Elittävlingar i Synkro

Transkript

1 Svenska Konståkningsförbundet 1 (21) ARRANGÖRSANVISNINGAR Elittävlingar i Synkro Säsongen

2 Svenska Konståkningsförbundet 2 (21) INLEDNING... 3 FÖRUTSÄTTNINGAR... 3 LÄGGA UPP TÄVLINGEN I IndTA... 3 PLANERA OCH GENOMFÖRA ELITTÄVLING PLANERING AV TÄVLINGEN Boka istid Tillsätt tävlingsledning och övrig personal Marknadsföring och reklam Tekniska funktionärer Inbjudan till tävling Information om att tävlingen är öppen för anmälan Logi Träning Tävlingsinbjudan till de tekniska funktionärerna Hantera de anmälningar som kommit in... 8 camilla.fredman@skatesweden.se Beställ medaljer Information till deltagande föreningar och de tekniska funktionärerna ARENAN Rum till de tekniska funktionärerna Domarnas och den tekniska panelens placering Isrinken Omklädningsrum och värdar publikplatser Uppvärmningsyta Media Kiss & Cry STRAX INNAN OCH UNDER TÄVLINGEN Tävlingsutrustningen Domarordningen Databasen Fastställande av startordning och registrering Utskrift av dokument (förteckningar, delresultat, resultat m.m.) Transporter Utrustning under tävlingen Publicering av resultat m.m Medaljceremoni och minnesgåva EFTER AVSLUTAD TÄVLING Resultatrapportering på webben Resultatprotokoll Betalning av arvoden till de tekniska funktionärerna Återbetalning av anmälningsavgifter Ekonomi Utrustningen APPENDIX I Vad arrangören behöver ordna i samband med en elittävling i synkro Tidsåtgång APPENDIX Lathund filmare... 20

3 Svenska Konståkningsförbundet 3 (21) INLEDNING Denna anvisning ska ses som en guide som beskriver hur en Elittävling i synkro ska anordnas. Det fullständiga regelverket hittar ni på Svenska Konståkningsförbundets hemsida samt i länkarna i detta dokument. Det är viktigt att ni som arrangör tar del av den länkade informationen. FÖRUTSÄTTNINGAR Elittävlingar i synkroniserad konståkning kan arrangeras: - Endast om Svenska Konståkningsförbundet sanktionerat tävlingen - För Ungdoms-, Junior- och Seniorlag - Av förening som genomgått SKF:s arrangörsutbildning i tävlingsledning eller Evenemangsutveckling år 2013 eller senare. Elittävlingar genomförs med IJS utrustning och ISUCalcFS som har videoreplay för tekniska panelen och domare LÄGGA UPP TÄVLINGEN I IndTA Senast den 15 augusti ska tävlingen läggas upp i IndTA 2.0. För säsongen 20 16/2017 gäller att tävling läggs upp enligt separat information eftersom version 2.0 implementeras under september-oktober PLANERA OCH GENOMFÖRA ELITTÄVLING 1. PLANERING AV TÄVLINGEN 1.1 Boka istid Redan vid ansökningstillfället måste arrangören säkerställa att det finns tillgång till den istid som behövs för att genomföra tävlingen. Tänk på att det behövs tid för att plocka upp och ned utrustningen före och efter tävlingen. För Elittävling i synkro behövs istider enligt följande: Fredag kl.15:00 22:00 (om träning ska erbjudas) Fredag kl.17:00 22:00 för uppsättning av utrustningen Lördag kl. 07:00 22:00 Söndag kl. 07:00 17:00

4 Svenska Konståkningsförbundet 4 (21) Inga ishockeymatcher får vara inbokade fredag- och lördagskväll. Om ishockeyträning förekommer ska utrustningen kunna sättas upp alt. kunna lämnas i spelarbåset. Efter tävlingen ska ges tillräcklig tid för nedplockning av utrustningen. Fredag innan och söndag efter tävling kan puck-fri aktivitet ske på isen utan användning av båsen. Lördag och söndag under tävling får ingen annan aktivitet ske i hallen. 1.2 Tillsätt tävlingsledning och övrig personal Arrangören ansvarar för att följande personer ingår i personalstaben och att dessa är uppdaterade angående sina uppgifter under tävlingsdagarna. Tävlingsledaren och eventuell assisterande tävlingsledare Tävlingsledaren är projektledare och den som ansvarar för tävlingens planering och genomförande. Till sin hjälp behöver tävlingsledaren flera andra personer. Tävlingsledaren bör även ha en biträdande eller assisterande tävlingsledare alternativt att tävlingsledningen delas på två personer. Tävlingsledaren/ledarna bör bygga upp en organisationskommitté som ansvarar för de förberedande processerna med olika funktioner: t.ex. rekrytering av tekniska funktionärer, sponsorer, marknadsföring, arenaansvarig, administratör osv. Assistent till skiljedomaren Viktigt är att assistenten har kunskap i och förståelse för synkroniserad konståkning dock behövs inga som helst tekniska kunskaper (ska alltså inte kunna identifiera element eller göra bedömningar). Assistenten ska under träning och tävling befinna sig vid lagens ingång till isen och får instruktioner av skiljedomaren. Se även bilagan Anvisningar assistent vid is. Kameraoperatör Filmar laget, se separat instruktion, Lathund för kameraoperatör. OBS! Bildupptagning från denna kamera får endast användas av Svenska konståkningsförbundet. Kameraoperatör följer instruktionerna av tekniska kontrollanten alt VO. Kameraoperatören bör vara van att filma människor i rörelse. Det kan vara väldigt ansträngande att filma en hel tävling därför är det fördelaktigt att ha fler kameraoperatörer som kan lösa av varandra. Även kameraoperatören får instruktioner på plats och bör utnyttja träningspassen för att öva. Tidtagaren Tidtagarens uppgift är att noggrant ta tid på programmets längd och ange när halva programtiden har gått. Tidtagaren instrueras av skiljedomaren och sitter bakom denna. Tidtagaren ska vara försedd med tidtagningsur. Tidtagningsfunktion i en mobiltelefon får inte användas. Speakern Det är viktigt att ha en speaker med gott ordningssinne och som talar tydligt. Separata speakerinstruktioner för träning och tävling finns på (NY LÄNK) Speakern behöver ha komradio eller liknande (mobiltelefon får inte användas) för kommunikation med skiljedomaren samt ett tidtagarur för att tid på uppvärmningen. Intercom med radioapparater mellan speaker och skiljedomare anordnas av arrangören. Musikspelare Bredvid speakern sitter en person som spelar lagens musik. Musikspelaren får aldrig stoppa musiken under pågående åkning på eget initiativ. Om skiljedomaren bedömer att musiken ska stoppas kommunicerar denne det med speakern. Transport, upp- och nedmontering av teknisk utrustning Två (2) personer från arrangören ska med tekniska supporten som vägledare transportera, packa upp och packa ned den tunga utrustningen. Arrangören får inte börja sätta upp utrustningen innan teknisk support är närvarande alternativt har gett klartecken. Se även appendix 1. Grindvakt Grindvakten samlar åkarna till nästa uppvärmning. När ett lag har gått ut på isen för tävling, stänger grindvakten grinden samt tar bort tröjor och liknade som åkaren kan ha glömt på sargen.

