Svenska Konståkningsförbundet 1 (18) ARRANGÖRSANVISNINGAR för Kvaltävlingar Synkro Säsongen 2013-2014
Svenska Konståkningsförbundet 2 (18) FÖRUTSÄTTNINGAR... 3 EKONOMI... 3 ISTIDER... 3 MARKNADSFÖRING OCH REKLAM... 4 Marknadsföring av tävling... 4 Programblad och publik tävlingsinformation... 4 Sponsorer och marknadsföring av lokala sponsorer... 4 TV- och webbtvrättigheter (inspelningar)... 4 Reklam och PR... 4 Representation... 4 TÄVLINGSINBJUDAN... 5 ANMÄLAN TILL TÄVLING... 5 ARENAN... 6 Publikplatser... 6 Omklädningsrum... 6 Isrinken... 6 Uppvärmningsyta... 6 Media... 6 TEKNISKA FUNKTIONÄRER... 7 Teknisk panel... 7 Domarpanel... 7 Teknisk Support... 7 Tävlingsinbjudan och ekonomisk ersättning till tekniska funktionärer... 7 Rum till Domarpanelen (Domarrum)... 8 Rum till Tekniska panelen... 8 Teknisk support... 8 Tävlingsutrustningen... 9 Domarnas och Tekniska panelens placering... 9 TIDTAGARE OCH VIDEOFILMARE...11 ASSISTENT TILL SKILJEDOMAREN...12 TIDTAGARE OCH FILMARE...12 ARRANGÖRENS PERSONALSTAB...12 ATT GÖRA EFTER ANMÄLNINGSTIDENS UTGÅNG...13 FASTSTÄLLANDE AV STARTORDNING OCH REGISTRERING...13 OFFICIELL TRÄNING...14 LOGI...14 TRANSPORTER...14 MUSIK...14 UTSKRIFTER AV FÖRTECKNINGAR, DELRESULTAT, RESULTAT M.M....14 PRISCEREMONI OCH MINNESGÅVA...15 SPEAKER...15 SJUKVÅRD...15 ORDNINGSREGLER...15 RESULTAT...15 Resultatrapportering på webben...15 Resultatprotokoll...15 NÄR TÄVLINGEN ÄR ÖVER...16 APPENDIX I...17 Vad arrangören behöver ordna i samband med en kvaltävling i synkro...17 Tidsåtgång...17 APPENDIX 2...18 Lathund filmare...18
Svenska Konståkningsförbundet 3 (18) FÖRUTSÄTTNINGAR Synkrokval kan arrangeras: - endast om Svenska Konståkningsförbundet sanktionerat tävlingen - för Debutant-, Ungdoms-, Junior- och Seniorlag - om Arrangören genomgått arrangörsutbildning i tävlingsledning i förbundets regi år 2011eller senare Synkrokval genomförs med IJS utrustning och ISUCalcFS som har videoreplay för tekniska panelen och domare Tävlingarna bemannas med: - Komplett domarlag (3-6 poängdomare + en skiljedomare) - Teknisk panel (teknisk kontrollant, teknisk specialist, assisterande teknisk specialist, dataoperatör och videooperatör) - Videofilmare (tillsätts av arrangören) - Tidtagare (tillsätts av arrangören) - Assistent till skiljedomaren vid is (tillsätts av arrangören) Domarpanelen har datorskärmar med videoreplay Tekniska panelen har skärmar med videoreplay EKONOMI Den del av startavgifterna som ska gå till kostnaderna för domare, teknisk panel och teknisk support (logi, arvoden, traktamente och resa) tillfaller Svenska Konståkningsförbundet, som också betalar ut ersättningarna till domare, teknisk panel och teknisk support. Arrangören ska efter genomförd tävling inom tre arbetsdagar tillsända Svenska Konståkningsförbundet domarnas och tekniska panelens reseräkningar samt inbetala summan för dessa till anvisat konto hos Svenska Konståkningsförbundet (se vidare anvisningar om rutin för arvoden och ersättningar till tekniska funktionärer på www.skatesweden.se). Arrangören betalar en avgift på 8500 kr till SKF för frakt och slitage av utrustning. I avgiften för utrustningen ingår även resekostnaden för teknisk support. Efter tävlingen sammanställer arrangören en ekonomisk rapport (ingår i arrangörsrapporten). Se under Efter tävlingen i denna information. ISTIDER För kvaltävling behövs istider enligt följande: - Fredag kl 15:00 22:00 (om träning ska erbjudas) - Fredag kl.17:00 22:00 för uppsättning av utrustningen - Lördag kl. 07:00 22:00 - Söndag kl. 07:00 17:00 - Inga hockeymatcher får vara inbokade fredag- och lördagkväll. Om hockeyträning förekommer ska utrustningen kunna sättas upp alt. kunna lämnas i spelarbåset. Efter tävlingen ska ges tillräcklig tid för nedplockning av utrustningen.
