VÄLKOMNA till kursen Lyckas med årsmötet För information och frågor www.bostadsratterna.se telefonsupport kl 9-12 och kl 13-15, tel. 0775 200 100 webbsupport Fråga Bostadsrätterna (vardagar, svar inom 24 timmar) fraga@bostadsratterna.se Kursens upplägg Förberedelser Stämman Efter stämman 1
Förberedelser Ordinarie föreningsstämma Ska enligt lag hållas senast 6 månader från verksamhetsårets slut. Stadgarna kan föreskriva en tidigare tidpunkt. Planera tider Till vilket datum planeras stämman? När ska kallelse delas ut? När måste revisor ha material? När är inlämningsdatum för motioner? När ska valberedning kontaktas? Lokal, stämmoordförande, förtäring? 2
Stadgar och lagar Titta igenom era stadgar om vad som gäller för er förening vid stämma Är det några särskilda beslut? Vilken majoritet krävs då? Årsredovisning och förvaltningsberättelse Bokslut Träffa förvaltare för eventuell justering/frågor Skriva under årsredovisningen Förvaltningsberättelse skrivs, alla tycker till Planering i tid Minst en månad innan stämman ska styrelsen lämna årsredovisning och material till revisor Senast två veckor innan stämman ska revisor överlämna revisionsberättelsen till styrelsen Kallelse i rätt tid (2-4 veckor innan stämman) 3
Årsredovisningen och revisionsberättelsen ska vara tillgängliga för medlemmar senast en vecka innan årsmötet Originalhandlingarna ska vara tillgängliga under stämman 7/2 21/2 7/3 21/3 4/4 18/4 2/5 Bokslutsmöte propositioner Underlag till revisor, behandla motioner Boka lokal och stämmoordförande. Tryckeri Stämma! V 12 10 8 6 4 2 0 Blänkare om Inlämning Kallelse stämmodatum motioner och påminnelse om motioner Lokal Viktigt med bra lokal! Alla ska kunna höra, se och sitta Förtäring Var ska styrelsen sitta? 4
Stämman Rätt att delta i föreningsstämma Endast medlemmar Juridisk person via ombud med fullmakt Eventuellt kommun-/landstings representant Eventuellt extern stämmoordförande Konsulter Ombud/ Biträde Endast annan medlem, maka/make, sambo får vara ombud eller biträde Ombud för högst 1 medlem Stadgarna kan dock utvidga kretsen 5
Skriftlig Daterad Fullmakt Gäller högst ett år Ej villkorad Endast original Kontrollera stadgarna! Rösträtt Varje medlem har en röst. Gemensamt innehav endast en röst tillsammans Medlems rösträtt kan alltid utövas av annan befullmäktigad medlem, make/maka/sambo Ingen får företräda mer än en medlem Som föreningens beslut gäller den mening som har fått mer än hälften av de avgivna rösterna. Vid val den som fått flest röster. 6
Hur man röstar Majoritetsbeslut bland de närvarande avgör Undantag Stadgeändring Ombyggnadsbeslut Ändring av insatser Vid lika röstetal avgörs Val genom lottning, om stämman inte beslutar annat Andra frågor avgörs av stämmoordföranden Öppen eller sluten omröstning Är det en känslig fråga bland medlemmarna? Kan vem som helst kräva sluten omröstning? Att komma till beslut Alla väl förberedda Stämmoordförande ber alla om korta inlägg Streck i debatten Beslut 7
Genomgång av normal dagordning Ordinarie föreningsstämma 1. Stämmans öppnande Stämman öppnas av styrelsens ordförande 2. Godkännande av dagordning De i kallelsen upptagna ärendena ska följas Inga nya beslutsärenden! 8
3. Val av stämmoordförande Ordföranden på stämman kan vara medlem eller icke-medlem 4. Anmälan av protokollförare Ordföranden på stämman är ansvarig för att protokoll förs Protokoll ska justeras av stämmoordföranden och minst en justerare Protokoll ska finnas tillgängligt senast tre veckor efter stämman 5. Val av justerare tillika rösträknare Intygar protokollets riktighet 9
