Beslutsunderlag Inför mötet: Mötesdatum: Årsmöte 2016 23 mars 2016 Ämne: Proposition om stadgeändring avseende valfrågor Styrrelsen föreslår att årsmötet beslutar: att ändra scoutkårens stadgar 5 5) till nedanstående ny lydelse: 5) [ ] m) Fastställande av antalet kårledare n) Val av kårledare utöver de som ingår i styrelsen o) Val av materielförvaltare, minst två personer p) Loppisgeneral, vilken väljs udda år för en period av två år q) Val av valberedning bestående av 3 personer varav 1 sammankallande r) Fastställande av budget s) Behandling av från kårstyrelsen hänskjutna ärenden t) Behandling av i stadgeenlig tid till styrelsen inkomna ärenden att ändra scoutkårens stadgar 6 2)-3) till nedanstående ny lydelse: 2) Kårstyrelsen består av kårordförande, vice kårordförande, kassör, sekreterare, 2 namngivna kårledare, informationsansvarig samt 3 övriga ledamöter. Därutöver skall en suppleant utses. Scoutkårens Mammaförening och Veberöds Scoutgårds Stödförening har rätt att utse var sin representant med närvaro-, yttrande- och förslagsrätt vid styrelsens sammanträden. 3) Valbar till kårstyrelsen är medlem som förklarat sig villig att verka för scoutrörelsens målsättning. Kårordförande, vice kårordförande och kassör ska ha uppnått myndig ålder. Alla styrelsemandat löper på två år. Kårordförande, sekreterare, en kårledare samt två övriga ledamöter väljs udda år. Vice kårordförande, kassör, informationsansvarig, en kårledare samt en övrig ledamot väljs jämna år. Suppleant väljs jämna år. att uppdra åt scoutkårens styrelse att utveckla arbetet med att genom scoutmetodens del symboliskt ramverk uppmärksamma och inspirera till ett fördjupat engagemang i scoutkåren. Veberöds KFUK-KFUM Scoutkår Idrottsgatan 9 Webb: www.veberod.scout.se 247 62 Veberöd E-post: info@veberodscout.se 1
Bakgrund och förklarande text Scoutkårens verksamhet har förändrats mycket under åren och en del av scoutkårens organisation och struktur är rester från en tid då fler var engagerade i föreningsliv i allmänhet och då scoutkåren hade betydligt fler medlemmar. Scoutkårens verksamhet formas främst av de personer som är aktiva i verksamheten och tar ledande roller men verksamheten styrs och regleras utav scoutkårens stadgar. Stadgarnas funktion i en förening är att sätta ett regelverk för hur verksamheten ska skötas. De innehåller vilka mål och syften föreningen har och hur såväl en del formalia ska skötas och tjänar som ett regelverk att falla tillbaka på i händelse av att medlemmarna inte är överens om hur saker ska skötas. Bland de saker som stadgarna reglerar är vilka funktioner som ska finnas inom scoutkåren och vilka av dessa som ska tillsättas av årsmötet. De funktioner som anges i stadgarna är en lägsta-nivå utifrån vilken scoutkåren kan välja att, genom årsmöte, styrelsemöte eller på annat sätt, bygga på och tillsätta ytterligare funktioner. Scoutkårens stadgar innehåller idag, utöver styrelse och revisorer, en lista med funktioner som ska tillsättas av årsmötet men som i realiteten, sett till de senaste åren, huvudsakligen hänskjutits till styrelsen eller kårledarna att tillsätta, alternativt ansvara för att uppgiften sköts. Utöver listan i stadgarna har av tradition och hävd ytterligare ett antal funktioner förekommit på årsmötets dagordning vilka regelmässigt hänskjutits till styrelsen att tillsätta. Att tillsätta personer med ansvar för olika uppgifter genom val på årsmötet tjänar flera olika funktioner. Dels är det ett tydligt sätt att ge någon ett uppdrag genom val där medlemmarna direkt väljer vilken person som ska ha ett visst uppdrag. Dels är det ett sätt att lyfta fram och synliggöra funktionen. En central funktion i att medlemmarna direkt väljer en person till en funktion är att personen då blir direkt ansvarig inför medlemmarna i