JIL Stockholms läns landsting i (3) Landstingsstyrelsens förvaltning TJÄNSTEUTLÅTANDE SLL Forskning och innovation 2017-01-05 LS 2016-1333 Handläggare: Maria Söderlund An korn Stockholms läns iandsti Landstingsstyrelsens forskningsberedning Roki? Samarbetsavtal avseende OpenLab Ärendebeskrivning I ärendet föreslås att Stockholms läns landsting godkänner samarbetsavtal avseende OpenLab, ett forum för att analysera och hitta lösningar på komplexa samhällsproblem. Vidare föreslås att landstingsdirektören uppdras att meddela utträde ur samarbetet senast den 30 september 2017. Beslutsunderlag Landstingsdirektörens tjänsteutlåtande den 5 januari 2017 Förslag till samarbetsavtal avseende OpenLab Förslag till beslut Forskningsberedningen föreslår arbetsutskottet föreslå landstingsstyrelsen besluta att Stockholms läns landsting ingår samarbetsavtal avseende OpenLab att uppdra åt landstingsdirektören att meddela utträde ur samarbetsavtalet genom uppsägning senast den 30 september 2017 i enlighet med utträdesklausul i samarbetsavtal avseende OpenLab. Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Stockholms läns landsting har under perioden 2013-2016 medverkat i samarbetet OpenLab, ett forum för att analysera och hitta lösningar på komplexa samhällsproblem. Inför år 2017 har ett förnyat samverkansavtal tagits fram. Stockholms läns landsting föreslås ingå samarbetsavtal avseende OpenLab samt att landstingsdirektören uppdras att meddela utträde ur samarbetsavtalet senast den 30 september 2017 då samarbetet inte är förenligt med principen om att landstingets forskningsmedel ska utlysas i konkurrens.
Stockholms läns landsting 2(3) TJÄNSTEUTLÅTANDE 2017-01-05 LS 2016-1333 Bakgrund Stockholms läns landsting har i samverkan med Stockholms stad, Länsstyrelsen i Stockholms län, Karolinska Institutet, Kungliga Tekniska Högskolan, Stockholms universitet och Södertörns högskola ingått i samarbetet OpenLab under perioden 2013-2016. OpenLab är en plattform för att utveckla arbetet med komplexa samhällsutmaningar. Inom ramen för samarbetet ges interdisciplinära kurser på masternivå på temat "Den Hållbara Staden" och "Den växande staden". Inom OpenLab bedrivs även workshops, seminarier och andra typer av aktiviteter som anknyter till dessa teman. Inför år 2017 föreslås avtalet mellan parterna förnyas. Inriktningen på verksamheten föreslås fortsätta enligt tidigare uppdrag. Överväganden Stockholms läns landsting har sedan länge ett nära samarbete med Karolinska Institutet. Landstinget har under de senaste åren även utökat samarbetet med övriga universitet och högskolor i regionen såsom med Kungliga Tekniska högskolan och med Stockholms universitet. För samarbetet med Kungliga Tekniska Högskolan har landstinget avsatt 20 miljoner för 2017 och för samarbetet med Stockholms universitet har avsatts 12 miljoner. I Strategi för forskning, utveckling och utbildning för hälso- och sjukvården, tandvården och kollektivtrafiken i Stockholms läns landsting som antogs av landstingsfullmäktige den 15 december 2015 anges att grundprincipen vid fördelning av landstingets forskningsmedel är att de ska utlysas i konkurrens och granskas av experter (LS 1310-1325). Vidare har landstingets medverkan i OpenLab inte genererat forskningssamarbeten i den omfattning som förväntats. Förvaltningen föreslår med anledning av detta att landstinget avslutar sin medverkan i OpenLab. Utträdet bör ske på ett sätt som möjliggör att erfarenheter inom ramen för samarbetet tas till vara samt att övriga samverkansparter ges möjlighet att hitta alternativ finansiering för verksamheten. Förvaltningen föreslår därför att landstinget ingår samarbetssavtal avseende OpenLab och att utträde meddelas samverkansparterna genom uppsägning senast 30 september 2017 i enlighet med klausul 9, Avtalstid och upphörande samt parts utträde, i samarbetsavtal avseende OpenLab. Landstinget fullgör sina förpliktelser enligt avtalet till och med den sista december 2017. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Samarbetet i OpenLab finansieras gemensamt av parterna. Stockholms läns landsting föreslås bidra med max 3 000 000 kronor år 2017 vilket motsvarar 30 procent av den totala budgeten för OpenLab. Kostnaden ryms
