Protokoll från styrelsemöte i Svensk Förening för Klinisk Träning och Medicinsk Simulering Tid: Onsdag 11 januari kl. 13:00-17:00 Torsdag 12 januari kl. 09:00-16:00 Plats: Scandic hotell Continental Närvarande: Italo Masiello, KTC SÖS, Stockholm, ordf Eva Lidén, KTC USÖ, Örebro, kassör Christian Pettersson, KTC Kristiansstad Tomas Askerud, KTC Solna, Stockholm Marie Tollefsen Markström, KTC Akademiska, Uppsala (11/1 16:00) Magnus Berndtzon, Metodikum, Jönköping (12/1) Martin Schilling, Clinicum, Linköping (12/1 10:00) Torben Nordahl Amorøe, Simulatorcentrum i Väst, Göteborg, sekr Återbud: Ingela Andersson, KTC Sundsvall Maria Härgestam, KTC, Umeå Daniel Rodriguez Santos, Simuleringsakuten, Skövde Adjungerad: Dagordning 1. Välkomst Tjällmogruppen, punkt 15 2. Val av mötessekreterare 3. Val av justerare 4. Godkännande av dagordning 5. Genomgång av senaste protokoll 6. Kort presentation av föreningens aktuella ekonomi (12/1) 7. Datum för kommande möten (12/1) 8. Senaste nytt från KlinSim konferens 2017 9. Årsmöte 2017 9.1. Verksamhetsberättelse 9.2. Verksamhetsplan för 2017 (12/1) Ordningsnr. SM2017/1 9.3. Förbereda kallelse till årsmöte och börja tänka på en extern ordförande till mötet (12/1) 9.4. Valberedning (12/1) 9.5. Medlemskap Styrelsemöte KlinSim 170111-12 Stockholm rev 170125 1/7
9.6. Fördelning av arbetsuppgifter inför årsmöte (12/1) 10. Lokal arrangör av KlinSim konferens (se bilaga) (12/1) 11. Boardeaser (12/1) 12. Styrelsens arbetssätt (se bilaga) (12/1) 13. Ny hemsida (12/1) 14. KlinSims mål och vision (se bilaga) (12/1) 15. Tjällmogruppen om instruktörsutbildning presentation och frågor (Torsdag 12/1 10:00 11:30) (se bilaga) 16. Hearing på Socialstyrelsen om kliniska träningscentra (12/1) 17. Övriga punkter 17.1. Presentation av samling av styrelsens tagna beslut (Torben) (12/1) 1. Välkomst Italo bjuder välkommen 2. Val av mötessekreterare Torben 3. Val av justerare Tomas 4. Godkännande av dagordning Ok 5. Genomgång av senaste protokoll Ok 6. Kort presentation av föreningens aktuella ekonomi Se punkt 9.1 7. Datum för kommande möten - 22/2 10-15 Stockholm, Karolinska, Solna (Fokus på vision) - 15/3 9-12 Växjö (KlinSim konferens) - 17/3 13-14 Växjö Konstituerande styrelsemöte - 18/4 13-15 Online - 16/5 13-15 Online - 8/6 10-15 Stockholm - 19/9 10-12 Örebro (KlinSim Light) - 26/10 13-15 Online - 7/12 13-15 Online - 11/1 2018 10-15 Stockholm 8. Senaste nytt från KlinSim konferens 2017 48 anmälda per 12/1 9. Årsmöte 2017 9.1. Verksamhetsberättelse Italo har skrivit utkast. Styrelsen jobbar tillsammans om skrivandet. Det önskas att patientsäkerhetskonferensen omtalas mera detaljerad. Italo färdigställer. Styrelsemöte KlinSim 170111-12 Stockholm rev 170125 2/7
Eva genomgår resultatet för 2016. Föreningen har per 1/1 612 385 kr i tillgångar. 2016 gav 53 553 kr i överskott. Föreningen hade 115 betalande medlemmar. Eva färdigställer. 9.2. Verksamhetsplan för 2017 Plan och konkreta aktiviteter diskuteras och presenteras i verksamhetsplanen. Italo färdigställer. I förbindelse med budget för 2017 diskuteras vilka budgetposter, som bäst informerar om hur föreningen vill använda sina tillgångar för att effektuera planen. Det planeras underskott för 2017 eftersom föreningen har tillgångar och inte får eller har önska om att lägga inne med kapital. Nya poster gäller önska om att stimulera arbetsgrupperna, så det finns möjlighet att söka finansiering av arbetsgruppskostnader. Styrelseledamöters arbetsgivare har hittills betalt utgifter i förbindelse med styrelsearbetet. Flera styrelseledamöter har under 2016 fått avslag av denna finansiering och nekad ytterligare finansiering av arbetsgivare. Det budgeteras att föreningen står för rimliga resa- och övernattningskostnaden för styrelseledamöter i samband med styrelsearbete. Detta är vanligt förfarande i liknande föreningar. Eva färdigställer budgetförslag för 2017. 9.3. Förbereda kallelse till årsmöte och börja tänka på en extern ordförande till mötet Senast 1/2 måste kallelse till årsmötet skickas till medlemmar och annonseras på hemsida av sekreteraren. Mona Larsson, SÖS, är tillfrågat och har accepterat uppdraget som extern ordförande vid årsmötet. 