Granskning av stadens brandförebyggande åtgärder. Sundbybergs stad

Granskning av stadens brandförebyggande åtgärder Sundbybergs stad Genomförd på uppdrag av revisorerna september 2014

Innehåll 1 Sammanfattning...2 2 Inledning...3 2.1 Bakgrund...3 2.2 Syfte och revisionsfrågor...3 2.3 Revisionskriterier...3 2.4 Metod och genomförande...3 2.5 Ansvarig nämnd...3 2.6 Avgränsning...4 3 Utgångspunkt för granskningen...4 3.1 Kommunallagen...4 3.2 Lagen om skydd mot olyckor...4 3.3 Föreskrifter från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap...5 4 Granskningsresultat...6 4.1 Styrande dokument...6 4.2 Fördelning av strategiskt ansvar för brandskydd...6 4.3 Fördelning av operativt ansvar för brandskydd...7 4.4 Åtgärder för brandprevention...8 4.5 Utlösning av automatlarm...10 4.6 Försäkringsskydd...10 5 Svar på revisionsfrågor...10 6 Bedömning...12 Källförteckning...13 1

1 Sammanfattning EY har på uppdrag av revisorerna i Sundbybergs stad granskat stadens brandförebyggande arbete. Granskningens syfte har varit att bedöma om staden har en ändamålsenlig och effektiv process för att minimera risken för bränder i de lokaler som nyttjas av stadens olika verksamheter samt lokaler i stadens ägo som hyrs av externa aktörer. Ansvaret för brandskyddarbetet i stadens egna fastigheter är fördelat mellan fastighetsägaren, som representeras av enheten Kommunlokaler, och den verksamhetsutövare som använder lokalen. Ansvarsfördelningen följer samma principer oavsett om verksamhetsutövaren är en del av kommunen eller en extern hyresgäst. Kommunlokaler ansvarar i princip för det fysiska brandskyddet, medan verksamhetsutövaren ansvarar för det organisatoriska brandskyddet. Till det tekniska brandskyddet hör erforderliga utrymningsvägar, utrymningsplaner, handbrandsläckare samt brand- och utrymningslarm. Till det organisatoriska ansvaret hör utbildning, information och utrymningsövningar. I inhyrda lokaler har den verksamhet som använder lokalerna i allmänhet ett större ansvar för brandskyddet. Hur ansvaret fördelas regleras i respektive hyresavtal. Sundbybergs stad är en av tio kommuner som ingår i kommunalförbundet Storstockholms brandförsvar. Förbundet har i uppgift att för medlemmarnas räkning fullgöra de uppgifter som det är obligatoriskt för en kommun att utföra enligt lagen om skydd mot olyckor. Det innebär att SSBF ansvarar för räddningstjänst i staden. Staden har också tecknat tilläggsavtal med SSBF avseende genomförande av brandskyddsutbildning för stadens anställda. Vid tillfället för granskningen har inga av de avtalade utbildningstillfällena utnyttjats av staden. Utifrån vad som framkommit i granskningen bedömer vi att staden, vad gäller det operativa ansvaret för brandskydd, har en tydlig förteckning över vilka uppgifter som åvilar fastighetsägare respektive verksamhetsutövare i stadens lokaler. Huruvida de som nyttjar lokaler också uppfattar att det finns en tydlig gräns för vari det egna ansvaret består har inte legat inom ramen för granskningen att bedöma. På en strategisk nivå bedömer vi att stadens risk- och sårbarhetsanalys, som bland annat berör risk för och konsekvenser av brand, inte är spridd och känd i berörda delar av stadens förvaltning. De analyser som har genomförts bör komma berörda verksamheter till del och nytta. En naturligt följd av genomförande av risk- och sårbarhetsanalys är att konstaterade risker hanteras i handlingsplan eller internkontrollplan. Detta saknas i Sundbybergs stad. I granskningen har också framkommit att inget uppdaterat register över aktuella brandskyddsredogörelser finns i staden. Ett sådant register kan vara ett led i att säkerställa att de verksamheter som använder stadens lokaler arbetar aktivt med sitt brandskydd. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ger vi Kommunstyrelsen och Stadsbyggnads- och miljönämnden följande rekommendation: Tillse att de risker som konstateras i stadens risk- och sårbarhetsanalys hanteras genom handlingsplan eller internkontrollplan. Tillse att staden organiserar och regelbundet uppdaterar en förteckning över aktuella verksamheters brandskyddsredogörelser. Säkerställ att utbildning i brandsäkerhet genomförs enligt tidigare fastställda planer. 2

