Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Relevanta dokument
ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN

Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Arkivreglemente för Region Kronoberg

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige , med senaste ändring

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)

Reglemente för arkiv

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

10 OKTOBER Arkivreglemente

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Skara kommun

Arkivreglemente för Helsingborgs stad

Arkivreglemente för Arkivemölla kommun

Arkivreglemente för Skövde kommun

Arkivreglemente för Götene kommun

20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/

Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning

Kommunens författningssamling

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivvården inom Håbo kommun

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.

Bilaga 97 KF Arkivreglemente för Karlsborgs kommun. Reglemente. Kommunfullmäktige 2017-MM-DD

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

Landstingsstyrelsens förslag till beslut

Reglemente för arkiv

NYKVARNS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

Tjörns kommuns författningssamling

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

ARKIVREGLEMENTE GULLSPÅNG KOMMUN. Antagen av kommunfullmäktige , 99 Dnr: KS 2017/160

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Arkivreglemente för Uddevalla kommun

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Ny föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN

Arkivreglemente Mjölby kommun

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden.

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Strängnäs kommun

Arkivreglemente för Motala kommun

Målet för Trosa kommuns arkivverksamhet är

Kommunal Författningssamling Taxa

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

Arkivreglemente. Hantering av arkiv i Sundbybergs stad

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223


ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

Örebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun

Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun

Styrande dokument. Arkivreglemente för Oskarshamns kommun. Fastställd av kommunfullmäktige , 173

10 ARKIVBESTÄNDIGHET OCH ARKIVFÖRVARING (5 2 p och 6 3 p AL) 10.1 Material, metoder och förvaring av arkivalier Kommentarer

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun

Riktlinje fo r hantering av arkiv KOMMUNSTYRELSEN

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223

A R K I V R E G L E M E N T E FÖR ORUST KOMMUN med kommentarer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Arkivreglemente för. Mölndals stad

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95.

Arkivreglemente för Östra Göinge kommun

FÖRFATTNINGSSAMLING Beslut: Dnr: 97/95 Sid: 1

Arkivreglemente för Kristianstads kommun. 1 Omfattning (1-2 AL, 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen SFS 2009:400)

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente Arkivvård Mariestads kommun

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,

Arkivreglemente. för Borgholms kommun. Antaget av kommunfullmäktige (Ersätter tidigare arkivreglemente antaget )

Vem bestämmer om arkiv i kommunen?

Ljusnarsbergs f<ommun. Anlc Diariebeteckning. 01)r KS o lf;,_/)o I(;..., f

Arkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019

1 Tillämpningsområde (1 och 2a AL) 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad

ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN

Arkivreglemente för Gävle kommun

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

Kommunal författningssamling

Arkivregler för Uppsala kommun

Transkript:

Arkivreglemente Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 149

2014-10-29--30 14LS7147 2(5) ARKIVREGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND I anslutning till bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Vad som är allmän handling definieras i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105). Detta reglemente ska tillämpas av landstingets myndigheter. Med myndighet avses i detta reglemente: Landstingsfullmäktige Landstingets revisorer Landstingsstyrelsen Patientnämnden-Etiska nämnden Hälso- och sjukvårdsnämnden Folkhälso-, primärvårds- och tandvårdsnämnden Kostnämnden Smittskyddsläkaren 1 Krisledningsnämnden I myndigheten Landstingsfullmäktige ingår fullmäktigeberedningar liksom det i respektive styrelse och nämnd ingår utskott. Vad som i detta reglemente gäller för landstingets myndigheter ska även gälla för sådana juridiska personer som avses i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), d.v.s. aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där landstinget utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. 2 Ansvar Varje myndighet ansvarar för sina allmänna handlingar enligt lag. Respektive myndighet bär det ekonomiska ansvaret och ansvarar för dess allmänna handlingar. Har myndigheten överlämnat allmänna handlingar till landstingsarkivet övergår detta ansvar till arkivmyndigheten d.v.s. landstingsstyrelsen. 1 Smittskyddsläkaren ska enligt smittskyddslagen (2004:168) betraktas som en myndighet i frågor som rör myndighetsutövning. I övriga frågor lyder smittskyddsläkaren under landstingsstyrelsen.