9.4. Valberedning Vid mötets start har en ordinarie och två ersättande ledamöter meddelat att dem inte önskar fortsätta sina uppdrag. En ordinarie ledamot har önskat avge svar till efter detta styrelsemöte. Vid mötets slut önskar vederbörande fortsätta sitt uppdrag och en ersättande ledamot omvärderar och önskar också att fortsätta. Berörde meddelar valberedningen så snart som möjligt. 3 medlemmar har framsatt önska om val till styrelsen. 9.5. Medlemskap Denna punkt är avsett för och brukar beröra styrelsens förslag till årsmötet om storleken av medlemsavgift, men Evas påpekning av ett problem rörande betalning av medlemsavgift leder till en översyn av medlemskap i föreningen. I samband med detta behandlas även det uppdrag, som styrelsen fick av årsmötet gällande organisation/verksamhetsmedlemskap. Betalning av medlemsavgift i förbindelse med anmälan till konferens: Situation: Styrelsen vill förenkla betalning av medlemsavgift. Bakgrund: I 2016 betalade 115 medlemsavgift. Under genomsyn av årsresultatet upptäcktes att ca 144 hade anmäld sig till konferensen som medlemmar. Aktuellt tillstånd: Det konstateras att de flesta medlemmar betalar sin medlemsavgift i förbindelse med anmälan till konferensen, men inte alla. För att underlätta administration och effektivisera betalning av medlemsavgift ställdas i förslag att göra det obligatorisk att betala sin medlemsavgift samtidigt med anmälan till konferensen. Rekommendation: Detta ska effektueras genom, att där vid anmälan på hemsida alltid faktureras för båda konferens och medlemsavgift. (Dvs. möjlighet att enbart bli fakturerat för konferensen till medlemspris tas bort). Det ska fortfarande vara möjligt att betala medlemsavgift även om du inte delta i konferensen. Torben kontakter årets konferensarrangör Växjö och Styrelsemöte KlinSim 170111-12 Stockholm rev 170125 3/7
konferensadministratör för omedelbar effektuering, så det gäller för resterande konferensanmälande. Differentierat konferenspris för medlemmar och icke-medlemmar: Om ovanstående genomförs blir prisen för konferensen - medlemmar 2200 kr (inkl. medlemsavgift) - icke-medlemmar 2400 kr. Detta är en så obetydlig skillnad att det diskuterades att ta bort denna möjlighet eller uppmana kommande arrangör att göra en större skillnad, t.ex. 1000-1500 kr. Det senare bifölls. Medlemskap för medlemmar som representerar kommersiella leverantörer och tillverkare : Situation: Styrelsen vill förenkla medlemskap av föreningen genom bara att ha en typ av medlemskap. Bakgrund: Personer som representerar kommersiella leverantörer och tillverkare har möjlighet att bli medlemmar av föreningen om dem betalar en höjare medlemsavgift (5000 kr). Detta innebär att de kan delta i alla föreningens aktiviteter inkl. arbetsgrupperna, men de har inte rätt att rösta. Bakgrunden för denna typ medlemskap har varit att skapa en win-win situation om personal från kommersiella leverantörer ville bidra i våra arbetsgrupper. För att säkra att ingen enskild kommersiell leverantör skulle kunna påverka föreningens arbete i orimlig grad för att gagna egna vinstintressen, fanns regeln att denna typ av medlemskap inte gav rätt till att rösta. Begreppet kommersiell leverantör är dock inte entydigt. Ursprungligen syftades till tillverkare av simulatorer, modeller och attrapper, dvs. fysiska produkter, men begreppet innefattar rätt besett även leverantörer av utbildning och privata vårdgivare. Det även varit utmaning att tydliggöra att detta medlemskap gäller en individ som representerar en kommersiell leverantör och inte leverantören per se. Aktuellt tillstånd: Detta medlemskap har bara varit betalad 3 gångar och det var i föreningens första år. Personer som representerar kommersiella leverantörer, som levererar utbildning och vård har varit medlem av föreningen till vanligt medlemspris. Efter år 1 har ingen person som identifierad sig som person från kommersiell leverantör deltagit i arbetsgrupparbetet, så vitt styrelsen vet. Styrelsen inser att detta medlemskap inte är attraktivt och det har inte heller haft den önskade effekten. Styrelsen önskar förtydliga och förenkla. Rekommendation: 1. Differentierad medlemsavgift för medlemmar som representerar kommersiella leverantörer och tillverkare tas bort. Detta görs genom att föreslå samma medlemsavgift för ordinarie medlemmar och medlemmar som representerar kommersiella leverantörer och tillverkare på årsmötet. 