Utgivare: Kommunstyrelsens sekretariat Praktisk information till Järfällas politiker NOVEMBER 2014 PRAKTISK INFORMATION TILL JÄRFÄLLAPOLITIKER 1
Innehåll Allmän information 3 Taggar/passagekort 3 Larm i Kommunalhuset 3 Läsplatta (ipad) 3 Järfällaappen 3 E-post 3 Troman vårt förtroendemannaregister 4 Portalen 4 Kommunens webbplats www.jarfalla.se 4 Kurser och konferenser, facklitteratur 4 Avsägelse 4 Återlämna vid avslut 4 Arvoden och ersättningar 5 Beloppen 5 Sammanträdesersättning 5 Ersättare i kommunfullmäktige 5 Ersättning för förlorad arbetsinkomst 5 Ersättning för barntillsyn 5 Pension och minnesgåva till förtroendevald 5 Sammanträden 6 Sammanträdesdagar 6 Nämndhandlingar och protokoll på jarfalla.se 6 Handling med sekretess eller personuppgift 6 Reservationer och yttranden 6 Motioner, interpellationer och frågor till kommunfullmäktige 7 Jäv 7 Frånvaro vid sammanträde 7 Kontaktuppgifter 8 2 PRAKTISK INFORMATION TILL JÄRFÄLLAPOLITIKER NOVEMBER 2014
Allmän information Taggar/passagekort Nämndsammanträden sker oftast på kvällstid när övrig verksamhet har stängt. För att komma in i de olika husen (Kommunalhuset, Posthuset och Kvarnhuset) krävs en tagg eller ett passagekort och en fyrsiffrig kod. Om du behöver en sådan så beställer nämndsekreteraren den till dig. Taggen kvitterar du själv ut, antingen hos din nämndsekreterare eller i Kommunalhusets reception. Larm i Kommunalhuset Du får inte vistas i Kommunalhuset när det är larmat. Vardagar är larmet på kl 24.00 6.10 och på helger, lördagar, söndagar och röda dagar kl 17.00 8.10. Läsplatta (ipad) Sammanträdeshandlingar publiceras elektroniskt i läsplattan. Har du uppdrag som kräver läsplatta, får du antingen överta din företrädares eller så beställs en till dig. Du får ett meddelande när du kan hämta din läsplatta. Du måste boka tid både när du ska kvittera ut din läsplatta och när du behöver support av appen, tfn 08 580 286 11 eller e-post: jarfallaappen@jarfalla.se. Om du lämnar ditt uppdrag ska du återlämna läsplattan till kommunstyrelsens sekretariat senast två veckor efter att ditt uppdrag upphört. Du kan också lösa ut den. Järfällaappen Alla nämnder i Järfälla får sina nämndhandlingar i digital form via Järfällaappen. Järfällaappen kallas den applikation där nämnderna kan läsa sina handlingar inför och under sammanträdena. Applikationen är utvecklad för läsplattan ipad. E-post Alla förtroendevalda i Järfälla ska ha en Järfällaadress (förnamn.efternamn@ jarfalla.se). Frågor om kommunens e- NOVEMBER 2014 PRAKTISK INFORMATION TILL JÄRFÄLLAPOLITIKER 3
postadresser besvaras av IT-avdelningens support 08-580 299 96. Det går inte att vidarebefordra jarfalla.se-mailen till din privata e-postadress. Öppna din Järfällamail i läsplattan eller i webbläsare via länken mail.jarfalla.se. Troman vårt förtroendemannaregister Troman är det register där vi samlar all information om våra förtroendevalda. Delar av informationen förs sedan vidare ut på kommunens webbplats. Det är viktigt att du själv anger vilken information som du vill ska presenteras om dig på webbplatsen. När du valts till ett uppdrag i kommunen får du en blankett där du ska markera de uppgifter som du godkänner att vi publicerar på webbplatsen. Blanketten ska undertecknas och skickas tillbaka till kommunstyrelsens sekretariat. Portalen På flera ställen i denna skrift hänvisar vi dig till information som finns på kommunens intranät Portalen. Detta är länken till Portalen: portal.jarfalla.se. Logga in med ditt användarnamn och lösenord. Har du inte fått eller glömt användarnamnet och lösenord, kontakta IT-avdelningens support, telefonummer 08-580 299 96 eller 9996@jarfalla.se. I Portalen finns intern information, till exempel styrande dokument som nämndernas reglementen, delegeringsordningar och länkar till mål och budget. I nämndreglementet framgår uppdrag och uppgifter som fullmäktige