Svenska Konståkningsförbundet 4 (18) MARKNADSFÖRING OCH REKLAM Marknadsföring av tävling Svenska Konståkningsförbundet rekommenderar och uppskattar att arrangerande förening informerar och marknadsför tävlingen brett i sitt distrikt. Programblad och publik tävlingsinformation För tävlingen framtaget material t.ex. tidsscheman till publik, anslag på tavlor runt ishall/arena, gäller att Svenska Konståkningsförbundet logotyp alltid finnas med. På programblad och tidsschema och andra skrifter som delas ut ska SKFs logotype finnas på framsida. På material som anslås på väggar eller tavlor ska logotyp finnas i anslutning till anslaget tävlingsinformationsmaterial. Riksidrottsförbundet och Svenska Konståkningsförbundets normer för etik och moral, samt reglerna för upphovsrättsskyddat material ska givetvis beaktas. Sponsorer och marknadsföring av lokala sponsorer För säsongen 2013-2014 har Svenska Konståkningsförbundet ännu inte knutit centrala sponsorkontrakt till synkrokvalen. Arrangerande förening har alltid rätt att skriva egna samarbets-/sponsoravtal lokalt och erbjuda reklamplatser i egna medier, på egen hemsida, i ishallen inklusive möjligheter att erbjuda kringaktiviteter i form av olika representations och VIP-arrangemang. TV- och webbtvrättigheter (inspelningar) Svenska Konståkningsförbundet äger rätten till samtliga inspelningar som är avsedda att produceras för TV och/eller webb. Arrangören och/eller arenaägaren har ej rätt att förvägra Svenska Konståkningsförbundet, eller annan uppdragsgivare som förbundsstyrelsen utser, sådana sändningar för synkrokvaltävlingarna. Det är viktigt att arrangerande förening rådgör med Svenska Konståkningsförbundet innan lokala inspelningar kontrakteras eller erbjuds. Ensamrätt till tv- eller webbtvproduktion får aldrig göras, som skulle utesluta Svenska Konståkningsförbundet. Reklam och PR Svenska Konståkningsförbundet ska ha rätt att disponera utrymme motsvarande upp till en tredjedel av reklamutrymmet på sargen. En huvudsponsor för hela serien skall äga rätt att exponera sin logotyp på klubbens hemsida och i lokalt marknadsföringsmaterial (så som affischer, programblad, annonser) i samband med att kvaltävling marknadsförs. Svenska Konståkningsförbundet ska ha rätt att disponera upp till 5 utställarplatser i ishallen för centrala partners och förbundets egna behov och ha rätt till produktförsäljning. Representation Svenska Konståkningsförbundet SKF ska ha rätt att kostnadsfritt disponera upp till 100 entrébiljetter, inklusive VIP-kort och liknande, per tävlingsdag. Förbundets VIP-kort, som gäller för entré till bl a kvaltävlingar ska arrangerande förening acceptera. SKF har rätt att närvara med representanter vid invigning, avslutning och prisutdelning, samt ska ha möjlighet att framträda, efter samråd med arrangerande förening.
Svenska Konståkningsförbundet 5 (18) TÄVLINGSINBJUDAN Inbjudan till tävling ska godkännas av skiljedomaren och av förbundet innan den publiceras på arrangörens hemsida och länkas till aktuell tävling i IndTA senast 30 dagar före första tävlingsdagen. I samband med detta ska tävlingen öppnas för anmälan. Information om att inbjudan publicerats ska skickas med e-post till inbjudna distrikt och föreningar. Inbjudan samt brev till TF och svarsblankett ska skickas till samtliga tekniska funktionärer senast 30 dagar före första tävlingsdagen. Inbjudan ska innehålla följande uppgifter: arrangör (namn, adress och kontaktuppgifter) plats för tävlingen (ort, ishallens namn och adress) datum och tider för tävlingen (det ska framgå när de olika grupperna tävlar), för fastställning av startordning och för möten för panelerna anmälningstidens utgång (19:e dagen före första tävlingsdagen) anmälningsavgifter priser (plaketter, medaljer etc.) typ av bana (inomhus, uppvärmd samt måtten = längd x bredd) typ av utrustning för musikåtergivning (CD obligatorisk, digital m.m.) tävlingsregler, testkrav, licenskrav blankett för Planned Program Content ska skickas till camilla.fredman@skateseden.se i så god tid som möjligt, dock senast sista anmälningsdag för att undslippa dubbel anmälningsavgift e-postadress som blankett med laguppställning ska skickas till dessutom ska följande text ingå: Tävlingsdeltagare och funktionärer som anmäler sig till tävlingen samtycker till att deras personuppgifter registreras i tävlingsarrangörens dataregister samt att arrangören in ramen för sin verksamhet, oavsett mediaform offentliggör uppgifterna och kan publicera bilder från tävlingen och prisceremonier. Mall för inbjudan finns på www.skatesweden.se och ska användas. Dessutom bör följande information finnas med i inbjudan: hotell (adress, telefonnummer, priser etc.) transporter (vad ordnar arrangören, hur man tar sig från exempelvis flygplats, tågstation etc) måltider (luncher etc) ev. övrig information som Ni som arrangör vill ha med om arrangören erbjuder tjänsten att digitalisera programmusik. Tjänsten ska vara kostnadsfritt och frivillig för deltagande föreningarna. Arrangören har dock möjlighet att begära in musiken tidigare för att kunna utföra tjänsten Till tekniska funktionärerna skickas utöver inbjudan ett särskilt brev samt blankett (se punkt nedan) Svenska Konståkningsförbundet ska alltid godkänna inbjudan innan den publiceras. Den skickas till camilla.fredman@skatesweden.se ANMÄLAN TILL TÄVLING Anmälan till tävling ska göras i IndTA av deltagande förening. Samtidigt med anmälan ska anmälningsavgift betalas. Anmälan skall fortfarande innehålla uppgift om: a) för- och efternamn samt födelsedatum på anmälda åkare b) tävlingsklass c) föreningens namn d) planned program content (skickas in på wordformulär till Svenska Konståkningsförbundet camilla.fredman@skatesweden.se )
