West Swedens framtida inriktning, organisation och finansiering. Dnr KS

5" Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG 2013-08-20 238 West Swedens framtida inriktning, organisation och finansiering. Dnr KS 2013-59 KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Under förutsättning att de ekonomiska förutsättningarna inte förändras är kommunstyrelsen positivt inställd till att West Swedens verksamhet fortsätter i enlighet med kommunens tidigare ställningstagande avseende alternativ 2 - med fokus på proj ektutveckl ing. 2 Vid förändring av antalet medlemmar utesluts inte möjligheten att närmare studera ekonomiska och andra förutsättningar för en verksamhet i annan tappning. Beslutsunderlag Remiss angående West Swedens framtida inriktning, organisation och finansiering 2013-07-05. Kanslienhetens yttrande 2013-08-07. Sammanfattning av ärendet Föreligger remiss avseende West Swedens framtid. West Swedens styrelse beslutade i april 2013 att föreslå stämman att West Sweden skulle drivas vidare med fokus på projektutveckling enligt det förslag som benämndes alternativ 2. Detta ställdes mot ett alternativ som innebar avveckling av verksamheten. Vid ordinarie föreningsstämma i slutet på maj 2013 beslutade stämman att verksamheten skulle avvecklas med röstsiffrorna 41 mot 38(11 avstod och 11 deltog inte i beslutet). Enligt föreningens stadgar krävs dock vid avveckling av verksamheten enhällighet, eller att beslutet fattas på två på varandra följande stämmor. Då krävs enkel majoritet vid första stämman och kvalificerad, dvs två tredjedelars majoritet, på efterföljande stämma. Styrelsen beslutade därefter (juni 2013) att i samband med kallelsen till den extra föreningsstämman skicka ut en remiss till samtliga medlemmar för att få medlemmarnas viljeyttring vad gäller fortsatt verksamhet eller avveckling. Styrelsen är dock medveten om svårigheten att lämna besked p g a oklarheter beträffande kvarvarande medlemmar och ekonomiska förutsättningar för en fortsättning. Ekonomi Falkenbergs kommun erlägger årligen 225 000 kr till föreningen i form av serviceavgift. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www. falkenberg. se

Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG 2013-08-20 forts 238 Övervägande Huruvida Falkenbergs kommun ska uttala sig positivt eller ej till en fortsättning av West Swedens verksamhet är i grunden ett politiskt avvägande. Kommunstyrelseförvaltningen bedömer emellertid för egen del att framtida EU-projekt och EU-samarbeten underlättas genom någon form av stödorganisation, då kommunens egen kompetens i dagsläget är begränsad. Förvaltningen tror också att det interkommunala samarbetet inom såväl Region Halland som i Västsverige rent allmänt gagnas av att kommunerna inte arbetar isolerat mot EU:s institutioner och program. Yrkande Jan Dickens (S) yrkar bifall till kommunstyrelseförvaltningens förslag. Vid protokollet Jenny Antonsson Protokollet justerat 2013-08-21 och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se

H Göteborg 2013-07-05 Falkenbergs kommun KommunkHini.-ujskontornt Kanf.n^nhVton 2013-07- 0 9 ML West Sweden Dnr Dpi KS 20i ~ 5 / 10 MED ANLEDNING AV WEST SWEDENS EXTRA FÖRENINGSSTÄMMA DEN 31 oktober 2013 Er kommun/region har utsett ombud och styrkt detta med protokoll. Av denna anledning skickas denna kallelse till kommunen/regionen centralt samt direkt till de ordinarie ombuden. Vill ni ha detta meddelande och övriga handlingar elektroniskt, hör då av er per mail till stamma@westsweden.se Med vänliga hälsningar West Sweden Innehåll: 1. Kallelse Anmälan Preliminärt program 2. Handlingar till West Sweden IF extra föreningsstämma 31 oktober 2013 Observera den bilagda remissen! Svar på remissen önskas senast den 30 september 2013. West Sweden Kronhusgatan 7-411 05 Göteborg Tel. +46 31 610191 www.westsweden.se

Göteborg 2013-07-05 Mi West Sweden Kallelse West Swedens extra föreningsstämma den 31 oktober 2013 Mottagare: Medlemskommun/region och ordinarie ombud Medlemmarna i West Sweden Ideell förening kallas till extra föreningsstämma, 31 oktober, 2013 i Vänersborg, kommunhuset, fullmäktigesalen. Samling med registrering av stämmoombud påbörjas klockan 10.00 och vi avslutar med en gemensam lunch, ca 12.30. Ombudet kan enligt föreningens stadgar inte företrädas genom fullmakt. Varje ombud har en röst. Vi vill be er att ni vidarebefordrar denna kallelse till era ersättare om era/ ni som ordinarie ombud ej kan delta. Anmälan till föreningsstämman skall inkomma till West Siveden senast den 4 oktober 2013. Med vänliga hälsningar West Sweden West Sweden Kronhusgatan 7-411 05 Göteborg Tel. +46 31 610191 www.westsweden.se

ANMÄLAN TILL FÖRENINGSSTÄMMA FÖR WEST SWEDEN, IDEELL FÖRENING I 31 oktober 2013 Vänersborg Kommun/Region: Deltar ej: Antal vegetarisk lunch: Önskemål om specialkost: Deltagande stämmoombud alt. ersättare: Övriga närvarande från kommunen: Anmälan skickas till West Sweden stamma@westsweden.se Sista anmälningsdag: 4 oktober 2013 West Sweden Kronhusgatan 7-411 05 Göteborg Tel. +46 31 610191 www.westsweden.se