5 Svenska Konståkningsförbundet 5 (21) Sjukvårdsansvariga (HLR- och ABC-utbildad) med grundläggande sjukvårdsutrustning (första hjälpen). Ska vara tillgänglig intill isrinken under officiella träningar och tävlingar. En sjukvårdsorganisation måste ordnas för att kunna ta hand om de eventuella skador som kan uppkomma under officiell träning och tävling. En läkare och/eller en sjuksköterska eller akutsjukvårdare ska finnas på plats under träning och tävling. Bår ska finnas vid sargkanten under officiell träning och tävling. Tänk på att informera sjukhuset om tävlingen. Skada som lätt kan uppstå vid konståkningstävlingar är djup skärskada. Sjukvårdaren ska finnas tillgänglig vid rinkside under alla officiella träningspass och tävlingar. Om möjligt kan sjukvårdaren kombinera sin uppgift med att vara grindvakt. Övrig personal Utöver dessa personer behövs personal som kopierar, transporterar domarna, ansvara för domarrummet, anslår resultatlistor på anslagstavlor och på internet m.m. Observera att all tävlingspersonal ska vara på plats senast 15 minuter före tävlingsstart. För filmare och assistent till skiljedomare gäller 30 minuter. Personer som utför icke-licensierade uppdrag enligt ovan tillhör tävlingspersonalen och omfattas därför inte av förbundets Code of Ethics. Dock uppmanas dessa personer att uppträda med diskretion och inte diskutera panelens konversation med utomstående. 1.3 Marknadsföring och reklam Affisch Arrangerande förening ombesörjer den affischering och annonsering m.m. som behövs för att informera allmänhet och intressenter om tävlingstillfället. Affischen ska använda Svenska Konståkningsförbundets formspråk och Svenska Konståkningsförbundets logotyp ska finnas på affischen. Affischen ska godkännas av Svenska Konståkningsförbundet. I alla trycksaker för tävlingen ska det framgå att tävlingen arrangeras på uppdrag av Svenska Konståkningsförbundet. Orden elittävling i synkroniserad konståkning samt Svenska Konståkningsförbundets logotype ska ingå i trycksaker Svenska Konståkningsförbundet rekommenderar och uppskattar att arrangerande förening informerar och marknadsför tävlingen brett i sitt distrikt. Programblad och publik tävlingsinformation För tävlingen framtaget material t.ex. tidsscheman till publik, anslag på tavlor runt ishall/arena, gäller att Svenska Konståkningsförbundet logotyp alltid finnas med. På programblad och tidsschema och andra skrifter som delas ut ska SKFs logotype finnas på framsida. På material som anslås på väggar eller tavlor ska logotyp finnas i anslutning till anslaget tävlingsinformationsmaterial. Riksidrottsförbundet och Svenska Konståkningsförbundets normer för etik och moral, samt reglerna för upphovsrättsskyddat material ska givetvis beaktas. Sponsorer och marknadsföring av lokala sponsorer För säsongen har Svenska Konståkningsförbundet ännu inte knutit centrala sponsorkontrakt till Elittävlingarna. Arrangerande förening har alltid rätt att skriva egna samarbets-/sponsoravtal lokalt och erbjuda reklamplatser i egna medier, på egen hemsida, i ishallen inklusive möjligheter att erbjuda kringaktiviteter i form av olika representations och VIP-arrangemang.