Svenska Konståkningsförbundet 6 (18) Anmälan betraktas som efteranmälan om den inkommer efter anmälningstidens utgång, om den inte är komplett enligt ovan vid anmälningstidens utgång eller om anmälningsavgift inte betalats vid anmälningstidens utgång. Efteranmälan är i mån av plats tillåten fram till tidpunkten för fastställande av startordning mot dubbel anmälningsavgift. ARENAN Publikplatser Arenan ska vara stor nog att kunna erbjuda en publik om minst 100 personer sittplats (detta utöver de sittplatser som krävs för lagen). Det åligger arrangören att säkerställa att arenan är städad till tävlingen. Det får inte ligga skräp synligt runt rinken eller på läktarna. Omklädningsrum Det krävs minst 5 omklädningsrum för en synkrotävling. Vid behov ska tidsschema för omklädningsrummen upprättas. Anslå tidscheman på omklädningsrummens dörrar. I omklädningsrummen ska det finnas vatten till lagen. För varje omklädningsrum måste det finnas en värd. Personens ansvar är att se till att man kommer ut till isen i tid och lotsar lagen rätt väg. Omklädningsrummen och dess toaletter ska vara städade och på toaletterna ska det finnas tillgång till speglar, tvål, pappershanddukar och papperskorg. Det är alltid nödvändigt att se över omklädningsrummen och toaletterna mellan varje lag. Isrinken Om det är plexiglas runt övriga delen av banan måste tillräckligt mycket tas bort så att plexiglas och dess stolpar ej skymmer domarnas sikt. Se till att ha en vakt som sköter in- och utsläpp på isen tillsammans med skiljedomarens assistent. Vid av och påsläpp måste det finnas grindvakter. Obs att man måste ha en dörr för in-åk och en för ut-åk, för att få smidiga entréer, utan krockar. En person ur arrangörsstaben ansvarar för lådor med skridskoskydd som ska förflyttas från dörren för inåk till dörren för utåk. Uppvärmningsyta Om möjlighet finns är det bra att styra lagens uppvärmning till en anvisad (större) uppvärmningsyta som inte ligger alltför publikt. Observera att det kan vara aktuellt att göra tidsschema för tillgång till uppvärmningsytan. Media Om media kommer till tävlingen bör det finnas viss förberedelser. Förbered var det är lämpligt att fotografer står så att de kan få bra bilder utan att störa lagen och utan att inverka på domarnas sikt. Media ska inte ha tillträde till omklädningsrummen dessa är åkarnas privata utrymmen för förberedelser och återhämtning. Om media kommer ska de erhålla information om startordningar, resultat m.m.
Svenska Konståkningsförbundet 7 (18) TEKNISKA FUNKTIONÄRER Kommittén för Tekniska funktionärer ansvarar för uttagning av samtliga funktionärerna. Teknisk panel - Teknisk kontrollant [Technical Controller (TC)] - Teknisk Specialist [Technical Specialist (TS)] - Assisterande Teknisk Specialist [Assistant Technical Specialist (ATS)] - Dataoperatör [Data Operator (DO)] - Videooperatör [Video Operator (VO)] Domarpanel - Skiljedomare [Referee (REF)] - Domare [3-6 st] Teknisk Support - En person som ansvarar för uppsättning och nedplockning av ISU utrustningen, samt operatör av ISUCalcFS. Kan vara aktuellt med ytterligare person som auskulterar, men i så fall ges information om detta. Tävlingsinbjudan och ekonomisk ersättning till tekniska funktionärer Med tävlingsinbjudan till de tekniska funktionärerna ska följa ett brev samt en blankett (mallar finns på www.skatesweden.se). Brevet innehåller information om boende, måltider, transporter etc och blanketten innehåller uppgifter om respektive funktionärs resor, ex.vis färdsätt, ankomsttid, önskemål om lunch och ev. förskott mm. När det gäller måltider så är det brukligt att arrangören bjuder på bankett/kamratmåltid, om sådan anordnas. Luncherna och ev. middagar betalar tekniska funktionärerna via avdrag i traktamente, à 74 kr. Tekniska kommittén rekommenderar dock att funktionärerna betalar lunchen kontant till självkostnadspris. Funktionärer som inte har rätt till traktamente betalar via avdrag i dagarvode, som är högre än för funktionärer som har rätt till traktamente. Funktionärerna ska ALLTID tillfrågas om de vill köpa dessa måltider (genom brevet som skickas ut inför tävlingen). Ingen kontant betalning görs till tekniska funktionärer. Förbundet betalar genom insättning på bankkonto senast 15 dagar efter tävlingen. Arrangören redovisar och inbetalar till förbundet inom 3 arbetsdagar efter tävlingen. Om utbetalningen av någon anledning inte kan ske inom ovannämnda 15 dagar, ombeds arrangören att skicka ett förklarande mail om dröjsmålet till förbundet och samtliga tekniska funktionärer. Tekniska funktionärer måste intyga att de samtycker till registrering av personuppgifter i tävlingsarrangörens dataregister samt att arrangören, inom ramen för sin verksamhet och oavsett medieform, offentliggör vissa av uppgifterna. Därför ska inbjudan skickas till tekniska funktionärerna tillsammans med brev till TF och svarsblankett. Vid logi ordnar arrangerande förening hotellet som fakturerar arrangerande förening. Arrangören gör ingen betalning till tekniska funktionärer, utan ska följa anvisningarna för rutin för utbetalning av arvoden och kostnadsersättningar som finns på www.skatesweden.se. Domarna bokar sina resor efter samråd med arrangerande förening. Svenska Konståkningsförbundets resebyrå Scan World ska alltid utnyttjas vid bokning av resor. Även tekniska funktionärer måste intyga att de samtycker till registrering av personuppgifter i tävlingsarrangörens dataregister samt att arrangören, inom ramen för sin verksamhet och oavsett medieform, offentliggör vissa av uppgifterna. Samtycket sker på svarsblanketten.