West Sweden WEST SWEDENS EXTRA FÖRENINGSSTÄMMA DEN 31 oktober 2013 PRELIMINÄRT PROGRAM Plats Plats; Kommunhuset Vänersborg Adress: Sundsgatan 29, Vänersborg Program 10.00 11.00 12.30 Registrering och kaffe Stämman startar Se bifogad dagordning Stämman avslutas med gemensam lunch, ca 12.30-13. 30 Frågor angående stämman kan ställas till Charlotta Jönsson, West Sweden 031-610191 Vill ni ha handlingarna elektroniskt går det bra att skicka ett mail till stamma@westsweden.se West Sweden Kronhusgatan 7-411 05 Göteborg Tel.+46 31 610191 www.westsweden SP

2013-07-05 Till; Medlemmar i West Sweden Ideell Förening o WtiSt Swedeil Remiss angående - West Swedens framtida inriktning, organisation och finansiering Ärende West Sweden Ideell Förening beslutade på föreningsstämman den 9 november 2012, 8 att anta inriktningsbeslutet West Sweden - framtida organisation. Extrastämman beslutade även att ge styrelsen i uppdrag att till ordinarie stämma 2013 presentera ett beslutsunderlag rörande West Swedens framtida organisation i enlighet med inriktningsbeslutet. Styrelsen beslutade den 3 april 2013, 9, att föreslå stämman att verksamheten i West Sweden drivs vidare i enlighet med alternativ 2- med fokus på projektutveckling, detta skulle ställas mot avveckling av verksamheten. Vid den ordinarie föreningsstämman den 31 maj 2013, 15 beslutade stämman om avveckling av verksamheten. Med röstsifforna 38 JA, 41 NEJ, 11 som avstod och 11 som inte deltog i beslutet. (Vid votering innebar JA verksamhet enligt alternativ 2 och NEJ avveckling av verksamheten) Vid avveckling av verksamheten dvs. upplösning av föreningen krävs ett enhälligt beslut på stämman. Beslutet är även giltigt om det fattas på två på varandra följande stämmor. Då krävs enkel majoritet vid första stämman och två tredjedelars majoritet på efterföljande stämma. West Sweden IF kommer därför att kalla till en extrastämma den 31 oktober 2013 för att åter väcka frågan. Remiss Styrelsen beslutade den 25 juni 2013, 6, att i samband med kallelsen till den extra föreningsstämman ska en remiss gå ut till alla medlemmar för att få medlemmarnas viljeyttring vad det gäller fortsatt verksamhet eller avveckling. Sista svarsdatum är den 30 september. Det vore önskvärt att så många som möjligt av medlemmarna kunde lämna en avsiktsförklaring. Detta för att kunna göra en bedömning av möjligheterna för en framtida verksamhet alternativt avveckling av densamma. Styrelsen är dock medveten om svårigheten att lämna besked då det är oklart både om antalet medlemmar som kvarstår så väl som de ekonomiska förutsättningarna för den fortsatta verksamheten. WEST SWEDEN KRONHUSGATAN 7, SE-411 05 GÖTEBORG, SWEDEN. PHONE +46 31-610190 FAX +46 31-13 18 90 SWEDEN HOUSE, RUE DU LUXEMBOURG 3, BE-1000 BRUSSELS, BELGIUM. PHONE +32 2 501 08 40. FAX +32 2 501 08 42 info@westsweden.se, www.westsweden.se

Medlemmarnas svar kommer därför att fungera som underlag för att kunna göra ekonomiska beräkningar vad det gäller förutsättningarna för en fortsatt verksamhet i enlighet med alternativ 2- med fokus på projektutveckling. En sammanställning av materialet kommer att skickas ut till medlemmarna två veckor före den extra föreningsstämman den 31 oktober. Styrelsen önskar svar enligt följande alternativ; 1. Vi har som avsikt att kvarstå som medlemmar i West Sweden Ideell Förening 2. Vi har som avsikt att begära utträde ur West Sweden Ideell Förening. Gert-Inge Andersson Ordförande West Sweden Ideell Förening För eventuella frågor; Pia Karlsson Tf VD West Sweden WS AB pia.karlsson@westsweden.se 0706-181604 WEST SWEDEN KRONHUSGATAN 7, SE-411 05 GÖTEBORG, SWEDEN. PHONE +46 31-610190 FAX +46 31-13 18 90 SWEDEN HOUSE, RUE DU LUXEMBOURG 3, BE-1000 BRUSSELS, BELGIUM. PHONE +32 2 501 08 40. FAX +32 2 501 08 42 info@westsweden.se, www.westsweden.se

West Sweden DAGORDNING FÖRENINGSSTÄMMA I WEST SWEDEN IDEELL FÖRENING Den 31 oktober 2013 i Vänersborg 1 Mötet öppnas av styrelsens ordförande 2 Godkännande av dagordningen 3 Val av protokollförare 4 Val av två justerare och en ersättare för dessa 5 Upprättande och godkännande av röstlängd 6 Fråga om stämman blivit behörigen kallad 7 Val av stämmoordförande 8 West Swedens framtida inriktning, organisation och finansiering 9 Övriga ärenden 10 Stämmans avslutande West Sweden Kronhusgatan 7-411 05 Göteborg Tel. +46 31 61 01 90 - Fax. +46 31 13 18 90 www.westsweden.se