2 Inledning 2.1 Bakgrund Sundbybergs stad bedriver verksamhet i ett stort antal lokaler av olika storlek och olika tekniska specifikationer. Verksamheterna är beroende av att befintliga lokaler fungerar och betydande ekonomiska värden finns i stadens fastigheter. Revisorerna har identifierat en risk för bränder i lokaler. En brand i en lokal kan få konsekvenser för de verksamheter som bedrivs där. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte har varit att bedöma huruvida staden har en ändamålsenlig och effektiv process för att minimera risken för bränder i de lokaler som nyttjas av stadens olika verksamheter samt lokaler i stadens ägo som hyrs av externa aktörer. Granskningen omfattar följande revisionsfrågor. Hur ser stadens risk- och konsekvensanalys ut med avseende på bränder i de lokaler som nyttjas av staden? Vilka preventiva åtgärder har staden genomfört för att minska identifierade risker med avseende på bränder i lokaler? Med vilken regelbundenhet genomförs övningar med avseende på minimering av risken för bränder? Hur ser roll- och ansvarsfördelningen ut när det gäller det förebyggande arbetet med avseende på bränder, samt att begränsa skador. Vilken samverkan finns med externa parter, exempelvis Storstockholms brandförsvar? Med vilken frekvens utlöses automatlarm i de lokaler som staden nyttjar, och till vilken årlig kostnad för staden? Hur ser försäkringsskyddet ut för stadens lokaler samt för de lokaler som staden hyr av externa fastighetsvärdar? Hur säkerställs ett ändamålsenligt brandskydd i de lokaler där staden köper tjänster från externa aktörer? 2.3 Revisionskriterier Granskningen utgår i huvudsak från följande revisionskriterier: Kommunallagen Lag (2003:778) om skydd mot olyckor Relevanta föreskrifter från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 2.4 Metod och genomförande Granskningen har genomförts genom intervjuer med stadens säkerhetschef, chef för enheten Kommunlokaler och med inspektör vid Storstockholms Brandförsvar. Till grund för granskningen ligger också dokumentstudier. 2.5 Ansvarig nämnd Kommunstyrelsen samt Stadsbyggnads- och miljönämnden. 3

2.6 Avgränsning Granskningen avser det arbete som kommunen ska utföra i de fastigheter som kommunen äger och hyr. Övrigt skydd mot bränder och skador till följd av bränder omfattas inte. 3 Utgångspunkt för granskningen 3.1 Kommunallagen Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. 3.2 Lagen om skydd mot olyckor Lagen (2003:778) om skydd mot olyckor syftar till att i hela landet bereda människors liv och hälsa samt egendom och miljö ett tillfredsställande och likvärdigt skydd mot olyckor. I lagen stadgas följande: Kommunen ska ha ett handlingsprogram för förebyggande verksamhet En kommun ska ha ett handlingsprogram för förebyggande verksamhet. I programmet ska kommunen ange målet för kommunens verksamhet samt de risker för olyckor som finns i kommunen och som kan leda till räddningsinsatser. I programmet ska också anges hur kommunens förebyggande verksamhet är ordnad och hur den planeras. Handlingsprogrammet ska antas av kommunfullmäktige för varje ny mandatperiod. I ett kommunalförbund skall handlingsprogrammet antas av den beslutande församlingen. Ägaren eller nyttjanderättshavaren till en byggnad ansvarar för brandförebyggnad Ägare eller nyttjanderättshavare till byggnader eller andra anläggningar ska i skälig omfattning hålla utrustning för släckning av brand och för livräddning vid brand eller annan olycka och i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. Ägare av byggnader eller andra anläggningar, där det med hänsyn till risken för brand eller konsekvenserna av brand bör ställas särskilda krav på kontroll av brandskyddet, ska i skriftlig form lämna en redogörelse för brandskyddet. Vid en anläggning där verksamheten innebär fara för att en olycka ska orsaka allvarliga skador på människor eller miljön är det i stället den som utövar verksamheten på anläggningen som ska se till att en sådan redogörelse upprättas. Redogörelsen ska lämnas in till kommunen. Kommunen ansvarar för sotning och brandskyddskontroll En kommun ska i brandförebyggande syfte ansvara för att rengöring (sotning) sker av fasta förbränningsanordningar m.m. Kommunen får medge att en fastighetsägare utför eller låter annan utföra sotning på den egna fastigheten. Ett sådant medgivande får bara ges om sotningen kan ske på ett från brandskyddssynpunkt betryggande sätt. Kommunen ska i brandförebyggande syfte även ansvara för att det som ska rengöras (sotas) samt skorstenar, tak och anslutande byggnadsdelar kontrolleras från brandskyddssynpunkt (brandskyddskontroll). Detsamma skall gälla fasta förbränningsanordningar inrättade för eldning uteslutande med gas och därtill hörande avgaskanaler. Kommunen ansvarar för tillsyn Tillsyn över efterlevnaden av lagen om skydd mot olyckor och föreskrifter som har meddelats med stöd av lagen utövas inom kommunens område. Länsstyrelsen utövar tillsyn inom länet 4