JIL Stockholms läns landsting 3 (3) TJÄNSTEUTLÅTANDE 2017-01-05 LS 2016-1333 inom befintlig budget för forskning, utveckling och utbildning 2017 (LS 2016-0251). Anne Rujnjdquist Tillförordnad landstingsdirektör Jan Andersson Forskningsdirektör
Mellan Stockholms Stad genom dess kommunstyrelse, organisationsnr 212000-0142, Stockholms läns landsting, organisationsnr 232100-0016, Karolinska Institutet, organisationsnr 202100-2973, Kungliga Tekniska Högskolan, nedan "KTH", organisationsnr 202100-3054, Länsstyrelsen i Stockholms län, organisationsnr 202100-2247, Stockholms Universitet, organisationsnr 202100-3062, samt Södertörns Högskola, organisationsnr 202100-4896, nedan gemensamt benämnda "Parterna", var och en "Part och de fyra lärosätena benämns nedan var och en "Lärosäte" och gemensamt "Lärosätena", har träffats följande _ SAMARBETSAVTAL avseende Openlab 1. Bakgrund Parterna bedriver och avser att fortsätta bedriva ett gemensamt strategiskt samarbete för att bland annat kunna analysera och hitta lösningar på komplexa samhällsproblem. Samarbetet bedrivs under beteckningen Openlab. Verksamheten har sitt säte i en lokal belägen på KTH Campus med adress Valhallavägen 79. Parterna har tidigare beslutat om ett gemensamt "Intentionsdokument avseende Openlabs verksamhet åren 2017-2020" som närmare beskriver dess syfte och verksamhet. 2. Syfte Syftet med Openlab är att - genom samarbetet, en ökad samverkan och ett öppet och innovativt arbetssätt - gemensamt bidra med kunskap och kompetens för att lösa komplexa samhällsfrågor för den växande och hållbara Stockholmsregionen. Openlab är inte en egen juridisk person. Genom samarbetet i Openlab skapas mervärde för Parterna genom att de tillsammans formulerar och preciserar aktuella samhällsutmaningar, bidrar och berikas med kunskap och kompetensutveckling för att lösa samhällsutmaningar, ökar samverkan mellan sektorer och discipliner, utvecklar och använder metoder för öppen och inkluderande samhällsinnovation samt skapar möjligheter för medarbetare, studenter och forskare att utveckla sin egen och organisationens kompetens och innovationsförmåga.
3. Openlabs verksamhet Samarbetet mellan Parterna inom ramen för Openlab bedrivs i huvudsak i ovan nämnda lokal som KTH hyr av Akademiska hus för bland annat Openlabs verksamhet. Parterna har ett gemensamt ansvar för verksamheten. För kurserna tillämpas dock regelverk vid respektive Lärosäte. Genom OpenLab ska kontinuerligt verkas för att Lärosätena ger interdisciplinära kurser inom temana Den hållbara staden och Den växande staden. Respektive Lärosäte fastställer kursplaner och genomför examinering. Inom OpenLab ska bedrivas aktiviteter som anknyter till och kompletterar de kurser Lärosätena ger enligt ovan. Det kan vara seminarier, workshops och andra aktiviteter. Den fysiska miljön kan också användas som en gemensam mötes- och arbetsplats för Parterna och andra aktörer och därigenom inspirera till ökad samverkan. Dessutom erbjuds öppna, flexibla arbetsplatser för Parterna och externa aktörer vilka har anknytning till aktuella samhällsutmaningar. Inom Openlab ska utvecklas nya tanke- och arbetssätt för innovativ samverkan - exempelvis hackatons - och det ska vara en öppen innovationsmiljö tillgänglig för alla, exempelvis genom digitala utvecklingsplattformar. Openlab kan även utgöra ett forum för att diskutera och formulera frågeställningar inför olika forskningsansökningar samt möjliggöra forskningsrelaterad verksamhet där forskare vid Lärosätena samt representanter från övriga parter arbetar gemensamt och där Openlab bland Lärosätenas egna forskningsmiljöer uppfattas som en tillgång som hjälper till att utveckla forskningen vid Lärosätena. 4. Parternas åtaganden 4.1 Parternas roller Lärosätena ska registrera och genomföra interdisciplinära poängbärande kurser som Openlabkurser. Stockholms stad, Stockholms läns landsting och Länsstyrelsen i Stockholms län ska lämna förslag på frågeställningar till ovan nämnda kurser. Dessa parter ska i samband därmed också i rimlig omfattning kunna bistå med underlag, information och aktiv medverkan under kursernas genomförande. 4.2 Finansering samt andra tillkommande intressenter Finansieringen av Openlab fördelas så att Stockholms stad, Stockholms läns landsting och Länsstyrelsen i Stockholms län gemensamt står för cirka två tredjedelar samt Lärosätena gemensamt för cirka en tredjedel av de kostnader som inte har annan finansiering. Den exakta fördelningen, Finansieringsfördelningen, mellan Parterna är följande:
