifter som berör samtliga myndigheter lämnats (s.k. ÅRS-kontroller).
25/32 K17 Särskild information i statsredovisningen om garantiförbindelser och övriga ansvarsförbindelser Har myndigheten i tid rapporterat särskild information om garantiförbindelser och övriga ansvarsförbindelser i samband med årsredovisningen till informationssystemet Hermes? Uppgifterna som rapporteras i Hermes om garantiförbindelser och övriga ansvarsförbindelser kvalitetssäkras mot myndighetens årsredovisning inom linjen (det vill säga under balansräkningens skuldsida) och ska överensstämma med denna. Svaret Ja ges om myndigheten som särskild information i informationssystemet Hermes senast den 23 februari har rapporterat: 1. garantiförbindelser som stämmer överens med uppgifter i myndighetens årsredovisning. 2. övriga ansvarsförbindelser som stämmer överens med uppgifter i myndighetens årsredovisning. Svaret Delvis ges om myndighetens rapportering: 1. saknar högst en av ovan angivna uppgifter eller högst en av uppgifterna är felaktig. Svaret Nej ges om: 1. två eller flera av ovan angivna uppgifter saknas eller är uppenbart felaktiga. Med uppenbart felaktig menas här om uppgifterna avviker med mer än 10 procent från årsredovisningen. Svaret E/T ges på denna fråga om myndigheten inte redovisar några garantiförbindelser eller övriga ansvarsförbindelser. 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive föreskrifter och allmänna råd, framförallt punkt 6 i föreskrifterna, Särskild information. 4 kap 2 och 7 kap 1 och 3. förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive föreskrifter och allmänna råd samt bilaga 2 respektive 6 med uppställningsform för balansräkning.
I ESV:s rapport Koncernrapportering i staten (2011:37) framgår närmare information om de uppgifter som ska rapporteras. Av inrapporteringsbilderna i informationssystemet Hermes framgår vilka uppgifter som ska rapporteras in. I informationssystemet Hermes finns även kontroll av att de uppgifter som berör samtliga myndigheter lämnats (s.k. ÅRS-kontroller). 26/32
27/32 K18 Matrikeluppgifter för statlig tjänstepension Har myndigheten i rätt tid lämnat korrekta och fullständiga uppgifter till systemet för automatisk matrikelföring? För arbetstagare med statlig pensionsrätt ska myndigheterna lämna uppgifter till de register som förs på SPV, förordningen (1997:909) om handläggning av ärenden om statliga tjänstepensionsförmåner samt föreskriften AgVFS 2003:5A 1. n avser den årliga överföringen och de månadsvisa överföringarna av föregående års grunduppgifter som levererats till SPV:s system för automatisk matrikelföring. Svaret Ja ges om myndigheten har: 1. levererat uppgifterna i rätt tid och 2. rättat eventuella avvisade uppgifter för minst elva av tolv månader före nästa månadsleverans för avtalet PA 03 samt kommit in med fellistor för avtalet PA-91 inom utsatt tid. Svaret Delvis ges om: 1. endast ett av ovanstående två kriterier är uppfyllda, dock med följande restriktioner. a) Om det är kriterium 1 som inte är uppfyllt krävs att minst nio av de tolv månadsfilerna som levererats enligt PA 03 har inkommit i tid och att de årliga uppgifterna för övriga avtal levererats senast den 31 januari. b) Om det är kriterium 2 som inte är uppfyllt krävs att minst nio av tolv månaders avvisade uppgifter är rättade innan nästa månads leverans samt att eventuella fellistor för PA-91 inkommit inom utsatt tid eller att samtliga månaders avvisade uppgifter för PA03 är rättade före nästa månads leverans men fellista för PA-91 inte inkommit inom utsatt tid. Svaret Nej ges om: 1. myndigheten inte har uppfyllt kriterierna för Ja eller för delvis. Svaret E/T ges om myndigheten: 1. saknar anställd personal. Med rätt tid menas här för: PA 03, månadsvisa leveranser: Uppgifterna ska ha skickats till Statens tjänstepensionsverk (SPV) i en godkänd fil en gång per månad, senast det datum som angivits i leveransplanen. Med godkänd fil avses att den inte har
28/32 avvisats utan att uppgifterna är levererade i XML-format enligt överföringskraven. Överföringskraven och leveransplanen finns tillgänglig för myndigheter och lönesystemsleverantörer, bl. a. på www.spv.se. Lönesystemsleverantörer har erhållit ett särskilt XML-schema för att kunna kontrollera filerna före leverans till SPV. Övriga avtal, årliga leveranser: Uppgifterna ska ha inkommit till SPV senast den 15 januari (om den 15 infaller på en lördag eller söndag gäller första vardag efter helg) året efter det år uppgifterna avser. Med rättning av avvisade uppgifter gällande PA 03 före nästa månadsleverans menas här för: PA 03, månadsvisa leveranser: Uppgifter som avvisas för månadsfilerna ska vara rättade innan nästa månads leverans inkommer. Med rättade menas att myndigheten har tagit ställning till om uppgiften ska registreras i Mareg eller inte. Om uppgiften ska registreras ansvar myndigheten för detta. Om uppgiften inte ska registreras ansvarar myndigheten för att uppgiften tas bort som avvisad innan nästa månadsleverans inträffar. Myndigheten har av SPV fått tillgång till sådant registreringsverktyg. Övriga avtal, årliga leveranser: Myndigheten har svarat på av SPV utsänd fellista inom utsatt tid. Tid som myndigheten har på sig att svara meddelas till arbetsgivaren i samband med utskick av listorna och kommer att vara ca 2 veckor från den dag då SPV skickar fellistan. Förordning (1997:909) om handläggning av ärenden om statliga tjänstepensionsförmåner samt föreskriften AgVFS 2003:5A 1.