genomförandet av uppdraget. När någon väljs eller tillsätts av styrelsen svarar personen främst gentemot styrelsen, vilken i sin tur alltid svarar inför medlemmarna i samband med granskningen av deras verksamhet inför årsmötet. Om man vill ha en direkt eller indirekt ansvarsgranskning av funktionärerna i en förening är en smaksak men om man väljer den direkta formen för tillsättande så bör också granskningen och ansvarsavkrävandet vara direkt dvs utav medlemmarna på årsmötet. Att då återkommande hänskjuta tillsättandet av funktionerna till styrelsen eller annan funktion inom kåren gör att den tänkta kopplingen mellan medlemmarnas direkta val och funktionärens ansvar gentemot medlemmarna försvagas och det uppstår en oklarhet i vilket ansvar kårstyrelsen kan åläggas för genomförandet. Kårstyrelsen har därför sett ett behov av att se över och justera vilka funktionärer som väljs av årsmötet samt hur detta formuleras i stadgarna. 2
Nuläget Idag finns följande funktioner stadgereglerade för val på årsmötet: Funktion Mandattid Udda/jämna Ordförande 2 år Udda 1 Vice ordförande 2 år Jämna 1 Kassör 2 år Jämna 1 Sekreterare 2 år Udda 1 Informationsansvarig 2 år Jämna 1 Kårledare 2 st 2 år 1/år 1 Styrelseledamöter 3 st 2 år Växelvis 1/2 2 Suppleant 2 år Jämna 1 Revisorer 2 st 1 år Valberedare 3 st 1 år (varav en sammankallande) Ledamöter i Stödföreningens styrelse 2 år Växelvis 1/2 (regleras i stödföreningens stadgar St Georgsansvarig 1 år 3 Storlägeransvarig 1 år 3 Kårlägeransvarig 1 år 3 Bygg- och underhållsansvarig 1 år 3 Loppisgeneral 1 år 3 Materialgrupp 4 1 år 3 Uthyrare scoutgården 1 år 3 Nyckelansvarig 1 år 3 Almanacksombud 1 år 3 Internationell kontaktperson 1 år 3 Dessutom har följande funktioner också hanterats av årsmötet Funktion Mandattid Udda/jämna Kårlägerkassör 1 år 3 Hemsidesansvarig 1 år 3 Postmottagare 1 år 3 Kanot/släpansvarig 1 år 3 1 = Vem som väljs udda resp jämna år är ej reglerat men ges av de överlappande mandatperioderna 2 = Det är ej reglerat hur många som väljs udda respektive jämna år 3 = Mandatperioden är ej reglerad utan följer av tradition 4 = Antalet är inte reglerat 3
Med de förändringar som skett i scoutkårens verksamhet de senaste 5-7 åren så har några av dessa poster blivit överflödiga då funktionerna flyttats över till stödföreningen, verksamheten inte drivs på samma sätt som tidigare eller att externa förändringar gjort att rollen blivit mindre aktuell. För ytterligare några poster har det frekvent varit svårt att tillsätta posten varför dessa lämnats vakanta. Om vi lämnar styrelsen, revisorer, valberedning och ledamöter i stödföreningens styrelse som de är och fokuserar på att fundera kring de övriga posterna så kan följande konstateras: Kårledarna St Georgsansvarig Storlägeransvarig Kårlägeransvarig Antalet kårledare är inte reglerat mer än att det i stadgarna står att två namngivna kårledare skall vara styrelseledamöter. Av tradition har det varit fyra kårledare som arbetat som en grupp enligt särskild uppdragsbeskrivning. Huvuddelen av scoutkårens löpande verksamhet samt mycket stor del av det utvecklingsarbete som har med verksamheten att göra faller under kårledarnas ansvar enligt gällande uppdragsbeskrivning. Uppdraget är således mycket omfattande och har inte minskat genom den allmänna minskning av medlemstal som skett i scoutkåren. Flera av uppdragen som enligt stadgarna ska ges ansvariga av årsmötet faller också inom kårledarnas uppdrag enligt den nämnda uppdragsbeskrivningen. Funktionen har inte tillsatts på flera år och uppdraget att utse ansvarig finns i kårledarnas uppdragsbeskrivning. Rent praktiskt roterar ansvaret för arrangemanget mellan avdelningarna. Funktionen har inte tillsatts på flera år och uppdraget att utse ansvarig finns i kårledarnas uppdragsbeskrivning. Rent praktiskt bestäms frågor kring deltagande på storläger i samband med STABEN-möten och ansvariga tillsätts utefter behov via samma möten. Funktionen har inte tillsatts på flera år och uppdraget att utse ansvarig finns i kårledarnas uppdragsbeskrivning. Rent praktiskt har uppdraget givits till två-tre personer i samband med visionshelgerna. Bygg- och underhållsansvarig Funktionen har tillsatts men inte fyllt någon praktisk funktion då det mesta avseende bygg och underhåll skötts via stödföreningen. På senaste årsmötet hänskjöts frågan till stödföreningen. 4