6 Svenska Konståkningsförbundet 6 (21) TV- och webbtvrättigheter (inspelningar) Svenska Konståkningsförbundet äger rätten till samtliga inspelningar som är avsedda att produceras för TV och/eller webb. Arrangören och/eller arenaägaren har ej rätt att förvägra Svenska Konståkningsförbundet, eller annan uppdragsgivare som förbundsstyrelsen utser, sådana sändningar för Elittävlingarna i synkroniserad konståkning. Det är viktigt att arrangerande förening rådgör med Svenska Konståkningsförbundet innan lokala inspelningar kontrakteras eller erbjuds. Ensamrätt till tv- eller webbtvproduktion får aldrig göras, som skulle utesluta Svenska Konståkningsförbundet. Reklam och PR Svenska Konståkningsförbundet ska ha rätt att disponera utrymme på sargen för inklädnad, reklamskyltar eller dylikt. Arrangören kan i samråd med Svenska Konståkningsförbundet sälja reklamplatser på sargen. En huvudsponsor för förbundets elittävlingar och elitseritävlingar har rätt att exponera sin logotyp på klubbens hemsida och i lokalt marknadsföringsmaterial såsom affischer, programblad och annonser i samband med att elittävlingen marknadsförs. Svenska Konståkningsförbundet ska ha rätt att disponera upp till fem (5) utställarplatser i ishallen för centrala partners och förbundets egna behov och ha rätt till produktförsäljning. Representation Svenska Konståkningsförbundet SKF ska ha rätt att kostnadsfritt disponera upp till 100 entrébiljetter, inklusive VIP-kort och liknande, per tävlingsdag. SKF har rätt att närvara med representanter vid invigning, avslutning och prisutdelning, samt ska ha möjlighet att framträda, efter samråd med arrangerande förening. 1.4 Tekniska funktionärer Tekniska Kommittén ansvarar för uttagning av samtliga funktionärerna. Teknisk panel - Teknisk kontrollant [Technical Controller (TC)] - Teknisk Specialist [Technical Specialist (TS)] - Assisterande Teknisk Specialist [Assistant Technical Specialist (ATS)] - Dataoperatör [Data Operator (DO)] - Videooperatör [Video Operator (VO)] Domarpanel - Skiljedomare [Referee (REF)] - Domare [3-6 st.] Teknisk Support - En person som ansvarar för uppsättning och nedplockning av ISU utrustningen, samt operatör av ISUCalcFS. Kan vara aktuellt med ytterligare person som auskulterar, men i så fall ges information om detta. Domarpanelen har datorskärmar med videoreplay. Tekniska panelen har skärmar med videoreplay. 5. Inbjudan till tävling Arbetet med att färdigställa tävlingsinbjudan till tävlingen bör starta 7-8 veckor före tävlingen. Svenska Konståkningsförbundet och skiljedomaren ska alltid godkänna inbjudan innan den publiceras. Förslag till inbjudan skickas med e-post till camilla.fredman@skatesweden.se Mall för inbjudan finns på Svenska Konståkningsförbundet hemsida och ska användas /TavlingarforSynkro/ Dessutom bör följande information finnas med i inbjudan:

7 Svenska Konståkningsförbundet 7 (21) Hotell (adress, telefonnummer, priser m.m.) Transporter (vad ordnar arrangören, vilka transport möjligheter finns från exempelvis flygplats, tågstation m.m.) Måltider (luncher m.m.) Musikåtergivning ska ske med CD eller digitalt i MP3-format. Arrangören ska ange i inbjudan vilket/vilka alternativ som kommer att användas under tävlingen. Om träning erbjuds. Övrig information som ni som arrangör vill ha med. Inbjudan till tävlingen ska publiceras på arrangörens hemsida och länkas till aktuell tävling i IndTA senast 30 dagar före första tävlingsdagen. I samband med detta ska tävlingen öppnas för anmälan i IndTA. 1.6 Information om att tävlingen är öppen för anmälan Information om att tävlingsinbjudan har publicerats i IndTA och att tävlingen är öppen för anmälan ska skickas med e-post till alla SDF och föreningar. Sändlistan till Sveriges föreningar finns på skatesweden.se Logi Arrangören bokar och står för kostnaden för logi för de tekniska funktionärer som bor på annan ort och har anmält att de önskar logi. Arrangören ska även preliminärboka logi motsvarande förväntat antal långväga deltagare. Arrangören ska göra sitt bästa för att erbjuda deltagande lag så bra priser på login som möjligt. Undersök alltid förhandlingsmöjligheter. Det är den logi som arrangören väljer att rekommendera i inbjudan som blir officiell logi. Det är bra om det finns möjlighet att anslå tävlingsinformation på den officiella login. Det förenklar för alla om det är möjligt att hitta logi på gångavstånd från ishallen. Se vidare under avsnitt 3.6 om transporter. 8. Träning Vid tävling för seniorer och juniorer måste arrangören bereda varje deltagande lag träning på tävlingsdagen; tio (10) minuter för kortprogram och tolv (12) minuter för friåkningsprogram, på den is där tävlingen skall hållas. Träning inför friåkningen ska ske efter del av tävling med kortprogram. Samma musikanläggning som kommer att användas vid tävlingen, måste användas vid denna träning. Lagets programmusik för respektive program ska spelas två (2) gånger utan avbrott. Under de officiella träningarna måste lagen åka hela sitt program till musik, antingen i sin helhet, eller halva programmet först och därefter resterande del. Ingen annan musik än programmusik får spelas under träningen. Anmärkning: För övriga klasser ska tid för träning vara tolv (12) minuter. Vid mindre tävlingar kan kortare träningstider accepteras för samtliga kategorier. Skiljedomaren beslutar då om tid för träning. Vid tävlingar för seniorer och juniorer där kortprogram och friåkning åks på samma dag ska träningen vara 20 minuter och laget åker då båda sina program i valfri ordning, i sin helhet eller i valfria delar, alla delar av båda programmen måste visas upp under träningen. Undantag från regeln att åka programmet i sin helhet eller i två delar gäller även för seniorer och juniorernas friåkning om det är mindre än fyra (4) timmar mellan träning och tävling. Alla delar måste dock visas upp på träningen. Träningsplanering görs i samarbete med skiljedomaren.