2013-04-03 Mi West Sweden West Swedens framtida inriktning, organisation och finansiering Ärende West Sweden Ideell Förening beslutade på den extra föreningsstämman den 9 november 2012, 8 att anta inriktningsbeslutet West Sweden - framtida organisation med följande korrigering att under rubriken "Förslag Göteborgskontoret" utgår tredje meningen "Därefter bör projektverksamheten drivas i bolagsform utanför ramen för föreningen". Extrastämman beslutade även att ge styrelsen i uppdrag att till ordinarie stämma 2013 presentera ett beslutsunderlag rörande West Swedens framtida organisation i enlighet med inriktningsbeslutet. Styrelsen skulle särskilt beakta att en aktiv dialog förs med medlemmarna för att förankra kommande förslag. För kommunernas del kan detta ske via kommunalförbunden. Stämman betonar att processen för att ta fram förslaget är oerhört viktig för att få fram ett förankrat förslag. Styrelsen fick i uppdrag att till ordinarie stämma 2013 presentera ett beslutsunderlag kring framtida finansiering av verksamheten. Beredning Beredning har genomförts med anvisad tjänsteman inom Västra Götalandsregionen, Region Halland och Region Värmland, samt kommunalförbunden i Göteborgsregionen, Fyrbodal samt Skaraborg. Därefter har efterfrågad verksamhet inom West Sweden delats in i tre huvudområden; Policyarbete och intressebevakning Projektverksamhet Utbildning och information Tre olika scenarior har tagits fram för West Swedens framtida inriktning och organisation. Dessa har skickats på remiss till Västra Götalandsregionens beredning för hållbar utveckling samt kommunberedningarna i Region Värmland och Region Värmland. l

Remiss har därutöver skickats till alla medlemmar för kännedom och med möjlighet att besvara. Det har inkommit remissvar från 39 medlemmar. Inom Västra Götaland så har kommunalförbunden valt att inte yttra sig, det har däremot inkommit remissvar från 29 av 49 kommuner. Av dessa förordar en kommun alternativ 1- med fokus på regionalutveckling, 16 kommuner alternativ 2- med fokus på projektutveckling och en kommun förordar alternativ 3 - med fokus på nätverksbyggnad. Tre kommuner förordar avveckling och åtta kommuner har valt att lämna ett yttrande där de inte tar ställning till något av alternativen. Västra Götalandsregionen förordar avveckling. I Värmland har regionen och kommunerna tagit fram ett gemensamt yttrande som förordar alternativ 2- med fokus på projektutveckling. Detta ställningstagande har sedan förstärkts av att sju av kommunerna som har lämnat samma yttrande. I Halland har det inkommit remissyttrande från en kommun som förordar alternativ 2- med fokus på projektutveckling. Sammantaget innebär detta att det är drygt hälften av medlemmarna som har svarat på remissen. I Västra Götaland och Halland har inte beredningarna inte gjort några gemensamma ställningstaganden eller yttranden. Detta gör att det fortfarande finns en oklarhet kring medlemmarnas önskemål på en framtida organisation. Framtida verksamhetsscenarior Utifrån den efterfrågade verksamheten har tre scenarier tagits fram. (Se bilagal) Samtliga scenarier är baserade på antalet medlemmar 2014. Två av dem utgår ifrån en oförändrad serviceavgift och ett scenario innebär en halvering av serviceavgiften. Det fanns även ett intresse från medlemsföreträdarna om ett fjärde scenario, med fokus på projektutveckling men med halverad serviceavgift. Bedömning har dock varit att det inte är möjligt att upprätthålla kvalitet i projektverksamheten på sikt vid en halverad serviceavgift. Detta scenario farms därför inte med i utredningen. Medlemmarnas remissvar har förordat alternativ 2- med fokus på projektutveckling alternativt en avveckling av verksamheten. Dessa båda alternativ kommer att beskrivas närmare 2

Alternativ 2 - med fokus på projektutveckling Fokus främst på medlemmarnas behov av projektutveckling av kommunal kärnkompetens. Innebär en verksamhet med tyngdpunkt på projektutveckling samt med policyarbete och intressebevakning endast i begränsad omfattning. Kan bedrivas på en personstyrka om 7-8 tjänster vid oförändrad efterfrågan från medlemmarna. Oförändrad serviceavgift vid samma antal medlemmar som 2014. Kontor i Göteborg och Bryssel. Detta alternativ skulle innebära ett antal tjänster inom huvudområdena Policyarbete och intressebevakning, Projektverksamhet samt Utbildning och information. Det skulle även vara möjligt för medlemmarna att komplettera med ett antal tjänster till självkostnadspris. Policyarbete och intressebevakning Nätverksbyggande och WS deltar i nätverk som bedöms vara till gagn för hela dörröppnare vid Västsverige, alternativt för ett flertal medlemmar. WS efterfrågan bedriver ett aktivt utvecklingsarbete inom nätverken samt sprider resultaten till medlemmarna. WS stödjer medlemmar så att de kan engagera sig i nätverk. Det är medlemmarnas ansvar att sprida resultaten till övriga medlemmar eller inom sig själva beroende på uppdrag. WS odlar och upprätthåller kontakter med EU-kommissionen, Europaparlamentet samt övriga EU-institutioner, organisationer och regionkontor. Medlemmarna drar nytta av kontakterna vid behov, men sköter dialogen själva. De har dock ett uppdrag att hålla WS informerad om förloppet för att kontakterna ska kunna återanvändas. Proj ektverksamhet Pro j ektutveckling WS svarar på frågor och stöttar medlemmarna i arbetet med att använda sig av de möjligheter som erbjuds via EU:s fonder och program. WS ger konkret projektutvecklingssupport för att ta fram projektupplägg lämpliga för genomförande med delfinansiering från EU till de medlemmar som vill 3