och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap eller, i fråga om statlig räddningstjänst, den myndighet som regeringen bestämmer, utövar den centrala tillsynen. Kommunen är skyldig att samordna sitt arbete med andra Kommunerna och de statliga myndigheter som ansvarar för verksamhet enligt lagen om skydd mot olyckor ska samordna verksamheten samt samarbeta med varandra och med andra som berörs. 3.3 Föreskrifter från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, är en statlig myndighet med uppgift att utveckla samhällets förmåga att förebygga och hantera olyckor och kriser. MSB ansvarar bland annat för det som Statens räddningsverk, som nu är nedlagt, tidigare ansvarade för. MSB utfärdar föreskrifter och allmänna råd. Föreskrifterna är tvingande. Allmänna råd är inte tvingande. Följande av MSB:s föreskrifter och allmänna råd är relevanta för granskningsområdet. 3.3.1 Statens räddningsverks föreskrifter om skriftlig redogörelse för brandskyddet (SRVFS 2003:10) I dessa föreskrifter finns en förteckning över de objekt som omfattas av kraven på skriftlig redogörelse för brandskydd enligt lagen om skydd mot olyckor. Till dessa hör inrättningar för vård och omsorg, förskoleverksamhet, skolverksamhet och skolbarnomsorg, samlingslokaler och fritidsanläggningar, byggnader eller anläggningar med stora kulturhistoriska värden samt byggnader och anläggningar vars utformning innebär stor risk för allvarliga skador vid brand. Till varje kategori finns en specifikation över kriterier som de olika byggnaderna eller verksamheterna ska uppfylla för att kravet på skriftlig redogörelse ska behöva tillämpas. 3.3.2 Statens räddningsverks föreskrifter och allmänna råd om rengöring (sotning) och brandskyddskontroll (SRVFS 2005:9) Föreskrifterna innehåller bestämmelser om vilka objekt som omfattas av krav på sotning respektive brandskyddskontroll enligt lagen om skydd mot olyckor, med vilka intervaller kontrollen ska ske samt vad kontrollen ska omfatta. Kontrollfristerna för de olika anläggningstyperna varierar mellan två och åtta år. Kontrollerna ska omfatta vissa moment och varje kontrolltillfälle ska dokumenteras. I de allmänna råden finns rekommendationer om tidsfrister för kontroller och mer detaljerade råd om kontrollernas omfattning. 3.3.3 Statens räddningsverks allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3) Dessa allmänna råd konstaterar att de åtgärder som den som äger eller nyttjar en byggnad ska vidta för att förebygga brand kan vara av teknisk eller organisatorisk karaktär. För att uppfylla kraven på brandförebyggnad bör ett systematiskt och kontinuerligt brandskyddsarbete bedrivas. Systematiskt brandskyddsarbete bör omfatta både förebyggande arbete och planering av åtgärder i händelse av brand. Brandskyddet bör dokumenteras. Behovet av skriftlig dokumentation beror dock på flera faktorer. Byggnaden, verksamhetstypen och verksamhetsorganisationen är de viktigaste. I samband med den tillsyn som kommunen utövar bör behovet av skriftlig dokumentation av brandskyddet prövas. 5

4 Granskningsresultat 4.1 Styrande dokument 4.1.1 Handlingsprogram för Storstockholms brandförsvar Storstockholms brandförsvar (SSBF) har 2011 fastställt ett handlingsprogram för sin verksamhet 2012-2015. Detta dokument fungerar enligt uppgift som stadens handlingsplan för förebyggande verksamhet, vilket fullmäktige enligt lagen om skydd mot olyckor ska anta varje mandatperiod. Planen är fastställd av förbundsfullmäktige 2011. 