8 Svenska Konståkningsförbundet 8 (21) 1.9 Tävlingsinbjudan till de tekniska funktionärerna Senast 30 dagar före den första tävlingsdagen ska tävlingsinbjudan, brev till tekniska funktionärer samt svarsblankett till alla tekniska funktionärer (inklusive teknisk support), mallar finns på Brevet innehåller information om boende, måltider, transporter m.m. och blanketten innehåller uppgifter om respektive funktionärs resor, exempelvis färdsätt, ankomsttid, önskemål om lunch. Tekniska funktionärerna bokar sina resor efter samråd med arrangerande förening. Svenska Konståkningsförbundets resebyrå Scan World kan användas vid bokning av resor. Vänligen observera Svenska Konståkningsförbundets resepolicy: Synnerligen viktigt att varje arrangör anger Svenska Konståkningsförbundet som kostnadsställe. Observera att arrangören ska anpassa informationen i brevet till sin tävling och säkerställa att den tekniska funktionären får så mycket information som möjligt för att kunna planera sitt uppdrag och sin resa. Även svarsblanketten ska redigeras efter aktuell tävling. Vilka måltider som erbjuds är endast ett exempel i svarsblanketten. De tekniska funktionärerna betalar sina luncher via avdrag i traktamentet eller direkt till arrangören (självkostnadspris). Funktionärerna ska alltid bli tillfrågade (via brevet och svarsblanketten) om de vill köpa dessa måltider. För mer information om ersättningar vid test och tävling; Om arrangören anordnar en bankett/kamratmåltid i samband med tävlingen, är det brukligt att de tekniska funktionärerna bjuds på denna Hantera de anmälningar som kommit in Anmälningar till tävlingen tas emot via IndTA Samtidigt med anmälan ska deltagande föreningar betala anmälningsavgiften. Anmälan skall fortfarande innehålla uppgift om: a) Lagets namn b) för- och efternamn samt födelsedatum på anmälda åkare c) tävlingsklass d) föreningens namn e) planned program content (skickas in på Word-formulär till Svenska Konståkningsförbundet caroline.andersson@skatesweden.se) En anmälan betraktas som efteranmälan om den kommer efter anmälningstidens utgång den inte är komplett enligt ovan vid anmälningstidens utgång eller om anmälningsavgift inte betalats vid anmälningstidens utgång. Efteranmälan är i mån av plats tillåten fram till tidpunkten för fastställande av startordning mot dubbel anmälningsavgift. Regler gällande avgifter finns i Svenska konståkningsförbundets tävlings- och uppvisningsregler, Generella regler Efter anmälningstidens utgång sammanställer Svenska Konståkningsförbundet deltagarförteckning och översänder till arrangerande förening. Detaljerat tidsschema sätts ihop av arrangerande förening för godkännande av skiljedomare. Tävlingsdatabas sammanställs av Svenska Konståkningsförbundet. Om anmälande förening skickar in Planned Program Content till arrangören ska denna snarast skickas vidare till camilla.fredman@skatesweden.se

9 Svenska Konståkningsförbundet 9 (21) 1.11 Beställ medaljer och plaketter Beställning av medaljer och minnesplakett görs av respektive arrangör enligt nedan och bekostas av arrangerande förening. Lag 1-3 erhåller medaljer för elittävling i varje klass som ingår i elittävling. Medalj delas ut till alla lagmedlemmar i lag med plac 1, 2 eller 3. Samtliga lagmedlemmar (dock max 20) i samtliga lag som ingår i lagtävling erhåller minnesplakett. Minnesplakett som är framtagna av Svenska Konståkningsförbundet delas ut till samtliga lags åkare efter avslutat friåkningsprogram. Arrangören måste avsätta en funktionär (personen kan ha andra arbetsuppgifter i anslutning till rink side, t.ex. sjukvård eller grindvakt) som vid friåkningarna fortlöpande delar ut minnesplakett. Utdelning sker i båset där laget kliver av isen (alternativt Kiss & Cry-plats om sådan har varit möjlig att iordningställa) när laget kliver av isen. Anslå så snart som möjligt slutresultatet för varje klass i omklädningsrummen. Vid medaljceremonin delas endast medaljer och till medaljörerna ut. En av arrangören utsedd funktionär ska inför medaljceremonin samla ihop lagen inför innan medaljceremonin startar. Beställning av minnesplakett och medaljer Medaljer och minnesplakett till samtliga lag och lagmedlemmar är enhetlliga för elittävlingar. Priserna beställs på hos Sporrong senast 15 dagar före tävlingsstart. Ange: a) Tävlingsort b) Antal klasser i tävlingen (=hur många uppsättningar medaljer som behövs) c) Om någon klass innehåller färre än tre lag d) Totalt antal lagmedlemmar (antal lag x 20 lagmedlemmar) e) Leveransadress f) Kontaktperson Beställning görs av arrangerande förening på e-post robert.hass@sporrong.se Kostnad för medaljerna är 55 kr per medalj Kostnad för minnesplaketter är 33 kr per plakett Priserna inkluderar moms, gravyr på medaljer samt frakt. Fakturan på medaljer/pins inklusive gravyr och frakt skickas från Svenska Konståkningsförbundet till arrangören Information till deltagande föreningar och de tekniska funktionärerna Arrangören ska senast 10 dagar före första tävlingsdagen skicka information till deltagande föreningar, domarpanel och teknisk panel, innehållande deltagarförteckning och tidsschema som godkänts av skiljedomaren. Publicering av anmälningar får ej göras. Dock får preliminär deltagarförteckning publiceras efter anmälningstidens utgång. Publicering av domarpanel och teknisk panel får ske tidigast två dagar före första tävlingsdagen.