2. Begreppet medlem som representerar kommersiella leverantörer och tillverkare tas bort. Detta kräver en stadgeändring. Detta göras genom att styrelsen framför en motion om stadgeändring till kommande årsmöte. Torben skriver motion. Effekten blir att alla, som är intresserat av KlinSims arbete och syfte kan bli ordinarie medlem med rösträtt oavsett om man är anställd i en vinst- eller icke-vinstdrivande verksamhet. Styrelsemöte KlinSim 170111-12 Stockholm rev 170125 4/7
Organisation/verksamhetsmedlemskap: Årsmötet gav styrelsen i uppdrag att formulera nya reglar för medlemskap i föreningen. Detta blev gjort på motion från arbetsgruppen Ledning och organisation, för att säkerställa finansiering av föreningens drift genom en stabil medlemsintäkt, som inte bara är knyten till konferensen, i en tid där många organisationer inte betalar individuella medlemskap. Motionen gällde nya reglar, där medlemskap i föreningen sökes av organisationer/verksamheter, men möjlighet till individuellt medlemskap finns kvar Det önskades förslag på nivåer för medlemsavgifter baserade på organisation/verksamhetsmedlemskap att fatta beslut om vid årsmötet 2017 Styrelsens svar är följande: Styrelsen tackar årsmötet för uppdragit och tackar arbetsgruppen Ledning och organisation för motionen och engagemang i föreningens väl. För närvarande har intäkter från medlemsavgifter och intäkter från konferenser gjort att utgifter till drift har räckt gott och väl, så att detta i sig inte motiverar ändring av medlemskap. Styrelser anser att genom att göra medlemsavgift en obligatorisk del av det konferenspriset undanröjs hindret att organisationer inte betalar individuella medlemskap. Det är styrelsens förhoppning att arbetsgruppen Ledning och organisation och årsmötet känner sig nöjde med detta lösningsförslag och stillar sig bak om den ovannämnde motion, som detta medför. Marie informerar arbetsgruppen Ledning och organisation. Medlemskap i föreningen via hemsida: Av tekniska orsaker har det inte varit möjligt att fortsätta ha tidigare formulär för medlemskap i föreningen på vår nuvarande hemsida. Därför har Italo gjort ett nytt formulär via google.form, som han presenterar. Det finns flera fördelar med google.form och google.docs, bl.a. att medlemsregister antagligen blir lättare att underhålla (mindre hands-on). Detta nya formulär justeras av styrelsen och görs tillgänglig på nuvarande hemsida av Magnus. Formuläret kan användas av helt nya medlemmar och gamla medlemmar, som inte betalar medlemsavgift via konferensdeltagande. Medlemsavgift: Styrelsen föreslår oförändrad 200 kr för 2018 (sic). 9.6. Fördelning av arbetsuppgifter inför årsmöte - Verksamhetsberättelse 2016, Italo - Resultat 2016, Eva - Verksamhetsplan 2017, Italo - Budget 2017, Eva - Kallelse till årsmöte, Torben - Motion om ändring av stadgar, Torben - Samling och utskick, Torben Alla utkast ska skickas till styrelseledamöter under vecka 3, som därefter kan godkänna eller ge kommentarer. 24 januari ska alla dokument vara färdiga och skickas till Torben för samling och utskick samt uppläggning på hemsida senast 1 februari. Styrelsemöte KlinSim 170111-12 Stockholm rev 170125 5/7
10. Lokal arrangör av KlinSim konferens (se bilaga) Flera tidigare konferensarrangörer har bett om tydligare ramar gällande ekonomiska förutsättningar vid anordning av KlinSim konferensen. Utkast till Avtal/ uppdrag för lokal arrangör/värd av KlinSim vårkonferens är utfärdad. Det identifieras 3 olika områden som avtalet söker klargöra och som blir grund för diskussion på mötet: 1. Principer för fördelning av överskott/underskott: Det har varit olika önska/krav från olika arrangörer. Detta får avhandlas individuellt varje år och inte skrivas in i ett fast avtal. En bra princip verkar vara att överskott och underskott fördelas på samma sätt. 2. Principer för ersättning till presentatörer: Detta diskuteras stärkt. På ena sidan finns ståndpunkten att alla presentatörer ska ha ersättning för resa och hotell, samt bjuda på konferensavgift (Annat vore orimligt, eftersom de ställer upp). På andra sidan finns ståndpunkten, att alla presentatörer ska betala allt själva (eftersom det är en ära att få presentera). Sedan finns varianter häremellan: att det ska bero på om man är inbjudan eller inte, om man är medlem i föreningen eller inte, eller om man inte kan få kostnaden täckt av sin arbetsgivare. 