4.1.2 Risk- och sårbarhetsanalys I staden finns en övergripande risk- och sårbarhetsanalys. Denna analys innefattar men berör inte specifikt risken för brand. Analysen gjordes under våren/sommaren 2011 och beaktar inte fysiska skyddsåtgärder i verksamheterna eller efterlevnad av säkerhetsrutiner eller systematiskt brandskyddsarbete. Bland identifierade sårbarheter konstateras, vad gäller brandområdet, brister i organisation och dokumentation av samt tekniska förutsättningar för brandskydd. Verksamheterna har eget ansvar för brandförebyggande arbete, men den konsult som genomförde riskanalysen bedömde att det behövs ett aktivt arbete från kommunens sida för att stärka verksamheternas förmåga att själva hålla brandskyddet på en hög nivå. I flera verksamheter uppfattas en osäkerhet när det gäller den egna kompetensen. Analysen avslutas med åtgärdsförslag. Tre av dem rör helt eller delvis brandskyddet. Säkerställ att kunskapsnivån är tillräcklig hög och att ansvarsfördelningen är tydlig för att SBA-arbetet ska utföras tillfredsställande i kommunens samtliga verksamheter oavsett fastighetsägare. Ta fram tydliga rutiner och instruktioner som beskriver ansvar och uppgifter för de föreningar som vistas i kommunens lokaler och anläggningar. Säkerställ att dessa rutiner och instruktioner tydligt kommuniceras, framför allt vad gäller brandsäkerheten. En kartläggning och prioritering av verksamheternas behov av olika typer av larmsystem måste genomföras. Även funktionaliteten i larmsystemen måste säkerställas. Riskbilden vad gäller byggnader för skola, vård och omsorg beskrivs också översiktligt i ovan nämnda handlingsprogram för SSBF. Ingen separat risk- och sårbarhetsanalys avseende bränder i stadens lokaler finns enligt uppgift. 4.1.3 Internkontrollplan Varken Kommunstyrelsens eller Stadsbyggnads- och miljönämndens internkontrollplan hanterar risken för brand. 4.2 Fördelning av strategiskt ansvar för brandskydd 4.2.1 Ansvar för räddningstjänst Storstockholms brandförsvar är ett kommunalförbund där tio kommuner, däribland Sundbybergs stad, ingår. Förbundet har bland annat i uppgift att för medlemmarnas räkning fullgöra de uppgifter som det är obligatoriskt för en kommun att utföra enligt lagen om skydd mot olyckor. Det innebär att SSBF ansvarar för räddningstjänst i staden. Förbundet arbetar också bland annat med förebyggande arbete på uppdrag av medlemskommunerna. Ansvaret 6

att samordna kommunens totala arbete för skydd mot olyckor åligger den enskilda kommunen. 4.2.2 Säkerhetsansvar Inom Kommunstyrelsens förvaltning, Kommunkontoret, finns en personalavdelning. På personalavdelningen arbetar stadens säkerhetschef som ansvarar för bland annat lås och larm, hot och våld, krishantering samt försäkringar. Säkerhetschefen är också stadens kontaktperson till Storstockholms brandförsvar (SSBF). 4.2.3 Ansvar för stadens lokaler Inom Stadsbyggnads- och miljökontoret finns enheten Kommunlokaler (nedan enbart kallad Kommunlokaler), som tillhandahåller egna och inhyrda lokaler för stadens verksamheter. Att enheten tillhandahåller inhyrda lokaler till stadens verksamheter innebär att kontakter med externa hyresvärdar förmedlas genom Kommunlokaler och att ingen verksamhet själv kan teckna ett hyreskontrakt med en extern part. Staden använder enligt uppgift cirka 140 000 kvadratmeter egna lokaler och 66 000 kvadratmeter inhyrda lokaler. Inhyrning sker framför allt av relativt många mindre objekt. Det ansvar som enligt lagen om skydd mot olyckor åvilar fastighetsägare axlas i staden av Kommunlokaler. Kommunlokaler arbetar enligt uppgift aktivt med de delar av risk- och sårbarhetsanalysen som ligger inom enhetens ansvarsområde. Arbetet utgår dock inte från analysens rekommendationer och den är inte känd av enheten. 4.3 Fördelning av operativt ansvar för brandskydd Chefen för Kommunlokaler beskriver tre olika system för fördelning av ansvar för brandskyddsarbetet mellan Kommunlokaler, i egenskap av fastighetsägare eller förmedlare av lokalhyreskontrakt, och den verksamhet som är hyresgäst i en lokal. 4.3.1 Ansvarsfördelning i kommunens egna fastigheter Fördelningen av ansvar för brandskyddsarbetet i de fastigheter som ägs av staden förklaras i dokumentet Systematiskt brandskyddsarbete i kommunens egna byggnader Vad gör Kommunlokaler? som finns tillgängligt på stadens intranät. Där stadgas att Kommunlokaler ansvarar för att byggnaderna har erforderliga utrymningsvägar, utrymningsplaner, utrymningsskyltning samt handbrandsläckare och brandposter. Brandcellsindelning med spärrar ska finnas. Kommunlokaler ansvarar för skötsel och underhåll av brand- och utrymningslarm. Den lokalnyttjande verksamheten intern eller extern part ansvarar för den interna brandskyddskontollen. Det ansvaret omfattar bland annat följande: Att upprätta en intern organisation för utrymning Att lämna felanmälan till Kommunlokaler om t.ex. branddörrar inte fungerar Att initiera utrymningsövningar Att utöva tillsyn inom ramen för egenkontroll och i samverkan med räddningstjänst Att sköta förebyggande och avhjälpande arbete enligt SBA, systematiskt brandskyddsarbete (se avsnitt 3.3 ovan). Stadens ansvar som fastighetsägare är lika stort oavsett om den lokalnyttjande verksamheten är en intern eller en extern part. Till dokumentet om ansvarsfördelning hör en gränsdragningslista för det systematiska brandskyddsarbetet. I listan fastställs vad som hör till fastighetsägarens (Kommunlokalers) ansvar och vad som hör till hyresgästens (verksamhetsutövarens) ansvarsområde. Listan 7