10 Svenska Konståkningsförbundet 10 (21) 2. ARENAN 2.1 Rum till de tekniska funktionärerna Domarrum Domarrummet ska vara stort nog för minst 12 personer, med utrymme även för ytterkläder, väskor mm. Där ska även finnas ett bord med plats för minst 12 personer. Domarrummet ska vara uppvärmt och det ska finnas toaletter. Tänk på att spolpauserna är korta och att det är därför viktigt att det finns varma och kalla drycker samt något att äta (t.ex. smörgåsar) i domarrummet när spolpausen börjar. I domarrummet är det viktigt att det finns ett uppdaterat tidsschema, reseräkningar och annan viktig information. Rum till tekniska panelen Ett rum ska avsättas för Tekniska Panelen och teknisk support. Sex (6) personer bör kunna vistas obehindrat i rummet. Rummet ska även vara i iordningsställt under träningstiderna. Detta rum behövs endast under träningar, för det inledande mötet på lördag morgon samt avslutande möte söndag em. Tekniska panelen kan fika och äta lunch i samma rum som domarna. Vid de tillfällen teknisk support inte hinner ta paus är det nödvändigt att någon ur tävlingsorganisationen serverar en kopp kaffe och smörgås, samt måltiderna om det skulle behövas. Teknisk support har intensiva dagar vid tävlingar. 2.2 Domarnas och den tekniska panelens placering Placering av domare och teknisk panel ska vara på lämplig långsida vid rinken. Panelerna bör sitta upphöjt. Tekniska panelen kan sitta på samma nivå eller något högre bakom domarna. När detta inte är möjligt placeras de där det är möjligt, dock på samma sida. Assistenten till skiljedomaren vid is placeras, som namnet beskriver, vid isen och där lagen kliver på. Nedan visas tre alternativa placeringar av bord och funktionärer. Observera att dessa exempel har 6 poängdomare. Vid fler eller färre domare fördelas domarna jämt, på var sin sida om skiljedomaren. Tänk även på att eventuella provdomare måste beredas plats i anslutning till de ordinarie domarna, strax framför, under, eller vid sidan om. Ev. saknar provdomare datorutrustning. Borden bör inte vara för djupa då risk finns för att sikten försämras och lämplig bordshöjd är ca 70 cm. Till varje funktionärsplats skall finnas sittriktiga stolar. Om plattformar byggts upp för panelerna skall skydd finnas så att risk för att stolarna glider över kanten till plattformen elimineras. En extra stol skall även finnas för tidtagaren som hjälper skiljedomaren. Mellanrummet mellan domarna ska vara ca 2 meter. Filtar ska också finnas. Om ishallen är mycket kall bör om möjligt ordnas med värmefläktar.

11 Svenska Konståkningsförbundet 11 (21) Alt. 1 Tekniska panelen placeras på en upphöjd plattform bakom domarna. Videokamera & kameraoperatör ska också få plats utmed samma rinksida och i anslutning till panelerna, för att repriserna skall ses från samma håll som realiteten. Teknisk Support, med Calc- & backup-datorerna, samt Referee placeras mellan domare 3 & 4 i detta exempel. I mitten placeras den tekniska panelen, på en upphöjd plattform, från vänster: - Assisterande Teknisk Specialist (ATS) - Teknisk Specialist (TS) - En bildskärm kopplad till Expertdatorn - Teknisk kontrollant (TC) - Dataoperatör för Expert-datorn (DO) - Videooperatör för Cutter-datorn (VO)

12 Svenska Konståkningsförbundet 12 (21) - Kameraoperatör - Framför den tekniska panelen placeras domare 1-6. Mellan domare 3 och 4 placeras calcoperatör och skiljedomare (referee), Calcoperatör för Calc- och backupdatorerna samt systemets skrivare Alt. 2 Alla ishallar erbjuder inte utrymme för en plattform bakom domarna. Då kan samtliga funktionärer placeras längs i en lång rad. Kameraoperatören ska också få plats utmed långsidan. Alt. 3 En alternativ placering med samtliga funktionärer längst banans långsida. Kameraoperatören ska också få plats utmed långsidan. 2.3 Isrinken Lagens ingång till isen böe inte vara för nära de tekniska funktionärerna, om möjligt på motsatta sida. Om det är plexiglas runt övriga delen av banan måste tillräckligt mycket tas bort så att plexiglas och dess stolpar inte skymmer domarnas sikt. Se till att ha en vakt som sköter in- och utsläpp på isen tillsammans med skiljedomarens assistent. Vid av och påsläpp måste det finnas grindvakter. Obs att man måste ha en dörr för in-åk och en för ut-åk, för att få smidiga entréer, utan krockar. En person ur arrangörsstaben ansvarar för lådor med skridskoskydd som ska förflyttas från dörren för inåk till dörren för ut-åk. 2.4 Omklädningsrum och värdar Det krävs minst 5 omklädningsrum för en Elittävling. Vid behov ska tidsschema för omklädningsrummen upprättas. Anslå tidscheman på omklädningsrummens dörrar. I omklädningsrummen ska det finnas vatten till lagen. För varje omklädningsrum måste det finnas en värd. Personens ansvar är att se till att man kommer ut till isen i tid och lotsar lagen rätt väg. Omklädningsrummen och dess toaletter ska vara städade och på toaletterna ska det finnas tillgång till speglar, tvål, pappershanddukar och papperskorg. Det är alltid nödvändigt att se över omklädningsrummen och toaletterna mellan varje lag. Endast lag och tränare samt arrangörens funktionärer som har arbetsuppgift i omklädningsrum har tillträde till dessa. Föräldrar, media och funktionärer som inte har uppgift i omklädningsrum har inte tillträde till dessa. Det åligger arrangören att skylta omklädningsrum samt informera obehöriga om att de inte har rätt att vistas i omklädningsrummen. Omklädningsrummen är lagens fredade zon alla lag har rätt till lugn och ro där.