Loppisgeneral Materialgrupp Uthyrare scoutgården Nyckelansvarig Almanacksombud Internationell kontaktperson Kårlägerkassör Har de senaste åren, med undantag för 2014, valts varje år och efter vad som framgår av protokollen har mandatet varit ettårigt. Dock är arbetet med loppisen närmast att liknas vid en tvåårscykel där loppis planeras, genomförs, avvecklas samt redovisas under loppet av perioden januari augusti jämna år. Har under en period bestått av två personer men utökades vid årsmötet 2015 till tre personer. Funktionen har tillsatts av årsmötet i scoutkåren men redovisningsmässigt har uthyrningsverksamheten av scoutgården skötts av stödföreningen. I samband med årsmötet 2015 gavs stödföreningen i uppdrag att tillsätta funktionen. Funktionen har tillsatts av årsmötet i scoutkåren men frågan om lås och nycklar till scoutgården har huvudsakligen varit på dagordningen i stödföreningen. I samband med årsmötet 2015 gavs stödföreningen i uppdrag att tillsätta funktionen. Funktionen har varit ett önskemål/krav från KFUK-KFUM:s scoutförbund då dessa velat ha en uttalad kontaktperson i respektive kår för almanackshanteringen. Tidigare hölls också distriktsvisa och nationella träffar för almanacksombuden då frågor kring almanackans utveckling, försäljning och liknande diskuterades. Almanacksombudens roll har, sedan KFUK- KFUM:s scoutförbund avvecklats och produktion och utveckling av almanackan organiserats på annat sätt, blivit av mer administrativ karraktär. Funktionen har tillsatts av årsmötet men mycket av arbetet med att organisera kontakter med scouter från andra länder har, i den utsträckning det förekommit, skett på annat sätt. Sett till de uppdragsbeskrivningar som gäller för informationsansvarig respektive kårledarna och den praktiska verkligheten i verksamheten så fylls huvuddelen av uppdraget på annat sätt. Förefaller vara en funktion som mest hängt med i förslaget till föredragningslista som bilagts årsmöteskallelsen. 5
Hemsidesansvarig Postmottagare Kanot/släpansvarig Har tillsatts av årsmötet men de senaste åren sammanfallit med informationsansvarig. Rent praktiskt är det oklart vilken funktion en hemsidesansvarig fyller som inte kan inrymmas i informationsansvarigs uppgifter eller lösas på delegation. En funktion som härstammar från tiden då information från scoutdistrikt och scoutförbund tillsändes kårerna per post och då till en uttalad person. I de flesta kårer har det varit kårordförande eller kårsekreterare som också fungerat som postmottagare men i några kårer har funktionen varit en självständig uppdragsfunktion. Sedan ett par år tillbaka går information från Scouterna, distriktet och andra organisatoriska delar av scoutrörelsen huvudsaklingen ut via e-post och sociala media. Post från bank, kommunen, myndigheter och liknande går delvis direkt till kassören, till ordföranden eller till scoutgårdens brevlåda. Rollen som postmottagare kan anses ha spelat ut sin funktion. Funktionen har primärt handlat om rymma kanotsläpet och att koordinera avdelningarnas användning samt förekommande uthyrning/utlåning av kanoterna. Ansvaret för kanoterna som sådant rymms inom materialförvaltarens/materialgruppens uppdragsbeskrivning men har inte hanterats där