Förmedling av riktade pro j ektf örf rågningar och partnersök, med kvalitetssäkring Projektstöd vid ansökning och genomförande Kontaktskapare och drivande för att hitta lämpliga projekt utveckla sina egna visioner och idéer. WS ger även stöd i processen att hitta den mest lämpliga EUfinansieringsformen till det framtagna projektupplägget främst inom EU:s sektorsprogram. WS förmedlar projektförfrågningar och partnersök från och till medlemmar i andra europeiska regioner och kommuner. WS ser till att respektive förfrågan går till rätt medlemmar utefter deras önskemål och behov, men medlemmarna själva ansvarar för kontakter och urval. Stöd kring framtaget projektupplägg, ekonomi, ansökan och genomförande av projekt. WS ger konsultativt stöd, men respektive medlem driver själv processen. WS stödjer medlemmarna i deras projektplanering genom att hitta partners vid ansökningar eller lämpliga projekt eller projektägare som matchar en medlems behov. WS ger konsultativt stöd, men respektive medlem driver själv skrivprocessen. Utbildning och information Stöd till EUsamordnare eller motsvarande Informationstillfällen Kontinuerlig informationsspridning WS ger kontinuerligt stöd till EU-samordnare eller motsvarande tjänster genom utvecklingsträffar och utbildningsträffar m.m. WS ger vid behov individuellt råd och stöd. Stödet utgår ifrån ett konsultativt förhållningssätt för att bredda kompetensen hos medlemmarna. WS arrangerar tematiska träffar kring program, nya ansökningstillfällen eller annat som kan vara dagsaktuellt. WS informerar om aktuella konferenser och ansökningsomgångar m.m. Detta görs genom generella, alternativt riktade utskick, via hemsida och sociala media, såsom EU-update och information om specifika program och utlysningar. Möjliga tilläggstjänster WEPA West Swedens EU-projektanalys (WEPA) är en process där WS analyserar en medlems tio politiskt mest prioriterade inriktningar som de vill utveckla till EUprojekt. WS träffar kommunledning och politiker vid ett flertal tillfällen för att hitta de mest lämpliga EUprogramalternativen för att kommunen ska kunna förverkliga sina visioner med hjälp av EU. 4

Projektägare Ansökningsskrivande Utbildningar WS fungerar som projektägare eller partner för ett avgränsat projekt, och håller ihop Västsveriges del i projekten vad gäller ansökan, administration och informationsspridning. Deltagande medlemmar ansvarar för att bidra med sin kompetens och implementerar projektet i sin verksamhet. WS är drivande i ansökningsförfarandet, genomför skrivarbetet med underlag från medlemmen. Medlemmen ansvarar för ansökan. WS arrangerar generella eller riktade utbildningar som kan vända sig till politiker, tjänstemän eller EUsamordnare. Kan vara kortare eller längre, grund eller fördjupning. Ska utgå från medlemmarnas behov och ingå i verksamhetsplaneringen. Vid den extra föreningsstämman den 9 november 2012 var det känt att Göteborgs Stad har begärt sitt utträde. Detta får konsekvenser både när det gäller West Swedens identitet och ekonomi. Efter stämman har ytterligare tre kommuner inom Göteborgsregionen; Ale, Kungälv och Mölndal begärt utträde inför 2014. Förslagen verksamhet bygger på dessa förändrade förhållanden, som innebär en minskad budgetram motsvarande 3,6 mkr år 2014, vilket motsvarar knappt 25 % av budgeten för år 2013. Om fler medlemmar väljer att begära utträde ur föreningen innebär det att det på sikt inte kommer att finnas någon hållbar finansiering av föreslagen verksamheten, samt att det kommer att bli mycket oklart kring vad och vem West Sweden företräder. Alternativet bygger på en oförändrad serviceavgift, en intäkt motsvarande 11,8 miljoner i serviceavgifterna. För att säkra kostnaderna med planerad personalvolym om 7-8 årsarbetare finns en intäktstolerans på ca 500 000 kr. Avveckling av verksamheten Ett alternativ till de framtagna scenariorna är en avveckling av verksamheten. Frågeställningar som då uppkommer handlar om framtida åtaganden dels till medlemmarna, bland annat uppbokade WEPA-analyser, och dels till personalen och övriga åtaganden. Därutöver finns frågan om eventuell utdelning av återstående medel. När det gäller WEP A-analysen finns det inget bokat efter 2014. Däremot finns det två inbokade medlemmar under första delen av hösten 2013. Samt ett fåtal kommuner som har anmält sitt intresse för framtida analyser. 5

Uppsägningstiden för personalen i Sverige är sex månader. I Belgien varierar det och är mellan 3-12 månader plus individuell förhandling. Om beslut tas om avveckling av verksamheten är det lämpligt att denna sker skyndsamt då det finns hög risk för personalrörlighet. Det skulle innebära att det inte går att fullfölja åtagandet mot medlemmarna. Vad det gäller ekonomiska åtaganden så rör det främst hyreskontrakten på lokalerna. Nuvarande avtal gäller till 30 september 2014 i Sverige på en hyresnivå om ca 700 000 kr år. I Bryssel gäller avtalet till den 30 september 2015 med en hyresnivå om ca 3 000 000 kr per år varav 2 000 000 kr faktureras vidare till interna hyresgäster. Det finns även en pågående rättsprocess där den tidigare VD har stämt arbetsgivaren. Det totala beloppet har inte preciserats i stämningen. Det finns dock reserverat motsvarande 269 000 EUR, ca 2 300 000 kr i bolaget i Belgien. Denna process beräknas avslutad under våren 2014. Vid avveckling av bolaget ska eventuella återstående tillgångar fördelas till medlemmarna i enlighet med medlemskapet i föreningen. Det innebär att en återbetalning till medlemmarna blir lika mycket oavsett antal kommuninvånare. Under en övergångsperiod kan det vara lämpligt att ta ut en serviceavgift som är i paritet med förväntade kostnader minus upparbetat kapital så att det inte kvarstår något värde i bolagen. För att genomföra en avveckling kommer det att behövas juridiskt stöd. Beslutsformalia Om föreningsstämman beslutar att verksamheten ska drivas vidare krävs den enkel majoritet på stämman för detta beslut. Vid avveckling av verksamheten dvs. upplösning av föreningen krävs ett enhälligt beslut på stämman. Beslutet är även giltigt om det fattas på två på varandra följande stämmor. Då krävs enkel majoritet vid första stämman och två tredjedelars majoritet på efterföljande stämma. Förslag till beslut Att verksamheten i West Sweden drivs vidare i enlighet med alternativ 2- med fokus på projektutveckling. Detta ska ställas mot avveckling av verksamheten. Bilaga 1. Scenarion, 20130206 Bilaga 2. Remissvar angående West Swedens framtid Bilaga 3. Medlemmarnas serviceavgifter 2013. 6