13 Svenska Konståkningsförbundet 13 (21) 2.5 publikplatser Arenan ska vara stor nog att kunna erbjuda en publik om minst 100 personer sittplats (detta utöver de sittplatser som krävs för lagen). Det åligger arrangören att säkerställa att arenan är städad till tävlingen. Det får inte ligga skräp synligt runt rinken eller på läktarna. Publiken skall inte ha tillträde till området för den tekniska utrustningen i samband med pauser och efter avslutad tävling. Tydlig avspärrning måste ordnas om placeringen är på ett attraktivt ställe för fotografering m.m. Observera att detta gäller under hela den tid som utrustningen finns på plats (alltså även under uppsättning och nedplockning). 2.6 Uppvärmningsyta Om möjlighet finns är det bra att styra lagens uppvärmning till en anvisad (större) uppvärmningsyta som inte ligger alltför publikt. Observera att det kan vara aktuellt att göra tidsschema för tillgång till uppvärmningsytan. 2.7 Media Om media kommer till tävlingen bör det finnas viss förberedelser. Förbered var det är lämpligt att fotografer står så att de kan få bra bilder utan att störa lagen och utan att inverka på domarnas sikt. Media ska inte ha tillträde till omklädningsrummen dessa är åkarnas privata utrymmen för förberedelser och återhämtning. Om media kommer ska de erhålla information om startordningar, resultat m.m. 2.8 Kiss & Cry Om möjlighet för att arrangera och iordningsställa en yta för att samla laget efter åk utöver båset vid rinken där laget går ut, ska det finnas plats för hela laget. Lämpligen görs den i några etager. Här kan utsmyckning göras och fotografering av lagen vara en trevlig aktivitet. 3. STRAX INNAN OCH UNDER TÄVLINGEN 3.1 Tävlingsutrustningen En person från arrangörsföreningens ska stå som kontaktperson vid leverans av tävlingsutrustningen. Ordna torr, uppvärmd och säker förvaring åt utrustningen inför, under och efter tävlingen Arrangören ansvarar för att utrustningen skickas vidare till nästa destination inom angiven tidsram samt att kontakt tas med Svenska Konståkningsförbundets kansli: caroline.andersson@skatesweden.se för bokning av frakt och instruktioner. Vid behov ska arrangören kunna hjälpa till med kortare förvaring av utrustningen före och/eller efter tävlingen för att minimera antalet frakter (och därmed hålla kostnaderna för utrustningshyran nere) Två (2) personer från arrangören ska med tekniska supporten som vägledare transportera, packa upp och packa ned den tunga utrustningen. Dessa personer ska även finnas till hands vid uppsättningar och nedplockningar av utrustningen. Arrangören får inte börja sätt upp utrustningen innan teknisk support är närvarande alternativt har gett klartecken. Det är viktigt att arrangören inte lämnar ishallen på kvällar utan att veta att utrustningen är säkert förvarad under natten, det vill säga att ishallen är tömd och låst och att någon i arrangörsstaben finns på plats och bevakar att det sker. Det är inte tillräckligt att anta att vaktmästaren sköter det utan det är arrangörens ansvar att den tekniska utrustningen är bevakad. Säkra kontakt med tekniska support för att veta när ishallen kan lämnas.

14 Svenska Konståkningsförbundet 14 (21) Se även Appendix Domarordningen Det är skiljedomarens ansvar att fastställa domarordningen. För att underlätta tävlingsadministrationen lottas domarordningen några dagar före tävling (i samband med att tävlingsdatabasen ställs i ordning) och ordningen meddelas arrangören. Det är lämpligt att dömande skiljedomare är poängdomare ett (1). 3.3 Databasen Svenska Konståkningsförbundet färdigställer och skickar databasen till arrangören och uttagen teknisk support några dagar innan tävlingen börjar. Databasen innehåller: - Slutgiltigt tidsschema (endast tävlingstider) - Alla deltagande lag - Lagens planned program content (inlagda eller uppdaterade) - Funktionärernas namn och ev. deras föreningstillhörighet Ändringar som tillkommer efter att DB har skickats, görs av teknisk support innan lottningen För tekniska panelen och skiljedomare anges SKF (Svenska Konståkningsförbundet) som föreningstillhörighet, för poängdomare anges deras föreningsnamn med 3 bokstäver. Endast SKF:s förkortningar för föreningar får användas i databasen. 3.4 Fastställande av startordning och registrering Lagen ska registreras hos arrangören. Arrangören ska alltså förbereda för dessa registreringar. Lämplig plats kan vara lottningslokalen. I samband med registreringen kan lagledarna lämna in ändringar i laguppställningarna på blanketter för lagets sammansättning. Ändringar kan inte göras efter lottning utan skiljedomarens godkännande. Arrangören ska kopiera upp aktuella laguppställningar och tillhanda ett ex av varje laguppställning till skiljedomaren Fastställande av startordning görs traditionellt med lottbrickor och lottpåse, som tillhandahålls av arrangören. Lottning får göras tidigast kl. 17 före första tävlingsdag. För juniorer och seniorer fastställs startordningen i andra segmentet (friåkning) till omvänd ordning från resultatet i första segmentet (kortprogram). Så snart startordningen är fastställd ska de tekniska funktionärernas papper skrivas ut. Arrangörens ska sortera dessa i buntar: En för varje teknisk funktionär samt gem dem (alternativt en plastficka per klass). Tidsscheman och startordningar ska anslås på väl synliga ställen i ishallen (både publikt och i omklädningsrum.). Såväl översiktligt schema som detaljerat schema (dvs. deltagarlista med time schedule) ska anslås. Säkerställ att tidsschema även finns tillgängliga i domarrum. På konståkningstävlingar i Sverige har åkarna/lagen rätt att få veta av vilka personer de har blivit bedömda. Därför ska man alltid anslå namnen på de tekniska funktionärerna och deras ansvarsområden. I samband med att startordningen fastställs är det även lämpligt att vissa andra funktioner ur arrangörsstaben finns på plats och har möte med skiljedomare. Viktigt att speaker och skiljedomare talas vid om hur man ska kommunicera under tävlingsdagarna. Skiljedomaren bör instruera musikspelaren t.ex. om vad som gäller vid avbrott i musiken m.m. Om ingen handbok tillhandahålls är det viktigt att arrangören i samband med fastställande av startordning framför praktisk information, t.ex. om vilka in- och utgångar i sargen som används, hur omkläsningsrummen hanteras etc. 3.5 Utskrift av dokument (förteckningar, delresultat, resultat m.m.)