rent praktiskt. Uppdrag som återkommande tillsätts men som inte hanterats av årsmötet Badetansvarig Ekonomiansvarig - badet Den ekonomiskt största verksamheten, näst efter loppmarknaden, är badet och det är också i den verksamheten scoutkåren agerar arbetsgivare under ett par månader varje sommar. Funktionen som ansvarig rymmer planering, rekrytering, utbildning, arbetsledning och övriga arbetsgivarfrågor, vilket gör den till en av de mest omfattande uppgifterna i kårens verksamhet. Ansvarig för verksamheten på badet tillsätts av kårstyrelsen. Den ekonomiskt största verksamheten, näst efter loppmarknaden, är badet och det är också i den verksamheten som en mycket stor del av scoutkårens ekonomiska transaktioner genomförs. Arbetet med redovisning, bokföring och lönehantering är jämförbart med arbetet som kassör för scoutkåren men innebär en mer 6
koncentrerad arbetsinsats under kortare tid. Ansvarig för ekonomihanteringen på badet tillsätts av kårstyrelsen. Julskyltningsansvarig Kårutbildningsledare Funktionen har de senaste åren bollats mellan styrelsen, äventyraravdelningen och informationsansvarig och vem som ansvarat för att tillsätta funktionen har varit oklart. Funktionen har inte funnits uttalat i scoutkåren men är en vanlig funktion i många av landets scoutkårer. Tidigare organiserades distriktsvis och nationellt träffar för kårutbildningsledare genom vilka dessa informerades om utbildningar för scoutledare och deltog i diskussioner om utvecklingen av utbildningarna. Rollens framtid har diskuterats på nationell nivå med en ambition om att stärka ledarutbildningarnas roll och för att skapa utbyte mellan kårerna avseende utbildningsfrågor. Rent praktiskt har utbildningsfrågorna i scoutkåren hanterats av kårledarna. Sammanfattning av nuläget Enligt scoutkårens stadgar är det närmre trettio personer som ska väljas till olika funktioner utav scoutkårens årsmöte. En stor del av dessa funktioner har inte tillsatts av årsmötet utan antingen lämnats vakanta, hänskjutits till kårledarna, styrelsen eller stödföreningen alternativt täckts upp genom överlappande uppdragsbeskrivningar. Några av rollerna har också fått kraftigt minskad betydelse genom de förändringar som skett genom omorganiseringen av scouting i Sverige och KFUK-KFUM:s scoutförbunds upplösning. Vidare har vi funktioner inom kåren som har mycket stor vikt för verksamheten som inte tillsatts av årsmötet trots att dessa funktioner har motsvarande betydelse för verksamheten som funktioner som tillsatts av årsmötet. 7
Förslag till framtida uppsättning funktioner och deras tillsättande Kårledarna St Georgsansvarig Storlägeransvarig Kårlägeransvarig Uppdraget för kårledarna är synnerligen omfattande och rymmer huvuddelen av kårens löpande verksamhet. Två kårledare bör väljas direkt till styrelsen och därutöver bör årsmötet fatta beslut om och välja ytterligare kårledare. Ansvaret täcks in av kårledarnas uppdrag och den rotation mellan avdelningarna som etablerats. Funktionen föreslås strykas. Ansvaret täcks in av kårledarnas uppdrag och den diskussion som förs mellan ledarna i samband med STABEN-möten och visionshelg. Funktionen föreslås strykas. Ansvaret täcks in av kårledarnas uppdrag och den diskussion som förs mellan ledarna i samband med STABEN-möten och visionshelg. Funktionen föreslås strykas. Bygg- och underhållsansvarig Funktionen täcks upp av stödföreningens arbete. Funktionen föreslås strykas. Loppisgeneral Materialgrupp Uthyrare scoutgården Uppdraget är en mycket viktig roll inom scoutkåren med ett betydande ansvar, trots att det yttersta ansvaret för loppisen ändå ligger på styrelsen. Rollen som loppisgeneral förtjänar både att lyftas fram i det ljus som tillsättning på årsmötet ger och den möjlighet till ansvarsutkrävande från medlemmarna som direktval innebör. Uppdraget bör även i framtiden tilldelas av årsmötet. Då uppdraget präglas av en tvåårscykel föreslås uppdraget bli uttalat tvåårigt och tillsättas udda år då loppisen genomförs jämna år. Flexibiliteten i att kunna välja antal personer i gruppen utifrån behov och tillgänglighet skapar utrymme för att hålla arbetsbelastningen i gruppen på en rimlig nivå samtidigt som ettåriga mandat visat sig fungera rent praktiskt. Funktionen föreslås lämnas oförändrad. Funktionen har i praktiken helt flyttats över till stödföreningen och sköts därigenom. Funktionen föreslås strykas. 8
Nyckelansvarig Almanacksombud Internationell kontaktperson Kårlägerkassör Hemsidesansvarig Postmottagare Kanot/släpansvarig Funktionen har i praktiken helt flyttats över till stödföreningen och sköts därigenom. Funktionen föreslås strykas. Funktionens externa roll har kommit att begränsas till beställning av almanackor och den interna rollen har huvudsakligen varit av administrativ karraktär. Det är också oklart i vilken mån försäljning av almanackor kommer vara ett bestående inslag i scoutkårens verksamhet. I den mån scoutkåren kommer fortsätta sälja almanackor är det möjligt att hantera ansvaret för detta inom styrelsens ansvar för den löpande förvaltningen. Funktionen föreslås strykas. Att inspirera till deltagande i internationella aktiviteter rymms inom såväl kårledarnas som informationsansvarigs uppdrag varför behovet av en av årsmötet vald funktionär bedöms ringa. Funktionen föreslås strykas. Funktionen föreslås strykas från årsmötets föredragningslista Ansvaret för att informera om kårens verksamhet internt och externt täcks upp av informationsansvarigs uppdragsbeskrivning. I den mån ytterligare teknisk kompetens behövs så kan det säkerställas på annat sätt än genom val på årsmötet. Funktionen föreslås strykas från årsmötets föredragningslista. Funktionen som postmottagarna tidigare haft har försvunnit. Funktionen föreslås styrkas från årsmötets föredragningslista. Funktionen är alltjämt viktig för kårens verksamhet men värdet av att tillsätta rollen via årsmötet är ringa. Frågan är mest av praktisk karraktär och en ansvarig kan lika väl utses av kårstyrelsen samtidigt som ansvaret för kanoterna som del av kårens material torde rymmas inom materialgruppens ansvar. Funktionen föreslås strykas från årsmötets föredragningslista. 9
Frågan om synliggörande och uppmärksammande av funktionärer En funktion med att välja funktionärer på årsmötet har varit att inför medlemmarna synliggöra såväl personerna som funktionerna och det arbete som görs. Det har också varit en naturlig möjlighet att avtacka avgående funktionärer i samband med årsmötet i den mån de närvarat i samband med att deras uppdrag löpt ut. Att uppmärksamma och visa uppskattning gentemot de som engagerar sig och gör insatser för scoutkårens verksamhet är alltjämt mycket viktigt och en förutsättning för att inspirera nya personer att åta sig uppdrag för scoutkåren. Dock är det inte nödvändigtvis så att val på årsmötet skapar de bästa förutsättningarna för detta. I samband med årsmötet finns, även utan valsituationen, möjlighet att uppmärksamma, avtacka och visa uppskattning för det arbete som de som engagerar sig lite extra i scoutkårens verksamhet gör. Utan den direkta kopplingen till valsituationen så öppnar sig istället andra möjligheter för detta samtidigt som det kan komma att ställas andra krav på förberedelser och en genomtänkt plan för hur detta ska gå till. Här finns ett omfattande utrymme för att arbeta med scoutmetodens del om symboliskt ramverk för att både uppmärksamma och avtacka de som lagt ner extra tid och energi på scoutkårens verksamhet liksom att inspirera andra till att göra detsamma. Ansvarig eller författare Dokument datum: Kårstyrelsen 7 mars 2016 10