Sara Potter Ekonom 2012-01-09 Sidan 1 av 6 Barn- och ungdomsnämnden Uppföljning internkontrollplan 2011 Förslag till beslut Barn- och utbildningskontoret föreslår att barn- och ungdomsnämnden beslutar följande: 1. godkänner uppföljningen av intern kontrollplanen för 2011 enligt tjänsteutlåtande daterat 2012-01-09 2. rapporterar resultatet av uppföljningen till kommunstyrelsen samt till kommunens revisorer Sammanfattning För 2011 har en fördjupning av 2010 års granskning av personalkostnader från PA/lönesystemet valts ut som granskningsområde inom den interna kontrollen. Resultatet av granskningen 2011 påvisar inga medvetna fel eller oegentligheter. Bristerna är en följd av tekniska problem, otillräcklig information och/eller kompetens. Förslag på åtgärder: Inventering på enheterna för att klargöra vilka enheter som har tillgång till lönesystemet och de rapporter som behövs för att säkerställa korrekt uppföljning. Inventeringen ska leda till att förtydliga om det är tekniska problem med åtkomsten till systemet och rapporterna eller om det är bristande information och/eller kompetens. Barn- och utbildningskontoret anordnar en intern kurs under 2012 för chefer och assistenter på enheterna om lönesystemet. Bakgrund För 2010 valdes intern fakturering och personalkostnader från PA/lönesystemet ut som granskningsområden på enhets- och kontorsnivå. Resultatet av kontrollen av intern fakturering visar att rutinerna fungerar bra och att det inte fmns något att anmärka. Resultatet av kontrollen av personalkostnader från lönesystemet visar däremot många brister. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Sidan 2 av 6 Barn- och ungdomsnämnden beslutade den 18 januari 2011 att följande område skulle granskas: Fördjupning av 2010 års granskning av personalkostnader från PA/lönesystemet. Den föreslagna planen för intern kontroll för år 2011 har gjorts utifrån en analys av de områden som bedömts vara mest väsentliga och där fel och brister bör minimeras. Inledning Enligt kommunallagen 6 kap.7 ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer om internkontroll för Sollentuna kommun den 17 november 2003. Nämnderna ska enligt reglerna årligen upprätta en intern kontrollplan utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Barn- och ungdomsnämndens arbete med intern kontrollen System för internkontroll Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att verksamheterna sköts på ett ändamålsenligt, effektivt och säkert sätt. Den interna kontrollen ska enligt kommunens riktlinjer för internkontroll bygga på en helhetssyn på den kommunala verksamheten. Det betyder att den interna kontrollen ska omfatta mål, styrning och uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda uppföljningsoch kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. En förutsättning för god internkontroll är tydlig delegation av ansvar och befogenheter i organisationen och att kunskap om denna finns. Arbetet med att utveckla den interna kontrollen ska successivt integreras i verksamheternas normala arbets- och ledningsprocesser. Det är också väsentligt att förvaltningschef och avdelnings- och enhetschefer ser till att det skapas ett arbetsklimat som stöder en positiv intern kontroll. Nämnderna ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde med övergripande riktlinjer, regler och anvisningar. Förvaltningschefen ska upprätta förslag till internt kontrollsystem för nämnden och tillse att regler och anvisningar utformas så att de säkerställer den interna kontrollen. Förvaltningschefen har också en skyldighet att löpande rapportera till kommunstyrelsen om hur den interna kontrollen fungerar.
Sidan 3 av 6 Avdelnings- och enhetschefer svarar inom sina respektive verksamhetsområden för att regler och anvisningar är kända och att de följs samt för att arbetsmetoder och rutiner bidrar till en god intern kontroll. Varje anställd ska vara medveten om sitt ansvar när det gäller att uppnå en säker och effektiv verksamhet. Uppföljning Varje nämnd har en skyldighet att: Löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Varje år anta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämnderna ska löpande eller 31 januari varje år rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer. För att det interna kontrollsystemet ska kunna fungera och kunna förändras i takt med verksamhets- och organisationsförändringar, fordras en kontinuerlig uppföljningsprocess. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Vid misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär ska nämnden utan oskäligt dröjsmål vidta åtgärder. Förvaltningschef ska omgående informera nämnden, revisorerna, chefsekonom och kommundirektör om det hos Barnoch ungdomsnämnden uppdagas förhållanden som medför misstanke om att sådant brott föreligger. Förvaltningschef ska också tillse att nämnden, revisorerna, chefsekonom och kommundirektör informeras om de åtgärder som vidtas. Rapportering Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska rapporteras skriftligt till nämnden. Eftersom kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen är det viktigt att resultatet av nämndernas uppföljningar av den interna kontrollen rapporteras till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har sedan att ta med dessa rapporter i sin bedömning över kommunens totala interna kontrollsystem. Kommunens revisorer ska också ta del i rapporterna, eftersom dessa bör utgöra en del av ett underlag för revisorernas uttalande "om kontrollen inom nämnden är tillräcklig".