15 Svenska Konståkningsförbundet 15 (21) I dokument Lathund Utskrifter hittar ni en beskrivning av vilka utskrifter som ska göras och vad de ska användas till Det är teknisk support som ansvarar för utskrifterna från och med fastställande av startordning. Arrangörerna ordnar utskrifterna till TS och TC när dessa ska vara närvarande vid träningarna. Reseräkningar till alla tekniska funktionärer ska skrivas ut och läggas i domarrummet. De ifyllda reseräkningarna samlas in för granskning och påskrift av arrangerande förening. Reseräkningen kopieras och kopian lämnas sedan till de tekniska funktionärerna innan dessa lämnar tävlingen. 3.6 Transporter För de tekniska funktionärerna ordnas transport till och från hotell och tågstation, flygplats alt. flygbuss, vid ankomst och avresa. Transport förlagen, dess tränare och lagledare vid ankomst och avresa bör också erbjudas om lagen ej kommer med egen buss, men det är tillåtet att ta en avgift. 3.7 Utrustning under tävlingen Dator med skrivare för tävlingsledaren/sekretariat Tillgång till Internet Kopieringsmaskin Komradio för kommunikation mellan speakern och skiljedomaren (skiljedomaren ska ha en egen kanal, men kunna byta till allmän kanal om de behöver kontakt med grindvakt/sjukvård/tävlingsledare) Komradio för kommunikation med sjukvård/grindvakt Komradio för kommunikation med tävlingsledaren Tidtagarur till speakern för att ta tid på uppvärmningarna Tidtagarur till tidtagaren som sitter bakom skiljedomaren Toner till tävlingsutrustningens skrivare ska köpas in TN 3330 till skrivare Brother HL 5450DN Papper för samtliga utskrifter 3.8 Publicering av resultat m.m. Snarast efter avslutad tävling för en klass ska resultat och judges scores anslås i arenan på en synlig och lätt åtkomlig anslagstavla. Skiljedomaren signerar del- och slutresultat. Originalen sparas och arkiveras. Rekommenderas att fler anslagsplatser används. Dels i lagens utrymmen (t.ex. omklädningskorridor eller liknande) och dels i ett publikt utrymme där publiken kan se resultat m.m. Teknisk support gör utskrifter och lämnar över till arrangörsstaben för kopiering och distribution. 3.9 Medaljceremoni och minnesgåva Arrangerande förening ansvarar för att ta fram priser och minnesgåvor till deltagande lag. Medalj-/prisceremonin bör i möjligaste mån äga rum på isen.

16 Svenska Konståkningsförbundet 16 (21) 4. EFTER AVSLUTAD TÄVLING 4.1 Resultatrapportering på webben Teknisk support lägger ut resultat på en gemensam resultatsida: Resultatprotokoll Efter avhållen tävling sammanställer förbundet ett fullständigt resultatprotokoll och publicerar på samt skickar med e-post till arrangören. Arrangören ansvarar för att protokollet distribueras till: Samtliga i tävlingen representerade föreningar Samtliga i tävlingen tjänstgörande tekniska funktionärer Sitt eget SDF Resultatprotokoll ska tillhandahållas på något av följande sätt: E-post (PDF-fil) Webbsidan IndTA (PDF-fil) 3.3 Betalning av arvoden till de tekniska funktionärerna Inom 3 dagar efter tävlingen ska arrangören sammanställa reseräkningarna, redovisa dem till Svenska Konståkningsförbundet, samt betala in det aktuella beloppet till Svenska Konståkningsförbundet. Redovisning görs till camilla.fredman@skatesweden.se. Det finns en enkel excelfil på hemsidan som ska användas för redovisningen: Svenska Konståkningsförbundet ska inom 15 dagar efter avslutad tävling betala ut ersättning till de tekniska funktionärerna genom insättning på bankkonto. För utländska tekniska funktionärer får kontant betalning ske. En mer utförlig information finns i dokumentet Rutin utbetalning arvode och ersättningar Återbetalning av anmälningsavgifter Regler gällande avgifter samt återbetalning finns i Svenska konståkningsförbundets tävlings- och uppvisningsregler, Generella regler Ekonomi Arrangören ska betala en avgift på 8500 kr till Svenska Konståkningsförbundet för frakt och slitage av utrustning. I avgiften för utrustningen ingår även resekostnaden för teknisk support. Svenska Konståkningsförbundet sänder efter avslutad tävling en samlingsfaktura till arrangören för medaljer och pins, utrustningshyra samt eventuella resor för tekniska funktionärer som fakturerats Svenska Konståkningsförbundet från Scanworld.

17 Svenska Konståkningsförbundet 17 (21) Arrangören erhåller i slutet av säsongen ett bidrag om kr från utjämningspengen för att täcka delar av kostnaderna för medaljer och plaketter. Arrangören behåller alla intäkter för anmälningsavgifter och egna sponsorer/bidrag och står för alla kostnader såsom för tekniska funktionärer, ishyra, förbrukningsmaterial samt frakt av utrustningen osv. 4.6 Utrustningen Utrustningen ska skickas vidare till nästa destination. Håll kontakt med caroline.andersson@skatesweden.se för information om bokning m.m. Lycka till!

18 Svenska Konståkningsförbundet 18 (21) APPENDIX I Vad arrangören behöver ordna i samband med en elittävling i synkro - I samband med ansökan till tävling: boka tillräcklig med istid och biutrymmen - Kontakta skiljedomaren med förslag till inbjudan - Senast 1 månad innan tävling publicera inbjudan och öppna anmälan till tävlingen samt skicka notifiering till berörda föreningar och samtliga tekniska funktionärer (inkl. teknisk support) - En person från arrangerande förening som står som kontaktperson vid leverans av tävlingsutrustningen - Ordna torr, uppvärmd och säker förvaring åt utrustningen inför under och efter tävlingen - Ansvara för att utrustningen skickas vidare till nästa destination inom angiven tidsram samt att kontakt tas med ansvarig person på nästa arrangörsort - Omedelbart efter anmälningstidens utgång, kontakta skiljedomare för tidsschemat - Senast 10 dagar innan tävlingsstart maila tidsschema och deltagarlista till deltagande föreningar och till samtliga tekniska funktionärer - Utrymme för säker förvaring av utrustningen - 2 personer som ska transportera de tunga lådorna (vid uppsättning och nerplockning av utrustning eller delar av utrustningen) - Bord och stolar (räkna med lika många som antalet tekniska funktionärer + 2) - Podium för tekniska panelen (om så behövs). - Total längd som krävs utmed långsidan för kameraman, 6 domare och fullständig teknisk panel är ca 20 m. - El-anslutning till datorsystemet: - en distributionsenhet med minst 3 kontakter, >10A - Rak IP-kabel mellan systemets huvudenhet och speakerbåset, alt. trådlöst system - Sidavbitare för att nypa sönder buntbanden - Silvertejp ca 50 mm bred; ca 100 metallgem - Buntband (ganska smala) för att försluta lådorna innan vidaretransport - Beställa toner till skrivaren som ingår i utrustningen. Svenska Konståkningsförbundet meddelar vilken skrivartyp som ingår i utrustningen som ska användas på tävlingen - Papper: ca ark (beroende på antalet deltagare) - 2 tidtagarur: till tidtagare respektive speaker - Walkie-talkie mellan skiljedomaren och speakern. - Tidtagare - Assistent till skiljedomaren - Kameraoperatör (minst två vid långa dagar) - 1 person som hämtar resultatutskrifter vid calc-operator för kopiering, arkivering och distribution, ytterligare minst 1 person på sekretariatet. Tidsåtgång Personal från arrangören ska vara närvarande i ishallen - Dagen innan tävlingen: Sätta upp utrustningen + test: 2 3 timmar under förutsättning att podiet/borden finns. Inga tränare får vara i båsen. - Efter varje tävlingsdag: framtagning av nästa dags papper mm: 1 2 timmar - På morgonen, innan ny tävlingsdag: 1,5 timmar före tävlingsstart - Plocka ihop utrustningen: 1 2 timmar Calc-operator

19 Svenska Konståkningsförbundet 19 (21) - Utses av SKF och är oftast också tekniska support - Färdigställer databasen och överför den till calc-dator - Ansvarar för utskriften av papper tillsammans med arrangören - Framställer PDF-filerna till kopiering på CD (om så är avtalat) - Gör html-filen för tävlingen (om så är avtalat) och överför denna till ett USB-minne som arrangören tillhandahåller och mailar den till Tekniska Kommittén, RU

20 Svenska Konståkningsförbundet 20 (21) APPENDIX 2 Lathund filmare Arrangör bör utse en kameraoperatör för hela ta vlingen. Om fler operatörer, ska antalet ha llas till ett minimum och samma kompetenskrav ga ller för samtliga operatörer. Det ska alltid finnas en huvudansvarig kameraoperatör, som ska ha löpande kontakt med VO/filmklipparen. Operatör av kameran ska ha god vana att hantera en videokamera och disponera bild i sökaren. Operatör ska ha genomfört tra ningsfilmning pa exempelvis tra ningstillfa lle. Detta vilar pa ta vlingsledningen att försa kra. Vid ta vlingssituationen ga ller: Operatören ska finnas pa plats vid isen 30 minuter innan första uppva rmningsgrupp i klassen. Ta kontakt med VO/filmklipparen genast na r den a r pa plats och etablera kontakt. Rådgör med tekniska kontrollanten vilken del av isen som filmaren ska täcka då laget delar på sig över isen så att det inte får plats helt i sökaren. Byte av kameraoperatör fa r inte ske under samma klass. Vid byte av kameraoperatör säkras att all information om hur filmning ska ske överförs till nya kameraoperatörer. I början av ta vlingen söker kameraoperatör a terkoppling pa filmning fra n VO/filmklipparen. VO/filmklipparen visar pa senast tillga ngliga a k (vid behov) i Cutterdatorn och la mnar feedback. Inga a ndringar i insta llningar i kameran fa r göras utan tillsta nd fra n teknisk support. Under ta vlingsa k ga ller: Under uppva rmning ska kameraoperatör följa laget för egen uppva rmning. Vid uppva rmningens slut ska kameran riktas mot a karinga ngen. Na r första lagets namn har la sts upp av speakern och ska laget följas med kameran till dess att a ket a r slut. I avvaktan pa poa ng för senaste laget riktas kameran mot a karinga ngen.

21 Svenska Konståkningsförbundet 21 (21) Na r na sta lags namn har la sts upp av speakern riktas kameran mot laget och följs da refter a nda tills a ket a r slut. I spolpaus riktas kameran mot klocka i arenan. För filmning ga ller: Bilden under hela a ket utgörs generellt av hela teamet i bild. Under ett teams a k i synkro ha nder det att teamet delar pa sig över en sa stor del av isen att alla i teamet inte fa s med i sökaren. När laget delar på sig över hela eller stor del av isen och det inte är möjligt att fånga alla åkare i sökaren, ska filmaren täcka den delen av isen som är uppgjord med tekniska kontrollanten (den tekniska panelen koncentrerar då sina blickar på den andra delen av isen som inte fångas av filmaren). Detta gäller främst Moves in the Fields (MF) och Creative element (Cr). Zoomning till hela teamet ska göras sa att kamerabilden fylls maximalt av teamet, vilket inneba r att det ska finnas endast lite luft över huvudet och under skridskoskenorna. Teamet ska centreras i sidled under hela a ket. Med centrering menas att det finns lika mycket luft till va nster sa va l till höger om teamets yttersta åkare i elementet. Zoomning (in och ut) ska göras innan och efter element, alltsa inte under ett element pa ga r. Detta görs för att kameran ska hinna med att fokusera för en skarp bild. Panorering i syfte att följa laget görs i lugn och jämn rörelse För Intersection (I), vilket är ett element då teamets åkare åker igenom varandras linjer, är det viktigt att de yttre åkarna i ändarna och hörnen av en Intersection kommer med i sökaren. Dessa kan vara fyra, tre eller två linjer. För inspelning ga ller: Inspelning av a k fra n bedömningssystemets videouppsa ttning fa r inte ske för annat bruk a n det som Svenska Konsta kningsförbundet har besta mt.