rymmer knappt femtio punkter, exempelvis brandfiltar och plan för krishantering (verksamhetsutövarens ansvar) samt nödbelysning och brandritningar (Kommunlokalers ansvar). Grovt kan fördelningen beskrivas som att Kommunlokaler ansvarar för fasta anläggningar och för det fysiska brandskyddet, medan den verksamhet som använder lokalerna ansvarar för det organisatoriska brandskyddet. Detta sker exempelvis i form av utbildning och information till personal och besökare, för att säkerställa att det inte föreligger hinder för det fysiska brandskyddet. 4.3.2 Ansvarsfördelning i lokaler som hyrs av externa fastighetsägare I inhyrda lokaler beskriver chefen för Kommunlokaler att hyresgästen, dvs. den verksamhet som använder lokalerna, i allmänhet har ett större ansvar för brandskyddet. Detta i enlighet med praxis på den kommersiella hyresmarknaden. Ansvaret för brandskyddet regleras i det hyresavtal som verksamhetsutövaren tecknar med den externa hyresvärden. Kommunlokaler kan hjälpa den verksamhet som använder lokalerna att se över hur skyddet ser ut och hjälpa till att teckna avtal om t.ex. brandlarm (inklusive skötsel). Kommunlokaler kan vidare fungera som konsult för verksamheten i dess systematiska brandskyddsarbete. Den verksamhet som nyttjar lokalerna är dock den part som ansvarar för de delar av brandskyddet som inte täcks av den externa hyresvärden; Kommunlokaler ansvarar inte för att se till att nivån på ansvaret för brandskyddet för den verksamhet som hyr av en extern hyresvärd är likvärdig nivån på ansvaret för brandskyddet för den verksamhet som använder stadens egna lokaler. 4.3.3 Ansvarsfördelning i lokaler som hyrs av Förvaltaren Chefen för Kommunlokaler beskriver att verksamhetens/hyresgästens ansvar för brandskydd i de lokaler som staden hyr av det egna fastighetsbolaget Förvaltaren följer samma principer som vid inhyrning från andra externa lokaler. Enligt den brandskyddsklausul som regelmässigt finns i stadens lokalhyresavtal med Förvaltaren stadgas att hyresvärden ansvarar för anordnande, installation och underhåll av allt tekniskt brandskydd som är hänförligt till fastighetens allmänna funktion. Hyresvärden ansvarar också för att lokalen vid hyrestidens början uppfyller det krav på brandskydd som för avsedd användning av lokalen följer gällande regler. Hyresgästen ansvarar enligt samma klausul för anordnande, installation och underhåll av det tekniska brandskydd som efter hyrestidens början kan komma att krävas för den verksamhet för vilken lokalen är upplåten. Hyresgästen är skyldig att fortlöpande kontrollera funktionen av allt i lokalen befintligt tekniskt brandskydd och på egen bekostnad vidta nödvändiga service- och underhållsåtgärder, oavsett vem som installerat det aktuella brandskyddet. Underhållsskyldigheten omfattar inte sprinkleranordningar som hyresvärden har installerat i lokalen. 4.4 Åtgärder för brandprevention 4.4.1 Brandskyddsutbildning Staden har ett avtal med SSBF om brandskyddsutbildning under 2014. Enligt avtalet ska SSBF för stadens anställda genomföra tretton utbildningar med 30 deltagare årligen. Vid tillfället för granskningen har inga av dessa utbildningstillfällen utnyttjats av staden. Även under 2015 kommer staden att teckna avtal med SSBF om genomförande av utbildningar. 4.4.2 Organisatoriskt brandskydd De verksamheter som nyttjar lokaler har enligt ovan nämnda gränsdragningslista ett ansvar för det systematiska brandskyddsarbetet. Kommunlokaler har så kallade kundmöten med 8