3. Principer för prissättning av utställningsplatser Detta har varierad de senare åren och ibland har vissa arrangörer gett vissa nystartade eller ickevinstdrivande företag rabatt. Variationen har även berott på arrangörens hyreskostnad. En ståndpunkt är att priset fritt ska sättas av arrangören. Detta mötas med oro för att en för hög prissättning skulle försvåra försäljning av utställningsplatser för nästa arrangör. Det verkar vara enighet om att inte lägga hinder för att arrangör kan ge vissa rimliga rabatter. Det finns enighet om att dokumentet generellt ska förenklas. Marie ges i uppdrag att göra nytt utkast till avtal. 11. Boardeaser Det tas beslut om att påbörja abonnemang. Kostnaden läggs i budgeten. Italo verkställer. 12. Styrelsens arbetssätt (se bilaga) Läggs till nästa möte. 13. Ny hemsida Marie visar Uppsalas förslag på hemsida. Alle är imponerat, mycket snyggt design. Det finns möjlighet för bl.a. kursadministration med lösenord. Det kommer förslag om Facebook-flöde och länks till samtliga verksamheters hemsidor och sociala medier. Det är generellt enighet om att aktivt flöde bör ske via sociale medier och inte primärt på hemsidan, som kommer vara lite mera stationär. För detta behövs en aktivering av föreningens befintliga Facebooksida. Marie får i uppdrag att fortsätta utvecklingen, med aktivering innan och presentation under KlinSim konferensen. Kostnaden för webhotel och administrativt underhåll budgeteras. 14. KlinSims mål och vision (se bilaga) Eftersom denna punkt är höjt prioriterat, men ändå inte kunna nås, avtalades ett nytt möte i Stockholm 22/2 på KI/Solna. Läggs till nästa möte. 15. Tjällmogruppen om instruktörsutbildning presentation och frågor (Torsdag 12/1 10:00 11:30) (se bilaga) Tjällmogruppen presenterar sitt arbete. Kursen KlinSim pedagogik 1 har varit kört i allt ca 15 gångar i Örebro, Linköping och Jönköping för ca 180 deltagare. Karlstad och Västerås planerar genomföra kurser. Eftersom denna kurs gäller grunnliggande pedagogik har många icke-simulerings -folk gått kursen. Dessa har uttryckt att ha haft stort nytta av kursen i enkäter och intervju. Allt material för pedagogik 1 finns fritt tillgängligt på hemsidan. Gruppen jobbar för fullt med KlinSim pedagogik 2 Styrelsemöte KlinSim 170111-12 Stockholm rev 170125 6/7
och har 2 pilot-kurser inplanerade. Gruppen svarar på frågor från styrelseledamöter. Det kommer förslag om att annonsera kurser på hemsidan, att avkräva lösenord för åtkomst till material och registrering av kursgenomförande för att ta reda på vem som kör kurser och hur många kurser som körs. Det kommer också förslag om bättre annonsering av att kursen nu finns att tillgå och gruppen uppmanas att göra en pre-conference cource i samband med kommande KlinSim konferens. Copy Right och kurskostnad berörs kort, men är antagligen en mera aktuell fråga vid genomförande av kursen KlinSim pedagogik 2. 16. Hearing på Socialstyrelsen om kliniska träningscentra En hel del KlinSim-folk är inviterat till socialstyrelsen om patientsäkerhet och simulering. I utgångspunkten representerar vi oss själva och våra specialintressen. Om samsyn finns inom KlinSim i de ämnen som kommer att tas upp, är det värd att påpeka för att ge vikt till argumentation. Att det inte alltid finns samsyn är en tillgång, i föreningen finns plats för olikheter Viktigt med koppling mellan patientsäkerhet och träningsaktivitet. 17. Övriga punkter 17.1 Presentation av samling av styrelsens tagna beslut (Torben) (12/1) Läggs till nästa möte. Mötestider: - 11/1 14:03 18:05-12/1 08:38 15:34 Vid pennan Torben Nordahl Amorøe Sekreterare Tomas Askerud Justare Styrelsemöte KlinSim 170111-12 Stockholm rev 170125 7/7