6. Fråga om stämman blivit stadgeenligt utlyst Kallelse till: Ordinarie stämma minst två veckor och högst fyra veckor innan Extra stämma en vecka och högst fyra veckor innan 7. Fastställande av röstlängd Fastställs vid behov 1 medlem 1 röst Gemensamt innehav endast 1 röst (se stadgar) Närvarorätt enbart för medlemmar 8. Föredragning av styrelsens årsredovisning Stämmoordförande går igenom och lämnar möjlighet till frågor och kommentarer Tänk på att detta är medlemmarnas enda tillfälle till medverkan Läggs efter genomgång till handlingarna 10
9. Föredragning av revisionsberättelse Läses upp av närvarande revisor och läggs utan godkännande till handlingarna Handlingen bör delas ut i samband med kallelsen Revisorerna ska yttra sig om: fastställande av resultat- och balansräkning vinstdisposition ansvarsfrihet 10. Fastställande av resultat- och balansräkning Beslutspunkt Hänvisning till revisorerna 11. Beslut om resultatdisposition Beslutspunkt Hänvisning till revisorerna 11
12. Fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöter 1/10 av samtliga medlemmar kan rösta emot ansvarsfrihet Ansvarsfrihet beviljas individuellt Ledamot får inte rösta på sig själv Talan Vid nekad ansvarsfrihet kan skadeståndstalan väckas hos domstol inom ett år från stämman. 13. Beslut om arvoden Fastställs före valen Utomstående revisorer arvoderas mot räkning 12
14. Val av styrelseledamöter och suppleanter Lämna ordet till valberedningen Bestäm antal ledamöter och suppleanter Begärs sluten omröstning ska sådan genomföras 15. Val av revisorer och revisorssuppleant Val av antal Kvalifikationskrav Behöver ej vara medlem Föreningsvald/Extern revisor? Tänk på jäv! Antal 16. Val av valberedning Representativitet Sammankallande Bör ej vara styrelseledamöter 13
17. Hänskjutna frågor Motioner är förslag till stämman från medlem Proposition är förslag till stämman från styrelsen Motion Motioner ska behandlas av styrelsen före stämman; skriftligt yttrande Motionären ombeds föredra sin motion Styrelsen tillstyrker/avstyrker förslaget Debatt Stämman beslutar Proposition Proposition ska beslutas på ett styrelsemöte före stämman Styrelsen föredrar sin proposition Debatt Stämman beslutar 14
Övriga frågor Ska inte vara med på dagordningen, men kan tas upp efter stämmans avslutande. Diskussion där inga beslut tas! 18. Avslutande Stämmoprotokoll Föreningens namn, plats och tidpunkt Röstlängd med fullmakter (som bilaga om den blev fastställd) Yrkanden Röstutfall Beslut Undertecknas av protokollföraren Justeras av stämmoordföranden och justerare Stämmoordföranden ansvarar för protokollet Protokollet tillgängligt för medlemmar inom 3 veckor 15
Ajournering och bordläggning Medlemmarna kan besluta att ajournera stämman. Bordläggning kan ske av ärenden. Fortsatt stämma Efter stämman Konstituerande styrelsemöte Utse styrelseordförande Utse firmatecknare Bestäm i vilken ordning suppleanterna tjänstgör Fyll i Bolagsverkets registreringsblankett (kan också göras på nätet) Ändra inloggningar Bestäm mötesdatum 16
Överlämningsmöte Bestäm möte för att gå igenom rutiner, ansvarsområden, styrelseinstruktioner, nyckelöverlämning, styrelsematerial som ska in från de som avgått osv. Gå kurser! www.bostadsratterna.se/bostadsrattsskolan Bostadsrättsnämnden Bostadsrättsnämnden erbjuder bostadsrättsföreningar och enskilda bostadsrättshavare en opartisk bedömning i svåra eller kontroversiella frågor inom bostadsrättslagens område. Nämndens yttranden är inte bindande utan endast vägledande. Sekretariatet för nämnden nås via Bostadsrätterna. www.bostadsrattsnamnden.se Kursen är slut! Lycka till med årsmötet! 17