verksamheterna som använder stadens lokaler två gånger per år. Detta gäller även det fåtal externa verksamheter som använder stadens lokaler. Det systematiska brandskyddsarbetet tas alltid upp vid dessa möten. Kommunlokaler tar då upp frågan hur det systematiska brandskyddsarbetet går och om det har varit några problem, men styr inte i övrigt verksamheternas preventiva åtgärder eller deras övriga systematiska brandskyddsarbete. Kommunlokaler har checklistor finns för internkontroll av brandskyddet och verksamheterna uppmanas att använda dessa i sitt systematiska brandskyddsarbete. Kommunlokaler kan, enligt gränsdragningslistan, medverka vid utrymningsövningar en gång per år utan kostnad. Ytterligare medverkan debiteras verksamhetsutövaren. Kommunlokalers medverkan består i att starta och stänga av brandlarmssignalen. Kommunens säkerhetschef bedömer att det systematiska brandskyddsarbetet är eftersatt i stora delar av stadens verksamheter. 4.4.3 Tekniskt brandskydd Staden har upphandlat tillsyn och skötsel av brandlarm, sprinklers och handbrandsläckare. I skötseln ingår kontroll av utrustningens funktionalitet med vissa intervall samt rapportering av dessa kontroller. Brandlarm finns i hela stadens fastighetsbestånd. Kommunlokaler gör en årlig revision av brandlarmen i stadens samtliga fastigheter med hjälp av en extern konsult. Direktöverföring av brandlarm till räddningstjänst finns i boenden och samlingslokaler, i enlighet med vad som stadgas i BBR, Boverkets Byggregler. I stadens fastighetsbestånd ingår två fastigheter vilka används som äldreboenden, en fastighet som används som särskilt boende samt en fastighet som rymmer en samlingslokal för Stadsfullmäktige. I dessa finns direktöverföring av brandlarm till räddningstjänst. I övriga lokaler hörs larmet bara för de som vistas i eller i närheten av lokalerna. I vissa nyare lokaler är brandlarmet sammankopplat med inbrottslarmet. Det innebär att det bevakningsföretag som staden anlitar uppmärksammas även på brandlarm. Detta för att ge möjlighet att reagera på brand även utanför tider då lokalerna är befolkade. Sådan sammankoppling har framför allt gjorts i skolor. Kommunlokaler uppskattar att detta gjorts i fyra till fem objekt. Sprinklers finns i de lokaler som används som äldreboenden. Två sådana fastigheter finns i stadens ägo. Sprinklers kontrolleras månatligen samt kvartals- och årsvis den leverantör som installerat dem. Handbrandsläckare finns i hela stadens fastighetsbestånd. Funktionaliteten kontrolleras årligen av leverantören. Verksamhetsutövare uppmanas också att kontrollera funktionsdugligheten i sitt systematiska brandskyddsarbete. 4.4.4 Brandskyddsredogörelse Beskrivningen av det tekniska brandskyddet och de fysiska förutsättningar som finns i varje fastighet görs då byggnaden nyproduceras och revideras vid eventuell ombyggnad. Ändringar görs inte i stadens ägda fastigheter utan att sakkunnig på brand anlitas för att uttala sig om hur detta påverkar förutsättningarna för brandskyddet. Utifrån den tekniska brandskyddsbeskrivningen tar Kommunlokaler fram en populärversion som ges till verksamheten, som kan använda den i sitt systematiska brandskyddsarbete. Den brandskyddsredogörelse som enligt lag ska lämnas till kommunen ansvarar Kommunlokaler för att utforma vad gäller de fastigheter som ägs av staden. Samtliga 9

brandskyddsredogörelser ska lämnas till Storstockholms Brandförsvar. Den som använder lokalen ska enligt Kommunlokalers rutiner före varje årsskifte lämna en redogörelse för sin verksamhet och sin interna brandskyddsorganisation till Kommunlokaler. Kommunlokaler kompletterar detta med en redogörelse för det tekniska brandskyddet. Detta enligt ovan nämnda Systematiskt brandskyddsarbete i kommunens egna byggnader Vad gör Kommunlokaler? Verksamheterna lämnar dock enligt uppgift inte årliga uppdaterade brandskyddsredogörelser till Kommunlokaler och inget uppdaterat register över aktuella brandskyddsredogörelser finns därför i staden. Den kompletta brandskyddsredogörelsen ska lämnas till Storstockholms Brandförsvar minst en gång per mandatperiod. Kommunlokaler uppfattar att SSBF:s system för detta är mindre välfungerande. Detta har yttrat sig i att inspektören inte har med sig verksamhetens brandskyddsdeklaration vid tillsyn. 4.4.5 Tillsyn Storstockholms Brandförsvar ansvarar för brandtillsynen i Sundbyberg. Den primära kontakten med brandinspektören har den verksamhet som nyttjar lokalen, men Kommunlokaler vill gärna vara med vid inspektion som stöd till verksamheten. Detta uppmuntras också av SSBF. Med vilka intervaller tillsyn görs avgörs från fall till fall utifrån inspektörens behovsbedömning. Denna bedömning görs delvis med utgångspunkt i verksamhetens brandskyddsdeklaration. Ett vanligt intervall för en skola eller ett vårdboende är tre till fyra år. I tillsynen ingår kontroll av att verksamheten har en fungerande organisation för att förebygga brand och rutiner för att agera om en brand inträffar. Även stickprovskontroller av byggnadens brandskydd ingår, liksom information och rådgivning. 