Scenarion, 20130206 Den efterfrågade verksamheten i West Sweden (WS) kan beskrivas utifrån tre olika huvudområden; West Sweden Policyarbete och intressebevakning Projektverksamhet Utbildning och information Scenario 1 Med fokus på regionalutveckling Scenario 2 Med fokus på projektutveckling av kommunal kärnkompetens Scenario 3 Med fokus på nätverksbyggande, med möjlighet till arbetsplats i Bryssel Fokus främst på medlemmarnas behov av regionalutveckling. Innebär en verksamhet med tyngdpunkt på policyarbete och intressebevakning samt med projektutveckling endast i begränsad omfattning. Kan bedrivas på en personstyrka om 7-8 tjänster vid oförändrad efterfrågan från medlemmarna. Oförändrad serviceavgift vid samma antal medlemmar som 2014. Kontor i Göteborg och Bryssel. Fokus främst på medlemmarnas behov av projektutveckling av kommunal kärnkompetens. Innebär en verksamhet med tyngdpunkt på projektutveckling samt med policyarbete och intressebevakning endast i begränsad omfattning. Kan bedrivas på en personstyrka om 7-8 tjänster vid oförändrad efterfrågan från medlemmarna. Oförändrad serviceavgift vid samma antal medlemmar som 2014. Kontor i Göteborg och Bryssel. Fokus främst på medlemmarnas behov av nätverksbyggande och dörröppning, samt möjlighet till en fysisk arbetsplats i Bryssel. Innebär en verksamhet med tyngdpunkt på nätverksbyggande och intressebevakning. Innehåller ingen projektutveckling. Kan bedrivas på en personstyrka om 3 tjänster vid oförändrad efterfrågan från medlemmarna. Halvering av serviceavgiften vid samma antal medlemmar som 2014. Kontor i Bryssel. 1

Policyarbete och intressebevakning Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Policypåverkan på uppdrag från stämman Stämman fattar beslut om ett antal områden som WS ska fokusera på under en bestämd tidsperiod. Bör innehålla en långsiktighet och vara av intresse för hela eller stora delar av Västsverige. Förbereds genom att respektive medlem utifrån sitt utvecklingsarbete tar fram förslag som sedan bereds av styrelsen. WS får ett tydligt uppdrag att fokusera på ett antal tematiska områden vad det gäller kontakter och nätverk, deltagande i konferenser m.m. Nätverksbyggande och dörröppnare vid efterfrågan WS deltar i nätverk som bedöms vara till gagn för hela Västsverige, alternativt för ett flertal medlemmar. WS bedriver ett aktivt utvecklingsarbete inom nätverken samt sprider resultaten till medlemmarna. WS stödjer medlemmar så att de kan engagera sig i nätverk. Det är medlemmarnas ansvar att sprida resultaten till övriga medlemmar eller inom sig själva beroende på uppdrag. WS odlar och upprätthåller kontakter med EU-kommissionen, Europaparlamentet samt övriga EUinstitutioner, organisationer och regionkontor. Medlemmarna drar nytta av kontakterna vid behov, men sköter dialogen själva. De har dock ett uppdrag att hålla WS informerad om förloppet för att kontakterna ska kunna återanvändas. Arbetsplatserbjudande för gemensam utveckling WS erbjuder permanenta eller tillfälliga arbetsplatser med teknisk infrastruktur och ett socialt sammanhang för medlemmar som behöver vara kortare eller längre tid i Bryssel. Medlemmar som erbjuds arbetsplats ska tillföra och delge WS och övriga medlemmar kunskap och kontakter. WS gör ett introduktionsprogram. Nätverksbyggande och dörröppnare vid efterfrågan WS deltar i nätverk som bedöms vara till gagn för hela Västsverige, alternativt för ett flertal medlemmar. WS bedriver ett aktivt utvecklingsarbete inom nätverken samt sprider resultaten till medlemmarna. WS stödjer medlemmar så att de kan engagera sig i nätverk. Det är medlemmarnas ansvar att sprida resultaten till övriga medlemmar eller inom sig själva beroende på uppdrag. WS odlar och upprätthåller kontakter med EU-kommissionen, Europaparlamentet samt övriga EU-institutioner, organisationer och regionkontor. Medlemmarna drar nytta av kontakterna vid behov, men sköter dialogen själva. De har dock ett uppdrag att hålla WS informerad om förloppet för att kontakterna ska kunna återanvändas. Nätverksbyggande och dörröppnare vid efterfrågan WS deltar i nätverk som bedöms vara till gagn för hela Västsverige, alternativt för ett flertal medlemmar. WS bedriver ett aktivt utvecklingsarbete inom nätverken samt sprider resultaten till medlemmarna. WS stödjer medlemmar så att de kan engagera sig i nätverk. Det är medlemmarnas ansvar att sprida resultaten till övriga medlemmar eller inom sig själva beroende på uppdrag. WS odlar och upprätthåller kontakter med EU-kommissionen, Europaparlamentet samt övriga EUinstitutioner, organisationer och regionkontor. Medlemmarna drar nytta av kontakterna vid behov, men sköter dialogen själva. De har dock ett uppdrag att hålla WS informerad om förloppet för att kontakterna ska kunna återanvändas. Arbetsplatserbjudande för enskild medlem WS erbjuder permanenta eller tillfälliga arbetsplatser med teknisk infrastruktur och ett socialt sammanhang för medlemmar som behöver vara kortare eller längre tid i Bryssel. Inget krav på återkoppling till WS eller övriga medlemmar. 2

Pro j ektverks amhet Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Projektutveckling (med fokus på regional utveckling och i begränsad omfattning) WS svarar på frågor och stöttar medlemmarna i arbetet med att använda sig av de möjligheter som erbjuds via EU:s fonder och program. WS ger konkret projektutvecklingssupport för att ta fram projektupplägg, lämpliga för genomförande med delfinansiering från EU till de medlemmar som vill utveckla sina egna visioner och idéer. WS ger även stöd i processen att hitta den mest lämpliga EUfmansieringsformen till det framtagna projektupplägget, främst inom EU:s sektorsprogram. Vidarelörmedlare av projektförfrågningar och partnersök, utan kvalitetssäkring WS förmedlar projektförfrågningar och partnersök från och till medlemmar i andra europeiska regioner och kommuner. WS ser till att alla medlemmar får del av förfrågningarna, men medlemmarna själva ansvarar för kontakter och urval. Projektutveckling WS svarar på frågor och stöttar medlemmarna i arbetet med att använda sig av de möjligheter som erbjuds via EU:s fonder och program. WS ger konkret projektutvecklingssupport för att ta fram projektupplägg lämpliga för genomförande med delfinansiering från EU till de medlemmar som vill utveckla sina egna visioner och idéer. WS ger även stöd i processen att hitta den mest lämpliga EU-finansieringsformen till det framtagna projektupplägget, främst inom EU:s sektorsprogram. Förmedling av riktade projektförfrågningar och partnersök, med kvalitetssäkring WS förmedlar projektförfrågningar och partnersök från och till medlemmar i andra europeiska regioner och kommuner. WS ser till att respektive förfrågan går till rätt medlemmar utefter deras önskemål och behov, men medlemmarna själva ansvarar för kontakter och urval. Projektstöd vid ansökning och genomförande Stöd kring framtaget projektupplägg, ekonomi, ansökan och genomförande av projekt. WS ger konsultativt stöd, men respektive medlem driver själv processen. Kontaktskapare och drivande för att hitta lämpliga projekt WS stödjer medlemmarna i deras projektplanering genom att hitta partners vid ansökningar eller lämpliga projekt eller projektägare som matchar en medlems behov. WS ger konsultativt stöd, men respektive medlem driver själv skrivprocessen. Vidareförmedlare av projektförfrågningar, utan kvalitetssäkring WS förmedlar projektförfrågningar och partnersök från och till medlemmar i andra europeiska regioner och kommuner. WS ser till att alla medlemmar får del av förfrågningarna, men medlemmarna själva ansvarar för kontakter och urval. 3

Utbildning och information Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Part i regionernas utvecklingsarbete WS delar med sig av sin kompetens i regionernas utvecklingsarbete, vilket kan vara både på politisk nivå genom regionberedningarna och utvecklingsdagar på tjänstemannanivå. Sker kontinuerligt och vid specifika behov. Stöd till EU-samordnare eller motsvarande WS ger kontinuerligt stöd till EU-samordnare eller motsvarande tjänster genom utvecklingsträffar och utbildningsträffar m.m. WS ger vid behov individuellt råd och stöd. Stödet utgår ifrån ett konsultativt förhållningssätt för att bredda kompetensen hos medlemmarna. Kontinuerlig informationsspridning WS informerar om aktuella konferenser och ansökningsomgångar m.m. Detta görs genom generella, alternativt riktade utskick, via hemsida och sociala media, såsom EU-update och information om specifika program och utlysningar. Stöd till EU-samordnare eller motsvarande WS ger kontinuerligt stöd till EU-samordnare eller motsvarande tjänster genom utvecklingsträffar och utbildningsträffar m.m. WS ger vid behov individuellt råd och stöd. Stödet utgår ifrån ett konsultativt förhållningssätt för att bredda kompetensen hos medlemmarna. Informationstillfällen WS arrangerar tematiska träffar kring program, nya ansökningstillfällen eller annat som kan vara dagsaktuellt. Kontinuerlig informationsspridning WS informerar om aktuella konferenser och ansökningsomgångar m.m. Detta görs genom generella, alternativt riktade utskick, via hemsida och sociala media, såsom EU-update och information om specifika program och utlysningar. Kontinuerlig informationsspridning WS informerar om aktuella konferenser och ansökningsomgångar m.m. Detta görs genom generella, alternativt riktade utskick, via hemsida och sociala media, såsom EU-update och information om specifika program och utlysningar. 4