Svenska Konståkningsförbundet 8 (18) Tävlingsinbjudan och information om tävlingen ska skickas till samtliga tekniska funktionärer inklusive Teknisk Support. Rum till Domarpanelen (Domarrum) Domarrummet ska vara stort nog för minst 12 personer, med utrymme även för ytterkläder, väskor mm. Där ska även finnas ett bord med plats för minst 12 personer. Tänk på att spolpauserna är korta så se till att det finns tillgång till förfriskningar i domarrummet när spolningspausen börjar: Kaffe, te, mjölk (till kaffet), socker/sacketter, saft/juice, vatten, frukt, smörgåsar, fikabröd och gärna någon typ av godis. Det är krävande att sitta koncentrerad vid isen en lång tävlingsdag och domare blir lätt frusna och hungriga. När det är lunch är det bra om den serveras antingen i domarrummet eller i ett annat avskilt rum. Se till att följande finns i domarrummet: - Uppdaterade tidsscheman och annan viktig information - Anteckningspapper - Reservpennor - Gem Rum till Tekniska panelen Ett rum ska avsättas för Tekniska Panelen. 5 personer bör kunna vistas obehindrat i rummet. Rummet ska även vara i ordningsställt under träningstiderna. Tekniska panelen kan fika och äta lunch i samma rum som domarna. Se till så att följande finns i rummet: - Uppdaterade tidsscheman och annan viktig information - Checklist för Planned Program - Anteckningspapper - Reservpennor - Gem Detta rum behövs endast för det inledande mötet på lördag morgon samt för avslutande möte på söndagen. Teknisk support Till varje tävling där förbundets utrustning används utser Svenska Konståkningsförbundet en teknisk support, som närvarar under hela tävlingen. Tekniska supporten ser till så att utrustningen sätts upp korrekt och fungerar. Tekniska supporten sitter vid beräkningsdatorn ISUCalcFS ( Calcen ) vid sidan av skiljedomaren under tävlingen. Två personer från arrangören ska med tekniska supporten som vägledare transportera, packa upp och packa ned den tunga utrustningen. Dessa personer ska även finnas till hands vid uppsättningar och nedplockningar av utrustningen. Arrangören får inte börja sätta upp utrustningen innan teknisk support är närvarande alternativt har givit klartecken. Se även Appendix 1. Arrangören ska även se till att den tekniska supporten har ett ställe att värma sig på och få fika och lunch (kan vara i samma rum som domarpanelen). Vid de tillfällen tekniska supporten inte hinner ta paus är det nödvändigt att någon ur tävlingsorganisationen servar med en kopp kaffe och en smörgås, samt måltiderna om det skulle behövas. Tekniska supporten har intensiva dagar vid tävlingar. Teknisk support handplockas av Svenska Konståkningsförbundet, men varje distrikt uppmanas hålla ögonen öppna efter personer som är datorkunniga och har vana att arbeta med nätverk. Ju fler vi får fram som kan fungera som teknisk support desto fler tävlingar på den här nivån kan arrangeras i framtiden. Teknisk support
Svenska Konståkningsförbundet 9 (18) ska först genomgå arrangörsutbildning i förbundets regi samt läras upp på en eller två förbundstävlingar. Kandidater till teknisk support ska anmälas till Svenska Konståkningsförbundet. Tävlingsutrustningen - En person från arrangörsföreningen ska stå som kontaktperson vid leverans av tävlingsutrustningen - Ordna torr, uppvärmd och säker förvaring åt utrustningen inför, under och efter tävlingen - Arrangören ansvarar för att utrustningen skickas vidare till nästa destination inom angiven tidsram samt att kontakt tas med Svenska Konståkningsförbundets kansli: camilla.fredman@skatesweden.se för bokning av frakt och instruktioner - Vid behov ska arrangören kunna hjälpa till med kortare förvaring av utrustningen före och/eller efter tävlingen för att minimera antalet frakter (och därmed hålla kostnaderna nere) Domarnas och Tekniska panelens placering Domare och Teknisk Panel skall placeras på lämplig långsida av rinken. Panelerna bör sitta upphöjt. Tekniska panelen kan sitta på samma nivå eller något högre bakom domarna. När detta inte är möjligt placeras de där det är möjligt, dock på samma sida. Assistenten till skiljedomaren vid is placeras, som namnet beskriver, vid isen och där lagen kliver på. Nedan visas tre alternativa placeringar av bord och funktionärer. Observera att dessa exempel har 6 poängdomare. Vid fler eller färre domare fördelas domarna jämt, på var sin sida om skiljedomaren. Tänk även på att eventuella provdomare måste beredas plats i anslutning till de ordinarie domarna, strax framför, under, eller vid sidan om. Ev. saknar provdomare datorutrustning. Borden bör inte vara för djupa då risk finns för att sikten försämras och lämplig bordshöjd är ca 70 cm. Till varje funktionärsplats skall finnas sittriktiga stolar. Om plattformar byggts upp för panelerna skall skydd finnas så att risk för att stolarna glider över kanten till plattformen elimineras. En extra stol skall även finnas för tidtagaren som hjälper skiljedomaren. Mellanrummet mellan domarna ska vara ca 2 meter. Filtar ska också finnas. Om ishallen är mycket kall bör om möjligt ordnas med värmefläktar.