4.5 Utlösning av automatlarm Sundbybergs stad betalar en medlemsavgift till SSBF som täcker utryckningar för brand. De automatlarm som inte har reell grund faktureras staden om larmet skett inom stadens geografiska område. Staden vidarefakturerar sedan den interna eller externa fastighetsägare eller verksamhetsutövare som ansvarar för lokalen. Under 2013 vidarefakturerade staden inte några kostnader till stadens egna verksamheter. Ett automatlarm vidarefakturerades en verksamhet till vilken staden upplåter lokaler. 4.6 Försäkringsskydd Kommunens försäkring täcker fastigheter och ansvar. Den är tecknad hos Trygg Hansa efter sedvanlig upphandling med hjälp av en försäkringskonsult. Självrisken uppgår i regel till en miljon kronor och därför används inte försäkringen alltid. När staden hyr lokaler av en extern fastighetsägare står fastighetsägaren för fastighetsförsäkringen och staden för verksamhetsförsäkringen. 5 Svar på revisionsfrågor Hur ser stadens risk- och konsekvensanalys ut med avseende på bränder i de lokaler som nyttjas av staden? Staden har ingen separat risk- och konsekvensanalys avseende bränder i de lokaler som nyttjas av staden. Riskbilden avseende bränder i byggnader för skola, vård och omsorg beskrivs översiktligt i Storstockholms brandförsvars handlingsprogram, och stadens risk- och sårbarhetsanalys tar upp riskerna för brand. I denna beskrivs brister i organisation och dokumentation av, samt tekniska förutsättningar för, brandskydd. Den konsult som genomfört riskanalysen bedömer att det behövs ett aktivt arbete från kommunens sida för att stärka verksamheternas förmåga att själva hålla brandskyddet på en hög nivå. 10

Vilka preventiva åtgärder har staden genomfört för att minska identifierade risker med avseende på bränder i lokaler? Ansvaret för brandskyddsarbetet är fördelat mellan fastighetsägaren, som representeras av enheten Kommunlokaler, och den verksamhetsutövare som använder lokalen. Kommunlokaler ansvarar i princip för det fysiska brandskyddet, medan verksamhetsutövaren ansvarar för det organisatoriska brandskyddet. Till det tekniska brandskyddet hör erforderliga utrymningsvägar, utrymningsplaner, handbrandsläckare samt brand- och utrymningslarm. Till det organisatoriska ansvaret hör utbildning, information och utrymningsövningar. Med vilken regelbundenhet genomförs övningar med avseende på minimering av risken för bränder? Inga fasta intervaller finns för genomförande av utrymningsövningar. Sådana övningar ska initieras av respektive verksamhetsutövare och Kommunlokaler kan utan kostnad medverka till sådana en gång per år. Hur ser roll- och ansvarsfördelningen ut när det gäller det förebyggande arbetet med avseende på bränder, samt att begränsa skador? Kommunlokaler ansvarar för det tekniska brandskyddet i de lokaler som staden äger, medan respektive verksamhetsutövare ansvarar för det organisatoriska ansvaret. Ansvarsfördelningen finns nedtecknad i en gränsdragningslista som Kommunlokaler upprättat. Vilken samverkan finns med externa parter, exempelvis Storstockholms brandförsvar? Sundbybergs stad är en av tio kommuner som ingår i kommunalförbundet Storstockholms brandförsvar. Förbundet har i uppgift att för medlemmarnas räkning fullgöra de uppgifter som det är obligatoriskt för en kommun att utföra enligt lagen om skydd mot olyckor. Det innebär att SSBF ansvarar för räddningstjänst i regionen. Staden har också tecknat avtal med förbundet om vissa tilläggstjänster, exempelvis tillhandahållande av brandskyddsutbildning. Med vilken frekvens utlöses automatlarm i de lokaler som staden nyttjar, och till vilken årlig kostnad för staden? Kostnader för de automatlarm som visar sig bero på faktisk brand finansieras genom stadens medlemsavgift till Storstockholms brandförsvar. Kostnader för de automatlarm som visar sig inte bero på brand faktureras staden. Under 2013 utlöstes inga oskäliga automatlarm i de lokaler som staden nyttjar. Därmed uppkom inte heller några kostnader för sådana larm. Hur ser försäkringsskyddet ut för stadens lokaler samt för de lokaler som staden hyr av externa fastighetsvärdar? Kommunens försäkring täcker fastigheter och ansvar. Självrisken uppgår i regel till en miljon kronor och därför används inte alltid försäkringen. När staden hyr lokaler av en extern fastighetsägare står fastighetsägaren för fastighetsförsäkringen och staden för verksamhetsförsäkringen. Hur säkerställs ett ändamålsenligt brandskydd i de lokaler där staden köper tjänster från externa aktörer? 11

I inhyrda lokaler har den verksamhet som använder lokalerna i allmänhet ett större ansvar för brandskyddet. Detta i enlighet med praxis på den kommersiella hyresmarknaden. Ansvaret för brandskyddet regleras i det hyresavtal som verksamhetsutövaren tecknar med den externa hyresvärden. Kommunlokaler kan hjälpa den verksamhet som använder lokalerna att se över hur skyddet ser ut och hjälpa till att teckna avtal om t.ex. brandlarm samt fungera som konsult för verksamheten i dess systematiska brandskyddsarbete. Den verksamhet som nyttjar lokalerna är dock den part som ansvarar för de delar av brandskyddet som inte täcks av den externa hyresvärden. Enligt den brandskyddsklausul som regelmässigt finns i stadens lokalhyresavtal med dotterbolaget Förvaltaren stadgas att hyresvärden ansvarar för anordnande, installation och underhåll av allt tekniskt brandskydd som är hänförligt till fastighetens allmänna funktion. Hyresvärden ansvarar också för att lokalen vid hyrestidens början uppfyller det krav på brandskydd som för avsedd användning av lokalen följer gällande regler. Liksom då verksamheter tecknar hyresavtal med andra externa fastighetsägare kan Kommunlokaler fungera som ett konsultativt stöd för den lokalnyttjande verksamheten i det systematiska brandskyddsarbetet. 6 Bedömning Utifrån vad som framkommit i granskningen bedömer vi att staden, vad gäller det operativa ansvaret för brandskydd, har en tydlig förteckning över vilka uppgifter som åvilar fastighetsägare respektive verksamhetsutövare i stadens lokaler. Huruvida de som nyttjar lokaler också uppfattar att det finns en tydlig gräns för vari det egna ansvaret består har inte legat inom ramen för granskningen att bedöma. På en strategisk nivå bedömer vi att stadens risk- och sårbarhetsanalys, som bland annat berör risk för och konsekvenser av brand, inte är spridd och känd i berörda delar av stadens förvaltning. De analyser som har genomförts bör komma berörda verksamheter till del och nytta. En naturlig följd av genomförande av risk- och sårbarhetsanalys är att konstaterade risker hanteras i handlingsplan eller internkontrollplan. Så har inte skett. I granskningen har också framkommit att inget uppdaterat register över aktuella brandskyddsredogörelser finns i staden. Ett sådant register kan vara ett led i att säkerställa att de verksamheter som använder stadens lokaler arbetar aktivt med sitt brandskydd. Staden har tecknat avtal med Storstockholms Brandförsvar avseende genomförande av brandskyddsutbildning för stadens anställda. Vid tillfället för granskningen har inga av de avtalade utbildningstillfällena utnyttjats av staden. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ger vi Kommunstyrelsen och Stadsbyggnads- och miljönämnden följande rekommendation: Säkerställ att utbildning i brandsäkerhet genomförs enligt tidigare fastställda planer. Tillse att de risker som identifieras i stadens risk- och sårbarhetsanalys hanteras genom handlingsplan eller internkontrollplan. Tillse att staden organiserar och regelbundet uppdaterar en förteckning över aktuella verksamheters brandskyddsredogörelser. Johan Perols Certifierad kommunal revisor Ylva Westander Verksamhetsrevisor 12

Källförteckning Antagen internkontrollplan för stadsbyggnads- och miljönämnden 2014. Beslutad av stadsbyggnads- och miljönämnden den 24 mars 2014, 74 Avtal avseende tilläggstjänsten Brandskyddsutbildning mellan Sundbybergs stad och Storstockholms brandförsvar. Dnr. 111-1044/2013 Checklista internkontroll brandskydd. Generell checklista framtagen av Malmö Brandkår Förbundsordning för Storstockholms brandförsvar. 2012-12-19 Förvaltaren. Brandskyddsklausul för lokalhyresavtal. Del av enskilt kontrakt mellan Fastighets AB förvaltaren och Sundbybergs stad. Gränsdragningslista för systematiskt brandskyddsarbete. 2006-02-14 Kommunstyrelsens plan för intern kontroll för år 2014 Sundbybergs stads krisberedskapsplan. Gäller från och med den 1 januari 2014 och till och med den 31 december 2017 enligt kommunfullmäktiges beslut den 16 december 2013, 476 Systematiskt brandskyddsarbete i kommunens egna byggnader Vad gör kommunlokaler? Övergripande risk- och sårbarhetsanalys Sundbybergs stad. September 2011. Remissversion 2 13