Parter Andel Budget år 2016 Stockholm läns landsting 29% 2 760 000 kr Länsstyrelsen 2% 200 000 kr Stockholms stad 29% 2 760 000 kr Karolinska Institutet 12% 1 104 000 kr KTH 12% 1 104 000 kr Stockholms universitet 12% 1 104 000 kr Södertörns högskola 4% 400 000 kr Summa: 100% 9 432000 ler Finansieringen avser kostnader för Openlabs administration, programverksamhet, lokaler och kurser i den utsträckning som dessa kostnader inte täcks av Lärosätenas anslag för kursverksamhet. Verksamhetschefen ansvarar för att budgeten inte överskrids. År 2016 uppgår den totala budgeten för Parterna att finansiera till 9 432 000 kr. Intentionen är att budgeten de kommande åren ska ligga kvar på samma nivå. Budget för kommande år beslutas av Styrgruppen senast 31 oktober året före budgetåret. Extern finansiering kan tillkomma från företag och andra aktörer som vill finnas i Openlab samt projektmedel från andra finansiärer bland andra Vinnova eller EU. Om extern finansiering tillkommer på ett sådant sätt att Parternas bidrag totalt kan minskas, görs den minskningen proportionellt med bibehållen andel för varje Part. Extern finansiering bör inte ske enbart med syfte på att få verksamheten att växa, utan ska bidra till att minska de offentliga aktörernas bidrag till finansieringen. Medverkan från andra aktörer, till exempel företag, ska ske för att komplettera och stärka Openlabs kurser och programverksamhet och ha en tydlig anknytning till dessa verksamheter. 5. Organisation och beslut En Styrgrupp skall bildas med en representant från respektive Part. För representant ska Part utse suppleant. Styrgruppen sammanträder efter behov dock minst två gånger årligen. Stockholms stad är ordförande och sammankallande. Styrgruppen skall upprätta en arbetsordning som närmare anger hur det gemensamma samarbetet är tänkt att fungera. Beslut i Styrgruppen fattas med övervägande majoritet, d.v.s. när minst 2/3 av representanterna ställer sig bakom förslaget. Styrgruppen är endast beslutsför när 2/3 av Styrgruppen är närvarande. En fråga skall hänskjutas till Part för beslut när dess representant i Styrgruppen inte har mandat att besluta för Parts räkning. Budgetfrågor ska hänskjutas till respektive Part. Av respektive Part beslutad budget är alltid en begränsning vid beslut med ekonomiska konsekvenser. Alla beslut i Styrgruppen ska dokumenteras i protokoll som ska justeras.
Beslut om verksamhetens övergripande inriktning, ekonomi, ny parts inträde och övriga frågor av principiell art fattas av Styrgruppen. Vilka förslag på frågeställningar som ska lämnas till Lärosätena att användas inom ramen för kurserna beslutas också av Styrgruppen. Openlabs verksamhet ska ledas av en verksamhetschef som är anställd på KTH. Verksamhetschefen har ett ansvar för att verksamheten bedrivs i enlighet detta avtal samt är föredragande i Styrgruppen. Openlabs verksamhetschef ska årligen till Styrgruppen samt respektive Part senast den 1 oktober insända verksamhetsplan med budget för det kommande året samt senast den 1 mars verksamhetsberättelse inklusive bokslut och ekonomisk rapportering för det gångna året. Verksamhetschefen ansvarar för att ta fram dessa dokument. 6. Tillgång till resultat/data Parternas förhoppning är att Openlabs verksamhet skall leda till intressanta och nyttiga förslag till lösningar på de problem som är relevanta för samarbetet. Avsikten är att resultaten skall tillgängliggöras och spridas i så stor utsträckning som möjligt. Verksamhetschefen ska informera studenter och andra eventuellt tillkommande parter om dessa förutsättningar. 7. Information om samarbetet Part får inte nyttja annan Parts logotype, närings- eller varukännetecken utan föregående samtycke. 