29/32 K19 Årlig revision Har myndigheten fått en revisionsberättelse utan reservation eller avvikande mening? Uttalande med Reservation och avvikande mening från Riksrevisionen likställs med invändning enligt 28 myndighetsförordningen (2007:515). Svaret Ja ges om myndigheten har: 1. fått revisionsberättelse/revisorsintyg utan reservation eller avvikande mening och utan upplysning om brister i efterlevnaden av ekonomiadministrativa bestämmelser. Svaret Delvis ges om myndigheten har: 1. fått revisionsberättelse/revisorsintyg utan reservation och avvikande mening men med en upplysning som rör brister i efterlevnaden av ekonomiadministrativa bestämmelser Svaret Nej ges om: 1. myndigheten har fått revisionsberättelse/revisorsintyg med reservation och avvikande mening eller 2. om Riksrevisionen avstår från att uttala sig på grund av att Riksrevisionen inte har kunnat inhämta tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis och de bedömer att möjliga effekter av oupptäckta fel kan vara både väsentliga och genomgripande. Svaret E/T ges inte på denna fråga. 10 lag (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m. m.
30/32 K20 Revision av EU-medel Har myndigheten fått ett revisionsyttrande som inte är negativt och inte heller med reservation? n gäller enbart revision av EU-medel som omfattas av delat ansvar för förvaltningen mellan EU och medlemsstaten. Svaret Ja ges om: 1. inget yttrande som myndigheten mottagit är negativt eller med reservation. Yttrande från Ekonomistyrningsverket som är negativt eller med reservation likställs med invändning enligt 28 myndighetsförordning (2007:515). Yttrandet som avser redovisning av verksamhet ska avse verksamhet som till största delen har ägt rum under föregående år. Yttrande som avser förvaltnings- och kontrollsystem ska vara det senast lämnade yttrandet under föregående år eller innevarande år oavsett vilken period som yttrandet avser. För de myndigheter som förvaltar flera program och tar emot flera yttranden avser frågan samtliga yttranden. Svaret Delvis ges inte på denna fråga. Svaret Nej ges om: 1. myndigheten mottagit ett eller flera yttranden som är negativa eller med reservation. Svaret E/T ges om myndigheten inte förvaltar EU-medel enligt artikel 59 i Europaparlamentets och Rådets förordning (EU, EURATOM) nr 966/2012. Rådets förordning 1083/2006 (strukturfond). Rådets förordning 1198/2006 (fiskerifond). Rådets beslut 2007/435/EG (integrationsfond). Europaparlamentets och rådets beslut 573/2007/EG (flyktingfond). Europaparlamentets och rådets beslut 574/2007/EG (fonden för yttre gränser). Europaparlamentets och rådets beslut 575/2007/EG (återvändandefond). Europaparlamentets och Rådets förordning nr 1303/2013 (Europeiska socialfonden, Europeiska regionala utvecklingsfonden och Europeiska havs- och fiskerifonden).
Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1306/2013 (Europeiska garantifonden för jordbruket och Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling). Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 223/2014 (Fonden för europeiskt bistånd till dem som har det sämst ställt). Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 223/2014 (Asyl-, migrations- och integrationsfonden och Fonden för inre säkerhet). 31/32
32/32 K21 Hyresavtal till ESV Har myndigheten lämnat kopior av hyresavtal m.m. till ESV i rätt tid? n gäller alla myndigheter som tecknar hyresavtal för lokaler i enlighet med förordning (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning. Enligt 7 i förordningen ska varje myndighet lämna uppgifter om ingångna hyresavtal och om förändringar i dessa till ESV. Skyldigheten gäller inte uppgifter som omfattas av sekretess. Enligt 12 i förordningen får ESV meddela de föreskrifter som behövs för verkställigheten av 7. Enligt ESV:s föreskrifter ska handlingarna och andra uppgifter skickas in snarast möjligt efter undertecknandet, dock senast inom en månad. Mätning görs för hyresavtal som inkommit under aktuellt år. Handlingar som avser ändringar i tidigare insända hyresavtal ingår inte i mätningen. Svaret Ja ges om myndigheten har: 1. lämnat in samtliga hyresavtal till ESV inom en månad efter undertecknandet. I det fall hyresavtalet kräver regeringens godkännande gäller att avtalet ska vara inskickat senast en månad efter regeringens godkännande om detta datum ligger senare än avtalets undertecknade. Svaret Delvis ges om myndigheten har: 1. lämnat in minst 70 procent av hyresavtalen till ESV inom två månader efter undertecknadet. Svaret Nej ges om myndigheten: 1. inte uppfyller kriterier för ja eller delvis. 2. inte lämnar in hyresavtal även om myndigheten tecknar hyresavtal. Svaret E/T ges om myndigheten: 1. inte har några hyresavtal som ska lämnas till ESV enligt förordningen. och förklaringar 7 i förordning (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning.