Anställningsregistret Kevas registerbeskrivning 1. Registrets namn ANSTÄLLNINGSREGISTRET 2. Registeransvarig Keva Besöksadress Unionsgatan 43 HELSINGFORS Postadress 00087 KEVA Telefon 020 614 21 3. Person som ansvarar för registerärenden Chef för juridiska ärenden Jussi-Pekka Rantanen Unionsgatan 43 HELSINGFORS Kontaktperson i frågor om uppgifterna i registret: Kevas rådgivning Besöksadress Unionsgatan 43, 1:a vån., HELSINGFORS, telefon 020 614 2868 4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter (registrets syfte) Registerföringen grundar sig på pensionslagen för den offentliga sektorn (81/2016, OffPL) (153 5 mom.). Registret innehåller uppgifter om personer som är eller har varit i en anställning som omfattas av OffPL eller författningar som föregick OffPL. De uppgifter som samlas i registret används vid verkställigheten av pensionsskyddet enligt OffPL. På basis av uppgifterna i registret utreds pensionsrätten som grundar sig på en persons anställningar och uträknas beloppet av pensionen i enlighet med OffPL när en pensionsansökan avgörs
lämnas till en person som är eller har varit i anställning som omfattas av OffPL uppgifter om hens pensionsrätt, pensionsålder samt det kommande pensionsbeloppet uppföljs pensionstagarens rätt att fortfarande få pension (t.ex. att den tillåtna inkomstnivån för en person som får pension inte överskrids) fastställs storleken av den lönebaserade pensionsavgiften för arbetsgivare i den offentliga sektorn. Uppgifterna i registret används också som underlag för statistik och undersökningar om verkställigheten av pensionsskyddet och skötseln av de lagstadgade uppgifterna. 5. Typer av uppgifter i registret Personuppgifter personbeteckning, namn, dödstid. Uppgifter om anställningen nummer för arbetsgivarens pensionsarrangemang och övriga identifieringsuppgifter anställningstid (startdag, slutdag) årliga inkomster avbrott i anställningen sista yrkesbeteckning i varje anställning tidigare yrkesbeteckningar om en lägre pensionsålder tillämpas på dem uppgifter som beskriver anställningens slag och karaktär (bl.a. tjänsteförhållande/arbetsavtalsförhållande, huvudsyssla/bisyssla). 6. Registrets normala källor Anställningsuppgifterna fås från arbetsgivarna. Personuppgifterna för nya personer som införs i registret granskas hos Befolkningsregistercentralen som också lämnar uppgift om ändringar som skett i personuppgifterna. Registrets uppdateringsteknik och -täthet Det databaserade registret uppdateras i regel satsvis. Arbetsgivarna lämnar kvartalsvis uppgifter om anställningar och om ändringar i dem, medan årsinkomsterna anmäls årligen före slutet av januari. Uppgifterna fås i regel i form av linjeöverföringar. En del av uppgifterna lämnas på CDskivor, usb-minnen, som meddelanden i webbtjänst eller med blanketter. Anmälningar och rättelser som inkommer registreras dagligen. Arbetsgivarna och pensionsanstalten kan registrera och rätta uppgifter också som direktuppdatering.
Ändringar och rättelser i personuppgifterna fås från Befolkningsregistercentralen. Anställningsuppgifterna har lagrats i flera skilda datasystem. För Kevas eget bruk finns lagspecifika register med fullständiga uppgifter om anställningar och inkomster före 2005. Uppgifter om intjänade pensioner och om de pensionsgrundande tider som hänför sig till dem från tiden före 2005 lagras i Kevas egna system och överförs genast efter lagringen till Kevas intjäningsregister som upprätthålls av Arek Oy. Uppgifter om anställningar och inkomster 2005 och senare sparas endast i det register som Arek Oy upprätthåller. 7. Normalt utlämnande av personuppgifter Uppgifterna i registret är sekretessbelagda. Utan fullmakt av den registrerade eller uttrycklig bestämmelse i lagen kan de inte lämnas ut. Pensionsskyddscentralen Pensionsskyddscentralen har teknisk användarkontakt till Kevas uppgifter i Arek Oy. På basis av dem kan Pensionsskyddscentralen styra pensionsansökan eller kundens förfrågan till Keva för handläggning. Pensionsskyddscentralen får lämna ut Kevas registeruppgifter till de pensionsanstalter som har hand om det lagstadgade arbetspensionsskyddet om uppgifterna behövs för handläggning av pensionsansökan eller kundens förfrågan. Om personen får pension från annat håll meddelar Pensionsskyddscentralen om den samtidiga anställningen som omfattas av OffPL till den instans som betalar ut pensionen. Utlämnandet av uppgifter baserar sig på Pensionsskyddscentralens och arbetspensionsanstalternas rätt att för handläggning av pensionsärenden få behövliga uppgifter från Keva och på Pensionsskyddscentralens rätt att förmedla uppgifter (ArPL 198 och 208 samt OffPL 161 och 163 ). Statistikcentralen Till Statistikcentralen utlämnas årligen uppgifter om de anställningar som omfattas av KomPL, StaPL och KyPL som har varit i kraft under statistikåret, om yrkesbeteckningarna och lönerna. Utlämnandet baserar sig på statistiklagen. De utlämnade uppgifterna behövs för bl.a. pendlingsstatistiken och befolkningsstatistiken. Befolkningsregistercentralen Till Befolkningsregistercentralen anmäls de personer som registrerats i pensionsanstaltens register som nya personer (personbeteckning). På basis av de anmälda personbeteckningarna lämnar Befolkningsregistercentralen ut de ändringar i personuppgifterna som hänför sig till dessa (namnändringar och rättelser, dödsdag, rättelse av personbeteckning). Arbetspensionsanstalterna
Registeruppgifter (inkl. löneuppgifter) lämnas till arbetspensionsanstalterna på basis av en specificerad begäran för beslut i ett ärende som handläggs där (t.ex. för utredning om förutsättningarna för att en annan pension kan fortsätta). Utlämnandet baserar sig på pensionsanstalternas rätt att få dessa uppgifter (ArPL 198 ). Arbetsgivare Till arbetsgivarna i den offentliga sektorn lämnas endast sådana anställningsuppgifter som de själva anmält för kontroll av dessa. Pensionsanstaltens eget bruk För handläggning av och beslut om en pensionsansökan eller en förfrågan om pension överförs uppgifterna från anställningsregistret till pensionsregistret för maskinell uträkning. De som medverkar i pensionsbesluten har möjlighet att läsa registeruppgifterna också genom en terminalanslutning. För att de som är eller har varit i anställning hos en arbetsgivare i den offentliga sektorn ska kunna kontrollera uppgifterna som påverkar deras pensionsskydd och få en uppskattning av sin kommande pension samt meddelande om pensionsåldern, lämnas från registret till personerna själva utdrag och kalkylerade uppskattningar. Utdrag ges på begäran samt enligt olika urvalskriterier också utan begäran. Om anställningar registreras för personer som är pensionerade förmedlas uppgift om detta till pensionshandläggaren enligt vissa regler. På detta sätt övervakar man både pensionsbeslutens riktighet (har uppgiften varit känd när beslutet fattades) och att förutsättningarna för beviljande av pension fortsätter att gälla (t.ex. att förvärvsinkomsterna för en person som får invalidpension ligger inom tillåtna gränser). 9. Skydd av registret Registeruppgifterna får via terminalanslutning endast hanteras av en tjänsteman vid Keva som har fullmakt att hantera uppgifterna och som innehar den användarkod som behövs för detta. Även en arbetstagare som har fullmakt att hantera registeruppgifterna får endast hantera dem till den del som de behövs för att handlägga pensions- eller registreringsärendet. Kevas arbetstagare som har tillgång till registeruppgifterna har ingått skriftligt sekretessavtal. Den registrerade kan själv kolla eller skriva ut sina anställningsperioder i Kevas webbtjänst. För att kunna kolla de egna uppgifterna måste den registrerade identifiera sig med bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort. Den arbetsgivare som anmält anställningsuppgifter till registret kan med hjälp av en terminalanslutning bläddra i och behandla de uppgifter som den anmält till anställningsregistret. De uppgifter som visas har begränsats endast till anställningsuppgifterna för arbetsgivaren i fråga. Förutsättningen för att öppna och använda en terminalanslutning är att användaren identifierar sig
i myndigheternas identifieringstjänst (Katso-kod). Varje gång då registeruppgifterna kollas och orsaken till kontrollen sparas också i användarloggen.