8. Sekretess I förhållandet mellan Parterna tillämpas bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 9. Avtalstid och upphörande samt parts utträde Detta samarbetsavtal gäller fr.o.m. den 1 januari 2017 t.o.m. den 31 december 2020. För det fall ingen av Parterna sagt upp avtalet till upphörande senast sex (6) månader före avtalstidens utgång, förlängs avtalet med successiva perioder om ett och ett halvt (1,5) år med samma uppsägningstid. Uppsägning skall för att vara giltig ske skriftligen till de andra Parternas officiella ordinarie adress. Vill Part inte längre delta i Openlabs samarbete ska denne genom ett beslut i Styrgruppen uteslutas ur samarbetsavtalet. Om så sker skall de kvarvarande Parterna besluta om en ny Finansieringsfördelning. Uppsägningstiden är tre (3) månader efter styrgruppsbeslutet. Det åligger frånträdande Part att fullgöra sina förpliktelser under uppsägningstiden. Oavsett vad som framgår av föregående stycke har vardera Part alltid rätt att inför årsskifte, genom skriftligt meddelande till övriga Parter senast den sista september och utan föregående
beslut i Styrgruppen, frånträda samarbetsavtalet den sista december samma år. Om så sker skall de kvarvarande Parterna besluta om en ny Finansieringsfördelning. Det åligger frånträdande Part att fullgöra sina förpliktelser fram till och med sista december det år uppsägning sker. Om någon Part påkallar frånträde genom denna klausul äger övriga Parter rätt att inom två veckor från mottaget meddelande, genom skriftligt meddelande till övriga Parter, även om den sista september passerats, likaledes frånträda samarbetsavtalet den sista december samma år. Om förutsättningarna för Openlab väsentligen ändras kan Parterna överenskomma om att detta samarbetsavtal ska upphöra. Om så sker har Part som bedriver högskoleverksamhet rätt att utfå skälig ersättning för utfört arbete samt för styrkta nödvändiga awecklingskostnader. Bryter Part mot detta avtal är han på begäran av drabbad Part skyldig att vidta rättelse och fullgöra sina skyldigheter om fullgörelse rimligen kan påfordras. 10. Ny parts inträde En ny part kan inträda i samarbetsavtalet efter ett enhälligt beslut i Styrgruppen. Anslutningen sker genom att samarbetsavtalet ersätts av ett nytt avtal som skall påtecknas av samtliga Parter i det nya avtalet. I det nya avtalet skall det finnas med en ny Finansieringsfördelning. 11. Icke-exklusivitet och begränsningar i deltagandet Stockholms stads och Stockholms läns landstings medverkan i detta avtal begränsas av de särskilda inskränkningar som följer av svensk rätt, särskilt kommunallagen (1991:900). 12. Tillägg och ändringar Tillägg och ändringar i detta avtal skall, för att bli gällande mellan Parterna, vara skriftliga och undertecknade av Parterna. 13. Force Majeure Händelser utanför Parts kontroll som förhindrar uppdragets genomförande befriar Parten från skyldighet att fullgöra en förpliktelse, som förhindras av händelsen, utan rätt till eventuellt skadestånd från annan Part. Varje Part är dock skyldig att, så långt det är ekonomiskt försvarbart, arbeta för att motverka skador av den inträffade händelsen. 14. Tvistelösning Svensk rätt skall tillämpas på detta avtal. Tvist på grund av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandlingar. Är det inte möjligt ska tvist avgöras av Stockholms tingsrätt i första instans.
15. Adresser och kontaktpersoner Varje Part ska hålla verksamhetschefen uppdaterad om namn och kontaktuppgifter på kontaktperson för respektive Part. För det fall en Part behöver byta kontaktperson ska detta meddelas övriga Parter så snart som möjligt. 16. Avtalets giltighet Detta avtal är för sin giltighet beroende av och till alla delar förfallet utan ersättningsrätt för någondera Part om inte Stockholms kommuns kommunstyrelse senast den 1 mars 2017 godkänner avtalet genom beslut som senare vinner laga kraft och Stockholms läns landstingsstyrelse senast den 1 mars 2017 godkänner avtalet genom beslut som senare vinner laga kraft. Detta avtal har upprättats i sju (7) likalydande exemplar, varav Parterna tagit var sitt. Stockholm den å 2016 J Stockholms stad Finanslandstingsråd Stockholms läns landsting Karin Dahlman-Wright Peter Gudmundson Rektor Kungliga Tekniska högskolan Chris Heister Landshövding Länsstyrelsen i Stockholms län Stockholms universitet Gustav Amberg Rektor Södertörns högskola