Medlemmarna ska kunna Möjli iga tilläggstjänster beställa följande tjänster till självkostnadspris. Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Policypåverkan på uppdrag från medlem En enskild region eller kommunalförbund ska kunna beställa intressebevakning eller policypåverkan inom ett specifikt område. Övriga medlemmar bör dock informeras. WS har ett tydligt uppdrag att fokusera på ett visst uppdrag vad gäller kontakter och nätverk, deltagande i konferenser m.m. Kan användas både inför policyförändringar och inför utlysningar eller långsiktig påverkan inom ett område. Projektägare WS fungerar som projektägare eller partner för ett avgränsat projekt, och håller ihop Västsveriges del i projekten vad gäller ansökan, administration och informationsspridning. Deltagande medlemmar ansvarar för att bidra med sin kompetens och implementerar projektet i sin verksamhet. Projektstöd vid ansökning och genomförande WS ger stöd kring framtaget projektupplägg, ekonomi, ansökan och genomförande av projekt. Stödet är konsultativt, och respektive medlem driver själv processen. Stöd i kommunernas utvecklingsarbete WS delar med sig av sin kompetens i kommunernas utvecklingsarbete vid specifika beställningar, framtagande av internationella strategier, fokusområden inom det internationella arbetet eller liknande. Utbildningar WS arrangerar generella eller riktade utbildningar som kan vända sig till politiker, tjänstemän eller EU-samordnare. Kan vara kortare eller längre, grund eller fördjupning. Ska utgå från medlemmarnas behov och ingå i verksamhetsplaneringen. WEPA West Swedens EU-projektanalys (WEPA) är en process där WS analyserar en medlems tio politiskt mest prioriterade inriktningar som de vill utveckla till EU-projekt. WS träffar kommunledning och politiker vid ett flertal tillfällen för att hitta de mest lämpliga EUprogramalternativen för att kommunen ska kunna förverkliga sina visioner med hjälp av EU. Projektägare WS fungerar som projektägare eller partner för ett avgränsat projekt, och håller ihop Västsveriges del i projekten vad gäller ansökan, administration och informationsspridning. Deltagande medlemmar ansvarar för att bidra med sin kompetens och implementerar projektet i sin verksamhet. Ansökningsskrivande WS är drivande i ansökningsförfarandet, genomför skrivarbetet med underlag från medlemmen. Medlemmen ansvarar för ansökan. Utbildningar WS arrangerar generella eller riktade utbildningar som kan vända sig till politiker, tjänstemän eller EU-samordnare. Kan vara kortare eller längre, grund eller fördjupning. Ska utgå från medlemmarnas behov och ingå i verksamhetsplaneringen. Policypåverkan på uppdrag från medlem En enskild region eller kommunalförbund ska kunna beställa intressebevakning eller policypåverkan inom ett specifikt område. Övriga medlemmar bör dock informeras. WS har ett tydligt uppdrag att fokusera på visst uppdrag vad gäller kontakter och nätverk, deltagande i konferenser m.m. Kan användas både inför policyförändringar och inför utlysningar eller långsiktig påverkan inom ett område. Utbildningar WS arrangerar generella eller riktade utbildningar som kan vända sig till politiker, tjänstemän eller EUsamordnare. Kan vara kortare eller längre, grund eller fördjupning. Ska utgå från medlemmarnas behov och ingå i verksamhetsplaneringen. 5

Remissvar angående West Swedens framtid 2013-04-04 Nr Medlem Alt 1 Alt 2 Alt 3 Avveckl Ej valt 1 Uddevalla X 2 Tanum 2 1 3 Sotenäs 1 2 4 Färgelanda X 5 Vara 1 6 Karlstad 1 7 Trollhättan 1 2 8 Forshaga 1 9 Härryda X 10 Strömstad X 11 Hjo 1 12 Torsby 1 13 Arvika 1 Kommentarer En organisation i Bryssel för påverkansmöjlighet på regional nivå bör finnas men inte ägas av kommunerna. Varumärket WS bör bevaras. Arbetet bör samordas/integreras med VGR och GBG. Viktigt att det finns en central resurs som kan stödja kommunens projektutveckling Komplettera med mindre policyinsatser, policypåverkan på uppdrag samt arbetsplatser i Bryssel Betonar ett antal aktiviteter inom nätverksbyggande. Komplettera med mindre policyinsatser, policypåverkan på uppdrag samt arbetsplatser i Bryssel Fortsatt alla tre scenariorna, om än nerbantade. VGRs kommuner bör vara företrädda för påverkansarbete i Bryssel, VGRs kommuner ska samorndas, Fyrbodal kan ha uppdraget atrt vara resurs i arbetet med ansökningar. Komplettera med mindre policyinsatser, policypåverkan på uppdrag samt arbetsplatser i Bryssel Komplettera med mindre policyinsatser, policypåverkan på uppdrag samt arbetsplatser i Bryssel

Nr Medlem Altl Alt 2 Alt 3 Avveckl Ej valt 14 Lidköping 1 15 Mark 1 16 Tibro 1 17 Region Värmland 1 inkl. kommunerna 18 Mellerud 1 19 Ulricehamn x 20 Gullspång 2 1 21 Vänersborg 1 22 Munkedal 1 23 Essunga 1 24 Tjörn x 25 Töreboda 2 1 26 VGregionen 1 27 Åmål 1 28 Dals-Ed 1 2 29 Tidaholm 1 30 Falköping x Kommentarer Något andrahandsalternativ är inte tänkbart Stöd till kommunerna i projektutveckling är önskvärd Komplettera med mindre policyinsatser, policypåverkan på uppdrag samt arbetsplatser i Bryssel KS har för avsikt att begära utträde ur WS och avser att samverka med sjuhärads kommunaiför Stöd till lokala nivån förstärks och vidarutvecklas Viktigt med aktiebolagsform Oförändrad avgift, inget av de andra alternativen aktuellt Begär utträde Finansieringen får anpassas efter denna prioritering om avveckling kommer VGR att förstärka sitt EU-arbete och dialog med kommuner inom VGR och fortsätta sin nära samverkan med GBG och med region Halland och Värmland om de önskar. Under förutsättning att nuvarande medlemmar kvarstår Regional utveckling viktig bör gå via kommunalförbunden till BHU, samt EU-kompetens på kommunalförbunden. 31 Falkenberg 2 1 32 Bengtsfors 1 33 Alingsås 1 34 Öckerö x