gett nämnden, liksom de formella bestämmelserna för nämndens arbete. Kommunens webbplats www.jarfalla.se På kommunens webbplats finns möteshandlingar till nämnderna, fullmäktige och kommunstyrelsen. Under menyn Kommun och Politik/Politiken i Järfälla finns bland annat kontaktuppgifter till kommunens förtroendevalda. Informationen som visas är den som varje förtroendevald själv har godkänt för visning, läs mer om detta i stycket Troman vårt förtroendemannaregister. Kurser och konferenser, facklitteratur Kurser och konferenser samt facklitteratur beslutas av nämnden. Om du vill gå på en kurs eller köpa litteratur i anslutning till ditt uppdrag så ska du vända dig till ordförande i din nämnd. Avsägelse En avsägelse ska vara skriftlig. Tänk på att precisera vilket eller vilka uppdrag som du vill avsluta. Avsägelsen ska lämnas till kommunstyrelsens sekretariat. Återlämna vid avslut När du avslutar dina uppdrag i kommunen ska du återlämna tagg, nyckel, mobiltelefon och läsplatta i den mån du erhållit sådana för ditt uppdrag i kommunen. Detta ska du göra senast två veckor efter avslutsdatum. Nyckel, tagg och mobiltelefon lämnas till din nämndsekreterare eller till receptionen i Kommunalhuset. Läsplattan lämnas till kommunstyrelsens sekretariat, Kommunalhuset, 2 tr. 4 PRAKTISK INFORMATION TILL JÄRFÄLLAPOLITIKER NOVEMBER 2014
Arvoden och ersättningar Beloppen Aktuella belopp för ersättningar och arvoden till förtroendevalda finns i Portalen under rubriken Styrning & ledning, Politik. Sammanträdesersättning När du deltagit i ett sammanträde eller en förrättning för kommunens räkning är du berättigad till ett arvode. Detta gäller både ledamöter och ersättare. Din närvaro vid ett nämndsammanträde rapporteras in till lönesystemet av nämndsekreteraren. För förrättningar där du uppdragits att företräda kommunen/nämnden ska du själv rapportera in din närvaro till sekreteraren i den nämnd/ styrelse som du företräder. Bifoga en närvaroförteckning eller meddela sekreteraren vem som kan bekräfta din närvaro. Ersättare i kommunfullmäktige Är du ersättare i kommunfullmäktige och närvarar vid sammanträdet utan att tjänstgöra, måste du anmäla din närvaro till sekreteraren, för att få sammanträdesersättning. Anmäl även när du lämnar sammanträdet. Ersättning för förlorad arbetsinkomst Blankett för att ansöka om förlorad arbetsinkomst på grund av ditt uppdrag finns i Portalen. Där finns också information om hur löneavdrag ska styrkas. Ersättning för barntillsyn Om du behöver barntillsyn för att delta på ett sammanträde har du rätt till en fastställd ersättning för detta. Blankett för att ansöka om detta finns i Portalen. Pension och minnesgåva till förtroendevald Regler och anvisningar för minnesgåva och pension till förtroendevalda finns i Portalen. NOVEMBER 2014 PRAKTISK INFORMATION TILL JÄRFÄLLAPOLITIKER 5
Sammanträden Sammanträdesdagar Fastställda sammanträdesdagar för alla nämnder och kommunfullmäktige finns på kommunens webbplats under menyn Kommun och Politik/Politiken i Järfälla. Nämndhandlingar och protokoll på jarfalla.se Nämnderna, kommunstyrelsen och fullmäktiges handlingar och protokoll kan läsas på kommunens webbplats under rubriken Kommun och politik/möten, handlingar och protokoll. I läsplattan finns även handlingar som inte publiceras på kommunens webbplats på grund av sekretess eller personuppgiftslagen. Handling med sekretess eller personuppgift Handling som innehåller personuppgifter eller sekretessbelagd information kan du enbart läsa i läsplattan för den nämnd du sitter i. När protokollet justerats tas handlingar innehållande sekretess och/eller personuppgifter bort från appen. Reservationer och yttranden Särskilda yttranden och skriftliga reservationer ska vara inlämnade till nämndsekreteraren senast vid den tidpunkt då protokollet ska justeras. Ersättaryttrande ersättare i nämnd (inte i fullmäktige) har rätt att få sin mening antecknad till protokollet, detta ska ske skriftligen i ett s.k. ersättaryttrande. Yttrandet ska vara inlämnat till sekreteraren senast vid justeringen av protokollet. Reservationer och yttranden kan antingen lämnas undertecknade eller skickas med e-post, i det senare fallet måste posten komma från den e-postlåda som skribenten anmält till kommunen som sin kontaktlåda till oss. I Portalen kan du läsa mer om regler och befogenheter för nämnderna i deras reglementen som fastställts av kommunfullmäktige. 6 PRAKTISK INFORMATION TILL JÄRFÄLLAPOLITIKER NOVEMBER 2014
Motioner, interpellationer och frågor till kommunfullmäktige Motioner lämnas in senast 14 dagar före fullmäktiges sammanträde till kommunstyrelsen sekretariat. Motionen måste vara undertecknad innan sammanträdet börjar. Interpellationen lämnas in senast kl 11.00 sju dagar före det sammanträde då den önskas besvarad. Interpellation får ställas till ordförande och vice ordförande i nämnd eller kommunstyrelse. En fråga lämnas in senast 4 timmar före sammanträdet till sekreteraren. En fråga ska vara skriftlig och vara utformad så att den kan besvaras med ja eller nej. I Portalen kan du läsa mer om regler runt fullmäktiges sammanträde i Arbetsordning för kommunfullmäktige. Från nämnd eller kommunstyrelsen: Anmäl din frånvaro till nämndsekreteraren och ditt parti. Det är du själv som ska ordna en ersättare. I första hand kallas ersättare från det egna partiet, därefter: S kallas MP, C, V, FP, M, KD MP kallas S, C, V, FP, M, KD C kallas S, MP, FP, M, KD, V V kallas S, MP, C, FP, M, KD M kallas FP, KD, C, MP, S, V FP kallas M, KD, C, MP, S, V KD kallas M, FP, C, MP, S, V SD kallas S, M, MP, FP, V, KD, C Jäv Jäv uppstår bland annat om du eller en anhörig är intressent i ett ärende. Känner du till någon omständighet som kan antas göra dig jävig i ett ärende ska du självmant meddela detta vid sammanträdet. Är du tveksam om det är ett jäv bör du ändå ta upp frågan till diskussion. Om du deltar i ett ärendes handläggning fast du är jävig kan beslutet komma att upphävas vid ett överklagande. Frånvaro vid sammanträde Från fullmäktigesammanträde: Anmäl din frånvaro i god tid till kommunstyrelsens sekretariat. Ersättare som står i tur att tjänstgöra kallas in av sekretariatet enligt kommunfullmäktiges arbetsordning 14. NOVEMBER 2014 PRAKTISK INFORMATION TILL JÄRFÄLLAPOLITIKER 7
Kontaktuppgifter Allmänna frågor om kommunen: 08 580 285 00, kundtjanst@jarfalla.se Problem med läsplatta/järfällaappen: 08 580 286 11, jarfallaappen@jarfalla.se Problem med inloggning till Portalen: 08 580 299 96, 9996@jarfalla.se Juridiska frågor: 08 580 286 26, kommunjuristen@jarfalla.se För information och frågor om uppgifter i förtroendemannaregistret: 08 580 285 92, kommunstyrelsen@jarfalla.se Om du saknar handlingar på kommunens webbplats eller i din läsplatta, kontakta nämndsekreteraren. Registrator och nämndsekreterare Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och dess utskott Registrator 08 580 282 10 Kommunsekreterare kf, ks och ksau 08 580 285 94 Sekreterare ksplan 08 580 288 02, kommunstyrelsen@jarfalla.se och valnamnden@jarfalla.se Barn- och ungdomsnämnden Registrator och nämndsekreterare 08 580 286 76, barn.ungdomsnamnden@jarfalla.se Kultur- och fritidsnämnden Registrator och nämndsekreterare 08 580 299 60, kultur.fritidsnamnden@jarfalla.se Tekniska nämnden Registrator 08 580 288 86 Nämndsekreterare 08 580 289 63, tekniska.namnden@jarfalla.se Miljö- och bygglovsnämnden Registrator 08 580 291 21 Nämndsekreterare 08 580 289 63, miljo.bygglovsnamnden@jarfalla.se Utbildningsnämnden Registrator och nämndsekreterare 08 580 296 65, utbildningsnamnden@jarfalla.se Socialnämnden Registrator 08 580 280 65 Nämndsekreterare 08 580 280 17, socialnamnden@jarfalla.se 8 PRAKTISK INFORMATION TILL JÄRFÄLLAPOLITIKER NOVEMBER 2014