Svenska Konståkningsförbundet 10 (18) Detta är ett lämpligt område att placera panelerna på Alt. 1 Tekniska panelen placeras på en upphöjd plattform bakom domarna. Videokamera & videofilmare ska också få plats utmed samma rinksida och i anslutning till panelerna, för att repriserna skall ses från samma håll som realiteten. Teknisk Support, med Calc- & backup-datorerna, samt Referee placeras mellan domare 3 & 4 i detta exempel. D1 D2 D3 Calc & Backup Referee D4 D5 D6 Tidtagare ATS & TS TC DO VO Upphöjd plattform eller ovanför på läktaren I mitten placeras den tekniska panelen, på en upphöjd plattform, från vänster: - Assisterande Teknisk Specialist (ATS) - Teknisk Specialist (TS) - En bildskärm kopplad till Expertdatorn - Teknisk kontrollant (TC) - Dataoperatör för Expert-datorn (DO) - Videooperatör för Cutter-datorn (VO) - Videofilmare
Svenska Konståkningsförbundet 11 (18) - Framför den tekniska panelen placeras domare 1-6. Mellan domare 3 och 4 placeras calcoperatör och skiljedomare (referee), Calcoperatör för Calc- och backupdatorerna samt systemets skrivare Alt. 2 Alla ishallar erbjuder inte utrymme för en plattform bakom domarna. Då kan samtliga funktionärer placeras längs i en lång rad. Videofilmare ska också få plats utmed långsidan. D1 D2 D3 ATS & TS TC DO VO Calc & Backup Referee D4 D5 D6 Tidtagare Alt. 3 En alternativ placering med samtliga funktionärer längst banans långsida. Videofilmare ska också få plats utmed långsidan. D1 D2 D3 D4 D5 D6 Calc & Backup Referee ATS & TS TC DO VO Tidtagare TIDTAGARE OCH VIDEOFILMARE Arrangören ansvarar för att tidtagare och videofilmare finns på plats under samtliga tävlingsklasser. Tidtagaren ska vara försedd med tidtagningsur och får instruktioner av skiljedomaren. Videofilmaren bör vara van att filma människor i rörelse. Även videofilmaren får instruktioner på plats och bör utnyttja träningspassen för att öva. Det kan vara jobbigt att filma en hel tävling så fler videofilmare som kan lösa av varandra kan vara på sin plats att anlitas.
Svenska Konståkningsförbundet 12 (18) ASSISTENT TILL SKILJEDOMAREN Den tekniska funktionären biträdande skiljedomare vid is är borttagen och finns inte längre. Detta framför allt för att hålla kostnaderna för tekniska funktionärer nere. Beslutet är taget på internationell nivå och svenska regelverket har anpassats därefter. I stället ska arrangören utse en person i sin stab som ska assistera skiljedomaren. Viktigt är att assistenten har kunskap i och förståelse för synkroniserad konståkning dock behövs inga som helst tekniska kunskaper (ska alltså inte kunna identifiera element eller göra bedömningar). Assistenten ska under träning och tävling befinna sig vid lagens ingång till isen och får instruktioner av skiljedomaren. Se även bilaga Anvisningar assistent vid is. TIDTAGARE OCH FILMARE Arrangören ansvarar för att tidtagare och filmare (kameraoperatör) finns på plats under samtliga tävlingsklasser. Tidtagaren ska vara försedd med tidtagningsur och får instruktioner av skiljedomaren. Filmaren bör vara van att filma människor i rörelse. Även filmaren får instruktioner på plats och bör utnyttja eventuella träningspass för att öva. ARRANGÖRENS PERSONALSTAB Arrangören ska tillhandahålla personal för följande uppgifter Tävlingsledaren. Assistent till skiljedomaren. Viktigt är att assistenten har kunskap i och förståelse för synkroniserad konståkning dock behövs inga som helst tekniska kunskaper (ska alltså inte kunna identifiera element eller göra bedömningar). Assistenten ska under träning och tävling befinna sig vid lagens ingång till isen och får instruktioner av skiljedomaren. Se även bilagan Anvisningar assistent vid is. Kameraoperatör. Kameraoperatören följer instruktionerna av tekniska kontrollanten alt VO Tidtagaren: Tidtagarens uppgift är att noggrant bestämma programmets längd och vid friåkningstävlingar tydligt ange när halva programtiden har gått. Tidtagaren instrueras av skiljedomaren och sitter bakom denna. Tidtagaren ska vara försedd med tidtagarur Speakern: Det är viktigt att ha en speaker med gott ordningssinne och som talar tydligt. Viktigt att speaker och skiljedomare kan kommunicera med varandra (inter com krävs) Separata speakerinstruktioner finns på www.skatesweden.se. Speakern ska vara försedd med tidtagarur och tar tiden när träningen startar, annonserar när 1 minut av träningen återstår och meddelar när träningstiden är slut. Musikspelare: Musiken får aldrig stoppas utan signal av skiljedomaren Sjukvårdskunniga personer (HLR- och ABC-utbildad) Kopiering och distribution Person som tar hand om lagens skridskoskydd Ev transport Domarrum Mfl Observera att all tävlingspersonal ska vara på plats senast 15 minuter före tävlingsstart. För filmare och assistent till skiljedomare gäller 30 minuter. Personer som utför icke-licensierade uppdrag enligt ovan tillhör tävlingspersonalen och omfattas därför inte av förbundets Code of Ethics (till skillnad från tekniska funktionärer, t.ex. domare och teknisk specialist som har en licens och därmed omfattas av förbundets regler för tekniska funktionärer samt Code of Ethics). Dock uppmanas dessa personer att uppträda med diskretion och inte diskutera någon del av panelens konversation med utomstående.