Sidan 4 av 6 Resultat av 2011 års granskning Fördjupning av 2010 års granskning av personalkostnader från PA/lönesystemet. Synpunkter och brister 2010 Flertalet enheter pekade på avsaknad av introduktion och information om lönesystemet. Rapporter med valmöjligheter s.k. kubrapporter finns på lönekontoret i Turebergshuset men tillgång saknas på enheterna. Rapporter med personalförteckning och tjänstefördelning saknas. Brister i rutinen för inrapportering i självservice. Brister i lönesystemet såsom felaktiga bokningar av personalkostnader. Exempel på fel som upptäckts är att om komptiden har inträffat vid en tidpunkt då denna skulle ha inneburit övertid, och den betalats ut i pengar, så bokas detta upp som övertid i resultaträkningen, istället för komptid. Förklaringen har varit att det nya lönesystemet har vissa automatiska inställningar som kan orsaka felbokningar. Förslag till åtgärder 2010 Förbättra informationen om det nya lönesystemet och rapporter som finns tillgängliga. Införa rapporter med valmöjligheter, s.k. kubrapporter för enheterna. Skapa nya rapporter med personalförteckning och tjänstefördelning. Se över beslutsansvaret vid fördelningen av tjänster mellan olika enheter. Uppföljning 2011 Vid uppföljningen har uppföljningsfrågor, som baserats på utfallet av enkäten som genomfördes 2010, skickats ut via mail till ansvariga på enheterna. Informationen/kunskaper om lönesystemet Enheterna har blandade erfarenheter, vissa enheter anser att informationen har förbättras, medan andra inte tycker det. Dock är det en övervägande del av enheterna som fortfarande anser att det är brister i informationen om systemet, kunskapsbrister och att systemet inte är användarvänligt. Tillgång till rapporter med valmöjligheter s.k. kubrapporter I lönesystemet finns ett antal fasta rapporter att ladda ned. I en fast rapport kan användaren inte välja vilka parametrar som ska presenteras, det är förinställt. I en kubrapport finns en mängd olika parametrar och användaren kan välja parametrar och hur informationen ska sorteras och presenteras.
Sidan 5 av 6 Användaren av en kubrapport kan skräddarsy en rapport som passar det egna behovet av information. Enligt PA/lön informerades alla chefer och assistenter under sommaren 2011 att lönesystemet skulle uppdateras i slutet av augusti och i samband med detta skulle även Citrixmiljön uppdateras. Detta innebar att alla som sitter utanför det administrativa nätet, d.v.s. skolorna skulle fa tillgång till vissa rapporter som tidigare inte har kunnat användas, t.ex. kubrapporter. Dock uppdaterades inte Citrixmiljön i augusti utan i oktober månad 2011. Uppgraderingen innebär att enheterna ska ha möjligheter att nå och använda kubrapporter. Alla chefer på enheterna bör, enligt PA/Lön, ha tillgång till kubrapporterna. Uppföljningen hos enheterna visar att det är ett fåtal av enheterna som känner till att de nu har tillgång rapporter med valmöjligheter s.k. kubrapporter. Vissa av enheterna, som känner till att de ska ha tillgång, kommer inte in i systemet eller kan inte få ut några data. Rutiner för inrapportering i självservice Ett antal enheter rapporterar att de har bra rutiner för inrapportering i självservice och uppföljning. Vissa enheter har rutinen att lägga in från och med datum och orsak vid t.ex. frånvaro och sen stänger personalen sin frånvaroperiod när de är tillbaka på arbetsplatsen, vilket gör att avvikelsen kommer in i rätt period. Några enheter rapporterar att de har uppmärksammat vissa brister vid inrapporteringen men arbetar med att förbättra rutiner och uppföljning. Felaktiga automatiska bokningar av personalkostnader i lönesystemet Vid uppföljning hos enheterna är det inte alla enheter som kan svara på denna fråga då tillgången till s.k. kubrapporter är begränsad, vilket begränsar uppföljningsmöjligheterna av personalkostnader ute på enheterna. En enhet rapporterar dock att det förekommer fel på grund av felaktiga automatiska bokningar som bl.a. har lett till att personal blivit återbetalningsskyldiga när felen upptäckts. Flera av enheterna rapporterar att de kontrollerar lönelistorna så att personalen inte får felaktiga löner utbetalda. Beslutsansvar vid fördelningen av tjänster mellan olika enheter I lönesystemet krävs inte attest av ansvarig chef vid fördelningen av tjänster mellan enheterna eller vid löneutbetalning som kontroll av att korrekta löner utbetalas. Kommunledningskontoret arbetar med att ta fram rutiner för beslutsattester.
Sidan 6 av 6 Brister Brister i informationen om systemet till enheterna och kunskapsbrister hos användare på enheterna. Tekniska problem med åtkomsten av systemet och tillgång till s.k. kubrapporter. Eventuellt felaktiga automatiska bokningar av personalkostnader i lönesystemet kan inte kontrolleras då enheter saknar tillgång eller inte har kunskapen att ta ut de rapporter som krävs för att följa upp. Avsaknad av attest av ansvarig chef vid fördelningen av tjänster mellan enheterna eller vid löneutbetalning som kontroll av att korrekta löner utbetalas. Förslag på åtgärder Inventering på enheterna för att klargöra vilka enheter som har tillgång till lönesystemet och de rapporter som behövs för att säkerställa korrekt uppföljning. Inventeringen ska leda till att förtydliga om det är tekniska problem med åtkomsten till systemet och rapporterna eller om det är bristande information och/eller kompetens. Barn- och utbildningskontoret anordnar en intern kurs under 2012 för chefer och assistenter på enheterna om lönesystemet. Det sammantagna resultatet av granskningen 2011 påvisar inga medvetna fel eller oegentligheter. Bristerna är en följd av tekniska problem, otillräcklig information och/eller kompetens. BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET