Rutiner och anvisningar för insatsen förmedlingsmedel Bakgrund En enskild kan beviljas förmedlingsmedel som bistånd. När en enskild av olika anledningar inte klarar att sköta sin ekonomi på egen hand, kan han/hon hos socialnämnden ansöka om hjälp med att hantera ekonomin. Om ansökan beviljas lämnar den enskilde en fullmakt till nämnden på sin inkomst, t.ex lön eller pension och i samråd med den enskilde gör nämnden en plan över vilka räkningar som den enskilde behöver nämndens hjälp med att betala. Resterande belopp hanteras av den enskilde själv. Fullmakten kan när som helst sägas upp av den som lämnat fullmakten. Rutinerna tar även upp behovet av god man; se under avsnittet om uppföljning! Lagstiftning 1. Socialtjänstlagen Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning (försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt. Den enskilde ska genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett själv ständigt liv. 4 kap 1 SoL (1, 3 st) En ansökan om förmedlingsmedel ska prövas som ett biståndsärende enligt 4 kap 1 socialtjänstlagen (SoL). Om nämnden kommer fram till att rätt till förmedlingsmedel föreligger ska beslut fattas enligt 4 kap 1 SoL. Om denna rätt inte föreligger ska nämnden, liksom i andra biståndsärenden, fatta ett avslagsbeslut samt lämna besvärshänvisning. Handläggningen av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling ska dokumenteras. Dokumentationen ska utvisa beslut och åtgärder som vitas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden ska förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. 11 kap 5 SoL Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig ska detta antecknas. 11 kap 6 SoL Den dokumentationsskyldighet som finns reglerad för socialtjänstens verksamhet och som återfinns i 11 kap 5 och 6 SoL gäller även för förmedlingsmedel. Detta innebär att löpande journalanteckningar ska föras, reglerna om insyn i akten Birgit Kallerhult 1 (6)
samt rätten att få anteckningar förda till akten ska tillämpas. Vidare att arbetet ska präglas av kvalitet och säkerhet enligt 3 kap 3 SoL. Med andra ord verkställigheten/hand-läggningen av förmedlingsmedel ska ske på samma sätt som för allt övrigt bistånd inom socialtjänsten. Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. 3 kap 3 SoL 2. Handelsbalken sysslomannaskap 18 kap Förutom Socialtjänslagen finns dessutom bestämmelser i Handelsbalken om sysslomannaskap, ett uppdrag som har beröringspunkter med förvaltning av förmedlingsmedel. Länsstyrelsen i Stockholm har i en cirkulärskrivelse om förvaltning av egna medel (dnr 500-92-27309) lyft fram vissa förhållanden som är viktiga att tänka på då man hanterar dessa ärenden och hänvisat till sysslomannaskapet. I skrivelsen sägs att förvaltning av egna medel är ett ansvarsfullt åtagande och kräver goda kunskaper om gällande lagar och rättstillämpning. Att förvalta någons medel ska ses som en service till den enskilde. Uppdraget är likvärdigt med ett sysslo-mannaskap vars uppgift och ansvar är reglerat i Handelsbalken, 18 kap: sysslomannaskapet innebär en redovisningsskyldighet som innebär att inkomster och utgifter ska redovisas till den enskilde samt att betalningar ska styrkas med verifikationer, då uppdraget upphör ska sysslomannen lämna en slutredovisning, föreligger det då brister i redovisningen kan den som innehar sysslomannaskapet bli ersättningsskyldig. I samma skrivelse uppges vidare: det är den enskilde som har dispositionsrätt till sina medel varför det är viktigt att en skriftlig överenskommelse/avtal skrivs hur medlen ska disponeras. Den tjänsteman son handlägger dessa ärenden får inte utan överenskommelse prioritera skulder eller löpande räkningar som rör den egna verksamheten, räkningar ska inbetalas i tid, en fullmakt kan när som helst sägas upp av den som lämnat fullmakten, nämnden får inte bedriva kreditverksamhet, dvs betala ut från ett tomt konto. Om en persons inkomster tar slut innan nya medel kommit in på kontot, kan socialnämnden pröva om rätt till bistånd enligt 4 kap 1 SoL föreligger. Birgit Kallerhult 2 (6)
Handläggning dokumentation Ansökan utredning - beslut En ansökan om förmedlingsmedel ska prövas som ett biståndsärende enligt socialtjänstlagen (SoL). Om nämnden kommer fram till att rätt till förmedlingsmedel föreligger ska beslut fattas enligt 4 kap 1 SoL. Om denna rätt inte föreligger, dvs. om behovet kan tillgodoses på annat sätt, ska nämnden, liksom i andra bistånds-ärenden, fatta ett avslagsbeslut samt lämna besvärshänvisning. Under utredningen, som ligger till grund för beslutet, ska prövas om behovet kan tillgodoses på annat sätt, t. ex genom ekonomisk rådgivning och/eller stöd enligt skuldsaneringslagen. För många kan anordnande av betalning via autogiro vara en lösning. I de fall den enskilde har mycket svårt att löpande sköta sin ekonomi under längre tid, dvs. om biståndsbehovet bedöms bli långvarigt, längre än 6 månader, bör alltid övervägas om god man bättre kan tillgodose den enskildes behov. Handlingsplan I samband med att förmedlingsmedel beviljas ska en överenskommelse/handlingsplan upprättas med den enskilde hur denne på bästa sätt skall kunna återta ansvaret för sin ekonomiska planering. I denna skriftliga handlingsplan ska målet för insatsen framgå. Handlingsplanen reglerar vilka räkningar och utbetalningar till den enskilde som ska ske och när det ska ske, hur länge avtalet gäller och vilka förutsättningar som finns för att administrera detta. I planen ska även framgå om den enskilde medger postöppning av post adresserad till den enskilde, som berör räkningar som ska betalas enligt planen. Planen undertecknas av både den enskilde och socialnämnden. Uppföljning Insatsen ska även begränsas i tid för att motverka att insatsen blir kvar utan uppföljning. Uppföljningen, som ska ske med jämna mellanrum, innebär att socialnämnden tillsammans med den enskilde ser om någon förändring skett i behovet och de egna förutsättningarna. Är målet för insatsen uppnådd? Krävs andra insatser eller kan målet nås efter ytterligare en tid? Behöver handlingsplanen revideras utifrån ändrade förutsättningar och behov hos den enskilde? Om behovet av förmedlingsmedel kvarstår vid insatstidens slut, kan insatsen förlängas ytterligare en tid efter ny utredning och nytt beslut. Budgetrådgivning finns i dagsläget tillgängligt kostnadsfritt och utan att något biståndsbeslut behöver fattas. Detta bör därför vara med som en obligatorisk del i planeringen. Budgetrådgivare ger den enskilde råd om hur man skall lägga upp sin budget och instruerar även i hur man prioriterar och betalar räkningar. Dokumentation Dokumentationen sker i verksamhetssystemet Procapita och följer de dokumentationsrutiner som finns för socialnämndens övriga biståndsärenden genom processen ansökan/aktualisering beslut inleda utredning - utredning beslut verkställighet. Utredningen kommuniceras innan beslut. Handlingsplanen ligger till grund för verkställigheten och följer med över i denna fas. Löpande journalanteckningar förs som visar uppföljning av handlingsplanen och händelser av vikt. Birgit Kallerhult 3 (6)
Verkställighet Under verkställighetsfas kan den enskilde följa inbetalningar och utbetalningar på sitt förmedlingsmedelskonto i Procapita. Alla ekonomiska transaktioner verkställs där. Kontot följs upp genom en avstämning varje månad och den enskilde erhåller ett skriftligt kontobesked med saldoredovisning. Den enskilde informeras både muntligen och skriftligen att han/hon när som helst kan ändra överenskommelsen eller avsluta insatsen, samt att han/hon har rätt att ta del av det som skrivs i journalanteckningar mm. Se även nämndens anvisningar för internkontroll: - hantering av räkenskapsmaterial - styrkt uppgift om personens bankkonto ska finnas i akt. Delegation Ansvaret för utredning och uppföljning av insatsen samt omprövning av beslut har socialsekreterare vid försörjningsenheten. Beslut om bistånd i form av förmedling av egna medel - Delegat: socialsekreterare Socialnämndens delegationsordning ärende 3.5 Ansvar för verkställighet, dvs. administrationen av insatsen har assistent 1 vid enheten för verksamhetsstöd. Ansvar för avstämning av förmedlingsmedel har assistent 2 vid enheten för verksamhetsstöd. Arbetsrutiner vid förmedlingsmedel: - Vid ansökan om förmedlingsmedel anvisas den enskilde att i första hand boka tid hos budgetrådgivare och lägga upp autogiro på sina räkningar. - Om ovanstående inte bedöms tillräckligt och förmedlingsmedel beviljas skall detta beslut tidsbegränsas till tre eller sex månader. - Vid beslut om förmedlingsmedel skall en handlingsplan upprättas. I handlingsplanen skall ingå: - mål för insatsen - tid/period för insatsen - överenskommelse om vilka inkomster som skall förmedlas och hur utbetalningen av förmedlingsmedel skall ske. - besök hos budgetrådgivare. - regelbunden uppföljning av klientens behov och vad klienten själv gjort för att ändra sin situation. - information vid vilka förhållanden där socialnämnden tar initiativ för avslut av insatsen samt att den enskilde när som helst kan återta fullmakten - ev. medgivande till postöppning av post adresserad till den enskilde som berör räkningar som ska betalas enligt handlingsplanen. Birgit Kallerhult 4 (6)
Se mall för handlingsplan! Handlingsplanen dokumenteras i Procapita och insorteras i fysiska personakten. Den ligger till grund för verkställigheten av insatsen, dvs. administrationen av insatsen. Vid planerings- och uppföljningsmöten med den enskilde bör både socialsekreterare och administrativ assistent delta. Administrativa rutiner Socialsekreterare på försörjningsenheten fattar beslut om bistånd i form av förmedlingsmedel och öppnar insatsen i Procapita. Socialsekreterare signalerar också till assistent vid verksamhetsstöd för uppläggning av kortkod (in- och utbetalningskod i Procapita) som styr till ekonomisystemet RainDance (RD). Varje förmedlingsärende styrs med en kortkod i Procapita till ett unikt objektnummer i RD Kontosträngen i RD är 2490-7011200 objektnr (6 pos som alltid börjar med 970) Kortkoden i Procapita byggs av personens födelsedatum och första bokstaven i tilltalsnamn och första bokstaven i efernamn samt om transaktionen är en in- eller utbetalning, ÅÅMMDDXXIN resp ÅÅMMDDXXUT. Efter varje månads slut skall avstämning av förmedlingsmedlen göras, dvs saldot i RD skall vara lika med saldot i Procapita. I Procapita tar ansvarig för avstämning fram en lista Sammanställning Saldo Förmedlingsmedel per den sista varje månad. Denna lista innehåller personnummer, namn, saldo, handläggare mm. Listan är sorterad efter personnummer. Ur ekonomisystemet RD tar ansvarig för avstämning, efter månadens stängning (ca 4 dagar efter månadsskifte), ut saldouppgifter per objekt med hjälp av Analysfunktionen. När man får resultatet på skärmen skall man högerklicka i bilden och välja exportera till Excel. Där kan man redigera och få fram en bra rapport, som skrivs ut sorterad på objektnummer. Denna rapport innehåller objektnummer, saldon och kontering. Procapitarapporten och RD-rapporten skall överensstämma. Om slutsummorna diffar måste differensen identifieras genom avstämning per objekt. Först måste Procapitarapporten översättas till objekt, vilket sker manuellt från objektförteckningen, som förvaras inlåst på socialkontorets verksamhetsstöd. Varje avvikelse mellan rapporterna måste utredas och rättas. Avstämningen görs av assistent vid enheten för verksamhetsstöd. Avstämningsmaterial förvaras i arkiv Hunden 4 och gallras efter 10 år. Birgit Kallerhult 5 (6)
Behov av god man Socialnämnden har en skyldighet att enligt Socialtjänstförordningen (SoF) anmäla till överförmyndare om den bedömer att någon har behov av god man eller förvaltare: Socialnämnden ska anmäla till överförmyndaren om den finner 1. att god man eller förvaltare enligt föräldrabalken bör förordnas för någon 2. att någon inte längre bör ha förvaltare, eller 3. att förhållandena talar för att en förälder inet kommer att förvalta sitt barns egendom på ett betryggande sätt. 5 kap 3 SoF Delegat: Socialsekreterare Regler om god man finns i Föräldrabalken (FB): Om någon på grund av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande förhållande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person, ska rätten, om det behövs, besluta att anordna om godmanskap för honom eller henne. 11 kap 4 FB Verkställighet administrativa rutiner Länsstyrelsen i Kronobergs län säger i en rapport Förmedlingsmedel en hjälp då det krabbar till sig efter en undersökning av insatsen förmedlingsmedel, att även om socialtjänsten ger en viss omsorg till dem som behöver det, är det uppenbarligen att tiden inte räcker till för att tillgodose den enskildes behov i vissa fall. Länsstyrelsen konstaterar att en hel del skulle säkert behöva en god man som sörjde för deras person, dvs att någon hade mera tid att ägna den enskilde som person. Länsstyrelsen menar att undertiteln en hjälp då det krabbar till sig ska kunna ses som ett uttryck för att förmedlingsmedel i de flesta fall bör ses som en tillfällig hjälp. Om man haft förmedlingsmedel under lång tid och fortsatt behov av hjälp finns, bör detta vara en anledning till diskussion med den enskilde om godmanskap. Dessutom föreligger en skyldighet enligt Socialtjänstförordningen att anmäla behov av god man till överförmyndaren. Detsamma gäller om socialnämnden vid sin utredning om biståndsbehovet kommer fram till att behovet av hjälp bedöms som långvarigt måste god man vägas in som ett alternativ. Bilagor: - Information om förmedlingsmedel ett bistånd enligt 4:1 Socialtjänstlagen - Handlingsplan för ekonomiskt bistånd i form av förmedlingsmedel - Fullmakt - Hantering av räkenskapsmaterial - Avstämning av förmedlingsmedel Birgit Kallerhult 6 (6)