Svenska Konståkningsförbundet 13 (18) ATT GÖRA EFTER ANMÄLNINGSTIDENS UTGÅNG Efter anmälningstidens utgång ska följande snarast sammanställas Deltagarförteckning sorterat på klass, förening och namn sätts ihop från förbundskansliet (kontakt Camilla Fredman camilla.fredman@skatesweden.se 08-6996430) och skickas till kontaktperson hos arrangerande förening Detaljerat tidsschema sätts ihop av arrangerande förening för godkännande av skiljedomare Databas sorteras av förbundet (kontakt Camilla Fredman) Arrangören skall senast 10 dagar före första tävlingsdagen skicka information till deltagande föreningar, domarpanel och teknisk panel, innehållande deltagarförteckning och tidsschema som godkänts av skiljedomaren. Publicering av anmälningar får ej göras. Dock får preliminär deltagarförteckning publiceras efter anmälningstidens utgång. Publicering av domarpanel och teknisk panel får ske tidigast två dagar före första tävlingsdagen. Publicering av startordning skall ske snarast efter att den fastställt och detta tidigast kl. 17.00 dagen före första tävlingsdagen. Om lag avanmäler sig före anmälningstidens utgång återbetalas hela anmälningsavgiften. Vid avanmälan efter anmälningstidens utgång fram till kl 15.00 dagen före första tävlingsdagen återbetalas halva anmälningsavgiften. Därefter sker ingen återbetalning. Om anmälande förening skickar in Planned Program Content till arrangören ska denna snarast skickas vidare till camilla.fredman@skatesweden.se Tävlings och träningstider - i samarbete skiljedomaren. Observera att det ev kan vara aktuellt med tidsschema för omklädningsrum och uppvärmningsyta. Tävlingsdatabasen färdigställs några dagar innan tävlingen skickas till arrangören Databasen innehåller: - slutgiltigt tidsschema (endast tävlingstider) - alla deltagare - deltagarnas planned program content (inlagda eller uppdaterade) - funktionärernas namn och ev. deras föreningstillhörighet Ändringar som tillkommer efter att DB har skickats, görs av teknisk support innan lottningen För tekniska panelen och skiljedomare anges SKF (Svenska Konståkningsförbundet) som föreningstillhörighet, för poängdomare anges deras föreningsnamn med 3 bokstäver. Endast SKF:s förkortningar för föreningar får användas i databasen. Senast 10 dagar innan tävlingsstart skickas ett välkomstbrev till anmälda föreningar och samtliga tekniska funktionärer. I samband med det bifogas deltagarförteckning och tidsscheman. FASTSTÄLLANDE AV STARTORDNING OCH REGISTRERING Lagen ska registreras hos arrangören. Arrangören ska alltså förbereda för dessa registreringar. Lämplig plats kan vara lottningslokalen. I samband med registreringen kan lagledarna lämna in ändringar i laguppställningarna på blanketter för lagets sammansättning. Ändringar kan inte göras efter lottning utan skiljedomarens godkännande. Arrangören ska kopiera upp aktuella laguppställningar och tillhanda ett ex av varje laguppställning till skiljedomaren Fastställande av startordning görs traditionellt med lottbrickor och lottpåse, som tillhandahålls av arrangören. Lottning får göras tidigast kl 17 före första tävlingsdag. För juniorer och seniorer fastställs startordningen i andra segmentet (friåkning) till omvänd ordning från resultatet i första segmentet (kortprogram).
Svenska Konståkningsförbundet 14 (18) OFFICIELL TRÄNING Vid tävling för seniorer och juniorer måste arrangören bereda varje deltagande lag träning på tävlingsdagen; tio (10) minuter för kortprogram och tolv (12) minuter för friåkningsprogram, på den is där tävlingen skall hållas. Träning inför friåkningen ska ske efter del av tävling med kortprogram. Samma musikanläggning som kommer att användas vid tävlingen, måste användas vid denna träning. Lagets programmusik för respektive program ska spelas två (2) gånger utan avbrott. Under de officiella träningarna måste lagen åka hela sitt program till musik, antingen i sin helhet, eller halva programmet först och därefter resterande del. Ingen annan musik än programmusik får spelas under träningen. Anmärkning: För övriga klasser ska tid för träning vara tolv (12) minuter. Vid mindre tävlingar kan kortare träningstider accepteras för samtliga kategorier. Skiljedomaren beslutar då om tid för träning. Vid tävlingar för Seniorer och Juniorer där kortprogram och friåkning åks på samma dag ska träningen vara 20 minuter och laget åker då båda sina program i valfri ordning, i sin helhet eller i valfria delar, alla delar av båda programmen måste visas upp under träningen. Undantag från regeln att åka programmet i sin helhet eller i två delar gäller även för seniorer och juniorernas friåkning om det är mindre än fyra (4) timmar mellan träning och tävling. Alla delar måste dock visas upp på träningen. Träningsplanering görs i samarbete med skiljedomaren LOGI Arrangören ska preliminärboka logi motsvarande förväntat antal långväga deltagare. Arrangören ska göra sitt bästa för att erbjuda så bra priser på login som möjligt. Kolla alltid förhandlingsmöjligheter. Det är den logi som arrangören väljer att rekommendera i inbjudan som blir officiell logi. Bra om det finns möjlighet att anslå tävlingsinformation på den officiella logiplatsen. Det förenklar för alla om det är möjligt att hitta logi på gångavstånd från ishallen. TRANSPORTER Arrangören kan behöva ordna med transporter för tekniska funktionärer mellan ishall och hotell, om det inte är gångavstånd, samt för tekniska funktionärer till och från tågstation, flygplats eller flygbuss. Transport förlagen, dess tränare och lagledare vid ankomst och avresa bör också erbjudas om lagen ej kommer med egen buss, men det är tillåtet att ta en avgift. MUSIK Det ska framgå i inbjudan vilken utrustning som finns men CD-spelare ska finnas. Arrangören kan erbjuda tjänsten att digitalisera musiken. Tjänsten ska vara kostnadsfritt och frivilligt för deltagande föreningarna. Arrangören har dock möjlighet att be om att få in musiken tidigare för att kunna utföra tjänsten. UTSKRIFTER AV FÖRTECKNINGAR, DELRESULTAT, RESULTAT M.M. På www.skatesweden.se ligger en lathund över vilka utskrifter som behövs till olika tillfällen. Lathunden ska följas till punkt och pricka! Det är teknisk support som ansvarar för utskrifterna från och med lottningen. Arrangören ordnar utskrifterna till TS och TC (Checklist for Planned Program Content) när dessa ska vara närvarande vid träningarna. Resultatlistor, domardetaljer (judges details) och domarpanelens sammansättning ska anslås om möjligt på 2 anslagstavlor/-platser, en för lagen och en för publik. Dock ska anslag göras på minst en plats under tävlingarna på tävlingsarenan/ishallen löpande direkt efter avslutat program och klass. Slutliga sammanställningar av resultat, detaljer, tekniska funktionärer mm ska skickas elektroniskt direkt efter tävlingens slut till Svenska Konståkningsförbundet, som lägger ut resultatdokumentationen på hemsidan. Det är bra och rekommenderas att arrangerande förening lägger ut lottning, resultat mm löpande under tävlingens gång på sin hemsida.
Svenska Konståkningsförbundet 15 (18) PRISCEREMONI OCH MINNESGÅVA Arrangerande förening ansvarar för att ta fram priser och minnesgåvortill deltagande lag SPEAKER Det är viktigt att ha en speaker med gott ordningssinne och som talar tydligt. Separata speakerinstruktioner för träning och tävling finns på www.skatesweden.se. Speakern följer instruktionerna innehåll, men kan variera ordföljd och använda andra begrepp med samma innebörd (sätta sin prägel på texten). Utvikningar från den ska inte göras. Tävlingens tidschema är beräknat efter instruktionerna. Det är viktigt att speakern driver på och påannonserar nästa lag etc. i bra tempo, samt är observant på skiljedomaren. Intercom med radioapparater mellan speaker och skiljedomare anordnas av arrangören. SJUKVÅRD En sjukvårdsorganisation måste ordnas för att kunna ta hand om de eventuella skador som kan uppkomma under officiell träning och tävling. En läkare och/eller en sjuksköterska eller akutsjukvårdare ska finnas på plats under träning och tävling. Bår ska finnas vid sargkanten under officiell träning och tävling. Tänk på att informera sjukhuset om tävlingen. Skada som lätt kan uppstå vid konståkningstävlingar är djup skärskada. Sjukvårdaren ska finnas tillgänglig vid rinkside under alla officiella träningspass och tävlingar. Om möjligt kan sjukvårdaren kombinera sin uppgift med att vara grindvakt. ORDNINGSREGLER Publiken skall inte ha tillträde till området för den tekniska utrustningen i samband med pauser och efter avslutad tävling. Tydlig avspärrning måste ordnas om placeringen är på ett attraktivt ställe för fotografering m.m. Observera att detta gäller under hela den tid som utrustningen finns på plats (alltså även under uppsättning och nedplockning). RESULTAT Snarast efter avslutad tävling för en klass ska resultat och judges scores anslås i hallen på en synlig och lätt åtkomlig anslagstavla. Skiljedomaren signerar slutresultat (behöver inte signera resultat för kortprogrammet). Originalen sparas och arkiveras. Rekommenderas att fler anslagsplatser används. Dels i lagens utrymmen (t.ex. omklädningskorridor eller liknande) och dels i ett publikt utrymme där publiken kan se resultat m.m. Teknisk support gör utskrifter och lämnar över till arrangörsstaben för kopiering och distribution. Resultatrapportering på webben Teknisk support lägger ut resultat på en gemensam resultatsida: http://www.skatesweden.wehost.se/12-13// Resultatprotokoll Efter avhållen tävling sammanställer förbundet ett fullständigt resultatprotokoll och publicerar på skatesweden.se samt skickar med e-post till arrangören. Arrangören ansvarar för att protokollet distribueras till: Samtliga i tävlingen representerade föreningar
Svenska Konståkningsförbundet 16 (18) Samtliga i tävlingen tjänstgörande tekniska funktionärer Sitt eget SDF Resultatprotokoll ska tillhandahållas på något av följande sätt: E-post (PDF-fil) Webbsida (PDF-fil) med information via e-post Se Svenska Konståkningsförbundets generella regler, paragraf 212 NÄR TÄVLINGEN ÄR ÖVER Ladda ner Arrangörsrapporten från skatesweden.se som också innehåller en ekonomisk redovisning. Fyll i, vi tar tacksam emot alla frågor och funderingar. Blanketten skickas till kansliet som vidarebefordrar den till Tekniska kommittén. Utrustningen ska skickas vidare till nästa destination. Håll kontakt med camilla.fredman@skatesweden.se för information om bokning m.m.
APPENDIX I Vad arrangören behöver ordna i samband med en kvaltävling i synkro - I samband med ansökan till tävling: boka tillräcklig med istid och biutrymmen - Kontakta skiljedomaren med förslag till inbjudan - Senast 1 månad innan tävling publicera inbjudan och öppna anmälan till tävlingen samt skicka notifiering till berörda föreningar och samtliga tekniska funktionärer (inkl. teknisk support) - En person från arrangerande förening som står som kontaktperson vid leverans av tävlingsutrustningen - Ordna torr, uppvärmd och säker förvaring åt utrustningen inför under och efter tävlingen - Ansvara för att utrustningen skickas vidare till nästa destination inom angiven tidsram samt att kontakt tas med ansvarig person på nästa arrangörsort - Omedelbart efter anmälningstidens utgång, kontakta skiljedomare för tidsschemat - Senast 10 dagar innan tävlingsstart maila tidsschema och deltagarlista till deltagande föreningar och till samtliga tekniska funktionärer - Utrymme för säker förvaring av utrustningen - 2 personer som ska transportera de tunga lådorna (vid uppsättning och nerplockning av utrustning eller delar av utrustningen) - Bord och stolar (räkna med lika många som antalet tekniska funktionärer + 2) - Podium för tekniska panelen (om så behövs). - Total längd som krävs utmed långsidan för kameraman, 6 domare och fullständig teknisk panel är ca 20 m. - El-anslutning till datorsystemet: - en distributionsenhet med minst 3 kontakter, >10A - Rak IP-kabel mellan systemets huvudenhet och speakerbåset, alt. trådlöst system - Sidavbitare för att nypa sönder buntbanden - Silvertejp ca 50 mm bred; ca 100 metallgem - Buntband (ganska smala) för att försluta lådorna innan vidaretransport - Beställa toner till skrivaren som ingår i utrustningen. Svenska Konståkningsförbundet meddelar vilken skrivartyp som ingår i utrustningen som ska användas på tävlingen - Papper: ca. 4000-5000 ark (beroende på antalet deltagare) - 2 tidtagarur: till tidtagare respektive speaker - Walkie-talkie mellan skiljedomaren och speakern. - Tidtagare - Assistent till skiljedomaren - Kameraopratör (minst två vid långa dagar) - 1 person som hämtar resultatutskrifter vid calc-operator för kopiering, arkivering och distribution, ytterligare minst 1 person på sekretariatet. Tidsåtgång Personal från arrangören ska vara närvarande i ishallen - Dagen innan tävlingen: Sätta upp utrustningen + test: 2 3 timmar under förutsättning att podiet/borden finns. Inga tränare får vara i båsen. - Efter varje tävlingsdag: framtagning av nästa dags papper mm: 1 2 timmar - På morgonen, innan ny tävlingsdag: 1,5 timmar före tävlingsstart - Plocka ihop utrustningen: 1 2 timmar
Calc-operator - Utses av SKF och är oftast också tekniska support - Färdigställer databasen och överför den till calc-dator - Ansvarar för utskriften av papper tillsammans med arrangören - Framställer pdf-filerna till kopiering på CD (om så är avtalat) - Gör html-filen för tävlingen (om så är avtalat) och överför denna till ett USB-minne som arrangören tillhandahåller och mailar den till Tekniska Kommittén, RU APPENDIX 2 Lathund filmare Arrangör bör utse en filmare (kameraoperatör) för hela tävlingen. Om fler filmare, ska antalet hållas till ett minimum och samma kompetenskrav gäller för samtliga filmare. Det ska alltid finnas en huvudansvarig kameraoperatör, som ska ha löpande kontakt med videooperatören, VO. Operatör av kameran ska ha god vana att hantera en videokamera och disponera bild i sökaren. Operatör ska ha genomfört träningsfilmning på exempelvis träningstillfälle. Detta vilar på tävlingsledningen att försäkra. Vid tävlingssituationen gäller: o Operatören ska finnas på plats vid isen 30 minuter innan första tävlingsklassen startar. o Ta kontakt med VO genast när den är på plats och etablera kontakt. o Byte av kameraoperatör får inte ske under samma klass. o I början av tävlingen söker kameraoperatör återkoppling på filmning från VO. o VO visar på senast tillgängliga åk (vid behov) i Cutterdatorn och lämnar feedback. o Inga ändringar i inställningar i kameran får göras utan tillstånd från teknisk support.