Nr Medlem Alt 1 Alt 2 Alt 3 Avveckl Ej valt Kommentarer 35 Sunne 1 Komplettera med mindre policyinsatser, policypåverkan på uppdrag samt arbetsplatser i Bryssel 36 Hammarö 1 37 Filipstad 1 38 Tranemo 1 39 Lilla Edet 1 Komplettera med mindre policyinsatser, policypåverkan på uppdrag samt arbetsplatser i Bryssel Komplettera med mindre policyinsatser, policypåverkan på uppdrag samt arbetsplatser i Bryssel

Medlemmarnas serviceavgift 2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 Medlem Serviceavgift Kundfakt Vara kommun (454) 84 700,80 Kundfakt Säffle kommun (455) 83 373,44 Kundfakt Region Värmland (456) 439 711,93 Kundfakt Västra Götalandsregionen (457) 2 573 907,00 Kundfakt Region Halland (458) 489 198,50 Kundfakt Arvika Kommun (459) 140 330,24 Kundfakt Filipstads kommun (460) 57 277,76 Kundfakt Kristinehamns kommun (461) 128 911,68 Kundfakt Karlstad kommun (462) 473 002,56 Kundfakt Sunne kommun (463) 71459,84 Kundfakt Årjängs kommun (464) 53 491,52 Kundfakt Grums kommun (465) 48 775,04 Kundfakt Forshaga kommun (466) 61 510,08 Kundfakt Munkfors kommun (467) 19 910,40 Kundfakt Hammarö kommun (468) 81 806,72 Kundfakt Storfors Kommun (469) 22 809,92 Kundfakt Torsby kommun (470) 66 558,40 Kundfakt Eda Kommun (471) 46 250,88 Kundfakt Kil kommun (472) 63 920,00 Kundfakt Falköpings kommun (473) 172 034,56 Kundfakt Tidaholms kommun (474) 68 184,96 Kundfakt Hjo kommun (475) 47 969,92 Kundfakt Skövde kommun (476) 283 804,80 Kundfakt Skara kommun (477) 99 535,68 Kundfakt Lidköpings kommun (478) 207 987,52 Kundfakt Mariestads Kommun (479) 128 911,68 Kundfakt Åmåls kommun (480) 66 308,16 Kundfakt Ulricehamns kommun (481) 125 212,48 Kundfakt Borås stad (482) 569 296,00 Kundfakt Alingsås Kommun (483) 208 341,12 Kundfakt Trollhättans kommun (484) 302 784,96 Kundfakt Vänersborgs kommun (485) 201 002,56 Kundfakt Strömstads kommun (486) 66 737,92 Kundfakt Uddevalla kommun (487) 285 578,24 Kundfakt Lysekil kommun (488) 78 047,68 Kundfakt Kungälvs kommun (489) 226 815,36 Kundfakt Mölndals kommun (490) 335 120,32 Kundfakt Göteborgs stad (491) 2 858 404,48 Kundfakt Töreboda kommun (492) 49 057,92 Kundfakt Tibro kommun (493) 58 082,88 Kundfakt Götene kommun (494) 71171,52 Kundfakt Herrljunga kommun (495) 50 412,48 Kundfakt Svenljunga kommun (496) 55 672,96 Kundfakt Marks kommun (497) 183 643,52 Kundfakt Lilla Edets kommun (498) 68 310,08 Kundfakt Melleruds kommun (499) 48 720,64 Kundfakt Bengtsfors kommun (500) 52 267,52

48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 Kundfakt Tranemo kommun (501) 62 940,80 Kundfakt Gullspångs kommun (502) 28 413,12 Kundfakt Essunga kommun (503) 29 881,92 Kundfakt Grästorp kommun (504) 30 697,92 Kundfakt Bollebygd kommun (505) 46 142,08 Kundfakt Vårgårda kommun (506) 59 927,04 Kundfakt Lerums kommun (507) 212 219,84 Kundfakt Ale Kommun (508) 151 313,60 Kundfakt Färgelanda kommun (509) 35 653,76 Kundfakt Dals-Ed kommun (510) 25 306,88 Kundfakt Tanums kommun (511) 66 966,40 Kundfakt Munkedals kommun (512) 55 205,12 Kundfakt Soteäs kommun (513) 49 019,84 Kundfakt Orust kommun (514) 81920,96 Kundfakt Tjörns kommun (515) 81458,56 Kundfakt Stenungsunds kommun (516) 134 999,04 Kundfakt Öckerö kommun (517) 68 201,28 Kundfakt Partilie Kommun (518) 194 713,92 Kundfakt Härryda kommun (519) 191308,48 Kundfakt Kungsbacka kommun (520) 417 177,28 Kundfakt Varbergs kommun (521) 321498,56 Kundfakt Falkenbergs kommun (522) 225 346,56 Kundfakt Halmstads kommun (523) 506 600,00 Kundfakt Hylte kommun (524) 54 677,44 Service avgifter 2013 15 107 915,03