2014-10-29--30 14LS7147 3(5) 3 Arkivmyndighet Landstingsstyrelsen är arkivmyndighet enligt 7 9 arkivlagen (1990:782) och huvudman för landstingsarkivet. Arkivmyndigheten har ansvar för tillsynen över hanteringen av allmänna handlingar inom landstinget. I tillsynen ingår en regelbunden inspektion av myndigheternas arkiv enligt 5 arkivförordningen (1991:446). Arkivmyndigheten får utfärda de riktlinjer som behövs för att säkerställa en god hantering av allmänna handlingar inom landstinget. Arkivmyndigheten har rätt att överta allmänna handlingar från en myndighet som står under dess tillsyn, både efter överenskommelse och på grund av ett ensidigt beslut av arkivmyndigheten. 4 Landstingsarkivarie Landstingsarkivarien är arkivmyndighetens verkställande tjänsteman och ansvarar under myndigheten för tillsyn och rådgivning. Landstingsarkivarien ska verkställa arkivmyndighetens regelbundna inspektion av myndigheternas arkiv enligt 5 arkivförordningen ge råd och anvisningar i hanteringen av allmänna handlingar till landstingets myndigheter ta initiativ till åtgärder för att främja hanteringen av allmänna handlingar inom landstinget 5 Landstingsarkiv För vård och tillhandahållande av arkivmyndighetens och till denna överlämnade handlingar finns ett landstingsarkiv. 6 Arkivansvarig Varje myndighet ska utse arkivansvarig. Den arkivansvarige ska ha kännedom om gällande författningar och övriga bestämmelser tillse att arkivlagen, landstingets arkivreglemente och övriga riktlinjer tillämpas inom myndighetens samtliga verksamheter i samråd med landstingsarkivarien ta fram förslag till gallrings- och dokumenthanteringsplaner för myndigheten tillse att rutinerna inom myndigheten är så uppbyggda att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas utgöra kontaktperson gentemot arkivmyndigheten 7 Arkivredogörare Hos varje myndighet ska det finnas en eller flera arkivredogörare.

2014-10-29--30 14LS7147 4(5) Arkivredogöraren ska svara för den praktiska hanteringen av verksamhetens arkiv tillse att gällande bestämmelser följs svara för att leveranser av handlingar till landstingsarkivet sker enligt fastställda riktlinjer 8 Dokumenthanteringsplan Varje myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan som fortlöpande kompletteras. Dokumenthanteringsplanen ska redovisa de typer av handlingar som förekommer i myndighetens verksamhet. Den ska innehålla uppgift om handlingens funktion samband med andra handlingstyper (processuella samband) tidpunkt för gallring enligt gällande gallringsföreskrifter tidpunkter för avställning och arkivering lagringsmedium 9 Gallring Allmän handling får inte förstöras eller utplånas såvida det inte sker med stöd av gallringsföreskrifter eller enligt lag eller förordning. Föreskrifter om gallring utfärdas av arkivmyndigheten. Verkställd gallring ska dokumenteras. 10 Avgränsning av arkiv och rensning Arbetsmaterial och andra handlingar som inte utgör allmän handling, ska rensas ut eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning genomförs senast i samband med arkivering. Myndigheten ska arkivera sådana minnesanteckningar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen (1949:105) om de tillfört ärendet sakuppgift. Minnesanteckningarna blir därmed allmänna handlingar. 11 Beständighet Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet och autenticitet. Gallringsbara handlingar ska ha sådan kvalitet att de är läsbara fram till gallringstidpunkten. För pappershandlingar gäller att papper, skrivmedel och maskinell utrustning som används vid framställning av allmänna handlingar ska uppfylla gällande standarder. Finns certifierade produkter att tillgå ska dessa väljas, i annat fall krävs en leverantörsförsäkran som visar att produkterna uppfyller standardens krav.

2014-10-29--30 14LS7147 5(5) Vid utveckling och upphandling av IT-system som ska innehålla allmänna handlingar ska det långsiktiga behovet av tillgång till autentisk och pålitlig information beaktas. Elektroniskt lagrade handlingar ska kunna återskapas under hela den tid de ska bevaras. För att möjliggöra ett långsiktigt bevarande av de elektroniska handlingarna ska databärare, filformat och dataorganisation uppfylla gällande standarder. 12 Förvaring Allmänna handlingar ska förvaras i arkivlokal eller förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. Handlingarna ska skyddas mot brand, fukt och vatten, samt stöld och obehörig åtkomst. Föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler som utfärdas av riksarkivet ska utgöra riktlinjer för landstinget. 13 Utlåning Utlåning av allmänna handlingar får endast ske om risk inte föreligger att handlingarna skadas eller förkommer. Utlåning till enskild (privatperson) är ej tillåten. 14 Överlämnande av arkiv I enlighet med fastställda riktlinjer kan en myndighet överlämna sitt arkiv eller delar därav till landstingsarkivet. Efter överlämnandet övergår ansvaret för de överlämnade handlingarna till arkivmyndigheten. Vid överlämnande av handlingar till landstingsarkivet ska av arkivmyndigheten upprättade riktlinjer följas. Om en myndighet i landstinget har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan myndighet i landstinget, ska dess arkiv överlämnas till landstingsarkivet inom tre månader, såvida inte landstingsfullmäktige har beslutat något annat. I lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring finns bestämmelser om förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ i vissa fall. 15 Samråd Myndighet ska samråda med landstingsarkivarien i viktigare frågor rörande hanteringen av allmänna handlingar. Samråd ska ske vid nybyggnad eller ändring av arkivlokal vid viktigare ändringar av förutsättningarna för hanteringen av allmänna handlingar, t.ex. omorganisation vid införande av IT-system som kommer att innehålla allmänna handlingar